LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES EN UN PROYECTO

Esta área de conocimiento incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir fuera
de la organización productos, servicios o resultados necesarios para completar el
proyecto.

La planificación de la gestión de adquisiciones implica acuerdos traducidos en contratos

entre un comprador y un vendedor que son documentos legalmente vinculantes. Un
contrato de adquisiciones incluirá los términos y condiciones del acuerdo y las
especificaciones de lo que el vendedor debe proveer al comprador. Es responsabilidad
del equipo de dirección del proyecto asegurarse de que todas las adquisiciones cumplen
las necesidades específicas del proyecto además de cumplir con la política de compras
de la organización.

Las organizaciones suelen tener documentadas las políticas y procedimientos de

compras definiendo específicamente las reglas a seguir en las adquisiciones y definiendo
quién tiene la autoridad para firmar y gestionar esos contratos en representación de la
organización. Debido a la naturaleza legal del contrato suele llevar un proceso de
aprobación más complejo. En cualquier caso, el principal objetivo del proceso de
revisión y aprobación es asegurar que el contenido del contrato describe los productos,
servicios o resultados que satisfarán la necesidad del proyecto identificada.

El equipo de dirección del proyecto debe buscar al inicio apoyo de especialistas en

contratos, compras, legislación aplicable y aspectos técnicos que afectan al contenido de
la adquisición. Esta implicación puede estar establecida de forma obligatoria por la
política de compras de la organización.

Las diferentes actividades implicadas en los procesos de gestión de las adquisiciones del
proyecto forman el ciclo de vida del contrato. Gestionando activamente el ciclo de vida
del contrato y redactando cuidadosamente los términos y condiciones de las
adquisiciones, algunos de los riesgos del proyecto pueden ser evitados, mitigados o
transferidos a un vendedor.

Salvo para casos en que el objeto de la adquisición es compras de material, bienes o

productos estándar, el vendedor gestionará su trabajo como un proyecto y el comprador
puede exigir que esta gestión se haga de acuerdo a los procesos de gestión de proyectos
de su organización.

Esta gestión de las adquisiciones incluye la gestión del contrato y los procesos de
control de cambios necesarios para desarrollar y administrar contratos lanzados por
miembros del equipo autorizados, se incluyen los procesos siguientes:

1.PLANIFICAR LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES. Proceso mediante el cual se

documentan las decisiones de compras del proyecto especificando el método e
identificando los potenciales proveedores.

2.EFECTUAR LAS ADQUISICIONES. Proceso mediante el cual se obtienen las

respuestas de potenciales proveedores, se selecciona el proveedor y se firma el contrato.

3.CONTROLAR LAS ADQUISICIONES. Proceso mediante el cual se gestiona las

relaciones del contrato de adquisiciones, se monitoriza el desempeño del contrato y se
realizan cambios y correcciones si fuera necesario.

4.CIERRE DE LAS ADQUISICIONES. Proceso mediante el cual se completa y cierra

contractualmente cada adquisición del proyecto.
1. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES

Este proceso tiene por objetivo documentar las decisiones de compras del proyecto,
especificar el procedimiento y método e identificar proveedores potenciales. El principal
beneficio es determinar de forma consistente si se van a adquirir productos o servicios
fuera de la organización y, de ser así, qué se va a adquirir, cómo se va a adquirir, cuánto
se va a adquirir y cuándo se va a adquirir para que se integre y no afecte al cronograma
del proyecto‐.

Este proceso identifica las necesidades de proyecto que deben o es mejor que se cubran
adquiriendo productos o servicios fuera de la organización y aquellas que se realizarán
con personal y equipos de la propia organización.

Los requisitos del cronograma de proyecto pueden influir significativamente en la

estrategia de compras durante el proceso de planificar las adquisiciones de proyecto. De
igual manera, las decisiones adoptadas al elaborar el plan de gestión de adquisiciones
pueden afectar al cronograma de proyecto.

Este proceso debe considerar también los riesgos que implica una decisión de hacer o
comprar y una revisión del tipo de contrato que se prevé utilizar para mitigar y/o
transferir esos riesgos al vendedor.

INFORMACIÓN ÚTIL O NECESARIA PARA PLANIFICAR LA GESTIÓN DE

ADQUISICIONES

Entre la información necesaria está el enunciado del alcance del proyecto que define qué
está incluido y qué no en el proyecto, la lista de entregables y sus criterios de aceptación,
otra información relevante relativa a aspectos técnicos, restricciones‐, la EDT que
contendrá los paquetes de trabajo con su descripción y los criterios de aceptación y
condiciones de integración con el resto de paquetes de trabajo‐, la documentación de
requisitos y que pueden tener implicaciones legales y contractuales‐, el registro de riesgos
que dará información sobre riesgos asociados a determinados paquetes de trabajo o
entregables‐, el cronograma del proyecto que condicionará o se verá afectado por las
decisiones de compras‐, las estimaciones de costes de las actividades que darán
información sobre el precio objetivo de los elementos a adquirir externamente-‐ y otros
como los registros de partes interesadas y los factores ambientales de la empresa.
Un apartado especial merecen los activos de los procesos de la organización como las
políticas, procedimientos y recomendaciones para la planificación y gestión de compras
de la organización, el sistema de precalificación de proveedores y los proveedores ya
precalificados que garanticen una respuesta adecuada a las necesidades de la
organización y los tipos de contratos que puede o suele utilizar la organización ya sea de
precio fijo, coste reembolsable o tiempo y materiales con sus variantes por la
inclusión de incentivos-‐ dependiendo del grado de definición posible del enunciado
del alcance del contrato.

CÓMO PROCEDER PARA PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

El equipo de dirección del proyecto debe utilizar el juicio experto y reunirse con personal de
la organización conocedor de los aspectos técnicos, legales o externo como potenciales
proveedores para tomar decisiones sobre si se realiza internamente o se subcontrata un
determinado trabajo teniendo en cuenta condicionantes como la capacidad dentro de la
organización, las restricciones de costes y plazos, la disponibilidad de recursos propios, el
riesgo asociado, la necesidad de proteger datos y procesos.

Como resultado de este proceso se obtendrán principalmente cuatro importantes salidas:

En primer lugar, se obtendrá el plan de gestión de compras, componente del plan de

dirección del proyecto del área de conocimiento de gestión de la integración que
describirá cómo se van a adquirir los bienes y servicios de vendedores externos a la
organización. Debe describir cómo se van a gestionar los procesos de compras desde la
elaboración de los documentos de compras hasta la aceptación formal y cierre del
contrato.

El plan de gestión puede definir: los tipos de contratos a utilizar en cada adquisición,
identificar los riesgos asociados al contrato (y a realizar los trabajos internamente), los
precios objetivo y si tienen suficiente validez para utilizarse, documentos estándar de
adquisiciones, la necesidad de coordinación con el cronograma del proyecto y la
necesidad de lanzar con antelación los procesos de compra, las necesidades de integración
con la monitorización y reporte del desempeño del proyecto, las restricciones e hipótesis
asociadas a las adquisiciones, los procesos de gestión del contrato por parte del
proveedor para que sean similares a los de la propia organización en aspectos como el
mantenimiento de una EDT, la gestión de riesgos, la gestión del cronograma, los
proveedores precalificados y, muy importante, las métricas para la evaluación del
desempeño en tiempo, coste, alcance y calidad del contrato.

En segundo lugar, se obtendrá el enunciado del alcance de cada adquisición que

describe, de forma clara, completa y concisa, el objeto de la compra con suficiente
detalle para permitir a los potenciales proveedores determinar si son capaces de proveer
esos productos y servicios en las condiciones establecidas en el contrato. Este
enunciado, recogido en la EDT del paquete de trabajo objeto de subcontratación, puede
incluir las especificaciones, la cantidad deseada, los niveles de calidad, los datos de
desempeño necesarios, el inicio y fecha de entrega. Debe recoger también aspectos
asociados a la gestión del contrato como el reporte de desempeño y los servicios post-‐
venta.

En tercer lugar, se elaborarán los documentos de adquisición que serán los que se envíen
a los potenciales proveedores. Se deben estructurar los documentos de adquisición para
facilitar una respuesta exacta y completa por parte de los proveedores y para facilitar la
evaluación por parte del comprador. Suelen incluir una descripción de la forma deseada
de respuesta, el enunciado del alcance de la adquisición que debe ser consistente pero
flexible para permitir propuestas del proveedor y los términos y condiciones del contrato
más relevantes.

En cuarto lugar, los criterios de selección que ayudarán a enfocar las propuestas por
parte del proveedor y evaluar las ofertas por parte del comprador. Entre los criterios más
habituales están la comprensión de la necesidad, el coste del ciclo de vida, la capacidad
técnica, el riesgo asociado y el grado de mitigación y transferencia, el método de gestión
del contrato por parte del proveedor, las garantías, la capacidad financiera, su
desempeño en proyectos anteriores, referencias, aspectos relativos a los derechos de
propiedad intelectual y derechos propietarios de los trabajos y procesos.

2.EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

Este proceso tiene por objetivo obtener las respuestas de los potenciales proveedores, la
selección de la oferta más ventajosa y firmar el contrato de la adquisición. Para ello el
equipo de dirección de proyecto recibe las ofertas y aplica los criterios de selección
previamente definidos para seleccionar uno o más proveedores capaces de hacer el
trabajo para proceder a una fase de negociación con el o los proveedores
preseleccionados. El reto es lograr elegir la oferta más ventajosa y firmar el contrato que
mejor defienda los intereses del proyecto.

INFORMACIÓN ÚTIL O NECESARIA PARA EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

Entre la información necesaria para efectuar las adquisiciones están el plan de gestión
de las adquisiciones, el enunciado del alcance de las adquisiciones, los documentos de
las adquisiciones y los criterios de selección todos ellos salidas del proceso anterior, los
proveedores precalificados y las ofertas de los proveedores.

CÓMO PROCEDER PARA EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

Para llegar a firmar el contrato con el proveedor que presente la oferta más ventajosa se
pueden mantener conferenciar de licitantes, mantener negociaciones con los
proveedores preseleccionados buscando acuerdos en aspectos como el alcance y
presupuesto, responsabilidades, autorizaciones para realizar cambios, legislación
aplicable, gestión del proyecto y el contrato (seguimiento y reporte, entre otros),
utilizar estimaciones independientes para obtener precios objetivos y contrastar las
propuestas recibidas. Conviene que, para contratos importantes, el project manager y las
personas del equipo de dirección afectadas participen en la negociación y adjudicación
final del contrato.

EL RESULTADO DE ESTE PROCESO

Como salidas de este proceso se obtendrán los proveedores seleccionados y el acuerdo

establecido en forma de contrato en el que se recojan los productos o servicios a
suministrar y los términos y condiciones del contrato (tanto en lo que se refiere al
producto como al proyecto y a resultados del contrato como a la gestión del mismo).

Entre los principales componentes de un contrato se encuentran el enunciado del alcance

de la adquisición y los entregables, la línea de base del cronograma, el reporte de
desempeño, la fecha de entrega, los roles y responsabilidades, el precio, los términos de
pago, el punto de entrega, las inspecciones (cuáles, cuántas y dónde) y los criterios de
aceptación, las garantías, las fianzas, las penalizaciones, los incentivos, los seguros, la
aprobación de subcontratistas, la gestión de cambios, el procedimiento de terminación
del contrato y resolución de reclamaciones.

Asimismo, se pueden obtener propuestas de cambios al alcance, tiempo, coste, y

actualizaciones a los documentos de proyecto y planes de gestión del proyecto.

3.CONTROLAR LAS ADQUISICIONES

Este proceso tiene por objetivo gestionar las relaciones del contrato de adquisición,
monitorizar el desempeño del contrato y realizar los cambios y correcciones que sean
necesarias. Busca asegurar que el desempeño del proveedor cumple los requerimientos de la
adquisición tanto en la gestión como en el resultado final y que el proveedor realiza su
trabajo de acuerdo a lo establecido en los términos y condiciones del contrato.

Tanto el proveedor como el comprador deben asegurarse de que ambas partes cumplen
sus obligaciones contractuales y que sus derechos se ven protegidos. La naturaleza legal
de la relación contractual hace necesario que el equipo de dirección del proyecto sea
consciente de las implicaciones legales de las acciones llevadas a cabo en el control y
gestión del contrato.

El control de compras incluye la aplicación de los procesos adecuados de gestión de

proyectos a la relación contractual y a la integración de los resultados del contrato en el
proyecto global. Entre los procesos que deben integrarse están los de dirigir y gestionar
los trabajos del contrato como si fueran los del resto del proyecto en términos de plazo
muy especialmente‐, el control de la calidad, la realización del control integrado de
cambios y el control de riesgos.

Este proceso tiene por objeto primordial revisar y documentar cómo está siendo el
desempeño del proveedor, establece medidas correctivas o preventivas para integrarlo
en la gestión general del proyecto y tenerlas en cuenta en procesos de selección futuros.

INFORMACIÓN ÚTIL O NECESARIA PARA CONTROLAR LAS ADQUISICIONES

Como elementos de entrada estarán el plan de gestión de adquisiciones, los documentos

de la adquisición, el contrato, las propuestas de cambio aprobadas –que pueden afectar
al contrato o que, habiéndose producido en el
contrato, pueden afectar al resto del proyecto o los informes de desempeño del trabajo
que se integren en los informes de desempeño del proyecto y permitan evaluar su
afección al cumplimiento de los objetivos del proyecto.

CÓMO PROCEDER PARA CONTROLAR LAS ADQUISICIONES

Para lograr controlar adecuadamente el contrato de adquisición se establecerá un

sistema de control de cambios del contrato que incluye la documentación, sistemas de
seguimiento, procedimientos de resolución de disputas y niveles de aprobación
necesarios para aprobar los cambios así como revisiones del desempeño del contrato
revisiones estructuradas del progreso del vendedor en lo que a alcance, calidad, plazos y
costes se refiere‐, inspecciones y auditorías de acuerdo a lo establecido en el contrato y
para verificar que el proveedor cumple con los términos y condiciones del contrato y en
los entregables que permitan asegurar que se cumplen los hitos y se puede proceder a
los pagos establecidos por contrato y que permitan tener la información necesaria para
gestionar las reclamaciones de unos y otros.

EL RESULTADO DE ESTE PROCESO

Como resultado de este proceso se obtendrá información de desempeño del trabajo que
servirá de base para identificar problemas actuales o futuras que den lugar a
reclamaciones y que permitirá a la organización incrementar su conocimiento del
desempeño de la adquisición y mejorar la proyección, la gestión de riesgos y la toma
de decisiones, propuestas de cambios para su revisión mediante el proceso de control
integrado de cambios y la actualización de documentos de proyecto, planes y activos de
los procesos de la organización registro de correspondencia asociada al contrato,
evaluación del desempeño del proveedor.

4.CERRAR LAS ADQUISICIONES

Este proceso tiene por objetivo aceptar formalmente el producto o servicio del
proveedor y cerrar adecuadamente el contrato. Busca documentar los acuerdos y la
documentación asociada al contrato para un uso futuro. Implica actividades
administrativas como cerrar reclamaciones pendientes, actualizar los registros para
reflejar los resultados finales y archivar esa información para su uso futuro.

Los términos y condiciones del contrato suelen, deben, prescribir procedimientos

específicos para el cierre o terminación –por incumplimiento de alguna parte o interés
del comprador-‐ del contrato.

INFORMACIÓN ÚTIL O NECESARIA PARA CERRAR LAS ADQUISICIONES

Para cerrar el contrato de adquisición se utilizará el plan de gestión de adquisiciones

que debe incluir detalles y recomendaciones para cerrar los contratos de adquisición y
los documentos del contrato toda la documentación recogida, indexada y archivada
relativa al desempeño del contrato, registros de pago, resultado de inspecciones, que
deberá guardarse para lecciones aprendidas a aplicar en futuros contratos y evaluar
futuros proveedores.

CÓMO PROCEDER PARA CERRAR LAS ADQUISICIONES

En el cierre de las adquisiciones se procede a evaluar el proceso de compras se deben

realizar auditorías de compras revisiones estructuradas cuyo objetivo no es evaluar al
proveedor sino identificar puntos fuertes y áreas de mejora en el proceso de compras
desde la decisión de adquirir productos y servicios hasta su cierre-‐, cerrar los contratos
y recoger toda la documentación y registros del contrato en un sistema que integre ésta
con la información general del proyecto.