República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Universidad Politécnica Territorial del estado Portuguesa “Juan de Jesús Montilla”
Acarigua, estado Portuguesa

Procesos y Planificación que se emplean

para de Adquisición de Bienes.

Prof.: Andry Torrealba Isabela Rosendo C.I.: 28.478.719

PNF Distribución y Logística
Sección 690

Octubre, 2021
 Introducción

En las organizaciones se hace cada vez más importante el tener una buena logística para
así no tener pérdidas, ya sean de tiempo, de material o incluso de clientela. Es por esto
que tener determinados sus procesos es de vital importancia para que esto se lleve a
cabo. Procedimientos como elaborar los diagramas de flujo que describan sus procesos,
facilita el trabajo para que los trabajadores sepan de forma correcta qué pasos deben
seguir para lograr un proceso exitoso.

Otro rol importante lo juega la planificación, ya que esta permite tener una organización
anticipada de lo que se va realizar lo cual permite lograr ver posibles errores y así
encontrarle solución. En las empresas el planificar el abastecimiento de insumos es
clave para la productividad, ya que si no se cuenta con el material necesario,
simplemente se atrasa todo el proceso y ocasiona grandes pérdidas que las empresas no
están dispuestas a tener.
1.- Efectuar a través de un diagrama de flujo la descripción de los procedimientos a
realizar en el proceso que se genera la orden de compra.

Elaborado con el programa online Lucid por la autora (2021).

Las empresas que venden o adquieren inventario deben tener un modelo de cheques y
balances que garantice que cada compra se revise y registre para garantizar la calidad.
De lo contrario, las organizaciones pueden exceder los presupuestos y alargar las
auditorías.

Al establecer un proceso de pedido de compra, las empresas pueden mantener el control

sobre las adquisiciones y las relaciones con los proveedores.

El proceso de pedido de compra requiere varias comprobaciones de calidad para

garantizar que el sistema de pedidos y las partes involucradas sigan cumpliendo la
normativa. Este proceso comprende de las siguientes etapas:

1. Crear el pedido de compra

En primer lugar, el jefe de proyecto debe crear el documento de pedido de compra

basado en la solicitud de compra aprobada o desde cero. El pedido es una solicitud
oficial de inventario hecha por el equipo de adquisiciones y enviada al personal
administrativo.

2. Aprobar la orden de compra

Una vez redactado el pedido de compra, los jefes de proyecto envían el documento a los
oficiales de compras u otros ejecutivos de suscripción para que realicen cambios de
última hora.

3. Envío de la Orden de Compra

Después de que las partes interesadas aprueben y finalicen la orden de compra, se envía
al proveedor por fax, correo electronico, correo electronico o software.

4. Crear un contrato

Una vez que el proveedor acepta el pedido de compra, ambas partes deben acordar un
contrato vinculante. El acuerdo debe incluir lo siguiente.

● Detalles del comprador

● Número de pedido de compra
● Fecha de entrega
● Información del proveedor
● Precios
● Detalles del pedido
● Condiciones de pago
● Informacion de facturacion

5. Recibir mercancías

El proveedor debe entregar los bienes en la fecha especificada en el contrato vinculante.

Una vez entregados los paquetes, los administradores del almacén deben inspeccionar la
mercancía para asegurarse de que ninguno esté danado o faltante. Los productos que no
cumplan con los estándares de calidad de la empresa deben ser devueltos al proveedor
para un reembolso, crédito o cambio.

6. Revisar documentos

Antes de almacenar los artículos, el equipo de adquisiciones también debe examinar la

orden de compra original con la factura y el envío deslizamiento para asegurar que todo
coincida.

7. Recibir las mercancías compradas

Se pueden registrar las recepciones de mercancías compradas en Gestión de almacenes

o en Adquisición.

>Gestión de almacenes

Si la orden de compra se lanza a Gestión de almacenes, el procedimiento de entrada y el

procedimiento de inspección de Gestión de stocks cubren el procedimiento de
recepción.

Cuando se registran recepciones en Gestión de almacenes, los datos de recepción se

notifican de nuevo a Adquisición. Puede ver estos datos en las siguientes sesiones:

● Órdenes de compra - Resumen de recepción

● Recepciones de compra

>Adquisición

En el caso de artículos que no son de stock que no se lanzan a Gestión de almacenes,

puede registrar las recepciones en las sesiones Orden de compra - Líneas pendientes de
recepción y Recepciones de compra.

Una vez confirmada una recepción en la sesión Recepciones de compra, ya no podrá

cambiar los datos de recepción en esta sesión. No obstante, aún puede cambiar
determinados datos de la recepción en la sesión Corregir recepción de compra.

Al recibir las mercancías, se pueden cambiar sus precios y descuentos. Utilice la sesión
Cambiar precio y descuentos después de la recepción para mantener precios y
descuentos.

8. Pagar las mercancías compradas

En este paso, la autoridad competente realiza el pago de la mercancía, ya sea firmando

un cheque o de cualquier otra forma de pago.

9. Archivar la factura.

Luego de haber pagado la mercancía se procede a archivar la factura para así mantener
un orden dentro de la contabilidad de la organización.
7. Cerrar el pedido de compra

Si no se encuentran discrepancias, los empleados del almacén pueden almacenar los

artículos y reenviar los documentos al equipo financiero para su presentación y
procesamiento de pagos.

2.- Efectuar una planificación del abastecimiento de insumos para la producción de un

producto en una organización

El planeamiento estratégico de la producción necesita de datos a fin de ser realizado con

eficiencia, los cuales provendrán del proceso de producción.

El mismo puede ser definido como “el conjunto de operaciones, actividades con un
órden lógico que permitan la transformación del insumo en el producto con las
especificaciones indicadas.”

El área de producción cuenta con las especificaciones, ya sean documentos

eminentemente técnicos como planos, normas y tipo de materiales, como así también
los que contienen la información para cuantificar costos, materiales, tiempo y órden
lógico de armado.

La lista de materiales contiene todos los insumos necesarios a fin de obtener un

producto.

Siguiendo estos lineamientos, los datos que contiene la lista de materiales son:

• Código del producto,

• Denominación del producto.
• Detalle de las piezas y subconjuntos que lo forman.
- Código del componente.
- Cantidad del componente.
- Unidad de medida.
- Costo unitario.
- Indicar si son fabricados o comprados.
- Indicar proveedor en caso de ser comprado.

Teniendo en cuenta el grado de participación del factor humano, el proceso productivo

se clasifica en manual, mecánico o semiautomático y automático.

El proceso manual se define cuando las personas realizan la actividad, en el proceso de

tipo mecánico, las operaciones son realizadas con máquinas conducidas por personas,
mientras que en el automático las personas sólo realizan la puesta a punto de la
maquinaria.
En la actualidad existe una tendencia hacia los procesos flexibles que permitan
adecuarse rápidamente a los cambios de la demanda.

Se utiliza para ello el proceso denominado en celdas, donde en una máquina o puesto de
trabajo no se realiza el mismo producto o actividad sino una familia de éste.

La distribución física de los puestos de trabajo dentro de un local, tiene una significativa
importancia, ya que el rendimiento y eficiencia del sistema productivo dependen del
mismo.

Los tiempos de producción dependen del método de trabajo, tipo y estado de las
maquinarias, sin los tiempos necesarios para realizar las operaciones no sería posible
realizar la gestión y control de la producción, pues se programa la cantidad exacta a
producir teniendo en cuenta la capacidad de producción y se controla el avance de lo
realizado.

Los procesos incluyen tiempos de operación unitaria y tiempo de preparación de los

puestos de trabajo a fin de realizar la producción indicada.

Para llevar adelante la planeación de la producción es necesario tener un conocimiento

previo de la demanda, lo cual permitirá conocer las cantidades necesarias a comprar de
acuerdo al programa productivo.

El pronóstico de ventas es una estimación o nivel esperado de ventas de una empresa,

líneas o marcas de productos que abarca un período de tiempo y un mercado específico

El pronóstico de ventas es de vital importancia para los directivos de la empresa porque

les permite tomar decisiones de mercadotecnia, producción y aprovisionamiento. Por lo
tanto, debe ser elaborado con cuidado, dejando de lado el optimismo desmedido o la
exagerada moderación, porque puede afectar seriamente a la empresa en su conjunto.

Actualmente se encuentran disponibles una serie de métodos estándares de previsión

para planificar las necesidades futuras.

Métodos cuantitativos.

Análisis de factores de mercado: La demanda de un producto se relaciona con el

comportamiento de ciertos factores del mercado. Por lo que se realiza una estimación de
ventas estudiando factores relacionados al producto.

Análisis de ventas históricas y tendencias: Consiste en pronosticar en base a la

tendencia pasada de ventas.
Métodos cualitativos.

Encuestas de intenciones del comprador: Útil para empresas que tengan pocos clientes.
Se les pregunta qué tipo y cantidades de productos se proponen comprar durante un
determinado período. Los clientes industriales tienden a dar estimados más precisos.
Estas encuestas reflejan las intenciones de compra, pero no las compras reales.

Participación de la fuerza de ventas: Consiste en pronosticar las ventas con base a las
estimaciones de la fuerza de ventas (vendedores y distribuidores) Este método puede
generar pronósticos muy precisos.

Una vez estimada la demanda en base a las técnicas de proyección y por ende planeada
y programada la producción; se establece una política de abastecimiento, la cual
contribuye con los objetivos estratégicos de la empresa.

Mateo y Serra, en su libro “Administración de la producción “definen la gestión de

abastecimiento como “la administración de tres subfunciones: compras, almacenaje y
recepción.”

Compras.

Siguiendo los lineamientos del autor, la concepción tradicional de las compras, fundada
en tres pilares básicos, precio, calidad y entrega, ha tomado un nuevo objetivo desde la
aparición de conceptos como justo a tiempo y calidad total. Lo que ha convertido al
departamento de compras, cuya función era puramente operacional, en una actividad de
tipo estratégica para la organización.

Selección y evaluación de proveedores.

La adecuada o inadecuada selección de un proveedor es una decisión que puede afectar

al proceso productivo en el corto, mediano y largo plazo, ya que una situación
problemática planteada a nivel de falta de acuerdo de precios o forma de pago, es
solucionable rápidamente; pero cambiar un proveedor por otro es una tarea que insume
mucho tiempo y esfuerzo.

“Los proveedores son las personas o entidades encargadas de suministrar las materias
primas, servicios o productos terminados necesarios para que la empresa pueda
desarrollar su actividad normalmente.”

Siguiendo el pensamiento de Mateo y Serra en su obra “Administración de la

producción”, se considera que una primera aproximación para la elección de un
proveedor está dada por el análisis de tres aspectos básicos:
- Capacidad financiera: una situación financiera desfavorable puede limitar la
posibilidad de abastecimiento.
- Capacidad técnica: es importante cuando se trata de materiales que exigen ciertas
condiciones de calidad y tecnología.
- Capacidad de producción: es esencial para saber si podrá abastecer la cantidad
requerida en determinado plazo de tiempo.

Recepción.

La recepción es otra de las funciones de abastecimiento, que tiene a su cargo,

básicamente, el control de las mercaderías ingresadas a la empresa”

Dicho control se centra en que las cantidades entregadas por los proveedores sean las
que se requirieron en las órdenes de compra y además, controla la calidad de lo
recepcionado en cuanto a que no existe embalajes rotos y material defectuoso a simple
vista.

Almacén.

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una

empresa comercial o industrial, con objetivos definidos de resguardo, custodia, control y
abastecimiento de materiales o productos terminados.

Los almacenes en la empresa – Actúan a favor del proceso productivo (almacén de

insumos, es decir aquellos que son necesarios para mantener el ritmo de producción, ya
que sirve de puente entre los proveedores de materias primas y el área de producción de
la empresa) – Actúan a favor de la dirección comercial (almacén de productos
terminados, el cual es necesario para regular el mercado de consumo, es decir es el
depósito que alimenta el mercado cuando hay desequilibrios entre los ritmos de
producción y consumo; cuando existen diferencias de tiempo entre el período de
consumo y fabricación, cuando las zonas de producción se encuentran alejadas del
mercado o cuando los plazos de abastecimiento son superiores a los exigidos por los
clientes).

Administración de stocks.

El stock son las existencias en mercaderías o productos que una empresa tiene en el
almacén, a la espera de un posterior consumo de materias primas o demanda de
producto para la venta.”

Como el stock de materiales o insumos almacenados representan una inversión de

capital inmovilizado, desde el punto de vista económico conviene tener un nivel de
existencia que guarde relación y equilibrio con el ritmo de las ventas.
La política de inventario dependerá de cada empresa, el tipo de producto y el tipo de
proceso. Pero el objetivo perseguido es siempre el mismo: tratar de satisfacer la
demanda al menor costo posible. Debido a que no es posible universalizar las políticas
de inventarios, si se pueden establecer pautas a seguir:

• Contar con un plan de necesidades para el abastecimiento de productos, es decir

conocer qué cantidad comprar, a quien comprar, cuando comprar como así también
administrar el almacenaje de los productos y controlar los inventarios.

• Clasificar el inventario, el hecho de clasificar los materiales que forman parte de

nuestros inventarios es una práctica usual que tiene por objetivo limitar las acciones de
planificación y control a un cierto número de referencias.

La clasificación de los materiales se suele abordar sobre la base de los siguientes

criterios:
Salidas (Unidades Monetarias)
Rotación.

La clasificación por salidas agrupa los artículos en el método ABC (Activities Based
Costs), de uso generalizado en los últimos tiempos.

Según Romero y Casas en su obra, “El método ABC, se basa en la conocida Ley de
Paretto, y diferencia los artículos de la siguiente forma:

ARTÍCULOS A: son productos de alto valor, entre un 15% a 25% de artículos

corresponden el 75% del valor total. Estos artículos requieren inspecciones muy
precisas y frecuencia en su exactitud. Es necesaria la determinación cuidadosa y exacta
de las cantidades y puntos de pedido. Se requieren exámenes frecuentes para reducirlos
en lo posible.

En este tipo de artículos el control es lo más severo posible, incluyendo archivos más
completos y precisos, revisiones periódicas por personal de alto nivel, pedidos
escalonados con entregas frecuentes y seguimiento estrecho para reducir los tiempos
muertos.

ARTÍCULOS B: Son productos de valor medio, representan entre un 30% a 40% del
total de la mercadería y entre un 15% a 20% del valor total de inventarios. Para dichos
productos es necesario realizar un buen análisis para la especificación de las cantidades
y puntos de pedido pero con revisión semestral o cuando se produzcan importantes
cambios.

Los artículos que comprenden esta clasificación requieren controles normales

incluyendo unos buenos archivos y una atención regular de los mismos.
ARTÍCULOS C: representan entre un 45% a 55% del total de la mercadería y un 5% del
valor. Para este tipo de artículos no se realiza ningún cálculo de las cantidades o puntos
de pedido. Se solicitan una vez al año cuando todavía existan provisiones abundantes de
los mismos.

En este tipo de artículos los controles son lo más sencillos posibles como son los
exámenes periódicos de las existencias físicas, sin archivos sino sencillamente simples
anotaciones sobre reabastecimiento.”

La clasificación de acuerdo con el índice de rotación agrupa los artículos en la serie de

categoría de mayor a menor rotación.

- Artículos de alta rotación.

- Artículos de rotación normal.
- Artículos de baja rotación.
- Artículos obsoletos.

Además, para aquellos inventarios que actúan a favor del proceso productivo, es decir
materias primas e insumos, se aplica la categorización en función de la dinámica de uso,
de los cuales existen dos patrones que dan lugar a modelos de aplicación, llamados
MUG, materiales de uso general, y RUE, repuesto de uso específico. Las primeras
tienen un uso relativamente constante, y las segundas son de uso aleatorio.

• Mantener el nivel de inventario que corresponda, tener un inventario tiene un costo

que se puede medir, controlar y tratar de optimizar; pero no tenerlo es difícil de
ponderar.

Abastecimiento.

Consiste en todas las actividades relacionadas con la necesidad de obtener materiales,

servicios y otro tipo de productos desde los proveedores hacia la empresa. El área
encargada del abastecimiento, no realiza movimiento de productos pero organiza la
transferencia de éstos. Para obtener un correcto abastecimiento de productos, materiales
o insumos a la empresa, se debe constantemente recoger información de las distintas
áreas de la misma, con el fin de analizarla y pasarla a través de toda la cadena de
suministro.

Los principales objetivos del abastecimiento son:

● Organizar un flujo confiable e ininterrumpido de materiales dentro de una

organización
● Trabajar cerca con los departamentos usuarios, desarrollando relaciones y
entendiendo las necesidades.
 ● Encontrar buenos proveedores, trabajar cerca de ellos, desarrollando relaciones
benéficas.
● Comprar los materiales adecuados, a tiempo y cumpliendo cualquier otro
requisito
● Negociar buenos precios y condiciones.
● Mantener inventarios bajos, considerando políticas de inventario, inversiones,
disponibilidad de materiales, etc.
● Mover materiales rápidamente a través de la cadena de suministro, agilizando
entrega

Realizando un análisis de los cinco procedimientos que se efectúan actualmente para las
órdenes de compra se tiene:

Inventario físico: es realizado diariamente al final del día por los jefes de cocina y un
ayudante, esto implica dedicarle entre dos y tres horas a esta actividad. Para el personal,
resulta cansado, tedioso y en ocasiones una pérdida de tiempo, realizar este proceso.

Registro en la bitácora y cálculo de consumo diario: el registro de la bitácora es manual

al igual que el cálculo del consumo diario, lo que hace un poco más tardada la actividad.
Esta actividad resulta crucial para el modelo de inventario actual y de gran ayuda son
los formatos ya existentes y estandarizados de inventarios para la elaboración de la
bitácora e incluso el control.

Estimación de consumo y elaboración de orden de compra: actividad con la cual se

determina cuánto pedir, que es el propósito básico del inventario. Sin embargo, la
estimación se realiza de manera totalmente subjetiva en donde lo que más pesa, es la
experiencia del empleado y las ventas de los últimos días. En este caso, si el jefe de
cocina está inseguro en su pronóstico pide de más para tener almacenado de seguridad y
en caso contrario pide muy justo, lo que posteriormente causa una orden de compra
adicional (incidencia).

Solicitud de aprobación del gerente: es necesario que el gerente de la sucursal esté de

acuerdo con lo que se pedirá, por lo que la orden de compra pasa por este filtro para ser
enviada. Al igual que la estimación de consumo, el gerente, de manera subjetiva decide
si la orden es correcta o hay que realizarle modificaciones, lo que hace que el proceso
sea nada objetivo, poco práctico y que no sea normalizado para todas las sucursales.

Levantamiento de orden de compra: actividad con la que se concluye el procedimiento,

y donde se obtiene el resultado final, la orden de compra con la lista de productos que
serán surtidos en dos días.

3.- Realizar una planificación del abastecimiento de insumos para la producción de un

servicio en una organización.
Durante todo el proceso en que la empresa recibe sus suministros, es necesario asegurar
4 objetivos clave que permitirán abastecernos de la manera más eficiente:

● Asegurar que los suministros se entreguen en tiempo y en condiciones

adecuadas.
● Comprar los suministros a un precio competitivo.
● Contar con los proveedores adecuados.
● Planificar los suministros críticos y prioritarios de la empresa.

Planificación del proceso de abastecimiento para una empresa de servicio.

Identificación de las necesidades

– El encargado de inventario actualiza la demanda de suministro desde el almacén
central de la fábrica, según las necesidades de stock
Selección fuentes de suministro
– Convocatoria: Vía e-procurement
– Requisitos o características: Formato con las características del producto como
especificaciones y requisitos de calidad
– Selección de proveedor y negociación a término
– Evaluación de los proveedores elegidos
– Envío del código de ética a Proveedores

Proceso de compras

La programación del pedido se realiza determinando los días de existencia de un

producto mediante un sistema de abastecimiento, el cual envía una alerta al casi
agotarse un insumo, y se procede a verificar con el almacenista en físico para llamar a
los proveedores y realizar el pedido.

– Recepción del pedido

– Reporte de la recepción del pedido
– Se verifica si está programado
– Se permite el acceso al almacén
– Se recibe la documentación y/o factura
– Inspección de calidad
– Ingreso de datos al sistema ERP
– Se pesa con báscula el transporte descargado
– Se entrega el pase de salida al proveedor
– Se inicia el proceso de pago a proveedores

Gestión de Stock
– Almacenamiento en estanterías RACKS al entrar el material
– Sistema PEPS (Primero en Entrar – Primero en Salir)
 Agentes o cargos que intervienen
– Gerente de Compras
– Almacenista
– Analista
 Conclusión

Ahora sin dudas no queda duda de la gran importancia que tiene la buena organización
de las empresas, tanto que la logística hoy en día debido a que ha demostrado sus
grandes beneficios se ha abierto paso en las organizaciones teniendo su propio
departamento. Y es que con una buena administración y gestión de los recursos que se
poseen, la empresa puede llegar a ser sumamente exitosa.

De modo que cosas tan simples como tener detallados los procedimientos de generación
de órdenes de compra y planificar el suministro de bienes hace que se generen muchas
más ganancias, se da una satisfacción mayor al cliente y se garantiza un producto o un
servicio de gran calidad.