MIL DETALLES EXPRESIONES S.A.

S
EVALUACIÓN INICIAL SEGÚN LA AÑO 2021
RESOLUCIÓN 0312 DE 2019

CENTRO INDUSTRIAL Y DE AVIACIÓN -SENA REGIONAL ATLÁNTICO

EVALUACIÓN INICIAL PARA LA EMPRESA MIL DETALLES EXPRESIONES S.A.S
SEGÚN LA RESOLUCIÓN 0312 DE 2019

PRESENTADO POR
DAYANA MARIA LARA MUÑOZ
JOSE ALBERTO MENDOZA
ROSA ELENA RIVERA RAMBAO
MAYERLYS DE LA HOZ
ARIANNY PEREA DIAZ

PRESENTADO A
JUAN CARLOS RODRIGUEZ IGLESIAS
Instructor

FICHA 2206396
2021
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EVALUACIÓN INICIAL SEGÚN LA AÑO 2021
RESOLUCIÓN 0312 DE 2019

Generalidades de la empresa

VISIÓN
Ser una empresa líder en ofrecer, a Empresas y Compañías, obsequios y regalos para esas
fechas especiales, ofreciendo el mejor servicio y cubriendo las necesidades y requerimientos
del cliente, siendo reconocida en el ámbito Nacional e Internacional, por la calidad de sus
servicios y Productos.

MISIÓN
Ofrecer a nuestros exigentes clientes una gama de regalos para cada ocasión, encontrando el
producto de calidad que usted desea para su personal o proveedor, con los mejores precios del
mercado y en el tiempo que usted lo requiera...Mil Detalles y Expresiones S.A.S es el arte de
regalar soluciones originales

Evaluación inicial según la resolución 0312 de 2019

El ministerio de trabajo ha expedido la resolución 0312 de febrero 13 de 2019, por la cual se

definen los estándares mínimos del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo
SG-SST.
La presente Resolución tiene por objeto establecer los Estándares Mínimos del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST para las personas naturales y jurídicas
señaladas en el artículo 2° de este Acto Administrativo.
Los presentes Estándares Mínimos corresponden al conjunto de normas, requisitos y
procedimientos de obligatorio cumplimiento de los empleadores y contratantes, mediante los
cuales se establecen, verifican y controlan las condiciones básicas de capacidad técnico-
administrativa y de suficiencia patrimonial y financiera indispensables para el funcionamiento,
ejercicio y desarrollo de actividades en el Sistema de Gestión de SST.

Se aplica a los empleadores públicos y privados, a los contratantes de personal bajo modalidad
de contrato civil, comercial o administrativo, a los trabajadores dependientes e independientes,
a las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, a las agremiaciones o
asociaciones que afilian trabajadores independientes al Sistema de Seguridad Social Integral, a
las empresas de servicios temporales, a los estudiantes afiliados al Sistema General de Riesgos
Laborales y los trabajadores en misión; a las administradoras de riesgos laborales; a la
Policía Nacional en lo que corresponde a su personal no uniformado y al personal civil de las
Fuerzas Militares; quienes deben implementar los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión
de SST en el marco del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos
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Laborales.

No están obligados a implementar los Estándares Mínimos establecidos en la presente

Resolución, los trabajadores independientes con afiliación voluntaria al Sistema General de
Riesgos Laborales de que trata la Sección 5 del Capítulo 2 del Título 4 de la Parte 2 del Libro
2 del Decreto 1072 de 2015, Único Reglamentario del Sector Trabajo.

Según el Artículo 28, los Empleadores deben realizar la autoevaluación de los Estándares Mínimos, la
cual tendrá un resultado que obliga a tener o no un plan de mejora, en esta ocasión l a evaluación
inicial se llevó a cabo mediante una entrevista que se le realizó al gerente de la empresa.

Como el objetivo es realizar un diagnóstico actual de la empresa frente a estos estándares,

indicaremos la valoración que obtuvo primeramente la empresa según la tabla de valoración
que se presenta a continuación:

Tabla 1 Valoración según porcentaje

CRITERIO VALORACIÓN PLAN DE ACCIÓN

Si el puntaje obtenido es menor al  Plan de mejoramiento inmediato disponible para
60% el ministerio de trabajo
 Enviar reporte máximo a los 3 meses después de
Critico
la autoevaluación a la ARL
 Seguimiento anual y plan de visitas del
ministerio de trabajo
Si el puntaje obtenido esta entre  Plan de mejoramiento disponible ministerio de
60 y 85% trabajo
Moderadamente
 Enviar reporte máximo a los 6 meses después de
aceptable
la autoevaluación a la ARL
 Plan de visita del ministerio de trabajo
Si el puntaje obtenido es mayor a  Mantener calificación y evidencia a disposición
85%a del ministerio de trabajo
Aceptable
 Incluir en el plan anual de trabajo las mejoras
detectadas

Como la empresa actualmente cuenta con 16 trabajadores con asignación de riesgo 3, tiene la
obligación de cumplir con los estándares contenidos en la tabla 2

Estándares mínimos aplicados a empresas con 11 (once) a 50 (cincuenta) trabajadores

con riesgo I.II.III

ITEM ESTANDAR MODO DE VERIFICACIÓN

Asignación de una persona que diseñe el Solicitar documento soporte de la asignación y constatar
1
SG-SST la hoja de vida con soportes, de la persona asignada.
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2 Asignación de los recursos para el SG-SST
Afiliación al sistema de seguridad social
3
integral
Conformación y funcionamiento del
4
COPASST
Conformación y funcionamiento del
5
comité de convivencia laboral
6 Programa de capacitación
Política de seguridad y salud en el trabajo
7
8 Plan anual de trabajo
Archivo y retención documental del SG-
9 SST
Descripción socio demográfica y
10 diagnóstico de condiciones de salud
Actividades de medicina del trabajo y de
11 prevención y promoción de la salud
12 Evaluaciones medicas ocupacionales
Restricciones y recomendaciones médicas
13 laborales
Reportes de accidentes de trabajo y
14 enfermedades laborales
Investigación de incidentes, accidentes de
trabajo y enfermedades cuando sean
15
diagnosticadas como laborales
16 Identificación de peligros y evaluación y
valoración de riesgos
AÑO 2021
Solicitar documento soporte de asignación de recursos.
Solicitar documento soporte de afiliación y del pago
correspondiente.
Solicitar actas de conformación, actas de reuniones e
informes
Solicitar actas de reuniones e informes del Comité de
Convivencia Laboral
Solicitar el programa de capacitación y los soportes de la
ejecución del mismo / planillas donde se evidencie la
firma de los trabajadores participantes
Solicitar la política escrita y soportes de su divulgación
Solicitar documento que contenga plan anual de trabajo
Revisar el archivo con los documentos soporte de
acuerdo con la normatividad vigente.
Solicitar documento que contenga el perfil
sociodemográfico y el diagnóstico de condiciones de
salud
Solicitar las evidencias que constaten la definición y
ejecución de las actividades de medicina del trabajo,
promoción y prevención de conformidad con las
prioridades que se identificaron con base en los
resultados del diagnóstico de las condiciones de salud
Conceptos emitidos por el médico evaluador en el cual
informe recomendaciones y restricciones laborales
Solicitar las recomendaciones emitidas por la EPS, o
ARL y el soporte de la actuación de la empresa frente a
las mismas.
Solicitar soporte de recibido por parte de quienes
califican en primera oportunidad y/o a las Juntas de
Calificación de Invalidez, de los documentos que
corresponde remitir al empleador para efectos del
proceso de calificación de origen y pérdida de capacidad
laboral
Indagar con los trabajadores si se han presentado
accidentes de trabajo o enfermedades laborales (en caso
afirmativo, tomar los datos de nombre y número de
cédula y solicitar el reporte).
Igualmente, realizar un muestreo del reporte de registro
de accidente de trabajo (FURAT) y el registro de
enfermedades laborales (FUREL) respectivo, verificando
si el reporte a las Administradoras de Riesgos Laborales,
Empresas Promotoras de Salud y Dirección Territorial se
hizo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al
evento o recibo del diagnóstico de la enfermedad.
Verificar por medio de un muestreo si se investigan los
incidentes, accidentes de trabajo y las enfermedades
laborales con la participación del COPASST.
Solicitar documento donde se encuentre la identificación
de peligros y valoración de riesgos.
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Solicitar evidencias de las medidas de control

Mantenimientos periódicos de
instalaciones, equipos, máquinas y
17
herramientas.
implementadas.
Solicitar documento con los reportes del mantenimiento
de instalaciones, equipos, máquinas y herramientas
realizado.

Entrega de los elementos de protección Solicitar la evidencia de la entrega de elementos de

personal EEP y capacitación del uso protección personal y de la ejecución de las
18
adecuado correspondientes capacitaciones.

Plan de prevención y preparación ante Solicitar el plan de prevención, preparación y respuesta

19 emergencias ante emergencias y constatar evidencias de su
divulgación.
Solicitar el documento de conformación de la brigada de
Brigada de prevención, preparación y
prevención, preparación y respuesta ante emergencias y
20 respuestas ante emergencias
verificar los soportes de la capacitación y entrega de la
dotación
Solicitar a la empresa los soportes que den cuenta de la
21 Revisión por la alta gerencia revisión por la alta dirección de los resultados del
Sistema de Gestión de SST.

Para llevar a cabo el análisis de la información se llevó a cabo la realización de la evaluación

inicial, se diseñó una lista de chequeo en la cual se evidencia con que estándares cumple o no
la empresa MIL DETALLES S.A.S

ESTANDAR CUMPLE OBSERVACIÓN

SI NO
1
La empresa cuenta con un presupuesto, pero como no cuentan con un sistema
2
estructurado no lo utilizan
3
4
5
6
7
8
9
La empresa cuenta con una base de datos de sus empleados, pero no se
10
encuentra actualizada
11
12
13
14
15
16
17
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18 Hacen entrega de EPP, pero no tienen registro alguno

19
20
21

Con base a la información anterior, se puede decir que actualmente la empresa cumple con 11
estándares, de los cuales tiene falencias en 3 de ellos y los 10 restantes no los cumplen ya que
no cuentan un SG-SST debidamente estructurado. Por lo anterior, el puntaje de la empresa fue
de 24% lo que se asigna la calificación critica.
Durante la realización de la entrevista, se evidenciaron o identificaron algunos peligros a los
que se exponían los trabajadores, los cuales se muestran a continuación:

Ilustración 2 no uso de EPP Ilustración 1 No guardar el distanciamiento social

Documentación de los estándares mínimos

A continuación, se realiza la elaboración de los documentos necesarios para dar cumplimiento

a los estándares y obtener una valoración aceptable en los procesos que se llevan a cabo dentro
de la empresa

ITEM ESTANDAR DOCUMENTACIÓN REQUERIDA

Ilustración 3 posturas inadecuadas
Ilustración 4 condiciones inseguras
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Asignación de una persona que diseñe el
1
SG-SST
2 Asignación de los recursos para el SG-SST
Afiliación al sistema de seguridad social
3 pensión, riesgos laborales acorde a la normatividad
integral
Conformación y funcionamiento del
4
COPASST
Conformación y funcionamiento del
5
comité de convivencia laboral
6 Programa de capacitación
Política de seguridad y salud en el trabajo
7 salud en el trabajo
8 Plan anual de trabajo
Archivo y retención documental del SG-
9 SST
Descripción socio demográfica y
10 diagnóstico de condiciones de salud
Actividades de medicina del trabajo y de
11 prevención y promoción de la salud
12 Evaluaciones medicas ocupacionales
Restricciones y recomendaciones médicas
laborales
13
Reportes de accidentes de trabajo y
14 enfermedades laborales
Investigación de incidentes, accidentes de
15 trabajo y enfermedades cuando sean
diagnosticadas como laborales
AÑO 2021
Acta de nombramiento del responsable del SG-SST
Acta o formato de asignación y distribución de los
recursos
Certificado de pago mensual de los aportes de salud y
vigente
 Acta de convocatoria
 Acta de apertura de votación
 Acta de cierre de votaciones
 Acta de escrutinio de votos
 Acta de constitución
 Acta de reuniones
 Acta de divulgación de la convocatoria
 Formato de inscripción de los aspirantes
 Acta de apertura de la votación
 Acta de cierre de las votaciones
 Acto administrativo de conformación
 Acta de reuniones
 Cronograma anual de capacitaciones
 Listado de asistencia
 Resultados de talleres evaluativos
 Documento oficial de política de seguridad y
 Formato del Plan de divulgación
Formato plan de trabajo anual en SG. -SST
 Formato maestro de documentos y registros de
SST
 Formato de control de cambios documental
Formato perfil sociodemográfico
 Formato de reportes de condiciones de salud
 Carta modelo de reubicación laboral
 Formato de auto reporte de condiciones de
trabajo
 Programa de estilo de vida y trabajo saludable
 Formato de seguimiento de los exámenes
médicos ocupacionales
 Carta de recomendaciones medicas
 Reporte de reingreso o reincorporación laboral
 Matriz de seguimiento a casos de reintegro
laboral
 Formato de accidentes de trabajo (FURAT)
 Formato consolidado de accidentes de trabajo
reportados
 Formato de registro de enfermedades laborales
(FUREL)
 Formato de investigación de incidentes,
accidentes de trabajo y enfermedades laborales
 Formato de entrevista de incidentes y accidentes
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Identificación de peligros y evaluación y
16 valoración de riesgos
Mantenimientos periódicos de
instalaciones, equipos, máquinas y
17
herramientas.
de trabajo
 Matriz de identificación de peligros y
valoración de riesgos
 Reporte de condiciones y actos inseguros
Formatos con los reportes periódicos de las instalaciones,
maquinarias, equipos y herramientas

Entrega de los elementos de protección  Matriz de EPP

personal EEP y capacitación del uso  Matriz de entrega y reposición de EPP
18
adecuado  Informes de inspecciones de EPP

Plan de prevención y preparación ante  Plan de prevención y preparación ante

19 emergencias emergencias

Brigada de prevención, preparación y  Acta de conformación de brigadas

20 respuestas ante emergencias  Formato de conformación de brigadas

 Acta de reunión
21 Revisión por la alta gerencia
 Formato de reunión

Conclusión

 Según la evaluación inicial de los estándares mínimos emitidos por la resolución 0312
de 2019 la empresa MIL DETALLES EXPRESIONES S.A.S obtuvo un puntaje critico
por lo cual esta obligada a implementar un plan de mejora inmediatamente.

 Actualmente la empresa cumple con 11 estándares, de los cuales tiene falencias en 3 de

ellos y los 10 restantes no los cumplen ya que no cuentan un SG-SST debidamente
estructurado

 La empresa no cuenta con el diseño ni la implementación del SG-SST.

Recomendaciones

 Diseñar e implementar el SG-SST con el fin de contribuir con el bienestar de la

totalidad de todos sus trabajadores
 Analizar el resultado obtenido de la evaluación inicial para que, mediante el mismo,
implementen la totalidad de los estándares que le corresponde, para así poder mitigar
los riesgos presentes en los puestos de trabajo
 Buscar apoyo de la ARL ya que estas se encuentran en la capacidad de ofrecer un SG-
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SST bien estructurado

Anexos.

Anexo 1. Acta de nombramiento del responsable del SG-SST

Anexo 2. Acta o formato de asignación y distribución de los recursos
Anexo 3. Certificado de pago mensual de los aportes de salud y pensión, riesgos laborales
acorde a la normatividad vigente
Anexo 4. Acta de convocatoria del COPASST
Anexo 5. Acta de apertura de votación COPASST
Anexo 6. Acta de cierre de votaciones COPASST
Anexo 7. Acta de escrutinio de votos COPASST
Anexo 8. Acta de constitución COPASST
Anexo 9. Acta de reuniones COPASST
Anexo 10. Acta de divulgación de la convocatoria CCL
Anexo 11. Formato de inscripción de los aspirantes CCL
Anexo 12. Acta de apertura de la votación CCL
Anexo 13. Acta de cierre de las votaciones CCL
Anexo 14. Acto administrativo de conformación CCL
Anexo 15. Acta de reuniones CCL
Anexo 16. Cronograma anual de capacitaciones
Anexo 17. Listado de asistencia a las capacitaciones
Anexo 18. Talleres evaluativos de capacitaciones
Anexo 19. Documento oficial de política de seguridad y salud en el trabajo
Anexo 20. Documento oficial del plan de divulgación
Anexo 21. Formato del plan anual de trabajo en SG-SST
Anexo 22. Formato maestro de documentos y registros de SST
Anexo 23. Formato de control de cambios documental
Anexo 24. Formato perfil sociodemográfico
Anexo 25. Formato de reportes de condiciones de salud
Anexo 26. Carta modelo de reubicación laboral
Anexo 27. Formato de auto reporte de condiciones de trabajo
Anexo 28. Programa de estilo de vida y trabajo saludable
Anexo 29. Formato de seguimiento de los exámenes médicos ocupacionales
Anexo 31. Carta de recomendaciones medicas
Anexo 32. Matriz de seguimiento a casos de reintegro laboral
Anexo 33. Formato de accidentes de trabajo (FURAT)
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Anexo 34. Formato consolidado de accidentes de trabajo reportados

Anexo 35. Formato de registro de enfermedades laborales (FUREL)
Anexo 36. Formato de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades
laborales
Anexo 37. Formato de entrevista de incidentes y accidentes de trabajo
Anexo 38. Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos
Anexo 39. Reporte de condiciones y actos inseguros
Anexo 40. Formatos con los reportes periódicos de las instalaciones, maquinarias, equipos y
herramientas
Anexo 41. Matriz de EPP
Anexo 42. Matriz de entrega y reposición de EPP
Anexo 43. Informes de inspecciones de EPP
Anexo 44. Plan de preparación y prevención ante emergencias
Anexo 45. Acta de conformación de brigadas
Anexo 46. Formato de conformación de brigadas
Anexo 47. Acta de reunión por la alta gerencia
Anexo 48. Formato de la reunión por la alta gerencia
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