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CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

LA ENCUADERNADORA S.A.

CESAR AUGUSTO SANCHEZ PRADA Código 1411023982

GINNA JULIETH SOTO Código 1421026408

MAIRA NATALIA GUERRERO PATIÑO Código 1511024176

ROSA MARCELA REYES FLECHAS Código 1420013950

SERGIO ANDRES VARGAS BARRIOS Código 1411022722

TECNOLOGÍA EN LOGÍSTICA - COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

MODALIDAD VIRTUAL

2016
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Contenido

1. INTRODUCCIÓN...................................................................................................................................3
1.1. OBJETIVO PRINCIPAL...................................................................................................................4
1.2. JUSTIFICACIÓN.............................................................................................................................4
1.3. METODOLOGÍA............................................................................................................................5
1.4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN.................................................................................................6
2. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN.............................................................8
2.1. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS.....................................................................................................8
Alternativa N. 1 - Abastecimiento............................................................................................................8
Alternativa N. 2 – Compra en el Exterior.................................................................................................9
Alternativa N. 3 – Compra producto terminado....................................................................................10
2.2. CRITERIOS DE EVALUACIÓN PARA SELECCIONAR LA MEJOR ALTERNATIVA...............................10
3.1 RECOMENDACIÓN PARA LA EMPRESA.......................................................................................13
3.2 CONCLUSIONES..........................................................................................................................13
BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................................................15
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1. INTRODUCCIÓN

La funció n de compras, abarca todas las actividades requeridas, procurando el

abastecimiento de materiales y servicios para una empresa. Se debe tener en cuenta que

para un negocio manufacturero el á rea de compras va relacionada directamente con el

proceso de producció n. Es decir, la actuació n de producció n respecto a costos depende del

departamento de compras.

En el caso de la encuadernadora tenemos el problema de paro del gremio azucarero, esto

afectando principalmente a Papelitos S.A., quien es el ú nico proveedor de papel de dicha

empresa, esto tendrá un impacto de producció n, disminució n de trabajadores, etc. Es

necesario tener un plan de abastecimiento en caso de emergencia, para mejorar y

continuar en un mercado competitivo. En el caso de Papelitos S.A., para continuar

abasteciendo a la Encuadernadora tienen programados 15 días de producció n, sin

embargo, se debe buscar otro tipo de solució n, como la evaluació n de otros proveedores

temporales. En este orden de ideas a continuació n se desarrollará un planteamiento de

soluciones.
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1.1. OBJETIVO PRINCIPAL

Ampliar los conocimientos adquiridos por medio de cada uno de los mó dulos vistos,

aplicando un diagnó stico inicial al problema presentado por un posible desabastecimiento

de materia prima utilizada en la fabricació n de productos en la empresa Encuadernadora

S.A., implementando los modelos de abastecimiento y aná lisis de los conceptos aprendidos

e identificar diferentes alternativas de solució n al problema planteado.

1.2. JUSTIFICACIÓN

Debido a la problemá tica vivida en el 2008 por la empresa Encuadernadora S.A., se dará

solució n a un problema de desabastecimiento de papel en el pico má s alto de producció n de

la empresa debido a que su ú nico proveedor “Papelitos S.A.”, se enfrenta al inminente paro

Nacional de corteros de cañ a que por esa época se vivía. Afectando la estabilidad financiera,

laboral y la reputació n que esta empresa tiene en el mercado.

Esta investigació n se hace con el fin de comprender, analizar y aplicar los conceptos

aprendidos a lo largo de las semanas del mó dulo para la elecció n de la mejor estrategia de

abastecimiento y compra que ayude a mitigar la problemá tica a la que se enfrenta la

Encuadernadora S.A.
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1.3. METODOLOGÍA

 Análisis

Definir en forma precisa todas las variables de solució n frente a la problemá tica que

enfrenta la encuadernadora.

 Planteamiento del Problema

Conocer las causas del desabastecimiento de materia prima en la encuadernadora,

debilidades de su principal proveedor, consecuencias de una mala decisió n.

 Justificación de la Investigación

Por medio de este caso aprenderemos a detectar posibles soluciones, tomar medidas de

prevenció n, mitigar causas y efectos negativos ante imprevistos como este.

 Solución

Dentro de este marco podremos compartir ideas y plantear la mejor solució n al

problema propuesto.
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1.4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN

La Encuadernadora S.A. es una empresa de gran participació n a nivel nacional en el

mercado de la diseñ o, producció n y distribució n de productos de papelería escolar, dichos

productos estos hechos a base papel fabricado de bagazo de cañ a de azú car, lo cual la

convierte en una de las empresas que se preocupa por cuidar el medio ambiente.

En Colombia las diversas crisis que vive el país tienden a afectar grandemente las fá bricas

que existen, todo proceso que suspende la producció n en dichas fabricas no solo la afecta a

si misma sino resulta afectando hasta el usuario final quien es el que le da uso a los

diferentes productos que se fabrican.

Es muy comú n ver estos casos cuando se presentan los paros, los cuales afectan la

producció n, distribució n y compra de los productos, lo que puede generar

desabastecimiento tanto en las plantas productoras como de producto terminado en los

puntos de venta.

Actualmente la mayoría de las fabricas son conscientes de los grandes cambios que existen

en el medio ambiente de sus negocios, y entienden que el éxito de su empresa depende en

forma importante de las maneras de adaptarse a los cambios, problemá ticas o situaciones

que se dan ese medio ambiente que es cambiante constantemente.

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Teniendo en cuenta esa informació n, y la problemá tica planteada en el caso de la

Encuadernadora S.A., para poder diagnosticar la situació n de esta empresa utilizaremos la

herramienta de aná lisis de datos presentes con el propó sito de identificar y estudiar las

tendencias y fenó menos que influyen en la problemá tica planteada.

Para lograr dicha informació n es necesario efectuar un aná lisis externo e interno, donde el

aná lisis externo, indica el comportamiento del medio ambiente en donde opera la empresa

y el aná lisis interno es la informació n que nos describe la forma en que opera una empresa

“Aná lisis DOFA”.

POSITIVO NEGATIVO

Debilidades
Fortalezas
 Ocupació n mayor de la
ORIGEN  Especializada en diseñ o,
planta en los meses de agosto
producció n y distribució n
a enero
INTERNO  Presencia directa en 12 países
 Incremento de personal por
 3 plantas de producció n
temporada

Amenazas
Oportunidades
 Ú nico Proveedor (Papelitos
 Comprar materia prima en el
ORIGEN S.A.)
exterior
 Paro de Cañ eros
 Comprar producto terminado En
EXTERNO  Materia prima disponible
Perú
solo por 15 días mas
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2. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN

2.1. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS

Alternativa N. 1 - Abastecimiento

Es inminente el hecho que se requiere Plantear alternativas para enfrentar la problemá tica

presentada, se debe tener o implementar una estrategia de abastecimiento como una

solució n.

Para ello es necesario realizar un aná lisis operacional y funcional de los abastecimientos,

para así poder conocer los ciclos de consumo y poder asegurar los materiales disponibles

cuando sean requeridos, de no ser así sería imposible para la organizació n poder lograr sus

objetivos. Los factores a tener en cuenta en dicha programació n son:

 Volumen de producció n

 Capacidad de almacenamiento

 Sistema de producció n

 Mantenimiento de equipo

 Nivel de consumo de la oficina.

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La estrategia de abastecimiento denominada integració n vertical conlleva a que las

directivas de la compañ ía implanten por si mismos un mayor nú mero de fases de un mismo

proceso productivo en el caso de la “encuadernadora” el hecho o la necesidad de asegurar

el suministro de los insumos por sí mismos, asegurando la entrega de materias primas

necesarias para su proceso de producció n, es una solució n a esta problemá tica implica una

inversió n inicial muy significativa. Pero a corto y a largo plazo tiene grandes ventajas entre

ellas: un mejor control del proceso de negocio, mayor poder de mercado, una posible

reducció n de los costos en los insumos, entre las ventajas má s importantes está el asegurar

por ellos mismos el suministro de las materias primas, y la reducció n de tiempos.

Alternativa N. 2 – Compra en el Exterior

La solució n má s ó ptima mientras se establece el tema del paro por parte del gremio de la

materia prima del papel y para no faltarle al cliente con sus respectivas entregas es con el

stock existente incluyendo la producció n del pró ximo mes, realizar diferentes

importaciones y mezclar la calidad baja del papel importado con la buena calidad del

material nacional o pensar en comparar el papel en la mina completa para satisfacer la

demanda que repercute, con esto la empresa no tendría que disminuir en masa recorte de

personal sino que aplaza el estado que infiere directamente a la Encuadernadora, esto

quiere decir y se deduce que mientras exista el paro se realizaran pequeñ as importaciones

por qué de igual manera se sabe que este gremio del cual dependen demasiada gente no va
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estar en paro por mucho tiempo o ponerle fin a esta actividad laboral pues afecta

directamente la econó mica total.

Alternativa N. 3 – Compra producto terminado

Teniendo en cuenta que actualmente se presenta el paro y que no se tiene conocimiento a

ciencia cierta de cuá nto tiempo puede durar, una de las soluciones con las que podría

trabajar la Encuadernadora S.A; contactarse con otros empresas a las que se les pueda

comprar producto terminado, pero como la calidad en alguna de ellas es menor a la de la

empresa podría pensarse en compartir el proceso de fabricació n con esta empresa

firmando un acuerdo de confidencialidad para que esta informació n no sea revelada o

utilizada de manera fraudulenta. De igual manera esta alternativa puedo incrementar el

costo, pero podría ser menor al costo que generaría traer materiales del exterior.

2.2. CRITERIOS DE EVALUACIÓN PARA SELECCIONAR LA MEJOR

ALTERNATIVA

Teniendo en cuenta la situació n por la que pasa la empresa La Encuadernadora S.A; es de

gran importancia y relevancia evaluar las alternativas propuesta para seleccionar la mejor

opció n a seguir y buscar con esta que la empresa pueda continuar fabricando sin afectar
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grandemente su costo, producto, o tiempo de entrega; pero que si sean viables y

satisfactorias.

Para ello es importante realizar una evaluació n cualitativa y cuantitativa de las alternativas

utilizando métodos que nos indiquen cuá l de ellas o cuales de ellas son la mejor opció n a

seguir para lograr el resultado efectivo de la empresa, a continuació n, describimos algunos:

Cualitativos Cuantitativos
Son difíciles de medir
Factores que se pueden medir
numéricamente, son factores como
en términos numéricos, como
la calidad de los materiales o
el tiempo de entrega, costos
productos, el riesgo por el cambio
por compra, costos de
en el producto, consecuencias a
operació n, etc.
futuro etc.

Una forma de evaluar cuantitativamente es darle un valor a cada factor para al finalizar

tener un resultado y una alternativa: marcar de 1-5 de acuerdo a cada factor siendo uno el

má s desfavorable y 5 el má s favorable.

Alternativa Incremento Tiempos de Calidad en Utilidad del TOTAL

de Costo entrega Prodi. Negocio

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terminado
1. Abastecimiento 3 2 4 3 12
2. Materiales en el Exterior 1 2 4 2 10
3. Producto terminado 3 3 4 3 13

De igual manera es de gran importancia analizar los factores cualitativos, que, aunque no

pueden ser medidos si pueden ser analizados, para ello es importante realizar un aná lisis

situacional por cada alternativa analizando los PRO y CONTRA de cada una y así poder

saber cuá l será el resultado final al seleccionarla.

Alternativa PRO CONTRA

1. Abastecimiento  Si se reabastece podría cumplir con las  La empresa tendría que ir

solicitudes con los requerimientos que personalmente por el material, lo

tienes. que aumentaría los costos

2. Materiales en el Exterior  Tendría material que no afectaría la  Dependería de los tiempos de
calidad de sus productos entrega y el costo aumentaría
3. Producto terminado  Podría cumplir con los requerimientos  Tendría que enseñ ar su proceso
que tiene, no tendría que bajar la a terceros lo cual podría ser malo

calidad sus productos. si ellos usasen esa informació n de

forma mal intencionada.

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3. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES

1.1 RECOMENDACIÓN PARA LA EMPRESA

Después de un consenso decidimos que la mejor alternativa para la empresa, que mantiene

aspectos fundamentales como la calidad, costos y producció n es la numero 1. Nos ayuda a

encontrar un mejor sistema de producció n, volumen y capacidad de almacenamiento,

sosteniendo la calidad principal fuerte de la empresa.

1.2 CONCLUSIONES

A lo largo de esta investigació n pudimos establecer la problemá tica de la

ENCUADERNADORA S.A y buscar una solució n, al enfrentarse a un inminente para de

corteros de cañ a, y manejar un solo proveedor de su insumo principal.

Logramos establecer dos alternativas posibles para apoyar la empresa en este momento

crítico para resolver el problema y que la demanda de producció n y el prestigio no cayera

al piso ante sus clientes.

Desarrollamos la mejor alternativa para que no se afectara la producció n, costos y calidad,

con esta alternativa logramos manejar un stock que cubre este tipo de incidentes
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inesperados realizando un aná lisis operacional y funcional de los abastecimientos, el cual

nos garantiza un volumen de producció n y capacidad de almacenamiento.

Como conclusió n podemos decir que la mejor alternativa es llamada la alternativa vertical

que no da una solució n asertiva a la problemá tica.

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BIBLIOGRAFÍA

 Eva Martha Chaparro Salinas y Minerva Martínez Á vila. Asesoría didá ctica y diseñ o web:

Decid. (2009). Visible bodi: ACTIVIDAD 3 Actividad integradora.

http://www.seduca2.uaemex.mx/material/LIA/AEPyMES/Cnt21.php.

 Solide Share. (2009). Visible body: Aná lisis de la situació n de una empresa.

http://es.slideshare.net/jcfdezmx2/anlisis-de-la-situacin-de-una-empresa.

 Slide Share. (2012). Visible body: Como construir una Matriz DOFA.

http://es.slideshare.net/remyor09/cmo-construir-una-matriz-dof

 Slide Share. (2014). Visible body: Aná lisis FODA: Definició n, características y ejemplo.

http://es.slideshare.net/TelescopioUG/anlisis-foda-definicin-caractersticas-y-ejemplos

 Andric Ló pez. Métodos de Evaluació n de Alternativas. 2014.

https://prezi.com/nwnktxxalm71/metodos-de-evaluacion-de-alternativas/