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Capítulo 2 Archivo y Clasificación de Documentación Administrativa
Capítulo 2 Archivo y Clasificación de Documentación Administrativa
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
1- EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
Por lo general, cuando hablamos de archivo nos referimos al conjunto ordenado de documentos que
se conserva con un fin concreto: histórico, jurídico, económico...
Pero en algunas ocasiones hacemos alusión al archivo como el lugar físico donde guardamos los
documentos. En el ámbito empresarial hablamos de archivo en ambos significados, tanto el lugar
físico donde se guardan los documentos, como el conjunto de documentos ordenados.
El hecho de guardar documentación no quiere decir que sea un archivo, para considerarse un
archivo debe tener las siguientes condiciones:
Las empresas generan diariamente mucha documentación que es imprescindible que este localizada
y ordenada, por dos razones fundamentales:
• Las empresas están obligadas, legalmente, a guardar ciertos documentos durante un periodo
de tiempo.
• Por el propio interés de la empresa es importante disponer de dicho archivo, ya que así
disponemos de la información que ha generado la empresa en años anteriores.
Equipos materiales para el archivo
• Carpetas:
• Cajas de archivo: son de cartón y nos sirven para guardar en un archivo definitivo la
documentación que debemos conservar mientras este vigente. Dispone de una etiqueta en un
lado para anotar lo que la caja contiene.
Con respecto al mobiliario del archivo encontramos diferentes muebles que nos pueden ayudar a
organizar de forma funcional la documentación:
• Ficheros: es el lugar donde se guardan las fichas o carpetas de tamaño pequeño. Pueden ser
sencillos (los cajones están adaptados al tamaño de las fichas), múltiples (disponemos de
varios cajones con varios ficheros sencillos), y rotativos (las fichas tienen un sistema de
rotación que nos permite una búsqueda más rápida).
• Estanterías y armarios
Funcionamiento de un archivo
Mantenimiento de un archivo
Para mantener correctamente y en condiciones un archivo, debemos tener en cuenta los siguientes
elementos:
• El acceso: debemos seguir un protocolo de acceso, con esto nos referimos, a que cierta
información estará restringida a ciertos empleados y que sólo podrán acceder a ella mediante
algún sistema de acceso. Hoy en día esto se realiza de forma digitalizada.
• La conservación: el lugar donde esta ubicado el archivo debe tener unas condiciones
óptimas de luz, polvo, humedad... si, por el contrario hablamos de archivo digital, debemos
contar con varias copias de seguridad.
• La seguridad: la Ley Orgánica de Protección de Datos nos aporta una normativa, por la cual,
las empresas se ven obligadas a tomar las medidas necesarias para que dicho archivo no se
deteriore o caiga en manos ajenas.
• Archivo centralizado: tendremos todos los documentos en un mismo lugar de modo que
todos los departamentos consulten el archivo en el mismo lugar.
• Archivo mixto: descentraliza el archivo por departamentos para aquellos procesos que
continúan en marcha y, una vez realizado esto, toda la documentación se pasa al archivo
central.
• Archivo activo: se conserva la documentación que se consulta con frecuencia, la que tiene
fecha reciente o continúa con procesos activos.
• Archivo pasivo: se almacenan documentos de forma definitiva; son documentos que han
perdido su vigencia actual pero se conservan bien por su valor documental o histórico.
3- SISTEMA DE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
Para clasificar un archivo necesitamos cierta información sobre el orden de clasificación del mismo;
al guardar un documento debemos hacerlo siguiendo un criterio adoptado previamente.
Métodos de clasificación:
• Clasificación alfabética: se trata de los sistemas de clasificación más sencillos ya que nos
permite ordenar los documentos tomando como referencia las letras del alfabeto siguiendo
un orden establecido.
Cuando los apellidos llevan artículos o preposiciones, se ordenan por la letra del apellido,
sin tener en cuenta los artículos o preposiciones.
Por ejemplo:
Por ejemplo:
Por ejemplo:
• Clasificación numérica: nos permite ordenar documentos según la cifra numérica que le
asignemos. Factura nº1, Factura nº2, Factura nº3.
Por ejemplo: tenemos A12, A06, B06, B03, B15, Z8 → A06, A12, B03, B06, B15, Z8
• Clasificación por materias: consiste en clasificar una serie de elementos de acuerdo con la
naturaleza de los mismos.