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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR.

DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES.


COORDINACIÓN DE COOPERACIÓN TÉCNICA.

HOMOLOGACIÓN DE CRITERIOS PARA EL REORDENAMIENTO DEL


MAESTRO DE MATERIALES

Por:
Tovar Rivera, Andrés Ricardo.
Carnet: 10-11077
C.I.:22.998.050

Realizado con la asesoría de:


Tutor académico: Rocha, Darwin.
Tutor industrial: Castellanos, Thayruma.

SARTENEJAS, AGOSTO DE 2015.


RESUMEN

El Maestro de Materiales es una base de datos en la que se incluyen todas las descripciones de
los insumos que una empresa obtiene, produce y maneja dentro de sus inventarios.

Actualmente el Maestro de Materiales de la compañía INDULAC, particularmente el que


soporta el suministro de materiales de ferretería tipo barras, conectores, cuchillas, tornillería,
entre otros; presenta ciertas irregularidades en sus descripciones, lo que ocasiona en algunos
casos retrabajos en la gestión de los procesos e incluso puede generar pérdidas a la empresa.

El proyecto de Homologación de criterios para el reordenamiento del maestro de materiales


tiene por objetivo resolver parte del problema mencionado anteriormente, generando criterios
uniformes en las descripciones de las familias de materiales que presenten irregularidades, y
además permite generar un documento en Excel que servirá para exportar nuevas descripciones,
incluyendo las actualizadas, a la plataforma SAP donde se encuentra el listado del maestro de
materiales de la empresa.

ii
ÍNDICE GENERAL

Páginas

Resumen -------------------------------------------------------------------------------------------- ii

Introducción ----------------------------------------------------------------------------------------- 4 - 6

Capítulo I: Descripción de la empresa ---------------------------------------------------------- 7 - 10

Capítulo II: Marco teórico ------------------------------------------------------------------------ 11 - 13

Capítulo III: Metodología ------------------------------------------------------------------------ 14 - 39

Capítulo IV: Resultados y análisis --------------------------------------------------------------- 40 - 42

Conclusiones ---------------------------------------------------------------------------------------- 43 - 45

Recomendaciones ---------------------------------------------------------------------------------- 46 - 47

Referencias -----------------------------------------------------------------------------------------48
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INTRODUCCIÓN

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La empresa Industrias Lácteas Venezolana C.A. (INDULAC) tiene en Venezuela cinco plantas
de producción, ubicadas en el Municipio el Vigía, Estado Mérida; en la Ciudad de Upata, Estado
Bolívar; en la Parroquia Yaracal, Estado Falcón; en la Ciudad de Barinas y en el Municipio
Miranda del Estado Carabobo. La compañía cuenta a su vez con cinco depósitos a nivel nacional
ubicados en las Ciudades de San Cristóbal, Maracaibo, Valencia, Barcelona, y en el sector La
Yaguara en la Ciudad de Caracas.

Por tratarse de una empresa con más de 70 años en el país, encargada de generar una diversa
gama de productos para el consumo alimenticio de la población, especializada en productos
lácteos y derivados, y jugos, la compañía maneja gran variedad de materiales en sus inventarios.

Para su organización, INDULAC maneja todos sus artículos, tanto instrumentos de compra
para garantizar la operatividad de las plantas, y materias primas, así como los productos que
proveen al país, mediante un Maestro de Materiales, que se trata básicamente de una base de
datos del software SAP que contiene las descripciones de todos los artículos que una empresa
adquiere, produce y gestiona en stocks.

Actualmente el Maestro de Materiales de INDULAC, específicamente el que soporta el


suministro de materiales de ferretería tipo perfiles, láminas, tuberías, barras, tornillería, etc.;
presenta ciertas irregularidades en sus descripciones, lo que ocasiona en algunos casos retrabajos
en la gestión de los procesos de compras y puede incluso generar pérdidas y retrasos a la empresa.
Por tal razón se debe trabajar en este problema que presenta actualmente el Maestro de Materiales
con la finalidad de mejorar la gestión de los procesos de compra.

JUSTIFICACIÓN.

El Maestro de Materiales que maneja el Departamento de Compras Industriales de la empresa


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INDULAC, presenta actualmente ciertas irregularidades en las descripciones de los artículos,


lo cual ocasiona en algunos casos dificultades para llevar a cabo solicitudes de compras a los
proveedores y pequeñas pérdidas monetarias a la compañía.

El Departamento de Compras Industriales es el encargado de responder antes los


requerimientos de las diferentes plantas que posee la empresa en cuanto a materiales para la
maquinaria de las mismas o artículos necesarios para su operación. Tales necesidades deben
satisfacerse de manera inmediata, puesto que de lo contrario se corre el riesgo de generar retrasos
en el proceso de producción, o en última instancia la paralización de alguna planta.

Cuando se presenta alguna necesidad en cualquiera de las plantas de INDULAC, se notifica


mediante una solicitud de pedido de las piezas requeridas o partes de maquinaria a la gerencia de
compras, la cual, una vez analizada la solicitud, la convierte en una orden de compra y se envía al
proveedor correspondiente. En este último paso del proceso es donde se pueden presentar errores
debido a la problemática actual del maestro de materiales, ya que se corre el riesgo de generar un
mal entendido de la orden de comprar a causa de una descripción no adecuada del material
solicitado. Por esta razón es necesario llevar a cabo el reordenamiento del Maestro de Materiales
para evitar los retrabajos en la gestión del Departamento de Compras Industriales de la empresa y
las pérdidas que se puedan generar por la emisión de orden de compras no claras.

ANTECEDENTES

El proyecto de Homologación de criterios para el reordenamiento del Maestro de Materiales


se inició en el año 2014 por la Br. Paula González, estudiante de Ingeniería de Producción de la
Universidad Simón Bolívar. El mismo se llevó a cabo para completar miembros faltantes en
diferentes familias de materiales de maestro, y se generó un documento en Excel para Exportar
las nuevas descripciones a la plataforma SAP. Se logró generar un total de 9.690 descripciones
que fueron agregadas al listado de materiales de la empresa. Se realizó de esta manera, puesto
que en las familias de materiales trabajados había una gran carencia de artículos que la empresa
puede requerir eventualmente, y para evitar retrasos en la gestión es importante que tales
materiales se encuentren registrados en el maestro.
La diferencia del antecedente en comparación al proyecto del presente año, se basa en que el
presente no está directamente orientado a generar miembros faltantes en las diferentes familias de
materiales, ya que se encuentra más enfocado en reordenar los que ya están presentes.
6

OBJETIVO GENERAL

Reordenar el Maestro de Materiales según los criterios establecidos por la empresa. Generar un
documento en Excel que permita Exportar las nuevas descripciones a la plataforma SAP.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Listar los materiales que conforman actualmente el maestro.


 Inducción a los principios de funcionamiento de la empresa (misión, visión, valores).
 Resumen preliminar de la actividad. Consiste básicamente en cómo opera la empresa
desde que se presenta la necesidad hasta que se le coloca el material en la fábrica y se
realiza el pago al proveedor.
 Inducción al área operativa.
 Inducción breve a las herramientas informáticas aplicables.
 Elaboración del documento base, en el que se presentan las descripciones de los
materiales que tiene actualmente la empresa y a dónde se quiere llegar mediante el
reordenamiento de las mismas. Se trata de un documento en Excel.
 Reagrupar los materiales por familias.
 Inducción sobre materiales y unidades de compra.
 Identificación de los grupos de insumo.
 Agrupación por familias.
 Establecimiento de materiales prioritarios.
 Identificar los criterios que permitan unificar las descripciones
 Revisión y establecimiento, junto con los especialistas del área, de los aspectos
"mandantes" en la redacción de las descripciones.
 Re-escribir las nuevas descripciones según los criterios establecidos
 Priorización del listado de materiales.
 Redacción y homologación entre sí de las nuevas descripciones planteadas.
 Generar el archivo correspondiente para exportar los datos a la plataforma SAP.
 Desarrollo del documento en Excel que permita exportar la información a la plataforma
SAP, para lo cual se mantendrá el código del material y se establecerán lado a lado las
descripciones originales y las nuevas propuestas
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CAPÍTULO I
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Reseña histórica.(1)
El 28 de mayo de 1941 se constituyó la compañía Industria Láctea Venezolana (INDULAC),
su finalidad era la elaboración y comercialización de productos alimenticios, especialmente la
leche en polvo y la leche condensada azucarada.
Fundada en principio como empresa filial de las transnacionales Borden y Nestlé, INDULAC
fue dando pasos necesarios para integrarse al proceso de venezolanización de las industrias
básicas del país, que el Ejecutivo Nacional había dispuesto por Decreto hecho público en
diciembre de 1975.
El 26 de abril de 1976 se inició la conversión de INDULAC en empresa mixta, mediante la
distribución de su capital accionario por partes iguales entre socios venezolanos y extranjeros.
En 1984 se consumó el proceso de nacionalización y el Estado venezolano adquiere la
compañía INDULAC, al ser transferida la dirección técnica y las gerencia a ejecutivos nacionales.
La empresa pasó a ser enteramente venezolana.
PARMALAT se introduce en Venezuela a través de la compra de INDULAC, el julio de 995 y
de FRICA en diciembre del mismo año. Así se juntan dos grandes empresas como un solo equipo
integrado. INDULAC, empresa con una trayectoria de más de 55 años en el mercado venezolano,
líder en la comercialización de leche en polvo con la marca LA CAMPIÑA, así como también
FRICA con 40 años en el mercado liderizando con sus jugos, concentrados de frutas y yogures.
En julio de 2011, el Grupo Lactalis adquiere el 83,3% de la compañía italiana Parmalat, líder
mundial de la leche de gran consumo. Con esta unión el Grupo logra establecerse en regiones
donde anteriormente tenía solamente una pequeña presencial; tal es el caso del continente
americano, convirtiéndose en el nº 1 de los productos lácteos en el mundo.
Actualmente el Grupo Lactalis goza de una trayectoria de 82 años. Es una de las
multinacionales agroalimentarias más importantes del mundo, cuya presencia operativa se
extiende hoy, además de Francia, a 70 países como Estados Unidos, Rusia, Kazajstán, Reino
Unido, Egipto, Arabia Saudita, España, Croacia, República Checa, Argelia, Australia, India,
8

Venezuela, Colombia y Paragua en las categorías de leches, queso, productos frescos, bebidas
y jugos.
Marcas y productos.(2)
Parmalat se especializa en leche UHT y derivados de ésta, pero también tiene intereses en el
mercado de los zumos de frutas. Estos productos son distribuidos bajo las siguientes marcas:
 Leche: Parmalat, La Campiña, Karla, Indosa, Celia y Eny. (Ver figura 1.1).

Figura 1.1Marcas de leche de Parmalat.(3)

 Zumos de fruta: Calipso, Frica, Fricajita, Santal, Santal Active y Té Parmalat. (Ver
figura 1.2).

Figura 1.2Diferentes marcas de los zumos de fruta de Parnalat.(4)

 Frescos: Incluye yogures, bebidas chocolatadas, chicha y queso crema, y se distribuyen


mediante las marcas: Rikomalt, Frigurt, El Chichero, Yoka y Gaby. (Ver figura 1.3).

Figura 1.3 Diferentes marcas de productos frescos de Parmalat.(5)


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Plantas y líneas de producción.(6)

Parmalat cuenta con 5 plantas en Venezuela, ubicadas el Municipio el Vigía, Estado Mérida;
en la Ciudad de Upata, Estado Bolívar; en la Parroquia Yaracal, Estado Falcón; en la Ciudad de
Barinas y en el Municipio Miranda del Estado Carabobo. (Ver figura 1.4).

Figura 1.4 Distribución de plantas de Parmalat a en Venezuela.(7)


La compañía cuenta a su vez con cinco depósitos a nivel nacional ubicados en las Ciudades de
San Cristóbal, Maracaibo, Valencia, Barcelona, y en el sector La Yaguara en la Ciudad de
Caracas. (Ver figura 1.5).

Figura 1.5 Distribución de los almacenes de Parmalat en Venezuela.(8)

Mapa estratégico.(9)

 Misión: Parmalat es un Grupo italiano de alimentación con una estrategia multinacional que
busca incrementar el bienestar de los consumidores en todo el mundo. El fin primordial del
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Grupo es crear valor para todos los accionistas ateniéndose a principios éticos de conducta en los
negocios, realizar una función de utilidad social mediante el fomento del desarrollo profesional
de sus colaboradores, y servir a las comunidades en las que opera contribuyendo a su progreso
social y económico.

La leche, los productos lácteos y las bebidas basadas en fruta, alimentos que juegan un papel
esencial en la dieta diaria de todos, serán las categorías claves para el Grupo.

 Visión: El negocio principal de la empresa a corto y mediano plazo es la producción de


leche, su transformación industrial y la distribución de productos lácteos hasta el consumidor en
condiciones de óptima calidad, precios accesibles y volumen que garantice la satisfacción de las
necesidades nutricionales de la población.
 Valores:

 Ambición: Nos esforzamos por mejorar continuamente nuestros productos, nuestro


desempeño y nuestros resultados.

 Compromiso: Estamos involucrados y somos responsables por nuestros actos.

 Simplicidad: Somos accesibles y actuamos de manera franca, simple y directa.


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CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO

Es importante tener una clara noción de los conceptos principales que fueron manejados a lo
largo del proyecto, por lo tanto en el presente capítulo se dará una introducción sobre el Maestro
de Materiales, ciertos artículos de uso poco frecuente en la vida cotidiana que fueron trabajados y
otras definiciones necesarias para una mejor comprensión de los procedimientos llevados a cabo.

 Maestro de Materiales.(10)

También llamado "Maestro de artículos", "Catálogo maestro", "Maestro de ítems", "Maestro


de SKUs", “Catálogo de SKUs", etc. Es un repositorio que contiene el listado de todos los
materiales, ya sea insumos, partes, piezas o productos terminados, que utiliza una empresa, ya sea
que los compre, almacene, produzca o venda. En este repositorio además se registran las distintas
características de los materiales, tales como sus descripciones, taxonomía, historial de consumo,
existencias, etc.

 SAP (Sistemas, Aplicaciones y Procesos).(11)


Es un conjunto de programas que permiten a las empresas ejecutar y optimizar distintos
aspectos como los sistemas de ventas, finanzas, operaciones bancarias, compras, fabricación,
inventarios y relaciones con los clientes. Ofrece la posibilidad de realizar procesos específicos de
la empresa o crear módulos independientes para funcionar con otro software de SAP o de otros
proveedores. La plataforma puede soportar sistemas operativos, bases de datos, aplicaciones de
casi cualquier proveedor.
 Hierro Negro.(12)
Es una aleación que se autoprotege con una capa de óxido, que, dada su composición, toma
una tonalidad oscura. Se fabrica a través de procesos de fundición o forja. Se emplea
frecuentemente en instalaciones donde se emplean flujos de agua, precisamente por ser poco
sensible a la corrosión.
12

 Acero Inoxidable.(13)
Es una aleación de hierro y carbono, que contiene adicionalmente cromo, el cual forma en la
superficie del material una película pasivante, extremadamente delgada, continua y estable,
haciéndola inerte a las reacciones químicas y dándole al acero su alta capacidad de resistencia a
la corrosión. Esta aleación además, tiene una gran resistencia mecánica, a las temperaturas
elevadas y criogénicas.
El acero inoxidable es fácil de transformar en gran variedad de productos y tiene una
apariencia estética, que puede variarse sometiendo al material a diferentes tratamientos
superficiales, para obtener acabados de tipo espejo, satinado, coloreado, texturizado, etc.
 Rodamiento.(14)
Es un elemento mecánico que reduce la fricción entre un eje y las piezas conectadas a éste por
medio de rodadura, que le sirve de apoyo y facilita su desplazamiento.
 Abrazadera.(15)
Es una pieza de metal u otro material que sirve para asegurar tuberías o conductos de cualquier
tipo, ya sean en disposición vertical, horizontal o suspendidas, en una pared, guía, techo o
cualquier otra base. (Ver figura 2.1 y 2.2).

Figura 2.1 Abrazadera. Figura 2.2. Abrazadera Sanitaria.

 Acoples.(16)
Son elementos de máquina que permiten unir o acoplar para comunicar el movimientoentre
dos ejes en línea recta con dirección paralela inclinada o en planos diferentes. (Ver figuras 2.3
y 2.4).

Figura 2.3 Acoples Figura 2.4 Acople goma estrella


13

 Balasto.(17)
Es un equipo que sirve para mantener estable y limitar la intensidad de la corriente para
lámparas, ya sea un lámpara fluorescente, una lámpara de vapor de sodio, una lámpara de haluro
metálico o una lámpara de vapor de mercurio. Técnicamente, en su forma clásica, es
una reactancia inductiva que está constituido por una bobina de alambre de cobre esmaltado
enrollada sobre un núcleo de chapas de hierro o de acero eléctrico. En la actualidad existen de
diversos tipos, como los balastos electrónicos usados para lámparas fluorescentes o para lámparas
de descarga de alta intensidad. (Ver figura 2.5).

Figura 2.5Balasto

 Bushing.(18)
Un bushing es una pieza empleada para montar diferentes elementos de transmisión de
potencia a un eje, y su uso permite que un mismo elemento de transmisión de potencia pueda ser
montado en distintos diámetros de eje, es decir esta pieza presenta un diámetro mayor y uno
menor. (Ver figuras 2.6 y 2.7).

Figura 2.6Bushing de bronce Figura 2.7Bushing

 Condulet.

Un Condulet es simplemente un tipo de unión para tubos Conduit, una clase de tubo de
paredes delgadas o finas que se emplea para instalaciones eléctricas expuestas a agentes dañinos.
14

CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO

El maestro de materiales contiene las descripciones de todos los artículos que una empresa
adquiere, produce y gestiona en stocks. En las plantas que posee la Empresa INDULAC a nivel
nacional se presentan necesidades en cuanto a partes de máquinas, repuestos, piezas de ferretería,
entre otros materiales, las cuales se deben satisfacer para evitar retrasos o paralización de las
líneas de producción. El reordenamiento del maestro de materiales conlleva a mejoras en la
gestión de compras, al reducir retrabajos que se puedan presentar debido a la falta de información
en las solicitudes a los proveedores. Además, se colabora en la reducción de posibles pérdidas de
la empresa como consecuencia de la compra de artículos que ya se encuentran en inventario.
El procedimiento llevado a cabo mediante el proyecto de pasantías para el reordenamiento del
maestro de materiales comenzaba importando desde la plataforma SAP el listado inicial de
materiales a trabajar (maestro u órdenes de compra). Una vez que se dispone de esta información
base, se procede a filtrar las familias de materiales asignadas, de acuerdo a necesidades de la
empresa. La primera familia de materiales trabajada constituyó el grupo de artículos del
distribuidor Tetra Pak, continuando con los listados de uniformes, tornillos, rodamientos, y
artículos de ferretería.
Una vez que se disponía del listado de materiales de la familia a trabajar, se procedía a
investigar acerca de los artículos y, con base en la información suministrada por catálogos de
proveedores y/o fabricantes, e incluso por parte de los tutores de pasantía, se decide el criterio
para las recomendaciones de descripciones. Posteriormente, se procedía a etiquetar cada material
de la lista empleando una leyenda considerando el estado actual de su descripción, si requería
información adicional, si no cumplía con la familia de materiales en proceso, si no requería
modificación o si debía marcarse para borrar dentro de la plataforma SAP. Seguidamente se
llevaba a cabo el proceso de completación de aquellas descripciones que carecían de información
o coherencia, en la medida de las posibilidades. Finalmente, se procedía a generar las
recomendaciones para las descripciones de los materiales. Este último paso no se llevaba a cabo
15

en aquellos materiales identificados con falta de información, puesto que no era posible
completar la información de la descripción actual.
Todo el procedimiento descrito con anterioridad se explica detalladamente en siguientes siete
pasos:
1) Asignación de la familia de materiales a trabajar.
2) Importar listado base desde SAP.
Este listado se presentó en dos modalidades, mediante el maestro de materiales completo de la
empresa, o mediante el listado de órdenes de compra (ODC’s) de la familia particular de
materiales a trabajar.
La información de los dos pasos descritos era proporcionada por parte de la tutoría industrial.
Desde el paso número tres en adelante comenzaba la aplicación del proyecto.
3) Eliminar materiales duplicados por código.
Una vez que se disponía el listado de materiales a trabajar, se debían eliminar los artículos
duplicados por código, ya que en el maestro de la empresa se registra un mismo material más de
una vez (por lo general tres, cuatro o cinco veces), ya que, como se ha mencionado, INDULAC
cuenta con cinco plantas a nivel nacional: Planta El Vigía, Miranda, Upata, Yaracal y Barinas, y
cinco depósitos: San Cristóbal, Maracaibo, Barcelona, Valencia y la Yaguara, y no
necesariamente todas las plantas hacen uso de todos los materiales presentes en el maestro. Es
por esto que se registra un mismo material más de una vez, debido a que cada fábrica cuenta con
inventarios propios, y debe existir entonces dentro de la plataforma SAP un indicador que refleje
el nivel de inventario de un material para cada planta, y no es posible tenerlo si se registra un
material una sola vez ya que este no podrá incluir toda la información en cuanto a disponibilidad
para todas las plantas. Un ejemplo de esto se muestra en la figura 3.1.

Figura 3.1Ejemplo de materiales duplicados en el maestro de materiales de la empresa.


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4) Filtrar materiales pertenecientes a la familia.


Luego de depurar el listado y teniendo asignada por parte del tutor industrial una familia de
materiales a trabajar, se comenzaban a extraer todos los insumos pertenecientes a la misma. Un
error muy común en el maestro de materiales es encontrar palabras con letras faltantes, por
ejemplo Tornilo, en lugar de Tornillo. Además también se encontraron algunos errores
ortográficos. Por esta razón, este paso resultaba ser de gran importancia, ya que para lograr
extraer la mayor cantidad de información se realizaban diferentes pruebas, por ejemplo, para la
familia de tornillos, se llevó a cabo la búsqueda filtrando mediante: Torn, Tornilo, Tonillo, Tonilo,
Torniyo, Perno, Screw, Scru, Screew, Escru, Escrew, Bolt, Bold, Volt, y Vold. Para las diferentes
familias de materiales trabajadas, se realizó el mismo proceso de búsqueda con la finalidad de
extraer la mayor cantidad de insumos posible.
5) Investigación y análisis.
Una vez que agrupados todos los materiales resultantes de la búsqueda realizada en el paso
anterior, iniciaba un proceso de investigación, mediante el apoyo de manuales y catálogos de
proveedores, e incluso información suministrada por el tutor industrial, sobre cómo debía ser la
nomenclatura correcta para identificar los materiales de una familia. Se realizaba este paso con la
finalidad de definir un modelo uniforme que deberían tener las descripciones de los materiales
para que se encuentren de manera correcta y no generen inconvenientes en los proveedores al
momento de llevar a cabo órdenes de compra. Para los materiales trabajados se logró definir los
formatos mostrados en la tabla 3.1, como aquellos en los que deberían presentarse sus
descripciones para que los mismos estén definidos de manera correcta.

Tabla 3.1 Formatos definidos para las descripciones de los materiales.

Familia Formato de descripción


Tetra Pak (TP)( )(CÓDIGO DE MATERIAL)( )(.)( )(NOMBRE DEL MATERIAL)
Uniformes (PRENDA)(COLOR)(TIPO)(GÉNERO)(TALLA)
Tornillos (TORN)(FORMA DE LA CABEZA)(ROSCA)(INFO.ADICIONAL)(MATERIAL)(DIMENSIONES)
Rodamientos (RODAMIENTO)(INFO. ADICIONAL)(NÚMERO)

No se muestran en la tabla 3.1 los formatos para las descripciones de los materiales de
ferretería ya que estos fueron un caso particular que será detallado posteriormente.
17

6) Identificación de los ítems de acuerdo a descripciones actuales.


Una vez que se definían los formatos para las descripciones de los materiales, iniciaba un
proceso de identificación en el listado verificando cuáles cumplían con las características
definidas para cada familia. Posteriormente se etiquetaban los artículos en base la leyenda
mostrada en la tabla 3.2
Tabla 3.2 Leyenda empleada para etiquetar los materiales en función de sus descripciones
actuales.
LEYENDA
SIN COLOR Información completa
NARANJA Falta una característica
AZUL CLARO Agregado
VERDE Falta información
ROSADO Código de máquina
AZUL No pertenece
MORADO Marcar para borrar

AMARILLO No puede modificarse la unidad, disponible en Stock

Se procede a continuación a realizar una explicación detallada de las etiquetas de la leyenda de


la tabla 3.2
Se etiquetaban en Naranja, aquellos materiales que, una vez definido un número fijo de
características que su descripción debía contener para que la definición sea correcta, se
encontraba ausente al menos una de estas en su descripción actual.
Se marcaban en Azul claro,todas aquellas descripciones que se habían generado para
completar miembros faltantes en las familias de materiales. Este caso fue posible solamente en el
listado de Uniformes y en los Materiales de ferretería.
Se etiquetaban en Verde, aquellos materiales que, una vez definido un número fijo de
características que su descripción debía contener para que la definición sea correcta, se
encontraban ausente más de una de estas características en su descripción actual. A este grupo de
materiales se les denomina como “Falta de Información”.
Es importante señalar que, una característica prácticamente común en todas las familias de
materiales, son las dimensiones, por lo cual, si esta es la única ausente dentro de las descripciones,
no se etiqueta al material con naranja según el criterio anterior, puesto que las dimensiones son
una característica con mayor importancia sobre las demás, y no es posible llevar a cabo una orden
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de compra sin las mismas, a diferencia de cualquier otra característica que, en caso de estar
ausente, es muy probable que se trate de un parámetro estándar y por esta razón se puede omitir
en las descripciones.
Fueron marcados en Rosado un grupo de materiales particulares, indicados por el tutor
industrial que, sus descripciones actuales están dadas en cierto formato porque se tratan de piezas
que son partes de la maquinaria de planta, y para términos de simplicidad la empresa las ha
descrito de una manera determinada para su rápida ubicación dentro del maestro de materiales
ante cualquier eventualidad. Se muestra un ejemplo de estos materiales en la figura 3.2.

Figura 3.2 Materiales con descripciones particulares.

Sobre este tipo de materiales no se realizan sugerencias de descripciones, a excepción de casos


como los que se pueden observar en la figura 3.2, que en algunos materiales se ha sustituido la
palabra Tornillos por el singular Tornillo¸ simplemente para que exista uniformidad entre todas
las descripciones.
Se etiquetaban en Azulaquellos materiales que no pertenecían a familia de artículos con la
que se estaba trabajando. Estos materiales son el resultado del proceso de búsqueda del paso 3. Al
realizar una variedad de pruebas intentando extraer la mayor cantidad de insumos, se filtran
ciertos materiales que no están relacionados con la familia en proceso. Un ejemplo de estos
materiales se muestra en la figura 3.3, continuando con el caso de la familia de tornillos.

Figura 3.3Ejemplo de materiales que no pertenecen a la familia de tornillos.


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Se etiquetaban en Morado materiales cuyas descripciones carecían totalmente de información.


Los insumos pertenecientes a este grupo serán señalados en SAP como “Marcado para borrar”,
una particularidad que ofrece la plataforma dado que, una vez que se cargan materiales en esta,
los mimos no pueden ser borrados, permanecen en ella para siempre. SAP ofrece esta opción, y
bloquea cualquier orden de compra que se intente realizar sobre materiales que se encuentre
como Marcado para borrar.
Se marcaron en Amarillo, aquellos materiales que presentan actualmente unidades
disponibles en los inventarios de la empresa, por tal razón no se podía proponer una descripción
actualizada a los mismos. La información en cuanto a unidades disponibles en stock era
suministrada por parte de la tutoría industrial.
7) Completar información.
Una vez que se habían etiquetado todos los materiales de una familia en proceso, se procedía a
completar aquellas descripciones en la medida de lo posible.
8) Recomendar descripciones.
Una vez realizados todos los pasos descritos anteriormente, se procedía a generar las
descripciones finales que servirían de propuesta al departamento de compras industriales.

Familias de materiales trabajados.


El procedimiento descrito con anterioridad se aplicaba a cada una de las familias de materiales
asignadas por parte de la tutoría industrial, las cuales fueron: Materiales del Distribuidor Tetra
Pak, Uniformes, Tornillos, Rodamientos y Artículos de Ferretería.
Se procede a continuación a explicar detalladamente el estado en el que se encontraban cada
una de las familias de materiales, y cómo se llevó a cabo la aplicación del proyecto de
homologación en cada una ellas.

 Materiales del Distribuidor Tetra Pak:


Se trató de un pequeño grupo de materiales del Distribuidor Tetra Pak, el cual tiene
predeterminado para la empresa la descripción de los materiales que provee, como se muestra en
la figura 3.4.
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Figura 3.4Descripciones de los materiales suministrada por el proveedor a la empresa.

Las descripciones de los materiales de este proveedor deben venir con la estructura mostrada
en la figura 3.5 para que al momento de realizar una búsqueda en el maestro de materiales, exista
un orden y se puedan identificar las componentes numérica y de texto que son necesarias para
seleccionar el artículo adecuado.

Figura 3.5Descripciones corregidas.

Se realizó el arreglo de todas las descripciones de los materiales de este proveedor, que
constaba simplemente de 27 materiales.
Este pequeño grupo de materiales sirvió de ejemplo para dar iniciación a la metodología de
trabajo del proyecto de pasantía. Se llevó a cabo todo el procedimiento haciendo uso de la
herramienta informática Excel de Microsoft. Se hizo uso de una gran variedad de funciones que
provee esta herramienta que permitían llevar a cabo de manera organizada los pasos descritos
anteriormente.
 Uniformes:
Luego de haber terminado el ordenamiento de los materiales del proveedor TP, se inició un
procedimiento similar para reordenar otro grupo de materiales, que se trataban de los uniformes,
donde se incluían únicamente camisas (tipo Columbia y Oxford) y calzado, tanto de de dama
como de caballero. Se trató de un grupo de 365 materiales.
El error más común en los uniformes era la escasez de tallas de todas las piezas, las cuales
deben estar para que al momento de que un empleado requiera por ejemplo una camisa azul
manga corta talla SS, esta se encuentre en el maestro de materiales y se pueda realizar la
búsqueda para verificar si hay unidades disponibles en inventario. Si la misma no se encuentra, se
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debe realizar el procedimiento pertinente para incluir a la misma en la lista, y esto implica un
breve retraso porque no se le suministra al empleado la prenda al momento que la requiera.
Las camisas para hombres debían ir desde la talla SS hasta la 4XL. En la figura 3.6 se muestra
un ejemplo de cómo se encontraba un determinado tipo de camisa, y en la figura 3.7 como se
completó con el resto de las tallas, las cuales no poseen aún un código de material, pero será
asignado al momento de exportar la información al maestro de materiales.

Figura 3.6. Ejemplo del orden actual de las camisas.

Figura 3.7 Ejemplo del reordenamiento y completación de las tallas de las camisas.

Como se puede observar en la figura 3.6, no estaban disponibles todas las tallas de la camisa
manga corta (M/C) azul para caballero (P/CAB), y se realizó una completación que se muestra en
la figura 3.7. Se observa además que aquellas tallas que no estaban disponibles en el maestro de
materiales no poseen código de identificación, y se han señalado en color azul para indicar que
las mismas deben ser incluidas.
Como se mencionó anteriormente, el proyecto, en comparación con el antecedente del 2014 no
se encontraba directamente orientado a generar descripciones para miembros faltantes en las
diferentes familias de materiales, sino a reordenar las que están actualmente. Pero, los uniformes
se trataron de un caso particular en el que se presentó la oportunidad de completar aquellos
grupos de prendas en los que se encontraban ausentes algunas de las tallas requeridas.
 Tornillería:
A diferencia de los grupos anteriores, esta familia de materiales resultó ser altamente diversa,
puesto que existen una inmensa variedad de tornillos, y con ello va de la mano una gran cantidad
de errores en cuanto a las descripciones el maestro de materiales.
22

Los tornillos, al igual que los materiales tratados anteriormente, deben tener una descripción
adecuada en el maestro de materiales para que al momento de que haya algún requerimiento
desde alguna de las plantas de la empresa se pueda seleccionar con exactitud el tornillo correcto y
no alguno que no vaya a servir para tratar el problema que se haya presentado.

La nomenclatura correcta para identificar un tornillo como se mostró en la tabla 3.1 es la


siguiente:

(𝑇𝑂𝑅𝑁𝐼𝐿𝐿𝑂)(𝐹𝑂𝑅𝑀𝐴𝐷𝐸𝐿𝐴𝐶𝐴𝐵𝐸𝑍𝐴)(𝑇𝐼𝑃𝑂𝐷𝐸𝑅𝑂𝑆𝐶𝐴)(𝑀𝐴𝑇𝐸𝑅𝐼𝐴𝐿)(𝐷𝐼𝑀𝐸𝑁𝑆𝐼𝑂𝑁𝐸𝑆)

Por ejemplo:

𝑇𝑂𝑅𝑁𝐼𝐿𝐿𝑂𝐶/𝐻𝐸𝑋𝑁𝐶𝐻𝑁 1/4 𝑋 2 1/4"

Donde C/HEX denota a un tipo de cabeza hexagonal, NC denota a un tipo de rosca gruesa, HN
denota al hierro negro como tipo de material, el primer valor numérico corresponde al diámetro
del tornillo y el segundo corresponde a la longitud sin tomar en cuenta el largo de la cabeza. Las
dimensiones se pueden indicar en pulgadas (“) o en milímetros (mm.).

Los materiales más comunes en los que se encuentran los tornillos que usa la empresa son el
hierro negro (HN) y el acero inoxidable (SS, por sus siglas en inglés Stainless Steel).Se
encuentran también pero en muy pocas ocasiones, Bronce y Aceros al Carbono (CS, por sus
siglas en inglés Carbon Steel). Lo ideal es que en una descripción se indique en los tornillos el
tipo de material mediante la nomenclatura mostrada en la tabla 3.3

Tabla 3.3 Nomenclatura para el tipo de material de los tornillos.

Material Nomenclatura
Hierro Negro HN
Acero Inoxidable SS
Bronce BRONCE
Acero al Carbono CS

La forma de la cabeza de los tornillos a diferencia del tipo de material es mucho más variada, y
tanto los tipos como su nomenclatura adecuada para las descripciones se muestra en la tabla 3.4.
23

Tabla 3.4 Diferentes formas de cabeza de los tornillos empleados por la empresa.

Forma de la cabeza Nomenclatura


Autoroscante A/R
Allen ALLEN
Allen Cabeza Cilíndrica ALLEN C/CIL
Allen Prisionero ALLEN PRISI
Allen Cabeza Plana ALLEN C/PLANA
Cabeza Plana C/PLANA
Cabeza AB C/AB
Cabeza Avellanada C/AVELL
Cabeza Tipo Botón C/BOTON
Cabeza Cilíndrica C/CIL
Cabeza Cuadrada C/CUAD
Cabeza Hexagonal C/HEX
Cabeza Plana Autoroscante C/PLANA A/R
Cabeza Ranurada C/RANURADA
Cabeza Redonda C/RED
Cabeza Tipo Estufa ESTUFA
Para el tipo de rosca existen también diferentes nomenclaturas, las cuales se muestran en la
tabla 3.5.

Tabla 3.5. Tipos de rosca de los tornillos empleados por la empresa.

Tipo de Rosca Nomenclatura


Rosca Fina NF
Rosca Gruesa NC

La razón de los diferentes tipos de nomenclatura mostrados en las tablas 3.3, 3.4 y 3.5, se debe
a que la descripción de los materiales no debe contener más de 40 caracteres, ya que la
plataforma SAP no lo permite. Por esta razón era necesario reducir en la medida de lo posible,
pero a la vez evitando generar malos entendidos, las diferentes características que componen las
descripciones de los tornillos.
24

Inicialmente el grupo de tornillos contenía 800 materiales registrados. Se inició el


procedimiento de reordenamiento importando desde la plataforma SAP el listado de tornillos.
Una vez que se disponía el listado en formato de hoja de cálculo de Excel, se procedió a realizar
la división de las celdas en varias columnas ya que algunos de los materiales de la lista si
cumplían con el orden en cuanto a las características necesarias para definir un tornillo. Un
ejemplo de esto se muestra en la figura 3.8.

Figura 3.8 División de celdas en diferentes columnas.

El caso mostrado en la figura 3.8 se trata de un tornillo específico que en el maestro de


materiales cumple con los cinco requisitos necesarios para que su descripción esté completa,
aunque no se encontraban orden correcto. Este ejemplo es único dentro de la lista de 800
materiales con la que se trabajó para reordenar el grupo de tornillos, lo que nos indicó de
antemano que esta familia de materiales se encontraba en un mal estado en el maestro de
materiales.

Luego de haber realizado la división de las celdas en diferentes columnas, se colocó un título a
cada una de ellas y se trató de recuperar la mayor cantidad de información posible, tal como se
muestra en la figura 3.9.

Figura 3.9 División de celdas en diferentes columnas del listado de tornillos.


25

Como se puede observar en la figura 3.9, al aplicar la división de las celdas no se obtenía la
característica correcta en la columna correspondiente, por ejemplo para la fila 5 la forma de la
cabeza del tornillo quedó ubicada en la columna correcta, pero para la fila 6 no resultó ser el
mismo caso. Sin embargo, al aplicar esta herramienta y realizando desplazamiento de las casillas
se logró realizar un ordenamiento de la información como se muestra en la figura 3.10.

Figura 3.10Ordenamiento de las características de los tornillos.

Una vez terminado el procedimiento mostrado en la figura 3.10, se procedió a agrupar a los
tornillos de una manera más general para facilitar al final de todo el proceso una forma más
sencilla de estudiar los casos particulares por parte de los expertos en este tipo de material y
poder decidir qué información puede quedarse en el maestro de materiales, cómo puede cambiar
y si es verdaderamente necesaria una modificación, ya que en algunos casos por términos de
simplicidad dentro de las fábricas, por ejemplo, un TORNILLO C/HEX HN 1/2 X 3 1/4” está
completamente definido aunque no se especifica el tipo de rosca simplemente porque los
empleados debido a su experiencia saben que un tornillo con esas características presenta un tipo
de rosca determinado. Aunque no es lo correcto, para estar completamente definido deben estar
incluidas las cinco características ya señaladas.

Para llevar a cabo el ordenamiento se procedió a filtrar todos aquellos tornillos que dentro de
su descripción estuviese ausente solo una de las cinco características necesarias para una correcta
definición. Estos tornillos fueron marcados en color naranja además de un número, el cual
representa lo siguiente:

 1: Falta la forma de la cabeza.


 2: Falta el tipo de rosca.
 3: Falta el tipo de material
26

Un ejemplo de esto se muestra en la figura 3.11.

Figura 3.11 Ordenamiento de las características de los tornillos.

De esta manera se hizo posible una vez que el documento estuvo terminado, mediante el uso de
los filtros, agrupar aquellos tornillos a los que les faltaba una característica determinada y en base
a las demás agregar la que corresponda. Por ejemplo si falta el tipo de material, se decidirá en
base a las otras características si el tornillo es de hierro negro (HN) o acero inoxidable (SS).
Las descripciones finales de los materiales se generaban mediante una concatenación de celdas
desde la columna C hasta la I.
Además del grupo de materiales en color naranja, se marcaron con verde aquellos en los cuales
estaban ausentes en sus descripciones más de una de las cinco características. Aquellos materiales
que no presentaban las dimensiones completas, se encuentran en este grupo, ya que se trata de la
característica más importante. Se muestra un ejemplo de estos casos en la figura 3.12.

Figura 3.12Ejemplo de materiales con falta de información.

Este grupo de materiales, representaba aproximadamente el 28% de la lista de tornillos, y


sumando el 17% que representaban los materiales etiquetados en color naranja, se tuvo que del
total de la lista un 45% de materiales estaban mal definidos. Es decir, existía una gran falta de
información en esta familia, y la misma requería particular atención por parte de la empresa para
realizar una mejora. No es el mismo caso por ejemplo, de la familia de Uniformes tratada
anteriormente, en la cual, si hacía falta una talla de alguna prenda se podía completar de manera
sencilla, pero en este grupo de materiales no se puede realizar el mismo procedimiento ya que el
universo de los tornillos es casi extremadamente amplio.
27

En búsqueda de una oportunidad de mejora para el listado de tornillos, se realizó un reporte, el


cual fue enviado a una de las plantas de la empresa con el propósito de consultar con el personal
las características que se requerían para generar una definición completa y correcta de estos
materiales.
El reporte vino acompañado de una modificación del archivo en Excel que contenía el listado
de tornillos trabajados, en el cual se agregaron 2 columnas adicionales mostradas en la figura
3.13.

Figura 3.13Modificación del listado de tornillos.

Las columnas adicionales al resto de las características para las descripciones de los tornillos
fueron REV y REV PLANTA. En la primera se indicaba cuál era la característica faltante en el
material según la leyenda de la tabla 3.6, y en la segunda se colocaría, en caso de ser posible,
propiedad faltante para poder completar la descripción, siguiendo las nomenclaturas de las tablas
3.3, 3.4 y 3.5.

Tabla 3.6.Interrogantes a planta del reporte de tornillos.


INTERROGANTES A PLANTA
ROS ¿Se puede considerar que el tipo de rosca es estándar?
MAT ¿Se puede considerar el tipo de material como estándar?
CAB ¿Se puede considerar que la forma de la cabeza es estándar?
C/R ¿Es necesario indicar la forma de la cabeza y la rosca?
C/M ¿Es necesario indicar la forma de la cabeza y el material?
R/M ¿Es necesario indicar el tipo de rosca y el material?
EST ¿Puede considerarse como una pieza estándar?

Una vez recibido el reporte en la planta, el procedimiento era realizar una revisión del listado
de tornillos, y en base a las interrogantes, completar la columna de REV PLANTA con un “OK”,
28

en caso de que la respuesta sea afirmativa, y en caso de ser negativa, se debía colocar la
información de la(s) característica(s) faltante(s) mediante la nomenclatura ya descrita.
No se obtuvo respuesta dentro del período de aplicación del proyecto, por lo cual el personal de
la empresa se encargará del reordenamiento pertinente una vez que se haya recibido el reporte
completado.
 Rodamientos:
Este grupo de materiales no presentaba la misma magnitud de irregularidades que se observaba
en el grupo de tornillos, en este el error más común era la ausencia del código que identifica a un
Rodamiento o su posición adelantada al nombre, lo cual no debe ocurrir de tal manera. Se
muestra un ejemplo del mencionado en la figura 3.14.

Figura 3.14Ejemplo del grupo de rodamientos.

Lo correcto para la empresa es que el código del rodamiento se encuentre ubicado después de
la palabra de la siguiente manera:

𝑅𝑂𝐷𝐴𝑀𝐼𝐸𝑁𝑇𝑂 6018

El reordenamiento de este grupo se realizó de manera similar al de tornillos, comenzando


separando las celdas en diferentes columnas y desplazando aquellas en las que una característica
no haya quedado situada en la columna correcta. Se necesitaron además de columnas para la
palabra RODAMIENTO y para el código identificador, otras columnas para casos específicos en
los que se encontraba información adicional en la descripción, como por ejemplo tipo de
rodamiento y marca. Se presenta un ejemplo en la figura 3.15.
29

Figura 3.15Ejemplo del ordenamiento del grupo de rodamientos.

Como se observa en la figura 3.15, se tienen las columnas de “Tipo”, “Comentario” y


“Marca”, para añadir información adicional que se presenta en algunas descripciones de los
rodamientos. Si esta información está ausente, no se considera como una descripción incompleta,
ya que lo necesario es la palabra RODAMIENTO más el número.

Se observa también en la figura 3.15, un grupo de rodamientos etiquetados en color verde. Esto
se encuentra en aquellos que no presentan el código identificador, o aquellos en los que la
información no está clara y que requieren ser revisados por los expertos en rodamientos de la
empresa.

Al igual que en los tornillos, las descripciones finales se generaron mediante la concatenación
de celdas desde la columna D hasta la H.

 Ferretería.

El reordenamiento del listado de materiales de ferretería resultó bastante complejo ya que a


diferencia de los grupos de materiales previos a este (Proveedor TP, Uniformes, Tornillos y
Rodamientos), en este listado se encontraban una gran variedad de subgrupos, por lo cual no era
posible establecer un mismo patrón de ordenamiento para todos ya que cada subgrupo presentaba
características diferentes. Por tal razón, el archivo que contenía el listado de materiales de
ferretería excedió el número de columnas de Excel necesarias para indicar las características de
los artículos de esta lista en comparación con los insumos trabajados anteriormente. Por ejemplo,
el archivo de este grupo de materiales terminó con un total de 18 columnas (A-R), mientras que
por otro lado, los archivos de rodamientos y tornillos culminaron con un total de 11 (A-K) y 14
30

(A-N) columnas respectivamente. Estas diferencias se puede observar en las figuras 3.16, 3.17 y
3.18.

Figura 3.16Total de columnas para el listado de ferretería

Figura 3.17Total de columnas para el listado de rodamientos.

Figura 3.18Total de columnas del listado de tornillos.

El archivo de materiales de ferretería resultó ser el más extenso en cuanto al número de


columnas debido a la gran cantidad de subgrupos presentes en el. Para generar la descripción, por
ejemplo, de un Adaptador, se requiere el tipo de material, rosca y diámetro, mientras que para
generar la descripción de un Capacitor se requiere indicar el voltaje y la capacitancia. Con este
sencillo ejemplo se puede apreciar el porqué de la necesidad de incluir diferentes columnas en el
archivo de ferretería, ya que cada subgrupo presenta características particulares a pesar de que
algunos casos tengan propiedades en común.

Los materiales trabajados en el listado de ferretería fueron los siguientes:

 Abrazaderas: Este subgrupo no presentó errores en cuanto a las descripciones. Para definir
una abrazadera bastaba indicar su diámetro y una cierta especificación en cuanto al tipo, dado que
la empresa utiliza abrazaderas sanitarias, industriales, gemelas y para mangueras.

En este subgrupo se presentó la oportunidad generar nuevas descripciones en cuanto a


miembros faltantes de algunas familias de abrazaderas, por ejemplo, si en el maestro de
materiales se encontraban abrazaderas sanitarias de 1/4 ,3/8 ,1/2 y 3/4 de pulgadas, y además de 1 1/4
y 1 1/2 , se procedía a completar con abrazaderas de 1 3/8 y 1 3/4 para que exista uniformidad en
31

las familias de este tipo de material. Así, al momento de haber un requerimiento en alguna planta,
existan entonces todos los diámetros posibles de abrazaderas, y no se debe esperar a su inclusión
dentro del maestro de materiales. Un ejemplo de esto se muestra en la figura 3.19, y se etiquetan
las nuevas descripciones según la leyenda de la tabla 3.2.

Figura 3.19Descripciones de las abrazaderas.

 Aceite: En este subgrupo no se encontraron errores relevantes en las descripciones. Se hizo


simplemente una observación general, puesto que no se indicaba en ningún miembro de esta
familia la presentación para la adquisición de algún tipo de aceite, ya sea en envases de 100lts o
galones por ejemplo.
Se consideró necesaria esta información para que al momento de realizar una compra se pueda
indicar con exactitud cuánto se requiere de algún tipo de aceite, puesto que si se realiza una orden
seleccionando simplemente el artículo como se encuentra actualmente en el maestro de
materiales, la solicitud de compra carecería de información.
 Acoples: Este subgrupo dentro del listado de materiales de ferretería presentó descripciones
sin errores relevantes, por lo que no se realizaron modificaciones ni sugerencias.
Las descripciones se consideraron correctas puesto que indicaban el tipo de acople más un
código numero cuya función es identificar al tipo de acople.
 Adaptadores: Las descripciones de los materiales pertenecientes a este subgrupo se
encontraban en el maestro de materiales de manera correcta, se indicaba el tipo del adaptador,
tipo de rosca y el diámetro, información necesaria al momento de llevar a cabo una orden de
compra.
 Aire acondicionado: En este subgrupo encontraron ciertos errores en cuanto a las
descripciones. Para que un miembro de esta familia se encontrara bien definido era necesario
32

indicar el tipo de aire acondicionado (Split o de ventana), la potencia (en Watts) y el voltaje (en
Voltios).
Se encontraron dos casos en los que faltaba información dentro de la descripción, los cuales se
etiquetaron según la leyenda de la tabla 3.2.
Otro error dentro de este subgrupo era la falta de miembros dentro de la familia, ya que debían
existir todas las combinaciones posibles entre el tipo, potencia y voltaje, por lo cual, en este caso
se presentó la oportunidad de generar nuevas descripciones. Por ejemplo, de encontrarse
únicamente en el maestro de materiales: AIRE ACONDICIONADO SPLIT 18000BTU 220V,
debían existir además la combinaciones:
 AIRE ACONDICIONADO SPLIT 18000BTU 110V
 AIRE ACONDICIONADO VENTANA 18000BTU 220V
 AIRE ACONDICIONADO VENTANA 18000BTU 110V
Por esta razón fue necesario generar todas las descripciones para completar las familias de
aires acondicionados existentes en el maestro de materiales de la empresa. Las nuevas
descripciones fueron etiquetadas siguiendo el criterio de la leyenda de la tabla 3.2.
Observación: la empresa utiliza únicamente aires acondicionados que trabajen con voltaje de
110V y 220V. Los valores para la potencia son más variados, y no se generaron descripciones
tomando un rango, simplemente se trabaja con los valores de potencia existentes en las
descripciones actuales del maestro de materiales. (Ver figura 3.20).

Figura 3.20Descripciones de los aires acondicionados.

 Amarres: Las descripciones de este subgrupo no presentaron errores, ya que para definir los
miembros de esta familia de materiales bastaba con indicar su longitud, la cual estaba presente en
todas las descripciones de los amarres. Se indicaba además, no en todos los artículos, información
adicional como por ejemplo el tipo de material.
 Anillos: Se encontraron errores en algunas de las descripciones de este subgrupo. Era
necesario para describir un anillo indicar por lo menos el tipo de material y el diámetro, y se
33

encontraron artículos que carecían de esta información, los mismos fueron señalados bajo el
criterio de la leyenda de la tabla 3.2.
No se realizó la generación de nuevas descripciones, ya que este subgrupo es un caso similar a
los tornillos trabajados con anterioridad, existen infinitos modelos de anillos, de diferentes
materiales y dimensiones.

Figura 3.21Descripciones de los anillos

 Balasto: Se encontraron errores en este subgrupo en cuanto a falta de información en


algunas descripciones, ya que para definir de manera adecuada a esta familia de artículos, es
necesario por lo menos indicar el voltaje necesario para que el dispositivo opere y la potencia. Se
etiquetaron los balastos con falta de información para su posterior análisis por parte del personal
especializado, quien decidirá si la información faltante puede ser completada o si estos artículos
deberán marcarse para borrar del maestro de materiales. (Ver figura 3.22).

Figura 3.22 Descripciones de los Balastos.

 Barras: Dentro de este subgrupo se encontraron materiales duplicados en definición pero


con diferentes códigos (ver figura 3.23), lo cual suele ser un error muy común en el maestro de
materiales y cuyo propósito del proyecto que se llevó a cabo mediante la pasantía era atacar este
tipo de error ya que suele generar pérdidas monetarias a la empresa.
Si existe en planta, por ejemplo, un requerimiento de una BARRA DE BRONCE FOSFOROSO
SAE-40, y se realiza una búsqueda en el maestro de materiales mediante el código 8012152 y se
encuentra que no hay unidades disponibles en stock, se decide entonces llevar a cabo la gestión
34

de compras para adquirir el material. Si posteriormente, mediante otra búsqueda se encuentra que
el mismo si estaba disponible pero mediante otro código, ya la empresa ha incurrido en los gastos
necesarios para su adquisición y además tendrá unidades adicionales en stock, lo cual también
implica un costo. Por esta razón, el error que presenta el maestro de materiales en cuanto a
descripciones de un mismo material pero con diferentes códigos, se tomó en cuenta y se señaló
durante la aplicación del proyecto con la finalidad de reducir su impacto.

Figura 3.23 Descripciones de las barras

Los materiales duplicados son marcados mediante el Formato Condicional de Excel,


empleando la función Duplicar Valores en la columna de Descripción Actualizada. El
procedimiento se realizaba de esta forma, y no marcando al material en la columna de Etiqueta
puesto que en la descripción final, luego de concatenar todas las columnas que la generan, es
donde realmente se puede observar si las descripciones estaban duplicadas o no. Era común
encontrar en la columna de Texto Breve de Material descripciones como las que se muestran en
la figura 3.24.

Figura 3.24 Materiales con misma descripción y diferentes códigos.

Al descomponer las descripciones de la primera columna, y agregar la información faltante, las


mismas terminaban siendo iguales, y la función de Duplicar Valores era capaz de identificarlas
una vez que las celdas tenían la misma estructura, lo cual no ocurriría si se aplicara en la columna
de Texto Breve de Material.
Otro error en este subgrupo de materiales es la falta de información, y se encuentra
señalado en color verde siguiendo el criterio de la leyenda de la tabla 3.2, ya que para definir de
manera adecua una barra se debe indicar el tipo de material, la longitud y el diámetro, y están
presentes en el listado ciertos artículos que carecían de esta información.
35

 Bobinas: Se encontraron errores en las descripciones de este subgrupo en cuanto a la falta


de información en algunos materiales y los mismos son señalados como se observa en la figura
3.25. Las descripciones de la bobinas deben estar acompañadas de un código (compuesto por
números y letras) más el voltaje, y se encontraron en este subgrupo artículos que carecían de esta
información.

Figura 3.25Descripciones de las bobinas

 Bombillos: Este subgrupo no presentó errores dentro de las descripciones. Para definir un
bombillo era necesario indicar el voltaje y la potencia, y todos los materiales de la lista poseían
esta información. Se indicaba además en algunos casos información adicional en cuanto al tipo,
que puede ser, en espiral, ahorrador, fluorescente, de luz mixta o piloto, solo estos tipos son
empleados por la empresa.
 Breakers: Algunas descripciones de los materiales de esta familia presentaban falta de
información, ya que es necesario por lo menos indicar el voltaje y la corriente de estos
dispositivos, y algunos de ellos carecían de estos datos. Se especificaban en algunos casos el tipo
de Breaker, pero se trata de una característica menos relevante. (Ver figura 3.26).
Al igual que los casos de los materiales anteriores, aquellas descripciones en la que hay falta de
información. Fueron etiquetadas bajo el criterio de la leyenda de la tabla 3.2.

Figura 3.26Algunas descripciones de Breakers.


36

 Brochas: Este subgrupo dentro del listado de materiales de ferretería está compuesto por 5
artículos, y cuyas descripciones no presentaron errores. Se indica en todas la característica
necesaria para realizar la adquisición de una brocha cuando se haga algún requerimiento por parte
de las plantas.
 Bushing:Se encontraron en esta familia de materiales, ciertos artículos que carecían de
información, tanto de las dimensiones necesarias para definirlos, como el tipo de material, el cual
también se considera como necesario al momento de realizar solicitud de compra de estos
artículos. (Ver figura 3.27).

Figura 3.27Algunas descripciones de la familia de Bushings.

 Cadenas: No se encontraron errores en cuanto a las descripciones, ya que las cadenas se


identifican mediante un número dos dígitos que especifica el paso de la misma. Se encontraba
además dentro de las descripciones información sobre el tipo de cadena, si se trata de una de
doble paso o sencilla. Si la misma se encuentra acompañada solamente de un número, se
considera como una descripción correcta, es decir, si no se especificaba el tipo, no se procedía a
etiquetar el material como falta de información. (Ver figura 3.28).

Figura 3.28Algunas descripciones de la familia de cadenas.

 Capacitores: Se encontraron dos observaciones en cuanto a las descripciones en este


subgrupo de materiales, la primera se trató de la falta de información en algunas de ellas, ya que
37

para definir un capacitor se debe indicar por lo menos el voltaje y la capacitancia del mismo, y se
tienen descripciones que carecen de estos datos.
Por otro lado, se ha hecho una observación en cuanto a la nomenclatura para la capacitancia de
estos dispositivos. En la realidad, este valor suele ser extremadamente pequeño, se habitúa en la
escala de valores micro (x10-6), y si bien es conocido mediante los prefijos del sistema
internacional, estos valores se indican mediante la letra μ del alfabeto griego. Si bien no es
posible emplear caracteres especiales en la plataforma SAP, es posible denotar esta letra con la
“u”del alfabeto latino, y se puede entender perfectamente a qué se está refiriendo. Sin embargo,
dentro de las descripciones de esta familia, se especificaba la unidad de la capacitancia mediante
“MFD” (M-Faradios), que, siguiendo el orden de los prefijos del sistema internacional, indicaría
valores en la escala mega, lo cual carece de sentido para los valores de la capacitancia que suelen
ser muy pequeños como se ha mencionado anteriormente.
Se ha hecho la observación de estos casos marcándolos como falta de información en la
columna de Etiqueta. (Ver figura 3.29). Esto con la finalidad de que se tome en cuenta, se corrija,
para así evitar inconvenientes o malentendidos al momento de realizar una solicitud de compra de
capacitores.

Figura 3.29Algunas descripciones de los capacitores

 Casquillos: No se encontraron errores en cuanto a las descripciones de los materiales, por lo


que no se realizaron modificaciones ni sugerencias, simplemente se realizó el procedimiento
respectivo para hacer que las mismas tuviesen un formato uniforme.
 Cintas: Este subgrupo no presentó errores en sus descripciones, por lo cual no fue
necesario realizar ninguna modificación o sugerencia.
 Condulets: Se encontraron artículos a los que les faltaba información en este subgrupo. Era
necesario para definir un Condulet, indicar dentro de la descripción un código que los caracteriza,
38

el cual es estándar y se puede obtener a través del mismo, haciendo uso de catálogos universales,
todas las propiedades de estos ítems.
Se encontraron algunas descripciones que carecían del código que caracteriza a los Condulet, y
por lo tanto se etiquetaron como falta información. Se encontraron además en este subgrupo,
algunas descripciones duplicadas, que se señalan mediante el uso de la herramienta Duplicar
Valores de Excel (Ver figura 3.30).

Figura 3.30Algunas descripciones de los condulets.

 Contactores: Este subgrupo no presentó errores en sus descripciones, se encontró


únicamente un caso que carecía completamente de información, y el mismo fue etiquetado como
“Marcado para borrar” puesto que su descripción carecía además de sentido.
Los contactores se encuentran definidos ya sea mediante un código que resume todas sus
características y que se puede encontrar fácilmente en catálogos, o indicando el voltaje y la
corriente necesaria para que el dispositivo funcione. Como se observa en la figura 3.31, algunos
de los contactores del listado vienen acompañados de un código o mediante los dos parámetros
mencionados.

Figura 3.31Algunas definiciones de los contactores.

 Copas: Este subgrupo no presentó errores en sus descripciones, por lo cual no fue necesario
realizar ninguna modificación o sugerencia.
39

 Cordones: Este subgrupo dentro del listado de materiales de ferretería no presentó errores
en sus descripciones, por lo cual no fue necesario realizar ninguna modificación o sugerencia. Se
indicaban en todos los miembros de esta familia de materiales el tipo de cordón y sus diámetros,
que se tratan de las características necesarias para su definición
 Cuchillas: En este subgrupo, de manera general, todas las descripciones cumplían con las
especificaciones necesarias para definir de manera correcta una cuchilla, sin embargo, se
encontraron casos especiales que carecían de información y los mismos fueron señalados. Dado
que estos casos carecen de todo tipo de información, serán consultados previamente con
especialistas y se decidirá si las descripciones pueden ser mejoradas o si simplemente deberán
marcarse para borrar dentro de la plataforma SAP. (Ver figura 3.32).

Figura 3.32Algunas descripciones de las cuchillas.

 Discos: Este subgrupo no presentó errores en las descripciones. Se indicaba para todos los
artículos de esta familia el material del disco y el diámetro. Además, en algunos casos se
suministra información en cuanto al uso, si se trataba de un disco de corte o para esmerilar.

De manera general, a pesar de todos los errores que se encontraron en los diferentes subgrupos
trabajados dentro del listado de materiales de ferretería, se realizó el reordenamiento de todas las
descripciones tratando siempre de tener un modelo uniforme, que facilite la gestión de compras
de los materiales cuando se presente algún requerimiento en las plantas de la empresa.

Los materiales que son marcados con los colores según la leyenda indicada en la tabla 3.2, se
estudiarán antes de exportar las nuevas descripciones a la plataforma SAP, para comprobar si los
mismos se pueden mantener haciendo modificaciones en sus descripciones o si simplemente se
marcarán para borrado.
40

CAPÍTULO IV
RESULTADOS Y ANÁLISIS
Una vez realizado el reordenamiento de los listados de Tetra Pak, Uniformes, Tornillos,
Rodamientos y Artículos de Ferretería, se procedió a unir todos los documentos para generar el
archivo entregable a la compañía. El mismo contenía una serie de pestañas como se muestra en la
figura 4.1.

Figura 4.1Pestañas del archivo en Excel entregable a la empresa.

En la pestaña de Descripciones Actualizadas se encontraba únicamente el Código SAP de los


materiales, el Texto Breve de Material (descripción actual de los insumos en el maestro de
materiales), la Descripción actualizada (resultado final del proyecto), el Tamaño de la
descripción actualizada (#CAR), y la columna de Estatus que indica si la descripción cumple
con la condición de tener un largo menor o igual a 40 caracteres. Se puede observar en la figura
4.2.

Figura 4.2 Estructura del archivo en Excel entregable a la empresa.

Se trabajaron un total de 2.440 materiales y se muestra en la tabla 4.1 esta cantidad de manera
fraccionada por familias, así como otras especificaciones.
41

Tabla 4.1Especificaciones de los materiales trabajados.


MATERIALES TRABAJADOS

Marcados Total
Total Inf. Falta Unidades Cód. De No
Familia para exportar a Estado
Asignado Completa Info. Generadas Máq. cumple
borrar SAP

Tetra Pak 27 27 - - - - - 27 Completado


Uniformes 356 284 51 255 - - 21 611 Completado
Tornillos 800 1 358 - 349 86 6 800 En revisión
Rodamientos 508 482 18 - - 8 - 508 Completado
Ferretería 749 591 106 369 49 - 3 1.118 Completado
Total 2.440 1.385 533 624 398 94 30 3.064

Al concluir el proyecto se había logrado trabajar con el 100% de los materiales asignados por
la tutoría industrial de la pasantía, con la excepción de la familia de tortillos que si bien se logró
trabajar con todo el listado asignado, se trató de un caso particular que requiere una revisión por
parte de expertos de las plantas, y que la empresa se encargará de llevar a cabo.
De los 2.440 materiales asignados para trabajar durante el proyecto se obtuvieron los
resultados que se muestran en la tabla 4.2 y en el gráfico 4.1.
Tabla 4.2 Resultados de los
Materiales trabajados

Materiales Trabajados
Característica Cantidad
4% 1%
Inf. Completa 1.385 (57%)
Falta Info. 931 (38%)
No cumple 94 (4%)
Inf. Completa Marcados para
30 (1%)
38% borrar
Falta Info.
57% Total
2.440 (100%)
Asignado
No cumple

Marcados para
borrar

Gráfico 4.1.Fraccionamiento del 100% de los materiales trabajados.

De los resultados anteriores se puede observar que existe una cantidad verdaderamente
representativa (931 ⇒ 38%) de materiales a los que les falta información, y por lo tanto no
pueden modificarse sus descripciones tal como se mencionó con anterioridad, y que requieren
42

particular atención de la empresa. Se realizó la sugerencia mostrada en la tabla 4.3 para que sea
llevada a cabo por el personal experto en cada una de las familias de materiales dentro de la
compañía con la finalidad de recuperar la mayor cantidad de artículos posibles dentro de los
etiquetados como falta de información al momento de realizar la exportación del listado a SAP.

Tabla 4.3 Resultados de los materiales que no se pueden modificar (falta información).
Total % del total
Inf. Falta
Familia Asignado en la Recomendación Observación
Completa Info.
(100%) familia
Tetra Pak 27 27 - 0 - -
Falta género de algunos
Uniformes 356 284 51 14% Revisión inventarios
artículos
Tornillos 800 1 358 45% Revisión planta Falta característica
Rodamientos 508 482 18 4% Revisión con los responsables Falta código identificador
Faltan características a los
Ferretería 749 591 106 14% Revisión planta
artículos
Total 2.440 1.385 533

Por último, los materiales clasificados como No cumple (94 ⇒ 4%) también deben ser
revisados por la empresa para que los mismo sean reclasificados y agrupados en las familias de
ítems a las que realmente pertenecen.
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CONCLUSIONES
El Maestro de Materiales, base de datos empleada por la compañía Industrias Lácteas
Venezolana, y muchas otras empresas; a través de la plataforma SAP, permite mantener un
control entre los materiales que las mismas producen, adquieren y manejan dentro de sus
inventarios.
Actualmente, las descripciones de algunas de las familias de artículos dentro del Maestro de
Materiales de INDULAC, específicamente el listado que soporta la información sobre artículos
de ferretería y partes de la maquinaria de las plantas, presentan ciertas irregularidades que
ocasionan en algunos casos retrabajos en la gestión de los procesos de compras de la compañía,
puesto que se corre el riesgo ocasionalmente, de emitir órdenes de compra erróneas a los
proveedores, por lo cual es un problema que puede llegar a generar pérdidas a la empresa.
El proyecto de Homologación de criterios para el reordenamiento del Maestro de
Materialestuvo por objetivo principal resolver la problemática previamente mencionada con la
finalidad de generar oportunidades de mejora en la Gerencia de Compras, encargada de la
adquisición de los productos presentes en el listado de artículos de ferretería y afines, al momento
de presentarse un requerimiento por parte de las plantas.
Fueron asignadas para aplicar el proyecto un total de seis familias de insumos, tratándose de un
total de de 2.440 materiales. Las mismas fueron: Materiales del Distribuidor Tetra Pak,
Uniformes, Tornillos, Rodamientos y Artículos de Ferretería. Al concluir el proyecto de
homologación, se había logrado la aplicación del mismo al 100% de los materiales asignados por
parte de la tutoría industrial.
El procedimiento para trabajar las diferentes familias de materiales comenzaba mediante la
importación del listado base desde la plataforma SAP. Seguidamente, una vez asignado un grupo
particular de materiales a trabajar, se realizaba un procedimiento de filtrado de los mismos
haciendo uso de la herramienta Excel, para lo cual se realizaban diferentes pruebas, variando el
término de búsqueda con la finalidad de extraer la mayor cantidad de información posible de la
familia en cuestión. Una vez realizado el paso anterior, iniciaba un proceso de investigación con
ayuda tanto de la tutoría industrial así como de manuales y catálogos de la familia en proceso
para lograr definir un formato uniforme para las descripciones de los diferentes insumos
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pertenecientes a la misma. Definido este formato, se comenzaba a depurar en el listado de la


familia verificando cuales descripciones cumplían con el mismo, y en caso contrario se
etiquetaba el material mediante una leyenda, en la cual se definían las siguientes categorías:
 Información completa: En esta categoría se encontraban aquellos materiales cuya
descripción cumplía exactamente con el formato definido como correcto para una determinada
familia de materiales. En esta categoría se etiquetaron un total de 1.385 sobre el total, lo que
representó un 57% de todos los materiales asignados.
 Fala una característica: En esta, se podían encontrar materiales en los que estaba ausente
en su descripción al menos una de las características que debía contener para tener una definición
correcta.
 Falta de información: En este caso, se encontraban aquellos materiales a los que les
faltaba más de una de las características necesarias para que su definición sea correcta. Los
materiales etiquetados en esta categoría, junto con la inmediatamente anterior fueron 931 sobre el
total, lo que representó un 38%.
 Descripción agregada: Esta categoría se trató de un caso particular, en el que en algunas
familias de materiales fue necesario generar descripciones de miembros faltantes en algunos
grupos del listado. Se agregaron un total de 624 nuevas descripciones.
 Código de máquina: Se encontraban en esta categoría un determinado grupo de
materiales, lo cuales, presentan sus descripciones de una determinada manera puesto que
corresponden a parte de la maquinaria de las plantas, y la empresa mantiene estas definiciones
para que se puedan manejar los mismos de manera sencilla y rápida al momento de un
requerimiento.
 No pertenece: Como se explicó previamente, durante el proceso de filtrado de los
artículos pertenecientes a la familia de materiales asignada, al probar diferentes términos de
búsqueda para lograr extraer la mayor cantidad de información posible, se incluían en el listado
por esta razón, materiales no relacionados con la familia en cuestión. En este listado se
etiquetaron un total de 94 materiales, lo que representó un 4% del total asignado.
 Marcado para borrar: Se trata de una particularidad que ofrece la plataforma SAP, ya
que la misma no permite eliminar información una vez que es cargada en el sistema. Entonces,
aquellos materiales cuya descripción carece totalmente de información son etiquetados como
“Marcado para borrado” y la plataforma bloquea cualquier orden de compra que se quiera llevar
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a cabo de los mismos. Los materiales que presentaron esta particularidad fueron un total de 90, lo
que representó un 1% de total asignado.
 No puede modificarse la unidad, disponible en Stock: Por último, si un material presenta
actualmente unidades disponibles en los inventarios de la empresa, su descripción no se puede
modificar hasta que se hayan agotado todas las cantidades disponibles en stock.
Dentro de todas las categorías previamente descritas, se encuentra un caso particular que es
aquella de los materiales con falta de información y una característica, ya que juntas representan
una fracción importante sobre el total de materiales asignados, y requieren por lo tanto atención
por parte de la empresa para buscar la manera de recuperar la mayor cantidad de artículos
posibles y que la mejora en el maestro de materiales al exportar sea mayor. Mediante una revisión
y un reordenamiento de la misma se puede incluso generar una oportunidad de mejora en la
gestión de los procesos de compras.
Etiquetados entonces todos los materiales de las diferentes familias según las categorías
descritas, procedía a generarse el documento final que sería el material entregable a la empresa
por parte del proyecto de pasantía. El mismo se encontraba fragmentado con un total de seis
pestañas de Excel, de las cuales cinco correspondían a las familias de materiales trabajadas
estando presente en estas todas las características necesarias para generar las nuevas
descripciones; y otra pestaña que incluía de manera general los códigos SAP de los materiales, la
descripción actual y la descripción propuesta, siendo esta última el resultado del proyecto.
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RECOMENDACIONES
El proyecto de Homologación de criterios para el reordenamiento del Maestro de Materiales
llevado a cabo en modalidad de pasantía en agosto del año 2015, se empleó para resolver una
problemática actual que presentan las descripciones de los artículos listados en el maestro.
Entendiendo la importancia del proyecto, y lo que puede significar para la empresa, se
proponen las siguientes recomendaciones:
 Centralizar el manejo del Maestro de Materiales. Esto para evitar la intervención de
diferentes miembros de la empresa en la base de datos del maestro, ya que mientras más personas
hagan manejo de este, no se emplea un mismo criterio cada vez que se registre una nueva
descripción.
 Implementar el proyecto 2014-2015.
 Continuar con el proyecto de homologación. Es importante darle continuidad al
proyecto, hasta que se haya solventado una gran parte de la problemática actual.
 Definir un formato SAP para carga masiva. Se propone esto, considerando el caso de
los tornillos y materiales de ferretería, en los cuales el número de columnas de Excel empleadas
para lograr reordenar las descripciones es excesivamente largo y no es adaptable a la plataforma
SAP. De existir un formato, que puede tratarse sencillamente de una plantilla, donde se limite el
número de columnas, se puede seguir llevando a cabo el proyecto sin que encontrarse de nuevo
con el inconveniente descrito.
 Incluir información adicional en las descripciones. Se trata de una característica que
ofrece el software SAP para cada descripción, el mismo permite agregar información adicional
en los materiales, y pocos de los insumos presentes en el maestro cuentan con esta característica.
Es importante hacer uso de la misma ya que a diferencia de la Descripción, esta no limita el
número de caracteres, y se puede incluir cualquier dato para especificar correctamente un
material.
 Mantener criterios uniformes en las descripciones de las diferentes familias de
materiales. Tal como se mostró en el desarrollo del informe, es importante que al momento de
incluir una nueva descripción en el Maestro de Materiales, la misma cumpla con las
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 características necesarias y el orden correcto para que pueda considerarse como válida y
que no se continúe incluyendo descripciones incompletas.
 Elaborar un manual con formatos de descripciones para cada familia de materiales.
De existir por lo menos un documento en el que se especifiquen las características que debe
contener una determinada familia de materiales para que sus descripciones sean correctas,
reduciría enormemente los errores actuales que presenta el maestro de materiales. Esta última
recomendación se trata de una propuesta, que aunque puede resultar complicada y requerir una
gran cantidad de tiempo, serviría de apoyo para la continuidad del proyecto, ya que estaría por
escrito un formato para todas las familias de materiales del maestro. De esta manera si se desea
incluir una nueva descripción, simplemente se realiza una búsqueda en el manual o documento
que contendría los formatos uniformes y que serviría de guía para evitar agregar descripciones
con errores.
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REFERENCIAS

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Autor desconocido. 2010. Abrazadera para tubo. Disponible en Internet:
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16
Colón, Robert. Fecha desconocida. Acoplamientos Mecánicos. Disponible en Internet:
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Autor desconocido. 2014. Balasto Eléctrico. Disponible en Internet:
https://es.wikipedia.org/wiki/Balasto_el%C3%A9ctrico, consultado el 03 de Septiembre de 2015.

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Ducasse Comercial. Fecha desconocida. Bushing. Disponible en Internet:
http://www.ducasse.cl/productos/correas-y-poleas/bushings/bushing-qd, consultado el 03 de
septiembre de 2015.

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