Manual de Operaciones3

Compañía: TEALCA Archivo Nombre: Manual de Operaciones2.
vsd
Gerencia de Operaciones Dueño del Proceso: Alexander Juárez / Gte. De Operaciones
Manual de Operaciones Página 1 de 23
Introducción: Con el propósito de cumplir con las atribuciones y objetivos encomendados por la Gerencia General de TEALCA, presentamos
las normas, políticas y procedimientos que deben regir para efectuar todas las operaciones de Recepción y Despacho de Encomiendas y
Mercancía, desde todas las plataformas de Tealca a nivel nacional.
Aspectos Generales:
 El Dpto. de Logística Operativa, Adscrito a la Gerencia de Operaciones, tiene como objetivo principal ejecutar las operaciones
correspondientes a los servicios de recepción, traslado y entrega de encomiendas a nivel nacional, garantizando el resguardo de la
mercancía y la entrega en los periodos establecidos al momento de la contratación.
 El presente manual, pretende cubrir todas las operaciones efectuadas en las plataformas de Tealca a nivel nacional, desde la
Recepción, Clasificación y Almacenamiento Temporal en las plataformas (transito/final), hasta el despacho de la mercancía y/o
encomienda a la franquicia receptora o cliente en el destino final.
 Los Procedimientos Desarrollados en el presente documento son los siguientes:
 Recepción y Clasificación de Encomiendas en Plataformas

 Recepción y Clasificación de Mercancías de Alto Valor (AV)
 Despacho de Carga desde Plataforma a los Franquiciados
 Despacho de Carga entre Plataformas
 Despacho de Mercancía de Alto Valor desde Plataforma
 Toma de Inventario
 Las Guías Rápidas que contemplan los procesos operativos de las Plataformas son los siguientes:
 Guía Rápida de Recepción de Mercancía

 Guía Rápida de Recepción de Encomiendas SISTEAL
 Guía Rápida de Encomiendas de Alto Valor
 Guía Rápida de Recepción y Traslado de Medicinas
 Guías Rápida de Entrega de Carga Puerta a Puerta
Gerencia de Organización y Procesos / 10-2020

Compañía: TEALCA Archivo Nombre: Manual de Operaciones2.vsd
Descripción General de los Procesos: Las diferentes Plataformas de TEALCA a nivel nacional se encargan de la Recepción , Clasificación y Almacenamiento (T) de
Encomiendas /Mercancía, productos de las ventas del día, tanto en Tiendas propias como Franquiciados, a dichas encomiendas se le da entrada en el sistema de la
plataforma y se genera el manifiesto de recepción, posteriormente se realizan los procesos de despacho a Plataforma de Transito /Destino, Franquiciado, Cliente Final.
Asimismo diariamente se realiza la toma de inventario de las Encomiendas / Mercancía que por diferentes motivos quedaron en plataforma, dicho inventario se remite
diariamente a los niveles supervisorios correspondientes .
Mapa de Interrelación de Procesos (Mapa de Alto Nivel)
Franquicia Origen : Plataforma (Transito/Destino) Franquiciado/ Cliente
Recepción, Recepción de
Ven ta, Recepción y
Clasificación y Despacho Encomiendas/
Despacho de
Almacena mie nto (T) Directo al Cliente Mercancía
Encomien das y
de Encomiend as / o Fr anquiciad o Cliente Final/
Mercancía
Mercancía Franquiciado
Toma de
Inventario
Leyenda
P Política Sistema
N Norma Proceso
Predefinido
Control
Inicio/Fin del Conector Externo
Flujo
Notas
Act ividad
Actividad ocurre en
Punto de sistema identificado
Decisión
x Referencia
Documento Interna

Procedimiento de Recepción y Clasificación de Encomiendas/Mercancías en Plataformas (DDT)
ENTRADA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD SALIDA

RESPONSABLE
(DPTO / CARGO) DOCUMENTO / POLÍTICAS, NORMAS, DOCUMENTO /
N° Act ACCIÓN DISTRIBUCIÓN
REPORTE Y/O CONTROLES REPORTE / OTROS
Ingresa Datos al
PERSONAL DE PLATAFORMA
HRH o
Recibe vehículo con la carga/encomiendas Sistema /Genera
1 Manifiesto N1 Archiva por Fecha
Logística Operativa
asegurado con precinto Manifiesto de

Departamento de
Despacho
Recepción
Tealca/Operaci Solicita al Supervisor/ Coord. de Plataforma Manifiesto de Copia al
2 ones clave de acceso
N6 Recepción Transportista
Despacho de
De acuerdo a la
Manifiesto de carga/encomiendas
3 Recepción
Coloca la carga en la paleta correspondiente N7 ruta/región donde
Franquiciados/
le corresponda
Plataformas
Fin del
Procedimiento

Manual de Operaciones / Procedimiento de Recepción y Clasificación de Encomiendas / Mercancia en Plataformas Página 4 de 23
Inicio El personal de PPI revisa

Valida el numero del que dentro de la unidad
precinto contra el HRR o A no quede ningún paquete
el Manifiesto
Supervisor o Coordinador de Plataforma / Almacenista de Plataforma
N1 N4
Viene del Proceso Recibe vehículo de Ingresa al sistema Descarga y Escanea
Venta, Recepción y carga asegurado con los siguientes datos: código de barra de Coincide la
¿Coincide la Verifica la descarga
Despacho de precinto y hoja de SI chofer, franquicia, las encomiendas y Información con SI B
información? en el sistema
Encomiendas en recolección de ruta o N.- de Precinto ubica en paletas la HRR
Franquicias manifiesto TEALCA / OPERACIONES según ruta/destino
NO N3 N5 NO
Se emite un correo
Hoja de Recolección Valida la información al franquiciado, por
de Ruta / Manifiesto ¿Hay acta de la del acta y levanta parte de parte de la
SI
de Carga Guardia? novedad vía correo Gerencia de
electrónico Operaciones
NO Indicando la
N2
diferencia entre la
HRR y el Manifiesto
La carga completa de Recepción.
pasa a proceso de A
repesaje. Nota:
 En el caso de recepción entre plataformas

o pseudo plataformas, el personal de
B Operaciones notifica la llegada del
A objeto de imprimir el
Manifiesto de Recepción vehículo a la Coordinación Nacional de
N6 Control
N7
Solicita al Sigue  Funcionarios de la Guardia Nacional
Supervisor/ Coord. Coloca la carga en la Procedimiento de: pueden solicitar la apertura del vehículo
de Plataforma clave paleta Despacho de para inspección durante el viaje. En este
de acceso correspondiente Franquiciados/ caso valida si hay un acta de inspección
TEALCA / OPERACIONES Entre Plataformas de la Guardia.
 Al llegar el camión verifica Guía/Factura

TEALCA, si se trata de Medicinas y/o
Productos Odontológicos, debe bajar la
Manifiesto de carga del camión, proceder a revisarla, y
Recepción Fin ejecutar los pasos y recomendaciones
descritas en las políticas y normas, del
presente documento así como también
en la Guía Rápida de Recepción y
Traslado de Medicinas. / TEA-GRA-GO PS-
Archiva por fecha 061-JGS-V3.

Normas
Procedimiento de Recepción y Clasificación de Encomiendas en Plataformas
N1 El personal de la Coordinación Regional de Prevención y Protección Integral será responsable de romper el precinto a la lleg ada del transporte a la Plataforma.
N2 Sera responsabilidad del Supervisor o Coordinador a cargo de la plataforma , de notificar a la Coordinación Regional de Prevención y Protección Integral, en los
casos donde se reciba el transporte y se visualice la existencia de precinto roto , alteración o daños en el embale de la mercancía, por revisiones de la guardia
nacional, a objeto de que la carga completa pase a proceso de repesaje o en su defecto las guías que hayan sido revisadas por la guardi a nacional.
N3 Sera responsabilidad del personal de la Coordinación Regional de Prevención y Protección Integral, en los casos donde la guardia nacional haya revisado la
mercancía y existan actas que lo validen, notificar la novedad mediante correo electrónico dirigido a la Gerencia de Operaciones , Gerencia de Seguridad Integral,
Departamento de Control y Gestión de Tiendas, así como también la franquicia involucrada.
N4 Cuando finalice la descarga el personal de la Coordinación Regional de Prevención y Protección Integral será responsable de revisar que dentro de la unidad no
quede ningún paquete.
N5 En los casos donde la información del manifiesto o de la hoja de recolección de ruta no coincida con al mercancía recibida , el supervisor o coordinador a cargo de
la plataforma deberá notificar la novedad mediante correo electrónico dirigido a la Gerencia de Operaciones , Gerencia de Seguridad Integral, Departamento de
Control y Gestión de Tiendas, así como también franquicia involucrada, indicando las diferencias encontradas.
N6 El Supervisor o Coordinador a cargo de la plataforma, será responsable de revisar que todas las guías estén completas, en caso de que todo este correcto deberá
ingresar su clave al sistema en señal de conformidad de la carga recibida a objeto de imprimir el manifiesto de recepción .
N7 Sera responsabilidad del personal de la plataforma, colocar la carga en la paleta correspondiente de acuerdo a la ruta/región donde le corresponda.

Procedimiento de Recepción y Clasificación de Encomiendas/Mercancías de Alto Valor en Plataformas (DDT)

RESPONSABLE
En caso
Franquicia
negativo notifica
remite Pre-
Recibe encomiendas de alto valor en tula o N1 N2 Todas están en Tula al Dpto. de
1 alerta mediante
bolsas precintadas , , N3 o Bolsas? Control y
correo
Gestión de
electrónico
Tiendas
Departamento de
Manifiesto de Coteja cantidad de piezas contra el Manifiesto N4 Realiza

2 Despacho (AV) de Despacho (AV) , N5 Manifiesto de Repesaje
Manifiesto de Despacho (AV)
3 Cantidad y Peso están correctos? N6 Archiva /control
Despacho (AV) ,
En caso negativo? Elabora Acta, describe Envía
Acta señalando
3.1 discrepancias
faltantes
al personal de
CRPP
En caso de estar todo correcto? Ingresa
#correlativo del manifiesto, realiza recepción de N7 Manifiesto de
3.2 los artículos , N8 Recepción (AV)
Archiva /control
Fin del
Procedimiento

Manual de Operaciones / Procedimiento de Recepción y Clasificación de Mercancías de Alto Valor (AV) Página 7 de 23
Inicio
N1 N2 N4
Viene del Proceso
Personal de CRPPI Coteja cantidad de
Recepción y Recibe encomiendas
verifica datos del Todas están en Verifica # de precinto piezas contra el
Traslado de de alto valor en tula SI A
pre-alerta recibido Tula o Bolsas? y extrae piezas Manifiesto de
Encomiendas Alto o bolsas precintadas
en correo electrónico Despacho (AV)
Valor franquicias
NO
La mercancía puede provenir también de N3
recolectas realizadas en la zona
correspondiente Reporta la
observación al Dpto.
de Control y Gestión
de Tiendas A través de un correo electrónico,
donde describa brevemente el
caso y datos de la encomienda
A
Mediante el Lector de A objeto de imprimir el
Código de Barras Manifiesto de Recepción
N5 N7 N8
Personal de PPI Ingresa #correlativo Solicita al Guarda en formato
realiza Cantidad y Peso del manifiesto AV, Supervisor/ Coord. digital el Manifiesto
repesaje de las Si realiza recepción de de Plataforma clave de Recepción
están correctos?
Encomiendas de los artículos de acceso generado
Alto valor TEALCA / OPERACIONES TEALCA / OPERACIONES TEALCA / OPERACIONES
NO Fin
N6
Personal de PPI
elabora Acta, envía a Manifiesto de
las Gerencias Recepción
involucradas, y
procede al repesaje
Firma y obtiene firma del

transportista, entrega copia
Acta de transportista, entrega copia
y archiva original
Discrepancias y archiva original
AV = Alto Valor

Normas
Procedimiento de Recepción y Clasificación de Mercancías de Alto Valor (AV) en Plataformas
N1 El personal de la Coordinación Regional de Prevención y Protección Integral deberá verificar datos del pre-alerta recibido en correo electrónico y comparar contra
la mercancía de alto valor recibida.
N2 El personal de Operaciones de la plataforma deberá constatar que todas las encomiendas de alto valor estén en tula o bolsas precintadas.
N3 Sera responsabilidad del almacenista de la plataforma reportar al Dpto . de Control y Gestión de Tiendas, cuando encuentren mercancías de alto valor fuera de las
tulas o bolsas precintadas.
N4 El Almacenista de la Plataforma será responsable de cotejar la cantidad de piezas de alto valor contra la información que señala el manifiesto de despacho/hoja
de recolección de ruta.
N5 El personal de la Coordinación Regional de Prevención y Protección Integral , será responsable de pesar las encomiendas de alto valor y encomiendas
internacionales que ingresen a la plataforma, con la finalidad de verificar que el peso físico y volumétrico indicado por las franquicias en el manifiesto de despacho /
hoja de recolección de ruta sea el correcto.
N6 Sera responsabilidad del personal de la Coordinación Regional de Prevención y Protección Integral, en los casos donde la información del manifiesto o de la hoja
de recolección de ruta no coincida con al mercancía recibida, en relación a la cantidad y/o peso elaborar Acta, especificando discrepancias y notificar la novedad
mediante correo electrónico dirigido a la Gerencia de Operaciones, Gerencia de Seguridad Integral, Departamento de Control y Gestión de Tiendas, así como
también franquicia involucrada, indicando las diferencias encontradas.
N7 El Supervisor o Coordinador a cargo de la plataforma, será responsable de revisar que todas las guías estén completas y con el peso señalado, en caso de que
todo este correcto deberá ingresar su clave al sistema en señal de conformidad de la carga recibida y a objeto de imprimir el manifiesto de recepción.
N8 El personal de Operaciones de la plataforma deberá guardar en formato digital el Manifiesto de Recepción de Mercancía gene rado.

Procedimiento de Despacho de Carga desde Plataforma a los Franquiciados (DDT)

RESPONSABLE
Orden de Se despacha
El Supervisor / Coordinador le indica a los Orden de Recolecta
1 Recolecta
conductores donde deben estacionar
N1 Franquicias
según el orden
Franquicias de llegada
TEALCA/OPERA Ingresa los datos de la Franquicia, Chofer, Se asigna un precinto por

2 CIONES Unidad, Precinto
N2 unidad
Departamento de
Orden de
El Chofer revisa la carga contenida en las
3 Recolecta
paletas
N3
Franquicias
En caso negativo? entrega al supervisor de Se revisa la Al ser ubicada
plataforma la carga que no corresponde a la ruta N4 información, se coloca en la
3.1 , N5 , N6 contenida en la paleta
factura TEALCA correspondiente
Una copia se
En caso de estar todo correcto? Escanea archiva en
N7 Manifiesto de
3.2 (pistolea) las encomiendas y procede a cargar , N8 despacho
plataforma, otra
el camión. copia al
franquiciado
Precinto de
4 seguridad
Coloca el precinto de seguridad. N9
CRPPI
WhatsApp / Notifica el despacho de del vehículo a la
5 SMS
La unidad se retira de la plataforma N10 C.N.C.C
Fin del
Procedimiento

Manual de Operaciones / Procedimiento de Despacho de Carga desde Plataforma a los Franquiciados Página 10 de 23
el supervisor o coordinador verifica que todas

Inicio Se asigna un precinto por las guías tengan sus piezas completas
unidad
N1 N2 N3 N7 N8
El Supervisor / Ingresa los datos de Escanea (pistolea)
Solicita al
Coordinador le la Franquicia, El Chofer revisa la las encomiendas
Esta todo Supervisor/ Coord.

indica a los Chofer, Unidad, carga contenida en SI procede a cargar el
correcto? de Plataforma clave
conductores donde Precinto las paletas camión.
de acceso
deben estacionar TEALCA / OPERACIONES TEALCA / OPERACIONES
TEALCA / OPERACIONES
Nota: cuando los viajes se

realizan entre plataformas NO
Se despacha según el Archiva en plataforma
orden de llegada no se efectúa esta revisión N4 firmado por el chofer y el
supervisor de plataforma
Se entrega al
supervisor de
A fin de ubicar la misma en plataforma la carga
el destino correcto. Manifiesto de
que no corresponde
Despacho
a la ruta.
N5
Supervisor de Plataforma, Entrega
contacta a la franquicia Se revisa la A
origen, solicitándole, información, Franquiciado
dirección correcta, numero contenida en la
telefónico, persona contacto. factura TEALCA
N6
Al ser ubicada se
coloca en la paleta
correspondiente
A Personal de PPI, reporta los despachos

de carga, vía WhatsApp/MSN a la
"Coordinación Nacional de Control y
Comunicaciones"
N9 N10
Personal de PPI
La unidad se retira
Coloca el precinto Fin
de la plataforma
de seguridad

Normas
Procedimiento de Despacho de Carga a los Franquiciados desde Plataforma
N1 El personal de la Plataforma será responsable de indicar a los transportistas donde deben estacionar a fin de mantener el co ntrol, ya que el despacho se realizara
según el orden de llegada.
N2 El Supervisor / Coordinador tendrá la responsabilidad de ingresar en el sistema los datos de la Franquicia a la cual se realizará el despacho tales como: Chofer,
Unidad, Precinto, esta información deberá coincidir cuando se emita el manifiesto de despacho .
N3 Sera responsabilidad del transportista de la franquicia revisar y cotejar la carga contenida en las paletas a objeto evitar t ransportar cualquier mercancía que no le
corresponda a la franquicia.
N4 El transportista de la franquicia será responsable de entregar al Supervisor de la Plataforma cualquier mercancía que no corr esponda a la ruta que el va a realizar.
N5 Supervisor de la Plataforma será responsable revisa y cotejar la información , contenida en la factura TEALCA., asimismo deberá contactar a la franquicia origen,
solicitándole, dirección correcta, número telefónico, persona contacto a objeto de verificar el destino correcto.
N6 Una vez verificado el destino correcto del paquete o encomienda el Supervisor de la Plataforma o el personal encargado tendrá la responsabilidad de ubicarlo en
la paleta correspondiente.
N7 Cuando se verifica que todo la mercancía que se encuentra en la paleta pertenece a la misma ruta será responsabilidad del per sonal de la plataforma comenzar el
escaneo de las encomiendas y proceder a cargar el camión. Asimismo el Supervisor o Coordinador de la Plataforma verificara que todas sus guías tus piezas
completas.
ingresar su clave al sistema en señal de conformidad de la carga recibida a objeto de imprimir el manifiesto de despacho .
N9 El personal de la Coordinación Regional de Prevención y Protección Integral será responsable de colocar el precinto de segur idad a la unidad de transporte.
N10 El personal de la Coordinación Regional de Prevención y Protección Integral deberá , reportar vía Whatsapp / msm el despacho del vehículo a la Coordinación
Nacional de Control y Comunicaciones.

Procedimiento de Despacho de Carga entre Plataformas (DDT)

RESPONSABLE POLÍTICAS,
(DPTO / CARGO) DOCUMENTO / DOCUMENTO /
N° Act ACCIÓN NORMAS, Y/O DISTRIBUCIÓN
REPORTE REPORTE / OTROS
CONTROLES
Se asigna un
El Supervisor / Coordinador le indica a los Sistema
1 precinto por
conductores donde deben estacionar
N1 TEALCA/Operaciones
unidad
Ingresa los datos de la Franquicia, Chofer,

2 Unidad, Precinto
N2
Escanea (pistolea) las encomiendas y se
TEALCA/OPERA
3 N3
Departamento de
CIONES procede a cargar el camión.
3 Esta todo correcto?

En caso negativo? entrega al supervisor de Al ser ubicada
N4
, N5 ,
Se revisa la
plataforma la carga que no corresponde a la ruta se coloca en la
3.1 información, contenida
paleta
N6 en la factura TEALCA
correspondiente
Una copia se
En caso de estar todo correcto? Solicita al
archiva en
Supervisor/ Coord. de Plataforma clave de Manifiesto de
3.2 acceso para la emisión del Manifiesto de
N7 despacho
plataforma, otra
copia al
Despacho.
transportista
Precinto de
4 seguridad
Coloca el precinto de seguridad. N8
CRPPI
5 SMS
La unidad se retira de la plataforma N9
C.N.C.C
Fin del
Procedimiento

Manual de Operaciones / Procedimiento de Despacho de Carga entre Plataformas Página 13 de 23
Inicio el supervisor o coordinador verifica que todas

las guías tengan sus piezas completas
N1 N2 N3 N7
El Supervisor / Ingresa los datos de Solicita al
Escanea (pistolea)
Coordinador le la Franquicia, Supervisor/ Coord.
las encomiendas y Esta todo

indica a los Chofer, Unidad, SI de Plataforma clave
se procede a cargar correcto?
conductores donde Precinto de acceso
el camión.
deben estacionar TEALCA / OPERACIONES TEALCA / OPERACIONES
Se asigna un precinto por NO

unidad N4 Archiva en plataforma
firmado por el chofer y el
Se entrega al supervisor de plataforma
supervisor de
A fin de ubicar la misma en plataforma la carga
el destino correcto. que no corresponde Manifiesto de
a la ruta. Despacho
N5
De ser necesario se contacta Entrega
Se revisa la
a la franquicia origen, información, A
solicitándole, dirección contenida en la Chofer
correcta, numero telefónico, factura TEALCA
persona contacto.
N6
Al ser ubicada se
coloca en la paleta
correspondiente
A Personal de PPI, reportan vía WhatsApp/
MSN a la "Coordinación Nacional de
Control y Comunicaciones" Los
despachos de carga.
N8 N9
Personal de PPI
La unidad se retira
Coloca el precinto de Fin
de la plataforma
seguridad
NOTA: en los casos de la plataforma de Maracaibo

Personal de PPI viaja en la unidad hasta el punto
de control del puente sobre el lago.

Normas
Procedimiento de Despacho de Carga entre Plataformas
N1 El personal de la Plataforma será responsable de indicar a los transportistas donde deben estacionar a fin de mantener el co ntrol, ya que el despacho se realizara
según el orden de llegada.
N2 El Supervisor / Coordinador tendrá la responsabilidad de ingresar en el sistema los datos de la Plataforma a la cual se realizará el despacho tales como: Chofer,
N3 Será responsabilidad del personal de la plataforma comenzar el escaneo de las encomiendas y proceder a cargar el camión . Asimismo el Supervisor o
Coordinador de la Plataforma verificara que todas sus guías tus piezas completas.
N4 El Personal de la Plataforma será responsable de entregar al Supervisor de la Plataforma cualquier mercancía que no correspo nda a la ruta que se va a realizar.
N5 Supervisor de la Plataforma será responsable revisa y cotejar la información , contenida en la factura TEALCA., asimismo deberá contactar a la franquicia origen,
solicitándole, dirección correcta, numero telefónico, persona contacto a objeto de verificar el destino correcto.
N6 Una vez verificado el destino correcto y/o ruta del paquete o encomienda el Supervisor de la Plataforma o el personal encargado tendrá la responsabilidad de
ubicarlo en la paleta correspondiente.
N8 El personal de la Coordinación Regional de Prevención y Protección Integral será responsable de colocar el precinto de seguridad a la unidad de transporte.
N9 El personal de la Coordinación Regional de Prevención y Protección Integral, deberá, reportar vía Whatsapp / msm el despacho del vehículo a la Coordinación

Procedimiento de Despacho de Mercancía de Alto Valor desde Plataforma (DDT)

RESPONSABLE
Pesa artículos, coteja peso y piezas contra Etiqueta de la
1 etiqueta de la encomienda
N1 encomienda
1.1 Piezas Completas?

En caso negativo: Notifica al Coordinador de Coordinador de
1.1.1 CRPPI a través de correo electrónico N2 Correo electrónico
CRPPI
Etiqueta de la
1.2 encomienda Peso Correcto?
En caso negativo: Elabora Acta con las
Acta Discrepancias, Coordinador de

1.2.1 discrepancias observadas y envía al coordinador N3 Correo Electrónico CRPPI
de PPI
En caso positivo: Registra datos de Alto Valor “Control de Coordinador de

Departamento de
1.2.2 en el formato “Control de Repesaje”

N4 Repesaje” CRPPI
Registro Obtiene registro fotográfico de la encomienda Archiva como
2 fotográfico sobre la balanza
N5 Registro fotográfico
control
Ingresa los datos del despacho de las
3 encomiendas de Alto Valor
N6
Tealca/Operaciones
Escanea (pistolea) las encomiendas y se
4 procede a cargar el camión.
N7
Tealca/Operaci
ones Solicita al Supervisor/ Coord. de Plataforma Manifiesto de Copia al
5 clave de acceso
N8 Despacho Trasportista
Guarda en formato digital el “Manifiesto de Guarda como
6 Despacho” generado N9 Archivo digital
control
Mantiene
encomiendas
Coloca precinto de seguridad a las Tulas o N10 Precinto de AV en un lugar
7 bolsas plásticas de la mercancía A.V , N11 Seguridad seguro , hasta
el momento de
su despacho
Precinto de Coloca el precinto de seguridad a la unidad de
8 seguridad transporte N12
CRPPI
9 SMS
La unidad se retira de la plataforma N13 C.N.C.C
Fin del
Procedimiento

Manual de Operaciones / Procedimiento de Despacho de Mercancía de Alto Valor desde Plataforma Página 16 de 23
Factura/guía, origen, peso, Cant.

Inicio
de piezas, Bolsa de Seguridad,
Número de precinto.
N1 N4
Viene del Pesa artículos,
procedimiento de coteja peso y piezas Registra datos de
Piezas Peso Alto Valor en el A
Recepción de contra etiqueta de la SI SI
Personal de PPI
Completas? correcto? formato Control de

Mercancía de Alto encomienda
Valor Repesaje
NO NO
Aplica también en la Plataforma N2 N3
intermedia cuando provengan de
plataforma origen. Elabora Acta con las
Notifica a la gerencia Control de
discrepancias
de Seguridad Repesaje
observadas y envía
integral a través de
al coordinador de
correo electrónico
PPI
El lugar de resguardo debe

Es recomendable mantener en el PC un
A ser seguro y vigilado, con
respaldo electrónico del Manifiesto, para
alcance del CCTV hasta el
fines de control y auditorías.
momento de su despacho
al Operador / conductor.
Supervisor o Coordinador de Plataforma /
N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11
Personal de PPI Ingresa los datos del Escanea (pistolea) Solicita al Guarda en formato Coloca precinto de Mantiene
Almacenista de Plataforma
Obtiene registro despacho de las las encomiendas y Supervisor/ Coord. digital el Manifiesto seguridad a las encomiendas AV en
fotográfico de la encomiendas de Alto se procede a cargar de Plataforma clave de Despacho Tulas o bolsas un lugar seguro , B
encomienda sobre la Valor el camión. de acceso generado plásticas hasta el momento de
balanza TEALCA / OPERACIONES TEALCA / OPERACIONES TEALCA / OPERACIONES TEALCA / OPERACIONES su despacho
Imprime

transportista, entrega copia Manifiesto de
y archiva original Despacho
B
Personal de PPI reportan vía WhatsApp/
MSN a la "Coordinación Nacional de
Control y Comunicaciones" Los
N12 N13 despachos de carga
Personal de PPI
Coloca el precinto de La unidad se retira
Fin
seguridad a la de la plataforma AV = Alto Valor
unidad de transporte
CCTV = Circuito Cerrado de Televisión

Normas
Procedimiento de Despacho de Mercancía de Alto Valor
Personal de la Coordinación Regional de Prevención y Protección integral (PPI)
N1 Será responsable de pesar lo artículos, y cotejar el peso y cantidad de piezas contra lo que dice la etiqueta de la encomienda.
N2 Tendrá la responsabilidad de notificar al Coordinador de P .P.I. mediante correo electrónico, en los casos donde las piezas correspondientes a la mercancía de
Alto Valor no estén completas.
N3 Tendrá la responsabilidad de elaborar el acta con las discrepancias observadas y remitirla al coordinador de PPI , en los casos donde el peso de la mercancía de
Alto Valor no corresponda con la información que aparece en la etiqueta .
N4 Deberá registrar los datos de la mercancía de Alto Valor en el formato de Control de Repesaje , y enviar copia al Coordinador de Regional de Prevención y
Protección Integral.
N5 Tendrá la responsabilidad de obtener un registro fotográfico de la encomienda sobre la balanza, a objeto garantizar que la mercancía de alto valor este completa y
con el peso que indica la balanza.
N10 El personal de la Coordinación Regional de Prevención y Protección Integral será responsable de colocar el precinto de segur idad a las tulas o bolsas plasticas.
N12 El personal de la Coordinación Regional de Prevención y Protección Integral será responsable de colocar el precinto de seguridad a la unidad de transporte.
N13 El personal de la Coordinación Regional de Prevención y Protección Integral deberá, reportar vía Whatsapp / msm el despacho del vehículo a la Coordinación
Personal de Operaciones de la Plataforma (Almacenista, Supervisor , Coordinador)
N6 El Supervisor / Coordinador tendrá la responsabilidad de ingresar en el sistema los datos de la Plataforma a la cual se realizará el despacho tales como: Chofer,
N7 Será responsabilidad del personal de la plataforma comenzar el escaneo de las encomiendas y proceder a cargar el camión . Asimismo el Supervisor o
Coordinador de la Plataforma verificara que todas sus guías tus piezas completas.
N9 El Supervisor o Coordinador a cargo de la plataforma, deberá guardar en formato digital para su control el Manifiesto de Despacho generado
N11 El personal de la Plataforma será responsable de mantener las encomiendas de A.V. en un lugar seguro , y vigilado, con alcance del CCTV hasta el momento de
su despacho.

Procedimiento de Toma de Inventario (DDT)

RESPONSABLE
Ingresa la información de la carga/encomiendas
1 que quedo en plataforma.
N1
Tealca/Operaci
ones Escanea (pistolea) la carga/ encomiendas que

2 N2
quedaron en plataforma
Departamento de
Migra a Excel la data escaneada, Kg en Reporte de Archiva formato

3 Excel
existencia por ruta
N3 Inventario digital
Envía a:
 G. Operaciones
Inventario
Diariamente envía correo electrónico adjuntando  Dpto. de Gestión
4 Plataforma
archivo Excel de inventario
N4 Correo Electrónico
de Tiendas
(Excel)
 CRPPI
Fin del
Procedimiento

Manual de Operaciones / Procedimiento de Toma de Inventario Página 19 de 23
Dirigido a:
 Gerencia de Operaciones
Inicio  Dpto. de Gestión de Tiendas.
N1 N2 N3 N4  CRPPI
Ingresa la info de la Escanea (pistolea)

Diariamente envía
carga/encomiendas la carga/ Migra a Excel la data
correo electrónico
que quedo en encomiendas que escaneada, Kg en
adjuntando archivo
plataforma. quedaron en existencia por ruta
excel de inventario
TEALCA / OPERACIONES plataforma EXCEL
Supervisor o Coordinador de Plataforma
Fin

Manual de Operaciones / Procedimiento de Toma de Inventario Página 20 de 23
Normas
Procedimiento de Toma de Inventario (Responsable El Supervisor o Coordinador de la Plataforma)
N1 Deberá ingresar mediante la aplicación correspondiente, la información de las encomiendas que por diferentes circunstancias quedaron en la plataforma durante
ese día.
N2 Tiene la responsabilidad de Escanear (pistolear) la carga/ encomiendas que quedaron en plataforma
N3 Deberá migrar a Excel la data escaneada, con toda la información correspondiente en Kg, así como la cantidad en existencia y la ruta o destino a donde debe ser
direccionada.
N4 Diariamente tendrá la responsabilidad de enviar correo electrónico adjuntando archivo excel del inventario de las encomiendas que por diferentes circunstancias
quedaron en la plataforma durante ese día a las siguientes dependencias organizativas: Gerencia de Operaciones, Dpto. de Gestión de Tiendas, Coordinación
Regional de Prevención y Protección Integral.

Políticas para el Manejo Operativo de las Plataformas a nivel Nacional
P1 Cuando se detecten guías que no cumplan con las normas establecidas en la Guías Rápida de Recepción de Encomiendas o en la Guía Rápida de
Embalaje de Encomiendas, las mismas deberán ser colocadas en la paleta designada para las encomiendas con incidencias durante la recepción de
carga. El supervisor de Operaciones será responsable de realizar un inventario de las guías entregar a PPI para revisión.
P2 En relación con la norma anterior el Supervisor/Coordinador de Operaciones deberá llevar el inventario total de todas las guías entregadas a PPI para su
revisión, Asimismo periódicamente deberá hacer el seguimiento para finiquitar el caso y una vez concluida deberá informar a la Gerenci a de Operaciones y
a la franquicia involucrada.
P3 El Supervisor o Coordinador de la Plataforma debe hacer seguimiento del inventario de las guías que no sean liberadas por la CRPPI y actualizar el
estatus todos los días, llevando un registro de las guías retenidas y sin despacho colocando el motivo de su retención , el cual serán datos y soportes
importantes en los reportes de COD y auditorias .
P4 Cada turno que labora en la plataforma, debe llenar una carpeta control de los almacenistas que realizaran el inventario de las rutas internas y nacionales
debiendo estos firmar al momento de la entrega de su trabajo.
P5 El Supervisor o Coordinador de la Plataforma, deberá llevar una estadística mensual de la cantidad de guías recibidas y no despachadas, solicitudes de
estatus de guías, pesos de las guías y tipo de encomienda con incidencias.

Políticas para el Envío de Medicinas y Productos Odontológicos
P1 Queda restringida la movilización de medicinas provenientes de otros países en la cual especifique en su presentación original prohibida su venta,
(distribución gratuita gubernamental) o indique de manera expresa (para consumo única y exclusiva en el país de origen ejemplo:Colombia o Venezuela).
P2 Las cajas deben ser revisadas tanto en la Franquicia remitente, como en la Plataforma intermedia, incluso si la misma viene precintada
P3 Debido a que las cajas se revisaran en la plataforma origen por el personal de la Coordinación Regional de Prevención y Protección Integral (PPI), las
mismas no se garantiza que viajen el mismo día de manera de poder garantizar que la revisión se realice en un 100% de las cajas.
P4 Todo envío de Medicinas , deberá cumplir con las Políticas de envío establecida en la Guía Rápida de Recepción y Traslado de Medicinas / TEA-GRA-GOPS-
061-JGS-V3.
P5 La Coordinación Regional de Prevención y Protección integral, tendrá la potestad de revisar el empaque, las medicinas y la documentación soporte el día de
la recepción en la plataforma a objeto de verificar el cumplimiento estricto de las formalidades establecidas por los entes g ubernamentales y por TEALCA.
Ante el incumplimiento de las formalidades devolverá la(s) medicina(s) a la tienda origen.
P6 La Coordinación Regional de Prevención y Protección integral, Deberá retener en la plataforma intermedia toda medicina que incumpla con las formalidades
establecidas hasta recibir de la tienda origen la documentación exigida.
P6 La Coordinación Regional de Prevención y Protección integral, En la plataforma destino al detectar incumplimiento de las formalidades establecidas para el
traslado de medicinas deberá levantar un acta de discrepancias y adjuntarla al empaque para su devolución al cliente.
P7 La Coordinación Regional de Prevención y Protección integral, Informará a la Gerencia de Seguridad Integral y a la Gerencia de Operaciones /Departamento
de Control y Gestión de Tiendas cualquier discrepancia que detecte en la revisión realizada a las medicinas.
P9 El incumplimiento de las normativas y controles a ejecutar, especificados en el presente documento será considerado una Falta Grave y se impondrán las
sanciones que determine la Gerencia General, conjuntamente con la Gerencia de Operaciones y la Gerencia de Seguridad Integral.

Manual de Operaciones Versión 01 / Fecha Inicio vigencia: xx//xx/2020

Página 23 de 23
HOJA DE APROBACIÓN
APROBADO POR:
CARGO: Gerente de Operaciones FECHA: FIRMA:
NOMBRE: Alexander Juárez ________ /_________ /________ ____________________________________
CARGO: FECHA: FIRMA:
NOMBRE: ________ /_________ /________ ____________________________________
APROBADO POR:
CARGO: Gerente Seguridad Industrial FECHA: FIRMA:
NOMBRE: Elías Cabeza ________ /_________ /________ ____________________________________
NOMBRE: ________ /_________ /________ ____________________________________
REVISADO POR:
CARGO: Gerente de Organización y Procesos FECHA: FIRMA:
NOMBRE: Leonardo Bonalde ________ /_________ /________ ____________________________________
NOMBRE: ________ /_________ /________ ____________________________________

Manual de Operaciones3

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Compañía: TEALCA Archivo Nombre: Manual de Operaciones2.

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 Los Procedimientos Desarrollados en el presente documento son los siguientes:

 Recepción y Clasificación de Encomiendas en Plataformas

 Guía Rápida de Recepción de Mercancía

Gerencia de Organización y Procesos / 10-2020

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Manual de Operaciones Página 2 de 23

Franquicia Origen : Plataforma (Transito/Destino) Franquiciado/ Cliente

Gerencia de Organización y Procesos / 10-2020

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Manual de Operaciones Página 3 de 23

Procedimiento de Recepción y Clasificación de Encomiendas/Mercancías en Plataformas (DDT)

ENTRADA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD SALIDA

asegurado con precinto Manifiesto de

Gerencia de Organización y Procesos / 10-2020

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Manual de Operaciones / Procedimiento de Recepción y Clasificación de Encomiendas / Mercancia en Plataformas Página 4 de 23

Inicio El personal de PPI revisa

 En el caso de recepción entre plataformas

 Al llegar el camión verifica Guía/Factura

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Manual de Operaciones Página 5 de 23

Procedimiento de Recepción y Clasificación de Encomiendas en Plataformas

Gerencia de Organización y Procesos / 10-2020

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Manual de Operaciones Página 6 de 23

Procedimiento de Recepción y Clasificación de Encomiendas/Mercancías de Alto Valor en Plataformas (DDT)

ENTRADA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD SALIDA

Manifiesto de Coteja cantidad de piezas contra el Manifiesto N4 Realiza

Gerencia de Organización y Procesos / 10-2020

Gerencia de Operaciones Dueño del Proceso: Alexander Juárez / Gte. De Operaciones

Firma y obtiene firma del

Gerencia de Organización y Procesos / 10-2020

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Manual de Operaciones Página 8 de 23

Procedimiento de Recepción y Clasificación de Mercancías de Alto Valor (AV) en Plataformas

Gerencia de Organización y Procesos / 10-2020

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Manual de Operaciones Página 9 de 23

Procedimiento de Despacho de Carga desde Plataforma a los Franquiciados (DDT)

ENTRADA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD SALIDA

TEALCA/OPERA Ingresa los datos de la Franquicia, Chofer, Se asigna un precinto por

Gerencia de Organización y Procesos / 10-2020

Gerencia de Operaciones Dueño del Proceso: Alexander Juárez / Gte. De Operaciones

el supervisor o coordinador verifica que todas

Esta todo Supervisor/ Coord.

Nota: cuando los viajes se

A Personal de PPI, reporta los despachos

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Manual de Operaciones Página 11 de 23

Procedimiento de Despacho de Carga a los Franquiciados desde Plataforma

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Manual de Operaciones Página 12 de 23

Procedimiento de Despacho de Carga entre Plataformas (DDT)

ENTRADA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD SALIDA

Ingresa los datos de la Franquicia, Chofer,

CIONES procede a cargar el camión.

3 Esta todo correcto?

NOMBRE: Alexander Juárez ____ /_ / ________________________________

NOMBRE: ____ /_ / ________________________________

NOMBRE: Elías Cabeza ____ /_ / ________________________________

NOMBRE: ____ /_ / ________________________________

NOMBRE: Leonardo Bonalde ____ /_ / ________________________________

NOMBRE: ____ /_ / ________________________________