Libro de Mejores Practicas

PLAN DE IMPLANTACION DE LAS
MEJORES PRACTICAS
EN PROYECTOS DE REFINACION
(IMPEP)
Indice
1. Antecedentes...................................................................................................2
2. Visión de Inversiones en Refinación..............................................................3
3. Diagnóstico del Manejo de Proyectos ...........................................................3
4. Objetivo del Plan de Implantación de las Mejores Prácticas (IMPEP)..........5
5. Elementos de las Mejores Prácticas................................................................6
5.1 Plataforma Base ........................................................................................6
5.2 Mejores Prácticas .....................................................................................7
5.3 Definición de los Elementos del IMPEP..................................................8
6. Alcance del IMPEP.......................................................................................16
6.1 Elaboración de Procedimientos..............................................................17
6.2 Diagnóstico de Brechas de Competencias claves...................................18
6.3 Ambientes Integrados de Información de I&P.......................................19
6.4 Sistemas de Medición.............................................................................20
7. Estrategias de Implantación..........................................................................21
8. Propuestas de Prioridades a Corto Plazo......................................................22
9. Plan de Actividades......................................................................................23
10. Cronograma detallado de las Actividades del IMPEP..................................24
11. Alineación del IMPEP al SBI de Refinación................................................25
12. Benchmarking en Proyectos de Refinación..................................................26
13. Organización del IMPEP..............................................................................27
14. Anexos..........................................................................................................29
MEJORES PRACTICAS EN PROYECTOS DE REFINACION (IMPEP)
1. Antecedentes
En 1996 la Coordinación Técnica de PDVSA consciente de las debilidades presentes

en el manejo de proyectos dentro de la Corporación, selecciona y materializa un
equipo de trabajo interfilial para el desarrollo e implantación de unas guías que
direccionen el manejo de proyectos tanto de refinación como de producción.
Paralelamente emprende una búsqueda a nivel internacional de una empresa de
reconocida trayectoria para que realice un diagnóstico formal y metodológico sobre la
situación del manejo de proyectos en PDVSA. La empresa seleccionada fue
Independent Project Analysis (IPA), la cual ha realizado Benchmarking de proyectos
a nivel internacional a empresas petroleras reconocidas y cuenta con una metodología
propia y una base de datos estadística de empresas que manejan proyectos.
Ese mismo año, la IPA inicia un Benchmarking a PDVSA con el fin de analizar su
eficiencia en el manejo de proyectos aguas arriba y aguas abajo, en comparación con
el resto de la industria a nivel internacional. El Benchmarking evaluó las prácticas
del sistema de proyectos de PDVSA, definiendo las ventajas y desventajas
competitivas que proveen sus prácticas actuales, identificó debilidades en todas las
fases del manejo de proyectos. Estas fueron ratificadas en el Benchmarking realizada
en el año siguiente (1997), resultando un sistema poco predecible, con baja eficiencia,
con fase de definición de pobre a regular y con requerimientos de muchos cambios de
diseño durante la ejecución de los proyectos.
Por otra parte, a finales de 1997 La Coordinación Técnica de PDVSA publica las
Guías de Gerencia de Proyectos de Inversión de Capital (GGPIC), las cuales, desde
ese momento son de uso obligatorio en el Manejo de Proyectos de la Corporación. A
principios de 1998, se inicia el plan de su difusión e implantación en todo el Sistema
de Refinación de Venezuela e ISLA.
2 Revisión 0. Octubre 1999

Igualmente con el apoyo de Ingeniería y Proyectos (I&P), se da comienzo al Plan de

Implantación de las Mejores Prácticas para Proyectos en Refinación (IMPEP), cuyos
pasos iniciales son la fase de divulgación y presentación de las GGPIC, la
introducción de los conceptos de Ingeniería de Valor y Evaluación del Grado de
Definición de Proyectos (PDRI e Indice FEL) en todas las refinerías.
Es importante destacar que en este período se han aplicado algunas Mejores Prácticas
en algunos proyectos, tales como Ingeniería de Valor, Constructabilidad, Indice de
Grado de Definición y Selección de Tecnologías. Sin embargo, estas no han sido
realizadas en forma regular y sistemática.
El propósito del Plan de Implantación de Las Mejores Prácticas (IMPEP) es el de

establecer un plan de ejecución sistemático y regular de las Mejores Prácticas de
Proyectos en la Cartera de Proyectos de Refinación, las relaciones y
responsabilidades de cada organización con este plan.
2. Visión de Inversiones en Refinación
Mantener una Cartera Proyectos de Inversiones de Refinación con máxima

rentabilidad (TIR>15%), conformada por proyectos bien definidos, con desviaciones
mínimas de costo, tiempo y calidad, comparables con los mejores estándares de
proyectos a Nivel Internacional, con un sistema que permita medir y mejorar
continuamente la gestión de los procesos.
3. Diagnóstico del Manejo de Proyectos

Para el diagnóstico del manejo de proyectos se han tomado en consideración los

Benchmarkings realizado por IPA a los proyectos de PDVSA, los resultados de la
gestión de los proyectos de 1998 y primer semestre 1999 del sistema de refinación y
los requerimientos de competencias técnicas de los procesos claves en el manejo de
proyectos.
a. Resultado de los Benchmarking realizado por IPA
 Deficiencias en la Visualización, Conceptualización, Definición, Ejecución y

Arranque de proyectos.
 Cambios frecuentes de los integrantes claves del equipo del proyecto,
principalmente del líder o gerente del proyecto.
 Proyectos con mayores costos y tiempos de ejecución en comparación con el
promedio de la Industria a nivel Internacional.
 Baja aplicación de Mejores Prácticas en Proyectos
 Comportamiento poco predecible de los proyectos:
 Los costos y tiempos de ejecución varían en gran porcentaje con respecto a lo
planificado.
 Cambios frecuentes en el alcance.
 Cambios frecuentes en el diseño debido a errores u omisiones en los paquetes
de ingeniería.
 Bajo índice de operabilidad
b. Resultados de la Gestión de Inversiones de Refinación
 El 50% de los desembolsos de la cartera de inversiones de 1998, estuvo asociada

a proyectos de Preservación de Valor, es decir, a proyectos de Confiabilidad
operacional, Seguridad y Ambiente, a los cuales no se les exigía evaluación

económica para aprobación. Hasta ese momento no era práctica obligatoria en la

Corporación exigir una metodología que permitiera evaluar económicamente este
tipo de propuestas que ayudase a su Jerarquización.
 Las Cartera de Inversiones en Refinación estaba conformada por una cartera de
proyectos muy madura, es decir, el 60% de los desembolsos de la cartera de
inversiones de 1998 estaba conformado por proyectos que se iniciaron entre 1989
y 1995.
 Es una cartera caracterizada por una excesiva atomización de proyectos, es decir,
una cartera con muchos proyectos pequeños por unidad de negocios o plantas.
 Se ha logrado una integración temprana y permanente del dueño a lo largo de la
vida, en los nuevos proyectos.
 Por efecto de la aplicación de algunas Mejores Prácticas en los proyectos se ha
notado una mejoría en los indicadores de la Cartera de Inversiones
c. Competencias Técnicas
Reforzar competencias claves en:

 Gerencia de Proyectos (Coordinación e Integración de disciplinas, Gerencia de
Riesgos)
 Negociación de Contratos y Manejo de Reclamos
 Planificación/Control y Análisis de
Riesgos de Costo y Tiempo
 Ingeniería de Costos
4. Objetivo del Plan de Implantación de las Mejores

Prácticas (IMPEP)

Implantar progresiva y sistemáticamente las Mejores Prácticas en Proyectos, con

énfasis en un período de tres años, basada en una plataforma única y alineada a las
Guías de Gerencia de Proyectos de Inversión de Capital (GGPIC) y con el apoyo de
un Ambiente Integrado de Información, para lograr un desempeño competitivo a
Nivel Internacional.
Las principales metas fijadas a corto plazo y monitoreadas en el Sistema balanceado

de Indicadores (SBI) de Refinación, son:
METAS 1998 1999 2000 2001

% Rentabilidad (TIR) Cartera 12.4 Incremento del 5 % interanual
% Desviación Tiempo 10 Reducción del 10 % interanual
% Desviación Costo Total 10 Reducción del 10 % interanual
5. Elementos que conforman el Plan de Mejores Prácticas
Los elementos que conforman el Plan de Implantación de las Mejores Prácticas de

Proyectos (IMPEP) en Refinación se agrupan en dos áreas:
5.1 Plataforma Base

Se refiere a aquellas disciplinas básicas para el manejo de proyectos y que se han
detectado como áreas de atención en los resultados de la gestión de proyectos durante
1998 y primer semestre de 1999.
Los elementos a desarrollar dentro de esta plataforma son:

1. Guías de Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital (GGPIC)

2. Fase de Definición de Proyectos

3. Planificación y Control
4. Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo
5. Negociación de Contratos
6. Mitigación de Reclamos
7. Ingeniería de Costos
8. Ambientes Integrados de Información
9. Post Mortem de Proyectos
10. Lecciones Aprendidas
5.2 Mejores Prácticas

Son prácticas usadas para optimar el manejo de proyectos, desde el punto de vista de
costos, tiempo y calidad. El mayor beneficio de la aplicación de estas prácticas se
obtienen en la fase de desarrollo y definición. Son facilitadas por lo general por
especialistas externos al equipo del proyecto, sin embargo la responsabilidad de la
ejecución es del equipo del proyecto.
A través de los contratos con la IPA y de las organizaciones marcadoras de proyectos,
se han identificado las siguientes prácticas que se están aplicando con éxito a nivel
Internacional, las cuales han sido consideradas en el presente plan:
1. Grado de Definición
2. Ingeniería de Valor
3. Análisis de Costo - Beneficio - Riesgo
4. Constructibilidad
5. Selección de Tecnología
6. Mantenimiento Predictivo
7. Diseño a Capacidad
8. Modelaje de Procesos

9. Optimización de Energía
10. Simplificación de Procesos
11. Minimización del Desperdicio
12. Efectividad en el Diseño
13. Estandarización de Especificaciones
14. Integración de proyectos- Bundling
5.3 Definición de los Elementos del IMPEP
GGPIC (Guías de Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital): Son las

guías que contienen los lineamientos básicos y prácticos para la ejecución de
proyectos de una manera normalizada y ordenada, que contribuye a garantizar, que
nuestros proyectos sean exitosos y cumplan con los requisitos de la Corporación.
Estas guías se han implantado a partir de 1998 en todas las organizaciones de PDVSA
Venezuela e Isla que ejecutan proyectos en Refinación, y están plasmadas en un libro
denominado como su nombre lo indica: GGPIC PDVSA Edición 1998, cuyo proceso
de revisión y actualización es coordinado por I&P.
Planificación y Control: Es una metodología que permite estructurar la ejecución de

proyectos, planificar todas sus actividades considerando sus precedencias e
incorporando aquellos elementos claves que impactarán positivamente a los
proyectos. En la planificación deben considerarse todos los elementos que garanticen
la conclusión exitosa del proyecto, incluyendo el plan detallado de arranque. Esto
permitirá controlar y monitorear cada uno de esos elementos durante las fases de
ejecución. Para ello se aplican herramientas comerciales de planificación y control de
proyectos, como por ejemplo Primavera y procedimientos acordes con la magnitud
del mismo, a fin de generar documentos con los que se puedan realizar el seguimiento
y control de las diferentes fases. Esto contribuirá a alcanzar los objetivos trazados del

proyecto, para lo cual la Corporación dio su aprobación.

Con la implantación de este elemento se espera cubrir las competencias técnicas,
procedimientos y las tecnologías que soportan su aplicación en los proyectos de las
refinerías. A través de la tecnología de información, esta metodología debe estar
integrada con otras disciplinas en el área de proyectos, a fín de monitorear el valor
agregado de sus partes, por medio del concepto denominado Ambiente Integrado de
Información de Ingeniería y Proyectos (AIIP) (ver sección 6.3)
Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo: Es una metodología de gerencia que le

permite al "nivel de decisión" correspondiente, analizar opciones de manejo de
riesgos de ejecución de proyectos, de tal manera de minimizar la posibilidad de
exceder los límites establecidos en cuanto a costo-tiempo de ejecución. El Análisis de
Riesgos de Costo y Tiempo debe ser cualitativo y cuantitativo.
Con la implantación de este elemento se formarán facilitadores que apoyen la
realización de los ejercicios de mitigación de riesgos. Así mismo, se implantará el
Análisis de Montecarlo como la herramienta de soporte, la cual también forma parte
del Ambiente Integrado de I&P (AIIP) (ver sección 6.3)
Negociación de Contratos: La negociación de los contratos tanto para la

contratación de obras, prestación de servicios y adquisición de bienes muebles e
inmuebles, debe garantizar los objetivos de tiempo, costo y calidad de cada fase del
proyecto en donde aplique. Estos objetivos deben ser analizados y categorizados
según su prioridad para que en las negociaciones se decida que tipo de contrato se
utilizará.
Con la implantación de este elemento se espera mejorar las competencias de
Contratación de la organización y establecer los modelos de contratos que permitan
identificar oportunidades y acelerar los proceso de contratación y negociación.
Existen procedimientos y guías de contratación tanto en las GGPIC como en los

Manuales Funcionales de PDVSA y en intranet en la sección de Mecanismos de

Contratación dentro de la Documentación Corporativa de PDVSA.
Mitigación de Reclamos: Es una guía para mitigar el impacto de potenciales

reclamos durante el manejo de proyectos, basado en la experiencias existentes, ya sea
dentro de la fase de definición o implantación de un proyecto. Esta mitigación puede
suceder de la Gerencia del Proyecto a los consultores de ingeniería y/o contratistas de
obra, o viceversa, es decir, de consultores, contratistas de obra a la Gerencia del
Proyecto, dependiendo de la modalidad de contratación. El cometido final es la
prevención de los potenciales reclamos, a través del establecimiento de una
metodología para anticiparse.
Ingeniería de Costos: Es el proceso a través del cual se asegura que el proyecto sea
completado con el presupuesto aprobado. Esta disciplina esta interrelacionada con
Planificación y Control.
La ingeniería de costos incluye:
 Planificación de Recursos
 Tipos de Estimados de Costos: desde un orden de magnitud (clase V) hasta un
estimado clase I.
 Control de Costos
Con la implantación de este elemento se espera mejorar las competencias en el área
de Estimación y Control de Costos contando con el apoyo de la unidad corporativa de
I&P.
Ambiente Integrado de Información de Ingeniería y Proyectos (AIIP): Consiste

en un conjunto de herramientas, sistemas, procedimientos, tecnologías y personal que
permite optimizar los procesos técnicos y administrativos asociados a todas y cada
una de las fases del ciclo de vida de un proyecto de infraestructura desde su
visualización, conceptualización hasta la puesta en marcha, operación y

mantenimiento de las instalaciones.

Con la implantación de este elemento se espera racionalizar, estandarizar e instalar
los sistemas de manejo de proyectos necesarios. Se espera adicionalmente adiestrar a
las organizaciones de proyectos en el uso adecuado de estas herramientas. Los
sistemas comerciales a través de los proveedores u otros entes. Los sistemas
desarrollados en PDVSA a través de facilitadores de I&P.
También se espera reducir costos por medio de negociaciones corporativas con los
proveedores, de tal forma que este AIIP se implante al menor costo en las Refinerías.
Post-Mortem: Es un documento que recopila información técnica de todos los

proyectos, la forma y estrategia de ejecución utilizada, detalles de la inversión
efectuada, parámetros de rentabilidad alcanzados, logro de los objetivos aprobados y
las pruebas de operación. Sirve como base para evaluaciones económicas posteriores.
Además representa una herramienta importante, para la planificación y ejecución de
proyectos similares a futuro. Es un ejercicio conjunto que debe llevarse a cabo con los
miembros claves de ejecución del proyecto, operaciones, mantenimiento,
programación de las áreas y el patrocinador.
Con la implantación de este elemento se espera evaluar la gestión final del proyecto y
recopilar las lecciones aprendidas de ejecución para difundirlas en el sistema de
Ejecución de Proyectos.
Lecciones Aprendidas: Es una colección organizada de conocimientos y

experiencias obtenidas de proyectos ejecutados.
Existe en intranet de PDVSA, en la sección de Manufactura y Mercadeo dentro de
Refinación y Comercio, una colección de lecciones aprendidas de proyectos de
refinación.
Con la implantación de este elemento se espera tener una base de conocimiento de
lecciones y experiencias en ejecución de proyectos que sea de fácil difusión, acceso, y
de actualización entre los ejecutores de proyectos, a través de las comunidades de

conocimiento.
Grado de Definición (Evaluación PDRI e Indice FEL): Es la práctica que permite

determinar el índice del grado de definición de un proyecto, con el cual se puede
identificar y describir con precisión cada elemento crítico del paquete de Definición
del Alcance de un Proyecto, permitiendo predecir los factores y riesgos que puedan
impactar al mismo.
La evaluación PDRI (Project Definition Rated Index), es una metodología adoptada
de la Construction Industry Institute (CII) para los proyectos operacionales, la realiza
un equipo ajeno al de ejecución del proyecto para identificar los factores de riesgo de
la definición del mismo.
El índice FEL se obtiene mediante una metodología de la empresa Independent
Project Analysis (IPA) que se adoptó para aplicarla en la medición del índice de
definición de los proyectos mayores.
Los proyectos operacionales, son aquellos proyectos con un monto menor a 7
millones de US$ de baja complejidad y/o de alta repetibilidad. Pueden ser
expansiones o adición de unidades, modificación de procesos, cambios operacionales.
Los proyectos mayores, son aquellos proyectos con un monto superior a 7 millones
de US$, de alta complejidad y que por lo general implican la construcción de
instalaciones nuevas de alta complejidad, magnitud y costos, grandes expansiones,
modernizaciones y remodelaciones de plantas.
Se espera con la implantación de este elemento hacer un procedimiento y garantizar
su aplicación a través de la Gerencia de Definición y Desarrollo (FEL) de I&P.
Ingeniería de Valor: Es un proceso formal para optimizar el costo del ciclo de vida y
la ejecución de proyectos, mediante la eliminación de funciones innecesarias y la
identificación de las funciones esenciales que deben cumplir las instalaciones para la
evaluación de la relación del diseño propuesto con estas funciones esenciales.
La ingeniería de valor es la examinación rigurosa de que es lo que se necesita para

lograr los objetivos del proyecto, y la eliminación de las inversiones que no agregan
valor.
su aplicación con facilitadores de I&P.
Análisis de Costo–Beneficio-Riesgo: Metodología que permite evaluar

económicamente una propuesta de inversión o gasto en proyectos de Preservación de
Valor (propuestas de confiabilidad y seguridad), mediante la cuantificación de los
beneficios esperados en términos de reducción del nivel de riesgos (Riesgo Actual vs
Riesgo Futuro) a un determinado costo.
Se espera con la implantación de este elemento hacer un procedimiento, una
instrucción de trabajo, un sistema que soporte la evaluación de Costo-Beneficio-
Riesgo (SICOBER), el adiestramiento a facilitadores y garantizar su aplicación en
todos los proyectos de preservación de valor de las refinerías, con la participación de
I&P.
Constructibilidad: Se define la constructibilidad como el uso óptimo de los

conocimientos y experiencias de construcción en la planificación, diseño, procura,
construcción y operaciones de campo, con el fin de alcanzar todos los objetivos del
proyecto de forma óptima.
su aplicación en los proyectos de las refinerías.
Selección de Tecnología: Es un proceso formal para asegurar que todas las

alternativas de tecnología para realizar una tarea particular sean consideradas. Debe
ser empleada durante las fases de desarrollo y definición.
Debe ser un proceso sistemático que permita la implantación de tecnologías siempre
superiores a las actuales, considerando en todos los casos los costos. La búsqueda de
tecnologías puede hacerse dentro o fuera de la Corporación.


su aplicación.
Mantenimiento Predictivo: Es el tipo de mantenimiento en el que los equipos son

monitoreados y las reparaciones son efectuadas antes de que ocurran las fallas. El
mantenimiento predictivo requiere de la instalación de dispositivos de medición para
evaluar las características de operación.
Es el uso de técnicas avanzadas de monitoreo de procesos y equipos para anticipar
fallas inminentes. Requiere el involucramiento del personal de mantenimiento y de
I&P durante las fases de desarrollo y definición.
La intención de esta mejor práctica es la de incorporar en el diseño los conceptos y
las previsiones del mantenimiento predictivo dentro del proyecto, es decir, considerar
en la fase de definición los requerimientos y actividades necesarias para su
implantación en los equipos principales.
su aplicación.
Diseño a Capacidad: Con frecuencia los equipos son diseñados con un "factor de
seguridad" que les agrega una capacidad adicional para absorber posibles incrementos
de producción. El diseño a capacidad en cambio busca la evaluación de la capacidad
máxima de los equipos principales, en lugar de la práctica tradicional de diseñar con
un "factor de seguridad", ya que resulta muy costosa y muchas veces excede las
previsiones normales de diseño.
su aplicación.
Modelaje de Procesos: Es una técnica de simulación para examinar los objetivos de

operabilidad de una facilidad. El objetivo es determinar las condiciones de tamaño,
espaciamiento y almacenamiento que permiten alcanzar las metas a la vez que

minimizan los costos. Típicamente se requiere de un software especializado de

computación y/o un consultor.
su aplicación.
Optimización de Energía: Es una metodología de simulación que permite la

optimización de los costos de ciclo de vida, al examinar los requerimientos de
potencia y calor de un proceso en particular. El objetivo es maximizar el retorno total
basándose en la selección de los métodos más de económicos de recuperación de
calor y potencia.
Es el proceso en el que se examina la energía usada por un proceso o facilidad con el
fin de optimizar la relación entre el capital y los costos de energía.
su aplicación.
Simplificación de Procesos: Es un método analítico para la reducción de costos tanto

de inversión como de operación, al combinar o eliminar pasos de procesos químicos o
físicos no necesarios.
Incide positivamente sobre el costo y la operabilidad. Requiere un conocimiento
profundo de los procesos.
su aplicación.
Minimización del Desperdicio: Es la práctica de minimizar la producción de

desperdicios en el diseño. Esta práctica puede requerir equipos adicionales o estudiar
tecnologías de procesos alternas que tengan baja producción de desperdicios.
Es un análisis de cómo los desperdicios son generados por un proceso químico y
como pueden ser eliminados, reducidos o convertidos en productos que pueden ser
vendidos.

Requiere de un entendimiento detallado de la tecnología. Debe ser implantado

tempranamente en las fases de desarrollo y definición.
su aplicación.
Efectividad en el Diseño: Esta práctica establece la necesidad de que la calidad de la

facilidad este alineada con los objetivos del proyecto. Ajusta la confiabilidad, la
automatización, la vida de la facilidad, el factor de flujo esperado, la probabilidad de
expansión, los cambios de tasa de producción con el tiempo, la calidad del producto y
la flexibilidad del producto. La clase de calidad de la planta puede ser usada para
determinar las asignaciones de diseño, la redundancia, la filosofía de ahorro y el
espacio para expansión necesitado.
su aplicación.
Estandarización de Especificaciones: Los estándares y especificaciones de

ingeniería pueden afectar la eficiencia de la construcción, la calidad del producto, los
costos de operación y la seguridad del personal. Sin embargo, algunas veces el costo
de la facilidad es incrementado por la aplicación de códigos, estándares y
especificaciones que exceden las necesidades actuales de la facilidad a ser diseñada.
Es un análisis sistemático para asegurar que los costos de la facilidad no sean
incrementados por la aplicación de códigos, estándares y especificaciones que
exceden las necesidades actuales de un caso particular. No necesariamente implica el
uso de estándares industriales vs. estándares internos.
Se espera con la implantación de este elemento que I&P logre unificar las normas
técnicas y las especificaciones de proyectos y garantizar su aplicación.
Integración de Proyectos- Bundling : Es la unión de proyectos con características

comunes (localización en una misma planta/centro de costos, naturaleza) que no estén

directamente relacionados, que se justifiquen por si mismos y que tengan un alcance

y tiempo de duración finitos.
su aplicación
6. Alcance del Trabajo
El Plan de Implantación de Mejores Prácticas cubre la elaboración de

procedimientos bajo normas ISO 9000 de cada uno de los elementos que así lo
requieran, considerando los ya existentes en el Sistema Unico de Calidad de
Ingeniería y Proyectos (SUC), la divulgación de cada una de las prácticas por medios
convencionales (e-mail, presentaciones, publicaciones, intranet) de PDVSA y su
incorporación y unificación en una sola plataforma de información de Ingeniería y
Proyectos denominada SUC. La mayoría de los elementos de la plataforma base
cuentan actualmente con procedimientos vigentes, no así el caso de las nuevas
mejores prácticas, a las cuales se le han desarrollado algunos procedimientos y otros
están en proceso de elaboración.
También cubre el fortalecimiento de las competencias de los procesos claves,

levantándose un diagnóstico y determinación de brechas de conocimientos existentes
entre las competencias que el elemento involucra y el individuo que las ejecuta. Por
otro lado, se requiere definir las competencias en aquellos elementos nuevos que no
las tengan definidas, con la intención de ayudar al plan de adiestramiento de los
ejecutores de proyectos.
Adicionalmente el plan promueve la adquisición o desarrollo de Sistemas

especializados u otros sistemas informáticos que den soporte a los elementos del plan,
como parte del Ambiente Integrados de Información de I&P.

Para garantizar el grado de implantación de las mejores prácticas, se desarrollará

metodologías, mecanismos o sistemas que permitan la medición de las aplicaciones
en proyectos en base a los logros obtenidos en costo y tiempos de ejecución y en
comparaciones en benchmarking anuales con corporaciones internacionales en el
manejo de proyectos.
6.1 Elaboración de Procedimientos
Se adoptará el Sistema Unico de Calidad (SUC) de Ingeniería y Proyectos, en donde

se centralizará los procedimientos elaborados en este trabajo.
1. Ingeniería de Valor
2. Análisis de Costo - Beneficio - Riesgo
3. PDRI
4. Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo
5. Análisis de Constructibilidad
6. Selección de Tecnología
7. Mantenimiento Predíctivo
8. Diseño a Capacidad
9. Minimización del Desperdicio
10. Simplificación de Procesos
11. Optimización de Energía
12. Modelaje de Procesos
13. Integración de proyectos - Bundling

6.2 Diagnóstico de Brechas de Competencias claves
Se considerarán las áreas claves en el manejo de proyectos para el diagnóstico de

brechas de competencias individuales asociadas, a ser realizado en conjunto con
Ingeniería y Proyectos para dar un aporte a los ejecutores de proyectos en el
adiestramiento a la medida que requieran planificar.
1. Planificación y Control
2. Ingeniería de Costos
3. Contratación
4. Gerencia de Proyectos
5. Prácticas Nuevas
6.3 Ambiente Integrado de Información de I&P (AIIP)
Este Ambiente Integrado esta fundamentado en una base de datos común, según se
muestra en la figura a continuación:
DEFINICION Y DESARROLLO OPERAR Y

IMPLANTACIÓN
(FEL) MANTENER
Simulación de Procesos Monte Carlo
Software
Aspen Plus, CHEMCAD III, Análisis Gestión de
Design II for Windows, Riesgos Mantenimiento
HYSIM, Inicio / Cierre en I&P
PRO/II-PROVISION, Obra
WinGEMS
Evaluación
de Procesos M,E,C,I Especificaciones
Planif.
Planif.
Control
IPE Re Ma Instalación
Físico / Lista
Ingeniería SCM Ingeniería
quiteri Materiales y
Financiero
de Planos de siciale Equipos
Estimados de
Formulación / ón s
Implantación Diseño Materiales Mant
PRIMAVERA
MONTECARLO
Icarus 2000 Primavera
Costo / Inspección
SICOBER
Estimados
Tiempo / Valuación de
Clase I
Recursos Obras
Sicost
SCO
DISEÑOS TIPICOS CAD / CAE

DOCUMENTACION NOVAMANAGE
19
CONTROL DE GESTION Revisión 0. Octubre 1999
ESTRATEGOS/IGG/AMBIENTE INTEGRADO MANT
SISTEMA CORPORATIVO SBI/SAP (PS)(PM)
En la parte superior de la lámina se presentan las fases de Definición y Desarrollo

(F.E.L), Implantar y Operar/ Mantener.
En el lado izquierdo se muestra los sistemas que apoyan la fase de Definición y
Desarrollo (F.E.L), como son, Simuladores de Procesos, Icarus Process Evaluator
(IPE), Icarus 2000, Primavera, Montecarlo y SICOBER.
En la parte central de la lámina se presentan los sistemas que apoyan a la ejecución de
proyectos en la fase de Implantación, como son el Sicost (Estimados de contratación),
SCM (Control de materiales), así como las herramientas de cálculo de las diferentes
disciplinas.
En la parte derecha de la figura, se presentan los sistemas que soportan la gestión de
Optimización de Infraestructura.
En la parte inferior se presentan las herramientas CAD / CAE, que apoyan a la
ejecución de proyectos, en lo correspondiente a diseño, e igualmente en la fase de
Operar y Mantener al custodiar los planos actualizados durante la vida útil de las
instalaciones.
También en la parte inferior se muestra el sistema de documentación
(NOVAMANAGE), para guardar en forma digital la información que se genera
durante la ejecución del proyecto y su actualización durante la vida útil.
El sistema balanceado de indicadores (SBI), utilizando el software corporativo
Estrategos, para llevar los indicadores de gestión. Finalmente, los módulos de
proyectos (PS) y mantenimiento (PM), que integran la información de control de
proyectos y mantenimiento con el sistema SAP.
6.4 Sistemas de Medición
Esto involucra las medidas de control del progreso del Plan de Implantación de
Mejores Prácticas (IMPEP), la creación de valor y ahorros obtenidos por su

implantación, la medición de la gestión anual por refinación y benchmarking

internacional
1. Actividades planificadas versus reales

2. Sistema Balanceado de Indicadores (SBI)
3. Ahorros obtenidos y creación de valor
4. Benchmarking Anual. Mandatorio para proyectos. La selección de los
proyectos al Benchmarking se hará en conjunto I&P y Refinación.
7. Estrategias de Implantación
El trabajo utilizará unas estrategias que le permitirán su rápida aceptación e
implantación en el Sistema de Refinación para obtener logros inmediatos y tangibles
en el corto plazo. Por ello se enfoco en tres grupos, unas estrategias maestras, unas de
adiestramiento y la medición del IMPEP.
 Maestras
 Adoptar, adaptar y copiar. Se considerará toda la información,
procedimientos, sistemas existentes en PDVSA a nivel nacional e
internacional, para su aplicabilidad y fácil adopción en refinación. Para ello
se tomaron como aportes iniciales los trabajos existentes en:
1. Sistema Citgo
2. Sistema de Calidad de I&P Anzoategui
3. Portafolio de Competencias de Recursos Humanos de PDVSA
4. Aplicación de Mejores Prácticas de la Independent Project Analysis (IPA),
y del Construction Industry Institute (CII)
 Adiestramiento

 Adiestramiento "a la medida"

 Por expertos I&P/CIED
 Medición
La gestión de proyectos será medida en base:
 Sistema Balanceado de Indicadores (SBI)
 Benchmarking Anual con IPA
 Actividades planificadas versus reales
 Ahorros obtenidos y creación de valor
8. Propuesta de Prioridades a Corto Plazo
1998 1999 2000 2001

Plataforma Base
GGPIC X
Planificación y Control X
Mitigación de Reclamos X
Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo X X
Ambiente Integrado de Información de I&P X X
Ingeniería de Costos X
Negociación de Contratos X
Post Mortem de Proyectos X
Lecciones Aprendidas X X
Mejores Prácticas
Grado de Definición (FEL, PDRI) X
Análisis de Costo - Beneficio – Riesgo X
Ingeniería de Valor X
Constructibilidad X
Integración de Propuestas X X
Mantenimiento Predictivo X
Selección de Tecnología X

Estandarización de Especificaciones X X X
Minimización del Desperdicio X
Simplificación de Procesos X
Optimización de Energía X
Modelaje de Procesos X
Diseño a Capacidad X
9. Plan de Actividades
1998 1999 2000 2001
Elaboración de Procedimientos
Ingeniería de Valor X
Análisis de Costo – Beneficio- Riesgo X
PDRI X
Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo X
Análisis de Constructibilidad
X
Análisis de Riesgo de Costo y Tiempo
X
Post Mortem de Proyectos
X
Integración de Propuestas
Selección de Tecnología X
Mitigación de Reclamos X
Mantenimiento Predictivo X
Estandarización de Especificaciones X X X
Diseño a Capacidad X
Minimización del Desperdicio X
Simplificación de Procesos X
Optimización de Energía X
Modelaje de Procesos X
Competencias/Brechas Procesos Claves
Planificación y Control X X
Gerencia de Proyectos X
Prácticas Nuevas X X X
Ingeniería de Costos X
Contratación X
Ambiente Integrados de Información de I&P

SICOBER (Análisis de Costo – Beneficio – Riesgo) X X
Lecciones Aprendidas de Proyectos (INTRANET M&M) X X X
SICOST (Estimación de Costos, Licitaciones de Obras) X X X
ICARUS 2000 (Ingeniería y Estimación de Costos) X
Primavera (Planificación y Control) X X
Montecarlo (Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo) X X
IPE (Ingeniería de Procesos) X X
SAP PS (Control de Proyectos) X X

10. Cronograma de Actividades del Plan de Implantación de

las Mejores Prácticas (IMPEP)
Este cronograma esta desarrollado en Microsoft Project como se muestra en Microsoft

Project a continuación.
11. Alineación del Plan de Mejores Prácticas al SBI de

Refinación
La implantación del Plan de Mejores Prácticas de proyectos en refinación deberá

impactar positivamente la gestión anual del manejo de proyectos, la cual será medida
bajo un Sistema Balanceado de Indicadores que considerará las desviaciones en

costo, tiempo y rentabilidad u operabilidad de los proyectos. Este Sistema Balanceado

de Indicadores se resume en 1999 en:
Mínimo Meta Máximo

Valor multiplicador ½ 1 2
Categorías ES+CD ES+CD ES+CD
Calificación 40% 60% 75%
Las categorías ES y CD significan respectivamente proyectos resultantes con

ejemplos a seguir y cumplió desempeño.
Ejemplos a Seguir (ES):

Aquellos presentan tres (3) o más variables de medición calificadas como Supera
Expectativas (SE), y no tienen ninguna variable calificada como Por debajo de
Expectativas (PDE).
Cumplió Desempeño (CD):

Aquellos proyectos que presentan dos (2) o menos variables calificadas como Supera
Expectativas (SE), y no tienen ninguna variable calificada como Por debajo de
Expectativas (PDE).
El intervalo de medición para las desviaciones de las variables de tiempo y costo

están constituidos por tres calificaciones:
Supera Expectativas (SE): entre -5  x  5

Cumplió Expectativas (CE): entre -10  x< -5 y 5 < x  10
Por debajo de Expectativas (PDE): entre x < -10 y x > 10
( PDE )[ CE )[ SE ]( CE ]( PDE )
-10 -5 0 5 10

Para mayores detalles, consultar el instructivo para el Sistema Balanceado de

Indicadores de Inversiones de Refinación en el anexo 1.
Periódicamente debe registrarse en la Gerencia de Inversiones de Refinación los

ahorros obtenidos o creación de valor en los proyectos por la aplicación de las
mejores prácticas con su respectiva documentación y soportes.
12. Benchmarking a Proyectos de Refinación
Anualmente se seleccionarán los proyectos concluidos en Refinación, candidatos a

efectuárseles Benchmarking con la empresa Independent Project Analysis (IPA) para
la evaluación de su gestión de todo el manejo del proyecto. Esta actividad se hace a
través de la Gerencia de Definición y Desarrollo (FEL) de Ingeniería y Proyectos
Corporativo, quienes son custodios del proceso.
13. Organización del Plan de Implantación de las Mejores

Prácticas
1. Roles
Para que el Plan de Implantación de Mejores Prácticas se ejecute de manera efectiva
es necesario que este tutelado desde el más alto nivel de la organización dueña y de la
ejecutora de proyectos, hasta el líder que funcione como punto focal en las diferentes

refinerías. Es por ello que este plan debe ser coordinado por patrocinadores
principales y de apoyo de Refinación e Ingeniería y Proyectos cuya misión es velar
por su implantación y lograr que se sistematice dentro del Sistema de Refinación.
Estructuralmente estará conformado por patrocinadores principales, de apoyo,
coordinadores de las áreas, champions y líderes de mejores prácticas
Patrocinadores Principales : conformados por el Director de Refinación y el

Director - Gerente de Ingeniería y Proyectos (I&P). Es el más alto nivel jerárquico y
tutela el proceso.
Patrocinadores de Apoyo : conformado por la Gerencia de Inversiones de

Refinación y la Gerencia Corporativa de Ingeniería y Mantenimiento de I&P. Este es
el nivel corporativo encargado de la creación e implantación de las mejores prácticas
en el Sistema de Refinación, mantienen informados a los patrocinadores principales.
Coordinadores de Areas: constituido por los Gerentes Técnicos de las

Refinerías. Se encargan de la viabilidad de la implantación de las mejores prácticas
en sus áreas de acción en conjunto con los gerentes de oficina de I&P que están en
contacto continuo con los patrocinadores de apoyo.
Champions: son los Gerentes de Proyectos de cada refinería tanto FEL como
de Ejecución, deben garantizar la implantación sistemática de las mejores prácticas en
todos sus proyectos.
Lideres de Mejores Prácticas: son escogidos por los Champions, son los
puntos focales directos que coordinan el progreso del plan de implantación en las
refinerías y mantienen un contacto continuo y directo con la gerencia patrocinadora
de apoyo; sirve de asesor del plan los líderes de proyectos.

2. Redes de Conocimientos
Se debe aprovechar el conocimiento que posee la Corporación en todas sus Areas

Operacionales y en las Oficinas Centrales de Servicios/UBS; así como promover el
aprendizaje continuo de la Organización. Para ello se deberá maximizar el uso de las
redes de Conocimiento por medio de los diferentes mecanismos y medios de
comunicación posibles dentro de PDVSA. Se cuenta con el apoyo de la Gerencia de
Inversiones de Refinación quien facilitará este proceso entre las organizaciones que
así lo requieran; y con el soporte de los medios que posee la Corporación, tales como:
Lecciones Aprendidas en Intranet; relación con personal calificado y de alto nivel de
experiencia; Internet y Videoconferencia. Actualmente se están desarrollando otros
Sistemas, tales como: Sistema Unico de Calidad con certificación ISO 9000 para la
ejecución de proyectos, Ambiente Integrado de Información de I&P, Páginas
Amarillas (listado de personal con las mejores calificaciones y experiencias en áreas
especificas de aplicación), que contribuirán a la consolidación de las redes de
conocimientos.
De esta manera se garantizará que fluya el conocimiento de donde este hacia el lugar
que se requiera para asegurar un manejo y ejecución de proyectos de alto nivel
comparables internacionalmente. Estas aplicaciones de comunidades de conocimiento
están actualmente en elaboración y en la medida que se implanten se colocarán a
disposición de los usuarios.
14. Anexos
Anexo 1: Instructivo para el SBI de Inversiones de Refinación
Anexo 2: Progreso del IMPEP en el Cronograma de Actividades
Anexo 3: Presentaciones de Avances del IMPEP
Anexo 4: Procedimientos elaborados

. Procedimiento de Ingeniería de Valor

. Procedimiento de Grado de Definición (PDRI)
. Procedimiento de Costo-Beneficio-Riesgo
. Instructivo de Costo-Beneficio-riesgo
. Procedimiento de Análisis de Riesgo de Costo y Tiempo
. Procedimiento de Integración de Propuestas- Proyectos
. Procedimiento de Post-Mortem de Ejecución
. Documento de Soporte de Decisión –DSD1
. Resumen Técnico Económico Etapa Definición RTE1
. Resumen Técnico Económico Ejecución RTE2
. Resumen Técnico Económico Cambios Alcance RTE3

Libro de Mejores Practicas

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Libro de Mejores Practicas

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

PLAN DE IMPLANTACION DE LAS

En 1996 la Coordinación Técnica de PDVSA consciente de las debilidades presentes

2 Revisión 0. Octubre 1999

Igualmente con el apoyo de Ingeniería y Proyectos (I&P), se da comienzo al Plan de

El propósito del Plan de Implantación de Las Mejores Prácticas (IMPEP) es el de

2. Visión de Inversiones en Refinación

Mantener una Cartera Proyectos de Inversiones de Refinación con máxima

3. Diagnóstico del Manejo de Proyectos

3 Revisión 0. Octubre 1999

Para el diagnóstico del manejo de proyectos se han tomado en consideración los

a. Resultado de los Benchmarking realizado por IPA

 Deficiencias en la Visualización, Conceptualización, Definición, Ejecución y

b. Resultados de la Gestión de Inversiones de Refinación

 El 50% de los desembolsos de la cartera de inversiones de 1998, estuvo asociada

4 Revisión 0. Octubre 1999

económica para aprobación. Hasta ese momento no era práctica obligatoria en la

Reforzar competencias claves en:

4. Objetivo del Plan de Implantación de las Mejores

5 Revisión 0. Octubre 1999

Implantar progresiva y sistemáticamente las Mejores Prácticas en Proyectos, con

Las principales metas fijadas a corto plazo y monitoreadas en el Sistema balanceado

METAS 1998 1999 2000 2001

5. Elementos que conforman el Plan de Mejores Prácticas

Los elementos que conforman el Plan de Implantación de las Mejores Prácticas de

5.1 Plataforma Base

Los elementos a desarrollar dentro de esta plataforma son:

6 Revisión 0. Octubre 1999

2. Fase de Definición de Proyectos

5.2 Mejores Prácticas

7 Revisión 0. Octubre 1999

5.3 Definición de los Elementos del IMPEP

GGPIC (Guías de Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital): Son las

Planificación y Control: Es una metodología que permite estructurar la ejecución de

8 Revisión 0. Octubre 1999

proyecto, para lo cual la Corporación dio su aprobación.

Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo: Es una metodología de gerencia que le

Negociación de Contratos: La negociación de los contratos tanto para la

Existen procedimientos y guías de contratación tanto en las GGPIC como en los

9 Revisión 0. Octubre 1999

Manuales Funcionales de PDVSA y en intranet en la sección de Mecanismos de

Mitigación de Reclamos: Es una guía para mitigar el impacto de potenciales

Ambiente Integrado de Información de Ingeniería y Proyectos (AIIP): Consiste

10 Revisión 0. Octubre 1999

mantenimiento de las instalaciones.

Post-Mortem: Es un documento que recopila información técnica de todos los

Lecciones Aprendidas: Es una colección organizada de conocimientos y

11 Revisión 0. Octubre 1999

Grado de Definición (Evaluación PDRI e Indice FEL): Es la práctica que permite

12 Revisión 0. Octubre 1999

Análisis de Costo–Beneficio-Riesgo: Metodología que permite evaluar

Constructibilidad: Se define la constructibilidad como el uso óptimo de los

Selección de Tecnología: Es un proceso formal para asegurar que todas las

13 Revisión 0. Octubre 1999

Se espera con la implantación de este elemento hacer un procedimiento y garantizar

Mantenimiento Predictivo: Es el tipo de mantenimiento en el que los equipos son

Modelaje de Procesos: Es una técnica de simulación para examinar los objetivos de

14 Revisión 0. Octubre 1999

minimizan los costos. Típicamente se requiere de un software especializado de

Optimización de Energía: Es una metodología de simulación que permite la

Simplificación de Procesos: Es un método analítico para la reducción de costos tanto

Minimización del Desperdicio: Es la práctica de minimizar la producción de

15 Revisión 0. Octubre 1999

Requiere de un entendimiento detallado de la tecnología. Debe ser implantado

Efectividad en el Diseño: Esta práctica establece la necesidad de que la calidad de la