CODIGO: JALM-D-SST-033

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS

VERSIÓN: 01
COMPRAS, SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
FECHA: SEP- DE 2017

REVISADO POR: APROBADO POR:

COORDINADOR SST GERENTE

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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS
COMPRAS, SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE VERSIÓN: 01
PROVEEDORES
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1. OBJETIVO

Describir la metodología para la realización de las compras de productos o la prestación de

servicios; así mismo, establecer y aplicar los criterios para la selección y evaluación de
proveedores, de modo que se asegure que cuentan con la capacidad suficiente para proveer los
bienes y servicios dentro de las condiciones establecidas por nuestra organización.

2. ALCANCE

Aplica para las compras representativas, que inciden en la producción, tales como:

- Compra de Insumos (fertilizantes, sanidad y mantenimiento).

- Compras de Equipos, maquinaria y herramienta.
- Alquiler de equipos y maquinaria.
- Compra de materiales varios (vías, construcción, papelería y dotación).
- Compra de combustibles, lubricantes, aceites y repuestos.
- Servicios de mantenimiento.
- Servicios agrícolas.

3. RESPONSABLES

A continuación, se describe las responsabilidades por cargo en la aplicación del procedimiento:

CARGO RESPONSABILIDAD SOBRE EL PROCESO

Director de la plantación-
Coordinadores- Secretaria de
plantación y Almacenista
Sub-Gerente/Coordinadora
Administrativa
Auxiliar Contable
Coordinadora Administrativa /
Secretaria de plantación y
Almacenista
Identificación de la necesidad, verificación del producto
comprado y solicitud de compra.
Aprobación de la compra/servicio y selección del
proveedor/Revisar las ordenes de pedido y de compra/servicio
Servicio y diligenciamiento de los registros de la selección del
proveedor.
Evaluación de proveedores.

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4. DEFINICIONES

Compra: Adquisición de un bien y/o servicio.

Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han

cumplido los requisitos especificados.

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.

Selección y
evaluación
de proveedores: Procedimiento para seleccionar e ingresar proveedores nuevos a la base
de datos de la organización, y posterior evaluación donde deberá
demostrar que cumple con los criterios establecidos.

Orden de
Compra,
Contratos y
Servicios: Sistema por el cual se tramita la compra el contrato o el servicio, para
solicitar al respectivo proveedor seleccionado.

5. REFERENCIAS

6. DESARROLLO

6.1 SOLICITUD Y EJECUCIÓN DE LAS COMPRAS Y/O SERVICIOS

A continuación, se describe el proceso de solicitud y ejecución de las compras y/o servicios:

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PROCESO DESCRIPCION RESPONSABL FORMATOS

E
PROYECCIÓ Una vez al mes, se reúnen los coordinadores de la Coordinadore Acta de
N DE LAS plantación junto al director de la plantación y la s Reunión F-
COMPRAS secretaria, para realizar la proyección de los Director de la XXX
insumos, herramientas, equipos y maquinaria que Plantación,
se requieran en el mes. Secretaria de
Plantación
SOLICITUD Una vez la secretaria de la plantación haya Coordinador Solicitud de
DE elaborado las solicitudes (con sus anexos), es de Plantación, Compra
C COMPRA enviado a la Auxiliar Contable, con la previa Secretaria de
O aprobación del responsable, y a su vez es Plantación,
M entregada a la coordinadora administrativa para Directora
P su visto bueno. Administrativ
R a
A COTIZA- Cuando sea necesario, la Auxiliar Contable, Auxiliar Cotización
S CIONES solicitará cotizaciones verbales o escritas a los Contable (cuando
proveedores del producto o servicio, o estas Aplique)
vendrán anexas al orden de pedido en caso de Cuadro
servicios de mantenimiento de maquinaria, comparativo
equipo o infraestructura, las cotizaciones por de
escrito son relacionadas en el cuadro comparativo cotizaciones
de cotizaciones, cuando se requiera, con el fin de
que éste sea aprobado por la sub-gerencia.
ORDEN DE Una vez revisadas las cotizaciones, la sub-gerencia Auxiliar Orden de
COMPRA/ selecciona la más favorable y le informa a la Contable, Compra/
SERVICIO Auxiliar Contable para que diligencie la orden de Directora Servicio
compra, la cual debe ser revisada por el Administrativ
Coordinador Administrativo, y enviada al a
proveedor y a la secretaria de plantación y
almacenista.
Nota: Las compras realizadas por caja menor, no
requerirán elaboración de orden de compra.
R RECEPCION Enviada la orden al proveedor y recibido el Secretaria de Orden de
E Y producto en la plantación de acuerdo a las la plantación, Compra/Ser
C VERIFICA- condiciones establecidas, la recepción de los Coordinador vicios
E CIÓN DEL productos se realizara; éste es verificado por el
P PRODUCTO secretaria de plantación, o coordinador, y la
C evidencia de su conformidad se registra en un
I Formato (Orden de Compra/Servicio); en el caso
Ó que el producto no cumpla con las
N especificaciones, se identificará la no

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conformidad y se informará al Auxiliar contable,

quien se comunica con el proveedor para que se
tomen las decisiones respectivas. Mientras se da
solución, el material es identificado con un letrero
de “MATERIAL NO CONFORME” para evitar el uso
no intencional. En esta verificación se tiene en
cuenta cantidades, especificaciones técnicas,
referencias, entre otros.
AL DISPOSICI El producto que se utilizará en la prestación del Almacenista Control de
M ÓN DEL servicio, se almacena de acuerdo a las Insumos y
A PRODUCT condiciones que garanticen sus características Materiales
CE O propias. (Cuando aplique)
NA
MI
EN
TO
S REGISTRO Los Productos ya almacenados se ingresan en el almacenista Control de
A DE sistema de información creado para el control de Materiales
L ENTRADAS almacén, e igualmente cuando se realice su salida de Almacén
I Y SALIDAS se registrará en el formato correspondientes y se
D digitara la misma información en el sistema de
A información
S

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6.2. Selección y Evaluación De Proveedores

6.2.1. Selección de proveedores

A continuación, se describen los criterios establecidos por la organización, para la selección de los
proveedores:

1. COMPRA DE INSUMOS (Fertilización, sanidad, mantenimiento) PUNTAJE

 Este legalmente constituida (Cámara de Comercio y/o RUT, Facturas conforme 30
a la Ley)
 Los insumos ofrecidos cumplen con los requerimientos legales, además de las 30
condiciones y especificaciones requeridas para las labores.
 Precios competitivos en comparación con el mercado 20
 Forma de pago acorde a las necesidades de la compañía (se puede diferir) 20

 Certificación de cumplimiento de SG-SST (Para todas las compras y

adquisiciones según la 1072)

2. COMPRA DE EQUIPOS / MAQUINARIA / HERRAMIENTA

 Este legalmente constituida (Cámara de Comercio y/o RUT, Facturas conforme 10
a la Ley)
 Equipo / Maquinaria / Herramienta ofrecida cumplan las condiciones y 20
especificaciones requeridas
 Contar con manuales de operación y funcionamiento (Cuando Aplique) 20

 Servicios de Garantía acorde a las necesidades de la empresa 20

 Precios competitivos en comparación con el mercado 20

 Forma de pago acorde a las necesidades de la compañía (se puede diferir) 10

 Certificado de representante legal del cumplimiento de SG-SST.

3. ALQUILER DE EQUIPOS Y MAQUINARIA

 Este legalmente constituida (Cámara de Comercio y/o RUT, Facturas conforme 20

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a la Ley)
 Equipos en adecuadas condiciones, acordes a las necesidades de la empresa 30
 Documentos vigentes (Seguros, revisiones, entre otros), para la prestación del 30
servicio
 Forma de pago acorde a las necesidades de la compañía (se puede diferir) 20
 Certificado de representante legal del cumplimiento de SG-SST.
4. COMPRA DE MATERIALES VARIOS (VIAS, CONSTRUCCIÓN, PAPELERIA Y
DOTACIÓN)
 Este legalmente constituida (Cámara de Comercio y/o RUT, Facturas conforme 20
a la Ley)
 Variedad de productos ofrecidos de acuerdo a los requisitos requeridos por la 30
empresa.
 Precios competitivos en comparación con el mercado 30
 Forma de pago acorde a las necesidades de la compañía (se puede diferir) 20

 Certificado de representante legal del cumplimiento de SG-SST.

5. COMPRA DE COMBUSTIBLES, LUBRICANTES, ACEITES Y REPUESTOS

 Este legalmente constituida (Cámara de Comercio y/o RUT, Facturas conforme 30

a la Ley)
 Precios competitivos en comparación con el mercado 20

 Forma de pago acorde a las necesidades de la compañía (se puede diferir) 20

 Productos ofrecidos acorde a las especificaciones requeridas. 30

 Certificado de representante legal del cumplimiento de SG-SST.

6. SERVICIOS DE MANTENIMIENTO

 Este legalmente constituida (Cámara de Comercio y/o RUT, Facturas conforme 20

a la Ley)
 Disponibilidad para la prestación del servicio 20

 Conocimiento en el área requerida para la prestación del servicio. 20

 Precios competitivos en comparación con el mercado 20

 Forma de pago acorde a las necesidades de la compañía (se puede diferir) 20

 Certificado de representante legal del cumplimiento de SG-SST.

7. PROVEEDORES DE CALIBRACIÓN DE EQUIPOS

 Este legalmente constituida (cámara de comercio y/o RUT, Facturas conforme 20

a la ley)

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 Acreditación de los servicios de laboratorio (ONAC) o certificado ISO 9001 10

 Contar con la calibración de los equipos (trazables) involucrados en la 40

prestación del servicio
 Precios competitivos en comparación con el mercado 20

 Formas de pago acorde a las necesidades de la compañía (se puede diferir) 10

Certificado de representante legal del cumplimiento de SG-SST.

8. PROVEEDORES DE SERVICIOS AGRICOLAS

 Cumplir con requisitos legales (Cámara de Comercio y/o RUT, Facturas 30

conforme a la Ley, afiliaciones y pago de seguridad social del personal
involucrado en la prestación del servicio)
 Disponibilidad y logística para la prestación del servicio 20

 Experiencia y reconocimiento regional mínimo de 1 año. 20

 Cumplimiento del SG-SST (mínimo 85% del cumplimiento, según estándares 30

que suministra JALM S.A.S.)
9. PROVEEDOR DE EXAMENES MEDICOS OCUPACIONALES

 Cumplir con requisitos legales (Cámara de Comercio y/o RUT, Facturas 20

conforme a la Ley, pago de seguridad social a su personal)
 Licencia en salud ocupacional 30

 Calibración de los equipos involucrados en las mediciones ocupacionales 20

 Personal involucrados en el servicio con licencia ocupacional 20

 Experiencia de mínimo dos (2) años en la prestación del servicio 5

 Certificado de representante legal del cumplimiento de SG-SST. 5

10. PROVEEDORES DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

 Este legalmente constituida (Cámara de Comercio y/o RUT, Facturas conforme 20

a la Ley)
 Certificado de calidad de los EPP 30

 Variedad de productos ofrecidos de acuerdo a los requisitos requeridos por la 20

empresa.
 Precios competitivos en comparación con el mercado 20

 Forma de pago acorde a las necesidades de la compañía (se puede diferir) 10

 Certificado de representante legal del cumplimiento de SG-SST.

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6.2.2 Evaluación de proveedores

Criterios de la evaluación y reevaluación: El proveedor es evaluado semestralmente en el Formato

de Evaluación de Proveedores, teniendo en cuenta el desempeño dado en cada servicio; los
resultados obtenidos en la evaluación serán entregados a los proveedores por medio de oficio.

A continuación, se describen los criterios para la evaluación de los proveedores:

1. COMPRA DE INSUMOS (Fertilización, sanidad, mantenimiento)

CRITERIOS A CALIFICAR POR SECRETARIA DE PLANTACIÓN
1. Entrega a tiempo de los insumos de mantenimiento requeridos
2. Cumplimiento de requerimientos legales y técnicos requeridos por las entidades nacionales y por
la empresa.
3. Asistencia técnica de los insumos requeridos.
CRITERIOS A CALIFICAR POR COORDINADORA ADMINISTRATIVA
1. Atención en el área comercial
2. Atención o eficacia en las quejas y reclamos presentadas
3. Cumplimiento de condiciones comerciales acordadas

2. COMPRA DE EQUIPOS / MAQUINARIA / HERRAMIENTA

CRITERIOS A CALIFICAR POR SECRETARIA DE PLANTACIÓN
1. Entrega a tiempo del producto requerido
2. Cumplimiento de especificaciones
3. Soporte técnico del producto requerido
CRITERIOS A CALIFICAR POR COORDINADORA ADMINISTRATIVA
1. Atención en el área comercial
2. Atención o eficacia en las quejas y reclamos presentadas
3. Cumplimiento de condiciones comerciales acordadas

3. ALQUILER DE EQUIPOS Y MAQUINARIA

CRITERIOS A CALIFICAR POR SECRETARIA DE PLANTACIÓN
1. Entrega a tiempo del servicio
2. Cumplimiento en cantidad de horas solicitadas para el equipo
3. Cumplimiento de los requisitos de la organización (Documentos al día, Buen desempeño del

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equipo, estado del equipo (Adecuadas condiciones para ser operado).

CRITERIOS A CALIFICAR POR COORDINADORA ADMINISTRATIVA
1. Atención en el área comercial
2. Atención o eficacia en las quejas y reclamos presentadas
3. Cumplimiento de condiciones comerciales acordadas

4. COMPRA DE MATERIALES VARIOS (VIAS, CONSTRUCCIÓN, PAPELERIA Y DOTACIÓN) Y

COMBUSTIBLE, LUBRICANTES, ACEITES Y REPUESTOS
CRITERIOS A CALIFICAR POR SECRETARIA DE PLANTACIÓN
1. Entrega a tiempo de los materiales requeridos
2. Cumplimiento de la cantidad solicitada del producto
3. Estado del producto solicitado
4. Cumplimiento de especificaciones del producto
CRITERIOS A CALIFICAR POR COORDINADORA ADMINISTRATIVA
1. Atención en el área comercial
2. Atención o eficacia en las quejas y reclamos presentadas
3. Cumplimiento de condiciones comerciales acordadas

5. SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
CRITERIOS A CALIFICAR POR COORDINADOR DE INFRAESTRUCTURA Y MAQUINARIA
1. Puntualidad a la hora de la prestación del servicio
2. Calidad del servicio prestado
3. Elementos e implementos de trabajo
4. Servicios de Garantía
CRITERIOS A CALIFICAR POR COORDINADORA ADMINISTRATIVA
1. Atención o eficacia en las quejas y reclamos presentadas
2. Cumplimiento de condiciones comerciales acordadas

6. PROVEEDORES DE CALIBRACIÓN DE EQUIPOS

CRITERIOS A CALIFICAR POR DIRECTOR DE PLANTACIÓN

1. Entrega a tiempo del servicio prestado
2. Entrega de información completa de acuerdo a lo requerido
3. Disponibilidad en la solución de inquietudes con respecto al servicio prestado
4. Información con datos confiables
5. Disponibilidad en tiempo para la prestación del servicio

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CRITERIOS A CALIFICAR POR COORDINADORA ADMINISTRATIVA

1. Atención en el área comercial

2. Atención o eficacia en las quejas y reclamos presentadas
3. Cumplimiento de condiciones comerciales acordadas

7. SERVICIOS AGRICOLAS
CRITERIOS A CALIFICAR POR SECRETARIA DE PLANTACIÓN
1. Cumplimiento de los pagos del Sistema de Seguridad Social
2. Cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
3. Cumplimiento de la calidad del servicio prestado.
4. Cumplimiento en la entrega a tiempo del servicio
CRITERIOS A CALIFICAR POR COORDINADORA ADMINISTRATIVA
1. Atención o eficacia en las quejas y reclamos presentadas
2. Cumplimiento de condiciones comerciales acordadas

8. PROVEEDOR DE EXAMENES MEDICOS OCUPACIONALES

CRITERIOS A CALIFICAR POR SECRETARIA DE PLANTACIÓN
1. Cumplimientos con la licencia de salud ocupacional.
2. cumplimiento con la calibración de los equipos utilizados en las mediciones ocupacionales.
3. Entrega a tiempo del servicio prestado.
CRITERIOS A CALIFICAR POR COORDINADORA ADMINISTRATIVA
1. Atención o eficacia en las quejas y reclamos presentadas
2. Cumplimiento de condiciones comerciales acordadas

9. PROVEEDOR DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

CRITERIOS A CALIFICAR POR SECRETARIA DE PLANTACIÓN
1.EPP con certificación y criterios de calidad.

CRITERIOS A CALIFICAR POR COORDINADORA ADMINISTRATIVA

1. Atención o eficacia en las quejas y reclamos presentadas
2. Cumplimiento de condiciones comerciales acordadas

El puntaje de calificación de los proveedores, se describe a continuación:

Excelente Bueno Regular Deficiente

10 8 6 4

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Para obtener el resultado final, se promedia la calificación obtenida.

Si el valor total obtenido es igual o superior a 7 puntos, se considera que el proveedor evaluado es
aprobado, se puede comprar a proveedores que tengan un puntaje menor al 7 ejerciendo control
sobre el producto/servicio proporcionado, si es incidente el incumplimiento se deben buscar otras
alternativas y se deja el proveedor como condicionado. Si en el periodo a evaluar no se le compra
al proveedor se mantendrá la calificación del periodo anterior.

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

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