UPT JOSÉ ANTONIO ANZOÁTEGUI

PNF CONTADURÍA PÚBLICA

Contabilidad Especializada
Por Juan Carlos Ortega Marcano

Contabilidad de Hospitales y Clínicas

Hospital es un conjunto de elementos humanos, materiales y tecnológicos organizados adecuadamente para

proporcionar asistencia médica: preventiva, curativa y rehabilitación, a una población definida, en las condiciones de
máxima eficiencia y de optima rentabilidad económica. El trabajador y el paciente deben permanecer en condiciones
óptimas garantizadas por el diseño y Mantenimiento adecuado de las instalaciones del Hospital, que a su vez tendrá
que estar dentro de una Organización.

Funciones: Las funciones de un hospital se dividen en tres categorías esenciales: Atención Médica (promoción de la
salud, prevención de enfermedades, recuperación de la salud y rehabilitación del paciente). Educación de su propio
personal, de la comunidad en general y de la universitaria. Investigación médica y administrativa.

Recursos Materiales:

Edificios: El Hospital actual requiere un edificio excepcionalmente complejo en su planeamiento, construcción,

operación y mantenimiento, integrándose al ámbito urbano, orientado según factores climáticos con espacios y
circulación sistematizados. En lo posible deben estar rodeados por espacios verdes, con estacionamiento para
vehículos y buena iluminación, procurando que la construcción tenga la máxima flexibilidad posible.

Equipos y materiales: En la actualidad el Hospital dispone de numerosos recursos de enorme complejidad que se
engloban bajo la denominación de servicios especiales de diagnostico y tratamiento como la Radiología, Patología,
Fisiatría, etc. De misma manera los servicios estrictamente médicos se diferenciaron en varias especialidades como
la Oftalmología, Otorrinolaringología, Cardiología, etc. Finalmente se incorporan los equipos de cocina, lavandería,
eléctricos, sistemas de cómputo y otros que contribuyen al progreso.

Recursos Humanos: El Hospital exige personal numeroso y altamente capacitado, con diversidad de tareas y
adecuado entrenamiento previo a su ingreso al hospital y continuo durante su permanencia en la institución.
Paralelamente aumenta la necesidad de coordinación de los esfuerzos o sea del trabajo de equipo. La actividad
médica comienza a exigir una remuneración acorde a su alto grado de especialización. Existen especialidades que
solamente pueden ser ejercidas en hospitales por lo que el centro de interés comienza a desplazarse del consultorio
o domicilio al hospital. Aparece una nueva especialidad, la Administración Hospitalaria.

Usuarios: El Hospital está al servicio de toda la comunidad sin discriminación alguna. Sus servicios no son totalmente
gratuitos, pero siempre existen sistemas de atención para los menos favorecidos, a igual que una seguridad social.

Área de acción: El Hospital es una institución dinámica con iniciativa para realizar y coordinar todas estas funciones.

Administración: La administración de los hospitales se desarrolla como especialidad. El objetivo esencial de la

Administración es asegurar condiciones de trabajo adecuadas con la finalidad de una adaptación técnica, psicológica
y económica que permitan lograr su misión científica con alto grado de justicia social y solidaridad humana. De esta
especialidad surge la necesidad de controlar y normalizar la atención médica con fines correctivos y esencialmente
educativos y es entonces que aparece la Auditoria Medica.

Organización La organización es un aspecto del elemento de planificación de la dirección que concierne a la

especificación y determinación de las responsabilidades de explotación y de funciones, así como a la organización de
una empresa constituye el armazón sobre el que se llevan a la práctica las responsabilidades directivas, la
coordinación de las actividades u operaciones.

La Organización de los Hospitales y Clínicas básicamente reposan en tres direcciones:

a) Unidades Administrativas:
 CONTABILIDAD ESPECIALIZADA 2
CONTABILIDAD DE HOSPITALES

 Contabilidad
 Facturación
 Cobranzas
 Cajas

b) Unidades de Servicios a pacientes:

 Emergencia
 Hospitalización
 Diagnostico Departamento de Rayos X
 Laboratorio de Análisis Clínico
 Atención Enfermería Admisión

c) Unidades de Servicios Internos

 Almacén o Depósito
 Mantenimiento
 Otros (Lavandería, cocina, entre otros).

Principales Operaciones:

Prestar servicio de atención medico- quirúrgico a través de los servicios de Emergencia y Hospitalización. El servicio
de emergencia se encarga de recibir a aquellos pacientes que ingresen en circunstancias inesperadas y transitorias;
se dice que son transitorias ya que estos pacientes después de realizado el diagnostico medico y aplicado el
tratamiento correspondiente, se decide de acuerdo a la gravedad del caso si el paciente debe ingresar al servicio de
hospitalización o no aunque no es la única vía de ingreso por hospitalización. Adicionalmente existen los servicios de
consulta externa.

La Contabilidad:

La contabilidad requiere la jerarquización de las áreas de responsabilidad, para poder sistematizar el registro
adecuado. Estas áreas suelen incluir la contraloría, departamento de contabilidad, auditoría interna, Facturación,
más departamentos operativos: Caja, Cuentas por Cobrar, Almacén, Cuentas por Pagar, entre otras.

Contraloría. Diseña y Controla el establecimiento de políticas contables o procedimientos de control, con base a
normas y principios de contabilidad generalmente aceptados y adecuados a la actividad.

Contabilidad. Lleva el registro cronológico y de manera sistematizada de las transacciones financieras del ente de
acuerdo a las normas y principios de contabilidad adecuados y aplicables al ente. Asimismo, debe elaborar los
informes financieros periódicos destinados a presentar la información relevante y oportuna de la situación financiera
y los resultados operacionales.
Auditor.

Auditoría Interna. Se encarga de la planificación y ejecución de trabajos de examen de auditoría para evaluar el
desempeño, las desviaciones del control interno y sugerir las recomendaciones pertinentes, mediante la
observación, inspección, examen, cálculos, entre otras pruebas de auditoría... La presentación de informes sobre las
auditorias realizadas. Supervisar todas aquellas medidas de control interno que se juzguen adecuada para garantizar
el empleo conveniente de los bienes.

Facturación. Se encarga de la elaboración de los documentos de cobros necesarios, la conciliación global o parcial de
los datos, que se le suministren para su elaboración y manejo, preparar las facturas, documentos contables y
correspondencia a su jefe inmediato superior, la revisión de facturas y documentos que se presenten para su pago a
la institución.
 CONTABILIDAD ESPECIALIZADA 3
CONTABILIDAD DE HOSPITALES

Caja. Recibe el efectivo, elabora la relación de recibos y cobros en efectivo por los servicios prestados. Realiza pagos
a proveedores, prestadores de servicios y el personal del hospital.

Control Interno Contable:

Registrar diariamente las transacciones principalmente las cuentas por cobrar y cuentas por pagar, llevar un flujo de
caja adecuado. Organizar de una manera sistemática el flujo de documentos en el departamento. Mantener
interrelación con la administración de la organización. Conciliar saldos semanales para tener una buena planificación
fiscal. Plan de cuentas estructurado a las necesidades de la empresa. Control sobre las cuentas de los seguros.
Control de los inventarios de material medico- quirúrgico y de medicinas. Esto para evitar la merma de los mismos,
pues en todas estas instituciones siempre suele escaparse del control de la persona encargada del almacén.

Estados Financieros:

Como en todo negocio o empresa a los usuarios de información financiera les urge tener elementos suficientes para
tomar decisiones respecto a la continuidad de las operaciones. Por lo tanto, a igual que cualquier empresa se
deberán realizar y presentar los estados financieros exigidos por las normas internacionales de contabilidad, balance
general, estado de resultados, cambios en el patrimonio y de flujo de efectivo. Todos estos Estados Financieros se
realizan a costo histórico y se representan ajustándolos por exposición a la inflación a petición de los propietarios de
la empresa, los mismos deben ser presentados a la Junta Directiva anualmente dentro de los 3 meses siguientes a la
fecha de cierre del ejercicio económico.

Informes Especiales.

La Gerencia aparte de conocer los resultados de los Estados Financieros desea conocer los resultados de un periodo
dado por los departamentos y de la clínica en conjunto, para ello se realizan informes estadísticos que muestran lo
siguiente:

 El costo por día de paciente de los componentes totales de cada departamento.

 El costo por día de paciente de los gastos generales de la Clínica.
 El Costo por día de paciente de los gastos de administración y oficina.
 El costo de los alimentos por comida.

Teneduría de Libros

Además de los libros exigidos por la ley (Diario, Mayor e Inventarios) los Hospitales y Clínicas llevar los siguientes
libros auxiliares:

 Auxiliar de cuentas por cobrar

 Auxiliar de cuentas por pagar
 Auxiliar de Caja
 Auxiliar de Bancos
 Auxiliar de compras
 Auxiliar de Almacén
 Auxiliar de pólizas.

Los libros Mayores comprueben lo siguiente:

Mayor General: Contiene todas las cuentas de control, cuentas del balance, activo, pasivo y capital, cuentas
detalladas de ingresos y gastos. Estas últimas se agrupan por departamento.
 CONTABILIDAD ESPECIALIZADA 4
CONTABILIDAD DE HOSPITALES

Mayor de Cuentas de Enfermos: Contiene los registros detallados de las transacciones con los pacientes.

Mayor de Activo Fijo: Comprenden las cuentas detalladas de cada partida de equipo o grupos de clases especiales de
suministros.

Mayor de Acreedores: Es un archivo de pólizas o comprobantes o de cuentas detalladas de las transacciones con los
acreedores (donde no se emplee el sistema de pólizas).

Inventarios: Son registros detallados de almacenes, que controlan las existencias por grupos, de acuerdo con su
situación.

Registro de Nómina: Dividido en dos secciones, una contiene el registro del tiempo y el resumen de nomina (de
donde se hace la distribución a los departamentos) y la otra comprende el registro continuo de cada empleado, con
la acumulación de las retribuciones devengadas, deducciones del seguro social y otras informaciones de relevancia.

Además de las anteriores, pueden necesitarse otros registros, para facilitar la estadística medica a distintas
Hospitales y Clínicas. En términos generales las políticas contables que se manejan en las Hospitales y Clínicas son
iguales o parecidas a otras empresas, la diferencia radica en algunas cuentas que se utilizan para el registro de las
transacciones

Plan de Cuentas

La clasificación es semejante al de otros sistemas contables:

1. Activo
2. Pasivo
3. Patrimonio
4. Ingresos
5. Gastos
6. Costos
7. Costos de producción
8. Cuentas de orden deudoras
9. Cuentas de orden per contra

La estructura de los códigos de las cuentas es como sigue:

Clase Grupo Cuenta Subcuenta Auxiliar

Primer dígito Primeros 2 dígitos Primeros 4 dígitos Primeros 6 dígitos
1 11 1101 110101
Activo Corriente Efectivo Fondo Fijo

Cuentas de Ingresos

Las cuentas de ingresos generados por los hospitales y clínicas están referidas a los servicios profesionales prestados
y las hospitalizaciones. Tal es el caso de:

 Ingresos por Emergencia y Observación

 Ingresos por Hospitalización
 Ingresos por Diagnostico
 Ingresos por Laboratorio
 Ingresos por Consulta Externa (alquileres)

Sistemas de costos de los hospitales y clínicas.

 CONTABILIDAD ESPECIALIZADA 5
CONTABILIDAD DE HOSPITALES

Costeo Basado en Actividades ABC: el ABC (Activity Based Costing) es una metodología de costeo que permite la
asignación de los costos indirectos con base a las actividades a las que se vinculan la operaciones generadoras de
ingresos y tiene como objetivo medir el desempeño de las actividades que se ejecutan en una empresa y la adecuada
asignación de costos a los productos o servicios a través del consumo de las actividades; lo cual permite mayor
exactitud en la asignación de los costos y permite la visión de la empresa por actividad.

Costeo por Protocolos: Un protocolo desde el punto de vista clínico, es una secuencia ordenada de procedimientos
utilizables ante un individuo con un determinado cuadro clínico o sobre la actitud terapéutica más adecuada ante un
problema de salud. El protocolo permite al médico o personal del área de la salud encargado del procedimiento,
realizar el tratamiento de manera efectiva y con el Costo mínimo.
.
Costos por procesos: Esta metodología tiene como objetivo calcular el costo de cada uno los procesos misionales u
operativos que componen el negocio, para a partir de él, tomar las decisiones necesarias.

Costo por paciente/patología: Esta metodología parte de una clasificación en dos grandes tipos de costos: variables
y fijos; es decir, por un lado el sistema deberá calcular los costos variables por paciente que serán todos aquellos
gastos que se originan por la atención al paciente, por ejemplo, medicamentos, material de uso médico, análisis,
honorarios específicamente para ese paciente, etc.

Grupos Relacionados de Diagnóstico – GRD: Los GRD es un método de agrupación de pacientes basado en las
características significativas de los diagnósticos emitidos al momento del ingreso, las cuales permiten predecir el
nivel de recursos que consumen los diagnósticos y tratamientos posteriores hasta el momento del alta. Las
características significativas del diagnóstico provienen: del paciente y de la enfermedad.

Estados Financieros
CLÍNICA BIENAVENTURADOS, C.A
Estado de Resultados
Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015

Ingresos Departamentales Bs.900.000

(-) Costo de los servicios 100.000
Utilidad Bruta de operación Bs.800.000
(-) Gastos de Operación 250.000
Utilidad Neta de Operación Bs.550.000
(+/-)Otros Ingresos y Egresos Neto 50.000
Utilidad Neta antes Impuestos Bs.600.000
(-)ISLR por pagar 100.000
Utilidad Neta del Ejercicio Bs.500.000
 CONTABILIDAD ESPECIALIZADA 6
CONTABILIDAD DE HOSPITALES

Ejercicio

A continuación presentamos un caso de un hospital privado que, en el periodo reciente, atendió a 47 pacientes de
los cuales 41 fueron hospitalizados, 6 fueron puestos en observación y dados de alta.

Primer Paso: Identificación de los Costos Indirectos en los Centros de Costo. Esta primera etapa, puede eliminarse
por no tener significación contable alguna a la hora de la asignación de los costos, y consiste en localizar los costos
indirectos en cada uno de los centros de costos, idea que se recoge a continuación. En este caso el hospital cuenta
con 7 centros de costos, los cuales son:
Centros de Costos
1 Administración.
2 Cocina – Comedor.
3 Enfermería.
4 Servicios Médicos
5 Transporte.
6 Mantenimiento.
7 Almacén.

Segundo Paso: Dividir la empresa en actividades. El análisis operacional de cada área permite definir un gran
número de actividades. Posteriormente con la relación de actividades definidas se procede al estudio de una posible
eliminación, adición o integración. Los criterios con mayor concordancia son:

 Tareas que no se corresponden con el objetivo del área.

 Duplicidad de tareas.
 Omisión de tareas necesarias.

Del análisis anterior se obtienen las actividades que se relacionan a continuación.

“Actividades desarrolladas por los diferentes Centros de Costo”

CENTROS DE COSTO. ACTIVIDADES.

Administración. Facturar servicios prestados.
Cocina – Comedor. Brindar servicios de alimentación a pacientes.
Enfermería. Brindar servicios de enfermería.
Diagnosticar patología.
Servicios Médicos Tratar patología.
Brindar servicios de hospedaje a pacientes.
Transporte. Brindar servicios de transporte a pacientes.
Mantenimiento. Brindar servicios de mantenimiento a equipos.
Almacén. Almacenaje de útiles y medios en uso.

Para el cumplimiento de las actividades anteriores se identificaron un conjunto de tareas que se muestran
seguidamente.

“Tareas desarrolladas por las diferentes actividades.”

ACTIVIDADES. TAREAS.
Facturar servicios prestados. Facturación en el servicio de urgencias.
Facturación pacientes ambulatorios en sala.
Verificación del tipo de pago (Particular, Empresas, Seguros)
Comprobación del pago.
Informe de los presupuestos a los clientes.
Solicitud de transporte para traslados de pacientes.
Brindar servicios de alimentación Prepara y elabora las dietas indicadas por el personal médico.
 CONTABILIDAD ESPECIALIZADA 7
CONTABILIDAD DE HOSPITALES

a pacientes. Trabaja conjuntamente con la enfermera del turno en el cumplimiento

Brindar servicios de enfermería.
de la alimentación al paciente.
Responsable de la atención alimentaría en el trabajo de protocolo.
Llenado junto con la enfermera de turno de formatos relacionados con
la alimentación del paciente y acompañantes.
Hacer requisiciones de compras a los abastecedores los recursos para
garantizar la alimentación.
Cumplir las normas de rotación de alimentos en existencia
almacenados.
Cumplimentará todas las acciones y el tratamiento médico indicado.
Anotará todas las alteraciones detectadas y realizará observaciones
cada vez que sea necesario.
Llenara historial del paciente.
Recogerá y anotará los complementarios indicados a su paciente.
Reflejará en su evolución sus puntos de vistas del paciente.
Brindará apoyo psicológico al mismo.
Informará a la cocina sobre la dieta específica de cada paciente
ingresado o acompañante.
Llenará por cada paciente la planilla de control de alimentación y
utilización de medicamentos.

Diagnosticar Patología. Valora si el paciente solamente necesita la observación.

Decide el tiempo de ingreso en observación, el tratamiento y alta
médica.
Indica los complementarios de urgencias necesarios.
Realiza consulta inicial, indica los complementarios necesarios así como
otras pruebas necesarias
Tratar patología. Solicitar las Interconsultas de acuerdo a las necesidades del paciente.
Seguimiento medico según las necesidades del paciente.
Brindar servicios de Brindar al paciente una habitación confortable, con todas las
hospitalización a pacientes y comodidades y todos los servicios que requiera.
acompañantes.
Brindar servicios de transporte a Transportar a todo paciente según lo requiera y desee
pacientes.
Brindar servicios de Ofrecer mantenimiento a todos los equipos: aires acondicionados,
mantenimiento a equipos. televisores, videos, refrigerador, computadora.
Almacenaje de útiles y medios en Velar por el buen estado de los productos.
uso. Registrar salidas.
Garantizar aptitud para almacenamiento.

Una vez determinada las tareas, es necesario agrupar las actividades en tres criterios: Principal y Auxiliar, Repetitiva
o no y añadir valor o no:

Actividades. Criterio 1 Criterio 2 Criterio3

Principal Auxiliar Repetitiv No Añade No
a Repetitiv valor añade
a valor
(P) (A) (R) (NR) (AV) (NAV)
Facturar servicios X X X
prestados.
Brindar servicios de X X X
alimentación a
 CONTABILIDAD ESPECIALIZADA 8
CONTABILIDAD DE HOSPITALES

pacientes
Brindar servicios de X X X
enfermería.
Diagnosticar patología. X X X
Tratar patología. X X X
Brindar servicios de X X X
hospedaje a pacientes.
Brindar servicios de X X X
transporte a pacientes.
Brindar servicios de X X X
mantenimiento a
equipos
Almacenaje de útiles y X X X
medios en uso.
Total 6 3 8 1 9 0

El porcentaje de las actividades principales, auxiliares, repetitivas, no repetitivas, las que añaden valor y las que no
añaden valor al servicio representan el 6/9x100 = 66.67%, 3/9x100 = 33.33%, 8//9x100 = 88.89%, 1/9x100 =
11.11%, 9/9x100 = 100% respectivamente. Las actividades que no añaden valor no implican la necesidad de
eliminarlas, sino que deben controlarse sus costos para una posible contratación a terceros, una alianza estratégica o
simplemente mantener informada a la dirección para posteriores decisiones. La identificación y caracterización de
las actividades permite continuar con el diseño del sistema de costos repartiendo los costos indirectos entre las
mismas.

Reparto de los Costos Indirectos de Producción entre las actividades.

La asignación de los costos por cada centro de costo entre las distintas actividades ha sido muy sencillo al tener la
mayoría de los centros de costo una sola actividad, sólo el centro de Servicios Médicos que tiene varias actividades
tuvo que ser distribuido su costo entre las actividades, el cual se hizo sobre la base de la cantidad de pacientes
atendidos en cada actividad.
 CONTABILIDAD ESPECIALIZADA 9
CONTABILIDAD DE HOSPITALES

“Reparto de los Costos Indirectos de Producción por actividades”

Continuación del reparto de los Costos Indirectos de Producción por actividades

Las restantes actividades, por lo antes explicado se le asignan el costo de sus respectivos centros de costo. El costo
indirecto de todas las actividades se muestra en la tabla siguiente.

Reparto de los costos indirectos de producción entre las actividades.

La aplicación del procedimiento continúa con la distribución de los costos indirectos a través de los inductores que
posibilitan la asignación de éstos con más exactitud.

Distribución de los costos indirectos a través de los inductores. “Inductores de costo.”

 CONTABILIDAD ESPECIALIZADA 10
CONTABILIDAD DE HOSPITALES

La selección de los inductores más adecuados está en función del parámetro que más influye en la variación de los
costos. Su obtención se realizó mediante entrevistas y consultas a expertos, muy poco se encontraron en el sistema
informativo por tanto la mayoría deberán ser incluidos en el sistema informativo actual. Los resultados que se
presentan serán utilizados, para calcular los costos ABC.

Asignación de los costos de las Actividades Auxiliares a las Actividades Principales.

Posteriormente se le imputan los costos indirectos de las actividades principales a los servicios. El resumen de los
resultados de la asignación del costo de las actividades auxiliares a las principales se expone en las tablas que a
continuación se presentan.

“Resumen del costo de las actividades auxiliares imputado a las principales.

 CONTABILIDAD ESPECIALIZADA 11
CONTABILIDAD DE HOSPITALES

Posteriormente se imputan los costos indirectos de las actividades principales a los servicios. En la tabla se muestra
el costo total de las actividades principales.

“Costo de las Actividades Principales”.

Finalmente, los costos de las actividades principales se imputan a los objetos de costo. La Dirección del Hospital está
interesada en conocer los costos por servicios: Transporte, Enfermería y Servicios Médicos. Los costos de las
actividades principales van directamente a los servicios dado que cada una de ellas interviene en sólo un servicio; se
muestran a continuación, mostrándose además el costo ABC por hora en los diferentes servicios.

“Asignación del costo de las actividades principales a los servicios”.

En los resultados de la asignación del costo de los servicios a las actividades principales se puede apreciar que los
Servicios Médicos tienen el monto mayor. Ahora identificará el costo ABC por Servicios.

“Costo por Servicios”.

 CONTABILIDAD ESPECIALIZADA 12
CONTABILIDAD DE HOSPITALES

Análisis de los Resultados.

Con los resultados de la tabla anterior, se comparan los costos ABC por servicios con el ingreso por servicios
obtenido en el período analizado. Se obtienen márgenes de contribución positivos y negativos que se muestran a
continuación.

“Margen de Contribución”.

Hasta aquí los resultados demuestran la validez del modelo ABC, que no sólo permite distribuir los costos indirectos
con más precisión sino que apoyan a la dirección de la empresa en la toma de decisiones. Además hace posible la
comparación de operaciones entre las bases y la entidad.