CAPÍTULO VII

El almacén de Mantenimiento

VIN.1, Generalidades

El almacén de repuestos, suministros y artículos generales

de ferretería destinados a Mantenimiento, constituye uno de
los medios más importantes del área,
Se considera importante, pues debe poder abastecer a los
Talleres y Gremios con la menor demora posible; por otra
parte, sus existencias deben mantenerse a un nivel econó-
mico.
Luego, el almacén destinado a Mantenimiento, debe man-
tener sus existencias dentro de un equilibrio entre ambos
límites.
Entonces podría preguntarse: ¿habrá dos almacenes? Pue-
de ser que sea conveniente tener separados el ALMACÉN CEN-
TRAL de aquél destinado al Mantenimiento.
Esta división podría presentar algunas ventajas, que son
las siguientes:
— rápido acceso (cercanía) del personal de Mantenimien-
to y de los Talleres;
— menos trámites administrativos.
En cambio se pueden citar estas desventajas:
— descentralización administrativa, lo que implica una
duplicación de controles posteriores;
— quizá mayor espacio necesario destinado a almacenajes
y duplicación de equipos de movimiento;
— más personal.
Sin duda que es más conveniente tener un solo almacén,
 149
148 NL ALMACÉN DE MANTENIMIENTO
RAIMUNDO HEBER GONZÁLIA

b- suministros: se consideran, como tales, a todos aque-

pero la experiencia indica que los requerimientos de las oby
-llos elementos que se aplican en forma directa, pero
nuevas, obras de mejoras, el mantenimiento diario y las gran generalizada, a todos los trabajos (combustibles, sol-
des paradas de equipos e instalaciones operativas exigen tenor ventes, lubricantes, barras de ferrosos, caños y valvu-
un almacén ordenado y dispuesto administrativa y físicamen
lería, bujes, chapas y planchas, etc.);
te (en uno o varios lugares de la fábrica o planta) de tal form
de satisfacer eficientemente esos requerimientos del área de c- repuestos universales: son todos aquellos elementos
Mantenimiento. de recambio que pueden aplicarse a todo tipo de ma-
Por tal razón, en muchas firmas, el almacén general está quinaria o equipo (rulemanes, sellos, juntas, crapodi-
nas, etc.); :
separado del almacén destinado a los fines anteriormente al
tados, especialmente en los casos que existan varias plantan d - repuestos específicos: son elementos de diseño, tal
separadas entre sí por alguna distancia considerable. que no puede ser reemplazado por repuestos universa-
En estos momentos, el almacén ha dejado de ser “un sim». les o suministros. Su provisión está a cargo del fabri-
ple lugar para guardar cosas nuevas y usadas”, sino que debe cante original o por determinados proveedores;
considerarse una verdadera área de gestión que debe mano: repuestos comunes: son repuestos específicos o stumi-
e -
jarse como tal. : nistros que pueden ser intercambiados entre equipos
Es decir, que puede llegar a constituirse, por una mala ad.
iguales o similares (motores eléctricos, reductores de
ministración de las existencias, en un área que provoque Bor velocidad, acoplamientos, etc.);
rias perdidas.
Y éstos serían los principales motivos de mala administre f- conjuntos: el almacén guarda también una serie de
conjuntos armados, componentes de equipos. Estos
ción de los almacenes:
conjuntos, para reponer, pueden ser nuevos o reacon-
e existencias en exceso: en este caso se produce una 0: dicionados en los talleres propioso de terceros.
breinversión y la consecuente carga financiera, a lo que:
hay que agregar la desvalorización de existencias por
obsolescencia tecnológica y envejecimiento; VII 3. Clasificación selectiva de las existencias
— existencias en defecto: esto afecta a los programas de
obras y de mantenimiento, provocando, muchas vecon, Para efectos de planeamiento y control se considera con-
altos montos por lucro cesante. veniente clasificar selectivamente los artículos que se deben
mantener en inventario, en dos grupos:
VIIL2. Las existencias

El nivel de existencias del almacén se compone de elo: Clase “A” MATERIALES DE ELEVADO PRECIO UNITARIO, ALTO
VALOR DE CONSUMO Y ALTO GRADO DE CRITICIDAD
mentos que se pueden agrupar en seis grandes conceptos:
a- ferretería: son todos los elementos de uso general, En la categoría “A” se tendrá un número limitado de ar-
cuya aplicación no sólo se dirige al trabajo en sí mis
tículos que representan un alto porcentaje de inversión y
mo, sino también en tareas auxiliares y complemon: consumo. El control sobre estos materiales será estricto en
ea (tornillos, sogas, alambres, clavos, pinturerín, cuanto a la determinación de las existencias, actividades eco-
a
 150 “RAIMUNDO HEBER GONZÁLEZ EL ALMACÉN DE MANTENIMIENTO 161

nómicas de compras y/o fabricación y posibilidad de obso- Esto es necesario, además de las razones expuestas en el
lescencia. Para cada uno de estos materiales se llevará una tar- punto antes citado, dada la cantidad y variedad de elementos
jeta de registro perpetuo de inventarios y su retiro de almace- - que se guardan y deben manejarse diariamente (ingresos, egre-
nes se hará mediante vales de pedido. sos, devaluaciones). La identificación en forma codificada, es
una práctica ampliamente generalizada, siguiendo diversos
criterios de reglas ordenadas, )
Clase “C*” TODOS LOS DEMÁS Se sugiere, consecuentemente, un sistema para codificar
las existencias, el cual se basa en leyes de formación defi-
nidas.
El control sobre los materiales, clase '*C”, será Unicamen-
En efecto, los elementos de ferretería, los suministros y
te físico, ya que por su reducido valor no afectan mayor-
mente la inversión. Aunque a este tipo de materiales no se les los repuestos universales, siguen la siguiente ley de forma-
ción:
lleva registros perpetuos de inventario, para su retiro de al-
macén se utilizarán vales de pedido.
El inventario de los materiales, clase ““C”, estará formado
por: :
1) las existencias de consumo normal; á Ítem: identificación de características
específicas.
2) existencia de reserva o inventario de punto de pedido,
que será igual al consumo en el tiempo de compra o Grupo: grupo de elementos o materia-
les de características similares.
fabricación más una existencia de protección, Ambas
existencias estarán físicamente separadas. Clase: conjunto homogéneo de elemen.
, tos y materiales.
Una vez consumida la existencia normal se comenzará a Ejemplo:

utilizar el “inventario de punto de pedido”. Con esta última Clase: tornillos,

existencia habrá que originar una “requisición”, que servirá
Grupo: de acero, cabeza hexagonal, rosca Whitworth,
para iniciar el proceso reposición del artículo. Al llegar el
material al almacén, el primer paso será completar el inventa: Clase: de 2” longitud, 1/4” diámetro
6 hilos.
,
rio de punto de pedido y, posteriormente, las existencias do
consumo normal.
En el Anexo VIII1 se muestra un nomograma de uso Por su parte, los repuestos comunes y los específicos si-
práctico, para determinar la clasificación selectiva en que fuen otra ley de formación:
entra un artículo.

VIT 4, Codificación de existencias

l Parte o componente.
Sistema. "
Ya se mencionó en el punto VIL3/9 la aplicación de ln
Equipo,
codificación numérica en forma sistemática, entre otros con
ceptos, a las existencias del almacén, Centro de costo, Planta o Línea.
 152 RAIMUNDO HEBER GONZÁLNZ 158
EL ALMACÉN DE MANTENIMIENTO

La parte es el componente unitario e indivisible de un MARCA: se consignará la original o la adoptada.

conjunto, que en el caso de la nomenclatura sugerida se des
nomina sistema, N2 DE REPUESTO O SERIE: se refiere al asignado por el
A su vez, un conjunto de sistemas, homogéneos en sí mi: fabricante a la unidad.
mos, forman un equipo o una parte importante de él o de unw REEMPLAZADO POR: se consignará la marca y número
instalación. que se haya adoptado definitivamente o a la marca que se
Tal el caso de un equipo que se denomina “tijera de corto tiene por alternativa,
longitudinal para chapas”; puede estar compuesto de estoy ESPECIFICACIÓN N>: se refiere a la identificación de la
sistemas:
hoja correspondiente de ESPECIFICACIÓN DE COMPRA
— de manejo y control; (Anexo VIIL3).
'— hidráulico; CRÍTICO: habrá que marcar con una (x) a aquellos re-
— eléctrico; puestos que se consideran críticos, por cualquier razón.
— estructural;
— mecánico, etc, PLANO: es necesario indicar el número del plano original,
así como la marca del rótulo y en la columna siguiente
Por último, un equipo o un conjunto de ellos, pueden for:
el número del plano propio, si es que se ha hecho alguno
mar parte de los activos de un centro de costo, planta o línea que lo reemplace.
que pueden estar destinados a producción o servicios,
En el Anexo VIIT.2, se trata de ejemplificar la aplicación No DE “BILL OF MATERIAL”: se refiere al número con
de códigos, desde la fábrica o unidad mayor hasta la parte in» que originalmente se indicaba la parte o repuesto cuando
el fabricante suministraba el equipo.
divisible (parte o repuesto).
CANTIDAD INSTALADA: se indica cuántos repuestos igua-
les se encuentran instalados en el mismo SISTEMA DEL
VIIL5. Catálogo de repuestos EQUIPO de ese determinado CENTRO DE COSTO,

En el Anexo VI.5 se muestra un facsímil de una hoja de STOCK MÁXIMO-MÍNIMO: son las cantidades extremas
necesarias para que COMPRAS reponga el ítem cuando
este CATÁLOGO; por cada SISTEMA componente de cada
EQUIPO se debe hacer un CATÁLOGO de las partes o repuej: llegue al MÍNIMO, comprando hasta que la existencia lle-
tos que lo componen. Cada una de las colunmas de la hoja gue al MÁXIMO indicado.
del
CATÁLOGO se describen a continuación:
DESCRIPCIÓN El catálogo de repuestos de cada sistema, componente a
A Si se hace manualmente, se dará una abreviada descrip: su vez de un equipo determinado, debería completarse antes
ción del repuesto, parte o suministro, de manera tal de aplicar el M.P. a ese equipo.
que sean abreviaturas comprensibles; por ejemplo: Ésta es una tarea laboriosa, pero insoslayable, dado que el
catálogo de repuestos es un elemento necesario para desarro-
*CO4. DOBL. HIL, AGUS C/MAULA”
llar las inspecciones y revisiones y una vez realizada esta ac-
pu Si se hace por computadora, habrá que ajustar la de: ción, .del mismo catálogo se sacan todos los datos identifica-
cripción a la cantidad de dígitos que el programa lo torios de cada pieza, a efectos de ser solicitada al Almacén o
asigne al campo que ocupa la DESCRIPCIÓN. ' a Compras.
 154 RAIMUNDO HEBER GONZÁLEZ
Pero, quizás, el aspecto más importante resultante de la
tarea de la catalogación, es la suma de datos que reúne. Estos
datos deben ser actualizados en forma continua.
Para llevar a cabo esta tarea, antes del arranque del siste-
ma, se recurre a personal extra propio o contratado. Para la
actualización de datos, cuando la magnitud del servicio de
Mantenimiento lo justifica, se cubre la función “*catalo-
gador”.
VIL6. Los movimientos de almacén
Un almacén eficiente es un sector de servicios, dinámico
y con gestión económica, a lo que debe sumarse su velocidad
de repuesta, como todo otro servicio,
En su funcionamiento se verifican una serie de movimien-
tos de ingresos, salidas, eliminación y devolución de elemen-
tos. Por otra parte, el personal a cargo del almacén tiene im-
portantes tareas administrativas, que hacen al control de exis.
tencias y tareas operativas.
Éstos son los movimientos que se verifican:
1. REVISIÓN DE NIVELES DE EXISTEN CIA
La revisión de los niveles de existencia de un artículo (cla-
se de material, lote de pedido económico, inventario de segu-
ridad, etc.) la efectúa un empleado de almacén; es aconsejablo
que las tareas de revisión de inventario las realice:
1) cada tres pedidos de reposición;
2) cada vez que se agoten las existencias del material;
3) anualmente para los artículos de poco movimiento,
Dicho empleado determinará, inicialmente, con la ayudú
de los gráficos que se adjuntan bajo Anexos VIIL4 y VII,
la conveniencia de mantener el material en inventarios. ln
cada caso, y siempre antes de tomar una decisión final, debo
consultar con los usuarios de los artículos.
EL ALMACÉN DE MANTENIMIENTO 155
2. ELIMINACIÓN DE MATERIALES DE INVENTARIO
: Si después de revisar los niveles de existencia el empleado
determina que no es conveniente mantener un artículo en
Inventario, debe preparar un informe y enviarlo al responsa-
ble o jefe de la sección para que analice y apruebe o rechace
la baja del material.
Si el material es obsoleto, debería preparar un aviso de
baja inmediata, con el fin de que actualicen los registros y
archivos.
3. INCLUSIÓN DE UN NUEVO ARTÍCULO EN INVENTARIO
Cuando se requiere incluir un nuevo artículo en inventa-
rio, el interesado debería requerir un alta de bien al Alma-
cén, junto con las especificaciones y planos disponibles del
artículo, Se abrirá, entonces, la ficha del material. Compras
determinará los posibles proveedores, los anotará en la ficha
del material y registrará
en la “Solicitud de Inclusión” el tiem-
po de reposición, precio del artículo y otros datos necesarios.
Este último documento se enviará a Control de Inventarios
para que se clasifique el artículo y se apruebe su inclusión
en inventarios.
Posteriormente, la sección de “Estandarización de Mate-
riales” determinará los posibles sustitutos del material y el có-
digo de imputación contable. El Almacén, a su vez, calculará
el punto de pedido, el lote económico y el inventario de se-
guridad.
Asimismo, preparará la tarjeta de registro perpetuo de
inventario (para materiales “*A””) y un pedido de Compras
que se enviará a dicha dependencia, para: que allí se inicie el
brámite de adquisición del material. :
l, RECEPCIÓN DE MATERIALES EN ALMACÉN
El empleado de almacén recibe los materiales y copias del
“Informe de Recepción” y los coteja con el fin de verificar
que el material recibido coincide con lo indicado en el informe.
Posteriormente, y en caso de que tenga pedidos pendien-
log de cumplimiento, avisará al usuario la llegada de dichos
arbículos.
 +
a
156 RAIMUNDO HEBER GONZÁLNDA EL ALMACÉN DE MANTENIMIENTO 157

Si el material recibido es clase “A”, el encargado de almú:
cén los depositará en el sitio más adecuado, y enviará copin
del “Informe de Recepción” al empleado de Control de Inven»
tarios, para que actualice las tarjetas de registro perpetuo de
inventarios,
En caso de que el material sea clase “C”, el empleado
completará primero el inventario de punto de pedido y, poy-
teriormente, anotará las ubicaciones en la FICHA de locación
del material,
5, RETIRO DE MATERIALES DE ALMACÉN
Cuando se desee retirar artículos del almacén, el solicitanto
debe preparar un “Vale de Retiro de Materiales” y obtener
la aprobación de un supervisor con firma autorizada. El vale
debe entregarse al encargado de almacén, quien verificará la
disponibilidad de los artículos solicitados. En caso de que no
haya suficiente cantidad de los materiales requeridos compro»
bará la existencia de posibles sustitutos por medio de la Ta
jeta de Existencia del material. Los materiales se entregan ul
usuario. y el vale se envía al empleado de Control de Invente
rios para que actualice los registros perpetuos de inventario
(en el caso de materiales A”) y para que solicite, cuando son
necesario, la compra o la fabricación de dichos artículos,
Cuando se agoten las existencias de materiales “C” y se em»
piece a utilizar las existencias en punto de pedido, debe en:
viarse a Compras la orden correspondiente, para que se ordW
ne la compra de los artículos en cuestión, para su reposición,
6. DEVOLUCIÓN DE MATERIALES A ALMACÉN
El solicitante debe llenar un “Vale de Devolución de Male:
rial” y presentarlo al encargado de almacén, quien verificará
si está preparado correctamente. En caso de que exista dudh
sobre:el buen estado del artículo, debe pedirse la intervención
de un empleado de Control de Calidad, quien comprobará ul el
material satisface las normas de calidad de la compañía, Dub
enviarse copia del “Vale de Devolución” al empleado encungl
do de inventarios, quien después de realizar las imputaciones
necesarias y actualizar los registros, remitirá una copia al Cn
bro de Procesamiento de Datos para actualizar el archivo
maestro, si es que éste se lleva, :
Como toda tramitación que se efectúe dentro de Manteni-
«miento, es conveniente que se establezca un procedimiento
para todo trámite que involucre un movimiento de existen-
cias del Almacén destinado al área. En el Anexo VII.7, se
muestra una hoja de procedimiento y en el Anexo VIIL8,
otra forma de registrar altas, bajas y modificaciones al con-
Sumo.
7. NORMAS MÍNIMAS DE ALMACENAJE
Para guardar un repuesto, pieza reparada o subconjunto
se seguirán estas normas: y
— Identificación: deberán ser perfectamente identifica-
das con el código de almacenes en la Tarjeta con escri-
tura indeleble; :
— Protección: las piezas almacenadas serán protegidas en
parte (o totalidad) para evitar ser dañadas; se usarán
- grasas anticorrosivas, papel parafinado, encajonado,
paletas, esqueletos, camas, etc.;
— Localización: la determinación del lugar donde se en-
-— cuentra cada pieza se podrá hacer topográficamente, es
decir, siguiendo un esquema, o bien literalmente, en
forma escrita, por ejemplo:
La ubicación de los artículos se adaptará a las necesidades
de almacenaje, es decir, el material podrá almacenarse en
cualquier espacio o sitio libre con que cuente el almacén en
un determinado momento, pero con el fin de poder identifi-
car rápidamente los lugares en que se encuentran ubicados los
diferentes artículos, se podrá llevar un archivo de Tarjetas
de Locación; en él se indicarán las direcciones de almacenaje
de los artículos y de sus posibles sustitutos. Los inventarios
de punto de pedido de los materiales, clase ““C”, se manten-
drán siempre en una locación fija y segura, estando separados
'ísicamente del resto del inventario.
158 RAIMUNDO HEBER GONZÁLEZ EL ALMACÉN DE MANTENIMIENTO 159 '

VI11.7. El nivel de existencias y las reposiciones % del valor anual

del inventario
Por las razones ya expuestas, el nivel de existencias no de- Intereses sobre inversión 15,0
be comprometer la eficiencia del servicio de Mantenimiento, Desgastes; desechos 1,0
pero no debe superar tampoco el punto económico de lo; Obsolescencia 1,0
08 1,0
stocks del almacén. Costos de espacios de almacenaje 2,0
Para llegar a determinar dicho punto de ARORORICIoa Inversión en equipos de manipulación 1,5
Manipulación 1,5
hay diferentes caminos:
Total 23,0
— el cálculo teórico;
l: carga financiera por tener el artículo en el almacén o en inventario.
— uso de nomograma;
— la evolución histórica del stock de cada elemento; 2? EL USO DE NOMOGRAMAS
— la determinación empírica de los niveles de máximo
Para facilitar el cálculo de los lotes de pedido económico
mínimo stock y verificación de la evolución.
se ha incluido el Anexo VIIL4, El procedimiento para usarlo
es:
1% ELCÁLCULO TEÓRICO
Existen diversas fórmulas que permiten determinar c' (1) Unir los valores de A y S para determinar un punto de
intersección en la línea de referencia N* 1.
nivel económico, pero en general todas las expresiones so!
similares. ) (2) Unir los valores de C y K para determinar un punto
Se plantea la siguiente fórmula para determinar el tamaño de intersección en la línea de referencia N* 2,
del lote económico: (3) Unir los puntos sobre las líneas de referencia 1 y 2.
2.D, El punto en el cual esta recta intersecta la línea OQ
CE = indica el lote o cantidad económica por ordenar. .
U.l
En los Anexos VIIL5 y VIIL.8, respectivamente, se mues-
donde: tran sendos hnomogramas con los que se facilita el cálculo del
stock de seguridad y para determinar si conviene o no seguir
CE: tamaño del lote económico; . . teniendo existencias de un elemento determinado en el al-
D: demanda anual del artículo, estimada sobre la base de estimación! macén, :
históricas de Mantenimiento; - . Los resultados que se obtienen con los nomogramas son
O: costo de colocación de un Pedido de Comprasu Orden de Fabrici
bastante precisos, no obstante lo cual es siempre prudente ve-
1 ,
D; doo unitario del artículo, estimado teniendo 'en cuenta la posible rificar los mismos, a la luz de la experiencia y de los movi-
variación en el período considerado para el cálculo del lote econ( mientos registrados históricamente.
mico (uso de fórmulas L.1.F.O, o F.L,F.O:);'el factor U puede toner
la siguiente composición:
160 RAIMUNDO HEBER GONZÁLNA EL ALMACÉN DE MANTENIMIENTO 161.

Anexo VIII, 1 Anexo VII1.2

«ANEXO. VITI:¿1 GRAFICO PARA LA DISCRIMINACION DE LA CLASE DE MATERIAL

l

doúguna ii CODIFICACIONES
A MEVA MO Se AAA * :
,
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AO (5) NT »
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; REPUESTO UNIVERSAL
 EL ALMACÉN DE MANTENIMIENTO 163
162 RAIMUNDO HEBER GONZÁLEZ

Anexo VH11,4
Anexo VIN.3

! ESPE. COMURAS Ne
ANEXO VIII. 4 « NOMOGRAMA PARA LA DETERMINACIÓN DEL LOTE DE
DIMENSION ECONOMICA |
ROTULO
ESPERO. RELEPELON Ne

ESPECIFICACIÓN DE COMPRAS

PLANOS: DOCUM. TECNICA: (s) (e)

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Fecha Revisión N? Nep. Mantenim. Pep, Dapras
164. RAIMUNDO HEBER GONZÁLEZ EL ALMACÉN DE MANTENIMIENTO 165

Anexo VIH.5 Anexo VII1.6

a
ANEXO ¿¡VILL. 5 | NOMOGRAMA PARA El CALCULO GEL STOCK DE SEGURIDAD
GRAFICO PARA LA. DETERMINACION DE LA CONVENIENCÍA DE
ANEXO VIIT.6 s 'MANTENEA UN MATERIAL EN_STOCK

: —— 55
LIA DENEFERENCIA > STOCA LE
+ e (5) => SEGURIDAD) !
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166 RAIMUNDO HEBER GONZÁLEZ
EL ALMACÉN DE MANTENIMIENTO 167

Anexo VIL.7
Anexo VIH.8

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