CONTROL
Santiago Felipe Cubillos Pacateque
Abril 2020
Fundación de Educación Superior San José
Tecnología en Gestión Contable y Tributaria.
Introducción a la Administración
CASO DE ESTUDIO. ¿Usted qué haría?
Usted trabaja en una empresa constructora que, obviamente, obtiene la mayor parte de
sus ingresos con base en licitaciones. Su cargo es el de gerente administrativo y en usted
recae la responsabilidad de que todos los proyectos sean debidamente cotizados y por lo
tanto, el objetivo central de su cargo es que se ganen las licitaciones.
Usted participó en la licitación para construir el prestigioso Centro Comercial “Santa
Cruz”. De este proyecto no solo depende su puesto, sino que depende el crecimiento y
la sostenibilidad de la empresa “Proyectos Principales”.
Usted acaba de recibir la notificación de que su propuesta fue rechazada por dos
razones, primero porque no aportó todos los documentos solicitados y segundo porque
el sobre con la propuesta llegó tarde. Esto hace que usted se sienta furioso, pues su
puesto está prácticamente perdido.
Es imperativo que usted descubra lo que pasó para defender su puesto. Lo primero que
debe hacer es consultar con su secretaria y con el mensajero, para averiguar si todo se
envió correctamente y a tiempo.
Al investigar lo que sucedió, usted descubre que su secretaria, su hermosa secretaria,
envió un sobre con la propuesta y por aparte envió un paquete con la documentación
que la respaldaba, pero lo extraño es que ella tiene la prueba (dos guías de transporte)
que demuestra que fue enviada toda la correspondencia por una empresa paquetera con
veinte días de anticipación. Es más, la diligencia la hizo directamente el mensajero.
El mensajero dice que la entregó por “entrega certificada” por la empresa paquetera “La
Más Barata”, que estaba empezando operaciones y que cobra la mitad del precio que las
otras paqueteras.
Tanto la secretaria como el mensajero tomaron esta decisión con base en la política que
usted recientemente estableció: “hay que ahorrar cualquier centavo para que la empresa
gane dinero”
Teniendo en cuenta la explicación dada en clase y después de haber leído el material
que se dejó en la lección, responder
Caso de estudio usted que haría (lo encuentran en la lección: control, lectura pdf)
¿Qué más debe hacer usted?
Preguntaría, porque no se envió la información al mismo tiempo, y porque no la llevo el
mismo mensajero de la empresa y porque tomo esa determinación sin comunicarme
sobre su decisión. Debido al no acato de las medidas de control que existen en los
diferentes procesos de la empresa. Pasaría el caso a Recurso humano.
¿Es válido aplicar la teoría sobre control que se cita al principio?
Si, porque el control debe ser anticipador al error y el otro es correctivo. Se pueden
detectar fallas en la planeación de todos los procesos, se hubiera podido evitar la
pérdida la licitación. También fue falla de parte mía porque, aunque no está dentro mis
deberes el envió de la información, si debí revisar el proceso, sabiendo que era de suma
importancia para a empresa.
¿Estamos en un caso en el que se debe actuar en contra de alguien?
En la evaluación de desempeño, debo tenerlo en cuenta, porque la secretaria, cumplió
con la obligación de enviar la licitación, pero la envió no de acuerdo a los estándares de
envió de información. En cuanto al mensajero, recordar que los procesos de control son
retroactivos y aunque la función de él es llevar paquetes, también debe procurar no mal
entender las directrices de la gerencia.
En cuanto a mí, necesito revisar los procesos d control, para implementar como medida
de control revisar y estar pendiente de todos los procesos hasta el final de las
licitaciones.
¿Qué solución le daría al problema?
Si, es que las directivas entienden el caso, donde el principal problema es la
comunicación retroactiva, eficaz y comprensible de los procesos. Aplicaría de una
manera más rigurosa la planeación de la empresa en cuanto a los procesos. En cuanto al
control aplicaría un control estratégico, donde todos los procesos se han revisados para
obtener unos resultados óptimos, en favor de los colaboradores y para la empresa.
Plantee una hipótesis de lo que sucedió
Puede ser que la secretaria, no sabía que la información debería enviarse en un solo
paquete, no pregunto por falta de entendimiento, o porque no cabía todo en un solo
sobre. AL final ella debía cumplir con el deber de enviarlos. En cuanto al mensajero,
mal interpretó el envío, y también en cumplimiento de sus funciones, trajo las pruebas
del envío, sin saber la importancia de la información, enviándola por una empresa poco
reconocida en el mercado.
¿De quién fue el error?
El error fue de todos, por falta de comunicación, de mi parte por no tomar medidas, con
el ciclo del control, por tomar determinaciones que a mi modo de ver son tareas de
actividades encomendadas a cada uno de nosotros y es mi deber como gerente, delegar,
pero también dar el visto bueno en todas las actividades que en mi fueron
encomendadas.
¿Quién falló en el control?
De todos, porque siendo el control una medida de retroalimentación de los procesos,
porque es el resultado de las tareas individuales, que terminan siendo colectivos en la
labor de la empresa. El fallo fue de todos, como gerente, en la evaluación de desempeño
debo tenerlo en cuenta por que es un trabajo en equipo.
¿Cuál fue el problema?
La no aplicación de las medidas de control de la empresa, se deben seguir a cabalidad
para la consecución de los objetivos.
¿Cómo puede solucionarse?
Como el control es específico para cumplir la planeación, estos “errores” son
correctivos y se deben corregir a tiempo teniendo en cuanta la comparación de los
procesos y en los casos que están bien aplicados y en los casos que no especificar cuáles
son los patrones o medios a seguir. Explicarle al personal, que es el control y como se
puede aplicar, para evitar de nuevo que estos errores se vuelvan a cometer.
¿La teoría puede aplicarse para todos?
Si, para todos el no saber que es el control, y como puede aplicarse como una medida
para la planeación, puede acarear estos errores, que directamente afectan a la empresa
económicamente y en todos los procesos relacionados a la s tareas a ejecutar.
