Manual de Comunicaciones Oficiales

MANUAL DE COMUNICACIONES OFICIALES
Marcela Medina Rodríguez

María Camila Muñoz Peña
Gina Paola Muñoz Pinzón
2193025
INSTRUCTOR
Diana Lorena Cruz
INSTITUCION SENA CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

PROMOVER – PRODUCIR DOCUMENTOS 2
BOGOTA
2021
INTRODUCCION
El manual de comunicaciones oficiales es de gran importancia, ya que permite establecer

directrices claras sobre la elaboración de las comunicaciones oficiales dentro de la
organización, así permitiendo el desarrollo de las funciones asignadas en la empresa,
independientemente del medio utilizado. En este manual se estructuran las diferentes
plantillas para todas las comunicaciones internas o externas a través de los diferentes
medios y mecanismos de información, generando un mejor desarrollo de las actividades.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Fortalecer los procesos administrativos mediante el manual de elaboración de
comunicaciones oficiales, por medio de diferentes plantillas que facilita la producción y
redacción para una óptima comunicación.
ESPECIFICOS
• Verificar que documentos actualmente utiliza la empresa para su fortalecimiento.
• Brindar una guía para la elaboración de documentos permitiendo su respectivo uso
• Verificar la realización de los documentos para una comunicación escrita que permita
una buena imagen para la empresa.
CARTA
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a
un receptor (destinatario). La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que
el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto
plenamente expositivo.
La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados

mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo,
membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las
hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que sólo la primera hoja vaya con
el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo.
Utilización de la carta
De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:
• Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes.
• Regular o aclarar una situación.
• Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
• Dar respuesta a una comunicación recibida.
• Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.
• Solicitar detalles sobre un asunto determinado.
• Impugnar o corregir una situación.
• Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
• Solicitar o remitir información, documentos u objetos.
• Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.
• Felicitar, invitar o convocar.
• Hacer llamados de atención, entre otros.
MEMORANDO
Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y
pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas
de coordinación jerárquica de la organización.
Utilización del memorando
El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:
• Informar sobre un hecho en forma breve;

• Expresar necesidades.
• Hacer requerimientos.
• Regular o aclarar una situación.
• Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
• Dar respuesta a una comunicación recibida.
• Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente.
• Conocer detalles sobre un aspecto determinado.
• Impugnar o corregir una situación.
• Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
• Solicitar o remitir información, documentos u objetos.
• Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias.
• Hacer llamados de atención, entre otros.
CIRCULAR
La Circular es una comunicación emitida por una autoridad superior a una inferior sobre un
tema y con un propósito específico. Este documento es empleado para transmitir
instrucciones y decisiones y así mismo tienen el carácter de obligatorias para los
subordinados, sin tener las características de reglamento.
Utilización de la circular
se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar
de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc. Generalmente es de carácter
urgente y busca llegar a toda la población objetivo.
CERTIFICADO
El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de
formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y
requiere registro notarial).
Utilización del certificado
El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado

hecho y es fundamentales para demostrar la formación y la experiencia.
ACTA
Es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo sucedido, tratado o
pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite como ser la reunión de
un consorcio, la elección de una persona para un cargo que puede ser público o privado, la
reunión del directorio de una empresa u organización, la constancia de un nacimiento o
cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente certificación legal de algo
como ocurrido por la importancia y porque en el futuro, de mediar la necesidad, puede servir
como prueba en un juicio.
Utilización de acta
• Se realizan para hacer constar hechos y tienen el valor que les otorga la ley.
• Se utilizan para recoger aquello que se oye o se percibe para reconstruir pruebas que
luego son utilizadas en proceso judicial o administrativo.
• Las actas se utilizan para un medio de prueba de los acuerdos o hechos.
• Las actas se utilizan como registro de todo el acontecido y acordado en una reunión o
situación específica.
RESUMEN EJECUTIVO
Es un documento escrito que forma parte del plan de negocios de una empresa. Este
proporciona una perspectiva general del negocio y se escribe cuando el plan está casi
terminado. Conforma así una breve introducción previa al desarrollo del plan de negocios.
Si es claro, despertará el interés de conocer detalladamente el resto del documento.
Utilización del resumen ejecutivo

• Informa sobre el desarrollo de un evento organizacional.
• Deja constancia del procedimiento realizado duarte la verificación de asuntos
administrativos.
• Reporta eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión.
• Dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación.
• Presentar resumen de un proceso de evaluación y certificación.
• Elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria),
grupo de personas o de un individuo.
CONSTANCIA
Es un documento complementario del certificado en la cual como su nombre lo dice se hace
constar un hecho transitorio de menor importancia o que se encuentra en actividades en
plena realización, aún no terminadas.
También se hace constar por escrito cuando se recibe o entrega dinero, joyas y cualquier
especie de valor.
Utilización de constancia
• Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.

• Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortes.
• Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
• Utilizar los formatos establecidos en cada organización.
• Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
• Suministrar la información en forma personalizada y expedir siempre en original.
BICICLETAS
0 a 1 interlinea libre
Código
1 a 2 interlineas libres
Lugar y fecha de elaboración
Datos del destinatario

………………………………….
………………………………….
………………………………….
………………………………….
---- Entre ---- …………………………………. ---- Entre ----
3cm y 4cm 2cm y 3cm
2 interlineas libres
Asunto:………………………….
Saludo:…………………………..
Texto:…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
Despedida:…………………………………………………………………………………..
CALLE 13 # 22-13 TELEFONO:2374623 CELULAR:3112837459 – 3192477934

Email: bicicletasim@gmail.com Instagram: bicicletas.im
Esquema de carta estilo bloque extremo
BICICLETAS
Remitente
Cargo
Anexo: (opcional)
Copia: (opcional)
Transcriptor
---- Entre ---- ---- Entre ----

3cm y 4cm 2cm y 3cm

Esquema de carta estilo bloque extremo
BICICLETAS
MEMORANDO
Código
PARA:………………………………..
DE:…………………………………….
ASUNTO:…………………………….
---- Entre ---- ---- Entre ----
3cm y 4cm 2 a 3 interlineas libres 2cm y 3cm
Texto con saludo incluido………………………………………………………………...

………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
Texto…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………...
Despedida:………………………………………….
Remitente
Anexos: (opcional)
Copia: (opcional)
Transcriptor

Memorando
BICICLETAS
CIRCULAR
Código
GRUPO DESTINATARIO
ASUNTO: ………………………………………
---- Entre ---- ---- Entre ----
3cm y 4cm 2cm y 3cm
Texto con saludo incluido………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
Texto…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………...
Despedida: ……………………………………….
NOMBRE DEL REMITENTE

Cargo
Anexos: (opcional)
Transcriptor:

Esquema circular estilo bloque
BICICLETAS
Código (Opcional)
4 a 5 interlineas libres (Dependiendo de la extensión del texto)

NOMBRE DE LA PERSONA QUE REALIZA EL CERTIFICADO
4 a 5 interlineas libres (Dependiendo de la extensión del texto)
CERTIFICA:
---- Entre ---- Que………………………………..………………………..………………………...…… ---- Entre ----

3cm y 4cm ……………………………………………………………………………………………… 2cm y 3cm
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Para que se expide el certificado
NOMBRE Y APELLIDO COMPLETO
Transcriptor:

Distribución de certificado en estilo bloque
BICICLETAS
TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN
DENOMINACION DOCUMENTO Y NUMERO
FECHA: Lugar y fecha de la reunión

1 interlinea libre
HORA:
1 interlinea libre
LUGAR:
1 interlinea libre
ASISTENTES: ………………………………………………………………
(Si lo hay) ………………………………………………………………
1 interlinea libre
---- Entre ---- ---- Entre ----
3cm y 4cm
INVITADOS: …………………………………………………………………
2cm y 3cm
(Si lo hay) …………………………………………………………………
1 interlinea libre
AUSENTES: …………………………………………………………………
(Si lo hay) …………………………………………………………………
2 interlinea libre
ORDEN DEL DIA
1. (número y tema)
2. (número y tema)
DESARROLLO
1. (Número y tema) ………………………………………………………………….......

……………………………………………………………………………………………….
2. (Número y tema) …………………………………………………………………….


Esquema distribución acta
BICICLETAS
CONVOCATORIA: (Una nueva reunión)

………………………………………………………………………………………………
……………………………………………
NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS

(Cargo) (Cargo)
Anexos: (opcional)
1 interlinea libre
Transcriptor:
---- Entre ---- ---- Entre ----

3cm y 4cm 2cm y 3cm

Esquema distribución acta

BICICLETAS
0 a 1 interlinea libre
Dependencia y código
TITULO RESUMEN EJECUTIVO
ELABORADO POR: Nombres y apellidos del autor (es)
1. TITULO
1 interlinea libre
Texto del primer título ……………………………………………………………….......
---- Entre ---- ……………………………………………………………………………………………… ---- Entre ----
3cm y 4cm ……………………………………………………………………………………………… 2cm y 3cm
………………………………………………………………………………………….......
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………
2. TITULO
1 interlinea libre
Texto del segundo titulo ……………………………………………………………….......
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………….......
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………
3. TITULO
1 interlinea libre
Texto del segundo titulo ……………………………………………………………….......
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………….......
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………

Esquema de Resumen ejecutivo
BICICLETAS
Resumen ejecutivo
4. CONCLUSIONES:
1 interlinea libre
Texto……………………………………………………………….......……………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………….........……………………
………………………………………………
1 interlinea libre
Texto……………………………………………………………….......……………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………….........……………………
………………………………………………
---- Entre ---- 2 interlineas libres ---- Entre ----

3cm y 4cm 5. RECOMENDACIONES 2cm y 3cm
1 interlinea libre
Texto……………………………………………………………….......……………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………….........……………………
………………………………………………
1 interlinea libre
Texto……………………………………………………………….......……………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………….........……………………
………………………………………………
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

(Cargo) (Cargo)

BICICLETAS
Resumen ejecutivo
2 interlinea libre
Anexos: (opcional)
Copia: (Cargo y nombre)
1 interlinea libre
Trascriptor:
---- Entre ---- ---- Entre ----

3cm y 4cm 2cm y 3cm


BICICLETAS
1 interlinea libre
Código (Opcional)
(Ciudad y fecha)
4 a 5 interlineas libres (dependiendo de la extensión del texto)
(CARGO)
4 a 5 interlineas libres (dependiendo de la extensión del texto)
HACE CONSTAR:
---- Entre ---- ---- Entre ----
3cm y 4cm 2cm y 3cm
Que…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………….
1 interlinea libre
Esta constancia se expide a petición de la interesada (o) en la ciudad de………….
a los…………días del mes de…………… del ………….
NOMBRE Y APELLIDO COMPLETO
(Cargo)
Transcriptor:

Distribución de certificado en estilo bloque
CONCLUSIÓN
A través de este Manual de Comunicaciones Oficiales, se puede evidenciar que estas

permiten a las diversas dependencias de la empresa estar en continuo contacto, así mismo
minimiza tiempos para la elaboración de documentos ayudando a contribuir con la mejora
continua y estándares de calidad en la organización. Las comunicaciones oficiales recibidas
y producidas permiten el desarrollo de las funciones asignadas en la empresa,
independientemente del medio utilizado.
BIBLIOGRAFIA
• https://docs.google.com/viewer?a=v&pid=sites&srcid=ZGVmYXVsdGRvbWFpbnxh
bmdpZW1vcmFnYW1iYXxneDo1MTgyMzdmZWJkNWY3Nzll
• https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=10551#:~:text
=Comunicaciones%20Oficiales%3A%20Son%20todas%20aquellas,entidad%2C%2
0independientemente%20del%20medio%20utilizado.
• https://prezi.com/yg4ei-ufy_vg/comunicaciones-oficiales-como-elemento-esencial-
para-la-administracion-
documental/#:~:text=3.4.1.1.1.2%20Las%20comunicaciones,que%20la%20empres
a%20tiene%20dise%C3%B1adas.

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Marcela Medina Rodríguez

INSTITUCION SENA CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

El manual de comunicaciones oficiales es de gran importancia, ya que permite establecer

La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados

Utilización del memorando

El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:

• Informar sobre un hecho en forma breve;

Utilización del certificado

El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado

Utilización del resumen ejecutivo

• Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.

Datos del destinatario

CALLE 13 # 22-13 TELEFONO:2374623 CELULAR:3112837459 – 3192477934

---- Entre ---- ---- Entre ----

CALLE 13 # 22-13 TELEFONO:2374623 CELULAR:3112837459 – 3192477934

Texto con saludo incluido………………………………………………………………...

CALLE 13 # 22-13 TELEFONO:2374623 CELULAR:3112837459 – 3192477934

Lugar y fecha de elaboración

NOMBRE DEL REMITENTE

CALLE 13 # 22-13 TELEFONO:2374623 CELULAR:3112837459 – 3192477934

4 a 5 interlineas libres (Dependiendo de la extensión del texto)

4 a 5 interlineas libres (Dependiendo de la extensión del texto)

---- Entre ---- Que………………………………..………………………..………………………...…… ---- Entre ----

NOMBRE Y APELLIDO COMPLETO

CALLE 13 # 22-13 TELEFONO:2374623 CELULAR:3112837459 – 3192477934

FECHA: Lugar y fecha de la reunión

1. (Número y tema) ………………………………………………………………….......

2. (Número y tema) …………………………………………………………………….

CALLE 13 # 22-13 TELEFONO:2374623 CELULAR:3112837459 – 3192477934

CONVOCATORIA: (Una nueva reunión)

NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS

---- Entre ---- ---- Entre ----

CALLE 13 # 22-13 TELEFONO:2374623 CELULAR:3112837459 – 3192477934

Esquema distribución acta

CALLE 13 # 22-13 TELEFONO:2374623 CELULAR:3112837459 – 3192477934

---- Entre ---- 2 interlineas libres ---- Entre ----

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

CALLE 13 # 22-13 TELEFONO:2374623 CELULAR:3112837459 – 3192477934

---- Entre ---- ---- Entre ----

CALLE 13 # 22-13 TELEFONO:2374623 CELULAR:3112837459 – 3192477934

Esquema de Resumen ejecutivo

4 a 5 interlineas libres (dependiendo de la extensión del texto)

4 a 5 interlineas libres (dependiendo de la extensión del texto)

CALLE 13 # 22-13 TELEFONO:2374623 CELULAR:3112837459 – 3192477934

A través de este Manual de Comunicaciones Oficiales, se puede evidenciar que estas

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