X.

Gestión de las adquisiciones

10.1 Criterios de adquisición de recursos materiales

Con la gestión de adquisición de los recursos materiales se determinar el proceso conveniente

para el momento de subcontratar diversos servicios y bienes en el proyecto, identificando
posibles proveedores, estableciendo rangos de aprobación de la contratación y elaborando
documentos legales de compromiso entre subcontratistas y contratante. Entre las
herramientas que se han usado para elaborar el plan se tiene: recopilación de datos, análisis
de selección de proveedores y reuniones.

10.1.1 Planificación de las adquisiciones

Una de las tareas que tiene mucho peso en el proyecto de construcción, tiene que ver
con la búsqueda de subcontratista y proveedores, pues la decisión de adquirir sus
servicios en condiciones que favorezcan al proyecto, ya que puede afectar positivamente o
negativamente el cronograma y presupuesto de la obra.

10.1.2 Estrategias de contratación

Algunos puntos que se consideran como estrategia son:

 Reunión de planificación e identificación de adquisiciones del proyecto según su

prioridad.
 Se establece los procedimientos de subcontratación.
 Revisión de las principales contrataciones y negociación de posibles precios
corporativos con los proveedores.
 Identificación de los paquetes de compra subcontratos y bienes.
 Revisión de los costos del proyecto y los costos de compras para verificar la existencia
de desviaciones.

En la estrategia también se define como es el flujo de contratación, quienes participan y el flujo

de cierre de los contratos. Se identifica que procedimientos se deben tener en cuenta y los
posibles cuellos de botella del procedimiento de gestión.
La aprobación del contrato se da acorde a los rangos establecidos como políticas de la
empresa, en donde participan el residente de obra y el Project Manager.

El encargado de adquisiciones realiza todas las valorizaciones del contrato y solicita los
documentos de cierre antes de realizar la liquidación. Luego el residente de obra evalúa al
subcontratista que ha prestado el servicio, esta evaluación se envía a la gerencia de logística
que a su vez lo toma como una retroalimentación acerca de la lista de proveedores que
administra.

Para poder realizar el contrato de materiales el proveedor deberá cotizar al menos con tres
vendedores y por escrito, la compra será según las necesidades del proyecto o las
condiciones de precio y pago, sólo será válida mediante una orden de compra para toda
contratación, siguiendo el programa de compras. En caso de los subcontratos el director de
proyecto deberá solicitar al menos tres ofertas, y una vez elegido se adjuntará la oferta
ganadora al contrato para su respectiva firma.

10.1.3 Criterios de evaluación

Definidos los productos y servicios a adquirir, debe de establecerse la cantidad,

características y calidad que deben cumplir, para que la elección se haga basada en estos
aspectos comparando productos iguales o de similares cualidades.

El proceso se inicia solicitando a los diferentes proveedores, las ofertas por los bienes o
servicios, de acuerdo a las especificaciones que se requieren de ellos, al momento de invitar
a los oferentes y con el objeto de ser muy explícitos se harán reuniones por sector, para
explicarles los requerimientos esperados para el proyecto, aclarar dudas y escuchar
sugerencias.

El análisis planteado para la elección de la oferta, incluye tópicos donde se evalúan algunos
criterios que alcanzan al proveedor, tales como: capacidad financiera, calidad, costos y
cumplimiento. Para esto, en algunos casos es necesario que la gerencia del proyecto y parte
de su equipo visiten las instalaciones del proveedor y pidan referencias a algunos de los
clientes de estos.
10.1.4 Documentos de compra

Los servicios que se contraten para el proyecto están vinculados a un documento legal, es
decir un contrato, en el cual se estipula todo lo referente al servicio que se presta, como hitos
de inicio y culminación, penalidades sobre el incumplimiento entre otros. Se describe la
compra del ascensor, ya que exige constante seguimiento pues compromete tiempos de
importación y a su vez genera gran impacto en diversas partidas si se llegara a retrasarse.

10.1.5 Descripción del paquete de trabajo

El proyecto contempla un ascensor desde el sótano 04 al piso 11 (azotea), el costo proyectado

para esta partida es de S/ 130 000 por suministro e instalación. La contratación del suministro
e instalación de los ascensores debe realizarse por lo menos con un año de anticipación para
cubrir tiempos imprevistos en el área de aduanas o por retrasos en la embarcación.

10.1.6 Requisitos mínimos

Los requisitos que deben cumplir los contratistas que desean postular en la partida de
ascensores son:

Antecedentes de la empresa

 Copia RUC de la empresa.

 Carta simple de presentación de la empresa.
 Modelo carta fianza bancaria de seriedad de oferta.
 Declaración jurada de confidencialidad.
 Reporte INFOCORP en donde se informa si la empresa tiene en la actualidad
morosidad.

10.1.7 Documentación comercial

 Certificado de vigencia de poderes de la empresa (vigencia del registro de la empresa

en los Registros Públicos de Lima).
 Información de constitución de la empresa.
 Currículum vitae detallado de la empresa indicando las obras ejecutadas y clientes
referentes a esas obras: certificados de haber realizado o encontrarse realizando obras
de similares características y con claros resultados de haber tenido éxito. Empresa con
experiencia mayor a 10 años.
 Deben incluir seguro complementario de trabajos de riesgos.
  Debe incluir cobertura de salud y pensiones para los trabajadores.
 Debe incluir póliza Car o All Risk que incluya póliza contra daños a terceros, lesiones,
muerte accidental, especificar como coasegurado a la empresa Inversiones El Nogal
S.AC y otros seguros que corresponda a ley.

10.1.8 Propuesta técnica

Organigrama de la obra y currículo de los profesionales encargados de obra, con experiencia

en proyectos referidos a Instalación de Elevadores y afines en edificaciones similares.

Programación Gantt de ejecución de la obra con hitos, detallado por partidas e indicando la
ruta crítica. El plazo ofertado debe ser consistente con la planificación de la obra y el plan de
trabajo presentado por el postor. Los plazos se medirán en días calendarios, la programación
debe incluir los datos de rendimiento diario esperado y los horarios considerados de las
siguientes partidas de instalación de elementos verticales: m2 /día.

10.1.9 Propuesta económica

 Carta de presentación de propuestas.

 Presupuesto detallado.
 Cronograma valorizado de avance de obra y curva “S”.
 Análisis de precios unitarios de las partidas correspondientes a la obra.
 Análisis desagregado de gastos generales, separándolos en fijos y variables.
 Puede solicitar hasta 30% de adelanto contra carta fianza por adelanto.
 Debe presentar una carta fianza por fiel cumplimiento por el 10% con una caducidad
de hasta 60 días posteriores a la fecha de culminación del contrato.
 Las valorizaciones se llevarán de manera mensual y los pagos son a los 30 días
calendario.
 Formato – Carta de presentación de propuestas.
 Formato – Declaración jurada de conocimiento, aceptación de bases del concurso y
aceptación de cláusulas del contrato.
 Formato – Declaración jurada de conformidad de documentación.
 Formato – Declaración jurada de confidencialidad.
 Formato – Parámetros mínimos de acreditación de carta fianza de fiel cumplimiento.
 Formato – Parámetros mínimos de acreditación de carta fianza de adelanto.
10.1.10 Procedimiento para pedido de proveedores

 Se debe elaborar la orden de compra correspondiente. Este documento describe la

fecha, nombre completo del proveedor, persona contacto si es posible, número de
teléfono, descripción completa del producto a pedir, cantidad en unidades a pedir,
precio y monto total. La orden de compra debe ser confeccionada por el proveedor de
la empresa y debe ser autorizada previamente por el director del proyecto.
 Una vez confeccionada, se procede al envío de la orden de compra al proveedor, la
misma debe ser confirmada en el número correspondiente.
 Se confirma vía telefónica con la persona contacto, el recibo de la orden, la fecha y
lugar de entrega para el producto.

 Se archiva el original de la orden de compra por consecutivo.

10.1.11 Procedimiento para pago a proveedores

 En el caso de que el proveedor sea de pago de contado, debe pasarse la orden de

compra al director de proyecto, con al menos dos días de anticipación. Dicha orden
de compra debe estar respaldada con la pro forma correspondiente.
 Se emitirá el cheque o la transferencia bancaria que corresponda, al día de entrega
del material.
 En el caso de proveedores de crédito, la factura debe ser recibida por el personal de
proveeduría y debe venir con el sello de “recibido en bodega”. Debe adjuntarse la
copia de la orden de compra con la factura original recibida.
 Una vez digitada, se pasa la factura a contabilidad para ser archivada dentro de las
cuentas por pagar.
10.2 Matriz de adquisiciones

Se presenta la matriz de algunas partidas como ejemplo:

PRESUPUES
DIAS DE
TIPO DE ESPECIALID DESCRIPCI TO INCIDEN FECHA FECHA ESTATU
ITEM EJECUCI
PAQUETE AD ON COMPROMI CIA % INICIO FINAL S
ÓN
SO SIN IGV
Servicio Instalacione 3/09/201 12/06/20 Adjudica
1 de obra IISS s sanitarias 189969.9 2.74% 9 20 194 do
Servicio Instalacione 3/09/201 12/06/20 Adjudica
2 de obra IIEE s eléctricas 455000 6.56% 9 20 194 do
Servicio 24/06/20 22/05/20 Adjudica
3 de obra ARQ Ascensores 130000 1.87% 19 20 228 do
                   
XI. GESTION DE INTERESADOS.

11.1 Niveles de Compromiso de Interesados

 Los interesados pueden conocer la experiencia del personal de la empresa

“LEVAS CONTRATISTAS GENERALES” en la gestión de proyectos a través de su
carpeta personal.
 Se desarrollará el cronograma de las capacitaciones, teniendo las fechas de inicio.
 Se tendrá el diseño de los informes mensuales y los documentos finales, para
garantizar que los objetivos del proyecto se logren a cabalidad.
 Considerar las preocupaciones potenciales que aún no son problemas en el
proyecto y anticipar los posibles problemas que puedan surgirles a los interesados.
Estas preocupaciones deberán ser identificadas y discutidas tan pronto como sea
posible para evaluar los riesgos asociados al proyecto.
 Teniendo ya claras las preocupaciones se debe aclarar y resolver los problemas
identificados.

11.2 Procedimiento para Actualizar el Plan de Gestión de los Interesados.

Habiendo sido detectadas las necesidades de cambio, se coordina con el Gerente del
proyecto, con previa aprobación del Patrocinador, se realiza el acta y se publica.
INFORMACIÓN PARA DISTRIBUIR A LOS INTERESADOS:

Datos y comunicación
Acta de Nivel
Castellano sobre la iniciación del
Constitución Medio
proyecto
Enunciado Datos preliminares sobre el
Castellano Nivel Alto
del Alcance alcance del proyecto
Planificación detallada del
Plan de Proyecto: Alcance, Tiempo,
Nivel Muy
Dirección del Castellano Costo, Calidad, RRHH,
Alto
Proyecto Comunicaciones, Riesgos,
y Adquisiciones
Pronóstico de Tiempo y
Informe de
Castellano Costo,Problemas y Nivel Alto
Desempeño
pendientes
Información detallada de
Acta de
Castellano las reuniones de Nivel Alto
Reunión
coordinación Quincenal
Cierre del Datos y comunicación Nivel
Castellano
Proyecto sobre el cierre del proyecto Medio
Objetivos, análisis y
Informe resultados, conclusiones, Nivel
Castellano
mensual sugerencias, y/o Medio
recomendaciones
Objetivos, análisis y
resultados, conclusiones,
Informe Final Castellano Nivel Alto
sugerencias, y/o
recomendaciones

11.3 Métodos y Tecnologías de Comunicación

Métodos:

 Push: Se envían los informes, correos electrónicos, llamadas por teléfonos para
comunicarse con los interesados del proyecto.
 Pull: En el disco virtual de la empresa LEVAS CONTRATITAS GENERALES se
accede al contenido e información sobre el avance y desarrollo del proyecto.

Tecnología:
La tecnología utilizada en el proyecto son correos electrónicos, sitio web de la empresa
LEVAS CONTRATITAS GENERALES, disco virtual y presentaciones.

11.4 Razón para la Distribución de Información.

 Se espera que los interesados se involucren y tengan conocimiento del desarrollo
del Proyecto Construcción de Edificio Multifamiliar Pérez Araníbar
 Que se realicen los objetivos del proyecto, eliminando los posibles problemas que
puedan ocurrir en el transcurso del proyecto.
 Lograr que el personal conozca alguna herramienta de software tal como el MS
Project y sepa ponerla en práctica.