EPE - Ingeniería Industrial Gerencia de Proyectos

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

CÓDIGO 001-20
versión 2020.05
PROYECTO “Implementación del Data Center en la Casa Matriz”
PATROCINADOR Jose Bañon – Director Ejecutivo
PREPARADO POR: Adrian Trucios y Jairo Salazar FECHA 18 05 2020
REVISADO POR: Josselyn Alfaro FECHA 20 05 2020
APROBADO POR: Jose Martinez FECHA 24 05 2020

REVISIÓN DESCRIPCIÓN (REALIZADA POR) FECHA

(Correlativo) (Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la realizó) (de la revisión)
01 Elaboración del Acta de constitución 18 05 2020

BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO

(Características, funcionalidades, servicio a realizar entre otros)

 El presente proyecto se constituye con el fin de la habilitación de un Centro de Datos

donde se ubicará los gabinetes de comunicaciones y servidores físicos, además de los UPS.
 Este Centro de Datos tendrá un área de aproximadamente 3x4 m2, estará ubicada dentro
de la sucursal principal en Surco, será parte del área de TI.
 El proyecto abarcará la implementación tecnológica del Centro de Datos, el cual estará
dentro de un ambiente ya acondicionado para su uso.

ALINEAMIENTO DEL PROYECTO

1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA 2. FINALIDAD DEL PROYECTO
ORGANIZACIÓN (Beneficio que tendrá la organización una vez que el producto
(A qué objetivo u objetivos estratégicos se alinea el proyecto) del proyecto esté operativo o sea entregado)

 Brindar seguridad de la información de los  Aumentar la capacidad de seguridad,

clientes desarrollando nuevas aplicaciones rendimiento, procesamiento y espacio de
que estén acorde a las tecnologías la información
actuales

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO

(Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance, calidad)

Costo del proyecto:

 Cumplir con el presupuesto asignado al proyecto S/. 200,000.00 soles

Tiempo:
 Cumplir con el cronograma previamente aprobado por el equipo del proyecto, este tiempo
es de 90 días calendario a partir de la aprobación del acta de constitución

Alcance:
 Cumplir con la entrega del Data Center configurado y funcionando al 100% según
evaluación del Acta de Entrega
Calidad:
 Cumplir con los lineamientos de las distintas políticas de la empresa
 Cumplir con las capacitaciones planteadas en el ciclo de vida del proyecto

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4. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO

(Componentes o características que deben cumplirse en el proyecto para considerarlo exitoso)

 Compromiso de la alta dirección, sponsors e interesados del proyecto

 Apoyo de las áreas involucradas con el proyecto (operaciones, finanzas, etc) ya que la toma
de decisiones y la asignación de recursos, compete directamente a las cabezas de cada
área
 Alta experiencia del director del proyecto.
 Personal técnico calificado para el desarrollo del proyecto.
 Proveedores homologados bajo las normas BASC de la empresa.
 Gestión adecuada con los proveedores de los materiales.
 Cumplir con los estándares de calidad planteados para el proyecto.
 Cumplir con los plazos acordados con el contratista para la instalación de los equipos y el
Centro de Datos en sí.
 Disposición de parte de los encargados de las áreas con las reuniones solicitadas durante el
desarrollo del proyecto
 Seguimiento, control y monitoreo de las fases del proyecto
 Generación de informes de avance y comentarios de parte de los encargados de las áreas
involucradas en el proyecto

5. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL

(Principales condiciones y/o capacidades que debe cumplir el producto o servicio y la gestión del proyecto)

 Equipos necesarios para la ejecución del proyecto, de calidad

 Personal especializado en la implementación de Data Center
 Implementación de la Data Center, alineada a una alta capacidad de respuesta ante los
cambios, crecimientos y eventualidades que pueda presentar la empresa
o Soporte a las unidades de negocio de la empresa
o Modificaciones y mejoras de los procesos internos

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EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO

6. FASES DEL PROYECTO 7. PRINCIPALES ENTREGABLES
(Agrupamiento lógico de actividades relacionadas que (Un único y verificable producto, resultado o capacidad de
usualmente culminan elaborando un entregable principal) realizar un servicio que debe ser elaborado para
completar un proceso, una fase o un proyecto)
Fase 1: Gestión del Proyecto 
Acta de Constitución
Fase 2: Planificación 
Plan de Requerimientos

Plan de Alcance

Plan Gestión del Tiempo Cronograma

Plan de Gestión de Costos

Plan de Gestión de Riesgos

Plan de Gestión de Calidad

Plan de Gestión de RRHH

Plan de Gestión de Comunicaciones

Plan de Gestión de Interesados

Plan de Gestión de Adquisiciones
Fase 3: Adquisiciones 
Búsqueda de proveedores

Contratos con proveedores

Contrato de personal de proyecto
Fase 4: Control y seguimiento 
Informes de avances de proyectos

Informes de compras

Informes de adquisición
Fase 5: Cierre 
Aprobación de la entrega del proyecto

Acta de cierre de proyecto

Pruebas y corrección de fallas

Documentación de fin de proyecto

Cierre del proyecto
Fase 7: Post-Cierre 
Identificación y asignación de personal
que se encargará de ejecutar y trabajar en
el Data Center al terminar el Proyecto
 Capacitación constante al personal
identificado en el punto anterior
8. INTERESADOS CLAVE
(Persona u organización que está activamente involucrado en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o
negativamente por le ejecución del proyecto o por el producto que elabora)

Director Ejecutivo:
 Director de Comité de Inversión de la Empresa que se encargará de aprobar los recursos
económicos para la ejecución del proyecto. El Sr. Jose Luis Bañon
Áreas Involucradas:
 Gerencia General: Sr. Jose Luis Martinez
 Sistemas: Sr. Adrian Trucios
 Operaciones: Sr. Jairo Salazar
 Administración y finanzas: Srta. Josselyn Alfaro
Equipo de Proyecto:
 Gerente de Proyecto: Se designará de la reunión que sostendrán los encargados de las
áreas involucradas en la ejecución del proyecto. Se encargará de liderar, controlar y
monitorear la ejecución adecuada del trabajo realizado en el proyecto
 Consultor funcional: Esta función será tercerizada, ya que se necesita tener a un
especialista en Data Center que maneje las coordinaciones del avance del proyecto
 Capacitador: Será el encargado de brindar la capacitación al personal que se encargará de

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manejar el Data Center, desde Jefe, Supervisores y analistas

9. RIESGOS
(Evento o condición incierta que, si ocurriese, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del proyecto)

Maquinaria y equipos:
 Equipo desactualizado para la implementación del Data Center
 Demora en la compra o consecución de equipos y maquinaria necesaria para la
implementación del Data Center
Personal:
 Incapacidad de manejo del proyecto de parte de uno o más de los involucrados en la
ejecución del proyecto
 Renuncias inesperadas de algún personal clave del proyecto
 Falta de compromiso con el proyecto, impulsado por los ajustes salariales que se podrían
dar, debido a la situación que atraviesa el país
Metodología:
 Cambio de objetivos del proyecto, que podría ir evolucionando dada la situación
coyuntural actual del país
Presupuesto:
 Reducción del presupuesto debido a la situación coyuntural del país

10. HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO

(Eventos significativos para el proyecto con sus fechas)

1. Inicio
Acta de Constitución del Proyecto
Documento con el Alcance del Proyecto

2. Planificación
Plan del Proyecto
Cronograma del Proyecto
Presupuesto del Proyecto

3. Pre-Ejecución
Solicitud de servicios de instalaciones diversas
Licitación de proveedores de equipos y maquinaria
Acuerdos con proveedores de equipos y maquinaria
Envío de órdenes de Compra de Servicios
Envío de órdenes de Compra de Maquinarias
Envío de órdenes de Compra de Equipos
Firma de contrato del personal relacionado con el proyecto

4. Ejecución
Inicio del Proyecto

5. Cierre
Pruebas y corrección de posibles fallas
Entrega de Proyecto

11. PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO

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(Estimación por orden de magnitud de los costos principales)

Concepto Monto
Gestión del Proyecto S/. 15,000.00
Equipos y maquinarias S/. 100,000.00
Servicios S/. 35,000.00
Otros (gastos generales) S/. 50,000.00
Total del Presupuesto* S/. 200,000.00
*El presupuesto asignado para la ejecución del proyecto, será asumido en su totalidad por el la
empresa, que será aprobado por el Comité de Inversión de la empresa

12. REQUERIMIENTOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO

(Quién evalúa los FCE, decide el éxito del proyecto y quien cierra el proyecto )

FCE Evaluador Firma el Cierre del Proyecto

(Nombres apellidos y cargo de la persona (Nombres apellidos y cargo de la persona
(Ver punto 4)
asignada) asignada)
Revisión de los entregables
de cada fase mencionada en
Adrián Trucios Montoya
el proyecto. Entrega de
Gerente de Sistemas
informe de cumplimientos e
improvistos en la ejecución.
Revisión del presupuesto de
ejecución de cada fase del
Josselyn Alfaro Cruzado
proyecto. Entrega de
Gerente de A&F
balances, flujos y estados de
cuenta del proyecto. Jose Bañon Macaya
Revisión de calidad de Director Ejecutivo
equipos y maquinaria
instalados en el proyecto, así Jose Martinez Aguilar
Jairo Salazar Salazar
como el control y monitoreo Gerente de Proyecto
Gerente de Operaciones
del personal. Entrega
informes de desempeño y
avances del proyecto.
Revisión de los avances de
cada área durante el
desarrollo del proyecto. Jose Martinez Aguilar
Entrega informes de estado al Gerente General
Director Ejecutivo, según
avanza el proyecto.
13. GERENTE DE PROYECTO ASIGNADO AL PROYECTO
(Nombres apellidos y cargo de la persona asignada como gerente del proyecto)

Jose Luis Martinez Aguilar – Gerente General

14. AUTORIDAD ASIGNADA

(Autoridad asignada al gerente del proyecto para el uso de recursos)

Jose Luis Bañon Macaya – Director Ejecutivo

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