TEMA: 4.

- INVENTARIOS Y ALMACENES

 SUBTEMA: 1.- Compra La función y la Administración de compras

Gestión de Facturas/Cuentas por Pagar. - Esta sección se encargará, como su propio

nombre indica, de gestionar las facturas de las operaciones de compra que hace el
departamento.

Su función básicamente será comprobar que a nivel económico se cumplen los

compromisos del contrato de compra-venta (o pedido), y al mismo tiempo el papeleo
burocrático que esto implica (facturas electrónicas, albaranes, etc.,). Una vez comprobado
que todo está en regla, esta sección emite las facturas para su pago a Tesorería de la
organización para que proceda a realizar el mismo.

Gestión de Documentación. - Esta sección tendrá como objetivo, primero por un lado la
recolección y control documental de cada compra que se realice en la organización, y por
otro lado también tendrá como función importante el control del proceso de compra desde
el momento que se emite el pedido.

Es decir, tendrá dos actividades principales, servir de registro de todas las operaciones de
compra que se realicen, y de la cual se deberá extraer toda la gestión del conocimiento en el
departamento, pero también tendrá una tarea fundamental consistente en controlar que el
pedido se ejecute de forma adecuada al contrato firmado, es decir, que todos los puntos de
clausurado se cumplen por ambas partes.

Preparación y Peticiones de Oferta. - Esta sección tendrá como función principal elaborar
la oferta de compra que se emite a los proveedores elegidos y seleccionar al más adecuado.
Por la importancia de esta sección seguiremos profundizando en próximas entradas.

 SUBTEMA: 2.- Gestión de Stocks, política

La gestión de stocks por parte del departamento de compras, va a estar muy limitada al
ámbito de la recepción, inspección y gestión documental del pedido, pero sin tener
presencia física en los almacenes donde se realicen esas operaciones.

Es decir, no será personal del departamento de compras quien realice directamente esas
actividades, pero si será el encargado de “velar” que las mismas se hagan correctamente por
el personal del almacén. Logística interna (almacén) y compras deberán trabajar de forma
conjunta durante la llegada del pedido a la empresa.

Las actividades concretas del departamento de compras en cuanto a la gestión del stock del
pedido recepcionado serán las siguientes:

 Recibir e inspeccionar el pedido que llega de acuerdo a las condiciones del contrato
de compra-venta a la que ambas partes (proveedor y comprador) se
comprometieron.

 Enviar el pedido al Departamento Usuario que solicitó la compra. (Recordemos, que

el Departamento Usuario es aquel que expresa una necesidad de compra y por lo
tanto aquel que le requiere la misma al departamento de compras).

 Trasladar la factura correspondiente a la sección de Gestión de Facturas o Cuentas

por Pagar.

SUBTEMA: 3.- Costos Logístico

En la práctica, los costos asociados a los sistemas de gestión de inventarios no son fáciles
de estimar y solo los costos significativos se deben tener en cuenta. a continuación, se
muestra el contenido de cada uno de los costos antes mencionados, así como de las partidas
significativas que los conforman. La clasificación habitual de los costos que se utilizan en
los sistemas de gestión de inventarios es la siguiente: Costo de adquisición de los
productos: este 1.

Expresa el valor de los productos almacenados, por lo que se relaciona con el precio de
compra de los artículos que son objeto de aprovisionamiento. Costo de emisión o
lanzamiento del pedido: 2.
 Este, también denominado «costo de ordenar el pedido», es el conjunto de gastos en que
incurre la empresa para preparar y enviar las solicitudes a los proveedores. Se relacionan a
continuación los principales conceptos que intervienen en la formación de dicho costo:
Personal del área de compras: dentro de este concepto se incluyen todos los costos
relacionados con las personas que laboran en dicha área y que están directamente
relacionadas con la función de aprovisionamiento de los productos en el almacén. Las
partidas fundamentales que lo conforman son: los salarios, la seguridad social, otros gastos
de personal; los gastos generales del área de compras para la gestión de los pedidos; y los
gastos de correspondencia y comunicaciones, por la emisión, el envío y el control de los
pedidos realizados a los proveedores.

 SUBTEMA: 4.- Eficiencia de la gestión de stocks

En primer lugar, hay que dejar claro que una buena gestión de stock mejora la rentabilidad de la
empresa y su evolución progresiva. Hay muchos métodos para un control de stock efectivo,
pero se trata de buscar un equilibrio entre las compras a los proveedores y las ventas a los
clientes.

Por stock nos referimos a la cantidad de mercancías, tanto en el almacén como en la superficie
de ventas, por tanto, debemos tener en cuenta algunos factores.

 Qué tipo de stock elegir: Depende de los costes que queramos asumir, pero habrá que
decidir entre un amplio surtido (variedad de artículos de la misma clase) y con poco stock para
cada artículo, o bien un surtido pequeño, pero con gran stock. ¿Cuál es el hábito de los
consumidores en estos casos?

 Composición del stock: Además, si nuestros productos requieren de una mayor

complejidad técnica, habrá que disponer no sólo del artículo en sí mismo, sino también de
embalajes, materias primas, recambios, productos semi-terminados, etc, que compongan el
stock completo.

 Cómo calcularlo: Es lo más difícil y la clave para obtener buenos resultados. Por un
lado, el excedente de producto puede peligrar la economía de la empresa, mientras que, por otro
lado, la escasez e insuficiencia de stock repercute en la satisfacción del cliente por no poder
 cumplir con sus necesidades y expectativas. Para ello, hay que hacer algunos cálculos y
evaluaciones:

o Controlar los plazos de entrega con los proveedores.

o Analizar las ventas e ingresos de cada mes, teniendo en cuenta fechas claves
como San Valentín o Navidad.

o Definir cómo vamos a delimitar el stock: Podemos calcular los requerimientos

de stock según distintas condiciones:

 Si el pedido está determinado por los costes de almacenaje y la

demanda, se trata de un stock óptimo.

 Stock cero: Para actividades bajo demanda

 Stock físico: Definido en función de la cantidad de artículo disponible

en un momento específico

 Calcular el stock neto: Es el stock físico menos la demanda no

satisfecha

 Calcular el stock disponible: El stock físico, más los pedidos a los

proveedores, menos la demanda insatisfecha.