TALENTO HUMANO Y ADMINISTRATIVO - SELECCIÓN DEL PERSONAL
OBJETIVO: Definir el procedimiento la oportuna y eficaz selección de los empleados requeridos para
ÁREA: NO APLICA
No. Título de la Actividad
SI NO
1 Identificar la necesidad
Revisar perfil de cargo y conductas
2 DOC: N/A
especificas
3 Elaborar o modificar perfiles de cargo
4 Realizar convocatoria interna
Enviar información para postulaciones
5 requisitos que se deben cumplir para que aquellos que consideren que pueden o puedan tener la
internas
Antes de la entrevista, se realizan pruebas psicotécnicas y de conociminetos para evaluar si la persona
Recibir y evaluar las hojas de vida para estaría capacitada para el cargo y se pasa a entrevista.
6 R03 C03 Y C04
convocatoria interna
Después de la entrevista ingresa la infomación al cuadro de control de procesos de seleccion para llevar
el record de las personas entrevistadas.
Gestionar el cambio de puesto y en caso perfectas condiciones de limpieza.
7 que pase de Acepalma a Solutrans o
viceversa gestionar la sustitución patronal En caso de que el candidato pase de una empresa o otra (de Acepalma a Solutrans o viceversa) se debe
8 Realizar convocatoria externa
9 Headhunter o internet
Recibir la terna de candidatos del
10
headhunter
Sacar terna de la convocatoria por
11
internet
12 Programar y realizar entrevista
Realizar prueba de conocimientos y
13
psicotecnicas adicionales
Código: GH-PR-03
ALCANCE: Aplica para todas las vacantes generadas en Versión:02
Fecha: 5/05/2021
Descripción de la Actividad Puntos de Control Responsable Documento o Registro
REG: N/A
Identificar la necesidad de contratación de un nuevo funcionario y hacer la solicitud vía correo electrónico Gerente General /
DOC: N/A
de la apertura del proceso de selección Director Departamento
SIS: N/A
Revisar si existe el cargo solicitado y si se tiene el perfil documentado:
Si se cuenta con el perfil hacer la solicitud de revisión del mismo al director del departamento que solicita
la apertura del proceso de selección, programar reunión con el director para identificar las conductas REG: Correo electrónico
especificas de la persona solicitada, si no hay modificaciones continuar con la actividad 4
Jefe de Talento Humano y
Administrativo
O
SIS: N/A
Si no se cuenta con el perfil o se debe modificar el existente, continuar con la actividad 3
REG: GC- FR- 01 Control de
Documentos Internos
Elaborar o modificar el perfil del cargo conforme a las necesidades del cargo y remitir el nuevo perfil al
Gerente General /
área de talento humano y administrativo, en dos días y programar reunión con el director para identificar
Director Departamento DOC: N/A
las conductas especificas de la persona solicitada
SIS: N/A
Antes de abrir una convocatoria externa o un proceso de selección externo, revisar con el encargado de la
solicitud si existe un perfil interno que pueda aplicar.
REG: N/A
En caso de que sí haya un pefil interno, realizar la convocatoria interna para estudiar la posibilidad de
Jefe de Talento Humano y
trasladar, ascender o promover a algún colaborador al interior de la Empresa que cumpla con el perfil, DOC: N/A
Administrativo
antes de realizar la selección o reclutamiento de personal externo
SIS: N/A
Para el caso del cargo de Conductor de Flota propia, no hay convocatoria interna y se continuará con el
punto 8
REG: Correo electrónico
Envíar correo electrónico a todo el personal con el requerimiento para el cargo solicitado junto con los
Jefe de Talento Humano y
DOC: N/A
Administrativo
competencia se postulen enviando su hoja de vida actualizada.
SIS: N/A
Recibir las hojas de vida, evaluarlas frente al perfil de cargo establecido y realizar la revisión de las
competencias del cargo. Se plantea la posibilidad de programar las entrevistas con el Gerente General o
con el Director del Departamento para evaluar su continuidad en el proceso, en caso de que se requieran
se agendan.
REG: GH-FR- control procesos de
selección
GH-FR-03 Entrevista interna RRHH
Jefe de Talento Humano y
Administrativo
DOC: N/A
SIS: N/A
En caso de que sea seleccionado pasar a la actividad No. 7
En caso de que no sea seleccionado pasar a la actividad No. 8
Enviar un correo electrónico al jefe directo con copia a las personas encargadas de sistemas para realizar
el check list de cambios internos y verificar que se cumplen con las competencias requeridas para el área
Avisar a la Auxiliar de aseo y cafetería Bogotá y/o Santa Marta a revisar que el puesto se encuentre en Jefe de Talento Humano y REG: N/A
Administrativo
R03 C03 Y C04 DOC: N/A
Analista de Talento Humano y
realizar una sustitución patronal, la cual se debe realizar los primeros 5 días corrientes de cada mes, por Administrativo SIS: N/A
lo que, en caso de que haya una sustitución patronal, se deben enviar las cartas al sistema de seguridad
social anunciando el cambio de cargo y salario y ese tiempo debe ser tenido en cuenta para que la
persona oficialmente pase al nuevo cargo.
En el caso que se culmine una convocatoria interna y se ascienda o promueva a alguien internamente,
debe verificarse si el cargo anterior requiere ser remplazado, y si el remplazo viene igualmente de una
convocatoria interna o o se abre una convocatoria externa. Si es interna debe devolverse al punto No. 5.
REG: N/A
En el caso de una convocatoria externa, se debe definir con el jefe directo si se realiza a través de un Jefe de Talento Humano y
DOC: N/A
headhunter y sus costos respectivos o se publica la oferta en internet, a través de redes sociales y sus Administrativo
costos.
SIS: N/A
Para el caso de los conductores se iniciará la selección para el cargo con las hojas de vida de referidos,
hojas de vida que llegan a la organización, temporal y de ser necesario por medio del head hunter.
Si se define que es un headhunter, se le comunica vía correo electrónico el cargo que se busca, el salario,
la ciudad de contratación, el horario, las funciones a realizar, el perfil de cargo que ya se encuentra
previamente revisado y las conductas necesarias para el cargo.
REG: N/A
Si se define que es por internet, se publica la oferta por el proveedor elegido diligenciando las casillas Jefe de Talento Humano y
DOC: N/A
disponibles para ello. Haciendo el pago previo por dicho servicio. Administrativo
SIS: N/A
En el caso, de no tener referidos para el cargo de conductor se publicará la vacante en lal pagina de
empleo, por medio del head hunter o a través de la empresa de servicios temporales. Se realizará la
preselección de hojas de vida para programar las entrevistas.
REG:
Recibir del Head Hunter vía correo electrónico la terna de candidatos (hojas de vida y pruebas) y se
GH-FR-03 Entrevista externa RRHH
realiza la revisión de las competencias del cargo, esta información se envia maximo 8 días siguientes al
envio del correo Jefe de Talento Humano y
R03 C03 Y C04
Administrativo
DOC: N/A
En cualquiera de los eventos se cita al candidato a entrevista con el Jefe de Talento Humano y
Administrativo para evaluar inicialmente si cumple con el perfil.
SIS: N/A
REG:
Verificar en la página correspondiente de las hojas de vida que llegaron y preseleccionar aquellos que Jefe de Talento Humano y
R03 C03 Y C04 DOC: N/A
considere pertinentes, revisando las competencias del cargo. Administrativo
SIS: N/A
Programar las entrevistas con los candidatos via telefonica (personal o por zoom) maximo 3 dias despues Analista de Talento Humano y REG: GH-FR-03 Entrevista externa
de ser recibidas Administrativo RRHH
Realizar la entrevista para evaluar su trayectoria, competencia y proyección, y determina sus continuidad Jefe de Talento Humano y DOC: N/A
o no dentro del proceso por parte de la Jefe de Talento Humano y Administrativo. Si se da viabilidad al Administrativo
candidato, se pasa a entrevista con quien será su jefe directo. SIS: N/A
Para los cargos que se requiera realizar pruebas elaboradas por el departamento al que se esta
postulando para ser enviada junto con la hoja de vida, pruebas psicotecnicas y retroalimentación al
director del departamento, para programar la entrevista Jefe de Talento Humano y
Administrativo
Si se requiere coordinar la realización de las pruebas psicotécnicas adicionales que sean pertinentes para
el cargo realizadas a través de un tercero especialista en el tema.
 Programar las entrevistas con los candidatos via telefonica (personal o por zoom) maximo 3 dias despues Analista de Talento Humano y
de recibir las hojas de vida por parte de Talento Humano y Administrativo Administrativo
REG: GH-FR-04 Entrevista externa Jefe
Directo
Realizar la entrevista y determina quien considera pertinente contratar teniendo en cuenta su trayectoria,
Programar y realizar entrevista de jefes
14 competencia y proyección, informando al Jefe de Talento Humano y Administrativo, para que inicie el Gerente General /
directos DOC: N/A
proceso de estudio de seguridad. Director Departamento/Jefe
Directo
SIS: N/A
NOTA: Según se considere pertinente se puede solicitar una entrevista posterior con la Gerencia General
quien dará su aprobación final

Coordinar la realización del estudio de seguridad que incluyen poligrafía, validación de documentación y
REG: N/A
referencias y visita domiciliaria al candidado o candidatos finalistas.
Coordinar la realización de estudio de Jefe de Talento Humano y
15 R07, C03 DOC: N/A
seguridad Las pruebas de seguridad implican verificación en listas restrictivas de SARLAFT. En caso de que resulte Administrativo
un reporte adverso en este tema de SARLAFT informar inmediatamente al Oficial de Cumplimiento vía
SIS: N/A
correo electrónico

Se valida que nuevamente sea el/los candidatos finalistas y se procede a verificar los resultados de las
pruebas de seguridad aplicadas y el concepto emitido por el tercero si se aplica y determina la
continuidad en el proceso de los candidatos que sean pertinentes.

Allí se determina si continua con el proceso de contratación.

REG: MT-FR-02 Prueba de Cabina
Si el resultado no es favorable, se descartará inmediatamente del proceso y retomaran los candidatos Jefe de Talento Humano y
16 Verificar resultados R07, C05 DOC: N/A
escogidos o se reiniciara el proceso. Igualmente, se le informa al jefe directo el resultado (si tiene que ver Administrativo
con anomalías del informe de seguridad no se informan las causas, éstas quedan en reserva del área de
SIS: N/A
Talento Humano y Administrativo) y se le informa al candidato que no sigue en el proceso de selección sin
indicar las razones y se devuelve al paso No. 8.

Para el caso de los conductores de flota propia, luego de validar el resultado favorable del estudio de
seguridad se programará la prueba de conducción.

Si el resultado del estudio de seguridad es favorable y para los conductores la prueba de cabina es
aceptable, se informa al jefe directo y se confirma la vinculación del candidatos o, en caso de que queden
más de un finalista, se elige cual de ellos pasa a contratación y salario del nuevo empleado.
REG: GH-FR-08 Check list de
Se confrma con el jefe directo el salario del nuevo empleado, teniendo en cuenta la escala salarial que se
Vinculación
encuentra en la compañía. Igualmente, se le solicita confirmación del nombre del cargo a desempeñar.
Informar al seleccionado su continuidad Jefe de Talento Humano y
17 Confirmado esos datos, se le envía un correo electronico de vinculación al candidato indicadole cargo, R09, C05
en el proceso Administrativo DOC: N/A
área, salario, ciudad sede, empresa, documentos requeridos para la vinculación y fecha probable de
ingreso.
SIS: N/A
Para formalizar el ingreso con los documentos, se valida que se debe tener el correo de respuesta de
aceptación de la oferta.

REG:
En caso de que el resultado sea favorable y la persona acepte la oferta laboral enviada por correo Analista de Talento Humano y
18 Iniciar proceso de contratación DOC: N/A
electrónico, se comenzará con el proceso de contratación. Administrativo
SIS: N/A

Condiciones Generales

Calidad

1. Antes de realizar la selección o reclutamiento de personal externo se estudia la posibilidad de promover a algún colaborador al interior de la Empresa que cumpla con el perfil.

2. Cuando el funcionario interno quede seleccionado para el nuevo cargo se le da a conocer sus nuevas condiciones a través de un correo electronico

3. Todos los colaboradores que ingresen deben aceptar la realización de una visita domiciliaria y un polígrafo

4. En dado caso que algún Director de Departamento requiera conocer al candidato con tiempo de antelación se coordinara una entrevista

5 El diagnostico de salud de mi población se obtendrá de los resultados obtenidos de los examenes periodicos

6. Si el candidato presenta en la elaboración de las pruebas sicotécnicas inconsistencias o son imcompletas deben volverse a aplicar (R02 y R01, C02 Y C04)

SST (Seguridad y Salud en el Trabajo)

1. Mantener posturas adecuadas para las actividades aplicables al procedimiento

2. Verificar y ajustar dentro de los términos posibles las condiciones del puesto o lugar de trabajo

3. Tomar las acciones pertinentes para prevenir y controlar situaciones que puedan afectar la salud de las personas relacionadas con las actividades aplicables al procedimiento

4. Cuando sea pertinente usar elementos de protección personal (EPP's), utilizarlos.

Ambiental

1. Hacer buen uso y aprovechamiento de los recursos disponibles como el agua, la energía y papel

2. Disponer adecuadamente los residuos generados en cada actividad, de acuerdo a los parámetros definidos en la compañía (Reciclaje).

3. Tomar las acciones pertinentes para prevenir, controlar y mitigar impactos ambientales negativos relacionados con las actividades aplicables al procedimiento

Riesgos Control

1. R01, R02, R03 R09 y R13 C02, C03, C04 y C05

Documentos Asociados de Origen Externo

1. No Aplica

CONTROL DE LOS CAMBIOS

Rev.
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Elaboró Revisó Aprobó Fecha
No.

00 Elaboró el procedimiento selección del personal 2/10/2017

01 Actualizó el procedimiento de selección de personal 5/28/2018

02 Actualizó el procedimiento de selección de personal 7/15/2020