Temario Pre- Ventas 

 
1. ¿Qué es T
​ oogleBox​? 
a. Es un conjunto de herramientas poderosas que complementan las 
funcionalidades de G
​ Suite 
 
2. ¿Cuáles son las herramientas que incluye ​ToogleBox​? 
a. Control de Daños de emails 
b. Administración de Contactos 
c. Administración Dinámica de Grupos 
d. Administración de Firmas 
e. Cartelera ToogleBoard 
f. Crea tu Propia Herramienta 
 
3. ¿Qué servicios forman parte de la funcionalidad de Control de Daños de emails? 
a. Búsqueda y eliminación de emails 
b. Búsqueda y eliminación por Message-ID 
c. e-Discovery 
d. Recuperación de emails de Usuarios Finales 
 
4. ¿Cuándo debo usar el servicio de Búsqueda y Eliminación de Emails? 
El servicio de búsqueda y eliminación de emails se puede utilizar en las siguientes 
situaciones: 
a. Para identificar y borrar correos internos provenientes de un ataque 
de phishing 
b. Para identificar y eliminar correos internos con contenido inapropiado 
c. Para identificar y borrar correos que contengan información sensitiva 
y hayan sido enviados a la persona equivocada dentro del dominio 
d. Para identificar las direcciones de correo de los destinatarios externos 
que recibieron un email específico 
 
5. ¿Cómo funciona el servicio de Búsqueda y Eliminación de Emails? 
Los Superadmin tienen la capacidad para buscar en los emails de los 
usuarios de sus dominios y posteriormente eliminarlos. La función de 
búsqueda utiliza textos, rango de fechas, operadores booleanos, etiquetas, 
etc. para encontrar emails incluso en la Papelera. La función de borrado es 
 potente y precisa. Todas las acciones quedan debidamente registradas en un 
log auditable. 
 
6. ¿Cuándo debo usar el servicio de Búsqueda y Eliminación por Message-ID ? 
El Message-ID es un identificador único para un mensaje digital. Este servicio 
se usa cuando el administrador conoce el código específico de un email que 
desea recuperar. Sólo será necesario indicar ese código e invocar la tarea de 
eliminación por Message-ID. 
 
7. ¿Cuándo debo usar el servicio de e-Discovery? 
El servicio de eDiscovery permite realizar investigaciones relacionadas con 
los correos enviados y recibidos en su dominio. A través de este servicio, la 
persona que haya sido autorizada por el Superadmin podrá ver el contenido 
de los correos, una vez que se tengan los resultados de una búsqueda 
específica. Existe un rol específico para Visualizar correos, dentro del Panel 
de Configuración, que es establecido por el Superadmin a los usuarios 
autorizados para tal fin. 
  
8. ¿Cómo funciona el servicio de e-Discovery?  
Para utilizar el servicio de e-Discovery es necesario hacer primero una 
búsqueda de emails, de acuerdo a los parámetros relevantes para la 
investigación. Una vez que se obtengan los resultados, se podrá visualizar el 
contenido de esos emails específicos. Después se tomarán las acciones 
necesarias, que pudiera incluir eliminar esos correos. Es muy importante 
destacar que, a ​ ún después de haber eliminado esos correos​, las personas 
autorizadas tendrán la capacidad de visualizar el contenido de esos correos. 
 
9. ¿Cuándo debo usar el servicio de recuperación de emails para usuarios finales? 
Este servicio debe ser utilizado cuando un usuario desee recuperar algún 
correo que haya enviado dentro de su dominio. Podría ser porque omitió 
información, porque se equivocó en el contenido o porque lo envió a la 
persona equivocada. 
  
10. ¿Cómo funciona el servicio de recuperación de emails? 
Para poder utilizar este servicio, el Superadmin debe instalar previamente el 
add-on del Recall y configurar el servicio. A partir de ese momento, todos los 
usuarios finales podrán ver el icono de Recall en la sección de Add-ons de 
sus correos. Cada quien podrá seleccionar un correo de la Bandeja de 
 enviados y se activará una tarea en T
​ oogleBox.​ Posteriormente recibirá un 
email con los resultados de la recuperación. Si el email había sido enviado 
fuera del dominio, le indicará que no puedo ser recuperado. 
 
11. ¿Cómo recupero correos electrónicos enviados fuera de mi dominio? 
ToogleBox​ N​ O​ permite recuperar correos enviados a dominios externos. 
Esto no es posible técnicamente y es ilegal. Hay una excepción que ocurre 
cuando existen varios dominios registrados bajo la misma Consola de 
Administración. En este caso sí podrán recuperarlos, siempre y cuando el 
Superadmin lo haya configurado de esta manera. 
 
12. ¿Qué servicios forman parte de la funcionalidad de Administración de Contactos? 
a. Actualización de Cuentas 
b. Búsqueda y eliminación de Contactos 
c. Revisión y Sincronización de Contactos Internos 
d. Contactos Externos Compartidos 
 
13. ¿Cuándo debo usar el servicio de Actualización de Cuentas? 
Este servicio se utiliza para actualizar los datos de los usuarios del dominio. 
Permite actualizar tanto campos regulares, como campos personalizados. 
Permite también realizar la actualización masiva de las unidades 
organizacionales, lo cual no puede ser realizado en la Consola de 
Administración de ​G Suite. 
  
14. ¿Cómo funciona el servicio de Actualización de Cuentas?  
Para actualizar masivamente las cuentas se debe bajar un archivo .csv y 
convertirlo a un Google Sheet para poder manipular los datos fácilmente. 
Una vez realizados todos los cambios, se convierte nuevamente a un archivo 
.CSV y se sube. De esta forma todo queda actualizado en los perfiles de 
usuario de G​ Suite​. 
 
15. ¿Cuándo debo usar el servicio de búsqueda y eliminación de Contactos? 
Este servicio se debe utilizar para identificar/eliminar contactos específicos. 
En algunos casos, las organizaciones prohíben las comunicaciones con la 
competencia o alguna empresa en particular. Otro caso sería cuando ocurre 
una fusión entre 2 empresas y hay que eliminar los contactos de la empresa 
anterior. Se puede buscar/eliminar a un contacto específico o a todos los 
usuarios de un dominio específico. 
 
16. ¿Cómo funciona el servicio de búsqueda y eliminación de Contactos? 
El usuario autorizado debe indicar un patrón de búsqueda para la 
dirección-objetivo del proceso de búsqueda o eliminación. La eliminación 
puede hacerse de 2 formas: a) borrando la dirección-objetivo en todos los 
contactos, pero respetando el resto de la información del contacto, o b) 
eliminando todos los contactos que tengan la dirección-objetivo. Cuando se 
ejecuta este proceso se envía un email con los resultados de la tarea. 
  
17. ¿Cuándo debo usar el servicio de Revisión y Sincronización de Contactos 
Internos? 
Este servicio se debe utilizar en 2 casos: el primero, para la depuración de 
contactos de ex-empleados, lo que permite evitar que aparezcan como 
contactos sugeridos. El segundo, para eliminar los contactos viejos de las 
cuentas que son renombradas (por cambios en el nombre o reasignación de 
cuentas a otras personas) 
 
18. ¿Cómo funciona el servicio de Revisión y Sincronización de Contactos Internos?  
En el caso de los ex-empleados, ubicando las cuentas suspendidas y 
eliminandolas de las libretas de direcciones de todos los usuarios del 
dominio. En el caso de las renombradas, identifica los usuarios que tuvieron 
un cambio en el nombre y elimina los contactos anteriores, dejando sólo el 
actual. 
 
19. ¿Cuándo debo usar el servicio de Contactos Externos Compartidos? 
Cuando quiero incluir en el directorio contactos de otros dominios. Esto se 
aplica para el caso de empresas que forman parte de una corporación. 
Pudiera ser también para incluir contactos de clientes, proveedores 
relevantes para toda la empresa. 
 
20. ¿Cómo funciona el servicio de Contactos Externos Compartidos? 
G Suite​ permite añadir al Directorio contactos externos que son visibles para 
todos los usuarios. Con ​ToogleBox​, los contactos externos pueden 
actualizarse en masa con un archivo CSV. El proceso es el mismo que el 
descrito anteriormente para Actualización de Cuentas. 
 
 
 
 21. ¿Cuándo debo usar el servicio de Administración Dinámica de Grupos? 
Este servicio permite generar y actualizar automáticamente Grupos de 
Google, de acuerdo a los valores específicos de cualquier campo 
seleccionado. Se puede usar para generar listas de distribución o también 
para dar acceso a carpetas de Drive o Sites a ese grupo de usuarios. También 
permite crear grupos jerárquicos, basados en el campo email del supervisor. 
 
22. ¿Cómo funciona el servicio de Administración Dinámica de Grupos? 
Esta funcionalidad toma como base el campo seleccionado y crea un grupo 
para cada uno de los valores existentes. En caso de que existan cambios de 
un usuario para ese campo seleccionado, ​ToogleBox​ se encarga de sacarlo 
del grupo anterior e insertarlo en el grupo nuevo. La actualización se hace 
diariamente. 
 
23. ¿Dónde se crean los campos personalizados que se utilizan en los Grupos 
Dinámicos? 
Estos campos se crean desde la consola administrativa de G Suite, en el 
módulo de usuarios. Al momento de crearlos se especifica el tipo (texto, 
fecha, número, etc); la visibilidad (si es sólo para el Superadmin o para todo 
el dominio) y el No de Valores (uno o multivalor). 
 
24. ¿Qué ventajas ofrecen los campos personalizados sobre los campos regulares? 
Los campos personalizados permiten asociar otras características al perfil de 
usuario, como por ejemplo el proyecto en el que están trabajando, la 
comunidad a la que pertenecen, entre otros. Una ventaja grande es que 
estos campos pueden ser multi-valores, que permite asignar a un usuario 
todos los valores que le apliquen. 
 
25. ¿Cómo funciona el servicio de Administración de Firmas? 
El servicio de Administración de Firmas requiere que se cree una plantilla 
donde se indica los campos del perfil de usuarios que se van a incluir, las 
imágenes, hyperlinks, banners, y todos aquellos elementos que se desee 
incluir. Una vez terminado el diseño, se decide a qué hora del día va a correr 
este proceso. T​ oogleBox​ toma los datos actuales del perfil de cada usuario y 
los incorpora en la firma, sustituyendo la firma que está en el recuadro que 
tiene gmail destinado para tal fin.  
 
 
 26. ¿Qué ventajas ofrece el servicio de Administración de Firmas? 
La administración de firmas ofrece muchas ventajas. En primer lugar, 
permite estandarizar y centralizar su administración. También permite 
fortalecer la marca, promover las redes sociales, los eventos, premios 
recibidos e inclusive se pueden utilizar técnica de soft-marketing para educar 
al público que recibe nuestros emails. 
 
27. ¿Cuáles son las tareas previas que deben ser ejecutadas antes de activar el 
servicio de Administración de Firmas? 
Antes de activar las firmas es necesario coordinar con el departamento de 
Marketing los lineamientos de marca. Se debe decidir si se van a aplicar 
distintas firmas o sólo una para el dominio. Lo más importante es verificar 
que los datos de los usuarios están actualizados, ya que de lo contrario 
aparecerán espacios en blanco 
 
28. ¿Qué es T​ oogleBoard​?  
ToogleBoard es una herramienta de comunicación interna en la organización 
que utiliza como un canal alternativo para su publicar mensajes importantes. 
 
29. ¿Cómo se hacen las publicaciones en ​ToogleBoard​? 
Las notas se crean utilizando un editor que permite incorporar textos, 
imágenes, y links. Una vez diseñada la nota, se debe seleccionar cuál va a ser 
el canal de publicación y cuándo va a ser publicado.  
 
30. ¿Cuáles son los canales de publicación de ​ToogleBoard​?  
Los anuncios pueden ser publicados tanto en el add-on de gmail, como en la 
aplicación del celular. En el caso del add-on, el mismo debe hacer sido 
instalado previamente desde el G Suite Marketplace por el superadmin. Una 
vez instalado, los usuarios podrán visualizar el icono de ToogleBoard en el 
menú lateral derecho de los add-ons. Para el App, el usuario debe instalarla 
desde Google Play, para el caso de los Androids (para iphones aún no está 
disponible). Una vez instalado, cuando se publique una nota por esta vía, el 
usuario recibirá una notificación en su teléfono y podrá visualizar la 
publicación desde el App. 
 
31. ¿Cuáles son las ventajas del Add-on de T
​ oogleBoard​?  
El add-on de ToogleBoard tiene 2 ventajas importantes: En primer lugar, 
permite visualizar quién vió el mensaje y desde cuál canal. En segundo lugar, 
 permite trabajar colaborativamente, dando la posibilidad de regresar a 
versiones anteriores de la publicación. 
 
32. ¿Qué es la funcionalidad Crea tu propia Herramienta? 
Esta funcionalidad permite a nuestros clientes expresar sus necesidades de 
todas aquellas funcionalidades que actualmente no están incluidas ni en G ​  
Suite​, ni en T
​ oogleBox. ​Estas necesidades podrán ser descritas a través de 
un formulario que está incluido en la página web, bajo el tab de 
Funcionalidades. D ​ ichos requerimientos​ s​ erán analizados y priorizados por 
el equipo técnico de T ​ oogleBox ​para​ i​ ncluirlos en el Roadmap del producto. 
 
33. ¿Qué expectativas debo crear en los clientes? 
Se debe explicar que todos los requerimientos serán escuchados y 
analizados para evaluar si podrán ser incluidos en el Roadmap de ​ToogleBox 
para su futuro desarrollo.