Secretaría General

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D. C.

SECRETARÍA GENERAL

Alcalde Mayor
Samuel Moreno Rojas

Secretario General
Yuri Chillán Reyes

Subsecretaria General
Beatríz Helena Hincapié Molina

Directora Gestión Corporativa

Dolly Arias Casas

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Clara Yolanda Bohórquez Mora

Elaboración
Equipo Sistema Integrado de Gestión

Coordinadora Sistema Integrado de Gestión

Lucy Divanelly Muñoz Rodríguez

Denis Aleida Parra Suárez

Alba Lucía Carrillo Salinas
Sandra Patricia Ortiz Barrera
Claudia S. Guerrero Pinzón
Yenny Milena Villamil Guerrero
Katherine Guerrero Pompey
Dolly Johana Velandia Silva
German Ricardo Parra Tique
José Reinaldo Contreras Diago
Flor Mireya Gómez Clavijo

Diseño y diagramación
Andrés Muñoz Florián
Francisco Yañez Montealegre
Claudia S. Guerrero Pinzón
2011 2210111-OT-009 Versión 01
2
 Secretaría General

Tabla de Contenido

Página
Nuestra Historia 4
Estructura Orgánica 5
Fundamentos Institucionales 6
Sistema Integrado de Gestión 9
Normas expedidas sobre herramientas actuales de gestión 10
Componentes del Sistema Integrado de Gestión 11
Equipo de trabajo 12
Conformación del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión 14
Alta Dirección 15
Fases del Sistema Integrado de Gestión 17
Ventajas 18
Beneficios de implementación 19
Sistema de Gestión de Calidad 20
Modelo del Sistema de Gestión de Calidad basado en procesos 22
Política y principios de calidad 23
Certificación de procesos 24
Nuestros procesos 26
¿Qué es un mapa de procesos? 27
¿Qué es la caracterización? 28
¿Cómo medir los procesos? 29
Nuestros documentos 30
¿Qué tipo de documento tenemos? 31
¿Qué es un manual de calidad? 32
Procedimientos básicos Norma NTCGP 1000:2009 33
Control producto y/o servicio No Conforme 35
Acciones preventivas correctivas y de mejora 36
Auditorias 37
MECI 38
Estructura MECI 39
Control Interno 40
Normograma 41
Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información 42
Sistema de Gestión Documental y Archivo 44
Sistema de Gestión Ambiental 48
Base normativa 49
Sistema de Desarrollo Administrativo 50
3
 Nuestra Historia
La creación de la Entidad obedeció a la formali-
zación del cumplimiento de funciones de apoyo
requeridas por el gobierno de la ciudad que ve-
nían siendo ejecutadas desde antaño por perso-
nal adscrito a la oficina del Alcalde.
La denominación de Secretario General fue de-
finida jurídicamente mediante el Acuerdo 6 de
1966, que adoptó un cambio de nombre, pasando
de “Secretario de la Alcaldía a Secretario General
de la Alcaldía y de la Junta Asesora y de Con-
tratos”, estableciéndose de esta manera el cargo
y sus funciones. Posteriormente, fue expedido el
Decreto Ley 3133 de 1968 con el cual se reformó
la organización administrativa del Distrito Especial
de Bogotá. En uno de cuyos artículos se determi-
nó la creación de la Secretaría General.
Los primeros 10 años de la Secretaría General
marcan un perfil administrativo con acento en el
desempeño de asuntos laborales, característica
que puede apreciarse claramente en la expedi-
ción del Decreto 569 de marzo 24 de 1974.
El contexto jurídico de esta reestructuración es el
Acuerdo No. 1 de 1974 sobre “Plan General de
Desarrollo Integral para el Distrito Especial de Bo-
gotá”, en su artículo 24 se faculta al Alcalde para
reorganizar la planta de personal de las distintas
dependencias y modificar la estructura de la Admi-
nistración Central con el fin de ordenar, coordinar
y vigilar la ejecución de los planes y programas de
desarrollo. Así, con el Decreto del Alcalde el No.
275 de marzo 13 de 1980 sobre la planta de per-
sonal, la Secretaría General presenta un grupo de
trabajo compuesto por ochenta personas. En los
años ochenta la oficina de la Secretaría General
no presenta cambios considerables en su estruc-
tura.
4
Entre 1995 y el 2002 se llevan a cabo numero-
sos cambios administrativos, entre ellos están:
el Decreto 066 de 1996, la Resolución 1156
de 1997, el Decreto 1083 de 1997, el Decreto
1103 de 1997, entre otros.
En este contexto de reformas y cambios se
expide el Decreto 331 de septiembre 30 de
2003 por el cual se adopta una nueva es-
tructura interna de la Secretaría General, la
misión de la institución se renueva a la luz
de estos criterios políticos y sociales y se es-
tablece que corresponde a la Secretaría for-
mular las políticas para el fortalecimiento de
la función administrativa y de los organismos
y entidades distritales, a través del diseño e
implementación de instrumentos de coordi-
nación y gestión, el mejoramiento del servicio
al ciudadano, la promoción del desarrollo ins-
titucional, la orientación de la gestión jurídi-
ca del Distrito y la protección de los recursos
documentales y obviamente asistir al Alcal-
de Mayor en el ejercicio de sus atribuciones
constitucionales, legales y prestarle el apoyo
administrativo.
La Secretaría General fue reestructurada con
motivo de la Reforma Administrativa de Bo-
gotá promulgada por medio del Acuerdo 257
de 2006 e implementada en la Secretaría Ge-
neral a través del Decreto 267 de 2007, con
el cual la Secretaría queda dotada con una
Subsecretaría, y una Dirección Corporativa y
con cinco Direcciones Distritales que atende-
rán los temas relacionados con el servicio al
ciudadano, el desarrollo institucional, el jurí-
dico, el patrimonial documental y los asuntos
disciplinarios.
Fuente: Informe de Gestión Oficina Asesora de Planeación 2008
 Secretaría General
Nuestra entidad pertenece al Sector Gestión Pública el cual está con-
formado por la Secretaría General y el Departamento Administrativo
del Servicio Civil - DASC

Estructura Orgánica
Secretaría General
Decretos 267/07, 163/08 y 502/09

5
 Fundamentos Institucionales

Misión La Secretaría General asesora y asiste al Alcalde Mayor en el

ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, formula
políticas para el fortalecimiento de la función administrativa y
la articulación de las entidades distritales, diseña instrumentos
efectivos de coordinación y de gestión en el Distrito Capital para
el mejoramiento continuo del servicio al ciudadano, la promoción
del desarrollo institucional, la orientación de la gestión jurídica
y judicial, la gestión disciplinaria interna, la gestión documental
integral y la promoción, cooperación e internacionalización de
Bogotá, apoyada en nuevas tecnologías de la información y de
comunicaciones, con un equipo humano idóneo y con vocación
de servicio a la comunidad.

Visión La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, res-

ponderá a los desafíos de la ciudad del futuro, consolidando
el liderazgo en la gestión pública distrital, caracterizada por la
excelencia y la efectividad requeridas, para materializar los prin-
cipios del estado social de derecho y alcanzando los más al-
tos estándares de satisfacción ciudadana, siendo modelo para
América Latina y el mundo.
6
 Secretaría General

La gestión institucional se enmarca en las

siguientes políticas generales.
No obstante, existen políticas en la
Secretaría General de carácter
específico, con el fin de atender la
diferente normatividad que se aplica
en la entidad.

1. La Secretaría General se compromete a ser un gerente y asociado

estratégico en la gestión pública del Distrito.
2. Se buscará permanentemente la satisfacción de las necesidades y
expectativas de los usuarios o beneficiarios.
3. Se creará una cultura de co-responsabilidad pública y de servicio
al usuario y el ciudadano a través de la prestación del servicio de
forma ética, transparente, humana y con celeridad.

Como complemento a las políticas institucionales, se identificaron cinco

propósitos que son fundamentales para el equipo de la Secretaría Ge-
neral:

1. Trabajar con lealtad, compromiso y transparencia.

2. Renovar la pasión por el trabajo.
3. Responsabilidad compartida y trabajo en equipo, será un propósito
común.
4. Innovación y cambio.
5. Volar alto, mirar lejos; visión global y obtener resultados.
7
 Valores Eticos Los valores son principios que nos permiten orientar nuestro
comportamiento en función de realizarnos como personas. Son
creencias fundamentales que nos ayudan a preferir, apreciar y
elegir unas cosas en lugar de otras, o un comportamiento en
lugar de otro. También son fuente de satisfacción y plenitud.

La Alcaldía se ha propuesto dotar de un marco de referencia

común a todas las entidades, a fin de convertir la ética en una
dimensión cultural inherente a la gestión pública. En este sen-
tido, el Ideario Ético pretende servir para estimular y promover
conductas éticas entre los servidores y las servidoras distritales,
elevar la capacidad institucional para el juicio y las decisiones
éticas, y, como consecuencia de todo ello, contribuir de manera
efectiva a la construcción de una ciudad mucho más humana.

Los valores del Ideario Ético guían la gestión de la Secretaría

General, aprobados por el Acuerdo 244 de 2006, reglamentado
por el Decreto Distrital 168 de 2008:

• Solidaridad
• Equidad
• Respeto
• Vocación de servicio
• Probidad
• Trabajo en equipo
• Responsabilidad compartida

8
 Secretaría General

Sistema Integrado
de Gestión

Conjunto articulado de herramientas de gestión -Sis-

temas de Gestión de Calidad, de Control Interno, de
Desarrollo Administrativo, de Gestión Documental y
Archivo, Sistema de Seguridad en la Información y
de Gestión Ambiental- que permiten a la Secretaría
General, el logro de sus objetivos institucionales, el
cumplimiento de los fines esenciales del Estado y el
mejoramiento de la calidad y servicios a cargo de la
entidad.

9
 Normas expedidas sobre
herramientas actuales de gestión

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD SISTEMA DE GESTIÓN

• Ley 872 de 2003 DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
• Decreto 4110 de 2004 • Acuerdo 57 de 2002
• Acuerdo 122 de 2004 • Directiva 05 de 2005
• Decreto 387 de 2004 • NTC-ISO/IEC: 27001
• Directiva 004 de 2005 • Resolución No. 353 de 2007
• Decreto 4485 de 2009-Actualización de la Norma • Directiva No. 042 de 2007
NTCGP:1000 a versión 2009 • Resolución No. 305 de 2008
• Directiva 003 de 2008 (certificación) • Resolución No. 226 de 2010
• Directiva 003 de 2009 (Plan de Trabajo Distrital
2009-2011) SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
• Resolución 290 de 2009-Comité Sistema DE ARCHIVO
Integrado de Gestión y Equipos de Trabajo • Acuerdo 11 de 1996
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO • Ley 594 de 2000
• Decreto 173 de 2004
• Ley 87 de 1993
• Resolución 410 de 2004
• Decreto 1599 de 2005
• Decreto 475 de 2006
• Circular 003-2005 -DAFP
• Decreto 514 de 2006
• Circular Conjunta Secretaría General y Veeduría
Distrital 018 de 2006 SISTEMA DE DESARROLLO
ADMINISTRATIVO
SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
• Ley 99 de 1993 • Ley 489 de 1998
• Directiva 07 de 2005 • Ley 909 de 2004
• Decreto 456 de 2008 - Plan de Gestión • Decreto 3622 de 2005
Ambiental • Decreto 1227 de 2005,
• Decreto Distrital 243 de 2009 – Gestor Artículo 106 - Gerencia Pública
Ambiental • Circular No. 11 de 28 de 2005-DASCD-
• Resolución 215 de 2010-Comité Técnico Gestión Concepto Acuerdos Gestión
Ambiental de la Secretaría General
• Resolución 083 de 2010 -Gestor Ambiental de la
Secretaría General

10
 Secretaría General

Componentes
Sistema Integrado de Gestión

Gestión
Documental
y Archivo

Desarrollo Gestión de
Administrativo la Calidad

Control
Seguridad de Interno
la Información
Satisfacción de NECESIDADES
Y/O SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Gestión
Ambiental
sistema de gestIÓN sistema de CONTROL
DE CALIDAD INTERNO (MECI)

sistema de DESARROLLO sistema de GESTIÓN

ADMINISTRATIVO AMBIENTAL

11
 Equipos de trabajo
La responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión está en cabeza del Secretario Gene-
ral, quien se apoya en el (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación como Representante
de la Alta Dirección.

Mediante Resolución No. 290 de septiembre 4 de 2009 se conformaron tres (3) equipos de
trabajo institucional: Equipo Directivo, Equipo Operativo y Equipo Evaluador, estableciéndo-
se sus roles y responsabilidades en el diseño, implementación, evaluación, mejora y soste-
nibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

Equipo Equipo Equipo

Directivo
De acuerdo con el Artículo 8 de la Resolución 290
de 2009, está conformado por los servidores pú-
blicos del nivel Directivo de la Secretaría Gene-
ral y el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
El Equipo Directivo actúa como Comité Directivo
del Sistema Integrado de Gestión, en el cual se
integra y fusiona el Comité de Coordinación de
Control Interno, el Comité del Sistema de Ges-
tión de Calidad, el Comité de Coordinación del
Plan Institucional de Gestión Ambiental, el Co-
mité de Seguridad de la Información y, el Comi-
té de Archivo, que fueron establecidos median-
te las Resoluciones No. 201 de 1994, 096 de
1998, 078 de 1999, 314 de 2005, 370 de 2005,
353 de 2007 y 410 de 2004, respectivamente.
12
OPERAtivo
El Equipo Operativo está con-
formado por representantes
de las distintas dependencias
y disciplinas académicas que
conforman la Secretaría Ge-
neral y la Secretaría Privada,
quienes serán delegados por
los responsables de proceso
por escrito, para atender lo
referente a los diferentes sis-
temas que se integran; estos
representantes se denomina-
ran Gestores del Sistema In-
tegrado de Gestión.
EVALUADOR
El Equipo Evaluador está
conformado por el (la) Jefe
y los servidores públicos de
la Oficina de Control Interno.
Este equipo llevará a cabo la
evaluación independiente y
objetiva del desarrollo, imple-
mentación, mantenimiento y
mejoramiento continuo del
Sistema Integrado de Ges-
tión y se apoyará en los Audi-
tores de Calidad de la Secre-
taría General, cuando así lo
requiera.
Secretaría General

13
14
 Secretaría General

Alta Dirección

Responsable del
Sistema Integrado de Gestión
Secretario(a) General

Representante de la Alta Dirección

Jefe Oficina Asesora de Planeación

15
 Alta Dirección

El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, como representante de la Alta Dirección para el desa-
rrollo e implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión debe cumplir
con los siguientes roles y responsabilidades:

1. Ser el soporte principal del Secretario General para el impulso, construcción, consolidación, mejo-
ramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.
2. Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas del proyecto de diseño, desarrollo,
implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría
General atendiendo las normas aplicables a cada subsistema.
3. Asegurar que se establezcan, implanten y mantengan los procesos necesarios para la implemen-
tación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.
4. Someter a consideración del Comité del Sistema Integrado de Gestión, para su aprobación, pro-
puestas de diseño, desarrollo, implementación, desempeño, mejora y sostenibilidad del Sistema
Integrado de Gestión.
5. Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades que requiere
realizar el Equipo Operativo de Gestores del Sistema Integrado de Gestión, en armonía y colabo-
ración con los servidores de dichas áreas.
6. Informar al Equipo Directivo sobre la planificación y avances del proyecto de diseño, desarrollo,
implementación mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.
7. Coordinar y dirigir las actividades del Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión.
8. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas
de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los
niveles de la entidad.
9. Representar a la Secretaría General frente a organismos externos en los asuntos relativos al Sis-
tema Integrado de Gestión.
10. Convocar las reuniones del Comité del Sistema Integrado de Gestión, a través de memorando y/o
correo electrónico.
11. Ejercer la Secretaría Técnica del Comité del Sistema Integrado de Gestión.
16
 Secretaría General

Fases
Sistema Integrado de Gestión

En la Secretaría General se identificaron las

siguientes etapas dentro de las cuales se
enmarcan las actividades mas importantes
para el Sistema Integrado de Gestión.

17
 Ventajas

• La Secretaría General a través del SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN “Lo Mejor de Mi para Todos”,
encontró una forma eficaz y eficiente para implementar las directrices del Gobierno Nacional en lo que se
refiere a las nuevas herramientas de gestión.

• Esta forma de desarrollar e implementar las herramientas de gestión ha generado mayor coordinación y
menos desgaste para la Secretaría General, porque se han aprovechado los recursos; por ejemplo, no se
constituyeron equipos de trabajo para cada sistema por aparte, sino que se trabajó con una sola estructura
organizativa.

• Se ha logrado un cambio cultural en la Secretaría General al pasar de procesos y procedimientos en papel a

un mayor control sobre la documentación de la entidad, la cual se encuentra estandarizada, con control de
versiones y disponibles en la Intranet.

• A través de los eventos de sensibilización se ha logrado además de una gran cobertura, una mayor apropiación
de las herramientas de gestión que componen el Sistema Integrado de Gestión, contando con excelente
asistencia a cada evento, generando mayor compromiso en los servidores de la entidad quienes saben que
estas herramientas de gestión son el medio para cumplir con la misión propuesta y alcanzar nuestra visión de
Ser Modelo de Gestión Pública Integral en América Latina

18
 Secretaría General

Beneficios de Implementación

• Enfoque basado en procesos (Organizar o estandarizar los procesos o datos internos)

• Permite la parametrización

• Flujo eficiente de la información:

- Entrada de información clasificada
- Funcionalidad para interactuar con otras dependencias y procesos
- Proporciona herramientas para consulta
- Archivo confiable de la información
- Fortalece el Autocontrol

• Facilita que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de la política
y objetivos de calidad

• Define y aplica medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones

• Mejora el servicio y atención al usuario, destinatario o beneficiario

• Mejora la rentabilidad de la entidad en cuanto a la administración de sus dependencias

• Garantiza la estructura para el control a la estrategia, a la gestión y a la evaluación.

• Evita la duplicidad de acciones y desgaste administrativo

• Permite unificar criterios

19
 Sistema Gestión de la Calidad

Herramienta de gestión sistemática

y transparente que permite dirigir y
evaluar el desempeño institucional,
en términos de calidad y satisfac-
ción social en la prestación de los
servicios a cargo de las entidades.

Está enmarcado en los planes es-

tratégicos y de desarrollo de tales
entidades.

20
 Secretaría General

¿Qué es calidad? Grado en el que un conjunto de características inhe-

rentes cumple con los requisitos.

¿Qué es un requisito? Necesidad o expectativa establecida, general-

mente implícita u obligatoria.

Los requisitos son de 4 clases:

Cliente
Legales
Implícitos
Organizacionales

¿Qué es un cliente? Organización, entidad o persona que recibe un

producto y/o servicio.

NOTA: Para efectos de esta norma, y de con-

formidad con la Ley 872 de 2003, el término
cliente incluye a los destinatarios, usuarios o
beneficiarios.

¿Qué es certificado? El Decreto Nacional 2269 de 1993 “Por el cual se orga-

niza el sistema nacional de normalización, certificación y
metrología”, en su artículo 2º, literal k), define la certifica-
ción como “el procedimiento mediante el cual una tercera
parte da constancia por escrito o por medio de un sello de
conformidad de que un producto, un proceso o un servicio
cumple los requisitos especificados en el reglamento“
21
 Modelo de Sistema de Gestión
de Calidad basado en procesos.
(Entradas y Salidas)

22
 Secretaría General

Política de Calidad
La Secretaría General declara que su gestión está dirigida:
1. Al acercamiento de la Administración Distrital al ciudadano.
2. Al liderazgo de la Gestión Jurídica Distrital.
3. Al liderazgo de la Gestión Disciplinaria Interna en el Distrito.
4. A la promoción del Desarrollo Institucional Distrital.
5. La conservación de la memoria Institucional del Distrito Capital.
6. Al Fortalecimiento de las Relaciones Internacionales de Bogotá D.C.

Consideramos que la calidad es uno de los aspectos claves para mantener nuestro li-
derazgo en el Distrito Capital. Atendiendo a este compromiso establecemos la siguiente
Política de Calidad:
• El Ciudadano es nuestra razón de ser.
• El respeto a las normas y el cumplimiento del Estado Social de Derecho son reconoci-
dos como una expresión de calidad.
• Dirigiremos nuestro esfuerzo a la mejora continua de nuestro Sistema de Gestión de
Calidad con el fin de lograr una función pública efectiva, humana y moderna.
• La Alta Dirección asignará los recursos necesarios para alcanzar los objetivos de calidad.

La implementación del Sistema de Gestión de Calidad es una herramienta importante

en la realización de esta política y está basada en la norma NTCGP 1000:2009 e ISO
9001:2008.

Principios de Calidad
• Organización enfocada al cliente
• Liderazgo
• Participación activa de los servidores
• Enfoque basado en los procesos
• Enfoque del sistema para la gestión
• Mejora continua
• Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones
• Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios
• Coordinación, cooperación y articulación
• Transparencia
23
 La Secretaría General certificó sus
procesos bajo las Normas NTCGP
1000:2009 e ISO 9001:2008.

ISO
ISO designa un conjunto de normas sobre calidad y gestión continua de calidad,
establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO). Se
pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad orientada a la produc-
ción de bienes o servicios. Las normas recogen tanto el contenido mínimo como las
guías y herramientas específicas de implantación, como los métodos de auditoría.

El ISO especifica la manera en que una organización opera, sus estándares de

calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio. Existen más de 20 elementos en
los estándares de este ISO que se relacionan con la manera en que los sistemas
operan.

Su implantación, aunque supone un duro trabajo, ofrece numerosas ventajas para

las organizaciones, entre las que se cuentan con:

• Estandarizar las actividades del personal que labora dentro de la organización

por medio de la documentación
• Incrementar la satisfacción del cliente
• Medir y monitorear el desempeño de los procesos
• Disminuir re-procesos
• Incrementar la eficacia y/o eficiencia de la organización en el logro de sus obje-
tivos
• Mejorar continuamente en los procesos, productos, eficacia, etc.
• Reducir las incidencias de producción o prestación de servicios
24
 Secretaría General

NTCGP 1000: 2009

NTCGP: Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, 1000 el número que le correspondió y
2009 el año de la última actualización.

En esta Norma se establecen las generalidades y los requisitos mínimos para establecer,
documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad.

¿A quien va dirigida?
A todas las entidades del poder público y otras entidades prestadoras de servicios.

¿Cuál es el propósito
de la norma NTCGP 1000:2009?
Mejorar el desempeño de las entidades y su capacidad de proporcionar productos
y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes.

25
 Nuestros procesos

¿Qué es Conjunto de actividades mutuamente re-

lacionadas o que interactúan para generar
un proceso? valor y las cuales transforman elementos
de entrada en resultados.

PROCESOS Incluyen procesos relativos al estableci-

miento de estrategias, fijación de objetivos,
ESTRATÉGICOS provisión de comunicación, aseguramiento
de la disponibilidad de recursos necesarios
y revisiones por la dirección.

PROCESOS O de realización del producto o de la

prestación del servicio: incluyen todos
MISIONALES los procesos que proporcionan el resultado
previsto por la entidad en el cumplimiento
de su objeto social o razón de ser.

PROCESOS Incluyen todos aquellos procesos para la

provisión de los recursos que son necesa-
DE APOYO rios en los procesos estratégicos, misiona-
les y de medición, análisis y mejora.

PROCESOS Incluyen aquellos procesos necesarios

para medir y recopilar datos destinados a
DE EVALUACIÓN realizar el análisis del desempeño y la me-
jora de la eficacia y la eficiencia.
26
 Secretaría General

¿Qué es un Mapa de Procesos?

Es un diagrama que permite ver la interacción de los proce-

sos de la entidad (estratégicos, misionales, operativos o de
apoyo y de control).

El mapa de procesos ofrece una visión general del Sistema

Integrado de Gestión. En el se representan los procesos que
componen el sistema así como sus relaciones principales.
Dichas relaciones o interacciones se indican mediante fle-
chas que representan los flujos de información.

El mapa de procesos de la Secretaría General de la Alcaldía

Mayor de Bogotá se puede consultar en la Intranet y en la
Web de la entidad www.bogota.gov.co - Secretaría General
link Sistema Integrado de Gestión.

27
 ¿Qué es la Caracterización?

Caracterizar Determinar los atributos o características peculiares de alguien

o de algo, de modo que claramente se distinga de los demás.

Caracterización Caracterización de proceso: Documento en el cual se deter-

de proceso minan las características o atributos de un proceso. (Objetivo,
alcance, proveedores, entradas, actividades claves PHVA, sa-
lidas, clientes, recursos, indicadores, riesgos, impactos am-
bientales, recurso, documentos asociados al proceso)

28
 Secretaría General

¿Cómo medir los procesos?

Para el seguimiento y medición de los procesos se pueden emplear métodos como indicadores,
encuestas, seguimiento al avance de los proyectos y cronogramas entre otros.

En la Secretaría General los indicadores de los procesos se pueden consultar en la Intranet, en las
caracterizaciones de los procesos.

Efectividad Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los

resultados planificados, como en el manejo de los recursos
utilizados y disponibles.

Eficacia Grado en el que se realizan las actividades planificadas y

se alcanzan los resultados planificados.

Eficiencia Relación entre el resultado alcanzado y los recursos

utilizados.
29
 Nuestros Documentos

¿Qué es un documento?
De acuerdo a la NTCGP 1000:2009 es información y su medio de soporte,
el cual puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra
patrón o una combinación de éstos.

Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y

registros, se denominan “documentación”.
¿Cuáles son los documentos requeridos por la Norma NTCGP 1000:2009?

• Control de documentos
• Control de registros
• Auditorias
• Acciones Correctivas
• Acciones preventivas
• Control de producto no conforme

La documentación del Sistema de Gestión de Calidad debe incluir (Requisito

4.2.1 NTCGP 1000.2009):

• La política y objetivos de calidad.

• El manual de calidad.
• Los procedimientos y registros que pide la Norma NTCGP 1000:2009.
• Y todos aquellos requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus
funciones.
30
 Secretaría General

¿Qué tipos de documentos

tenemos?

al
ent
cum
Do
ide
ám
Pir

31
 ¿Qué es un Manual de Calidad?

Documento que describe y especifica el Sistema de Gestión

de la Calidad de una entidad. (Numeral 3.35 de la Norma
NTCGP 1000:2009)

Este debe incluir:

a) El alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, inclui-

dos los detalles y la justificación de cualquier exclusión.

b) Los procedimientos documentados establecidos para el

Sistema de Gestión de la Calidad, o referencia a los mis-
mos, y

c) Una descripción de la interacción entre los procesos del

Sistema de Gestión de la Calidad.

32
 Secretaría General

Procedimientos básicos
de la Norma ntcgp 1000:2009

Establece los parámetros que se deben aplicar para la elaboración, modificación o

anulación de los documentos del Sistema Integrado PROCEDIMIENTOS BÁSICOS
ESTABLECIDOS POR LA ENTIDAD DE ACUERDO A LOS REQUISITOS DE LA
NORMA NTCGP 1000:2009.

Elaboración de Establecer las pautas para normalizar la presentación (plan-

documentos tilla) de los documentos y la codificación de los mismos de-
2210111-PR-001 sarrollados dentro del Sistema Integrado de Gestión en la
Secretaria General, para asegurar que se presentan de una
forma estándar y son identificados fácilmente.

Control de documentos Establece los parámetros que se deben aplicar para la ela-
2210111-PR-002 boración, modificación o anulación de los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General de la
Alcaldía Mayor de Bogotá, con el fin de ejercer control.

Control de registros Procedimiento que define las pautas para la administración

2210111-PR-003 de los registros del Sistema Integrado de Gestión, con el fin
de garantizar la disposición, conservación y legalidad de los
mismos como evidencia de la conformidad con los requisitos
y de la operación eficaz del Sistema Integrado de Gestión.
33
 ¿Qué es un registro? Documento que presenta resultados obtenidos o propor-
ciona evidencia de actividades ejecutadas.

Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para docu-

mentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de ve-
rificaciones acciones preventivas y acciones correctivas.
En general los registros no se pueden modificar.

¿Cómo almacenamos Los físicos en estantes o carpetas ubicados en nuestros

los registros? archivos de gestión, en el archivo central o en el archivo
histórico.

Los magnéticos definiendo rutas, carpetas o en backup.

Así podemos recuperarlos fácilmente.

34
 Secretaría General

Control de Producto y/o Servicio

No Conforme 2210111-PR-004

Procedimiento en donde se establecen las acciones para la identificación,

documentación, control, clasificación y disposición del Producto y/o Servi-
cio No Conforme y las No Conformidades para evitar que sea entregado al
usuario o destinatario sin el cumplimiento de los requisitos especificados.

Producto y/o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de

procesos.

NOTA: En esta Norma, el término “producto y/o servicio” se aplica única-

mente a:
a) El producto y/o servicio destinado a un cliente o solicitado por él, y
b) Cualquier resultado previsto de los procesos de realización del produc-
to o prestación del servicio.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita

u obligatoria.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detec-

tada.

NOTA 1: Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva.
NOTA 2: Una corrección puede ser, por ejemplo, un reproceso o una re
clasificación.
35
 Acciones Correctivas, Preventivas
y de Mejora 2210111-PR-005
Procedimiento que establece mecanismos para determinar las causas de las No Con-
formidades reales o potenciales y determinar e implementar acciones correctivas o pre-
ventivas, así como registrar los resultados y revisar la eficacia de las acciones tomadas
para mitigar o eliminar el(los) problema(s) causado(s) o riesgos evidenciados.

Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de

una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

NOTA 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.
NOTA 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la
acción correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse.

Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de

una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

NOTA 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad.

NOTA 2: La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras
que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.
NOTA 3: Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.

Mejora continua: Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capaci-

dad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

PLANIFICAR VERIFICAR
Establecer objetivos Realizar el siguimien-
y procesos necesa- to y la medición de ACTUAR
rios para conseguir HACER los procesos y pro- Tomar acciones para
resultados de acuer- Implementar ductos respecto a las mejorar continua-
do con los requisitos los procesos. políticas, objetivos y mente el desempeño
del cliente y las polí- los requisitos para el de los procesos.
ticas de la Secretaría producto e informar
General sobre resultados.

36
 Secretaría General

Auditoría

Procedimiento de Auditorías 2210112-PR-006

Proporciona una orientación y metodología para realizar las auditorías internas con el fin de
verificar si el Sistema Integrado de Gestión se ha implementado adecuadamente, se mantiene
actualizado y está conforme con las disposiciones establecidas (políticas, administrativas y
legales entre otras) para asegurar el control del cumplimiento de las actividades al interior de
la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Auditoría Interna
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse
de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad
con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz,
eficiente y efectiva.

¿Qué es una Auditoría?

Es el proceso para verificar el cumplimiento de los requisitos de nuestro Sistema de Gestión.

¿Qué son las evidencias de Auditoría?

La información que demuestra que estamos cumpliendo con los requisitos.

¿En dónde encontramos los requisitos de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad?

Los encontramos en la Norma NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, en las políticas,
procedimientos y demás documentos internos.

¿Qué es el informe de Auditoría?

Es un documento que se emite al término de la Auditoría y que describe las fortalezas, las
oportunidades de mejora y las no conformidades del proceso auditado.

37
 MECI

Es el Modelo Estándar de Control Interno que

permite el diseño, desarrollo y operación del
Sistema de Control Interno en las entidades del
Estado.

MECI 1000:2005 Se establece para las entidades públicas, proporciona una estructura
para el control a la estratégia, la gestión y la evaluación de las mismas,
cuyo próposito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos ins-
titucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.

Este modelo se ha formulado con el próposito de mejorar el desempeño

institucional mediante el fortalecimiento del control.

Es importante resaltar que es una herramienta de mejoramiento organi-

zacional, con visión transversal a la entidad, en la cual participan todos
los servidores.

Normatividad •
•
Ley 87 de 1993
Decreto 1599 de 2005
• Circular 003 - 2005 - DAFF
• Circular conjunta Secretaría General y Veeduría Distrital 018
• MECI 1000:2005
• Resolución 041 de 2006, adopción del MECI
• Manual de implementación del MECI
38
 Secretaría General

Estructura del Modelo Estándar de

Control Interno MECI 1000:2005

39
 Control Interno
Conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas
las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la infor-
mación y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas vigentes dentro de las
políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

Principios:
AUTOCONTROL
Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su tra-
bajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cum-
plimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función,
de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas
bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios
establecidos en la Constitución Política.

AUTOREGULACIÓN
Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al in-
terior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la
normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema
de Control Interno, bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparen-
cia en la actuación pública.

AUTOGESTIÓN
Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar,
coordinar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función ad-
ministrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus
reglamentos.
40
 Secretaría General

Normograma
Herramienta de consulta que consolida la base legal aplicable a
la entidad, desde cada uno de los procesos.

C = Constitución Política de Colombia

El normograma se puede consultar

ingresando a cada proceso en el Sis-
tema de Gestión de Calidad desde la
INTRANET y la págna WEB: www.
bogota.gov.co/secretariageneral/sis-
temaintegradodegestion

41
 Sistema de Gestión de la Seguridad
de la Información.
Parte del sistema de gestión global, basado en un enfoque hacia los riesgos
globales de un negocio, cuyo fin es establecer, implementar, operar, hacer
seguimiento, revisar, mantener y mejorar la seguridad de la información.
Numeral 3.14 Norma Técnica Colombiana NTC-ISO/IEC 27001

En la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá., existe el pro-

ceso Gestión de la Seguridad de la Información y Recursos Tecnológicos
2213200-PO-036 con sus respectivos procedimientos, que pueden ser
consultados en la Intranet.

Conceptos Importantes
Información: Es un activo que, como otros activos importantes del nego-
cio, es esencial para las actividades de la organización y, en consecuencia,
necesita una protección adecuada.

Seguridad de la Información: Es la protección de la información contra

una gran variedad de amenazas con el fin de asegurar la continuidad del
negocio, minimizar el riesgo y maximizar el retorno de inversiones y opor-
tunidades de negocio. Adicionalmente, se define como la preservación de
la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, además,
otras propiedades tales como autenticidad, responsabilidad, no-repudio y
confiabilidad pueden estar involucradas.

42
 Secretaría General
Confidencialidad: Protección para que el activo de información sea accesible
solamente por aquellas personas autorizadas para ello.

Integridad: Protección de la exactitud y estado completo de la información

y sus métodos de procesamiento.

Disponibilidad: Garantizar que los usuarios autorizados tengan acceso a

los activos de información cada vez que lo requieran.

Activo de Información: Recurso de información que tiene valor para la enti-

dad.

Información Primaria: Elemento de control conformado por el conjunto de

datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la
organización está en permanente contacto, así como las variables que no
están en relación directa con la entidad pero afectan su desempeño.

Información Secundaria: Elemento de control conformado por el conjunto

de datos que se originan o procesan al interior de la entidad pública prove-
nientes del ejercicio de su función. Se obtiene de los diferente sistemas de
información que soportan la gestión de la entidad pública

43
 Normatividad
Norma Técnica Colombiana NTC ISO/IEC 27001

Acuerdo 057 de 2002. Por el cual se dictan disposiciones generales para la

implementación del Sistema Distrital de Información - SDI-, se organiza la
Comisión Distrital de Sistemas, y se dictan otras disposiciones.

Directiva 05 de 2005. Políticas Generales de Tecnologías de Información y

Comunicaciones aplicables a las entidades del Distrito Capital.

Directiva 042 de 2007. Mediante la cual se adoptan las políticas de seguri-

dad de los activos de información para la Secretaría General de la Alcaldía
Mayor de Bogotá D.C.

Resolución 305 de 2008. Por la cual se expiden políticas públicas para las
entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia
de Tecnologías de la Información y Comunicaciones respecto a la planea-
ción, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conec-
tividad, infraestructura de Datos Espaciales y Software Libre»

Resolución 226 de 2010. Por la cual se crea el Comité Técnico de Seguri-

dad de la Información –CTSI- de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor
de Bogotá D. C.

44
 Secretaría General

Sistema de Gestión Documental y Archivo

Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de
información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefi-
nida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionaliza-
ción y economía.

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá., cuenta en la Intra-

net con el proceso Gestión Documental Interna 2211600-PO-027 y sus
respectivos procedimientos.

Conceptos para tener en cuenta

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y so-
porte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o ins-
titución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la
gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de

cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de
gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.
45
 GESTION DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades administrativas y
técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización
de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y
utilización.

IMPLEMENTAR NORMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Proceso me-

diante el cual las entidades Distritales adoptan las políticas y reglas for-
muladas por el Archivo de Bogotá, para la gestión de los documentos que
produce cada entidad en desarrollo de los procesos, procedimientos y acti-
vidades que le son propias.

Normatividad

NORMALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA.
Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la
práctica archivística.

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRAL Y

ARCHIVOS – SIGA.
Conjunto de elementos y procesos archivísticos articulados entre sí, con el
objetivo de posibilitar la normalización y la interacción con otros subsiste-
mas internos de la entidad, como lo son calidad, ambiental, administrativo
y MECI.

46
 Secretaría General

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD).

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales
se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los do-
cumentos.

LEY 594 DE JULIO 14 DE 2000.

“Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos

ACUERDO 060 DE 2001 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

“Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunica-
ciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen fun-
ciones públicas”.

RESOLUCIÓN 410 DE 2004 DE LA SECRETARÍA GENERAL.

“Por la cual se conforma el Comité de Archivo de la Secretaría General de
la Alcaldía Mayor de Bogotá.

DECRETO 514 DE DICIEMBRE 20 DE 2006.

Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel distrital debe tener
un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como
parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.”

DECRETO DISTRITAL Nº 267 JUNIO 26 DE 2007.

“Por el cual se adopta la estructura organizacional de la Secretaría General
de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones”. Artículo
17º. Funciones de la Subdirección de Gestión Documental.

47
 Sistema de Gestión Ambiental

El Sistema de Gestión Ambiental de la Secretaría General de la Alcal-

día Mayor de Bogotá, es la herramienta de gestión institucional, que
permite la puesta en marcha de los principios ambientales universales
y contenidos en orientaciones, políticas y regulaciones para alcanzar
los propósitos y metas, de forma eficaz, coadyuvar al fortalecimiento de
la cultura organizacional, contribuir a la gestión pública y al desarrollo
sostenible de la ciudad.

Componentes • Políticas, Directrices y Circulares

de carácter ambiental
• Normas
• Espacios de participación
• Recursos
• Plan Institucional de Gestión Am-
biental –PIGA-.

48
 Secretaría General

Base normativa

ACUERDO DISTRITAL No. 114 DE 2003 DEL CONCEJO DISTRITAL DE

BOGOTÁ, D.C.: “Por el cual se impulsa en las entidades distritales, el
aprovechamiento eficiente de residuos sólidos”.

DIRECTIVA No. 007 DE 2005: del Secretario General de la Alcaldía Mayor

de Bogotá, D.C., en donde se señalan directrices para conservar el medio
ambiente en la entidad.

DECRETO DISTRITAL No. 456 DE 2008: Por el cual se reforma el Plan de

Gestión Ambiental del Distrito Capital, se regula acerca del Plan Institucio-
nal de Gestión Ambiental y se dictan otras disposiciones.

DECRETO DISTRITAL No. 243 DE 2009: Por medio del cual se designa la
figura de Gestor Ambiental en Entidades Distritales.

RESOLUCIÓN No. 290 DE 2009: Por medio de la cual se reorganizó el Sis-

tema Integrado de Gestión de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor.

RESOLUCIÓN No. 083 DE 2010: Por medio del cual se designa el Gestor Am-
biental de la Secretaría General de laAlcaldía Mayor de Bogotá Distrito Capital.

RESOLUCIÓN 215 DE 2010: Por medio de la cual se crea el Comité Téc-

nico del Sistema de Gestión Ambiental de la Secretaría General de la Alcal-
día Mayor de Bogotá Distrito Capital.
49
 Sistema de Desarrollo Administrativo

Conjunto de políticas, estrategias, metodolo-

¿Qué es? gías, técnicas y mecanismos de carácter ad-
ministrativo y organizacional para la gestión
y manejo de los recursos humanos, técnicos,
materiales, físicos, y financieros de las entida-
des de la Administración Pública, orientado a
fortalecer la capacidad administrativa y el des-
empeño institucional.

¿Cuáles son Ley 489 de 1998

Objeto de la Ley Regular el ejercicio de la
sus normas? función administrativa, determinar la estruc-
tura y definir los principios y reglas básicas
de la organización y funcionamiento de la
administración pública.
Ley 909 de 2004
Decreto 3622 de 2005
50
 Secretaría General

¿Cuáles son sus

componentes?

FUNDAMENTOS DEL SISTEMA

DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

1. Políticas de Desarrollo 2. Plan Nacional de

Administrativo formación y capacitación

1. Desarrollo del talento humano estatal. Conjunto de lineamientos y

2. Gestión de la calidad prioridades para elaboración
3. Democratización de la Administración de programas de formación
Pública y capacitación
4. Moralización y transparencia en la
Administración Pública
5. Rediseños organizacionales

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