Manual de la calidad Código: UTTT-AC-MC-01

Sistema de gestión de la calidad Versión 0002

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MANUAL DE GESTIÓN
AMBIENTAL

PAPELERÍA “PAPER WORLD”

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

Karla C., Karla O., Mtro. Alfredo Mtro. Alfredo
Mitzy H., Perla J., Moctezuma Martínez Moctezuma Martínez
Silvia S.
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ÍNDICE

Introducción______________________________________
Objeto y campo de aplicación________________________
Referencias normativas_____________________________
Términos y definiciones_____________________________
Contexto de la organización__________________________
Liderazgo_________________________________________
Liderazgo___________________________________
Política ambiental_____________________________
Responsabilidades____________________________
Planeación________________________________________
Generalidades________________________________
Aspectos ambientales__________________________
Objetivos ambientales y cómo lograrlos____________
Apoyo____________________________________________
Recursos____________________________________
Toma de conciencia___________________________
Comunicación________________________________
Información documentada______________________
Operación________________________________________
Control operacional___________________________
Respuesta ante emergencias____________________
Evaluación del desempeño___________________________
Seguimiento, medición, análisis y evaluación_______
Auditoría interna______________________________
Mejora___________________________________________
Mejora continua______________________________
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INTRODUCCIÓN

La producción de papel es una de las actividades industriales con mayor impacto

negativo para el medio ambiente. Su proceso de fabricación, distribución y consumo
implica la sobreexplotación de recursos naturales que son nocivos para la
naturaleza. Hay estudios que afirman que por cada kilo de papel producido se
emiten alrededor de 3.3 kg de CO2, sin embargo, además de la emisión de CO2, la
fabricación de papel implica otros daños medioambientales que te presentamos a
continuación.

Se ha observado un incremento significativo en el uso de envases de cartón y

productos corrugados, y esto se debe al acelerado crecimiento del comercio
electrónico.

El uso de papel a escala mundial produce una serie de efectos en el medio

ambiente, entre los cuales destacan: pérdida de biodiversidad, sustitución de
ecosistemas naturales, gases emitidos que contaminan al medio ambiente.

El actual modelo de producción tiene como consecuencia un hiperconsumo

innecesario, que trae consigo la excesiva acumulación de productos de escasa
calidad que se convierten en residuos antes de lo esperado. Pierden valor o bien
por aborrecimiento o por la rápida pérdida de calidad.

OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN

1. Objetivo general

Entrar al mercado actual con material de calidad, teniendo precios competitivos,

brindando un buen servicio y cubriendo las necesidades de los clientes en el sector
público y privado.
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1.1 Objetivos específicos

Finanzas: proporcionar la capital necesaria para abastecer el establecimiento,

llevando un control de cada ingreso que entra y sale de la misma.

Mercadotecnia: buscar alternativas de venta y aumentar la productividad, así como

buscar proveedores que puedan cumplir con los estándares de calidad.

Administración de capital humano: evaluar el desempeño del trabajo y hacerse

responsable de la contratación y capacitación del personal para que pueda
desempeñar sus funciones correctamente.

Logística: llevar un registro de cada producto que se tiene, tomando en cuenta

cuales son los más buscados; control adecuado de los materiales.

Calidad: determinar la calidad de los materiales para su venta, teniendo una relación
calidad-precio.

1.2 Campo de aplicación

Dentro de la papelería “Paper World” ya que este plan de gestión está planificado
para este establecimiento según las necesidades específicas que este tiene

REFERENCIAS NORMATIVAS
La norma que se ha utilizado como referencia para la elaboración del presente
manual es de acuerdo a la ISO 14001:2015: Sistemas de gestión ambiental-
Requisitos con orientación para su uso.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES
1. Definiciones
Análisis: examen detallado que se le realiza a una cosa/ objeto para conocer sus
características, cualidades o estado del mismo.

Calidad: conjunto de propiedades inherentes que permite clasificar una cosa como
algo bueno, superioridad.
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Capital: factor de producción. Componente material de la producción que permite
crear bienes de consumo.

Cliente: persona/ individuo que utiliza el servicio de una empresa de manera

regular.

Confianza: seguridad/ esperanza de que algo suceda o de una acción

comprometida.

Gestión de calidad: se refiere a la garantía de que una organización o producto

sea consciente, se tenga el cuidado para el análisis y control de la calidad.

Proactividad: asumir la responsabilidad y control de las circunstancias de manera

activa con interpretación de la realidad.

Producto: cosa producida natural o artificialmente, como resultado de un trabajo u

operación.

Riesgo: posibilidad de que suceda un contratiempo o desgracia. Medida de la

magnitud de los daños que pueden correr ante una situación peligrosa.

2. Términos

SGC: Sistema de Gestión de la Calidad

m: metro (unidad de medida)

No.: Número (de referencia)

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CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Establecimiento: papelería “Paper World”
Ubicación: Calle Chabacano No. 12 La Loma, Jorobas, Huehuetoca.

Este establecimiento se basa en un contexto social rural, es decir la venta de los

productos son basados en la oferta demanda de la comunidad, siendo esta de
tamaño pequeña o regular. Para mejor entendimiento se puede describir el
panorama como un negocio o emprendimiento familiar, aquí se cubren varias
necesidades, tanto personales como del bien común, una de ellas es el ingreso
económico familiar, por otro lado, el servicio al cliente de calidad de la comunidad.
Cabe mencionar que no solo ofrece artículos de papelería, sino también un servicio
de internet por horas, esto la hace competitiva, Esto mencionado se puede
considerar como factor externo, como lo es también la oferta y demanda, siendo
una población no mayor a 2000 habitantes se aplican estrategias de venta por
temporadas con productos y precios que abarcan según la población de la
comunidad. En términos políticos se debe de tener total precaución y decir que el
negocio cuenta con alta en hacienda y se regulan sus impuestos y declaraciones
según lo establecido, por mencionar en este punto de legalidad, ya que es un
establecimiento local y familiar, pero con documentos en regla. En cuestiones
tecnológicas se mencionó que no solo oferta diferentes productos, también cuenta
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con equipos de cómputo que le abre a la comunidad las puertas de la comunicación
para las personas que no cuentan con este servicio. En cuanto al contexto interno

tenemos las condiciones de los empleadores y empleados de la papelería, como es

un negocio familiar no depende necesariamente de sueldos y esto hace más fácil la
sustentabilidad de este. El ingreso de la papelería se reparte en beneficio de la
familia y por supuesto en la inversión para reabastecer el establecimiento.

LIDERAZGO
Somos una Empresa socialmente responsable en la cual nos interés que las cosas
se lleven de acuerdo a la pirámide nuestro gerente es el ejemplo a seguir para que
todo en un orden adecuado, ser de la organización que define el que hacer de la
misma, comprende la formulación de los propósitos que la distingue de otros
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negocios plan de mejoramiento papelería en cuanto al cubrimiento de sus
operaciones, sus productos, los mercados y el talento humano que soporta el logro
de estos propósitos para el propietario, la misión es “Incrementar el capital”, pero
una vez analizados los elementos requeridos, se recomienda la siguiente: “Ofrecer
productos de papelería y cacharrería a nivel regional cumpliendo con los estándares
de calidad para nuestros clientes, orientarlos de forma efectiva y responsable, y
satisfaciendo sus expectativas en cuanto a calidad, servicio y precio”.

Política ambiental

Ofrecer productos que puedan abastecer las necesidades de los clientes, pero que
estos a su vez, no signifiquen un gran impacto en el medio ambiente.

Cumplir con todos los requisitos legales, cuidando el ámbito del desempeño como
el ámbito ambiental, de modo que no haya afectaciones de por medio.

Proteger al medio ambiente y al entorno mediante acciones orientadas a la

prevención de la contaminación ambiental.

Responsabilidades

Mediante cada integrante que ha aportado para la elaboración del manual, se

dividirán las responsabilidades de acuerdo al área, a su vez, todas las personas
estarán llevando un control y evaluación de cada actividad/proceso realizado.
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PLANEACIÓN
Los márgenes con los que se trabaja en este sector oscilan entre el 40% y el 50%.
La participación de esta familia fluctúa con las temporadas (San Valentín, Vuelta al
cole, Navidades, Reyes, etc.). El abastecimiento del material se puede realizar a
través de la compra a fabricantes a través de agentes comerciales o representantes;
o bien, lo que suelen hacer la mayoría de las pequeñas papelerías es comprar.
Este negocio, como pequeña tienda independiente se hace competitiva cuando
consigue unos niveles de facturación altos y continuos a lo largo del año. Esto es
posible cuando se dispone de un surtido amplio de artículos que ofrecer a colectivos
diferentes y de fuerte demanda (empresas de los polígonos industriales, población
escolar, sector comercio, etc.). Actualmente proliferan en el sector cadenas de
franquicias que se especializan en colectivos o grandes formatos en los que se
incluye una oferta muy amplia, para servir a colectivos muy diversos: Estudiantes,
escolares. Oficinas. Empresas, para servicios de copias, materiales varios.

Generalidades
Un Sistema de Gestión de la Calidad es un sistema formalizado que documenta los
procesos, procedimientos y responsables para lograr políticas y objetivos de calidad
y sirve para muchos propósitos:

 Mejora de los procesos

 Reducción de residuos
 Reducción de costes
 Facilitar e identificar oportunidades de capacitación
 Involucrar al personal
 Fijar la dirección de toda la organización

La implementación de un sistema de gestión de la calidad afecta a todos los

aspectos del desempeño de una organización.
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Aspectos ambientales
La elaboración de los productos que se venden en una papelería suele tener un
gran impacto ambiental, asimismo, dichos productos tienen bastante demanda al
usar por niños, jóvenes y adultos en sus diferentes áreas, como para la escuela,
trabajo o para uso personal.

Las tintas, sustancias químicas tóxicas, metales, partículas, aceites, grasas, etc.,
son elementos habituales en la industria papelera y cuando no se tiene una
adecuada gestión, puede generar un impacto negativo en el medio ambiente, por
otro lado, una correcta gestión garantiza un tratamiento correcto.

Objetivos ambientales y cómo lograrlos

1. Objetivos ambientales
 Cumplir con las políticas ambientales
 Laborar como personas que se encargan de abastecer los útiles como
necesidades de las personas, manteniendo un cuidado con el entorno,
refiriéndose al medio ambiente
 Cuidar el medio ambiente conforme trabajamos y ampliamos nuestros
horizontes al prepararnos para abrir más sucursales con la misma idea
inicial que se ha mantenido hasta ahora
2. ¿Cómo lograr los objetivos ambientales?
 Separación de todos los residuos generados en las instalaciones
 Almacenar de manera correcta cada material
 Llevar un registro de cada material que entra y sale de las instalaciones
 Comprar materiales solo con empresas que estén comprometidas con el
medio ambiente
 Buscar la manera de promover el cuidado del entorno, mediante folletos y/o
carteles proporcionados por el mismo establecimiento

Apoyo
Recursos
 Folletos, carteles
Toma de consciencia
Cada cierto tiempo se entregarán folletos a las personas para que conozcan el
impacto ambiental de los materiales (poniendo el papel como el material más usado
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y que genera un gran impacto) para hacer que las personas tomen conciencia sobre
los materiales/productos y puedan moderar su uso.

También se elaborarán carteles que podrán pegarse a lo largo de la instalación

(dentro y fuera), sin abusar o hacer un gran uso de estos para que cada persona
que esté dentro o pase por fuera, pueda detenerse un momento a concientizar sobre
la generación-impacto-uso.

Comunicación

La forma de comunicación con las personas será por medio del material que se
entregará, recalcando que no se deberá de exceder el uso de este tipo de materiales
o de lo contrario, se estará contribuyendo a la contaminación. Cabe recalcar que
todo material que sea usado de papel como base, en este caso, folletos y cartulinas,
será de papel reciclado.

Información documentada

Paper World controla y mantiene el medio que la contiene (físicos, electrónicos,

etc.). Así, a la hora de implantar su sistema de gestión de la calidad, la
organización debe mantener y conservar la siguiente información:

*La información documentada requerida por ISO 9001

*La información documentada que la organización determina como necesaria para

la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

Esto implica mantener actualizados documentos relativos a nuestros manuales,

procedimientos de trabajo, operaciones y la información, además, debe contar con
una identificación y descripción. Es decir, ha de tener un nombre, un título, una
firma y una fecha de vigencia, entre otros.

Evaluación del desempeño

1.1 . Seguimiento y Medición

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Como una de las medidas del desempeño del SGC, los Procesos de Paper World
que hacen parte del mismo, realizan el seguimiento de la información relativa a la
percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos.

Aplica los medios apropiados para el seguimiento y medición de los procesos que
hacen parte del SGC. Estos demuestran la capacidad de los procesos para
alcanzar los objetivos planteados. Para ello se han establecido indicadores dentro
de cada proceso, que deben ser medidos de manera especificada por los
responsables del proceso, en caso de no cumplir las metas definidas, se toman las
acciones correctivas pertinentes. Así mismo, los informes del seguimiento y
medición de los Procesos hacen parte de la información de entrada para las
Revisiones por la Alta Dirección.

1.2 Análisis

Las fechas en donde existe una mayor venta es en los meses de julio y agosto ya
que como se sabe son las fechas anteriores al regreso a clases, en estas fechas es
donde se surten las listas de útiles por lo tanto es mayor el trabajo que se debe
realizar, en estas fechas se tiene planeado realizar una inversión mayor a 40,000
para que los proveedores de fábrica puedan entregar la mercancía a domicilio, sin
agregar ningún costo adicional, en cuanto a los empleados se piensa solicitar la
contratación temporal de dos empleados más, de preferencia estudiantes, ya que
solo será un trabajo temporal y ellos se encuentran en un periodo vacacional, se
aplicaría el proceso de selección que a continuación se describe y como incentivo
se les ofrecería un descuento en los productos que ellos necesiten

1.3 Evaluación

Para la evaluación, se tienen 3 diferentes formatos, los cuáles son:

autoevaluación, evaluación por subordinados y evaluación por superiores, dichas
evaluaciones se encuentran adjuntas como anexos.

2. Auditoría interna
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Paper World realiza a intervalos contemplados dentro del Programa Anual,

auditorías internas por procesos, para determinar si el SGC es conforme a las
disposiciones planificadas y si se ha implementado y mantenido de manera eficaz
(SGC-PRO-003).

Mejora

1. Mejora continua

Para la mejora continua, se seguirán buscando empresas que no generen un gran

impacto ambiental, asimismo, se seguirán repartiendo folletos y carteles hechos con
papel reciclado. No solo eso, se buscará el modo de que la misma papelería “Paper
World” realice su propia marca de cuadernos, todo con material reciclado buscando
la mejor solución hacia el impacto ambiental.