ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE OFICINAS

OFICINAS
Una oficina es un establecimiento o local, destinado al desarrollo de algún tipo de trabajo.
La oficina es el lugar en el que se desarrolla gran parte de la actividad de una empresa o un profesional autónomo. Para
ello, es importante que presente unas condiciones favorables que contribuyan al buen clima laboral, así como el
correcto desempeño de las funciones y la consecución de los objetivos.
La oficina es el lugar en el que se desarrolla gran parte de la actividad de una empresa o un profesional autónomo. Para
ello, es importante que presente unas condiciones favorables que contribuyan al buen clima laboral, así como el
correcto desempeño de las funciones y la consecución de los objetivos. También, dependiendo del servicio que se
preste, dicho local puede estar abierto al público, así como cerrado al público.

Características que debe tener una oficina

La oficina es el lugar en el que pasamos una gran parte del tiempo. Por esta razón, esta debe presentar una serie de
condiciones que favorezcan al buen desarrollo de la actividad. Así, cabría destacar las siguientes características:
Limpieza y orden.
 El espacio necesario para el desarrollo de la actividad.
 Debe estar bien iluminada.
 Debe estar bien situada para el desarrollo de la actividad.
 Tener un buen sistema de ventilación.
 La temperatura debe ser la correcta.
 Debe de contar con sistemas de aislamiento para el ruido.
 El mobiliario debe ser cómodo y confortable.

ORGANIZACIÓN
Una organización es una asociación de personas que se relacionan entre sí y utilizan recursos de diversa índole con el fin
de lograr determinados objetivos o metas.
La organización usualmente cuenta con normas (formales o informales) que especifican la posición de cada persona en
la estructura y las tareas que debería llevar a cabo.
Componentes esenciales de una organización
Toda organización cuenta con componentes básicos o esenciales, entre los que se encuentran:
 Un grupo de personas que interactúan entre sí.
 Un conjunto de tareas o actividades que se realizan de forma coordinada con el fin de alcanzar algún objetivo.
 Objetivos y metas.
 Recursos o materiales.
 Normas o convenciones que definen la relación de las personas y su rol en la organización.

Tipos de organizaciones
 Según la estructura: Las organizaciones pueden clasificarse en formales e informales. A grandes rasgos, la
primera es planificada y cuenta con una estructura jerárquica definida junto con normas de funcionamiento. La
segunda, en tanto, nace de manera espontánea por la afinidad de las personas y el descubrimiento de intereses
comunes.
  Según su localización: Pueden ser locales, nacionales e internacionales. Así, por ejemplo, un club deportivo
puede ser local (solo de Aranjuez), mientras que una organización como la Organización de las Naciones Unidas
es internacional.
 Según su tamaño: Pueden ser pequeñas, medianas o grandes. Para definir el tamaño relativo se pueden utilizar
diversos criterios. Por ejemplo, en el caso de las empresas, la Comisión Europea recomienda la utilización
simultánea de dos criterios: El número de trabajadores y el ingreso (o patrimonio en su defecto).
 Según su propiedad: Pueden ser de propiedad pública (del Estado o gobierno) o privada (de personas comunes o
jurídicas). Por ejemplo, los municipios son parte del gobierno, mientras que una empresa lechera puede ser de
propiedad de privados. Dentro de las organizaciones públicas, a su vez, encontramos las empresas estatales, los
entes reguladores, los ministerios, el parlamento, los juzgados, entre otros. Igualmente, dentro de las
organizaciones privadas, se pueden distinguir las empresas privadas, las organizaciones no gubernamentales,
entre otros.
 Según su fin: Pueden ser con o sin fines de lucro. Por ejemplo, los bancos tienen ánimo de lucro, mientras que
las organizaciones de ayuda humanitaria no.

FUNCIONAMIENTO DE OFICINAS
En toda organización hay varios empleados ejerciendo diferentes funciones. Cada uno de ellos está especializado en su
campo, el cual puede requerir de algún tipo de formación más o menos alta y necesaria para llevar a cabo la función que
realizan en la organización.
1. Planificación
2. Redacción de documentos
3. Asistir a reuniones
4. Programación de reuniones
5. Revisión del correo organizacional
6. Distribución del correo de la empresa
7. Logística
8. Atención de llamadas
9. Atención al cliente
10. Organización de archivos
11. Impresión y copia de documentos
12. Selección de personal
13. Inventario
14. Gestión de finanzas
15. Administración
TIPOS DE OFICINAS
La oficina es el lugar de trabajo utilizado en la actualidad para el desarrollo de múltiples tareas empresariales. Dentro de
las ventajas que se perciben en estos espacios podemos distinguir que crean un ambiente idóneo de trabajo que
incrementa la producción a la vez que fomenta las relaciones interpersonales entre los trabajadores. Las oficinas no solo
pueden ser de empresas privadas, también las empresas estatales en sus diferentes estamentos utilizan este medio de
trabajo.
Oficinas abiertas
En este caso los trabajadores se encuentran expuestos de forma constante al público, por detrás de un mostrador o
biombo trasparente. En ocasiones esta organización puede ser algo fastidiosa para los trabajadores, quienes se ven
apabullados por las personas quienes les consultan de forma constante sus inquietudes y les presentan sus reclamos.
Oficinas privadas
A diferencia del tipo anterior en este caso las oficinas son cerradas, es decir los trabajadores no se encuentran expuestos
al público, de hecho por lo general no se pueden visualizar. Este modelo de oficina permite un trabajo más individualista,
aunque en ocasiones fomenta la competencia entre trabajadores por un puesto. El contacto con los jefes es más directo,
el control más riguroso y los reclamos de los clientes son atendidos por teléfono o por correo electrónico, lo que permite
una despersonalización del problema.
Oficina ejecutiva
Las oficinas ejecutivas son lugares de trabajo que pueden arrendarse por día, mes o por año, éstas se encuentran
amuebladas y con el equipamiento necesario para desarrollar un negocio. Por lo general son empleadas por empresas
en sus inic
Oficina virtual
Este tipo de oficina es en la actualidad muy utilizada por las empresas, dado que permiten la disminución de costos. Se le
brinda un usuario a cada trabajador, que le permite al ingreso de la plataforma empresarial para el desarrollo de su
empleo. Físicamente la empresa puede poseer una oficina, pero en ella no trabaja todo el personal. La oficina se
encuentra en la red.

ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN DENTRO DE UNA OFICINA

En toda organización es necesario que se lleven a cabo una serie de actividades para que la empresa siga adelante,
además de poder cumplir con las metas que se propone y ofertar los productos y servicios en los que se especializa.
Si bien podríamos hablar de cientos de funciones que se llevan a cabo dentro de una empresa, la realidad es que son
solamente una quincena las se dan si las agrupamos en funciones más genéricas.
1. Planificación
2. Redacción de documentos
3. Asistir a reuniones
4. Programación de reuniones
5. Revisión del correo organizacional
6. Distribución del correo de la empresa
7. Logística
8. Atención de llamadas
9. Atención al cliente
10. Organización de archivos
11. Impresión y copia de documentos
12. Selección de personal
13. Inventario
14. Gestión de finanzas
15. Administración

TRAMITES DE UNA OFICINA

1. Solicitar escritura de constitución: ONG
2. Retirar escritura de constitución: ONG
3. Compra de timbres fiscales
4. Pago de inscripción ONG
5. Inscripción ONG
6. Solicitar inscripción de ONG
7. Retirar inscripción de ONG
8. Elaboración nombramiento de representante legal
9. Solicitar nombramiento de representante legal ONG
10. Retirar nombramiento representante legal ONG
11. Pagar inscripción representante legal de ONG
12. Inscripción de representante legal
13. Solicitar inscripción de representante legal
14. Retirar inscripción de representante legal
15. Traspaso de inmuebles en Registro de la propiedad (Optativo entidades no lucrativas)
16. Traspaso de inmuebles en Registro de la Propiedad (entidades no lucrativas)
17. Retirar documentos
18. Inscripción y obtención de exención en SAT (2)expand_less
19. Compra de formularios trámites SAT (entidades no lucrativas)
 20. Inscripción y obtención de exención SAT
21. Habilitación de libros contables SAT (entidades no lucrativas)

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE OFICINAS

Cada organización establece unos determinados objetivos que guiarán su rumbo, y para lograr estos objetivos establece
funciones generales a las oficinas que la conforman. Dentro de estas funciones se encuentran las de tipo administrativas
y las vinculadas a dar apoyo a la gerencia y demás departamentos para alcanzar las metas organizacionales.
Una oficina es el punto central de la organización. En ella se realiza una buena parte de las actividades relacionadas con
la dirección, planificación, ejecución y control administrativo. En tal sentido, se llevan a cabo tanto funciones generales
como específicas de índole administrativo.