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DOCUMENTOS DE GESTION

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

El manual de organización y funciones (MOF) es un documento formal que las empresas elaboran
para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para
todo el personal.
El MOF contiene, esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada organigrama y
la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se suelen incluir en la
descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación.
Hoy en día, se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las
certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre otras), lo requieran, sino porque su uso interno y
diario minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el
orden, etc.
Como ven, la existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello se debe
cuidar el proceso de su elaboración.
DEFINICION
El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento técnico normativo de gestión
institucional donde se describe y establece la función básica, las funciones específicas, las
relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así como los requisitos de los cargos o
puestos de trabajo.
UTILIDAD
1. Determina las funciones específicas de los cargos o puestos de trabajo, cuyo cumplimiento
contribuye a lograr que se cumplan los objetivos funcionales de las unidades orgánicas de cada
dependencia, así como las responsabilidades y obligaciones asignadas al cargo o puesto de
trabajo, en concordancia con el marco legal y normativo correspondiente.
2. Proporciona información a los directivos y personal sobre sus funciones y ubicación en la
estructura orgánica de la entidad.
3. Ayuda a la simplificación administrativa, proporcionando información sobre las funciones que les
corresponde desempeñar al personal, al ocupar los cargos o puestos de trabajo, que constituyen
acciones de una etapa o paso en el flujo de procedimientos.
4. Facilita el proceso de inducción y adiestramiento del personal nuevo y de orientación al personal
en servicio, permitiéndoles conocer con claridad las funciones y responsabilidades del cargo o
puesto de trabajo al que han sido asignados, así como la aplicación de programas de capacitación.
IMPORTANCIA
El Manual de Organización y Funciones (MOF), como Instrumento Normativo de Gestión, es
importante básicamente por las siguientes razones:
• Establece las funciones específicas, responsabilidades, líneas de autoridad y requisitos mínimos
de los cargos dentro de la Estructura Orgánica del Centro de TRABAJO.
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• Proporciona Información al personal, sobre sus funciones y ubicación dentro de la Estructura

Orgánica; además precisa las líneas de autoridad e interrelaciones formales que corresponda.
• Sirve como un instrumento de control, que elimina la incertidumbre al ocupar los cargos y reduce
la duplicidad de esfuerzos en el desempeño de funciones.
• Facilita el proceso de aprendizaje e inducción al personal nuevo, y el de adiestramiento y
orientación al personal en servicio; permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y
responsabilidades del cargo asignado.
• Permite orientar y aplicar programas de capacitación, especialización y Perfeccionamiento.
¿QUÉ SE NECESITA PARA ELABORAR UN MOF?
La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de los líderes como
promotores.
Que los líderes que toman las decisiones separen unas horas para las decisiones referentes a estos
temas.
Formar un equipo técnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo.
Que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá realizar el MOF
Que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del cronograma y para que el plan
estratégico se refleje en las funciones.
Hacer un plan de implantación de este manual. Especialmente con los cambios fuertes.
Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la intranet
institucional.

REGLAMENTO INTERNO
Es el instrumento por medio del cual el empleador regula las obligaciones y prohibiciones a que
deben sujetarse los trabajadores, en relación con sus labores, permanencia y vida en la empresa.
Lo definiría como la constitución política de una empresa, en esta constitución política se
reglamentara las condiciones del vínculo laboral entre empleador y trabajador.
Los aspectos básicos que debe contener el reglamente interno de trabajo son:
 Admisión o ingreso de los trabajadores;
 Las jornadas y horarios de trabajo; tiempo de la alimentación principal;
 Normas de control de asistencia al trabajo;
 Normas de permanencia en el puesto conteniendo: permisos, licencias e inasistencias;
 Modalidad de los descansos semanales;
 Derechos y obligaciones del empleador;
 Derechos y obligaciones del trabajador;
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 Normas tendientes al fomento y mantenimiento de la armonía entre trabajadores y

empleadores;
 Medidas disciplinarias;
 Persona o dependencia encargada de atender los asuntos laborales y la tramitación de los
mismos;
 Normas elementales sobre seguridad e higiene en el trabajo;
 Las demás disposiciones que se consideren convenientes de acuerdo a la actividad de la
empresa.
IMPORTANCIA
El reglamento interno de trabajo es un documento de suma importancia en toda empresa, debido a
que se convierte en norma reguladora de las relaciones internas de la empresa con el trabajador.
Es una herramienta indispensable para resolver los conflictos que se llegaren a presentar dentro de
la empresa, y es tan importante que si no existiera, sería muy difícil sancionar a un trabajador por
algún acto impropio, puesto que no habría ninguna sustentación normativa o regulatoria que ampare
una decisión sancionatoria. Se encarga de contemplar aquellos aspectos no contemplados de forma
expresa por la ley, o que simplemente han quedado al libre albedrío de las partes.
Su importancia también se vislumbra al momento de tratar algún problema surgido con un
trabajador, puesto que cualquier sanción debe estar contemplada en el reglamento, y si este no
existe, la empresa tendrá dificultades si decide sancionar a un empleado sin las bases regulatorias
y sin ofrecerle al trabajador un debido proceso, aspectos que deben estar en el Reglamento Interno
de Trabajo.
OBJETIVOS
a) Fortalecer el orden laboral y la educación de los trabajadores.
b) Enfrentamiento a las indisciplinas e ilegalidades en ocasión del desempeño laboral.
c) Coadyuvar al mismo tiempo a formar una elevada conciencia jurídica-laboral de los trabajadores,
que influyen posteriormente en su aporte a la solución de los problemas.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
A todo el personal que se encuentra ocupando plazas.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Un manual de procedimientos es un documento que brinda información respecto a las distintas
operaciones que realiza una organización, empresa o un departamento específico de ella. Es
preparado por la misma institución u organización donde es utilizado y presenta su información de
forma detallada, ordenada, sistematizada y comprensible.
Está diseñado como una herramienta administrativa de uso cotidiano, ya que permite orientar el
desempeño del trabajador ante cualquier duda. Por otro lado, también es instrumento que facilita el
control interno de la organización, ya que detalla las labores que se deben llevar a cabo.
Cuando hablamos de procedimientos, en este ámbito, nos referimos no sólo a acciones concretas
y conjuntos de labores, sino también a los materiales que involucran, al orden en que deben
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realizarse, al tiempo que normalmente deben tomar y al conjunto sistemático y concatenado de

procesos que tienen como resultado la producción de la empresa o del departamento.
OBJETIVOS
Los manuales de procedimientos tienen el objetivo de:
 Facilitan la capacitación y adiestramiento del personal.
 Especifican las capacidades y responsabilidades de cada puesto de trabajo, departamento
o de la organización toda.
 Proporcionan una visión integral de los procesos que componen las labores de la empresa
u organización.
 Componen el historial de procedimientos de la organización, ganando luego valor
documental.
 Permiten la evaluación del desempeño de los trabajadores en base al ideal esperado por la
empresa.
CONFORMACIÓN DEL MANUAL
A) IDENTIFICACIÓN
Este documento debe incorporar la siguiente información:
 Logotipo de la organización.
 Nombre oficial de la organización.
 Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el
nombre de la misma.
 Lugar y fecha de elaboración.
 Número de revisión (en su caso).
 Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
 Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las
siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la
forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guion o diagonal.
B) ÍNDICE O CONTENIDO
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
C) PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su
revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas
comprendidas en el manual.
D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración
arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar
las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados
como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al
aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
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E) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

Esfera de acción que cubren los procedimientos.
Dentro de la administración pública los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito
de aplicación y a sus alcances, en diferentes procedimientos administrativos o sectoriales.
F) RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus
fases
G) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en
forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que
participaban en los procedimientos.
Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones
alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se
mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:
 Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de
actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.
 Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso
por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento
mismo.
 Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles
jerárquicos superiores.
H) CONCEPTO (S)
Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su
significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su
significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.
I) PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa
y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en
qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los
responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo
mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada
operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que
indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para
simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma
operación.
J) FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales
se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones
que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números
indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos
para su llenado.
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K) DIAGRAMAS DE FLUJO. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las

operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las
unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento
detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos
utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual,
brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto,
es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.
L) GLOSARIO DE TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el
contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para
su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos
DISEÑO DEL PROYECTO.
La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, toda vez que los datos
tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en la interpretación
de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atención en
todas y cada una de sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consiguen
todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del trabajo.
A) RESPONSABLES
Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un manual, es indispensable prever que
no queda diluida la responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas personas, sino
que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe
encomendar la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización. De
esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentación de la información.
Por lo que respecta a las características del equipo técnico, es conveniente que sea personal con
un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organización en lo que concierne a
sus objetivos, estructura, funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organización puede
nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo.
Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento
administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios de
consultores externos.
B) DELIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO
Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organización tienen que definir
y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en él; para ello, deben realizar:
Estudio preliminar
Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan
en el área o áreas donde se va a actuar. Con base en él se puede definir la estrategia global para
el levantamiento de información, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar,
magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las
acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.
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Fuentes de información
Referencia de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de
información de donde se pueden obtener datos para la investigación. Entre las más representativas
se pueden mencionar:
*Instituciones:
-Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector de la que
es objeto de estudio.
-Organizaciones líderes en el mismo campo de trabajo.
-Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carácter obligatorio.
-Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el funcionamiento de
la organización que se estudia.
*Archivos de la organización:
-General.
-De las áreas de estudio.
*Directivos y empleados:
-Personal del nivel directivo que maneja información valiosa, ya que conocen si el conjunto de
archivos responde a la realidad.
-Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos tienen a
su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o divergencias en
relación con otros puntos de vista o contenido de documentos.
*Áreas de trabajo:
-Niveles de la organización que reflejan las condiciones reales de funcionamiento, medios y
personal.
*Clientes y/ o usuarios: Receptores de los productos y/ o servicios que genera la organización.
*Mecanismos de información: Recursos computacionales que permiten el acceso a información
interna o externa a la organización que sirven como soporte al estudio.

¿QUÉ ES EL MANUAL DE PERFILES DE PUESTO?

Es el documento de gestión que contiene de manera estructurada todos los perfiles de puestos de
la entidad, desarrollados a partir de su estructura orgánica, el Reglamento de Organización y
Funciones - ROF y el dimensionamiento de la entidad.
¿Qué es el Perfil del Puesto?
Es la información estructurada respecto de la ubicación de un puesto dentro de la estructura
orgánica, misión, funciones, así como también los requisitos y exigencias que demanda para que
una persona pueda conducirse y desempeñarse adecuadamente en un puesto.
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¿Qué es el Manual de Puestos Tipo?

Es el documento que contiene la descripción del perfil de los Puestos Tipo, en cuanto a las funciones
y requisitos generales, necesarios dentro de cada rol de la familia de puestos. Las entidades lo
utilizarán para elaborar su Manual de Perfiles de Puestos.
¿Qué es un Puesto Tipo?
Es un puesto genérico que abarca funciones y requisitos generales. Son elaborados por SERVIR y
se encuentran en el Catálogo de Puestos Tipo, que forma parte integrante de la Directiva N' 001-
20105-SERVIR/GPGSC "Familias de puestos y roles y Manual de Puestos Tipo (MPT) aplicables
al régimen del servicio civil", aprobada mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva N' 100-2015-
SERVIR-PE y sus normas modificatorias.