UNIDAD III

ORGANIZACIÓN
parte I
► ORGANIZACION
► Una vez que se ha establecido ‘‘lo que se quiere hacer’’, es decir, definidos los
objetivos a alcanzar en la etapa de la planeación, lo que corresponde ahora es
determinar ‘‘como hacerlo’’, que medidas utilizar para lograr lo que se desee, esto es
posible a través de la organización.

► Tanto las personas capaces como las dispuestas a cooperar, trabajarán en conjunto
más efectivamente si saben qué parte les corresponde desempeñar en una
operación en equipo, y conocen la relación entre sí de sus funciones. Diseñar y
sostener estos sistemas de funciones es el propósito básico de la función
administrativa organización.

► Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quién realizará

cuales tareas y quién será el responsable de qué resultados.

► Para que la función organizacional pueda existir y poseer significado debe constar
de: 1) objetivos verificables, definidos en la planeación; 2) una idea clara de los
principales deberes o actividades implicadas; 3) un área discrecional o de autoridad
precisa para que la persona que ejerza una función sepa qué puede hacer para
cumplir las metas. Además de suministrarle la información necesaria para su
ejercicio.
► La organización consiste en:
1. Identificación y clasificación de las actividades requeridas.
2. Agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos.
3. La asignación a cada grupo de actividades a un administrador dotado de autoridad
(delegada) necesaria para supervisarlo.
4. Establecimiento de la coordinación horizontal y vertical en la estructura.

► El Término organización tiene usos muy variados: para algunas personas incluye las
acciones de todos los participantes de un grupo. Otros como un sistema total de
relaciones sociales y culturales. Otros utilizan el término para referirse a una empresa
o cualquier tipo de organización. Para la teoría administrativa, utilizada por los
administradores, el término organización, implica una estructura intencional de
funciones o puestos formalizados.
Definiciones de organización:
➢ Agustín Reyes Ponce: organización es la estructuración de las relaciones que
deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y
humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de
los planes y objetivos señalados.
➢ Robert Beckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarcher: estructura de relaciones
entre personas, trabajos y recursos.
➢ Isaac Guzmán V. Organización, es la coordinación de las actividades de todos los
individuos que integran una empresa, con el propósito de obtener el máximo
aprovechamiento de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización
de los fines que la propia empresa persigue.
➢ Harold Kootz y Cyril O’Donnell: organizar es agrupar las actividades necesarias
para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con autoridad
necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda
la estructura de la empresa.
➢ Lyndall Urwick: disposición y correlación de las actividades de una empresa.
➢ Mario Sverdlik: proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa.
Elementos del concepto
1. Estructura: la organización implica el establecimiento del marco fundamental en el
que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación
de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.
2. Sistematización: todas las actividades y recursos de la empresa, deben de
coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
3. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: organizar,
implicar la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la
especialización
4. Jerarquía: la organización, como estructura, origina la necesidad de establecer
niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
5. Simplificación de funciones: uno de los objetivos básicos de la organización es
establecer los métodos mas sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera
posible.
➢ Con estos elementos se puede definir la organización como:
 “El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional
de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición,
correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y
simplificar las funciones del grupo social”.
Importancia
1. Es de carácter continuo, jamás se puede decir que ha terminado, dado que la
empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión,
contracción, nuevos productos, etc.)
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos
del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzo, al delimitar funciones y
responsabilidades.
PRINCIPIOS DE ORGANIZACION
 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN:
1. Del objetivo: Todas las actividades establecidas en la organización deben
relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. La existencia de un
puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos. Al
organizar es necesario tener presente que la finalidad primordial de la organización
es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo.
2. Especialización: El trabajo se realizará más fácilmente si se subdivide en
actividades claramente relacionadas y delimitadas, mientras más específico y menor
sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
3. Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad en los que emane la
comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el mas alto
ejecutivo hasta el nivel mas bajo.
4. Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad
conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por
determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.
5. Unidad de mando: este principio establece que al determinar un centro de
autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe y que los
subordinados no deberán reportar a mas de un superior, pues el hecho de que un
empleado reciba ordenes de dos o mas jefes solo ocasionara fugas de
responsabilidad, confusión e ineficiencia.
6. Difusión: para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada
puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por
escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan
relación con las mismas.
7. Amplitud o tramo de control: hay un limite en cuanto al numero de subordinados
que deben reportarse a un ejecutivo, de tal manera que este pueda realizar todas
sus funciones eficientemente.
8. De la coordinación: las unidades de una organización siempre deberán
mantenerse en equilibrio. En otras palabras, el administrador debe buscar el
equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa ya que cualquier de
deficiencia puede ocasionar serios problemas.

9. Continuidad: una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere

mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente. La
organización que es apropiada en un momento dado, puede no serlo
posteriormente, por lo que es importante que alguien debe tener asignada la
responsabilidad de observar la estructura organizacional y sugerir los ajustes y
modificaciones necesarios.
ORGANIZACIÓN FORMAL:
➢ Es la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada.
Pero describir a una organización como “formal” no significa que contenga nada
inherentemente inflexible o indebidamente limitante.
➢ La organización formal debe ser flexible. Debe dar lugar a la discrecionalidad, la
ventajosa utilización del talento creativo y el reconocimiento de los gustos y
capacidades individuales en las organizaciones más formales. Sin embargo, en una
situación grupal los esfuerzos individuales deben canalizarse hacia metas grupales y
organizacionales.
ORGANIZACIÓN INFORMAL:
➢ Chester Barnard describe la organización informal como un conjunto de actividades
personales sin un propósito común consciente, aunque favorable a resultados
comunes.
➢ Por otra parte Keith Davis, describe a la organización informal como: “una red de
relaciones personales y sociales, no establecida “ni requerida” por la organización
formal, pero que surge espontáneamente de la asociación entre si de las personas”.
De este modo, son organizaciones informales (relaciones que no aparecen en un
organigrama) el grupo que trabaja en los talleres, el personal del sexto piso, el grupo
que se reúne para realizar una actividad deportiva, etc.
DIVISION ORGANIZACIONAL: El departamento
 Uno de los aspectos de la organización es el establecimiento de departamentos. Con
el termino departamento se designa a un área, división o sucursal en particular
de una organización sobre la cual un administrador posee autoridad respecto
del desempeño de actividades especificas.

NIVELES ORGANIZACIONALES Y TRAMO DE ADMINISTRACION

 La razón de que existan niveles organizacionales es por las limitaciones del tramo de
administración. En otras palabras, si hay niveles organizacionales es porque existen
un limite en cuanto al número de personas que un administrador puede
supervisar efectivamente, límite que varia de acuerdo con cada situación.
 Un tramo de administración amplio se asocia con un número reducido de niveles
organizacionales, y un tramo de administración estrecho, con muchos niveles.
TRAMOS DE ADMINISTRACION ESTRECHOS Y AMPLIOS
Organización con tramos estrechos
Ventajas
 Estrecha supervisión
 Estricto control
 Rápida comunicación entre subordinados y superiores
Desventajas
 Los superiores tiende a involucrarse en exceso en el trabajo de los empleados.
 Muchos niveles administrativos
 Altos costos a causa de los numerosos niveles.
 Excesiva distancia entre el nivel mas bajo y el más alto.
Organización con tramos amplios.
Organización con tramos amplios
Ventajas
 Los superiores se ven obligados a delegar.
 Se deben establecer políticas claras.
 Los subordinados deben ser cuidadosamente seleccionados.
Desventajas
 Tendencia de los superiores sobrecargados de trabajo a convertirse en cuellos de
botella en las decisiones.
 Riesgo de perdida de control para el superior.
 Se requiere de administradores de calidad excepcional.
PROBLEMAS CON LOS NIVELES ORGANIZACIONALES
CON TRAMOS ESTRECHOS DE ADMINISTRACION
PROBLEMAS CON LOS NIVELES ORGANIZACIONALES
 La división de las actividades en departamentos en una organización jerárquica y la
creación de múltiples niveles no son del todo deseables por sí solas.
• En primer lugar: Los niveles son costosos, a medida que se incrementan los
niveles se requiere cada vez más esfuerzos y recursos para su administración, ello
implica administradores adicionales, personal que les asista a éstos y la necesidad
de coordinar las actividades departamentales, más los costos de instalaciones
(Gastos de operación o gastos administrativos).
La producción real se obtiene de los obreros, ingenieros o personal de ventas,
quienes representan la ‘‘la fuerza de trabajo directa’’ y los niveles por encima de
la ‘‘línea de fuego’’ son ocupados por administradores cuyo costo sería deseable
eliminar en la medida de lo posible.
• En segundo lugar: Los niveles organizacionales complican la comunicación.
Una empresa con muchos niveles tiene más dificultades para comunicar sus
objetivos, planes políticas a todo lo largo de la estructura organizacional.
En su descenso por la línea de comunicación, la información se ve expuesta a
omisiones y falsas interpretaciones.
 Los niveles también complican la comunicación de la ‘‘línea de fuego’’ a los
superiores del mando, por lo que con sobrada razón se dice que los niveles
organizacionales son ‘‘filtros de información’’.
 Finalmente: El exceso de departamentos y niveles complican la planeación y el
control. Los planes definidos en los niveles superiores pierden coordinación y
claridad cuando se subdividen en los niveles inferiores. El control se vuelve más difícil
conforme se añaden niveles y administradores.
POSTURA OPERATIVO-ADMINISTRATIVA:
ENFOQUE SITUACIONAL
 El enfoque académico clásico del tramo de administración consiste en la
especificación del numero de subordinados para un tramo eficaz.
 Los teóricos operativo-administrativos (neoclásicos) han adaptados la postura
de que son tantas las variables presentes en una situación administrativa que
resulta imposible especificar el numero particular de subordinados que un
administrador puede supervisar eficazmente. Así:
 El principio del tramo de administración postula que: hay un limite en
cuanto al numero de subordinados que un administrador puede supervisar
eficazmente, aunque el numero exacto dependerá del impacto de los
factores subyacentes.
 En otras palabras, en cuanto al tramo de administración, es conveniente analizar las
causas de tramos limitados en cada situación, en vez de partir del supuesto de la
existencia de un límite numérico de aplicación general.
 Se debe examinar qué consume el tiempo de los administradores en su manejo de
las relaciones superior-subordinado e identificar los recursos para reducir estas
presiones de tiempo, no sólo será un método para determinar el mejor tramo, sino
también un instrumento para extender el tramo. Por los costos de los niveles, se
vuelve altamente deseable que los administradores tengan tantos subordinados
como puedan supervisar eficazmente.
FACTORES QUE DETERMINAN UN TRAMO EFICAZ.
 El numero de subordinados que un administrador puede supervisar eficazmente
depende del impacto de los factores subyacentes. Además de cualidades
personales como mente ágil, facilidad de trato con la gente y capacidad para
demandar lealtad y respeto, la determinante más importante es la habilidad del
administrador para reducir la cantidad de tiempo que debe dedicar a sus
subordinados. Naturalmente, esta habilidad varia según el administrador y puesto
de que se trate.
Factores que influyen en el tramo de
administración
OTROS FACTORES
 Además de los factores que aparecen en la tabla, otros más afectan también al
tramo de administración. Por ejemplo, 1) un administrador competente y
debidamente capacitado puede supervisar eficazmente a un mayor numero de
personas que uno sin esas características, 2) Cuando las tareas por realizar son
sencillas, 3) la actitud positiva de los subordinados para asumir responsabilidades y
su disposición a correr riesgos razonables, 4) cuando los subordinados son
maduros, el superior puede delegar más autoridad.
NECESIDAD DE EQUILIBRIO
 No cabe duda de que, a pesar de lo preferible que es una estructura organizacional
plana, el tramo de administración se ve limitado por ciertas e importantes
restricciones.
 Quizá los administradores tengan más subordinados de los que pueden dirigir
eficazmente, aún si delegan autoridad, se capacitan, formulan planes y políticas con
toda claridad y adoptan técnicas eficientes de control y comunicación. También es
cierto que a medida que una empresa crece, las limitaciones del tramo de
administración obligan a incrementar los niveles jerárquicos debido la existencia de
mayor número de personas por supervisar.
Ambiente organizacional para el espíritu emprendedor y el
emprendedor interno.
 A veces es necesario tomar medidas organizacionales para fomentar y utilizar el
espíritu emprendedor. Se cree que el espíritu emprendedor se aplica
exclusivamente a la administración de pequeñas empresas , pero algunos autores
han extendido este concepto a fin de aplicarlo también a grandes organizaciones y a
administradores con funciones empresariales de promoción de cambios para el
debido aprovechamiento de nuevas oportunidades.
 La esencia del espíritu emprendedor es la innovación : el cambio orientado a
metas para la utilización del potencial de una empresa.
El emprendedor interno y el emprendedor
➢ Gifford Pinchot establece una distinción entre emprendedor interno y emprendedor.

➢ El emprendedor interno es la persona que fija su atención en la innovación y la

creatividad y transforma un sueño o idea en un negocio redituable operando dentro
del ámbito organizacional.
➢ El emprendedor es la persona que realiza cosas similares pero fuera del escenario
organizacional. Los emprendedores poseen la capacidad de percibir una
oportunidad y de obtener tanto el capital, trabajo y otros insumos necesarios como
los conocimientos para poner en marcha una operación.
➢ Los autores del libro (H. Koontz y Heinz Weihrich) designan el término
“emprendedor” a la persona emprendedora que trabaja ya sea dentro o fuera de la
organización .
Creación de un ambiente para el espíritu emprendedor
 Es responsabilidad administrativa crear el ambiente para el eficaz y eficiente
cumplimiento de metas grupales, los administradores deben proveer oportunidades
para que los emprendedores utilicen su potencial de innovación
 Los emprendedores asumen riesgos personales al iniciar cambios y esperan que
se les recompense por ello. A veces esos riesgos razonables resultan fracasos, lo
que sin embargo debe tolerarse.
 También necesitan cierto grado de libertad para cultivar sus ideas, lo que a su vez
requiere que se les delegue suficiente autoridad.
 Las ideas de las personas innovadoras suelen ser contrarias al ‘‘saber
convencional’’. Estos individuos no son del todo aceptados por sus colegas ni sus
contribuciones suficientemente apreciadas. No es de sorprender entonces que los
emprendedores tienden a abandonar grandes compañías para montar sus propias
empresas.
 Entre los requisitos mas importantes que debe cumplir un emprendedor están la
seguridad en si mismo, la disposición a trabajar intensamente, la posesión de
experiencia en el producto, solidos conocimientos generales y algo de dinero
para comenzar.
Innovación y espíritu emprendedor
 Los emprendedores tienen ideas creativas , emplean sus recursos y habilidades
administrativas para satisfacer necesidades en el mercado.
 Peter Ducker ha señalado que la innovación no solo se aplica a las empresas de
alta tecnología, sino también a las escasamente tecnologizadas. Pero la verdadera
innovación, requiere de un trabajo sistemático y racional , bien organizado y dirigido
a la obtención de resultados.
¿Qué implica el espíritu emprendedor ?
 Supone insatisfacción con el estados de las cosas prevalecientes y consciencia de
la necesidad de hacer las cosas de otra manera.
❖ La innovación es producto de algunas de las siguientes situaciones:
1. Acontecimientos, fracasos o éxitos inesperados.
2. Incongruencia entre lo que se pensó y la realidad.
3. Procesos necesitados de mejoras.
4. Cambios en el mercado.
5. Cambios demográficos.
6. Cambios de significado.
7. Adquisición de nuevos conocimientos.
Estructura y proceso de la organización
► Para poder concebir la función de organización como un proceso necesitamos
considerar varios elementos fundamentales
❖ Primero : la estructura de ser reflejo de objetivos y planes

❖ Segundo: la estructura de ser el reflejo de la autoridad con el que cuenta la dirección

de una empresa.

❖ Tercero: la estructura de una organización debe responder a las condiciones en las

que se encuentra (establecer premisas). Esta debe diseñarse en favor del trabajo,
para permitir las contribuciones de los miembros de un grupo y hacer posible que las
personas cumplan eficientemente los objetivos trazados en un futuro. No existe una
estructura organizacional única para todas las situaciones.

❖ Cuarto: puesto que todas organización esta integradas por personas en la

agrupación de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura
organizacional, se deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los
individuos.
► Lógica de la organización
► Existe una lógica fundamental para la organización:
1. Establecimiento de los objetivos de la empresa.
2. Formulación de los objetivos, políticas y planes de apoyo.
3. Identificación y clasificación de las actividades para cumplir esos objetivos.
4. Agrupación de las actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales
disponibles.
5. Delegación al responsable de cada grupo, de la autoridad necesaria para el
desempeño de las actividades.
6. Enlace horizontal y vertical de los grupos entre si por medio de las relaciones de
autoridad y flujos de información.
7. Integración del personal.
8. Dirección
9. Control
 1.
Objetivos
Procesos de organización
de la
empresa
6.
Coordinación
2. 3. 4. Agrupación horizontal y 7.
Objetivos Identificación de 5. Integración
vertical de
políticas y clasificación actividades Delegación relaciones de de personal
y planes de las según de autoridad autoridad e
actividades recursos y información 8. Dirección
de apoyo
requeridas situaciones

9. Control

Parte 7-8-9
Parte 1- 2 Parte 3-4-5-6 Otras
Planeación Organización funciones
Algunos conceptos erróneos
 La organización no implica una extrema especialización ocupacional, lo que puede
restar interés al trabajo y volverlo tedioso e indebidamente restrictivo.
 Asegurar que las tareas deben ser especificas no equivale a afirmar que deban ser
limitadas y mecánicas.
 Los puestos de una organización pueden definirse para permitir un escaso margen
de actuación personal que para brindar la mayor discrecionalidad posible.