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La Paz, Lunes 27 de Abril de2020

DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES Y ORGANIZACIONALES
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SEGUNDA PARTE
LOS PROCEDIMIENTOS
CAPÍTULO 5
Función de los procedimientos contables
A medida que crecen las empresas, éstas van estableciendo normas y pautas acerca de cómo
se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen básicamente dos tipos de decisiones
que llevan a cabo los empleados en una empresa: decisiones no rutinarias y decisiones
rutinarias. Para llevar a cabo la primera, se requiere de un mayor conocimiento tanto del
funcionamiento operativo como de criterios sólidamente adquiridos en el desempeño del
cargo. Generalmente las decisiones no rutinarias no son susceptibles de estandarización. El
segundo tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles de que sean estandarizadas
con el objeto de que la compañía no vea improvisada su acción ante hechos de la misma
naturaleza.

Una empresa establece procedimientos a seguir, para regular la actuación de todos los
empleados Los procedimientos son aplicables por lo general a las decisiones de tipo rutinario.
Los procedimientos contables son todas las actividades que realizan los empleados del
departamento de contabilidad y que están soportados por diferentes conocimientos y teoría
de la profesión contable. Los procedimientos se estandarizan básicamente por las siguientes
razones:

• Consistencia en la actuación ante situaciones similares

• Reglamentación de la actuación de los empleados

® Seguridad de la eficiencia de todos los procesos

El objetivo final siempre será funcionar con el mayor nivel de eficiencia y al menor costo
posible Por ejemplo, el registro de las operaciones referentes a los pagos realizados por
seguros puede tener dos formas de contabilización: anotando en un principio los desembolsos
en una cuenta de pre pagado y ajustar posteriormente el consumo del gasto; y la segunda
forma, registrando en gastos el monto del pago y luego ajustar el monto de lo que realmente
debe quedar en el pre pagado. Esta sencilla operación contable, nos hace ver que se deben
establecer procedimientos destinados a guiar el trabajo rutinario de los empleados en el área
contable. El objetivo del capitulo es explicar los procedimientos contables y no contables,
analizar cuáles procedimientos pueden documentarse y las técnicas existentes para ello.
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5.1 PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

La organización administrativa en una compañía puede establecerse a través de la clasificación
de los procedimientos en dos grandes grupos:

• Procedimientos contables

 Procedimientos no contables

PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables,
como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro
de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.
Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables,
para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados
financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

• Recepción de inventarios

• Ventas de productos

• Fabricación de productos

• Registro de estimaciones

« Destrucción de inventarios

En el cuadro 5-1, se muestran algunas cuentas de los estados financieros y los procedimientos
contables que se pueden utilizar para el registro de las transacciones.
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CUADRO 5-1 Principales procedimientos aplicables para algunas cuentas de los estados financieros.
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Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como
procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite conocer en
profundidad todas las posibles operaciones que permiten afectar los estados financieros, Cuando se
está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente
importante determinar e identificar todos aquellos edificables como procedimientos contables. Este
primer paso de! análisis ayudará a determinar e identificar en cuales de ellas un error pudiera tener
mayor impacto sobre los estados financieros que otro. La amortización de una plusvalía por lo general
representas montos importante,. En una empresa manufacturera, se considera altamente crítico, el
manejo de todos los inventarios, sean estos de productos en proceso, materias primas o materiales
y suminist5ros. Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los inventarios involucre
cifras de poca importancia en compar4ación a lo que representan estopara una empresa
manufacturera.

PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES
En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables
son aquellos que no afectan a las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de
procedimientos son los siguientes:

• Procedimiento para cambiar datos de un cuentacorrentista

• Procedimiento para contratación de empleados

• Procedimiento para cambio de horario laborable

• Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

Ahora bien es importante poder identificar cuales son aquellos procedimientos que no afectan los
registros contables y analizarlos bajo distintos puntos de vista. Por lo general, est6e análisis puede
ser enfocado a

• ¿Quién realiza la actividad?.

• ¿En qué tiempo la realiza?.

• ¿Cuál es el costo de la actividad?.

• ¿Existen redundancias en el proceso?.

• ¿Dónde se puede reducir tiempo ocioso?.

• ¿Cuál es el grado de procesamiento manual y mecanizado que existe en el procedimiento?.

• ¿Qué controles existen en los procedimientos que se consideran débiles, traban o crean cuellos de
botella (1).

(1) Un cuello de botella dentro de un procedimiento es aquél punto en el cual se generan retrasos,
demoras e ineficiencias para el normal flujo de la información.
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El objetivo final de todo el análisis, debe ser el obtener el mayor grado de información para evaluar si los

procesos contables o no contables se realizan conforme lo establecen las políticas y normas de !a

empresa. En la figura 5-1, se muestra una secuencia de pasos para la documentación de los
procedimientos contables y no contables. Nótese que el criterio que rige para los primeros se basa en
los estados financieros, el cual es el más recomendable para clasificarlos. El objetivo de documentar los
procedimientos, es el comunicar a los integrantes de la organización el trabajo que deben realizar y
cómo lo deben llevar a cabo.