DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SOFTWARE PARA EL ANÁLISIS DE INVENTARIOS

EN LA EMPRESA TALLER NORMOTOS

APRENDICES

LIZZETH JOHANNA BEJARANO ROMERO

GILBERTO ALFONSO SAENZ SALAS
JUAN PABLO HINCAPIE MARTINEZ
JUAN GABRIEL RAMIREZ TAPIAS
WALTER OSPINO LICONA

INSTRUCTOR

JORGE LUIS MUÑOZ PABON

ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CENTRO AGROPECUARIO REGIONAL CAUCA
MODALIDAD VIRTUAL
SEPTIEMBRE 2020
2176036
 TABLA DE CONTENIDO
Pág.

1. ÁMBITO EMPRESARIAL.....................................................................................................3
2. DISEÑO DE INSTRUMENTO (Entrevista)...........................................................................3
3. APLICACIÓN DE ENTREVISTAS........................................................................................4
4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.................................................................................6
5. SOLUCIÓN DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN..........7
6. VALIDACIÓN DE LA SOLUCIÓN (Cuestionario _ Encuesta)............................................7
7. TABULACIÓN DE LA INFORMACIÓN..............................................................................8
BIBLIOGRAFÍA...........................................................................................................................10

TABLA DE TABLAS
Pág.

Tabla 1. Preguntas que integran la entrevista..................................................................................3

Tabla 2. Tabulación de resultados de la encuesta............................................................................4
Tabla 3. Tabulación de encuesta aplicada.......................................................................................8

TABLA DE GRÁFICAS
Pág.

Gráfica 1. Resultados encuesta........................................................................................................9

 1. ÁMBITO EMPRESARIAL

El presente proyecto se realizará tomando como referencia el Taller Normotos, identificado con
el Nit: 1037605304-7; esta una empresa constituida en el año 2014, cuya actividad financiera
está orientada a la prestación de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de cualquier
tipología de motocicletas, así como la oferta de servicios de diagnóstico Scanner, electricidad y
electrónica, prensa hidráulica, soldaduras especiales, junto con la venta de lubricantes y
repuestos en general.

La empresa en mención se encuentra en la ciudad de Medellín (Antioquia), ubicada en la Calle

56 Nro. 52-65 Barrio Prado-Centro, integrada por tres áreas de trabajo, a saber: Área de
Mantenimiento y Reparación, Área Administrativa con Venta Presencial y el Área de Mercadeo
Digital, esta última utiliza las aplicaciones digitales de MercadoLibre y Facebook;  actualmente
la empresa cuenta con un recurso humano de 5 empleados quienes para garantizan la prestación
de los servicios bajo altos estándares de calidad.

2. DISEÑO DE INSTRUMENTO (Entrevista)

Con el objetivo de obtener la información completa de la empresa Taller Normotos, se aplicará la

herramienta del método interactivo propuesto por (Kendall, 2011), donde se diseña una
entrevista enmarcada en la identificación de problemas y/o necesidades que tiene la organización
con el fin de ser solucionadas mediante un sistema de información.

En la tabla Nº 1, se podrán visualizar un total de 21 preguntas, que se consideraron necesarias

para el objetivo en mención: 

Tabla 1. Preguntas que integran la entrevista

No.
PREGUNTAS
Pregunta
1 ¿Cuál es su nombre completo?
2 ¿Dónde queda ubicado el Taller Normotos?
3 ¿Se encuentra legalmente  constituido?
4 ¿Hace cuánto tiempo se encuentra constituida la empresa?
5 ¿Qué o quién lo inspiró a crear  su empresa?
6 ¿Qué clase de servicio ofrece la empresa?
7 ¿El servicio que ofrece la empresa está orientado a empresas o personas?
8 ¿Cómo se encuentra organizada su empresa?
9 ¿Cómo es el proceso en cada área de la empresa?
10 ¿Cómo seleccionan a los proveedores?
11 ¿Se controla el coste y margen de cada tipo o línea de productos? 
a. si, b. no c. otros
 12 ¿La empresa está cumpliendo con los objetivos planteados? 
a. si, b. no c. otros
13 De los procesos o áreas que integran la empresa ¿Considera que estos son
sensibles a mejoras?  a. si, b. no c. otros
14 ¿Cree usted que es necesario implementar un sistema de inventario en su
empresa, y porque?
15 ¿Qué información se procesa en la empresa? ¿está en que medio se guarda?
16 ¿Se están generando reportes o informes?    a. si, b. no c. otros
17 ¿Qué indicadores emplea para medir la satisfacción de los clientes?
18 ¿La empresa está ganando o perdiendo? ¿Por qué?
19 ¿De qué manera lleva la trazabilidad de la empresa?
20 ¿Qué medios usa para divulgar la existencia de su empresa?
21 ¿Cómo ve a su empresa en el futuro?
Fuente: los autores.

3. APLICACIÓN DE ENTREVISTAS

Se seleccionó un trabajador que está directamente relacionado con el área objeto de estudio de la
empresa Taller Normotos y que además tiene afines directos con las directivas de la
organización. A continuación, se muestra la tabulación de las respuestas obtenidas, producto de
la aplicación de la entrevista (Tabla 2). 

Tabla 2. Tabulación de resultados de la encuesta

No.
RESPUESTAS
Pregunta
1 Mi nombre es Norberto Ospino Licona
2 Está ubicado en la Calle 56 # 52-65 barrio Prado, Medellín- Antioquia
3 Si, se encuentra registrado ante la DIAN y Cámara de Comercio
4 Hace 6 años
Mi inspiración nace a través de un hermano, yo trabajaba para una empresa; la
cual me nombró como  jefe de taller, mi hermano me pregunta ya que tienes el
5 conocimiento y te gusta lo que haces, porque no montas tu propio negocio? yo le
manifesté que no contaba con el capital, el generosamente se ofrece a prestármelo
y es allí cuando inicia Normotos
En Normotos Ofrecemos  Mantenimiento y reparación de motocicletas en general,
6 servicios especializados como Soldaduras, electricidad y electrónica, prensa
hidráulica, diagnóstico mediante escáner, venta de lubricantes y repuestos
El servicio está orientado tanto a empresas como a personas naturales; ya que la
7
empresa se encuentra legalmente constituida
 Se encuentra organizada en 3 áreas de trabajo: área de mantenimiento y 
reparación, área administrativa con venta presencial, área de mercadeo digital
8
(MercadoLibre y Facebook), contando con un recurso humano de 3, 1 y 1
trabajadores respectivamente
Todo inicia por el Área administrativa: este se encarga de recepcionar los
pedidos de lubricantes y de repuestos, al igual de su distribución y ventas,
adicional revisa la documentación de cada motocicleta que ingresa a la zona de
mantenimiento, posteriormente la zona de mantenimiento termina las reparaciones,
el área administrativa se encarga de realizar la entrega de la motocicleta al cliente
9 Área de Mercadeo Digital: Esta sección se encarga de realizar publicidad de
ventas de repuestos por la plataforma de Facebook se promociona ventas y demás
servicios, una vez se concreta cualquier venta se informa a la parte administrativa
para que se encargue del envío del producto.
Área o zona de mantenimiento: Es la encargada de realizar el mantenimiento y
reparación a las motocicletas y posteriormente las entrega al área administrativa.
Bueno tenemos unos proveedores ya seleccionados, que se encuentran legalmente
constituidos, que periódicamente nos envían catálogos de precios, una vez se
10
revisan los catálogos se realiza el pedido a la empresa que más se ajuste a nuestra
necesidad
11 a. Si
12 a. si 
13 a. si
Si, ya que actualmente todo se hace manual, lo cual no es lo más adecuado en una
14 organización, todos datos sin ningún respaldo tienen un riesgo alto de desaparecer
y con la implementación de un sistema de inventarios se tiene el control de todo
Se procesa información de entradas y salidas de repuestos, así como la cantidad de
reparaciones individuales realizadas por los mecánicos. Actualmente solo estamos
guardando, la información de los repuestos que se adquieren, el repuesto llega, se
15 registra en un libro Excel, nombre del producto valor de ese producto; con qué fin,
con el fin de tener una referencia, para su posterior venta, solo estamos haciendo
eso actualmente ya que como sabemos no contamos con un sistema de inventario
definido.
16 No
Actualmente no se realiza ninguna medición, se satisface al cliente realizando el
17
trabajo con sus respectivas garantías
Actualmente se mantiene estable, constantemente se presta servicio de
18
mantenimiento y ventas
Realmente de algunos productos se lleva un registro en un libro excel, otros no, es
19
algo que nos hace falta implementar
20 El medio de comunicación  que actualmente utilizamos es la red social Facebook
 En un futuro veo a Normotos generando empleos, con una infraestructura más
21 amplia, con almacén y una zona de mantenimiento más sólida, con controles
rigurosos
Fuente: los autores. Tabulación de aplicación de entrevista grabada en formato mp3.

4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Una vez realizada la entrevista se identifica que la empresa Taller Normotos se encuentra
ubicada en la calle 56# 52-65, en el barrio Prado de la ciudad de Medellín – Antioquia.
Organización que nace como actividad financiera familiar, con el objetivo de ofrecer servicios
enfocados al mantenimiento y reparación de motocicletas en general, servicios especializados
como Soldaduras, electricidad y electrónica, prensa hidráulica, diagnóstico mediante escáner,
venta de lubricantes y repuestos.

Añadido a lo anterior, se identifica que la empresa en mención está orientada a empresas y

personas naturales, constituida en el año 2014 ante la DIAN y Cámara de Comercio de
Colombia. Así mismo, la empresa se encuentra constituida de las siguientes áreas que funcionan
así:

·         Área administrativa: se encarga de la recepción de pedidos de lubricantes y repuestos, al igual

de su distribución y venta, adicional revisa la documentación de cada motocicleta que ingresa a
la zona de mantenimiento, posteriormente la zona de mantenimiento da por terminadas las
reparaciones y el área administrativa se encarga de realizar la entrega de la motocicleta al cliente.

· Área de Mercadeo Digital: Esta sección se encarga de realizar publicidad de ventas de

       
repuestos por la plataforma de Facebook se promociona ventas y demás servicios, una vez se
concreta cualquier venta se informa a la parte administrativa para que se encargue del envío del
producto.

·         Área o zona de mantenimiento: Es la encargada de realizar el mantenimiento y reparación a las

motocicletas y posteriormente las entrega al área administrativa.

De acuerdo a lo anteriormente expuesto, se identifica que, aunque la empresa controla el coste y

margen de cada tipo o línea de servicio, actualmente realizan de manera manual el control de sus
inventarios, lo cual es considerado por la empresa, como una desventaja en el tratamiento de sus
datos, esto genera un alto riesgo de pérdida de información y bajos estándares de control de
inventarios y pronósticos de los mismos. Es de resaltar que, la información manualmente
procesada por la empresa hace referencia a entradas y salidas de repuestos, así como la cantidad
de reparaciones individuales realizadas por los mecánicos.

A su vez, se identifica que la empresa no hace uso de la información para el diseño e

implementación de indicadores de gestión que promocionen la medición de la satisfacción al
cliente, así como, para la generación de informes o reportes que diagnostiquen periódicamente el
estado actual de los inventarios en pro del crecimiento de la empresa.

Aunque la empresa asegura estar cumpliendo con los objetivos empresariales.

Con la problemática anteriormente nombrada se concluye que la empresa debe abordar
estándares de calidad en el tratamiento de la información para medir, controlar y mejorar sus
sistemas de inventarios en relación con su comportamiento operativo.

5. SOLUCIÓN DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

De acuerdo a (Siegert, 2011), las organizaciones buscan un proveedor de desarrollos de sistemas

de información con el objetivo de tener el mejor bien o servicio ofertado de determinada
tipología, adquirir conocimiento y sobre todo, que la organización logre tener una relación
gratificante con el desarrollo.

En el marco del conocimiento, si bien es cierto, este es conocido como una mezcla entre valores,
experiencia e información que sirve como punto de partida para la incorporación de nuevas
experiencias de una organización.

De acuerdo a lo anteriormente expuesto, la presente investigación considera necesario que la

empresa Taller Normotos debe desarrollar un sistema de información que le permita sintetizar
los datos concernientes a inventarios, con el objetivo de que estos sean procesados y
sistematizados para la toma de decisiones en tiempo real. Así mismo, se estima, que un sistema
de información adecuado para la empresa debe proveer informes de medición que le permitan a
las directivas analizar el estado periódico de la empresa y promover su crecimiento basado en
metas claras y congruentes con la realidad.

Sumado a lo anterior, es importante aclarar que este sistema debe tener en cuenta el aspecto
humano de la empresa, dado a que de este dependerá por lo menos el 50% de éxito o fracaso del
desarrollo (Siegert, 2011).

6. VALIDACIÓN DE LA SOLUCIÓN (Cuestionario _ Encuesta)

1. ¿Qué solución considera pertinente para el control de las entradas y salidas de repuestos?

a. Desarrollo de Software para control de Inventarios

b. Compra e implementación de libro de control de repuestos
c. Diseño de formato para el registro de entradas y salidas

2. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones hace referencia a un sistema de inventarios

computarizado?

a. Tabla de Excel para el registro de movimientos de los inventarios

b. Formato en Word para registrar los movimientos de inventarios
c. Sistema de información estandarizado que registra y analiza los movimientos de
inventarios en tiempo real

3. ¿El recurso humano con el que cuenta la organización actualmente se encuentra preparado
para desarrollar un sistema de inventarios?

a. Si
b. No
 c. No sabe / No responde

4.  De acuerdo a la actividad financiera y la magnitud del manejo de inventarios con el que
cuenta la empresa, ¿Considera necesario implementar un sistema de inventarios?

a. Si
b. No
c. No sabe / No responde

5.  De acuerdo al comportamiento operativo de su empresa, ¿Cuál de las siguientes afirmaciones

son consideradas como una solución pertinente para el desarrollo de un sistema de inventarios?

a. Desarrollo de un sistema de información, para el registro, análisis y generación de

informes del comportamiento de los inventarios
b. Disponer de personal para que manualmente registre y controle los inventarios de la
empresa
c. Continuar con el mismo proceso en el área de bodega.

6. ¿Con la implementación de un sistema de inventarios la calidad y seguridad de la información

contable de la empresa mejorará?

a. Poco.
b. Considerablemente.
c. Mucho.

7. TABULACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La encuesta planteada en el capítulo anterior, cuyo objetivo es la validación de la solución a la

problemática identificada en el TALLER NORMOTOS, se desarrolló a tres (3) trabajadores
relacionados con el ÁREA DE MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN directamente
relacionada con el problema planteado.

La tabla 3 muestra los resultados registrados en la encuesta:

Tabla 3. Tabulación de encuesta aplicada

RESPUESTAS
PREGUNTA
Encuestado 1 Encuestado 2 Encuestado 3
¿Qué solución considera pertinente para el
control de las entradas y salidas de A a A
repuestos?
¿Cuál de las siguientes afirmaciones hace
referencia a un sistema de inventarios C c C
computarizado?
¿El recurso humano con el que cuenta la
organización actualmente se encuentra
B b C
preparado para desarrollar un sistema de
inventarios?
De acuerdo a la actividad financiera y la
magnitud del manejo de inventarios con el
que cuenta la empresa, ¿Considera A a A
necesario implementar un sistema de
inventarios?

De acuerdo al comportamiento operativo de

su empresa, ¿Cuál de las siguientes
afirmaciones son consideradas como una A a A
solución pertinente para el desarrollo de un
sistema de inventarios?

¿Con la implementación de un sistema de

inventarios, la calidad y seguridad de la
C c C
información contable de la empresa
mejorará?
Fuente: los autores.

De la información recopilada, estadísticamente los resultados tuvieron el siguiente

comportamiento:

Gráfica 1. Resultados encuesta

Resultados Encuesta _ Validación Propuesta

3
# de encuestados por respuesta

2 a
b
c

0
Pregunta 1 Pregunta 2 Pregunta 3 Pregunta 4 Pregunta 5 Pregunta 6

Fuente: los autores. Resultados obtenidos de la tabulación de la encuesta.

A excepción de la pregunta número 3: “¿El recurso humano con el que cuenta la organización
actualmente se encuentra preparado para desarrollar un sistema de inventarios?”, el 100% de los
encuestados contestaron de manera unánime, por lo cual se considera necesario desarrollar un
sistema de información, para el registro, análisis y generación de informes del comportamiento
de los inventarios, generando así una solución óptima para el control de entradas y salidas de los
repuestos.

Así mismo, se permitió observar, que los encuestados tienen en su conocimiento el concepto de
un sistema de inventarios computarizado, lo que los hace hábiles para dar su opinión con
respecto a la solución propuesta en la presente investigación.

Finalmente, la información recopilada y analizada a través de la estadística pertinente (grafica 1),

demuestra que a pesar de su conocimiento la empresa no cuenta con la herramienta tecnológica
que permita desarrollar un sistema de información enmarcado al control de inventarios,
impidiendo que su nivel de calidad y seguridad de la información genere rendimientos
adecuados.

De acuerdo a lo anteriormente expuesto, se identifica que un sistema de información para el área

de inventarios en TALLER NORMOTOS, es una solución acorde a sus necesidades, cuyo fin es
lograr un buen desarrollo empresarial líder en la región.

BIBLIOGRAFÍA

Kendall, K. &. (2011). Análisis y Diseño de Sistemas de información. Mexico: Pearson.

Siegert, J. (2011). What are the main mistakes clients make when acquiring software? Part 1.
https://www.youtube.com/watch?v=IcZsYJ2T7yk&t=