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Zycoo Guia de Usuario
Zycoo Guia de Usuario
• Introducción
• Estado
• Telefonía
• Reportes
• Mantenimiento
Instrucciones:
• Existen dos formas de dar acceso para el envío de fax: a) entregando el usuario y contraseña a cada
usuario o la más recomendada b) crear una extensión con permiso para ingresar al portal WEB (una
• Debemos habilitar el permiso para enviar FAX atravez de nuestra planta, esto lo habilitamos en el
Se recomienda que aquí se defina un Caller-ID el cual queremos que la PBX muestre al FAX destino
como número de devolución de la llamada o FAX.
Si desea probar el fax, en área Test Fax puede elegir el Número destino y enviar un fax de pruebs en el
Boton Send.
Nota: se debe seleccionar un plan de marcado (dialplan) que tenga permisos de llamadas salientes sin pin, ya
que es la PBX la que realizará la llamada para el envío de FAX y no consultará por pines u otros códigos.
• Lo siguiente es ingresar a la IP de nuestra Planta https://IP. para iniciar sesión en el portal (WebRTC)
colocando a) la extension del usuario o b) la extensión que hemos definido como FAX y la contraseña
• Al ingresar a nuestro WebRTC nos desplegara una pantalla similar a esta:
• Dentro de esta plataforma debemos de buscar la herramienta de FAX y se mostrará una pantalla
similar:
En donde debemos:
• Escribir el Número de FAX destino (incluyendo las reglas de marcado definidas en su entorno),
que regularmente son 8 dígitos para nacionales y 00 + Codigo pais + Número para
internacionales.
• Seleccionar el archivo en File para adjuntar el documento a enviar, los formatos soportados
son JPG, PNG, PDF, TIF y TIFF. O bien, arrastrar el archivo desde un explorador del ordenador.
• Luego Podremos enviar el archivo como FAX y la PBX realizará todo lo necesario para la
entrega.
Nota: Se debe de respetar las reglas de marcado en el ingreso del Número; de preferencia debe consultar
6. En la pestaña Fax Logs podrá observar que hay una búsqueda para filtrar los FAX que se han enviado
Instrucciones:
• Debemos crear el usuario de conferencias accediendo a la GUI de la PBX bajo el menú: Maintenance
Nota: el usuario es auto-creado y no puede modificarse, estas son restricciones de la plataforma para evitar
conflictos entre usuarios y extensiones, por lo que debe utilizarse el usuario creado por la GUI.
• Una vez creado este usuario, cerramos sesión en el administrador e iniciamos sesión nuevamente en la
• Podemos modificar los cuartos de conferencias: Posicionando el cursor y haciendo clic sobre el
Nota: Cada cuarto de conferencia es un número asignado por la PBX el cual puede ser marcado por cualquier
Play ( > ) y hecho esto la PBX llamará a todas las personas que hemos
agregado.
• Cuando tenemos una conferencia activa la planta nos dejara utilizar las herramientas de conferencias:
Bloqueo de conferencia: esto cierra todos los comandos dentro de la conferencia, no se pueden invitar ni
agregar más usuarios, tampoco se pueden hacer modificaciones de configuración del cuarto.
Terminar conferencia: Termina la conferencia expulsando a todos los participantes.
Silenciar Participante: al tener seleccionado un participante nos permite silenciarlo, útil para cuando un
Desilenciar Participante: al tener seleccionado un participante nos permite que pueda participar nuevamente
con su micrófono.
Expulsar Participante: al tener seleccionado un participante nos permite expulsarlo de la conferencia sin
Cualquier duda puede contactar a Soporte Técnico al PBX +502 22788181 o al correo
soporte@voxdata.com.gt
Instrucciones:
Para realizar uso del portal de usuario, mejor denominado como WebRTC es necesario asignar los permisos a
Para habilitar la funcionalidad debe editar una extensión bajo el menú: Telephony > Extensions
extensión. Se recomienda hacer énfasis a los usuarios en el correcto uso y almacenamiento de dicha
contraseña.
Al tener ya los permisos asignados o habilitados en la extensión, debemos iniciar sesión visitando la página
Contacts: permite la adminstración de contactos personales para marcación rápida. Esto aplica solamente a la
plataforma Web.
Call log: permite verificar los registros de llamadas entrantes y salientes, para poder devolver la llamada o re-
marcar un número.
Voice mail: permite consultar los mensajes de voz enviados a nuestro buzón correspondiente a la extensión.
Tomar nota que si el envío del mensaje de voz está configurado para enviarse al buzón de correo electrónico
y ser eliminado (es una configuración definida en la PBX) los mensajes de voz no aparecerán aquí.
Fax: permite el envío de FAX a múltiples destinos mediante la carga de archivos PDF o JPG, consulte la guía
Feature Codes: permite verificar cuales son los códigos que debemos marcar para realizar funciones como:
desvío de llamadas, consulta de buzón de voz, conferencias, etc. Estos códigos son solo para uso en teléfono
o softphone.
QR Code: código QR del usuario específico para configurar softphone Zycoo en dispositivos o tabletas.
Es importante que cada usuario y contraseña sean almacenados y manipulados con cautela, ya que este portal
de usuario permite la generación de llamadas mediante la PSTN configurada en su PBX y puede representar
costos. El que este usuario caiga en manos equivocadas representa un riesgo para la empresa. Vox
Datacomm, S.A. no se responsabiliza por el uso que puedan dar a dichos usuarios.
Para mayor información puede comunicarse al PBX +502 2278-8181 o al correo electrónico
soporte@voxdata.com.gt.
Zycoo V3.2
Guía de Administración de Plataforma - Ver. 1.0b
A continuación, encontrará una breve inducción al uso de su Plataforma PBX recientemente adquirida. Le
damos la mas cordial bienvenida y gracias por elegir nuestros servicios de instalación.
Introducción
Para ingresar a su planta telefónica el equipo de Voxdatacomm le brindara los datos correspondientes para
su administración.
Ejemplo: https://192.168.1.100
Si aún no cuenta con su usuario y contraseña para administración de la PBX puede solicitarla escribiendo un
información de contacto.
DashBoard
Nos muestra estadísticas del funcionamiento de nuestra planta Zycoo, en esta podemos observar
rendimiento de CPU, uso de MEMORIA, espacio en disco, y USB (si tuviéramos agregada alguna USB).
También en podemos encontrar información básica del sistema y una gráfica que nos muestra las llamadas
en progreso.
SwitchBoard
Extensiones:
muestra si la extension esta registrada, si esta sonando, si esta ocupada, si no esta registrada y si esta en DND
(no molestar)
Trunks:
Aquí podemos ver el estado de nuestra troncales, tanto si son SIP, IAX, E1, Analógicas.
Extensiones
Departamentos
Esta herramienta es el sustituto de los grupos de timbrado (Ring Group), con esta herramienta podemos crear
Para crear una departamento primero debemos dar "click" en el botón verde que dice Agregar
luego nos mostrara un menú donde podemos especificar qué extensiones pertenecerán a nuestro
departamento.
para crear un departamento debemos llenar los siguientes campos:
extensiones
asignadas.
• Destino si no se contesta: aquí podemos agregar otra extension, otro grupo, IVR, Etc...
Extensiones IP
Esta herramienta nos permite realizar barias gestiones con extensiones, entre ellas serian:
• Agregar Extensiones
• Importar extensiones
• Exportar extensiones
• Registrar a base de QR
• Enviar QR
Para agregar una extension debemos de dar "click" en el botón de agregar y nos mostrara una
• Zycoo de manera automática no genera un password, se recomienda dejar este predeterminado sino
• Debemos definir el lenguaje que utilizara nuestra extension, Zycoo V3 ya cuenta con audios pre-
• En la ventana de Features podemos darle permisos la extension, como WebPortal (para que la
extension sea virtual con el cliente de Zycoo) Grabaciones de llamadas, Password de buzón de voz,
entre otras
• Las configuraciones de avanzado se recomienda dejarlas como están, ya que vienen pre-configuradas
IVR
Un IVR es un menú de bienvenida en cual podemos asignar a un numero entrante para que este nos desvíe a
Para crear un IVR debemos cargar previamente nuestro audio de bienvenida en nuestra Biblioteca de
Audios. cuando ya tenemos nuestro audio cargado podemos crear un IVR dando "click" en añadir
• Nombre y Número: Aquí demos darle un nombre a nuestro IVR y definimos un numero de extension
• Archivo de voz: aquí debemos escoger el audio que hemos cargado previamente.
• Marcar Extensión y Permiso de discado: Si habilitamos esta opción las personas que llamen podrán
marcar de manera directa las extensiones. El permiso de discado esta sujeto a nuestros planes de
marcado donde si le definimos uno de estos la personas que llame no solo podra marcar a una
extension sino que también podrá realizar llamadas a el exterior "SE RECOMIENDA DEJAR LA
OPCION DE EXTENSIONES".
• Lenguaje: Debemos definir el lenguaje que la persona escuchara cuando se realicen desvíos.
• Eventos: en esta parte agregamos las opciones numericas que nuestro audio le indica al cliente.
Colas / Queues
Una cola es una herramienta que nos permite mantener en una fila donde se atienden a las personas según
su llamada, si no se tiene agentes disponibles esta les anuncia su posición y un tiempo aproximado de
atención.
Para agregar una Cola debemos dar "click" en el botón de esta manera nos mostrara una ventana
• Anuncios: Aquí configuramos el tiempo en el que nos dará los avisos de posición.
• Debemos elegir una estrategia de timbrado, continuación le explicamos como funcionan las
tiempo
tenga asignadas
adelante.
extensiones.
• Debemos agregar los agentes (extensiones) que pertenecerán a esta cola, existen dos tipos de
agentes, agentes estáticos y agentes dinámicos. los agentes estáticos son extensiones que siempre
estarán a esta cola mientras que los dinámicos se tendrán que loquear a la cola.
De las configuraciones Avanzadas se le mostraran las mas importantes:
• Tiempo muerto de agente: escogemos el tiempo que sonara la extensión antes de mandar la llamada
a otro agente
• Información de tiempo de espera: indica al agente el tiempo que lleva la persona en la cola.
• Ingresar vacío: le permite a la persona que llama entre a la cola cuando no hay agentes disponibles
• Anuncia el tiempo de espera, podemos escoger si solo se va a anunciar una vez la posición según el
intervalo de tiempo que elegimos, o podemos elegir qué anuncie cada cierto tiempo.
Condiciones de tiempo
Esta área se divide en 3 herramientas, Dias festivos, Dias de semana y Reglas de tiempo. esto nos sirve para
Para crear una regla de tiempo debemos definir primero Días de la semana, para esto debemos dar "click" en
el botón el cual nos mostrara una ventana donde podremos agregar nuestras horas hábiles.
Cuando tenemos definido nuestro horario debemos crear nuestra regla de horario, esto lo hacemos dando
"click" en el botón el cual nos mostrara una ventana donde podemos definir las reglas del horario.
• Horario laboral: aquí escogemos el destino si se hace dentro de las horas que ya definimos.
• Horario no laboral: aquí escogemos el destino si no se hace dentro de las hora que ya definimos.
• Días festivos: aquí escogemos los días festivos si ya los definimos previamente
Enrutamiento Directo
El enrutamiento nos permite darle un destino a los diferentes DID entrantes que vamos a manejar.
Para agregar un DID debemos dar "click" en el botón y nos mostrara la siguiente ventana
Luego de colocar nuestro DID debemos definir el destino de este DID, donde podemos escoger todas las
acciones de Zycoo
De esta manera podemos darle un destino a todos nuestros números
Líneas:
Las lineas las dividimos por físicas, SIP y IAX, si usted tiene una linea física la puede visualizar y editar en esta
parte, si la linea fuera SIP tendremos que realizar un registro, El equipo de VoxDatacomm se encargara de
Reglas de Marcado
Las reglas de marcado nos funcionan para decirle a los usuario qué numero pueden marcar o por qué linea va
ventana.
• Reglas de tiempo: Podemos agregar una regla de tiempo para que solo se marque cuando se cumpla
esta regla
• Marcar prefijo: podemos asignar un numero que sera marcado antes del numero que se va a marcar
• Patron de discado: aquí definimos los numero que seran marcados para realizar llamadas Zycoo
• Al final debemos definir con que linea deseamos realizar esta llamada.
Permisos de marcado
los permisos nos funcionan para que podamos dar distintos privilegios a distintas extensiones, esto es decir
qué podemos decir que ciertas extensiones podrán llamar internacional y otras solo nacionales.
Para agregar un permiso de marcado debemos dar un "click" en el botón y nos mostrara la siguiente
ventana.
En esta ventana podemos definir los permiso que tendrá para marcar y podemos agregar las reglas de
Biblioteca de audios
Musica en espera.
Aquí podemos crear carpetas para que estas sean repodridas dónde nosotros lo deseemos.
Anuncio IVR.
En esta parte podemos cargar audios (se recomienda que el formato sea WAV(8KHz, 16Bit, mono), si lo
deseamos también podemos grabar los audios a travez de la planta, esto lo hacemos a travez de una
extension y automáticamente el nos guardara el archivo para que nosotros lo asignemos a nuestro IVR.
Aquí podemos cargar audios para usarlos en Música en Espera (se recomienda que el formato sea
WAV(8KHz, 16Bit, mono) luego de cargarlos los podremos agregar a carpetas de música en espera
Funciones avanzadas
Desvío de llamadas
Podemos agregar desvíos para nuestras extensiones si estas se encuentran ocupadas o si deseamos que el
desvío se realice a un teléfono directo. Estos desvíos pueden activarse y desactivarse desde el teléfono
cuando son directos, si deseamos personalizarlos mas debemos hacerlo desde la web.
Para agregar un desvío debemos dar un "click" en el botón y nos mostrara la siguiente ventana.
Nota: si definimos un numero de teléfono este nos generara un gusto ya que este tendrá que realizar una
Un follow me es muy similar a una desvió de llamadas, pero con diferencia que a este le podemos decir que
Nota: Los saltos solo pueden ser entre extensiones ya que si la llamada sale de la planta ella ya no sabrá
Para agregar un follow me debemos dar un "click" en el botón y nos mostrara la siguiente ventana.
• Primero debemos definir a que extension le deseamos configurar el follow me
• La duración inicial es el tiempo que sonara esta extension antes de empezar a ser desviada
• Para agregar un destino debemos agregar en numero y el tiempo que este sonara antes de ser
desviada nuevamente
• Si deseamos que la llamada regrese a nosotros solo debemos agregar el primer numero "en este caso
Conferencias
Un cuarto de conferencias es como una reunión de varias llamadas donde tenemos un administrador que el
se encarga de mantener el cuarto de conferencia, de expulsar a las personas, y realizar invitaciones, y por el
otro lado tenemos a las usuarios que tendrán una contraseña de acceso.
Zycoo V3 ya incluye 10 Cuartos de conferencias que podemos utilizar, los numero de extension asignados
como:
• Password de invitado
• Password de Administrador
• Musica de espera
• Esperar al líder: si habilitamos esta parte, todos los invitados escucharan la música en espera hasta que
se conecte el administrador
• Anunciar llamada
• Grabar Conferencia
• Duración de la llamada
• La grabación de la llamada
Podemos realizar filtraciones de llamadas para buscar una en especifico, esto lo podemos realizar con
ingresando valores según no lo necesitemos. los valore serian los mismo que nos muestra un dato general,
La búsqueda para un registro de un cuarto de conferencias es más simple ya que solo debemos colocar el
System logs
Es una herramienta que nos ayuda a buscar registros de usuarios y poder monitorear a que hora ingresaron a
nuestra planta y con que usuario. también nos permite ver el dato mas relevante que estos hubieran realizado
Aquí se nos mostrara la fecha, la hora, el usuario, la IP y por ultimo su ultima acción.
Mantenimiento
Usuarios
Admin User
sugerimos guardarla en un lugar seguro ya que se le sugiera una contraseña compleja para administrar todos
repitiéndola para confirmar que este bien escrita. Al aplicar estos cambios se cerrara la sección y debemos
volver a registrarnos
Usuario Operador
Un usuario de operado es capas de editar ciertas funciones (no las mas importantes) este usuario es bueno
para alguien que solo necesite crear extensiones, monitorear llamadas y ver reportes ya que no puede hacer
muchos cambios.
Este usuario ya esta creado, pero podemos modificar su contraseña si así lo deseamos.
Conference Manager
El usuario de conferencias es una característica nueva de la Version 3.2.0 la cual nos permite administrar los
cuartos de conferencia de una manera mas sencilla y desde la web. desde este usuario podemos realizar
llamadas, cortar las llamadas, poner en silencio a los invitados y terminar la conferencias.
Con este usuario también podemos cambiar los parámetros de las conferencias.
Si queremos Iniciar un cuarto de conferencias podemos realizar todas las llamas desde la Web y asignar un
numero como Líder así podemos realizar cuartos de una manera mas sencilla.
BackUp
Agregar un BackUp es muy sencillo, debemos dar un "click" en y de manera automática tomara
Para descargarlo solo debemos dar "click" en el botón y este nos descargara un archivo .zc