Actividad 3.

Unidad 1

Presentado por:

Viviana Paola Velasquez Triviño

Tutor:

Edgar Olmedo Cruz Micán

Escuela Colombiana De Carreras Industriales

Especialización En Gerencia De La Seguridad Y Salud En El Trabajo

2021
 1. Gestión del alcance

Introducción

La implementación del sistema de gestión hospitalaria se realizará en la sede principal

de la fundación Santa Fe de Bogotá.

Se utilizará la metodología de proyecto de Philips (mapeo, adherencia,

documentaciones, manuales, Gestión del Cambio, etc) El equipo de TI será centralizado. Es

decir, se contará con un solo equipo de TI.

Se hará Implementación de procesos estándares para cada entorno, por sobre

adaptaciones particulares en cada área, centro o servicio.

Se tendrá una central de registros. Es decir, un equipo de personas que harán los registros

de todas las unidades. Ejemplo: materiales y medicamentos, procedimientos, médicos,

aseguradoras, servicios (sectores) etc.

Se tendrá una persona de TI por cada consultor de Philips. Es decir que esta persona

será sombra del consultor e irá aprendiendo sobre Tasy en la implantación, y al final tendrá

conocimiento similar al de un consultor Philips.

Se tendrá un gerente de proyecto por parte de la Fundación Santa Fe de Bogotá.

Se tendrá un comité estratégico del proyecto con personas de Philips y la Fundación

Santa Fe de Bogotá.

Se tendrá disponibilidad de personas de los diferentes servicios (llamados “Key Users”)

para participar en el mapeo de procesos, el análisis de adherencia y los entrenamientos.

Los entrenamientos serán realizados a los Key Users. El Key User replicará este

entrenamiento a los usuarios finales.

 Los registros serán realizados por los miembros del equipo de proyecto que pertenecen

a la Fundación Santa Fe de Bogotá. Se puede hacer migración de muchos registros. En caso

de migración masiva de registros, el equipo Philips hace esta migración.

La implantación será centralizada. Ejemplo: se realizara el mapeo de proceso de todos

los servicios que utilizan agenda. Después se hará una adherencia con todos los servicios que

participaron del mapeo de proceso, paso siguiente, uno o más entrenamientos de los mismos

servicios que participaron del mapeo de proceso y de la adherencia.

Se tendrá disponibilidad de los proveedores de los software con los que tendremos

integración con Tasy. Las integraciones serán responsabilidad del equipo de Philips.

Philips y la Fundación Santa Fe de Bogotá harán una alianza para la localización del

producto Tasy in Colombia (Reference SiteAgreement).

1.1 Organización y gobernanza

Establecer una organización clara y efectiva es clave para el éxito del Proyecto.

Asegurar que la organización del Proyecto cumpla con los requisitos del Proyecto es una

tarea inicial y continua. Una organización de proyecto efectiva requiere una combinación

de roles definidos, claros junto con los arreglos de informes que son necesarios para

entregar los resultados deseados del proyecto. Se propone que la gobernanza se gestione de

la siguiente manera:
 1.2 Entregables del Proyecto
Nombre Entregable
Acta de constitución
Prediseño
Plan de Dirección de Proyectos
Manual de usuario TASY
Acceso y entrega del servidor TASY
Montaje de Tasy
Control de presupuesto
Informe de cierre
Descripción del Entregable
Presenta lo que se va a contener el proyecto, en alto nivel.Punto
de partida para inicio del proyecto.
Se realiza el prediseño del software TASY dejando plasmado todas las
características y utilidades de este para cada proceso.
Plasma en forma ordenada, detallada y estructurada todo lo quese va a
realizar en el proyecto
Una vez el equipo de ingenieros de software expertos en Oracle,
entrega el diseño del software listo y aprobado para implementación
a través de un manual de usuarios
El responsable del área de sistemas de la fundación será responsable
del uso que se le de al servidor instalado para el uso y
almacenamiento de datos TASY
Se instala TASY y se entrega un listado de usuarios claves de acceso al
software
Se realiza una entrega semanal, el cual es un informe del
presupuesto en las fases de implementación hasta el fin del
Proyecto, el presupuesto postcierre se presentará para procesos de
soporte técnico
Se realiza la entrega y firma del documento donde certifica que el
proyecto ha finalizado y hasta ahí llega la gestión del mismo, se
presenta propuesta para soporte postcierre con su respectivo
presupuesto a 60 meses.
 MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES Titulo Área principal de enfoque responsable
- Programación integrada del programa de
desarrollo y aprobación de implementación:
Titulo Área principal de enfoque responsable - Escalamiento para BIU MT;
- Gestión integral de proyectos.
- Proporcionar sugerencias para la gestión integral
General Manager, EMR - Patrocinador, Comité Directivo de requisitos / flujo de trabajo de forma integral a
Integrated Program lo largo del proyecto; Mejora de la planificación y
/ o metodología integral.
- Patrocinador, Comité Directivo Manager - Proporcionar orientación e información sobre el
Business Group Manager alcance y la estrategia de implementación.
- Guía de Estrategia de Marco;
- Formular y liderar integración, seguridad de datos
- Liderazgo y orientación general;
Senior Global Leader - - Punto de escalada para el BIU y el Mercado;
y migración / flujo de datos;
- Estrategia, gestión de contratos:
- Asesor Estratégico para el Despliegue
EMR Sales/Services General de EMR Dirección comercial para - Gestión del alcance (respecto a la
Project Owner la contratación; implementación)
Solutions Architect - Informes de estado
- Comité Directivo.
- Gestión de la calidad
- Gestión del alcance

- Consejo Asesor de Philips BIU - Gestor de proyectos orientado al cliente:

R&D Director - Punto de contacto único del cliente
Project Manager (documentación y comunicación formal).
PMO Director - Consejo Asesor de Philips BIU - Planificación y organización de proyectos.
- Introducción de contenidos para la planificación e
Product/Marketing implementación de la metodología Tasy EMR.
- Consejo Asesor de Philips BIU - Aclaración de requisitos de conducción.
Director - Implementación del producto al cliente.
- Contenido del alcance (respecto a la
CMO (Chief Medical - Apoyar la gestión del cambio clínico; Consejo implementación).
Officer) asesor clínico. - Gestión de riesgos.

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Titulo Área principal de enfoque responsable Titulo Área principal de enfoque responsable
- Líder de recursos humanos para servicios locales y Product Manager - Definición del alcance del producto; Establecimiento de
equipos de apoyo. Asesor Senior para proporcionar prioridades; Tasy EMR roadmap.
Operations orientación de proyectos relacionados con los requisitos
Manager culturales. In-market Product - Definicióndel alcance del producto para la región;
- Evaluación previa del proceso de negocio del cliente; Establecimiento de prioridades;
Mapeo del proceso de negocio del cliente; Manager - Tasy EMR roadmap para la región.
- Describa los requisitos del cliente; Preconfiguración de
Consultant Tasy EMR; - Evaluación previa del proceso de negocio del cliente;
- Integrar herramientas e interfaces a sistemas de terceros; Mapa del proceso de negocio del cliente;
- Configuración, Registro y Validación; Business Analyst - Describa los requisitos del cliente;
- Análisis de adherencia (Prueba de aceptación); Mantener Involved in Co- - Mantener y firmar documento de análisis de adherencia;
y firmar documento de análisis de adherencia; Entrenar a Design Alcance del producto y gestión de requisitos.
los usuarios;
- Realizar pruebas piloto y paralelas; - Equipo de desarrollo de coordenadas;
- Proceso Go-live (transición al entorno de producción). - Garantiza que las brechas serán desarrolladascon
R&D Managers calidad, a tiempo; Responsable de los recursos del
proyecto, planificación y control; Decisiones estratégicas
- Validar la infraestructura del cliente y el servidor. sobre el proyecto.
Instalar y probar la base de datos
Consultancy (IT - Instalar Tasy EMR en el servidor de producción
Specific)
- Identificar puntos de localización y mejora; Evaluación
de requerimientos; Modelamiento de datos;
Systems Analyst - Especificación de requisitos del producto; Elaboración de
la interface de usuario; Desarrollar declaración de
trabajo.

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 Titulo Área principal de enfoque responsable
Project Sponsor Patrocinador, Comité Directivo
Actúa como un punto de referencia sobre cómo se hacen
las cosas desde una perspectiva clínica y / o RCM.
Comunique y eduque cómo las partes interesadas importantes
Champion (Clinical necesitan la aplicación de EMR para funcionar;
and/or Mantener “buy-in” al proyecto; Visión general del flujo de
RCM specialist)
trabajo clínico y / o RCM; Designar un especialista en
aplicaciones / analista de áreas clínicas y / o RCM.
Planifica y coordina el proyecto con el gerente de proyecto de
Project Manager* Philips; La comunicación, manteniendo a las personas
involucradas al día con la información del proyecto;
*(Recurso Planificación y gestión de recursos, riesgos e indicadores de
completo
proyectos, así como control de tiempos, plazos, entregas,
dedicado a la
implementaci calidad y cierre de proyectos; Administra a los analistas de TI
ón del y los Usuarios Clave, buscando dedicación, enfoque y
proyecto proactividad en las tareas relacionadas con la entrega del
EMR.) proyecto.

IT Analyst* Ayudar al consultor a establecer un vínculo con las áreas

operativas, para monitorear las actividades del consultor y
*(Recurso aprender cómo administrar mejor el sistema Desarrollar
completo
informes, monitorear el progreso de las órdenes de servicio
dedicado a la
implementaci y ayudar al equipo de Philips en las situaciones relacionadas
ón del con el proyecto; Identificando las desviaciones, para que el
proyecto comité ejecutivo pueda trabajar en esta información.
EMR.)
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Alcance del Proyecto (módulos, tareas x Horas)

Módulos Horas Módulos Horas

Activos Fijos 80 Facturación (Convenio y Particular) 96
Administración del Sistema 48 Farmacia 258
Administración de Contratos/Precios 164 Fiscal 120
Agenda 400 Flujo de Caja 64
Anatomía Patológica 28 Gestión de reportes 64
Archivo Clínico 64 Guías y Autorizaciones de convenio 72
Auditoria 64 Higienización 64
Banco de Sangre 48 Historia Clínica 326
BSC - Balance Scorecard 80 Home Care 64
Calidad 88 Inmunizaciones 16
Central de Esterilización 84 Integraciones 688
Centro Quirúrgico 176 Laboratorio 52
Check-up 80 Mantenimiento 128
Compras 140 Nutrición 96
Comunicación 12 Prescripción Electrónica 240
Contabilidad 228 Presupuesto 80
Control Bancario 88 Proyectos de Inversión 144
Control de Infección Hospitalaria 108 Quimioterapia 172
 Costos 168 Radioterapia 18
Cuentas por Cobrar 168 Recepción / Internación 140
Cuentas por pagar 112 Registro y Funciones Generales 336
Dashboards 152 Retorno de Convenio 96
Enfermería 182 Servicio de Atención al Paciente 44
Exámenes (Imágenes Diagnósticas) 28 Soporte a la decisión Clínica 80
Urgencias 132 Stock y Almacén 216
Visitas 48 Tesorería 72
Traspaso a Tercero 112 Total 6876
Tarea Horas
Prueba Piloto 160
Preparación para Go-Live 48
Operación Asistida 1280
Gestión del Proyecto 2980
Total, de Horas
Consultoría 8364
Gerente 3460
Total, General 11824

Premisas del alcance del proyecto

• Implantación en las siguientes unidades: Hospital Universitario, Clínica de Urgencias

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“Morris y Tila Gutt”, Instituto de Cáncer “Carlos Ardila Lulle” , Centro Ambulatorio “Gustavo

Escallón Caicedo”, Centros médicos de atención prioritaria “FSFB más cerca” (Actualmente 2:

Unicentro y Fontanar), e Instituto de Medicina del Ejercicio y Rehabilitación “Vida Activa”.

• Se utilizará la metodología de proyecto de Philips (mapeo, adherencia, documentaciones,

manuales, Gestión del Cambio, etc)

• El equipo de TI será centralizado. Es decir, se contará con un solo equipo de TI.

• Se hará Implementación de procesos estándares para cada entorno, por sobre adaptaciones

particulares en cada área, centro o servicio.

• Se tendrá una central de registros. Es decir, un equipo de personas que harán los registros

de todas las unidades. Ejemplo: materiales y medicamentos, procedimientos, médicos,

aseguradoras, servicios (sectores) etc.

 • Se tendrá una persona de TI por cada consultor de Philips. Es decir que esta persona será

sombra del consultor e irá aprendiendo sobre Tasy en la implantación, y al final tendrá

conocimiento similar al de un consultor Philips.

• Se tendrá un gerente de proyecto por parte de la Fundación Santa Fé de Bogotá.

• Se tendrá un comité estratégico del proyecto con personas de Philips y la Fundación Santa

Fé de Bogotá.

• Se tendrá disponibilidad de personas de los diferentes servicios (llamados “Key Users”)

para participar en en el mapeo de procesos, el análisis de adherencia y los entrenamientos.

• Los entrenamientos serán realizados a los Key Users. El Key User replicará este

entrenamiento a los usuarios finales.

• Los registros serán realizados por los miembros del equipo de proyecto que pertenecen a la

Fundación Santa Fé de Bogotá. Se puede hacer migración de muchos registros. En caso de

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migración masiva de registros, el equipo Philips hace esta migración.

• La implantación será centralizada (Una del Hospital y otra de las unidades ambulatorias).

Ejemplo: haremos el mapeo de proceso de todos los servicios que utilizan agenda. Después

haremos una adherencia con todos los servicios que participaron del mapeo de proceso, y después

haremos uno o más entrenamientos de los mismos servicios que participaron del mapeo de proceso

y de la adherencia.

• Se tendrá disponibilidad de los proveedores de los softwares con los que tendremos

integración con Tasy. Las integraciones serán responsabilidad del equipo de Philips.

• Philips y la Fundación Santa Fé de Bogotá harán una alianza para la localización del

producto Tasy in Colombia (Reference Site Agreement).

 Plan de gestión del tiempo

Para monitorear y controlar el proyecto es necesario que se tome en cuenta el cronograma, las

tareas y los avances, pues para un adecuado control por parte del Project manager, se debe

monitorear el avance de cada una de estas variables, midiendo el uso, el trabajo real efectuado y el

trabajo planeado. Por lo cual estas variables se convierten en indicadores de efectividad de la

ejecución de las actividades asignadas.

Por otro lado, es necesario que se controlen los costos del proyecto y la relación entre lo

presupuestado, lo adquirido y lo gastado. Siendo este el indicador de costos.

Para las adquisiciones del proyecto se debe realizar el monitoreo de la matriz de adquisiciones,

en donde se podrá garantizar la asignación de los recursos requeridos por cada una de las fases del

proyecto.

De igual manera se debe ser muy meticuloso en el monitoreo de gastos pues el presupuesto no
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se puede superar, dado que la medición inicial de costos debe ser muy precisa.

Se evaluará un indicador de los hitos del proyecto, el cual permitirá visualizar el número de

hitos completados a tiempo.

Respecto a la calidad, es necesario medir el número de errores que puedan afectar el presupuesto

del alcance, pues permite monitorear las actividades que requirieron rehacerse en alguna fase del

proyecto, favoreciendo tomar acciones correctivas para mitigar o eliminar los errores identificados.

• Resumen de Cronograma de Hitos

Inicio del proyecto 26-abr-21

Acta de constitución del proyecto 27-abr-21
Acta con las brechas localizadas 21-sep-21
Informe con los requerimientos identificados 04-nov-21
Acta de resultados de casos de pruebas 20-dic-21
Equipos instalados y adecuados 22-feb-22
Migración de datos finalizada 01-mar-22
Integración de los datos finalizada 22-abr-22
 Informe de criterios técnicos de la implementación del proyecto 13-may-22
Informe de criterios funcionales de la implementación del proyecto 05-may-21
Acta de pruebas y resultados obtenidos 01-dic-22
Informe de integraciones 13-feb-23
Informe de pruebas de operación 29-may-23
Acta de aprobación del ambiente de producción 13-jul-23
Acta de pruebas con hallazgos identificados en pruebas de 19-sep-23
certificación
Certificados de asistencia de capacitación 01-dic-23
Sistema estabilizado 12-mar-24
Informe final de operación 24-abr-24

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 Línea del tiempo del proyecto

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 Plan de Gestión de los costos

Para los costos de implantación

Servicio Cantidad Valor Valor Total

Unitario
Consultoría de Implantación 8.364 Hrs $ 50,81 $ 424.978,00

Gerenciamiento de Proyecto 3.460 Hrs $ 73,36 $ 253.825,00

Implementación Forcare - - $ 116.000,00

Total, General 11.344 Hrs - $794.803,00
• La alimentación de los profesionales está incluida en el valor / hora.

• El pago de las horas se hará según ejecución.

• Los gastos de desplazamiento y alojamiento (Viáticos) son por cuenta del cliente.

• Valores en Dólares Americanos (USD)

• Contrato mínimo a 60 meses.

13 Modalidades de Licenciamiento para la adquisición del software TASY

CDU:

La Cesión de Derecho de Uso (CDU) corresponde a la comercialización de licencias de uso

del software por plazo indefinido.

La contratación de los servicios de Actualización y Soporte es parte integrante del contrato de

Cesión de Derecho de Uso (C.D.U.). Este contrato confiere al cliente los servicios de actualización

de versiones y soporte técnico durante su período de vigencia.

Valor Unitario da C.D.U. para 600 licencias (6 Unidades) $ 849,78

Mantenimiento, Soporte Técnico y actualización mensual para $32,73

600 licencias
Valores expresados en Dólares Americanos – USD
 Número de Valor Valor
Licencias Tasy Licencias Valor Total mantenimiento mantenimiento
C.D.U. mensual total (60 meses)
Usuarios concurrentes 600 $ 509.868,00 $19.638,00 $ 883.710,00
Forcare - $ 560.628,00 - -
LUT: La Licencia de Uso Temporal (LUT) corresponde al uso de licencias de software por

parte del cliente, así como los servicios de actualización de versiones y soporte técnico, por un

plazo previamente definido, es decir, mientras el contrato esté vigente.

Valor Unitario da L.U.T (600 licencias) $ 71,61

Número de Valor L.U.T Total

Licencias Tasy Licencias Valor L.U.T Mensual (60 meses)

Usuarios Concurrentes 600 $ 42.966,00 $ 2.577.960,00

Forcare - - $ 560.628,00
• El pago de Mantenimiento, Soporte Técnico y Actualización Mensual inicia después del
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Go-Live.

• El valor de las licencias fue dividido en 6 meses. El cobro comienza desde el primer mes

del proyecto.

• Valores en Dólares Americanos (USD)

• Forcare: volumen de 300.000 documentos / año entre 2 hospitales – contracto de 5 años

Para el licenciamiento LUT (RENTA)

• Los cobros empiezan desde el primer mes del proyecto.

• Valores en Dólares Americanos (USD)

• Ver los valores estándares del 2021

• Forcare: volumen de 300.000 documentos / año entre 2 hospitales – contracto de 5 años

 Comparativo costos LUT/CDU

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 EDS/WBS

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 Bibliografía

Cortina, A. (2013). PMBOK 5 edición. Academia: PMI Publications.

Evaluación guía SP.pdf global publicación 22 de marzo de 2021

Fuentes Velásquez, A. (s.f.). Indicadores de gestión, una hoja de ruta que toda organización debe

seguir. Obtenido de QuestionPro: https://www.questionpro.com/blog/es/los-indicadores-de-

gestion-una-hoja-de-ruta-que-toda-organizacion-debe-seguir/

Ingenio L. (2021). ¿Qué es PMBOK? ¿Cómo puede ayudar a tu formación? 19 de abril de 2021, de

Ingenio Learning Sitio web:

Colaboración dnp (2011) Sinergia documentos guías para elaborar indicadores.

Philips. (2018). Digital innovation in health - Propuesta técnica y comercial. Bogotá D.C.

Philips. (s.f.). Philips Tasy EMR. Recuperado el 18 de Noviembre de 2020, de

17
https://www.philips.com.ar/healthcare/resources/landing/tasy