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100documentosdelcomercioexterior 121220085407 Phpapp01
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• Documentos de transporte
• Certificados
Los 100 documentos del comercio exterior
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tamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cual-
quier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, u otros mé-
todos o soportes, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del
copyright. La infracción de los mencionados derechos puede ser constituti-
va de delito contra la propiedad intelectual (arts. 270 y sgts. del Código Penal)
ISBN: 978-84-92570-71-3
INTRODUCCIÓN .............................................................................. 7
DOCUMENTOS COMERCIALES
DOCUMENTOS DE TRANSPORTE
Introducción
La gestión de las operaciones de comercio exterior exige elaborar una serie de docu-
mentos que acompañan a la expedición de las mercancías y tienen que ser admitidos
y validados por todas las partes implicadas. En caso contrario pueden surgir retrasos,
penalizaciones o incumplimientos que impidan el buen fin de la operación. Por ello, es
importante conocer cómo deben cumplimentarse cada uno de estos documentos y la
secuencia operativa en que se producen.
Por otra parte, hay que tener en cuenta que los documentos del comercio exterior son
diferentes y más complejos que aquellos que se utilizan en las compraventas nacionales,
debido a las especiales características (diferencias normativas, legislaciones aduaneras,
uso de varios medios de transporte, mayores riesgos, etc.) de los mercados exteriores.
El objetivo de este libro es proporcionar a los profesionales del comercio exterior (exporta-
dores, importadores, transportistas y transitarios, agentes de aduanas, banca y seguros,
etc.) una guía práctica de documentación internacional. A partir de un capítulo introduc-
toria en el que se explica el flujo documental de las operaciones de comercio exterior
y se proporcionan unos consejos de carácter general, se analizan con detalle los 100
documentos más utilizados en el comercio exterior, clasificados en 5 grupos: documen-
tos comerciales, documentos de transporte, documentos de pago y seguro, documentos
aduaneros y fiscales, y certificados.
La información de cada documento se estructura en seis apartados: para qué sirve, quién
lo elabora, a quién va dirigido, consejos prácticos, obligación documental según el Inco-
term convenido y acceso online. Asimismo, se facilitan modelos de los documentos que
sirven para ilustrar los textos.
Esperamos que esta nueva publicación sobre gestión internacional de empresas sirva
como guía de referencia para todas aquellas empresas que participan en la elaboración y
tramitación de los documentos utilizados en la operativa de comercio exterior.
La documentación necesaria para las ventas internacionales es más compleja que la que
debe elaborarse para las ventas domésticas debido a las especiales características del
comercio exterior: distancias geográficas, legislaciones aduaneras diferentes, utilización
de distintos medios de transporte, mayores riesgos, etc. Los documentos exigidos en
cada envío dependerán de las condiciones de venta que se pacten (Incoterm utilizado).
Si el exportador entrega la mercancía en el país de destino (vende en términos “C” o “D”),
deberá facilitar al comprador más documentos que si lo hace en el país de origen (Ex
Works o términos “F”).
Los documentos necesarios para realizar una operación de exportación pueden clasificar-
se en cinco grupos: comerciales, de transporte, de pago y seguro, aduaneros y fiscales,
y certificados.
Documentos comerciales.
Documentos de transporte
Generalmente, los emiten las compañías de transporte y los cumplimentan las empresas
de transitarios que proporcionan a las empresas exportadoras distintos servicios de ca-
rácter logístico. Existe un tipo de documento para cada medio de transporte (CMR para
el transporte por carretera, conocimiento de embarque para el transporte marítimo, etc.).
Para aquellas mercancías transportadas en unidades de transporte multimodal (principal-
mente, contenedores) que se transbordan de unos medios de transporte a otros se utili-
za un documento denominado conocimiento de embarque multimodal FIATA FBL. Todos
estos documentos tienen tres elementos comunes: constituyen por sí mismos contratos
de transporte; sirven como acuse de recibo del estado en que se ha recibido la mercan-
cía; y tienen una estructura similar en cuanto a número de casillas, contenido y lenguaje
utilizado.
exportador se hace coincidir con la presentación de los documentos conformes que otor-
gan la propiedad de la mercancía. Entre los documentos de seguro, los más utilizados
son la póliza de seguro de transportes y los formularios de seguro de crédito a la expor-
tación.
Son aquellos que acompañan a las mercancías a su paso por las aduanas, y que son
solicitados por éstas con la doble finalidad de controlar las salidas y entradas de las mer-
cancías provenientes de otros países y aplicar los impuestos que se devenguen. Para los
países que actualmente forman parte de la Unión Europea existe una liberalización del
tránsito de mercancías por lo que, en gran parte, se cuenta con la excepción documen-
tario-aduanera en los intercambios de mercancías producidos entre países miembros,
con la excepción de productos sometidos a Política Agraria Comunitaria, mercancías de
doble uso (empresarial y militar) o que se encuentran dentro del régimen de Impuestos
Especiales (IIEE). Para el resto de mercancías existe un control meramente estadístico a
través del sistema Intrasat que permite conocer a los países, tanto la cifra de ventas como
la de compras que se han realizado a nivel interno de la UE, denominadas intracomunita-
rias. Para operaciones realizadas con terceros países, denominadas extracomunitarias,
la gestión documental adquiere mucha mayor importancia y empieza con un documento
conocido como DUA (Documento Único Administrativo), que es la base de la liquidación
impositiva de las operaciones de exportación e importación realizadas por la empresa. En
el despacho aduanero de importación debe acompañarse la factura con la Declaración
de Valor DV1 en la que se recogen todos los conceptos que permiten calcular el valor en
aduana. Al igual que los documentos de transporte, los documentos aduaneros, general-
mente, son cumplimentados por las empresas de transitarios -precisamente, su nombre
proviene de su gestión de las operaciones en régimen de tránsito aduanero-.
Certificados
Finalmente, una parte significativa de los documentos del comercio exterior son los certi-
ficados. Se trata de documentos emitidos por terceras parte (Cámaras de Comercio, enti-
dades de certificación, empresas de inspección, laboratorios, etc.) en los que se certifica
que un producto cumple una serie de características en cuanto a su origen, calidad, com-
posición, prestaciones, y que, en este sentido, se ajusta a las condiciones establecidas
en los acuerdos de compraventa.
Documentos de Transporte
- Carta de porte por carretera
TRANSPORTISTAS - Carta de porte aéreo
Y TRANSITARIOS - Conocimiento de embarque marítimo
- Carta de porte por ferrocaril
- Conocimiento de embarque multimodal
ADUANA
Documentos Comerciales
EXPORTADOR
IMPORTADOR
- Factura proforma
- Factura comercial
- Lista de contenidos
- Orden de pedido
- Contrato
ADUANA
Certificados
- Certificado de origen
EMPRESAS - Certificado de circulación
CERTIFICADORAS - Certificado de calidad
- Certificado de inspección
- Certificado de análisis
En primer lugar, la empresa tiene que plantearse el coste real de la documentación. Por
ejemplo en la emisión de una factura a un país extracomunitario, pueden llegar a precisar-
se hasta cinco originales y otras tantas copias. La factura tendrá que traducirse al idioma
del país y quizá sea necesario obtener un visado consular, por lo que será imprescindible
realizar el trámite de remitir al Consulado del país dicha factura para su sellado y firma con
los consiguientes costes de gestión y honorarios del Consulado. Si se suman todos los
costes, el resultado puede ser realmente elevado. Evidentemente no en todos los casos
esto se sucede, pero a modo de explicación hay que entender que antes de ofertar a una
empresa en el exterior, es necesario conocer qué documentación básica se precisa para
la introducción del material adquirido en su aduana, así como las certificaciones que se
van a exigir.
Todos los documentos deben revisarse, al menos, por dos personas diferentes ya que por
desgracia existe un porcentaje de errores muy elevado. Estos errores tienen que ver con
una redacción inapropiada, utilización de expresiones o traducciones incorrectas, errores
en las cifras e, incluso, en las fechas o datos de contacto de las partes intervinientes.
La fecha de entrega es uno de los grandes dilemas que el exportador tiene y que por otra
parte para el importador es fundamental ya que en base al compromiso del exportador,
en la mayoría de los casos, el importador, dará a su vez respuestas a sus propios clientes
que demandan la misma información. La clave es trabajar con empresas de transporte
(transitarios, operadores logísticos) que tengan experiencia en los países de destino de
El flujo documental del comercio exterior 13
las mercancías. Además hay que estar muy pendientes de la marcha de la expedición y
facilitar cualquier documento o modificación de los enviados que fuera necesario.
FACTURA COMERCIAL
Comercial Invoice
En las operaciones con terceros países, forma parte de la declaración aduanera, sobre la
cual se debe abonar, a la entrada de los productos en el país, los impuestos y derechos
arancelarios que se aplican. En las operaciones intracomunitarias sirve como declaración
de la transacción y exoneración de los impuestos para el cumplimiento de las condiciones
básicas en la liquidación de impuestos.
QUIÉN LO ELABORA
El exportador.
A QUIÉN VA DESTINADO
Al importador y a la aduana de importación (para terceros países). En el comercio in-
tracomunitario, la factura es la base para la realización del Intrastat y la creación de la
auto-factura que sirve como documento justificativo para compensar los impuestos en las
transacciones con países de la UE.
CONSEJOS PRÁCTICOS
La factura comercial debe incluir con detalle todos los datos de la venta realizada, de
acuerdo a unas condiciones mínimas que se establecen en la normativa española (BOE,
nº 2983 del 13 de Diciembre de 1985) y comunitaria (reglamento CEE 2454/93). La infor-
mación mínima que debe incluirse es la siguiente:
Además de estos datos que se exigen en la normativa vigente, deberán incluirse los
siguientes:
• Número de identificación, a efectos del IVA, del vendedor y del comprador (en
operaciones intracomunitarias).
18 Los 100 documentos del comercio exterior
Todos los datos que figuran en la factura comercial deben coincidir con los de la operación
y, por tanto, con los de los otros documentos relacionados con ella, como por ejemplo,
lista de contenidos, documentos de transporte, etc.
En principio, no es necesario que la factura comercial esté firmada ni sellada, salvo que
así lo exija la normativa del país de destino de la mercancía. No obstante, es aconsejable
firmarla y sellarla, con la finalidad de establecer una formalidad legal sobre ella, ya que
esto la convierte en documento único y evita su copia fraudulenta. Especialmente, si la
exportación se va a abonar mediante crédito documentario es preferible firmarla. Debe
firmarse únicamente por el administrador, gerente, o persona que ostente poderes nota-
riales específicos en la empresa; cualquier otra firma no es válida, e incluso podría ser
objeto de litigio por fraude documentario, si llegara el caso.
Deben pactarse con el importador los ejemplares que se precisaran para su entrega,
tanto originales como copias. Comúnmente las facturas se emiten con un original y dos
copias, aunque, si bien, en la legislación española no se limita la cantidad de originales,
siempre que no exista diferencia entre ellos, aunque no es recomendable realizar más
de los estrictamente necesarios para cumplir con las necesidades aduaneras y contables
que requiera el comprador.
El idioma de emisión en España será cualquiera de las lenguas oficiales, o bien se pro-
cederá a la utilización de un idioma extranjero, normalmente inglés o francés, según el
país de destino. En ciertos países es posible que sea necesario realizar una traducción,
realizada por un traductor jurado, al idioma que se exija en la aduana de entrada.
FACTURA COMERCIAL
20 Los 100 documentos del comercio exterior
nas o realizar una consulta oficial (ver el documento Solicitud de Información Arancelaria
Vinculante IAV).
• Países de la UE: hay que cumplir dos requisitos mínimos para emitir facturas sin
IVA.
ACCESO ONLINE
Modelo de factura comercial y otros documentos del comercio exterior del programa Uni-
ted Nations electronic Trade Documents (UNeDocs)
www.unece.org/etrades/unedocs/V04/index.htm
Información adicional sobre los Incoterms y recomendaciones para su uso facilitados por
la Cámara de Comercio Internacional
www.iccmex.org.mc/incotermes.php
FACTURA PROFORMA
Proforma invoice
Además de su uso como oferta comercial también se utiliza para: obtener licencias de
importación, autorizaciones de pagos en divisas, trámites en las aduanas previos a las
operaciones, justificante de cantidades entregadas a cuenta (prepagos), apertura de cré-
ditos documentarios, y para el envío de muestras comerciales.
QUIÉN LO ELABORA
El exportador.
A QUIÉN VA DESTINADO
Al importador y a otras entidades que participan en la operativa del comercio exterior
(aduanas, bancos, organismos administrativos, etc.).
CONSEJOS PRÁCTICOS
Es importante hacer mención en el encabezamiento del documento que se trata de una
factura proforma para distinguirla claramente de la factura comercial. Para ello debe in-
cluirse la mención “Factura Proforma”, “Proforma Invoice”, “Facture Proforma” o Pro-For-
ma-Rechnung”, dependiendo del idioma en el que se redacte.
FACTURA PROFORMA
24 Los 100 documentos del comercio exterior
Si la factura proforma es firmada por ambas partes tendrá un carácter legal: el exportador
se obliga a la entrega de la mercancía en las condiciones pactadas, y el importador a la
recepción y pago según lo acordado. Se convierte formalmente en un contrato de compra-
venta, por lo que es necesario incorporar un marco legal, estableciendo que legislación
resolverá cualquier conflicto que pudiera producirse entre las partes por el incumplimiento
del mismo. Los firmantes deben ser administradores, gerentes o apoderados de ambas
empresas.
Es muy importante que el exportador añada una fecha de validez del documento, pues
detalla una oferta y las condiciones del mercado pueden variar significativamente en unos
días o semanas. La no inserción de una fecha límite de aceptación puede producir pro-
blemas ya que no existiría consideración legal de finalización y el importador podría recla-
mar, una vez aceptada la oferta, el cumplimiento de las condiciones ofrecidas.
No existe un modelo universal de factura proforma. Lo más habitual es que las empresas
exportadoras utilicen el mismo modelo que para la factura comercial (ver modelo de fac-
tura comercial) con tres diferencias básicas: incluir en la parte superior del documento y
de forma bien visible la mención “Factura Proforma”, “Proforma Invoice”, etc., de acuerdo
al idioma en el que se redacte la factura; modificar la numeración: las facturas proforma
deben tener una numeración propia y consecutiva, de acuerdo a su fecha de emisión; e
incluir una fecha de validez, cuando la finalidad de la factura proforma es la de servir como
oferta comercial. No obstante, cuando la factura proforma se utiliza para realizar trámites
en las aduanas, obtener licencias de importación o el envío de muestras, existen otros
modelos (ver modelo de factura proforma).
OBLIGACIÓN DOCUMENTAL SEGÚN EL INCOTERM CONVENIDO
El exportador puede emitir este documento para todas las ofertas internacionales que
realice en base al Incoterm acordado con el importador (desde EXW hasta DDP), sin
excepción. Precisamente, en la propia factura proforma, una vez aceptada, se establece
el compromiso en cuanto al Incoterm que se va a utilizar.
ACCESO ONLINE
Ver factura comercial
Documentos comerciales 25
FACTURA CONSULAR
Consular invoice
En algunas de las operaciones con terceros países, forma parte obligatoria de la declara-
ción aduanera demandada, sobre la cual se debe abonar, a la entrada de los productos
en el país, los impuestos y derechos que se aplican a dicha operación.
QUIÉN LO ELABORA
El exportador, que debe sellar la factura en el Consulado del país del importador.
A QUIÉN VA DESTINADO
CONSEJOS PRÁCTICOS
Normalmente se exige en países no comunitarios con regímenes proteccionistas al co-
mercio exterior, sobre todo en países de Oriente Medio, África subsahariana y América
Latina. La obligatoriedad del visado consular garantiza a la aduana de entrada, la no
falsedad de la documentación entregada.
No existe un documento tipo de factura consular. Dependerá del Consulado del país al
que se exporte. Algunos países tiene un formato determinado en el que se describe la
mercancía y las informaciones necesarias para autorizar su entrada o fijar los derechos
arancelarios en le país del importador. En otros casos bastará con un visado sobre los
documentos que el exportador presenta (factura comercial, certificado de origen). En al-
gunos países el Consulado se queda una copia de los documentos que visa, ya que el
documento en sí mismo es un documento de control.
Las facturas y documentos que exigen este trámite deben estar debidamente firmados y
sellados por la empresa exportadora ya que de lo contrario el Consulado puede rechazar
los documentos o incrementar el coste de su tramitación, al tener que realizarlo de nue-
vo.
Si este trámite no ha sido solicitado por el importador, pero se conoce su exigencia para
el procedimiento aduanero en el país de destino, es aconsejable hacerlo. Normalmente
en este caso el coste correrá por cuenta del exportador.
Por lo demás son de aplicación los aspectos que se han mencionado en la descripción de
la factura comercial. El modelo de la factura consular es el mismo que la empresa utiliza
para la factura comercial.
El exportador tiene que emitir este documento para todos los Incoterms (desde EXW
hasta DDP), sin excepción, siempre que le sea solicitado por el importador o sea un do-
cumento requerido por la aduana del país de destino de la mercancía.
ACCESO ONLINE
Direcciones y datos de contacto de Embajadas y Consulados extranjeros en España y
españoles en el exterior en la web del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación
www.maec.es - investigación - información por país - seleccionar un país.
LISTA DE CONTENIDOS
Packing List
QUIÉN LO ELABORA
El exportador.
A QUIÉN VA DESTINADO
CONSEJOS PRÁCTICOS
Este documento sirve de nexo de unión entre lo físico y lo documental. Su importancia
radica en que le sirve al importador, cuando recibe la mercancía, para saber donde tiene
que colocarla en su almacén. También se utiliza como comprobante en el momento de la
revisión de la mercancía, pues declara por escrito el detalle de ubicación y cantidad de la
misma, permitiendo al importador identificar faltas, excesos o defectos.
Por norma general, ya que no existe formato específico, debe contener la siguiente infor-
mación:
El exportador debe emitir este documento para todos los Incoterms (desde EXW hasta
DDP), sin excepción, ya que forma parte de la documentación básica en cualquier opera-
ción de comercio exterior.
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LISTA DE CONTENIDOS