LA PLANIFICICACION CONTABLE de una empresa consiste en establecer un conjunto de reglas

sobre la forma de llevar la contabilidad y un cuadro de cuentas, con las definiciones de cada una
de cuentas con las demás, desarrollado todo ello para una empresa concreta.

Plan único de cuentas parametrizado para el sector

agricola
Enviado por Lina Maria Tigreros Valencia

1. Estructura del plan único de cuentas

2. Centros de Costos
3. Dinámicas

Para las empresas en general, la contabilidad es una herramienta que contribuye a la

generación de información y análisis para el proceso de toma de decisiones, de gran
importancia en la gestión empresarial. Para las empresas agrícolas en particular, es importante
contar con sistemas de información contables adecuados, que mediante la parametrización de
transacciones contables, optimicen tiempos y recursos en el manejo de la información y
contribuyan a la gestión empresarial y a la toma de decisiones, evitando que la información sea
digitada dos veces, primero en costos y luego en contabilidad.
A continuación se establecen las cuentas contables que afectan cada uno de los procesos que
intervienen en el sistema de información contable de las empresas agrícolas y se presenta
su dinámica.
Con el fin de tener un registro uniforme de las operaciones económicas realizadas por las
empresas, transparencia de la información contable y lograr una mayor claridad y confiabilidad
al evaluar la situación y evolución de los diferentes sectores económicos, en Colombia opera
el Plan Único de Cuentas (PUC) para comerciantes, que es de obligatoria aplicación desde 1995
para todas las personas naturales y jurídicas obligadas a llevar contabilidad.
Inicialmente establecido con el decreto 2195 de 1992, al PUC se le han efectuado varias
modificaciones reglamentadas por los decretos 2650 de 1993, 2894 de 1994, 2116 de 1996 y 95
de 1997.

Estructura del plan único de cuentas

La estructura del PUC es:[1]
- Catálogo de cuentas
- Descripciones.
- Dinámicas.
Catalogo de cuentas : Contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, los grupos, las
cuentas y subcuentas correspondientes a los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos,
costos de ventas, costos de producción y cuentas de orden, identificando con
un código numérico. Su codificación está estructurada con base en niveles así:
- El primer dígito indica la: Clase
- Los dos primeros dígitos indican él: Grupo
- Los cuatro primeros dígitos indican la: Cuenta.
- Los seis primeros dígitos indican la: Subcuenta.
-A partir del séptimo dígito indica: Auxiliares
Las clases son las siguientes:

Centros de Costos
Costo de ventas
Costos de producción o de operación

Dinámicas
Las descripciones y dinámicas que aparecen transcritas a continuación, son las contenidas en
decreto Reglamentario 2650 de 1993, con las modificaciones y adiciones efectuadas por los
decretos 2894 de 1994, 2116 de 1996 y 95 de 1997.

Descripción
Registra el valor de los elementos básicos adquiridos a nivel nacional, o internacional para uso
en el proceso de fabricación o producción y que requieran procesamiento adicional. El costo lo
constituirá el monto total del valor del articulo mas los cargos incurridos hasta colocarlos en
bodega para ser utilizados; también se incrementara, posteriormente, con la diferencia
en cambio resultante del ajuste de las obligaciones en moneda extranjera contraídas para su
adquisición, si le es identificable.
DINAMICA.
Débitos.
 a) Por el costo de materias primas adquiridas para los procesos, excluido el impuesto a
las ventas que sea deducible de los recaudos por ventas del producto transformado.-
 b) Por el valor de los sobrantes del inventario-
 c) Por los ajustes de inventario de materias primas.-
 d) Por el valor de las materias primas devueltas por los clientes.-
 e) Por el valor del inventario final al cierre del ejercicio, cuando el ente económico
utiliza el sistema periódico.
Créditos.
 a) Por el valor de las materias primas que se entreguen para su utilización o
producción.-
 b) Por las notas débito a proveedores por devolución de materias primas.-
 c) Por el costo de las ventas de materias primas.-
 d) Por el costo de las materias primas dadas de baja.
 e) Por los ajustes de inventario de materias primas.
 f) Por el valor del inventario inicial al cierre del ejercicio, cuando el ente económico
utiliza el sistema periódico.-

Descripción:
Registra el costo de los artículos semielaborados, es decir que poseen un cierto grado de
terminación y para lo cual se ha incurrido en costos de materiales, mano de obra y costos
indirectos de fabricación que requieran procesos adicionales para ser convertidos
en productos terminados.-
DINAMICA.
Débito.
 a) Por el valor de los diferentes materiales directos, mano obra directa, costos
indirectos y contratos de servicios, registrados en la clase 7 y aplicados al respectivo proceso
productivo, a fin de mes.-
 b) Por el valor de las devoluciones de productos para ser reprocesados.-
 c) Por el valor del inventario final al cierre del ejercicio, cuando el ente económico
utiliza el sistema periódico.
Créditos
 a) Por el valor de los traslados a producto terminado.
 b) B) Por el costo de los productos dados de baja por ruptura e imperfectos.
 c) Por el valor de los subproductos fabricados para ser vendidos.-
 d) Por el valor del costo de los productos faltantes en los inventarios físicos efectuados.
 e) Por el valor del inventario inicial al cierre del ejercicio, cuando el ente económico
utiliza el sistema periódico.

Descripción:
Registra los costos en que incurra el ente económico en los procesos de siembra, desarrollo y
recolección de productos agropecuarios y/o piscícolas, los cuales son absorbidos en su
totalidad, toda vez que su periodo productivo termina con la primera cosecha.
DINAMICA.
Débitos.
a)Por el valor de los diferentes materiales directos, mano de obra directa, costos indirectos,
contratos de servicios, registrados en la clase 7 y aplicados al respectivo cultivo en desarrollo, a
fin de mes.-
Créditos.
 a) Por el valor de los traslados a la subcuenta respectiva de las cuentas 1430- productos
terminados.
 b) Por los costos incurridos en el proceso, en caso de pérdida de la cosecha.

Descripción:
Registra el valor de los costos incurridos por el ente económico en la cría, levante y ceba de
semovientes; siembra, cultivo y cosecha de productos, y demás costos relacionados con la
actividad agropecuaria, aplicados a semovientes y/o productos vendidos durante el ejercicio.
DINÁMICA
Débitos
a) Por el costo de los semovientes vendidos;
b) Por los costos incurridos y aplicados a las cosechas vendidas;
c) Por el inventario inicial cuando el ente económico utilice el sistema de inventario periódico;
d) Por la cuenta respectiva del grupo 62 - compras, cuando el ente económico utilice el sistema
de inventario periódico
Créditos
a) Por el inventario final cuando el ente económico utilice el sistema de inventario periódico, y
b) Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

Descripción:
Registra el valor de las materias primas, o materiales utilizados en el proceso de producción o
fabricación de los bienes destinados para la venta, los cuales guardan una relación directa con
el producto, bien sea por la fácil asignación o lo relevante de su valor.
DINÁMICA
Débitos
a) Por el costo de los materiales entregados para la producción, trasladados de la cuenta 1405 -
materias primas-
b) Por el valor de la materia prima vendida, cuyo ingreso se registró en la subcuenta 420505.
Créditos
a) Por el valor del traslado a producción en proceso o a fin de período;
b) Por el valor del traslado a la producción terminada a fin del período o del proceso
productivo;
c) Por el valor de las devoluciones de materiales, con cargo a la cuenta 1405 - materias primas,
y
d) Por la cancelación del costo de la materia prima vendida, al finalizar el ejercicio, con cargo al
grupo 59 - ganancias y pérdidas -.

Descripción:
Registra el valor de los salarios y demás prestaciones sociales incurridos directamente en el
proceso de elaboración o producción de bienes o la prestación de servicios.
DINÁMICA
Débitos
a) Por el valor de los sueldos, jornales y prestaciones sociales de los trabajadores que laboran
directamente en el proceso productivo
Créditos
a) Por el valor del traslado a los productos en proceso a fin del período;
b) Por el valor del traslado a los productos terminados a fin del período o del proceso
productivo, y
c) Por el valor del traslado al costo de prestación de servicios.

Descripción:
Registra el valor de los materiales indirectos, mano de obra indirecta y demás costos aplicables
al proceso de elaboración o producción de bienes o la prestación de servicios.
DINÁMICA
Débitos
a) Por el valor de los materiales indirectos entregados para la producción, trasladados de la
cuenta 1455 - materiales, repuestos y accesorios -;
b) Por el valor de los sueldos, jornales y prestaciones sociales de los trabajadores incurridos
indirectamente en el proceso productivo o la prestación de servicios;
c) Por el valor de los demás costos indirectos que incidan en el proceso productivo o la
prestación de servicios
Créditos
a) Por el valor del traslado a los productos en proceso a fin del período;
b) Por el valor del traslado a los productos terminados a fin del período o del proceso
productivo;
c) Por el valor del traslado al costo de prestación de servicios, y
d) Por el valor de las devoluciones de materiales indirectos, con cargo a la cuenta 1455 -
materiales, repuestos y accesorios -.

Descripción:
Registra el valor del costo de servicios recibidos en desarrollo de contratos celebrados por el
ente económico con personas naturales y/o jurídicas, a fin de ejecutar labores relacionadas con
la elaboración o producción de bienes o la prestación de servicios.
DINÁMICA
Débitos
a) Por el valor del costo de los bienes o servicios recibidos, previsto en el respectivo contrato
Créditos
a) Por el valor del traslado a los productos en proceso a fin del período;
b) Por el valor del traslado a los productos terminados a fin del período o del proceso
productivo, y
c) Por el valor del traslado al costo de prestación de servicios.
 
 
Autor:
Lina Maria Tigreros Valencia
 
[1] DÍAZ, Hernando. Contabilidad General. Enfoque práctico con aplicaciones informáticas.
Prentice Hall.

Catálogo de cuentas: para qué

sirve, estructura, tipos, ejemplo
Por
 Helmut Sy Corvo

El catálogo de cuentas es el índice o lista de las cuentas contables que utiliza una
compañía en su sistema financiero y que registra en su libro mayor, donde se anotan
todas las transacciones financieras realizadas por la empresa a lo largo de un período
contable.

Las empresas disponen de catálogos de cuentas para organizar sus finanzas,

separando los activos, pasivos, gastos e ingresos, para así poder obtener una imagen
clara de su situación financiera. El catálogo contiene los números y nombres de las
cuentas.

El catálogo de cuentas es una lista de las cuentas contables de una empresa

El libro mayor se estructura según el catálogo de cuentas previamente definido
durante la conformación inicial del sistema de contabilidad. El catálogo reúne las
transacciones similares en categorías determinadas, reflejando cómo se reportará la
información financiera del negocio en los estados financieros.
El catálogo de cuentas no solo debe satisfacer las necesidades de información de la
empresa, sino también los requerimientos legales, siguiendo para ello una secuencia
lógica.

Los sistemas de contabilidad automatizados recomendarán generalmente un catálogo

de cuentas de acuerdo a cada tipo de negocio o industria, y lo organizarán siguiendo
las principales clasificaciones contables.

Índice del artículo [Mostrar]

¿Para qué sirve un catálogo de cuentas?

El
catálogo de cuentas permite organizar las finanzas de una compañía
Los catálogos de cuentas tiene distintas funciones:

– Organizan las finanzas.

– Permiten que todos los trabajadores de una empresa puedan llevar el registro de las
operaciones de la misma.

– Facilita la consolidación de cifras financieras.

– Facilita la estimación de un presupuesto para un cliente o usuario de la empresa.

– Sirve para cumplir con la ley.

Estructura

Sin el catálogo de cuentas la información de activos, pasivos, ingresos y otros estaría

desorganizada
Los catálogos de cuentas están formados por rubro, cuentas y subcuentas.

Sin embargo, la estructura se puede dividir en:

 Rubro: pasivo fijo o a largo plazo, pasivo circulante o a corto plazo, activo diferido,
activo fijo, activo circulante (son los elementos del estado de situación financiera).
 Cuenta: proveedores, bancos, caja… (elementos que integran los costos, ingresos,
capital contable, pasivo, activo).
 Subcuentas: los elementos que forman parte de la cuenta principal.
A pesar de esta estructura general, el catálogo de cuentas es diferente para cada
empresa. Cada compañía prepara su catálogo particular, según sus propios
requerimientos. Esta estructura será tan compleja como lo sea la estructura
comercial de la empresa.

Numeración de las cuentas

A cada cuenta del catálogo se le asigna un único número o código como
identificación. Comúnmente, cada número de cuenta consta de dos o más dígitos que
dicen algo sobre la cuenta.

Por ejemplo, un código que comienza con “1” podría decir que la cuenta es un
activo y un código que comienza con “2” podría decir que la cuenta es un pasivo.
Normalmente, se dejan sin asignar algunos números, creando brechas entre ellos,
para permitir agregar más cuentas en el futuro.

Los números de cuenta de una empresa con diferentes departamentos pueden tener
dígitos que reflejen la operación o departamento con el que se relacionan.

Ejemplo
Los nombres de las cuentas se enumeran en el mismo orden en que aparecen en los
estados financieros. Primero se enumeran las cuentas del balance general y luego las
cuentas del estado de resultados:

Un catálogo puede tener una subclasificación de las cuentas basada en el tipo de

cada cuenta. Por ejemplo, se pueden catalogar las diferentes cuentas de efectivo en
la secuencia 1200–1299, las cuentas por cobrar en la secuencia 1300–1399, etc.
¿Cómo hacer un catálogo de cuentas?

Un catálogo de cuentas se puede realizar de forma manual, con programas básicos o con
programas específicos
Es esencial crear un catálogo de cuentas apropiado, porque es necesario para tomar
mejores decisiones. Se necesita diseñar el catálogo de cuentas formalmente. Los
factores para establecer los tipos y cantidades de cuentas son:

– Los requerimientos de la gerencia interna para tomar decisiones importantes.

– Los requerimientos de los entes externos que utilizan los estados financieros de la
empresa.

Cantidad de cuentas
Crear un catálogo de cuentas sirve para tener una visión general del negocio, pero
eso no significa que deba estar allí cada transacción al detalle. Por ejemplo, no se
necesita una cuenta para cada producto que se venda.

Se debe considerar combinar las cuentas que tengan similitudes, para así mantener
todo ordenado y fácil de leer.
Nombres informativos
Todos los nombres de cuentas deben tener un título claro para que todos
comprendan para qué sirve cada cuenta. Esto ayuda a clasificar correctamente las
transacciones de la empresa.

Los nombres de las cuentas nunca deben estar vinculados a un proveedor o cliente
particular. Por ejemplo, “Suscripción del software” es mejor que “Suscripción a
Microsoft”.

Eliminar cuentas antiguas

Para asegurar no arruinar los libros contables, es mejor esperar hasta fin de año para
eliminar cuentas antiguas e inactivas. También se debe evitar fusionar o renombrar
cuentas. Afortunadamente, se pueden agregar nuevas cuentas cuando se desee.

Ser consistente
Es importante tener un catálogo de cuentas que no varíe cada año. Esto brinda
información valiosa sobre cómo se administran las finanzas de la empresa.

Tipos de catálogos de cuentas

Existen distintos tipos de catálogos de cuentas:

Con sistema alfabético

Estos organizan las cuentas aplicando las letras del alfabeto.

Con sistema decimal

El sistema decimal de los catálogos de cuentas las clasifica tomando la numeración
del 0 al 9.

Con sistema numérico

En este tipo de catálogo se organizan todas las cuentas de una empresa,
clasificándolas en grupos y subgrupos a los que se les va asignando un número.

Cada grupo y subgrupo es identificado con una seguidilla de números, situación que
hace más fácil para que los terceros identifiquen a qué grupo pertenece cada cuenta.

Con sistema nemotécnico

Este tipo de catálogos clasifica las cuentas de manera tal que puedan ser recordadas
fácilmente. En este se le otorga una letra a cada cuenta.

Por ejemplo, a los activos se les asigna la letra “A”, a los pasivos la letra “P”, a los
ingresos la letra “I”, y así sucesivamente.

Con sistema combinado

Este tipo de catálogos organiza las cuentas mediante una combinación de todos tipos
ante mencionados.

Elementos de cuentas que conforman el

activo
Entre estos elementos del activo, algunos aparecerán y otros no en un catálogo de
cuentas, dependiendo de la empresa:

Caja o efectivo
Es un activo circulante en el que se refleja el dinero disponible de una empresa en un
momento determinado.

Caja chica
Es un activo circulante y esta representa la cantidad de dinero que tiene la empresa
para realizar pagos menores.

Banco
Es un activo circulante y comprende todo el efectivo disponible que tiene la empresa
depositado en los bancos.

Cuentas por cobrar

Son un activo circulante y representan todo lo que los clientes deben a la empresa.

Activos fijos
Son los bienes tangibles que tiene una empresa y que son adquiridos con el
propósito de usarlos siempre.

Entre estos se encuentran: equipo de oficina, edificios, terrenos, papelería y artículos

de escritorio, maquinarías, entre otros.

Otros
 Equipo de tienda y oficina
 Terrenos
 Depreciación acumulada
 Intereses por cobrar
 Notas por cobrar
 Seguros prepagados

Elementos de cuentas que conforman el

pasivo
Entre estos elementos del pasivo, algunos aparecerán y otros no en un catálogo de
cuentas, dependiendo de la empresa:

– Cuentas por pagar.

– Salarios por pagar.

– Intereses cobrados anticipadamente.

– Notas por pagar.

– Alquileres cobrados por adelantado.

– Acreedores hipotecarios.

– Proveedores.

– Préstamos a corto plazo.

– Préstamos a largo plazo.

– Otros.

Elementos de cuentas que conforman el

capital

Capital social
Se refiere a los importes correspondientes a los aportes de los accionistas.

Utilidades retenidas
Es el importe de la utilidad obtenida.

Pérdidas acumuladas
Se refiere a las pérdidas que ha tenido la empresa a lo largo de su historia, y que
hacen que disminuya el capital obtenido.

Ejemplo de un catálogo de cuentas

En el catálogo de cuentas anterior se han utilizado códigos de cuenta de tres dígitos.
El primer dígito muestra la clasificación principal de las cuentas, el segundo dígito
muestra la subclasificación de las cuentas y el tercer dígito identifica el nombre de la
cuenta específica. Por ejemplo:

Activos
– 1> La cuenta es una cuenta de “activos”.

– 11>> La cuenta es una cuenta de “activo corriente”.

– 110>>> La cuenta es una cuenta de “efectivo”.

Pasivos
– 2> La cuenta es una cuenta de “pasivos”.

– 21>> La cuenta es una cuenta de “pasivo circulante”.

– 210>>> La cuenta es una “cuenta por pagar”.

Además, en este catálogo de cuentas se puede observar que hay brechas entre
algunos códigos de cuenta. Estas brechas brindan flexibilidad para poder agregar
más cuentas, en caso de ser necesario en el futuro.

Referencias
1. Lianabel Oliver (2019). How the Chart of Accounts Can Help You and Why You
Should Care. Tomado de: medium.com.
2. Maire Loughran (2020). What Is the Chart of Accounts? Tomado de: dummies.com.
3. Robert MacNaughton (2019). What Is a Chart of Accounts, and Why Does It Matter
to My Business? Scale Factor. Tomado de: scalefactor.com.
4. Accounting for Management (2020). Chart of accounts. Tomado de:
accountingformanagement.org.
5. Germanna Community College (2020). Chart of Accounts. Tomado de:
APA
germanna.edu.
FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD"—
Transcripción de la presentación:

1  FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD

UNIDAD VIIFORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD

2  Concepto e importancia de los formularios

Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información para el
registro, control y/o proceso de las operaciones de la entidad. La aplicación de los
formularios es sumamente amplia en los negocios.Todas las empresas requieren
documentar sus transacciones y dejar evidencia del trabajo de los empleados.

3  Concepto e importancia de los formularios

Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están siendo
sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica, y debido a ello las
operaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciados,
autorizados y procesados en forma electrónica. Ej.: transacciones bursátiles.

4  Concepto e importancia de los formularios

Una de las características de la oficina del futuro, y hasta de la actual, es la tendencia a
eliminar los documentos escritos, para dar paso a un nuevo estilo de procesar las
transacciones; formularios computarizados.Los formularios no desaparecerán de las
empresas, pero su uso deberá minimizarse por razones de costos, espacio y rapidez.

5  IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS

Toda empresa tiene la necesidad de de implantar un plan para controlar los formularios y
la información en ellos contenida. Existen alguna señales que indican la necesidad de
implantar el control de los formularios, éstas son las siguientes:Formularios diseñados a
mano y reproducidos en fotocopiadoras.

6  IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS

Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden.Omisión de detalles
importantes para procesar la información, como por ejemplo: fecha, persona que inicia la
transacción o autorizaciones.Falta de prenumeración.Formularios con espacios reducidos
o inadecuados.

7  IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS

Errores en el llenado de los formularios, debido a mala explicación de los
campos.Formularios no codificados.Poca estética en el diseño de las formas.Formularios
en los cuales faltan la identificación de la empresa a la cual corresponde.
8  IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS
Todas estas señales hacen que surja la necesidad de implantar un adecuado control sobre
las formas.Las principales áreas de una empresa y los formularios aplicables a cada una
de ellas:Área de efectivoÁrea de compras e inventariosÁrea de personal.Área de
distribución y comercialización.

9  ÁREA DE EFECTIVOEl manejo de efectivo requiere que se implanten controles para

evitar el fraude o disposiciones no autorizadas.Para controlar el efectivo, podemos
dividirlo en dos tipos de operaciones:IngresosEgresos.

10  ÁREA DE EFECTIVOIngresos de efectivo: montos recibidos en concepto de ventas,

servicios prestados, intereses ganados por inversiones, ventas de activos fijos, cobranzas
de créditos otorgados y cualquier cantidad recibida por operaciones de la empresa.

11  ÁREA DE EFECTIVOEgresos de efectivo: constituidos por todos los desembolsos que

debe efectuar una empresa por la adquisición de bienes o servicios, pagar el personal,
pago de deudas o inversiones de excedentes de efectivo en general.

12  ÁREA DE EFECTIVOAl implantar controles tener en cuenta la relación costo

beneficio.Algunos de los formularios son:Vales de caja.Recibos de caja chica.Reposición de
fondo fijo.Orden de pago.Arqueo de fondos fijos.Planillas de depósito.Avisos de cheques
devueltos.Movimiento diario de caja.

13  ÁREA DE COMPRAS E INVENTARIOS.

La empresa debe poder determinar las mejores condiciones para efectuar adquisiciones
de bienes y servicios.Cuanto?Cuando?A quien?En que condiciones?

14  ÁREA DE COMPRAS E INVENTARIOS.

Los objetivos del sistema de control para los formularios deben ser:Asegurar que las
compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad adecuada y en la
oportunidad que se requiere.Realizar únicamente las compras que se requieren y no en
exceso.Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los proveedores.

15  ÁREA DE COMPRAS E INVENTARIOS.

Los principales formularios aplicables son los siguientes:Requisición de
materiales.Órdenes de compra.Entradas al almacén.Salidas del almacén.Tarjetas de
inventario.Notas de entrega de mercancía.

16  ÁREA DE PERSONALManeja y controla el personal de la empresa, sus datos, su

ingreso, egreso, evaluación y todas las actividades relacionadas.Los objetivos que deben
cubrir los formularios del área de recursos humanos son los siguientes:
17  ÁREA DE PERSONALRecopilar toda la información referente a los datos del
personal.Procesar los ingresos y egresos del personal.Controlar los desembolsos que se
originan por los pagos al personal.Manejar todas las actividades de reclutamiento,
selección, evaluación y diseños de carrera del personal.

18  ÁREA DE PERSONAL Tipos de formularios para area de RR.HH.:

Solicitud de empleo.Ficha del trabajador.Recibo de pago.Planificación de
vacaciones.Contrato de trabajo.Evaluación del personal.

19  ÁREA DE PERSONAL Requisición del personal.

Liquidación de prestaciones.Control de asistencia.Tarjeta de tiemposCada empresa puede
establecer otros formularios en el área que deben estar sujetos a las necesidades
especificas de la organización.

20  ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN.

Los formularios que se diseñan para esta área deben cumplir los siguientes
objetivo:Controlar las entradas y salidas de los inventarios por operaciones de
ventas.Controlar el proceso de facturación.Efectuar un seguimiento de los pedidos que
realizan los clientes.Cumplir con el manejo de las políticas de inventario.

21  ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN.

Debido a que en este renglón están involucradas cifras importantes por el manejo de los
inventarios, los controles que se plasmen en los formularios deben hacer énfasis en la
custodia y protección de tales activos.A continuación nombraremos algunos de los
formularios que deben ser llevados en ésta área.

22  ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN.

Nota de entrega de mercancías.Factura.Orden de pedido.Trasferencia entre
almacenes.Cotizaciones.Reporte de vendedores.Arqueo de facturas.

23  TÉCNICAS PARA EL DISEÑO DE FORMULARIOS.

Uno de los conceptos que requiere la aplicación de ciertas técnicas es el referente al
diseño de los formularios. Cabe la observación inicial de que cualquier técnica no será
mejor que el sentido común que se debe aplicar a la elaboración y confección de tales
herramientas.

24  CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS.

Las características mínimas que debe tener todo formulario son:Sencillez en su
diseño.Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.El orden
en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se
generan los datos.
25  CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS.
Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno,
sean incompatibles. P. ej.: la persona que conforma un informe de recepción no puede
aprobar la orden de pago o el cheque con el cual se cancela la obligación.

26  CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS.

Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que
manejan la información.En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto
costo/beneficio, se deben establecer formularios prenumerados.

27  CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS.

Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o
autorizaciones .Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma
que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área
específica y se indique la última fecha de revisión.

28  CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

De acuerdo a su presentación peden ser simples y compuestos:Simples: son aquellos
documentos que están representados por una sola forma y que no poseen copias anexas.
Ej: hojas membretadas para cartas o notas de depósitos en caja de ahorro con libreta de
ahorros.

29  CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

Compuestos: poseen mas de una hoja y son elaborados con base en un formato
predefinido, y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial. Se distinguen los
siguientes tipos:De bloques.Talonarios.Juego listo o snap out.Formas continuas.

30  CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

De acuerdo a su uso pueden ser: Para originar una acción, para registrar una acción o
para informar resultados.Para originar una acción: tiene el objetivo de iniciar el proceso o
procedimiento de algún grupo de tareas con un cierto objetivo. P. Ej.: la emisión de una
requisición de materiales puede dar origen a la emisión de una orden de compra.

31  CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

Para registrar una acción: están orientados a guardar información que puede ser
consultada posteriormente. Es importante su llenado correcto. Ej. Las hojas de vida del
personal o planillas de solicitud de empleo.

32  CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

Para informar resultados: son aquellos que son usados para mostrar cifras o análisis de
procesos que se encuentran estandarizados. Ej.: los análisis de crédito que son realizados
en las instituciones financieras, y que se encargan de comunicar a un comité acerca de la
situación financiera del solicitante.
33  CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.
De acuerdo a su elaboración pueden ser manuales, semi-mecanizados o
mecanizados.Formularios manuales: son formatos que son llenados en forma totalmente
manual. Es decir, no interviene el elemento máquina para su confección.

34  CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

Formularios semimecanizados: se llevan en parte manualmente y en parte, a través de un
elemento maquina (de escribir u ordenador).Formularios mecanizados: son elaborados
totalmente por una computadora, tanto los datos del mismo como los campos por
rellenar.

35  DISEÑO DE FORMULARIOSTodo formulario debe seguir una serie de principios

básicos para su diseño, que deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y
eficiencia de los procedimientos. Todo formulario debe cumplir al menos con los
siguientes principios:

36  PRINCIPIOS PARA DISEÑO DE FORMULARIOS

Facilidad para su relleno.Reducción de las posibilidades de error.Estética.Reducción de
costos.Algunos pueden parecer obvios, sin embargo, es común que en la práctica sean
pasados por alto.

37  PARTES DE UN FORMULARIO
Las partes que comprende un formulario son:Encabezado.Cuerpo
principal.Observaciones.Autorizaciones.

38  PARTES DE UN FORMULARIO
Encabezado de un formulario: se encuentra siempre en la parte superior y debe contener
al menos: el título, número y fecha de elaboración del formulario. En algunos casos, otra
información puede ser anexada en esta área, tales como observaciones o lugar de
emisión.

39  PARTES DE UN FORMULARIO
Cuerpo principal: contiene la información principal y relevante para procesar el formato.
En el caso de una factura, los campos de: código de producto, unidades, cantidad, precio
unitario, precio total, total general son totalmente indispensables.

40  PARTES DE UN FORMULARIO
Observaciones: esta área debe contener cualquier información que se considere
necesaria para la elaboración y aclaración de cualquier duda referente a la información
contenida en el formulario.

41  PARTES DE UN FORMULARIO
Autorizaciones: son los campos reservados para que las personas involucradas evidencien
su aprobación acerca del procesamiento de la información. Ej.: preparado por: revisado
por; autorizado por; contabilizado por.

42  PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS.

Facilidad para su relleno: la primera acción que se lleva a cabo en el diseño de un
formulario es el diseño de los campos solicitados. El espacio de los campos debe ser
suficiente para la escritura de los datos solicitados, debe facilitarla.No es lo mismo
formularios llenados a mano, a maquina de escribir o a computadora.

43  PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS.

Otro de los aspectos a ser tenido en cuenta es el orden en el cual es requerida la
información. Una de las fallas mas frecuente es el mal diseño de éstos en cuanto a que la
información a plasmar está solicitada en un orden diferente al cual se genera o se debe
rellenar, siempre debe seguir una secuencia lógica.

44  PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS.

Además de las características anteriores, u formulario puede llevar instrucciones para su
relleno.Otro de los principios en el relleno de las formas, es el establecimiento de
diferentes facilidades para el uso de los formularios, p.ej.: la legibilidad. Los campos que
tienen información de guía deben estar claramente definido y establecidos.

45  PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS.

La información contenida en un formulario tiene dos formas:Fija: es la que viene impresa
en el formulario y que debe ser claramente establecida.Variable: es aquella que es
suministrada por cada una de las personas involucradas en su elaboración. La
información de un formularios debe ser clara y comprensible por si sola.

46  PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS.

Reducción de las posibilidades de error: se reducen las posibilidades de error cuando se
establecen solo aquellos campos que sean necesarios y que no se recarguen con campos
que no sean utilizados en todo el proceso de su llenado.Otra cuestión a tenerse en cuenta
es lo referente a la separación entre columnas y líneas utilizadas.

47  PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS.

Un último aspecto a tener en cuenta es el referente a la adecuada asociación entre una
información variable y su correspondiente concepto. Esta situación se presenta cuando en
algunos formatos se requiere que la respuesta requerida sea cerrada.

48  PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS.

Estética: un formulario debe tener una buena apariencia física y esto dependerá de los
siguientes factores:DiseñoReproducciónPolíticas de imagen empresarialEl color y los tipos
de letras utilizadas son importantes desde el punto de vista de los usuarios de los
mismos.
49  PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS.
Reducción de costos: tan importante como los anteriores, establece que los formularios
deben elaborarse con un mínimo de costos y que al mismo tiempo cumplan con todas las
especificaciones de funcionalidad. Debe tomarse el análisis que se desprende de lso
formularios para mejorar, combinar o eliminar formularios-

50  DISEÑO DE UN SISTEMA DE FORMULARIOS.

Un sistema de formularios comprende todos los formatos, sus prácticas, normas y reglas
que rigen todo el manejo de la información escrita, a traves de los documentos en la
organización.

51  DISEÑO DE UN SISTEMA DE FORMULARIOS.

Para diseñar un adecuado sistema de formularios debemos contemplar las siguientes
etapas:Inventarios de formulariosAnálisis de formulariosClasificación de
formulariosCodificación de formularios

52  INVENTARIO DE FORMULARIOS
El primer paso es elaborar una lista de todos los formularios que sean manejados en
todos los departamentos, los formales y los informales. En esta etapa no se evalúa si
deberá continuar o discontinuar el uso de los formularios, sino únicamente deberán
relacionarse.

53  INVENTARIO DE FORMULARIOS
Para realizar este inventario, se pueden considerar los siguientes parámetros de
clasificación:Por áreas o secciones.Por tamaños.Por cualquier característica
física.Formales o informales.

54  ANÁLISIS DE LOS FORMULARIOS

Una vez efectuado el levantamiento de todos los formularios en uso, debe procederse a
evaluar su utilización.Cuando se lleva a cabo el análisis de los formularios, es necesario
relacionarlo con los procedimientos a los que están asociados, por ello deben plantarse
algunas preguntas como:

55  ANÁLISIS DE LOS FORMULARIOS

Existe la necesidad del formulario?El nª de copias es apropiado?La forma se encuentra
duplicada?Los campos impresos están claramente explicados?El nombre de la forma se
corresponde con el contenido?La información está orientada lógicamente.

56  ANÁLISIS DE LOS FORMULARIOS

El tamaño del formulario es el apropiado?La impresión de la forma es nítida?El formulario
se encuentra codificado?Los campos tiene el espacio adecuado para ser rellenados?
57  ANÁLISIS DE LOS FORMULARIOS
Luego de efectuarse un análisis de los formularios en la organización, se deben tomar las
siguientes decisiones:Formas que deberán eliminarseFormas que deben
combinarse.Rediseño de una forma.Creación de una forma.Continuación de la forma.

58  CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

Es un proceso por medio del cual se efectúa una agrupación de los formularios con base
en un criterio específico que pueden ser:Organigrama de la empresa.Grado de
intervención del computador.Su tamaño.Su propósito.El numero de
copias.Combinaciones de los anteriores.

59  Con base en el organigrama de la empresa.

60  CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

Con base en el grado de intervención de la computadora: se clasifican tomando en cuenta
la utilización del computador.Con base en sus tamaños: bajo este esquema las medidas
se establecen basadas en las normas emitidas por ISO.Con base al número de copias: de
acuerdo al nª de copias que contiene.

61  CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

Con base en su propósito: deben ser ubicados tomando en cuenta el objetivo para el cual
fueron diseñados:Registros contablesEfectuar solicitudesComunicar
órdenesAnálisisElaboración de informes.Registra operaciones diferentes a las
operaciones contables

62  CODIFICACIÓN DE FORMULARIOS
Una vez clasificadas, las formas deben ser clasificadas. Los métodos mas utilizados para
clasificar los formularios son:Método nemotécnico.Método de bloques.Método
alfanumérico.También conviene agregar la fecha de la última revisión, para saber si está o
no actualizado.

63  ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS A LOS FORMULARIOS

Ley 125/91Ley 2.241/04Res. 33/92Res. 34/92Res. 42/92Res. 235/94Res. 346/94Res.
55/95Res. 326/00Dto /00Res. 29/01Res. 46/03Dto /05Dto /05Res. 449/05Res. 1382/05

Los reportes contables son estados financieros preparados por contadores o por despachos
para mostrar la situación financiera de una empresa en un periodo de tiempo definido. Los
administradores utilizan reportes contables para apoyarse en la toma de decisiones, los
accionistas los utilizan para tomar decisiones de inversión y los proveedores los usan para
evaluar la capacidad de crédito de sus clientes. Existen cuatro reportes contables y estados
financieros que comúnmente las empresas elaboran y que son compartidos públicamente por
empresas que cotizan en bolsas de valores.

Balance general
El balance general ofrece una de las mejores perspectivas generales de los activos y deudas
de una empresa. Los inversionistas por lo general revisan el balance general para interpretar
si una empresa está muy apalancada, es decir, si la proporción de sus deudas es muy grande
y podría enfrentar dificultades para pagarlas. El balance general muestra el saldo actual de los
activos de la empresa, así como de sus riesgos y obligaciones con acreedores. Analizar el
balance general puede ayudarte a identificar las fuentes de fondeo de una empresa: efectivo o
deuda.

Estado de resultados
El estado de resultados muestra el comparativo de ingresos y gastos de una empresa durante
el último mes, trimestre o año y ofrece una perspectiva respecto de la capacidad de generar
utilidades. A los ingresos operativos se le restan los gastos del periodo, como gastos de
operación, de administración y ventas, depreciaciones y amortizaciones. Esto permite obtener
una expectativa de la habilidad de la empresa para generar ganancias provenientes de su
actividad principal. Posteriormente se consideran los ingresos y gastos extraordinarios para
obtener el resultado neto del periodo.

Estado de cambios al capital contable

El estado de cambios al capital contable muestra cómo la empresa ha retenido sus utilidades
en un periodo determinado de tiempo. Esto permite conocer si la empresa ha reinvertido sus
utilidades, distribuido dividendos a los accionistas o ha retenido utilidades para uso posterior.
A los inversionistas les interesa conocer los crecimientos del capital contable y saber qué está
haciendo la empresa con sus utilidades.

Estado de flujo de efectivo

Un estado de flujo de efectivo describe las operaciones de operación, inversión y
financiamiento de una empresa por un periodo de tiempo determinado. Muestra los flujos de
efectivo generados y utilizados, incluyendo el cálculo del aumento o la disminución de
recursos en el periodo. Las actividades de operación muestran el incremente o decremento de
recursos por dicho concepto. El flujo de efectivo de las actividades de inversión corresponde a
las ventas e inversiones en activos. Las actividades de financiamiento están relacionadas a la
emisión y re-compra de bonos y acciones