Tema N° 6

CONTABILIDAD
1. ANTECEDENTES E IMPORTANCIA
La ciencia contable tiene orígenes tan antiguos como la actividad comercial, pues
desde siempre el comerciante tuvo la necesidad de controlar sus negocios
mediante anotaciones de las operaciones que realizaba, las mercaderías que
adquiría y las ventas que efectuaba. Estas anotaciones en un principio
rudimentarias han ido evolucionando hasta llegar en la actualidad a los registros
informáticos y verdaderas plataformas contables inclusive on-line.
La palabra contabilidad deriva del latín "COMPUTARE" que equivale a contar o
computar y se puede definir a la contabilidad como la ciencia que trata de Ia
compilación, anotación y presentación sistemática de hechos económicos y sus
resultados.
Se indica que los antecedentes de la contabilidad se encuentran desde los
egipcios quienes al hacer sus cuentas utilizaban piedras de colores blancas y
negras para diferenciar él debe del haber. El imperio romano utilizo libros
denominados Adversaria y el Codex.
El objetivo y finalidad de Ia contabilidad es buscar el conocimiento y poder ofrecer
a los propietarios, a impuestos nacionales y a terceras personas, información
relativa a la situación del negocio de los comerciantes y los resultados económicos
de la gestión. Al decir del tratadista Hércules Vidari citado por Víctor Camargo
Marín en su obra Derecho Comercial Boliviano, los libros contables "son como un
espejo que refleja la verdadera situación del comercio, no solo en interés propio,
sino principalmente en relación con terceros, con los que los comerciantes
mantienen acción constante de comercio".
2.- OBLIGACIÓN DE LLEVAR CONTABILIDAD
La normativa comercial impone como obligación al comerciante llevar la
contabilidad de su empresa o negocio de acuerdo a la naturaleza y organizaron de
la misma, sobre una base uniforme que permita demostrar la real situación de sus
negocios y una justificación clara de todos y cada uno de los actos y operaciones
sujetas a contabilización.
Esta obligación se la debe cumplir primero por imperio de la ley, y segundo por
interés propio, toda vez que unos libros contables llevados con las formalidades
legales, sirven como prueba documental en juicio, al margen de que proporcionan
información precisa sobre las operaciones comerciales.
3. LIBROS CONTABLES
Por ley se establece que de forma obligatoria los comerciantes llevaran los libros
diario, mayor y el de inventarios y balances. Sin embargo el comerciante que así lo
desee y respondiendo a la magnitud del negocio, puede llevar otros libros que
estime convenientes aparte de los que le son obligatorios, los cuales se
denominaran "libros auxiliares" que también podrán servir como medio probatorio,
para lo cual se pueden legalizar.
Cabe mencionar que los libros contables más allá de la materia comercial, también
son nominados por materia civil, tal es el caso del Código Civil que en su Libro V,
Título I, Capítulo. II, Sección IV, Sub sección I regula sobre ellos en sus artículos
1.306 y 1.307 en cuanto a la eficacia probatoria de los libros comerciales.
En este caso, si las partes en litigio son ambas comerciantes y decidan utilizar sus
libros como medio de prueba, correrán el riesgo de que además de ser utilizados a
su favor, también se podrán utilizar en contra suya. Si se diere el caso de que uno
de los comerciantes presente sus libros conforme a ley y el otro los presente sin
observancia de los requisitos legales, se valorara a efectos de dictar resolución
simplemente aquellos que estén en forma, siempre y cuando no se presente
alguna otra prueba que desvirtúe el contenido e idoneidad de aquellos. Si los
libros presentados por ambas partes carecen de las formalidades exigidas, no
serán tomados en cuenta para su valoración.
4. PERSONAS AUTORIZADAS PARA LLEVAR LA CONTABILIDAD
Siendo que la contabilidad reviste gran importancia, su estudio y ejecución está
reservada a las personas que hayan estudiado dicha ciencia, o sea serán los
contadores públicos y los licenciados en contaduría pública o auditores quienes se
encargaran de llevar la contabilidad de los particulares y de las empresas. La Ley
les reconoce una remuneración por su trabajo y también les confiere la
responsabilidad en caso de omisiones o inobservancias en su trabajo.
5.- PRESENTACIÓN DE LOS LIBROS CONTABLES
Como los libros contables pueden constituir un medio de prueba en juicio, estos
deben de cumplir con algunas formalidades legales para ser considerados como
tales, entre ellas se dispone que deberán ser encuadernados foliados (numerados)
y antes de comenzar a usarlos se los llevará donde un notario de fe pública quien
deberá de redactar un acta de apertura en la primera hoja o folio. En esta acta se
indicará cual será el objeto del libro (diario, mayor, de inventarios o balances u
otro), el nombre de la persona a quien pertenezca (sea natural o jurídica), el
número de folios que contenga (hojas). Será firmada por el notario que intervenga
quien además pondrá el sello de la notaría a su cargo en cada uno de los folios.
Otra obligación que se impone para los libros contables, es que estos sean
presentados expresando valores en moneda nacional y en idioma castellano, pero
quedando abierta la posibilidad de que estrictamente con fines internos, se puedan
llevar libros en moneda extranjera y en otro idioma.
También establece el Código de Comercio que serán válidos los asientos y
anotaciones que se efectúen sobre hojas removibles o tarjetas posteriormente
deberán ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios
que serán legalizados.
Esta disposición responde a la época en la que fue redactado nuestro actual
Código de Comercio, ya que para entonces eran casi inexistentes las
computadoras y los registros eran hechos a mano. Con el transcurrir del tiempo y
a fin de tener mayor seguridad en la conservación de datos y exactitud de cifras,
se han ido desarrollando programas y paquetes informáticos contables, los cuales
simplifican el trabajo y dotan de mayor seguridad numérica, incluso se han
implantado plataformas contables que cumple esa labor, haciéndose ya una
norma su uso en las instituciones o empresas grandes y pequeñas e incluso en las
reparticiones de la administración pública. (Tal es el caso del SINCON o el
SIGMA), siendo muy pocas personas que aun llevan su contabilidad utilizando los
libros contables.
6. PROHIBICIONES Y SANCIONES
En los libros contables se prohíbe alterar el orden progresivo de fechas de las
operaciones, dejar espacios en blanco, hacer interlineaciones o superposiciones,
efectuar raspaduras, tachaduras o enmiendas en todo o parte de los asientos y
arrancar hojas, mutilarlas y alterar el orden de foliación.
Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se
advierta, explicando con claridad su concepto.
El comerciante que lleve sus libros sin respetar lo dispuesto por los artículos 41 y
42 del Código de Comercio (idioma, moneda y prohibiciones) será sujeto a las
sanciones penales correspondientes, y al margen de ello, los libros
incorrectamente llevados carecerán de cualquier valor probatorio en favor de su
titular, pero podrán servir en contra del mismo.
7. ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Y CONSERVACIÓN DE LIBROS Y
PAPELES
La correspondencia que gire o reciba el comerciante relativa a su actividad, debe
ser conservada por disposición de la ley de una forma que permita asegurar su
duración y exactitud, detallando sobre la correspondencia recibida su fecha de
recepción, la fecha de contestación o la indicación de no haberse respondido. En
la actualidad con el correo electrónico y los medios magnéticos y digitales, se
puede almacenar gran cantidad de correspondencia de forma segura y sin ocupar
mucho espacio a diferencia de las copias físicas que se utilizaban antes.
Aparte de dicha exigencia, también se establece que se conservarán archivados
los papeles y documentos que sirvan de respaldo para los asientos de los distintos
libros.
En lo que se refiere a la conservación de libros y papeles de comercio, los
comerciantes están obligados a conservarlos durante cinco años que se computan
desde que los libros se cerraron (por haber completado los folios), o desde la
fecha del último asiento. Esta obligación subsiste en el caso de que la empresa se
haya cerrado o liquidado, inclusive, si hubiese fallecido el titular de los libros, sus
herederos deberán cumplir con la disposición legal de los artículos 51 y 52 del
Código de Comercio.
8. AUTORÍAS
La auditoría es la rama de la contabilidad que se dedica al estudio de los estados
financieros con el objeto de establecer las normas más adecuadas la buena
marcha de los negocios en general, alternativamente estudia y revisa los libros de
contabilidad a efectos de determinar la corrección de ellos con su origen, que
comprenden a las operaciones comerciales. Dicho de otro modo, investiga los
negocios por medio de la revisión de los documentos comerciales, libros de
contabilidad y cualquier otra fuente de información, cuidando que las operaciones
y actos comerciales estén enmarcados en la legalidad.
Por determinación de la ley, el balance de ejercicio y la cuenta de resultados serán
sometidos a verificación y dictamen por auditor en los casos siguientes:
1. Cuando la Ley, el reglamento o los estatutos lo establezcan expresamente;
2. A solicitud de persona o entidad que ostente derecho reconocido por la Ley;
3. Cuando se trate de emisión de valores de oferta pública o cotizable en
Bolsa de Valores;
4. A solicitud fundada ante juez o autoridad contralora, por quien acredite un
interés legítimo.
La verificación comprenderá una comprobación del balance y estado de resultados
por el auditor bajo su responsabilidad y, en la medida que resulte indispensable,
de la contabilidad y sus documentos.
A quienes realicen la auditoria, se aplicarán las normas que, reglamentariamente,
se dicten sobre .responsabilidad, incompatibilidad, retribución y régimen de
actuación, en el que se exigirá la guarda de la reserva profesional.
8.1. AUDITORÍA ORDENADA POR JUEZ O AUTORIDAD CONTRALORA
Cuando no se diere cumplimiento a lo dispuesto por los incisos 1), 2) y 3) del
artículo 54 del código de comercio citado líneas arriba, el Juez o la autoridad
administrativa competente, a petición de parte ordenara la verificación designando
un auditor al efecto. Alternativamente se deja establecido que la ley prevé que en
algunos casos la orden de revisión se la puede dar de oficio, esos casos son:
1. Definir montos de tributos adeudados en casos de controversia;
2. Ejercer la vigilancia y control de las sociedades por acciones, bancos,
entidades financieras y otras de crédito, así como de las entidades de
seguros, a través del organismo competente;
3. En la investigación de delitos, conforme a las disposiciones del
Procedimiento Penal;
4. En los procesos civiles, conforme a las normas del Procedimiento Civil.
8.2. PESQUISAS
Está prohibido por el artículo 56 del Código de Comercio efectuar pesquisas de
oficio en los libros y registros de contabilidad, con la excepción de que estas sean
ejecutadas en virtud a orden judicial, empero los socios de cualquier tipo de
sociedad podrán inspeccionar libremente los documentos contables de su
sociedad.
9. DOBLE CONTABILIDAD
Llevar doble contabilidad implica obrar de mala fe, con el afán de eludir algunas
responsabilidades que por ley deben cumplir los que se dedican a la actividad
comercial. Existe doble contabilidad cuando un mismo comerciante lleva dos o
más libros iguales, en los que registra de forma diferente las mismas operaciones,
también cuando tienen distintos comprobantes sobre los mismos actos o
finalmente cuando las operaciones son asentadas de forma parcial.
Esta actitud hace que se incurra en fraude, y en este caso, los libros y papeles
domésticos hacen prueba en contra del comerciante sin perjuicio de las sanciones
penales que correspondiere aplicar.