Libro Excel 2016

@ 2019
@ Ismael Chacón Baiz
Fast Sistemas
Excel 2016
ISBN: 978-958-59483-5-8
Global Click
vinculacion@globalclickmexico.com
Impreso en Colombia
Contenido
_________________________________________________ 7
Microsoft Excel 2016 y sus inicios _________________________________________________________ 7
Ventajas y para qué sirve Excel ___________________________________________________________ 9
Introducción a Excel 2016 ________________________________________________________________ 9
Cómo abrir Excel 2016 en versiones de Windows (7, 10) ______________________________________ 10
Iniciar Excel __________________________________________________________________________ 11
Método abreviado para abrir Excel _______________________________________________________ 12
Conceptos generales de Excel 2016 _______________________________________________________ 13
El backstage del menú Archivo en Excel 2016 _______________________________________________ 15
Practicar con la cinta de opciones ________________________________________________________ 16
Nuevos gráficos _______________________________________________________________________ 18
La amplia función Previsión _____________________________________________________________ 19
Los Mapas 3D ________________________________________________________________________ 20
Nuevas experiencias con tablas dinámicas _________________________________________________ 21
Segmentación de selección múltiple ______________________________________________________ 22
Panel de recomendaciones _____________________________________________________________ 23
La entrada de lápiz de ecuación __________________________________________________________ 24
Nuevos temas ________________________________________________________________________ 24
La barra de acceso rápido de Excel _______________________________________________________ 25
Informe sobre lo que desea hacer ________________________________________________________ 26
Procese y almacene sus libros de Excel desde la Nube ________________________________________ 26
Doble interfaz (Mouse/Touch) ___________________________________________________________ 27
Crear hojas de cálculo en blanco y usar las plantillas _________________________________________ 28
Guardar y Guardar Como un libro de trabajo _______________________________________________ 29
Imprimir en Excel _____________________________________________________________________ 30
Opciones de cuenta ___________________________________________________________________ 31
Convierta sus libros de Excel a PDF y XPS __________________________________________________ 32
Cerrar un archivo y la herramienta de Autorecuperación _____________________________________ 33
Comparta un archivo __________________________________________________________________ 34
Copiar, cortar y pegar celdas ____________________________________________________________ 36
Formato de datos _____________________________________________________________________ 37
Aumente o disminuya el tamaño del texto _________________________________________________ 38
Aplique bordes y fondos a celdas_________________________________________________________ 39
Alinear el texto a su gusto ______________________________________________________________ 40
Ajuste el texto largo ___________________________________________________________________ 41
Combine y divida celdas ________________________________________________________________ 41
Elija el formato de las celdas ____________________________________________________________ 42
Marque las tendencias y los modelos en los datos ___________________________________________ 44
Convierta un rango de celdas en una tabla con estilo_________________________________________ 45
Inserte y elimine celdas, filas y columnas en una hoja o tabla __________________________________ 46
Cambie el alto y ancho de las filas y columnas ______________________________________________ 47
Organice las hojas _____________________________________________________________________ 48
Agregue un cálculo rápido a la tabla de datos_______________________________________________ 49
Repita o rellene los datos _______________________________________________________________ 51
Elimine el contenido o el formato de las celdas _____________________________________________ 52
Organice sus datos para facilitar el análisis _________________________________________________ 53
Buscar y reemplazar datos ______________________________________________________________ 54
Resuma sus datos complejos en tablas dinámicas ___________________________________________ 55
Construya tablas fácilmente _____________________________________________________________ 57
Obtenga un conjunto personalizado de tablas dinámicas _____________________________________ 58
Ilustre su hoja de cálculo con imágenes ___________________________________________________ 59
Buscar e insertar imágenes desde portales web _____________________________________________ 60
Agregue un estilo a sus imágenes ________________________________________________________ 61
Tome una captura de pantalla ___________________________________________________________ 62
Inserte formas y dibujos ________________________________________________________________ 63
Crear y editar diagramas con SmartArt ____________________________________________________ 64
Busque complementos en la tienda de Office _______________________________________________ 65
Mapas de Bing________________________________________________________________________ 66
Muestre los datos de forma gráfica _______________________________________________________ 67
Diseñe y edite gráficos _________________________________________________________________ 68
Inserte un gráfico dinámico con una tabla dinámica _________________________________________ 69
Visualice sus datos de manera tridimensional ______________________________________________ 70
Cree Minigráficos _____________________________________________________________________ 72
Utilizar Segmentación de datos para filtrar la información ____________________________________ 73
Inserte una escala de tiempo para filtrar fechas _____________________________________________ 74
Agregue un Hipervínculo _______________________________________________________________ 75
Dibuje un Cuadro de texto ______________________________________________________________ 76
Aplique contenido de encabezado y pie de página ___________________________________________ 77
De un toque artístico con WordArt _______________________________________________________ 78
Agregue una línea de firma _____________________________________________________________ 79
Fije un objeto en el documento __________________________________________________________ 80
Agregue Ecuaciones matemáticas al documento ____________________________________________ 81
Añada símbolos que no encuentre en el teclado ____________________________________________ 83
Cree su propio estilo con un tema personalizado ____________________________________________ 84
Ajuste el margen, la orientación y el tamaño de la página _____________________________________ 84
Establezca el área de impresión y los saltos de página ________________________________________ 86
Elija una imagen y personalice su fondo ___________________________________________________ 87
Elija las filas y columnas que se repetirán en las hojas impresas ________________________________ 87
Ajuste la escala de impresión de las hojas__________________________________________________ 88
Configure lo que desee que aparezca en su hoja impresa _____________________________________ 89
Elija el marcador de posición para sus objetos ______________________________________________ 90
El panel de selección ___________________________________________________________________ 91
Funciones de Autosuma y Recientes ______________________________________________________ 92
Funciones Lógicas y Financieras __________________________________________________________ 93
Funciones de Texto, Fecha y Hora ________________________________________________________ 94
Funciones Búsqueda y Referencia ________________________________________________________ 96
Funciones Matemáticas y Trigonométricas, Estadísticas e Ingeniería ____________________________ 97
Administrador de nombres _____________________________________________________________ 98
Muestre, rastree y compruebe errores en las fórmulas _______________________________________ 99
Ventana de Inspección ________________________________________________________________ 101
Cálculo de fórmulas __________________________________________________________________ 102
Detecte, conecte y combine datos desde varios orígenes ____________________________________ 103
Actualice las fuentes de información importadas ___________________________________________ 104
Busque valores ordenando los datos _____________________________________________________ 105
Active el filtro de las celdas seleccionadas ________________________________________________ 106
Texto en columnas ___________________________________________________________________ 107
Relleno rápido_______________________________________________________________________ 108
Quitar duplicados ____________________________________________________________________ 109
Validación en datos __________________________________________________________________ 110
Consolidar __________________________________________________________________________ 112
Relaciones __________________________________________________________________________ 113
Análisis de hipótesis __________________________________________________________________ 114
Predecir tendencias de datos ___________________________________________________________ 116
Agrupe, desagrupe y calcule las filas de datos relacionados __________________________________ 117
Corrija errores ortográficos y agregue sinónimos ___________________________________________ 118
Búsqueda inteligente _________________________________________________________________ 120
Traducir el texto seleccionado a otro idioma ______________________________________________ 120
Agregue comentarios en cualquier parte del documento ____________________________________ 121
Proteja un libro o una hoja de cálculo ____________________________________________________ 123
Visualice el documento de varias formas _________________________________________________ 124
Visualice el encabezado, la barra de fórmulas y las líneas de cuadrícula ________________________ 125
Amplíe la vista de la hoja de cálculo _____________________________________________________ 126
Organice las ventanas abiertas _________________________________________________________ 127
Automatice las tareas con las Macros ____________________________________________________ 127
Power Pivot _________________________________________________________________________ 129
Microsoft Excel 2016 y sus inicios
Le damos la bienvenida a este nuevo panorama académico en donde podrá conocer la novedosa plataforma de
Excel creada por Microsoft. Para dar inicio a esta enriquecedora experiencia interactiva, vamos a dar un vistazo a
los inicios de este programa, las versiones que ha presentado de hojas de cálculo y todas las ventajas de utilizar
esta herramienta.
En esta lección usted podrá conocer el origen de las hojas de cálculo, la primera aplicación electrónica, para esto
daremos un recorrido iniciando en la primera versión de Excel hasta la versión 2016.
En la línea de tiempo que vemos a continuación encontrará plasmado el progreso que ha tenido este programa, las
fechas y los nombres de las versiones con que en su momento fueron lanzadas al mercado. Para ver detalles de
cada una de estas versiones, haga clic en el icono que las identifica.
VisiCalc; creada en 1978 y la primera aplicación de hoja de cálculo disponible para computadores personales. Es
considerada la aplicación que convirtió el microcomputador de un hobby para entusiastas de la computación en
una herramienta seria de negocios.
Multiplan; fue creada en 1982, siendo una de las primeras hojas de cálculo desarrolladas por Microsoft, Columnas:
16 y filas: 32 En principio hecha para el sistema operativo CM/P, fue posteriormente adaptada a otros sistemas
tales como MS DOS, BTOS Y XENIX.
Un año después, en 1983, Lotus Development Corp., lanza al mercado Lotus 123, una nueva versión de hoja de cálculo
que contenía la notación de celdas alfanuméricas, de tipo A1, Era un producto muy sólido, con pocos errores, lo
que contribuyó significativamente a afianzar el éxito de los PC dentro del ambiente corporativo y de oficina.
En 1985 aparece Microsoft Excel 1.0, una aplicación de hojas de cálculo, diseñada para PC y utilizada en tareas
financieras y contables, con fórmulas, gráficos y un lenguaje de programación.
En 1987 nace Excel 2.0 una nueva versión de la famosa hoja de cálculo desarrollada para Windows 2.0, incluyó
rutinas mejoradas en su instalación, permitiendo cálculos más rápidos.
Excel 3.0 aparece en 1982, esta versión incorpora mejoras en apariencia y funciones, barras de herramientas,
características de dibujo, gráficos 3D y características para grupos de trabajo, entre otras.
En la versión Excel 4.0, creada en 1992, se incluye el primer set de funciones estadísticas, financieras y de ingeniería,
conocidas como Herramientas de Análisis, Barra de Herramientas personalizada, ampliando el uso de las hojas de
cálculo a otras ramas científicas.
En 1993 aparece la versión Excel 5.0, introduce el concepto de Libro de Trabajo, donde cada libro contiene un
número limitado de hojas de cálculo, incluye automatización de tareas; diferentes formatos de caracteres en una
celda, permite arrastrar un objeto de un programa a otro; edición de gráficos en la misma hoja de cálculo; rotación
de gráficas, etc.
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En 1995 se lanza la versión 7.0 también conocida como Excel 95, esta nueva versión, aunque solo incluye algunas
mejoras sobre Excel 5.0, da el salto a los 32 bits y sienta las bases para el entorno gráfico de las actuales versiones
de Excel.
Para 1997 es lanzado Excel 97 - incluido en Office 97. Ofrece la actualización más grande hasta ese momento, las
barras de herramientas y los menús adquirieron una nueva apariencia, se incluyó la ayuda en línea y el número de
filas soportadas se cuadruplicó, mejoró mucho el ambiente de desarrollo de macros y se incorporó un nuevo
formato de archivo.
La versión Excel 9.0 fue creada en 1999 y se popularizó como Excel 2000, presentó mejoras en las barras de
herramientas, haciéndolas más manejables, al igual que las tablas dinámicas y los gráficos.
En 2001 aparece la nueva plataforma Microsoft Excel 10.0, conocida como Excel 2002 incluida en Office XP. Entre
sus nuevas características está la capacidad de recuperar el trabajo cuando Excel se bloquea y mejoras en el
asistente para funciones.
En 2003 aparece Excel 2003, en su versión 11, incluida en Office 2003. En esta versión se destaca por su mayor
compatibilidad con archivos XML, así como nuevas funciones para facilitar el análisis estadístico y el uso compartido
de información.
En 2007 aparece Excel 2007 (versión 12) incluida en Office 2007. Presenta la actualización más importante desde
Excel 97, un cambio fue la cinta de opciones, una nueva interfaz de usuario que sustituye a los anticuados menús
de Excel. Se mejoró el concepto de lista, integrando el concepto de tabla y funciones más poderosas para el manejo
de las mismas.
En 2010 Microsoft lanza la versión 14 también conocida como Excel 2010. En esta versión se introducen los mini
gráficos, la vista Backstage y la segmentación de datos, también permite realizar comparaciones rápidas y eficaces
de listas de datos.
En 2013 se lanza la versión de esta herramienta, más conocida como Microsoft Excel 2013, introduce nuevas
características como el relleno rápido de columnas que reconoce ciertos patrones en los datos y hace sugerencias
inmediatas.
Microsoft Excel 2016, es la más actualizada plataforma de hojas de cálculo hasta el momento. En esta versión los
análisis de datos son más rápidos y mejorados utilizando tablas dinámicas que permiten comparar y seleccionar la
mejor exposición de resultados.
Ventajas y para qué sirve Excel
A partir de ahora usted conocerá la utilidad y todos los beneficios que esta herramienta le ofrece. De clic en el icono
del logo de Excel.
Al ingresar a la plataforma de Excel 2016, encontrará un libro que está conformado por filas y columnas, cuya
intersección se conoce como celdas. Allí se podrán almacenar y guardar datos, ya sea en formato de texto o
numérico y trabajar con estos datos a través de fórmulas matemáticas y estadísticas que automáticamente
arrojarán resultados que minimizan errores y facilitan la gestión.
Para conocer más a fondo acerca de las ventajas que Excel 2016 le ofrece, haga clic en cada uno de los recuadros
que se presentan a continuación.
 Excel 2016ees una herramienta adecuada en el manejo de datos matemáticos, estadísticos y financieros.
 Excel 2016 dispone de Hojas de Cálculo electrónicas, que le permiten almacenar gran cantidad de datos
numéricos, conservando cálculos exactos.
 Excel 2016 le permite añadir estética y dinámica a sus datos y presentarlos a manera de informe.
 Excel 2016 facilita la interpretación de sus datos, permitiéndole crear gráficos a partir de la información
que tenga almacenada en una hoja de cálculo.
 En Excel 2016 puede realizar cálculos sencillos y de mayor complejidad, a través de fórmulas matemáticas.
 Con Excel 2016, puede manejar todo el funcionamiento de su oficina, a través de la elaboración de formatos
como: facturas, nóminas, control de insumos, control de pagos.
 En Excel 2016 usted puede crear tablas dinámicas, que le permiten sintetizar la información almacenada y
optimizar su análisis.
 Excel 2016 le ofrece un dinamismo de sus datos, que le permite prever los cambios futuros a través de
vistas previas, lo que le facilita su análisis y minimizar errores.
Introducción a Excel 2016
Ahora tendrá la oportunidad de relacionarse directamente con Excel 2016 y conocer más de cerca el panorama
gráfico y las herramientas que va a utilizar en el manejo de su información.
Para continuar, haga clic en el icono de Excel.
Así es como se ve la plataforma gráfica de Excel 2016, ésta ofrece todas las herramientas que necesita para manejar
sus datos. Identifique los paneles de la hoja de cálculo y de clic en cada uno de ellos.
En la parte superior de la hoja de cálculo, se encuentra “la barra de herramientas de acceso rápido” que contiene
comandos predefinidos con la opción de ser personalizados acorde a su necesidad. También encontrará el panel
de “la barra de herramientas: presentación de pestañas y cinta de opciones”, que agrupa todas las herramientas;
desde la pestaña Archivo, pasando por inicio, Insertar, Diseño de página, Formulas, Datos, Revisar hasta llegar a
Vista, incluyendo un asistente de información de estas opciones.
Debajo de la “barra de herramientas”, aparecerá un panel más pequeño que el anterior, divido en tres secciones
de izquierda a derecha, así: “cuadro de nombres, insertar función y barra de fórmulas”, estos permiten visualizar y
editar información en celdas e inserción de fórmulas.
En Excel 2016 usted cuenta con la “hoja de cálculo”, donde podrá manejar su información mediante filas, columnas,
celdas, barras de desplazamiento vertical y horizontal, personalizar su entorno y presentar sus datos en varias hojas,
dándole un nombre a cada una.
Para finalizar, en la parte inferior de la hoja se encuentra el panel de “control de Zoom” y “Vista de página” desde
donde se puede acercar y/o alejar la hoja de cálculo y personalizar el área de impresión.
Cómo abrir Excel 2016 en versiones de Windows (7, 10)
En esta lección usted aprenderá cómo iniciar Excel 2016, en las diferentes versiones de Microsoft Windows, que
son compatibles con esta plataforma. Aprenderá a ejecutar Excel 2016 en Microsoft Windows 7, que es compatible
con el sistema Operativo Microsoft Windows 8, en el cual ha sido desarrollado este curso. Para esto, haga clic en
el botón de inicio, digite la palabra “Excel”, en el campo de búsqueda.
Seleccione haciendo clic sobre el vínculo “Excel 2016”, dentro de la lista de coincidencias de búsqueda que se
muestran a continuación.
Observe cómo se abre la ventana principal de Excel 2016, donde puede empezar a trabajar en un libro en blanco,
o con las plantillas disponibles. Para finalizar vaya a la barra de control y haga clic en el botón “Cerrar”.
Ahora, se ejecutará Excel 2016 en el sistema operativo Microsoft Windows 10.
Para empezar, haga clic en el botón de inicio.
Observe que al costado derecho de la ventana de Inicio se encuentran todas las aplicaciones instaladas en el
ordenador mediante comandos. Haga clic en el comando Excel 2016.
Se ha ejecutado Excel 2016. En Microsoft Windows 10 y aprenderá otra forma de ejecutarlo. Haga clic en el botón
“Cerrar”.
Haga clic sobre el asistente de búsqueda que se encuentra en la barra de tareas. Digite la palabra “Excel”.
Para finalizar, haga clic en el comando “Excel 2016” que aparece en el listado de las coincidencias de búsqueda.
Se ha aprendido cómo ejecutar Excel 2016 en las diferentes versiones de Microsoft Windows compatibles con esta
herramienta ofimática.
Iniciar Excel
En esta lección usted aprenderá a crear tablas, calcular y analizar datos en la plataforma de Excel 2016.
Para empezar a trabajar, vaya a la parte inferior izquierda de la pantalla y haga clic en el botón inicio de la barra de
tareas.
Digite la palabra Excel 2016, Observe que se muestra una lista de coincidencias de búsqueda. Haga clic en el vínculo
“Excel 2016”.
Al entrar en Excel 2016, podrá conocer todas las plantillas de trabajo que esta plataforma le ofrece. En la parte
superior de la “pantalla inicial”, podrá observar el cajón de texto y allí puede digitar el nombre de la plantilla que
desea usar, dentro de las diferentes categorías que Excel ofrece. En esta misma pantalla también podrá ver en la
parte izquierda, los documentos recientes que se han trabajado en el equipo.
Haga clic en la categoría “presupuestos”, en “búsquedas sugeridas”.
Al lado derecho de la pantalla, Excel le mostrará el panel “categoría”, que incluye la lista de todas las plantillas
relacionadas con la de su elección. Ahora haga clic en la plantilla, “presupuesto de gastos”.
Excel le presenta una vista previa de la plantilla que seleccionó con el detalle de sus características. Haga clic en el
botón “Crear”.
Ahora que ya creó la plantilla, usted podrá modificarla según sus necesidades. Pero si lo que usted quiere es crear
un Libro en blanco, haga clic en la pestaña “Archivo”.
Excel desplegará en el costado izquierdo de la pantalla, el backstage del menú. Haga clic en el comando “Nuevo”.
Aquí Excel le mostrará la ventana de inicio rápido. Haga clic en la opción “Libro en Blanco”.
Note que Excel 2016, le ofrece la posibilidad de trabajar creando su propio diseño, desde un Libro en blanco o a
través de un diseño prestablecido en las plantillas.
Método abreviado para abrir Excel
En esta lección aprenderá a abrir Excel con un método rápido, utilizando un comando de teclas. Dirija el puntero
en la barra de tareas y haga clic en el botón “Inicio”.
Observe que aparece la lista de aplicaciones instaladas en el equipo. Ahora digite la palabra “Excel 2016” y verá un
panel que desplegará todas las aplicaciones relacionadas con la búsqueda. Haga clic derecho en el icono de Excel
2016. En el menú que aparece haga clic sobre la opción, “Abrir ubicación del archivo”.
Aparecerá una ventana. Haga clic derecho en la opción Excel 2016. Del menú que se despliega, haga clic en la opción
propiedades.
Observe que aparece una ventana emergente con el nombre de “Propiedades Excel 2016”, con la pestaña “Acceso
directo” activa. Haga clic en el campo “Tecla de método abreviado”.
Ahora usted puede decidir que combinación de teclas desea usar para abrir Excel 2016. Para este ejemplo presione
la tecla X.
Aparece en el campo la combinación, CTRL+ALT+X. Esto indica que cada vez que use esta combinación de teclas,
automáticamente se abrirá la herramienta Excel 2016. Haga clic en el botón aceptar para guardar los cambios y
cerrar la ventana. Haga clic en el botón “Continuar”, de la ventana de advertencia que aparece.
Para finalizar esta lección, compruebe lo que acaba de hacer presionando las teclas CTRL, ALT, X y observe cómo
automáticamente se abre la pantalla inicial de la herramienta Excel 2016.
Ahora cada vez que usted requiera abrir Excel 2016, puede usar la combinación CTRL+ALT+X. De la misma manera
como lo hizo con Excel, puede agregar una combinación de teclas para abrir cualquier aplicación que se encuentre
instalada en su equipo.
Conceptos generales de Excel 2016
A medida que avance en el aprendizaje de este curso, usted enriquecerá su lenguaje y estará más familiarizado con
una serie de conceptos del manejo de la Herramienta Excel 2016.
La Pantalla Inicial: Aquí puede observar la pantalla inicial de Excel 2016 que se denomina “Libro de Excel”, verá la
primera de una variedad de herramientas que éste programa le ofrece. Se habla de las plantillas; que se presentan
por categorías, (dentro de las cuales están: empresa, personal, presupuestos, etc.); estas plantillas tienen ya
establecidos datos, formulas, macros, gráficos y cálculos que se pueden personalizar de acuerdo a sus necesidades.
Esta herramienta también le presenta una lista de los últimos documentos consultados y/o modificados, iniciando
por el más reciente; lo que facilita el manejo de la información.
El Libro y la Hoja de Cálculo: En un libro de Excel usted tiene la opción de insertar y trabajar en una cantidad ilimitada
de Hojas de Cálculo. Sin embargo, la cantidad de Hojas que usted pueda insertar depende de la capacidad de
Memoria RAM con la que cuenta su computadora.
Observe la ventana principal de Excel 2016, que se denomina Hoja de Cálculo, como puede ver está compuesta por
“Filas” y “Columnas” que forman las “Celdas”, donde se puede ingresar información de tipo texto o numérico, de
acuerdo a sus necesidades.
La barra de Acceso Rápido: Excel 2016 ha incorporado un nuevo elemento en sus hojas electrónicas, que se conoce
como Barra de Herramientas de Acceso Rápido, que se puede visualizar en la parte superior izquierda de la ventana,
la cual se personaliza dejando a la vista los comandos más comunes o los que más se utilizan.
La barra de Control: En el costado superior derecho de la ventana, podrá ver la “Barra de Control” del Libro de Excel.
Esta barra le permite accionar los comandos cerrar, minimizar y maximizar la ventana de trabajo, que son comunes
para todos los entornos informáticos. Adicionalmente y con el fin de ampliar la vista de la ventana; Excel 2016
incorpora un nuevo comando que le permite ocultar y/o mostrar la cinta de opciones y sus comandos.
La Cinta de Opciones: A medida que el programa de Excel ha evolucionado, lo ha hecho también la herramienta
“Cinta de Opciones”, la cual proporciona las utilidades del manejo de Excel, agrupadas en pestañas y comandos que
buscan facilitar el desarrollo de su trabajo.
La barra de Título: En el centro de la parte superior de la pantalla se puede observar este elemento informativo,
que muestra el nombre del libro y la herramienta ofimática que está desarrollando en el momento. Tenga en cuenta
que cada vez que se crea un libro nuevo, el programa por defecto lo presentará nombrado como “Libro 1”, pero
usted puede personalizarlo de acuerdo al manejo de su información.
Las Filas y las Columnas: La Hoja de cálculo está compuesta por filas y columnas que se presentan de la siguiente
manera: En sentido vertical están las columnas enunciadas desde la letra A hasta las letras XFD que en total son
16.384. En sentido horizontal están las filas, enumeradas desde el dígito 1 hasta el digito 1.048.576. Como puede
observar Excel 2016, da la oportunidad de almacenar una gran cantidad de información, por eso es considerada la
mejor herramienta de Hojas de Cálculo electrónicas.
Barra de Fórmulas: Esta herramienta le permite dos importantes opciones que son: “Insertar función” y “Cuadro
de contenido”, en el que puede observar toda la información que se inserta en la celda donde se encuentre ubicado.
Esto le permitirá verificar y modificar los datos en cualquier momento. También presenta un cuadro de diálogo, del
cual usted también podrá elegir e insertar la función predeterminada que más se acomode a su necesidad.
Cuadro de Nombres: Esta opción (que puede ver señalada con un recuadro de color verde), le permite conocer la
referencia de la celda seleccionada o la que está activa y también le muestra el rango de celdas seleccionadas en
su Hoja de Cálculo.
Las barras de Desplazamiento: Usted podrá observar las barras de desplazamiento ubicadas en la parte inferior y
en el costado derecho de la Hoja de Cálculo. Basta con sostener el clic izquierdo del mouse para desplazarse de
arriba abajo y de izquierda a derecha por toda la hoja.
Celda Activa: Como ya se explicó una “Celda” se forma de la intersección entre las filas y las columnas. Y se
denomina “Celda Activa” a la celda o rango de celdas seleccionadas, que están dispuestas para ingresar datos.
Herramientas de Zoom y modos de presentación: El comando de Zoom le permite observar los datos más de cerca,
enfocándose en una zona exacta en la Hoja de Cálculo. Los modos de presentación le permiten ver los saltos de
página y así organizar los datos para lograr una excelente impresión de sus documentos
Las Etiquetas de hojas: Como ya la había mencionado, dentro de un Libro de Excel usted tiene la oportunidad de
insertar varias Hojas de acuerdo a su requerimiento y personalizar cada una de ellas, dándole un nombre, tipo y
color de fuente, diferente a cada etiqueta. También podrá navegar fácilmente entre las diferentes hojas que
contenga un libro, para tener una vista general de su información.
El backstage del menú Archivo en Excel 2016
En la parte superior izquierda se encuentra la “Vista Backstage” de la pestaña “Archivo” que despliega una serie de
funciones como, por ejemplo: Guardar, Imprimir, Compartir. Vaya a la Cinta de opciones y haga clic en el comando
“Archivo”
Observe que aparece una lista de comandos que sirven para darle información y editar. El comando “Abrir”
despliega un listado de los archivos de Excel que ha utilizado recientemente y permite abrirlos con facilidad.
También se encuentra la herramienta “OneDrive”, desde donde puede acceder a sus documentos guardados y
efectuar las modificaciones que necesite. En caso de que no pueda ver el documento que requiere en el listado
que aparece en la pantalla, podrá ubicarlo en el disco duro de su computadora.
Para continuar haga clic en el comando “Información”.
Este comando muestra varios datos de referencia del documento como el usuario que creó el archivo, la fecha de
creación, modificación e impresión. Esta herramienta también le permite la opción de elegir información que desea
que otros usuarios observen cuando se publique en la web, protección de datos, verificación de errores y recuperar
libros no guardados. Haga clic en el comando “Nuevo”.
Observe como Excel muestra las plantillas que usted podrá crear desde un libro en blanco o modificar una plantilla
ya establecida. Continúe haciendo clic en el comando “Guardar”.
Este comando le da la opción de elegir el sitio dónde almacenará su libro y el nombre que le asignará. Puede optar
por guardarlo en la “Nube”, en el ordenador o en otro sitio que agregue. Haga clic en Imprimir.
Este comando le permite elegir la impresora de acuerdo a su necesidad y para lograr una óptima impresión debe
configurar las páginas que va a imprimir, el número de copias que desea, el margen, la orientación y el tamaño
deseado. Para continuar haga clic en “Compartir”.
Esta herramienta le permite compartir su libro de Excel con un grupo de trabajo y/o remitirlo directamente por
correo electrónico, como archivo adjunto en formato PDF o XPS. Haga clic en “Exportar”.
El comando “Exportar” le permite realizar las siguientes acciones: Transformar los libros de cálculo de Excel a otros
formatos como PDF, OpenDocument o XPS; Exportar libros de Excel a versiones anteriores y almacenarlos con estas
extensiones de archivo. Haga clic en el comando “Publicar”.
Esta opción, como su nombre lo indica, le permite publicar sus libros en una nueva herramienta denominada
PowerBi, más conocida como Nube de Office, que ofrece características y servicios en línea que busca y visualiza
datos, comparte y almacena sus informes elaborados en Excel accediendo a ellos en cualquier momento y desde
cualquier dispositivo. Haga clic en “Cerrar”.
Al elegir este comando, aparece una ventana emergente que le consulta si desea guardar los cambios del
documento y se asegura que sea almacenado antes de cerrarlo. Haga clic en el comando “Cuenta”.
En este comando se despliega una pantalla donde se muestra la información personal y cuentas asociadas al
producto del usuario que ejecuta el programa, y le permite personalizar modificar el fondo y el tema del entorno
gráfico del libro de cálculo. También le brinda la información acerca de si el producto se encuentra activado, pues
de no ser así, el programa no le permitirá habilitar todas las herramientas y en algún momento caducará; y la versión
de Office que maneja actualmente, para este caso, es 2016. Para finalizar esta lección haga clic en el comando
“Opciones”.
Observe que le aparece una ventana con opciones que puede elegir para personalizar las herramientas de su libro
de cálculo.
Practicar con la cinta de opciones
En esta lección usted podrá interactuar con la “Cinta de opciones” que se encuentra ubicada a lo largo de la franja
horizontal en el borde superior de la hoja de Excel 2016, y así saber cómo están organizadas las pestañas y los
comandos de esta herramienta, y qué función cumple cada una de ellas.
Para empezar, haga clic en “Archivo”. Como se vio en la lección anterior, el comando “Archivo” despliega la “Vista
Backstage” donde puede crear, guardar, administrar e inspeccionar información personal y configurar opciones de
un libro de cálculo de Excel 2016. Haga clic en el botón de la parte superior izquierda, que indica con una flecha
“regresar”.
De clic en la pestaña “Inicio” que le ofrece siete grupos de comandos: “Portapapeles”, “Fuente”, “Alineación”,
“Numero”, “Estilos”, “Celdas” y por último “Modificar”, los cuales le serán de gran utilidad, al momento de darle
un nuevo estilo a su hoja de cálculo. Más adelante tendrá la oportunidad de interactuar con esta herramienta, en
un ejercicio práctico. Siga en el recorrido de la “Cinta de opciones”, haga clic en la pestaña “Insertar”.
La pestaña “Insertar” le permite agregar tablas y gráficos, formas y objetos que le ayudan a resumir sus datos y
presentarlos estadísticamente complementando el diseño de su Hoja de Cálculo. Las opciones que ofrece esta
herramienta son: “Tablas”, “Ilustraciones”, “Complementos”, “Gráficos”, “Paseos”, “Minigráficos”, “Filtros”,
“Vínculos”, “Texto” y “Símbolos”. Más adelante, a partir de la lección #47, podrá encontrar ejercicios para poner en
práctica lo aprendido.
Haga clic en la pestaña “Diseño de página”. Esta pestaña está compuesta por el grupo de comandos: “Temas”,
“Configurar página”, “Ajustar área de impresión”, “Opciones de la hoja” y “Organizar”, que le serán útiles para
organizar los elementos insertados, darle un estilo personal a su hoja de cálculo y preparar sus documentos para
una óptima impresión. Continúe conociendo la “Cinta de opciones”; haga clic en la pestaña “Fórmulas”.
Esta pestaña se divide en los grupos: “Biblioteca de funciones”, “Nombres definidos”, “Auditoría de fórmulas” y
“Cálculo”, que usted puede utilizar para agregar funciones y fórmulas a sus hojas de cálculo y realizar seguimiento
a sus datos para detectar errores.
Ahora, de clic en la pestaña “Datos”. Aquí encontrará este grupo de comandos: “Obtener datos externos”,
“Conexiones”, “Ordenar y Filtrar”, “Herramientas de datos” y “Esquema”, que le darán la opción de traer
información de otras fuentes y trabajar posteriormente con ellas, aplicando filtros y eliminando información de
rangos de celdas duplicadas.
Continúe haciendo clic en la pestaña “Revisar”. Los grupos en los que están ordenados los comandos son: “Revisión”,
“Datos”, “Idioma”, “Comentarios” y “Cambios”, dentro de sus funciones están: revisar la ortografía del documento,
proteger las hojas o el libro de cálculo e insertar comentarios en las celdas que requiera.
De clic en la pestaña “Vista”. Esta pestaña incluye los siguientes grupos: “Vistas de libro”, “Mostrar”, “Zoom”,
“Ventana” y “Macros”. Podrá utilizar estos comandos para modificar la vista de la hoja de cálculo y ocultar algunos
de sus elementos como las líneas de cuadricula, los encabezados de la hoja o hasta la misma barra de fórmulas y
grabar “Macros” para automatizar las tareas repetitivas.
Para finalizar esta lección, haga clic en la pestaña “Power Pivot”. Con este complemento de Excel, usted puede
analizar y crear datos de manera eficaz y sofisticada, combinando un gran número de datos con los que usted
cuente en varias hojas de cálculo. Tiene cuatro grupos de comandos nombrados como “Modelos de datos”,
“Cálculos”, “Tablas” y “Relaciones”.
Nuevos gráficos
La nueva versión de Excel 2016 pone a su disposición seis nuevos tipos de gráficos que le permitirán presentar la
información de forma dinámica. Seleccione una tabla de datos y haga clic en la pestaña “Insertar”.
Ahora haga clic en la opción “Gráficos recomendados”. En la ventana que se despliega, de clic en la pestaña “Todos
los gráficos”.
Como se puede observar, se presentan los tipos de gráficos que se pueden utilizar para la tabla que está trabajando.
Seleccione “Cuadro combinado”: En esta opción se combinan varios modelos de gráficos, que le permiten ordenar
y presentar los datos de una forma más sencilla, usted lo puede utilizar especialmente cuando la información que
contienen sus libros presenta grandes variaciones.
Haga clic en “cascada”: Usted puede utilizar este gráfico para mostrar las alteraciones de un dato inicial con
respecto a una serie de valores positivos y negativos; le permite notar la diferencia con facilidad, presentando las
columnas en distintos colores.
Ahora, haga clic en “cajas y bigotes”. En el gráfico de cajas y bigotes, cada caja contiene líneas verticales que se
denominan “bigotes”. Usted podrá utilizar este tipo de gráfico cuando tenga en su hoja de cálculo, distintos grupos
de datos que de cualquier forma se relacionan. Esta clase de gráfico le permite mostrar sus datos distribuidos en
conjuntos, de acuerdo a como los haya agrupado.
Haga clic en el “Gráfico de histograma”. Es un cuadro de columnas que muestra los datos de frecuencia. Estas
columnas son denominadas “Clase” y ofrece la posibilidad de establecer de manera visual, ordenada y fácilmente
comprensible, todos los datos numéricos estadísticos de su hoja de cálculo con mayor detalle.
Ahora, haga clic en el “Gráfico de proyección solar”. Este gráfico es ideal para mostrar datos jerárquicos. Cada nivel
de la jerarquía está representado por un anillo o círculo, de manera que el círculo interior es el superior de la
jerarquía y se muestra cómo se relacionan los anillos exteriores con los interiores.
Para terminar, haga clic en el “Gráfico de rectángulos”. De la misma manera que el grafico anterior, el gráfico de
rectángulos muestra una jerarquía de los datos y adicionalmente permite hacer una comparación de proporciones
dentro de la jerarquía. Esta opción permite dar un color a cada categoría que facilite visualizar y analizar la
comparación de la información.
En esta lección se logró aprender todo lo relacionado con tablas y gráficos y cómo puede utilizar estas herramientas
para organizar y presentar su información.
La amplia función Previsión
En esta lección se conocerá la función “Previsión”, con la que se aprenderá la tendencia en una serie de datos y se
podrá generar una vista previa. Para empezar, Haga clic en el botón inicio. Digite las palabras, “Excel 2016”.
Haga clic en el icono de “Excel 2016”, que aparece en el panel de la lista desplegable.
En el cajón de texto que aparece en la parte superior, digite la palabra “Previsión” y oprima la tecla “Enter”.
De clic en la plantilla con el nombre, “Informe de ventas mensual”. Haga clic en el botón “Crear” de la ventana
emergente.
Como puede observar, aparece una tabla que contiene datos históricos ya establecidos sobre un informe de ventas.
Haga clic sobre la hoja de nombre “Informe de Ventas”.
Aparece una hoja de cálculo con el informe de ventas. Esta información se encuentra filtrada para facilitar el análisis
de la información.
Haga clic sobre la hoja de nombre “Previsión de ventas”.

Esta hoja de cálculo muestra la proyección de ventas por mes en una tabla, y una gráfica con su respectiva línea de
tendencia. A medida que se modifiquen los datos de la lista, la tabla y la gráfica también irán cambiando. Haga clic
en botón “Cerrar” ubicado en la barra de control. En la ventana que aparece, de clic en el botón “No guardar”.
Con la herramienta “Previsión”, se podrán realizar pronósticos de eventos futuros. Por ejemplo: ventas, cobranza,
caja, tesorería, entre otros; Solo con tener suficientes datos históricos, y agregar la línea de tendencia en el gráfico,
Excel 2016 le ayudará a desarrollar la previsión de un evento.
Los Mapas 3D
Con los mapas en 3D, se podrán ver en un espacio geográfico los datos de una hoja de cálculo, mostrando la relación
entre las ubicaciones y los datos asociados a ellas. En estos mapas 3D encontrará que sus herramientas están
agrupadas entre comandos y pestañas.
En la pestaña “Paseo” están ubicados los comandos “Reproducir Paseo”, “Crear video” y “Capturar pantalla” con
estos comandos se podrá crear un video de los paseos que realice en el mapa, cambiar la vista y capturar imágenes
de la vista actual del mapa para insertarlas en otras aplicaciones que use.
En la pestaña “Escena” están los comandos “Nueva escena”, “Temas” y “Opciones de escena” con estas
herramientas se puede cambiar el tipo de mapa, el tono y crear nuevas escenas, estas se reproducirán
secuencialmente mostrando las diferentes vistas de los datos utilizados.
En la pestaña “Capa” se puede visualizar el comando “Actualizar datos” esta muestra los datos más actuales de las
escenas asignadas. También se visualiza el comando “Formas” con el que se puede modificar la forma de las
columnas definidas del mapa.
En la pestaña “Mapa” se encuentran agrupados los comandos de “Etiquetas de mapa”, “Mapa plano”, “Buscar
ubicación” y “Regiones personalizadas”. Desde allí, usted podrá mostrar u ocultar las etiquetas informativas,
cambiar entre formato globo a formato plano y trasladarse a cualquier ubicación geográfica indicando el destino.
Los comandos “Gráficos 2D”, “Cuadro de texto” y “Leyendas” se encuentran en la pestaña “Insertar”, estos se
reproducirán en la vista de paseo.
Si se agregan campos de tiempo a las escenas se activaran los comandos “Escala de tiempo” y “Fecha y hora”,
ubicados en la pestaña “Hora”.
También se pueden ocultar o mostrar los panales laterales que administran los cambios realizados en el entorno
geográfico, estos comandos se llaman “Editor de paseos”, “Panel de capas” y “Lista de campos” y están ubicados
en la pestaña “Ver”.
Los mapas 3D dan una novedosa forma de visualizar los datos de su hoja de cálculo, mediante experiencias
tridimensionales con ubicaciones geográficas, que hacen de Excel 2016 la mejor y más completa herramienta
ofimática.
Nuevas experiencias con tablas dinámicas
En esta lección, podrá conocer los novedosos diseños de tablas dinámicas a través de los datos, con las tablas
dinámicas de Excel 2016, usted podrá decidir qué información quiere filtrar y ordenar, para resumir los datos y
agilizar su análisis.
Para crear una tabla dinámica debe ir a la pestaña “Insertar”, la cual está ubicada en la cinta de opciones.
Usted podrá elegir si realiza la acción de manera manual o automática, con el comando “Tablas dinámicas
recomendadas”.
Con la opción “Grafico dinámico”, que está ubicada dentro de los comandos “Gráficos”, en la pestaña “Insertar”,
Excel 2016 le da una manera distinta de insertar una tabla dinámica.
Este comando permite insertar una tabla dinámica y se diferencia del anterior, ya que cuenta con un gráfico
dinámico que se actualiza cada vez que se ingrese información a la tabla. El gráfico dinámico puede obtener un
estilo personalizado si se le aplican los formatos y diseños de la pestaña contextual “Herramientas del gráfico
dinámico” y se activarán al momento de su intercesión.
La tabla dinámica, al igual que el gráfico dinámico, se logra personalizar desde la pestaña contextual
“Herramientas de tabla dinámica”.
De clic en el comando “Analizar”, que se encuentra en la pestaña contextual. Allí se pueden agregar funciones
adicionales como la “Segmentación de Datos”, que en una próxima lección se verá cómo desarrollarlas.
De clic en el comando “Diseño”. Con esta opción se logra personalizar el gráfico, ya que da múltiples opciones de
color.
En el lado derecho de la pantalla de la hoja de cálculo, se encuentra ubicada la lista de “Campos de tabla dinámica”,
donde podrá modificar y/o insertar la información que desee agregar al informe. Solo debe arrastrar los campos
que se encuentran en la parte superior, hacia las áreas que se encuentran en la parte inferior del panel.
Los campos que usted debe agregar en las áreas del panel “Campos de tabla dinámica”, le servirán de referencia
en este esquema.
De este modo, Excel 2016 hace de las “Tablas dinámicas” una herramienta novedosa y útil al momento de
sintetizar y mostrar de forma atractiva sus informes, ya sea en un entorno académico o laboral.
Segmentación de selección múltiple
La segmentación de datos de Excel 2016, es una alternativa de filtrado rápido de información mediante paneles,
facilitando el entendimiento de los datos. Esta herramienta también funciona en equipos con entrada táctil.
Para crear una “Segmentación de datos”, se deben tener datos específicos y luego dar clic en la pestaña “Insertar”,
que está ubicada en la cinta de opciones.
Haga clic en la opción segmentación de datos, y en la ventana emergente que aparece, señale la información que
se quiere segmentar, y de clic en aceptar.
Como se puede observar, al filtrar los datos en uno de los paneles de segmentación, los demás realizan la misma
función resaltando la información que corresponde al dato filtrado; y la tabla de datos automáticamente se
reduce, mostrando únicamente el dato requerido.
Los paneles de segmentación pueden ser personalizados, desde la pestaña contextual llamada “Herramientas de
segmentación de datos”, que se habilita cuando se selecciona alguno de ellos. Esta pestaña contextual agrupa una
serie de herramientas que por medio de comandos; permitirá cambiar la presentación de la segmentación, dar un
nuevo estilo a los paneles por medio de sus diseños con colores, organizarlos, y cambiar su tamaño.
Excel 2016 proporciona esta herramienta de segmentación de datos, con características dinámicas e interactivas,
para complementar sus tablas y gráficas dinámicas, y así, generar informes óptimos y atractivos.
Panel de recomendaciones
Excel 2016 cuenta con herramientas incorporadas como los mapas y el buscador inteligente. Bing hace parte de
esos complementos. En próximas lecciones encontrará un ejercicio práctico de cada una de estas características.
A través de la herramienta de Bing y la tecnología que posee, se podrán insertar mapas 2D en las hojas de cálculo,
incluyendo gráficos circulares que representan los datos contenidos en una tabla. Dentro de la pestaña “Insertar”
en el grupo “Complementos”, se encuentra el comando “Mapas de Bing” con el que se podrá realizar esta función.
La herramienta “Búsqueda Inteligente” ubicada en la pestaña Revisar, permite comprobar, corregir o explorar los
términos usados en las hojas de cálculo, mostrando los resultados de la búsqueda de la Web en el mismo entorno
gráfico de Excel 2016, sin necesidad de salir de la aplicación que se esté usando. Se puede hacer uso de esta
característica accionando el panel que aparece al costado derecho de la hoja de cálculo, cuando selecciona el
término de búsqueda.
Como puede observar, la tecnología de Bing es uno de los complementos de la tienda Microsoft, la cual incluye
servicios y contenidos actualizados de internet, lo que aumenta la funcionalidad de Excel 2016 y sus hojas de
cálculo.
La entrada de lápiz de ecuación
En esta lección aprenderá los usos de la herramienta “Entrada de lápiz de ecuación”, uno de ellos es insertar
ecuaciones con escritura a mano.
Usted podrá encontrar esta herramienta en el comando “Ecuación” en el grupo “Símbolos” de la pestaña “Insertar”
y le permite escribir las ecuaciones matemáticas comunes que requiera sin importar el área de la ciencia; Física,
Química, Estadística, etc.
Podrá usar el panel de escritura para insertar ecuaciones complejas, a través del mouse o el índice de su mano en
caso que cuente con un dispositivo de entrada táctil y así ajustar automáticamente el formato de escritura.
Observe como se ha insertado desde el panel de escritura, la ecuación de la Formula Cuadrática. Se podrá insertar
otras ecuaciones que requiere usar en el desarrollo de sus datos en hojas de cálculo.
Nuevos temas
Esta nueva versión de Excel 2016, incorpora nuevos diseños, que permiten personalizar el entorno gráfico de su
libro de cálculo.
Usted podrá cambiar el entorno de Excel 2016, eligiendo el fondo, y el tema que prefiera, usando el comando
denominado “Cuenta”, que se encuentra en la pestaña “Archivo”.
En la parte superior derecha de la hoja de cálculo, Microsoft incorpora en toda su plataforma ofimática, estilos de
fondo que cambia de aspecto. Dentro de ellos se encuentran “Material escolar, “Caligrafía”, “Rayas y círculos”, y
otros.
Se podrá dar un cambio radical a los libros de Excel 2016, dándole un color distinto al entorno gráfico. Para esto,
puede elegir entre los 3 tipos de tema que ofrece Microsoft, y optar por la apariencia que prefiera.
La barra de acceso rápido de Excel
En esta lección, usted podrá aprender para qué sirve la “Barra de acceso rápido”, cómo puede utilizarla, y dónde
se encuentra ubicada.
Observe que, en la parte superior izquierda de la hoja de cálculo, se encuentra ubicada la Barra de acceso rápido,
la cual contiene varios comandos independientes de la cinta de opciones, que se pueden añadir a través de botones.
De clic en la flecha hacía abajo, ubicada en la barra de acceso rápido, y seleccione los comandos que más use para
tener un acceso rápido a ellos.
Usted podrá personalizar esta herramienta, y elegir su ubicación, ya sea encima o debajo de la cinta de opciones,
con solo seleccionar los comandos predeterminados. De clic en la opción, “más comandos”.
En la Ventana emergente de Opciones de Excel, podrá seleccionar los comandos que quiera agregar, y que no se
encuentren en la lista desplegable de esta herramienta, como también podrá eliminar los que no considere
necesarios.
Acaba de aprender como optimizar los recursos que le ofrece Excel 2016, personalizando la barra de herramientas
de acceso rápido, y tener disponibles en un solo sitio los comandos que más utilice.
Informe sobre lo que desea hacer
En esta lección aprenderá cómo Excel 2016, a través de esta herramienta, le ayuda a encontrar información que le
permitirá acceder de forma rápida, a las opciones que requiere para lograr el resultado que espera.
Para hacer uso de esta herramienta, usted debe proporcionarle al sistema la información de lo que desea realizar.
Para ello, solo debe escribir en el asistente palabras que muestren el concepto, o acción, al que necesita acceder,
u obtener ayuda.
Para este caso, digite en el asistente “Dar formato como tabla”, para el rango de datos de la hoja de cálculo.
Observe, cómo inmediatamente se despliega una variedad de estilos de tabla que podrá elegir.
Ahora digite en el asistente “Crear Gráfico”. Observe que aparece una lista de las diferentes opciones de gráficos.
Elija la opción, “Área apilada”.
Observe como Excel 2016, a través del asistente de información, provee en un solo comando, todas las
herramientas que usted pueda requerir para realizar cualquier tarea.
Procese y almacene sus libros de Excel desde la Nube
A través de esta herramienta que ofrece Excel 2016, se podrán exportar libros a la nube, desde donde se tendrá
acceso a los datos, modificarlos, y compartirlos, con otros usuarios.
En la nube, usted podrá almacenar, y procesar datos masivos, en servidores que cuentan con información de un
usuario. Esta herramienta permite tener acceso instantáneo a la información que se ha almacenado, desde
cualquier lugar donde se encuentre, usando un dispositivo móvil que cuente con la aplicación “OneDrive” instalada.
OneDrive, es un servidor que Microsoft ha incorporado en todas sus plataformas operativas como: Windows, Office,
etc., desde el cual se puede almacenar, compartir, y modificar fácilmente la información de sus archivos.
En Excel 2016, la herramienta se encuentra en el comando “Guardar cómo”, de la pestaña “Archivo”. En próximas
lecciones, encontrará un ejemplo de cómo crear una cuenta de Microsoft, para que pueda empezar a trabajar con
esta herramienta.
Una vez se haya registrado en Microsoft y creado una cuenta en OneDrive, podrá iniciar sesión en Excel 2016, donde
aparecerá toda la información de la cuenta en la hoja de cálculo, de manera automática.
Por último, con el comando “guardar cómo”, podrá elegir la carpeta donde se almacenará el libro, y adicionar las
carpetas que se requieran, y nombrarlas de acuerdo a las necesidades.
Doble interfaz (Mouse/Touch)
Para estar al día con la tecnología de avanzada, Microsoft ha diseñado en su plataforma ofimática, esta nueva
interfaz con entrada táctil. Ya que con la aparición del “touch”, los ordenadores, y los dispositivos móviles, también
fueron adaptados a este avance tecnológico.
Excel 2016, presenta esta interfaz dentro de las opciones de personalización, de la barra de herramientas de acceso
rápido, con el nombre de “Modo mouse/táctil”. Haga clic en la flecha hacía abajo de la barra de acceso rápido.
Haga clic en la opción Modo mouse/táctil
Ahora, de clic en el ícono que quedó anclado en la barra de acceso rápido, “Modo mouse/táctil”
Como puede observar, se despliega una lista con dos opciones: “Mouse”, que es la convencional, y “Táctil”. Si se da
clic sobre la segunda opción, la apariencia de la hoja de cálculo cambia, y está lista para ser accionada con el índice
de la mano.
El cambio del entorno, aparentemente no es tan notorio, pero si observa detenidamente, podrá apreciar que los
comandos de la cinta de opciones, han aumentado su tamaño, y el espacio entre ellos. Para que al momento de
elegir la función que desea utilizar, se haga con exactitud.
Es así, como Excel 2016 incorpora esta característica, para hacer más agradable su experiencia con esta herramienta
ofimática.
Crear hojas de cálculo en blanco y usar las plantillas
En esta lección, aprenderá a crear su propia hoja de cálculo, haciendo uso de la variedad de plantillas que Excel ha
incorporado, para agilizar y optimizar el desarrollo del trabajo. Para empezar, utilice el comando abreviado, para
abrir Excel.
Presione la combinación de teclas: CTRL + ALT + X

De clic en el panel, “Nuevo”.
En la opción de “Búsquedas sugeridas”, haga clic en la categoría, “Personal”.
Al costado derecho de la ventana, aparece una lista desplegable. Haga clic en la categoría, “Educación”.
De clic en la plantilla, “Presupuesto para estudiantes universitarios”.
De clic en el botón, “Crear”.
Observe que en la barra de título de Excel 2016, ya se ha asignado un nombre predeterminado al archivo. En la
siguiente lección, aprenderá cómo puede guardar su archivo, dándole un nuevo nombre.
Para crear un libro en blanco, haga clic en la pestaña “Archivo”.
De clic en la opción, “Nuevo”.
Observe que aparece la ventana inicial de Excel 2016. Para finalizar esta lección, haga clic en la opción “Libro en
blanco”.
En seguida verá el libro en blanco de Excel 2016, en el que puede empezar a trabajar.
Guardar y Guardar Como un libro de trabajo
En esta lección, aprenderá a almacenar un libro de Excel 2016, en el computador o en la web, y acceder a la
información cada vez que sea necesario.
Para comenzar, vaya a la barra de herramientas de acceso rápido, y de clic en el icono “Guardar”.
Excel 2016 activa automáticamente la opción “Guardar como”. Para que pueda elegir la ubicación donde se
guardará el archivo. Para continuar con esta lección, haga clic en la opción “Este PC”.
Podrá observar que aparece un listado de las carpetas que recientemente se han consultado, y el botón “Buscar
Documentos”, que le permitirá ubicar cualquier elemento en el equipo. Para continuar, haga clic en la carpeta
“Documentos”.
Ahora se presenta una ventana donde se debe especificar el nombre, y el formato del archivo que va a guardar.
Borre la información de campo “Nombre de archivo”, utilizando la tecla suprimir o borrar, de su equipo.
Digite la palabra “Ejercicio”, y de clic en “Guardar”.
Observe que aparece un Libro en blanco, y en la parte superior de la hoja el nombre que le acaba de asignar. Haga
doble clic en la celda “C5”.
Escriba el número “40”, y oprima la tecla “Enter”.
Haga clic en la pestaña “Archivo”.
Haga clic en “Guardar”.
Note que en esta oportunidad no apareció la ventana emergente “Guardar como”. Nuevamente modificaremos el
libro. Haga clic en la celda “C5”.
Presione la tecla “Suprimir”, para borrar el contenido de la celda.
Para finalizar esta lección, haga clic en el botón “Cerrar” de los botones de control, ubicados en la parte superior
derecha de la pantalla.
Excel 2016 despliega una ventana de advertencia que pregunta si desea guardar los cambios que se han efectuado
al libro. Si hace clic en “Guardar”, su documento se guardará con las últimas especificaciones realizadas. Pero si
hace clic en “No guardar”, el documento conservará la versión anterior. Por último, haga clic en el botón “Cancelar”
Imprimir en Excel
En esta lección, se aprenderá a configurar e imprimir un libro de Excel 2016, y conocer el método abreviado para
hacerlo.
Para empezar, haga clic en la pestaña “Archivo”.
Haga clic en el comando “Imprimir”.
Se podrá cambiar la orientación de la página, haciendo clic en la opción “Orientación vertical”.
Haga clic en la opción, “Orientación horizontal”.
Excel 2016 ofrece una serie de márgenes predeterminadas que se pueden modificar. Para esto, haga clic en el
primer icono que está ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.
Observe lo que sucede en los bordes de la hoja, en la vista preliminar de la pantalla. Haga clic en el campo
“Márgenes Normales”.
Haga clic en la opción, “Márgenes personalizadas”.
Observe que aparece la ventana emergente “Configurar página”, que tiene activa la pestaña “Márgenes”. Vaya al
apartado, “Centrar en la página”, y haga clic en el cuadro de verificación de las opciones, “Horizontalmente” y
“Verticalmente”.
Haga clic en “Aceptar” y observe la vista previa.
Para continuar con la configuración de la ventana emergente, nuevamente haga clic en el vínculo, “Configurar
página”.
Haga clic en la pestaña, “Hoja”, de la ventana emergente, “Configurar página”.
Esta pestaña, da la opción de establecer un área de impresión determinada, seleccionando un rango de celdas que
contienen los datos que se necesitan imprimir.
Haga clic en el cuadro de verificación de la opción, “Líneas de división”.
Haga clic en “Aceptar”.
Nuevamente haga clic en la opción “Configurar página”.
Vaya al apartado “Ajuste de escala”, y seleccione la opción, “Ajustar al”. Haga clic en el campo, y digite el número
“92”.
Haga clic en “Aceptar”.
Observe que la tabla se ajusta al ancho de la página.
El comando “Imprimir” permite iniciar la impresión, siempre y cuando tenga una impresora conectada al equipo.
Haga clic en el botón “Punta de flecha”, del campo “Copias”, y de un clic hacia arriba. Lo que indica que se
imprimirán dos copias del documento en pantalla.
Para finalizar esta lección, haga clic en el botón “Imprimir”
Opciones de cuenta
En esta lección se aprenderá a crear una cuenta de Microsoft, si aún no la tiene y adicionalmente podrá personalizar
sus Libros de Excel 2016.
Para crear su propia cuenta, elija el navegador de su preferencia e ingrese a “Outlook.com”. Haga clic en el banner
“Regístrate”. Una vez se haya creado la cuenta y tenga una dirección de correo electrónico de Microsoft, tendrá
acceso a los servicios que esta plataforma le ofrece, entre los cuales se encuentran Xbox Live, Office OneDrive 365,
Outlook.com y Microsoft Office 2016.
Usted debe diligenciar todos los campos del formulario que aparecen en la pantalla. A continuación, el sistema le
pedirá que cree un usuario y una contraseña que sea de fácil recordación y escriba los caracteres que aparecen en
la imagen. Para terminar, haga clic en el banner “Crear cuenta”.
Ahora que ha creado su cuenta de “Outlook.com”, cada vez que requiera acceder a su cuenta de correo electrónico,
ingrese el usuario y su contraseña.
Para finalizar haga clic en el botón “Cerrar”, de la Barra de control.
Vaya a la barra de tareas y haga clic en el botón de inicio. Digite la palabra “Excel” y haga clic en el icono que
aparece resaltado.
Observe que nuevamente aparece la pantalla inicial de “Excel 2016”.
Haga clic en “Libro en blanco”.
Haga clic en la pestaña “Archivo” y luego haga clic en el comando “Cuenta”, de la “Vista backstage”.
Haga clic en el icono “Iniciar sesión”, del apartado “Iniciar sesión en Office”.
Observe que aparece una ventana emergente de “Inicio de sesión”, en el campo señalado, digite la cuenta de correo
electrónico que acaba de crear y haga clic en el icono “Siguiente”.
En el siguiente campo, digite la contraseña que asignó a su cuenta de correo electrónico.
Haga clic en el icono “Iniciar sesión”, para finalizar esta lección.
Observe como en la parte superior izquierda de su pantalla, aparece la información de su cuenta: nombre, dirección
de correo electrónico y su foto de perfil. De esta manera se podrá acceder a todos los servicios de la herramienta
de Excel 2016 y a todos los demás servicios de Microsoft.
Convierta sus libros de Excel a PDF y XPS
En esta lección aprenderá a convertir sus archivos de Excel 2016 a formatos PDF o XPS. Esto se hace con el fin
presentar la información en un formato especial que no permite editarla, ni modificarla.
Para empezar, presione la combinación de teclas “Ctrl” “A”.
Observe que se despliega una ventana con la lista de archivos recientes, haga clic en el archivo “Organizador y
Registro de Llamadas de ventas”.
Para guardar este archivo en formato PDF, haga clic en la pestaña “Archivo”, luego haga clic en el comando
“Exportar” y después haga clic en el botón “Crear documento PDF/XPS”.
Note que en el campo “Nombre de archivo” aparece por defecto el actual nombre del libro y en el campo “Tipo”
aparece el formato con extensión PDF. Haga clic en el botón “Publicar” para ratificar su elección.
Ahora aprenderá como convertir el mismo archivo a formato XPS. Haga clic en la pestaña “Archivo”. Haga clic en
el botón “Guardar como” y después haga clic en el botón “Examinar”. En la ventana que se despliega, haga clic en
el campo “Tipo”. De la lista que se despliega, haga clic en el formato “Documento XPS”.
Observe que se ha realizado el cambio, como muestra el campo “Tipo”. Haga clic en el botón “Guardar”.
Nuevamente haga clic en la pestaña “Archivo” y haga clic en la pestaña “Abrir”, después haga clic en el botón
“Examinar”.
Observe que aparecen en la lista el archivo “Organizador y Registro de Llamadas de ventas en formato PDF y XPS.
Haga clic derecho sobre el archivo “Organizador y Registro de Llamadas de ventas”, en formato PDF. En la ventana
emergente, haga clic en la opción “Abrir”.
Aquí puede observar la presentación del archivo en formato “PDF”. Cierre la ventana del archivo “Organizador y
Registro de Llamadas de ventas PDF” haciendo clic en el botón “Cerrar”.
Ahora haga clic derecho en el archivo “Organizador y Registro de Llamadas de ventas” en formato XPS. De la
ventana emergente, haga clic en la opción “Abrir con” y haga clic en la opción “Visor de XPS”.
Aquí puede observar la presentación del archivo en formato XPS. Cierre la ventana del archivo “Organizador y
Registro de Llamadas de ventas XPS” haciendo clic en el botón “Cerrar”. Haga clic en el botón “Cancelar”, para
cerrar la ventana emergente “Abrir”
Para volver al Libro de Excel 2016, haga clic en la flecha que está ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla.
Este método de convertir sus archivos a formatos PDF Y XPS, le da la seguridad que la información que comparta
con otras personas no podrá ser modificada.
Cerrar un archivo y la herramienta de Autorecuperación
En esta lección, aprenderá cómo configurar la herramienta de Autorecuperación, y así evitar pérdida de
información.
La herramienta “Autorecuperación”, guarda automáticamente los cambios realizados en sus hojas de cálculo, en
un intervalo de tiempo que usted mismo puede establecer.
Esto con el fin de evitar la pérdida de información contenida en su libro de Excel 2016, ya sea por problemas en la
plataforma operativa, o por un error humano. Para empezar, haga clic en la pestaña “Archivo”.
Haga clic en el comando “Opciones”, ubicado en la “Vista backstage”.
Observe que aparece una ventana emergente “Opciones de Excel”. Haga clic en la opción “Guardar” que aparece
en el costado izquierdo de la pantalla.
En la ventana emergente que aparece en la pantalla “Personalizar la forma en qué se guardan los libros”, haga clic
en el botón “Punta de flecha” que se encuentra en frente al texto, “Guardar información de Autorecuperación
cada”, digite el número “1” en el cajón de texto seleccionado.
Tenga en cuenta que las casillas de verificación de las opciones, “Guardar información de Autorecuperación cada”,
y “Conservar la última versión autoguardada cuando se cierra sin guardar”, deben estar seleccionadas. Haga clic en
el botón “Aceptar”.
Ahora digite las palabras: “Zapatos”, “Reloj”, “Camisa”, “Celular”, “Álbum” y “Perfume”, en el rango de celdas “B3”
hasta “B8”
Haga clic en la pestaña “Archivo”.
Para finalizar esta lección, haga clic en el comando “Guardar”, de la “Vista backstage”.
En adelante Excel 2016, cada minuto guardará automáticamente los últimos cambios realizados en su hoja de
cálculo. Adicionalmente, esta herramienta permitirá recuperar información, en eventos de cierre de archivo
inesperado.
Comparta un archivo
Aquí encontrará una forma eficaz y sencilla, de compartir información con su grupo de trabajo, compañeros de
clase, familia y demás.
Para este ejercicio, se podrá utilizar OneDrive y Outlook 2016. Herramientas de almacenamiento que le ofrece
Microsoft, las cuales le permiten compartir un archivo en un espacio en la “nube”, o mediante un correo
electrónico, y disponer de esta información en cualquier momento y lugar. Para continuar, debe iniciar sesión en
la cuenta que creo en lecciones anteriores. Haga clic en la opción “Archivo”.
Haga clic en el comando “Compartir” de la “Vista backstage”. Haga clic en el icono, “Guardar en la Nube”.
Observe que en la pantalla se muestra como primera opción de almacenamiento, “OneDrive”. Si usted ya inició
sesión, aparecerá su nombre y cuenta de correo, debajo de la opción seleccionada. Haga clic en la opción,
“OneDrive Personal”.
Haga clic en la carpeta, “OneDrive de” y observe que aparece su nombre.
Ahora haga clic en el icono “Guardar”, de la ventana emergente, “Guardar como”, que aparece en la pantalla.
Observe cómo automáticamente se activa la opción de compartir su archivo con otros usuarios. Haga clic en el
icono, “Compartir con personas”.
Observe que en el costado derecho aparece un panel, donde se muestra la información de su cuenta, en los campos
remarcados en color verde. Luego, elija el usuario al que le compartirá el archivo. En el campo “Invitar a personas”,
escriba el correo electrónico ofimática@ofimaticaweb.com.co.
El siguiente campo, permite definir si el usuario al que le va a compartir la información, podrá modificar el libro de
Excel 2016, o solamente verlo. Haga clic en la punta de flecha de este campo.
Elija la opción, “Puede visualizar”.
El siguiente campo le da la opción de incluir un mensaje personal. Haga clic en el botón “Compartir”.
Note que debajo de los datos de su cuenta, ahora se registra la información del usuario al que usted le ha
compartido el libro de Excel 2016. Ahora, usted le compartirá este archivo mediante correo electrónico. Haga clic
en la pestaña “Archivo”. Haga clic en el comando “Compartir”. Haga clic en el icono “Correo electrónico”.
Usted puede elegir si va a enviar el libro de Excel 2016 en su extensión xlsx, o si prefiere enviarlo en formato con
extensión PDF o XPS. Para este ejemplo, se utilizará el formato con extensión de archivo PDF.
Haga clic en el icono “Enviar como PDF”
Observe, que aparece una ventana con la herramienta “Outlook 2016” que ofrece Microsoft, a través de la cual,
usted podrá enviar el libro de Excel 2016, a uno o más contactos de su cuenta correo electrónico. Para continuar,
escriba el correo electrónico ofimatica@ofimaticaweb.com.co en el campo “Para”.
Para finalizar, haga clic en el icono “Enviar”.
Acaba de aprender cómo compartir sus libros de Excel 2016 con sus grupos de trabajo, estudio.
Copiar, cortar y pegar celdas
En esta nueva lección, aprenderá a usar las herramientas “copiar”, “cortar” y “pegar” datos entre celdas, para lo
que podrá utilizar el teclado, el mouse y/o la opción llamada “Portapapeles” que le permitirá agilizar su trabajo en
Excel 2016.
Para empezar, debe habilitar el panel “Portapapeles”, desde donde se mostrarán las celdas o rangos de celdas
copiados y cortados. Haga clic en el botón desplegable del grupo “Portapapeles”, de la pestaña “Inicio”
Seleccione la celda “F5” y haga clic en el comando “Copiar”.
Observe que el marco de la celda pasó de ser un borde grueso y sólido a ser discontinuo, lo que significa que el
contenido de la celda se encuentra en el panel “Portapapeles”, como se puede observar en el panel lateral de la
herramienta. Haga clic en la celda “O5” y haga clic en el comando “Pegar”.
Haga clic en la celda “M9”. Presione la tecla “Ctrl” y la tecla “V”. Este es el método abreviado de teclado, del
comando “Pegar”.
Fíjese que al usar la herramienta “Pegar”, aparece la etiqueta inteligente “Opciones de pegado” que se verá más
adelante. Ahora usará la herramienta de “Cortar”. Haga clic en la celda “H16”. Mantenga presionada la tecla “Shift”
y haga clic en la celda “H18”.
Presione la tecla “Ctrl” y la tecla “X”, que es el método abreviado del comando “Cortar”. Haga clic en la celda “S7”.
Haga clic en el elemento cortado, que aparece en la lista del panel lateral “Portapapeles”.
Observe que el comando “Cortar” elimina la información contenida en las celdas seleccionadas, pero se muestra
en las celdas donde se pegó. Haga clic en la celda “H19”.
Presione la tecla “Ctrl” y la tecla “C”. Haga clic en la celda “J15”. Haga clic en la “Punta de flecha” del comando
“Pegar”.
Observe que se despliega el menú del comando pegar. Excel 2016 permite escoger entre pegar una fórmula, o solo
el valor que contiene la celda.
Para finalizar, haga clic nuevamente en la “Punta de flecha” del comando pegar para ocultar el menú de opciones.
De esta manera se ha explorado el grupo “Portapapeles” y los comandos “Copiar”, “Cortar” y “Pegar”, utilizando el
mouse y el teclado.
Formato de datos
En Excel 2016 se pueden usar datos de tipo numérico o texto. En esta lección se aprenderá a dar “Formato” y
atributos a esos datos.
Inicialmente, se va a trabajar con datos numéricos, los cuales pueden ser valores positivos o negativos, de uno o
varios dígitos. Haga clic en la celda “D6”, digite el número 8 y presione la tecla “Enter”.
Como se aprecia, la cifra que se acaba de digitar, automáticamente aparece alineada al costado derecho de la celda.
Ahora haga clic en la celda “F9” y escriba el número “45” y acepte con la tecla “Enter”.
Para trabajar con datos tipo texto, puede ingresar información de un sólo carácter, una silaba, una palabra u
oraciones cortas y aun párrafos completos. Haga clic en la celda “F12”, digite la palabra “colegio” y pulse “Enter”.
Note, que automáticamente el contenido de la celda se alinea al costado izquierdo de la misma. Haga clic en la
celda “D6”.
Ahora se aprenderán a utilizar los comandos de atributos de formato. Haga clic en el comando “Negrita”, en la
pestaña Inicio.
Observe que el comando “Negrita” aparece resaltado, lo que le indica que el contenido de esa celda se presentara
en negrita, así se modifique la información de la celda. Ahora haga clic en la celda “F12”.
Haga clic en el comando “Cursiva”.
A continuación, utilice el teclado y oprima la tecla “Ctrl” y la tecla N, que es el método abreviado de teclado del
comando “Negrita”.
Note el cambio de aspecto de la celda. Haga clic en la celda “F12” y haga clic en la “Punta de flecha” del comando
“Subrayado”.
Ahora, haga clic en la opción “Subrayado doble” de la lista desplegable y oprima la tecla Enter. Como puede
observar, el contenido de la celda “F12” aparece con doble línea de subrayado.
Como puede visualizar con las herramientas que Excel 2016 proporciona podrá dar atributos a los formatos de las
celdas.
Aumente o disminuya el tamaño del texto
Con esta herramienta se podrá hacer una distinción entre los datos, aumentando o disminuyendo su tamaño, ya
sean de tipo numérico o de texto.
Esta herramienta es la indicada cuando se requiera “resaltar” o “distinguir” los contenidos de algunas celdas, como
los títulos, subtítulo, entre otros. Para empezar, haga clic en la celda “B2”.
Con la tecla “Shift” oprimida, haga clic en la celda “H2” para seleccionar ese rango de celdas.
Haga clic en la “Punta de flecha” de la opción “Fuente”, del grupo Fuente, en la pestaña Inicio.
Observe que aparece una lista desplegable, haga clic en el formato de fuente “Algerian”.
Note el cambio que presenta ese rango de celdas. Ahora de clic en la “Punta de flecha” de la opción “Tamaño de
fuente”.
De clic en el tamaño de fuente “20”. Observe que ahora ha cambiado el tamaño de la fuente. De clic en la celda
“H3”.
Oprima la tecla “Shift” y de clic en la celda “H9”.
Ahora Haga doble clic en el comando “Aumentar tamaño de Fuente”, que se visualiza con una “A” mayúscula
grande.
Como puede observar el tamaño de la fuente de ese rango de celdas ha aumentado en dos niveles. Ahora haga clic
en la celda “B3”.
De clic en la celda “E9” presionando la tecla “Shift”.
Para continuar, haga clic en el comando “Disminuir tamaño de fuente”, que se visualiza con una “A” en mayúscula
pequeña, hasta que el indicador quede en el número “8”,
Observe como se ha cambiado el tamaño de la fuente utilizando estos comandos.
Aplique bordes y fondos a celdas
Esta herramienta permite darle una mejor apariencia a los datos, añadiendo bordes y color, lo que le ayudará a
reflejar un mejor análisis y optimizar su comprensión.
Comience por seleccionar la celda “B5”. Mantenga presionada la tecla “Shift” y haga clic en la celda “E8”.
Automáticamente aparecerá en la pantalla seleccionado un rango de celdas. Haga clic en la “Punta de flecha” del
comando “Bordes”.
Observe que aparece una lista desplegable de opciones, elija “Todos los bordes” y de clic en cualquier lugar de la
hoja de trabajo.
Como puede notar, al rango de celdas seleccionadas, se les ha aplicado un borde de celdas. A continuación, haga
clic en la celda “H5”. Mantenga la tecla “Shift” oprimida y haga clic en la celda “L9”.
Observe que aparece seleccionado un rango de celdas, nuevamente de clic en la “Punta de flecha” del comando
“Bordes” y elija la opción “Borde superior e inferior doble” y de clic en cualquier lugar de la hoja de trabajo.
Para continuar, seleccione la celda “H11”. Con la tecla “Shift” oprimida, seleccione la celda “L15”. Haga clic en la
punta de flecha del comando “Color de relleno”. De la lista de opciones que aparece, seleccione el color “Verde
lima”
Observe que el rango de las celdas seleccionadas ha tomado el color seleccionado. Ahora, haga clic en la celda
“B33”. Mantenga la tecla “Shift” oprimida y seleccione la celda “E39”. Haga nuevamente clic en la “Punta de flecha”
del comando “Color de fuente”.
Observe que se despliega una lista de opciones, elija el color Marrón oscuro y oprima la tecla de desplazamiento a
la derecha.
Note que la apariencia del texto de las celdas seleccionadas, ha tomado el color marrón que se ha seleccionado.
Se acaba de ver cómo utilizar las herramientas bordes y color de relleno, para personalizar la información, dándole
color a las fuentes y bordes a las celdas.
Alinear el texto a su gusto
En esta lección se conseguirá alinear un texto en cualquier dirección. Derecha, izquierda, superior, en medio, e
inferior de la celda; de acuerdo a lo que se requiera.
Por defecto, Excel 2016 presenta el formato texto al costado izquierdo y el formato número al costado derecho de
la celda, pero con esta herramienta se podrá modificar esta alineación de acuerdo a su conveniencia.
Para iniciar, haga clic en la celda “B12”. Mantenga la tecla “Shift” oprimida y seleccione la celda “K12”.
Vaya a la pestaña “Inicio”, elija del grupo “Alineación”, el comando “Centrar”, y haga clic.
Observe que el texto ha sido alineado en el centro de cada una de las celdas seleccionadas. Para continuar, haga
clic en la celda “C13”.
Con la tecla “Shift” oprimida, seleccione la celda “C24”. Haga clic en el comando “Alinear a la derecha”.
Note como el texto de las celdas seleccionadas se alinea al costado derecho. Ahora, haga clic en la celda “D6”.
Seleccione un rango de celdas oprimiendo la letra “Shift” y dando clic en la celda “K7”.
De clic en el comando, “Alinear en el centro”.
Note que el contenido del rango de celdas seleccionado se alinea verticalmente en el centro. Haga clic en la celda
“F13”.
Oprima la tecla “Shift” y de clic en la celda “F24”.
Ahora, haga clic en el comando “Alinear en la parte inferior” y oprima la tecla de desplazamiento hacia la izquierda.
Se acaba de ver cómo modificar la orientación a los contenidos de las celdas y mejorar su aspecto a través de los
comandos de “Alineación”.
Ajuste el texto largo
Excel 2016 permite ajustar las celdas, cuando se requiere que los textos largos como frases o nombres sean
presentados en una sola celda.
Con el uso del comando “Ajustar texto”, se puede ajustar el tamaño de las celdas para que toda la información que
contenga sea visible. Para comenzar, haga clic en la celda “B2”.
Haga clic en el comando “Ajustar texto” y observe que pasa con la celda que se seleccionó.
Note cómo aumentó el tamaño de la celda seleccionada, para poder mostrar el texto completo. Ahora haga clic en
la celda “E18”.
Oprima la tecla “Control” y de clic en la celda “E19”.
Observe que las dos celdas quedan seleccionadas. Ahora de clic en el comando “Ajustar texto” y oprima la tecla
“Enter”.
Como se puede observar, las celdas seleccionadas ajustan automáticamente su contenido. Ahora, seleccione la
celda “B16” y la celda “B25”, manteniendo oprimida la tecla “Shift”.
Haga clic en el comando “Ajustar texto”.
Excel 2016 le permite ajustar el contenido de las celdas cuando el texto contiene una o más líneas.
Combine y divida celdas
En lecciones anteriores, se aprendió a ajustar textos en una sola celda. En esta lección se aprenderá como combinar
o dividir las celdas y ajustarlas al tamaño que usted determine.
Para comenzar haga clic en la celda “G3” y oprima la tecla “Shift” y seleccione la celda “L3”.
Vaya al grupo “Alineación” en la pestaña “Inicio” y haga clic en el comando “Combinar y centrar”
Observe como las celdas que se seleccionaron, se presentan unidas en una sola celda. Para que el texto se ajuste a
la celda, haga clic en el comando “Ajustar texto”.
Note que el texto largo, se ajusta en ese rango de celdas combinado, dándole otra presentación a la hoja de cálculo.
Ahora seleccione el rango de celdas “G9:P9” utilizando otro método, arrastrando el mouse presionando el clic
izquierdo.
Para continuar, oprima la tecla “Alt” y la tecla “O” para usar el método de teclado abreviado.
Como puede observar en la “Cinta de opciones” aparece una letra asignada a cada comando. Para desplegar la lista
de opciones del comando “Combinar y centrar” oprima las teclas “O” y “C”.
Al activar el menú de secuencia de teclas, en la lista desplegable también se activa una tecla para cada opción.
Oprima la tecla “N”.
Ahora se aprenderá a dividir las celdas. Nuevamente, seleccione el rango de celdas combinado “G3:P3”.
Haga clic en la punta de flecha de la opción “Combinar y centrar”, después haga clic en el comando “Separar celdas”,
luego haga clic en el comando “Ajustar texto” y por ultimo oprima las teclas “Alt” y “O” y luego “AR” que son el
método abreviado de teclas para alinear el texto a la izquierda.
Note que en la celda “G3” aparece el texto como estaba inicialmente.
Elija el formato de las celdas
Con esta lección se aprenderá a utilizar los formatos de número, para darle el estilo que se pretenda a los datos de
las hojas de cálculo.
Excel 2016, ofrece el grupo de comandos “Número”, que permite dar formato como: porcentaje, moneda y/o fecha
a las celdas que contienen datos de texto y número como lo requiera. Para comenzar, seleccione la celda “F2”.
Haga clic en el comando “Estilo porcentual”, ubicado en el grupo número, de la pestaña inicio.
Observe que el formato del contenido de la celda “F2”, ha cambiado de número a porcentaje. Haga dos veces clic
en el comando, “Disminuir decimales”.
Seleccione la celda “E6”. Con la tecla “Shift” oprimida, seleccione la celda “F13”. Haga clic en la “Punta de flecha”
del comando “Formato de número”. De la lista desplegable, seleccione la opción “Fecha corta”.
Note que la selección de celdas que hizo, ha cambiado de formato general a formato fecha.
Ahora, seleccione la celda “J6”. Después seleccione la celda “K13” y mantenga la tecla “Shift” presionada. Haga clic
en la “Punta de flecha” del grupo de comandos “Número”.
Note que se despliega una ventana emergente con el nombre de “Formato de celdas”. Haga clic en la opción
“Fecha”. Del apartado “Tipo”, seleccione la opción de “Fecha larga”. De clic en “Aceptar”. Observe como el rango
de celdas que seleccionó, ahora aparece con un formato de fecha larga.
Para continuar, haga clic en la celda “H6”. Presione la tecla “Shift” y selecciones la celda “H13”.
Haga clic derecho sobre el rango de celdas seleccionadas. De la lista desplegable, seleccione la opción “Formato de
celdas”. De la ventana emergente “Formato de celdas”, elija la opción “Hora”. Del apartado “Tipo”, elija la segunda
opción y acepte con la tecla “Enter”.
Observe que el rango de celdas seleccionado se ha ajustado a un formato de hora.
Para continuar, haga clic en la celda “L6”. Arrastre el mouse con el clic izquierdo presionado hasta la celda “L13”.
Nuevamente haga clic en la “Punta de flecha” del comando “Formato de número”. De la ventana que se despliega,
haga clic en la opción “Moneda”.
Observe que automáticamente al rango de celdas seleccionado se le ha dado un formato de “Moneda” y se le

antepuso el símbolo pesos.
Se ha finalizado la lección donde se aprendió cómo Excel 2016 permite asignar un formato al contenido de las
celdas.
Marque las tendencias y los modelos en los datos
Con esta lección se aprenderá a utilizar el “Formato Condicional”. Es una excelente herramienta que ofrece Excel
2016, para tener un mejor análisis de datos.
El “Formato condicional” de Excel 2016, permite asignar un formato a la celda seleccionada para obtener un
resultado de manera automática, dependiendo el cumplimiento de la regla que se aplique.
Para comenzar esta lección, de clic en la celda “B10”. Mantenga la tecla “Shift” presionada mientras selecciona la
celda “B21”.
Ahora se creará una condición a ese rango de celdas. Que se marque con un color la celda que pertenezca a la fecha
más actual. Para esto, vaya al grupo “Estilo” y haga clic en el comando “Formato condicional”
Observe que se despliega una lista, elija la opción “Reglas para resaltar celdas”.
Haga clic en la opción “Una fecha” de la nueva lista desplegable.
Con esta nueva opción se definirán las condiciones de ese rango de celdas. Haga clic en la “Punta de flecha” del
campo del costado izquierdo.
De la lista desplegable, elija la opción “Este mes”. De clic en “Aceptar”.
Como puede observar, la celda “B20” automáticamente aparece con un fondo de color rojo claro y texto en rojo
oscuro.
A continuación, se modificará la información de una celda y podrá observar lo que ocurre.

Haga clic en la celda “B13”.
Vaya a la “Barra de fórmulas” y oprima la tecla “Suprimir”. Escriba la fecha “25/11/2015” y acepte con la tecla
“Enter”.
Note que, al modificar el contenido de la celda, la nueva información coincide con la regla establecida.
Por tanto, la celda queda sin color.
Ahora con el mouse, seleccione el rango de celdas “E26:E32”. Nuevamente de clic en el comando “Formato
condicional”. De clic en la opción “Conjunto de iconos”.
Como puede observar, se despliega una ventana con símbolos o iconos que representan una lista de reglas.
Para continuar, haga clic en la segunda opción, del grupo “Indicadores” y luego, de clic en cualquier lugar de la hoja
de trabajo.
Observe que automáticamente se le asignó un icono a cada celda. Para este caso, estos iconos indican que valores
están dentro del promedio del ritmo óptimo que debe tener el atleta, mostrando con un visto bueno de color verde
los datos correctos.
Convierta un rango de celdas en una tabla con estilo
En esta nueva lección, se conocerá la variedad de estilos de tabla con formatos predefinidos que ofrece Excel 2016.
A continuación, podrá usar estos estilos o crear uno nuevo de acuerdo a sus necesidades.
El uso de esta herramienta, permite presentar los datos de una manera más llamativa y resaltar la información que
usted considere necesaria. Para continuar, haga clic en la celda “B2”.
Oprima la tecla “Shift” y seleccione la celda “F27
Haga clic en el comando “Dar formato como tabla”. Elija la opción “2” del grupo “Oscuro” y oprima la tecla enter.
Como puede observar, la tabla presenta una nueva apariencia y filtros automáticos.
Seleccione nuevamente el rango de celdas, arrastrando el mouse desde la celda “B2” hasta la celda “F27”.
El grupo “Estilos”, ofrece varias opciones de estilos de celda. Haga clic en la punta de flecha de la opción Estilos de
celda.
De clic en la que recibe el nombre “Celda vinculada”, del apartado “datos y modelo”
Note cómo ha cambiado el color del contenido de las celdas.
Nuevamente de clic en la opción “Entrada”, del apartado Datos y modelo y de clic en cualquier lugar de la hoja de
trabajo.
Observe que la tabla cambió nuevamente su apariencia, tanto para el rango de celdas, como el contenido.
Inserte y elimine celdas, filas y columnas en una hoja o tabla
Excel 2016 permite “Insertar”, “Eliminar”, “Mostrar” y “Ocultar” celdas, filas y columnas por encima, debajo, a la
derecha o izquierda, de acuerdo a lo que requiera en sus hojas de cálculo.
Con esta herramienta Excel 2016, permite adicionar o prescindir de información en las tablas de datos. Para
comenzar, haga clic en el rótulo de la columna “E”.
Observe cómo automáticamente se han seleccionado todas las celdas de la columna “E”. Ahora, haga clic en el
comando “Insertar”, del grupo Celdas de la pestaña Inicio.
Note que ahora aparece insertada una nueva columna con el mismo estilo de la tabla, para agregar la información
que se requiera. Haga clic en la celda” E5”.
Digite las palabras “EN CAMPO” y de clic a la tecla “Enter”.
Como puede observar, el texto que se acaba de ingresar mantiene las mismas características de título.
Ubique el cursor en el rótulo de la fila “8”, haga clic y arrastre el cursor hasta el rótulo de fila “10”.
Haga clic en el comando “Insertar” y oprima la tecla de desplazamiento hacia la derecha.
Observe que se han adicionado tres filas a la tabla de datos, en donde podrá ingresar información. Ahora aprenderá
cómo eliminar un rango de celdas.
Ubique el cursor en el rótulo de columna “L” y haga clic. Mantenga la tecla “Control” presionada y de clic en el
rótulo de columna “N”.
Note cómo las dos columnas quedan seleccionadas paralelamente.
Ahora, haga clic en el comando “Eliminar” y oprima la tecla de desplazamiento a la derecha.
Automáticamente las celdas han sido eliminadas de la tabla de datos y se ha reducido su contenido.
Ahora, se conocerá la herramienta “Ocultar y mostrar”. Haga clic en el rótulo de fila “11” y arrastre con el mouse
hasta el rótulo de fila “15”. Haga clic en la “Punta de flecha” del comando “Formato”, del grupo “Celdas”. De la lista
desplegable, ubique el cursor en la opción “Ocultar y mostrar”.
De la nueva lista desplegable, haga clic en la opción “Ocultar filas”.
Como puede ver el rango de filas seleccionado, se ha perdido de vista, pero a diferencia del comando “Eliminar”,
este comando solo la oculta.
Ahora, de clic en el “Selector” de hoja de cálculo.
Con este comando se han seleccionado todas las celdas de la hoja de cálculo.
Vaya a la celda “F18” y haga clic derecho.
Observe que aparece una ventana emergente, haga clic en la opción “Mostrar” y oprima la tecla de desplazamiento
hacia la derecha.
Note que las celdas que se habían ocultado, nuevamente se muestran.
De esta manera Excel 2016 permite insertar, eliminar, ocultar y mostrar tanto celdas como filas y columnas.
Cambie el alto y ancho de las filas y columnas
Excel 2016 ofrece esta herramienta que le da la facilidad de modificar el alto y el ancho de las y filas y las columnas.
Aquí aprenderá como ajustar el ancho y alto de las celdas y de esta forma lograr que el texto no se pierda dentro
de las columnas, usando la herramienta de “Tamaño de celda”. Para empezar, haga clic en la celda “A9”, luego haga
clic en el comando “Formato” ubicado en el grupo Celdas de la pestaña Inicio. De la lista desplegable, seleccione la
opción “Ancho de columna”.
Note que aparece una ventana que indica el ancho de la columna seleccionada. Escriba el número “30”, y haga clic
en el botón “Aceptar”.
Note que toda la columna de la celda seleccionada, aumentó su tamaño. Ahora, haga clic sobre la celda “B9”.
Mantenga oprimida la tecla “Shift” y haga clic en la celda “E9”.
Nuevamente haga clic en el comando “Formato”. Vaya al apartado “Tamaño de Celda” y haga clic en la opción
“Ancho de columna”, escriba el número “21” y de clic en la tecla “Enter”.
Observe que se ha aumentado el ancho de las celdas del rango seleccionado, ahora ajuste el alto de la tabla.
Haga clic en la celda “A10”, mantenga la tecla “Shift” presionada, haga clic en la celda “A36”.
Observe que se ha seleccionado un rango de celdas de la tabla, haga clic en el comando “Formato” y de la lista que
aparece en la pantalla, seleccione la opción “Alto de fila”.
En la pantalla aparece una ventana que indica el tamaño de alto de las celdas seleccionadas. Digite el número “18”
y acepte con la tecla “Enter”.
Note que ha cambiado el alto de las celdas seleccionadas. Ahora aprenderá una forma rápida de ajustar el ancho y
el alto de las columnas y filas. Ubique el cursor sobre la línea inferior del rótulo de fila “9” hasta que tome la forma
de una cruz. Haga clic y desplace el cursor hacia abajo hasta que indique el valor “30,00 (40 pixeles)”.
Ahora ubique el cursor al costado derecho del rótulo de columna “B” hasta que tome la forma de cruz, haga clic y
desplace el cursor hacia la derecha hasta que indique el número “20,00 /145 pixeles)”.
De esta manera Excel 2016 permite ajustar el ancho de las columnas y el alto de las filas para que el contenido de
las celdas sea aún más visible.
Organice las hojas
Con esta herramienta que le ofrece Excel 2016, usted podrá organizar sus datos, pues aprenderá cómo insertar,
eliminar, cambiar el nombre y dar color a las etiquetas de sus hojas de cálculo.
Excel 2016 le permite añadir o editar varias hojas de cálculo y así mismo nombrarlas y diferenciarlas con estilos.
Haga clic sobre el comando “Formato”, del grupo “Celdas”.
Observe que aparece una lista desplegable, elija el apartado “Organizar hojas” y de clic en la opción “Cambiar el
nombre de la hoja”.
Note que, en la parte inferior de la pantalla, parece resaltada la etiqueta de la hoja 1, lo que indica que ahora podrá
asignarle un nuevo nombre. Ubique el cursor sobre esa etiqueta, digite las palabras “Origen de Costo de Proyecto”
y acepte con la tecla “Enter”. Haga clic en la etiqueta, “Hoja 2”.
Ahora aprenderá una forma rápida de cambiar el nombre. Haga clic derecho sobre la etiqueta “Hoja 2”.
Observe que aparece una ventana desplegable. De clic en la opción “Cambiar nombre”.
Como puede observar aparece sombreada la etiqueta de la Hoja 2, digite las palabras “Gastos en el tiempo”. Haga
clic en tecla Enter.
Se ha aprendido cómo cambiar el nombre de las etiquetas de las hojas. A continuación, verá cómo distinguirlas
cambiando su estilo con una paleta de colores. Haga clic derecho sobre la etiqueta, “Hoja 3”.
Ubique el cursor en la opción “Color de etiqueta”. Observe que aparece una ventana “Colores de tema”, que le
ofrece una paleta de colores, elija la opción Rojo oscuro.
Haga clic sobre la etiqueta “Origen del Costo de Proyecto”. Note que la etiqueta de nombre “Hoja 3” ha tomado un
nuevo tono. Ahora haga lo mismo para la etiqueta “Gastos en el tiempo”.
De clic sobre esa etiqueta. Ahora de clic en el comando “Formato”. De la lista desplegable, ubique el cursor sobre
la opción “Color de etiqueta”. De la paleta de colores, seleccione la opción “Verde”, del apartado “Colores
estándar”.
Ha finalizado esta lección y ha visto cómo personalizar las etiquetas de las hojas de cálculo del libro de Excel 2016,
lo que le permitirá diferenciarlas y facilitar su identificación.
Agregue un cálculo rápido a la tabla de datos
En esta nueva lección aprenderá como usar la autosuma, una de las herramientas más utilizadas de Excel 2016, que
le permitirá fácilmente obtener el producto de las celdas seleccionadas. Excel 2016 cuenta con un comando
especial para efectuar este tipo de operación.
Para iniciar, haga en la celda “F3”. Analice que el dato que debe aparecer en esta celda, es el resultado de la suma
entre la celda “D3” y la celda “E3”. Haga clic en el comando “Autosuma” que se encuentra ubicado en el grupo
“Modificar”.
Observe cómo automáticamente aparece sombreado el rango de celdas que Excel 2016 tomará para realizar esta
operación. Oprima la tecla “Enter”.
Como puede notar, Excel 2016 calcula el resultado de forma mecánica. Ahora realice la misma operación con el
rango de celdas “E4:E27”. Para esto, seleccione la celda “F4” nuevamente.
Ubique el cursor en la esquina inferior derecha del “Marco de selección” de la celda hasta que muestre un icono
en forma de cruz. Haga clic y arrastre con el mouse hasta la celda “F27” y observe lo que ocurre.
Excel 2016 ha rellenado automáticamente con la misma función el rango de celdas que se seleccionó. Ahora
seleccione la celda “H3”. Nuevamente, haga clic en el comando “Autosuma” y después oprima la tecla “Enter” para
que automáticamente se calcule el resultado de la columna “Nuevo saldo”.
Nuevamente ubique el cursor en la esquina inferior izquierda del “Marco de selección” de la celda “H3” hasta que
aparezca el icono en forma de cruz. Haga clic sobre el icono en forma de cruz y arrastre con el mouse hasta la celda
“H27”.
Acaba de aprender cómo usar la función “Autosuma” para encontrar el valor de la columna “F” y la columna “H”.
Ahora aprenderá cómo hallar el promedio de la columna “Interés pagado”.
De clic en la celda “E28” y haga clic en la “Punta de flecha” del comando “Autosuma”. Elija la opción “Promedio” de
la lista de opciones.
Automáticamente Excel 2016 desarrolla la media aritmética mediante la función de “Promedio” y arroja el valor
que se requiere.
Ahora verá otra función del comando “Autosuma”, “Contar números”.
Haga clic en la celda “D28”. Haga clic en el comando “Autosuma” y para finalizar, elija la opción “Contar números”.
Como puede observar el sistema arroja una cantidad en formato número. Esto indica que la función realizó la suma
de datos anteriores a la celda.
Repita o rellene los datos
Bienvenido a esta lección, donde aprenderá cómo usar la herramienta “Rellenar”, para completar datos basados
en información de otras celdas, en lugar de escribirlos manualmente.
La herramienta “Rellenar”, le permite completar un patrón para los datos que se están ingresando. Para empezar,
haga clic en la celda “C3”, ingrese el número “10” y acepte con la tecla “Enter”.
Ingrese el número “20” y acepte con la tecla “Enter”. Ahora digite el número “30” y acepte con “Enter”.
De nuevo seleccione la celda “C3”. Presionando la tecla “Shift”, haga clic en la celda “C11”. Haga clic en la “Punta
de flecha” del comando “Rellenar”, del grupo “Modificar”. Observe que aparece una lista desplegable, elija la opción
“Series”.
Aparece una ventana de diálogo, donde podrá configurar las opciones para el Autorrelleno. Ubique el cursor en el
campo “límite” y escriba el número “90”.
Para continuar, haga clic en el cuadro de la opción “Tendencia” y haga clic en el botón “Aceptar”.
Note que ahora aparecen las celdas que seleccionó, con la serie de números que le fueron asignados en la
configuración. Ahora, aprenderá otra forma que Excel 2016 tiene para aplicar un modelo de celdas.
Para continuar, haga clic en la celda “F3” y digite la palabra “lunes”. Ahora, seleccione la celda “G3” y digite la
palabra “martes”. Con la tecla “Shift” presionada, haga clic nuevamente en la celda “F3”.
Ahora, ubique el cursor en la parte inferior derecha de la celda “G3”, hasta que se muestre un icono en forma de
cruz, y arrástrelo hasta la celda “L3”.
Como puede observar, Excel 2016 ha interpretado la lista como una serie consecutiva de fecha. Esta herramienta
permite realizar series de datos tanto numéricos como texto, lo que le ayudará a optimizar el tiempo de ingreso de
datos en las celdas.
Elimine el contenido o el formato de las celdas
En esta lección se verá cómo borrar el contenido de una celda en cualquier momento, usando el comando “Borrar”.
La herramienta “Borrar” de Excel 2016, permitirá eliminar todo el contenido de una celda o un rango de celdas.
Para empezar, haga clic en la celda “F11”.
Haga clic en la “Punta de flecha” del comando “Borrar”, del grupo “Modificar “, ubicado en la pestaña inicio.
Aparece una lista desplegable. Haga clic en la opción “Borrar contenido”.
Observe que el contenido de la celda “F11” ha sido eliminado. Ahora, haga clic en la celda “B3”. Mantenga
presionada la tecla “Shift” y haga clic en la celda “B13” para seleccionar un rango de celdas. Ahora presione la tecla
“Suprimir”.
Note que el contenido del rango de celdas “B3:B13” también ha sido eliminado, pero esta vez, oprimiendo solo una
tecla.
A continuación, podrá aprender cómo eliminar el formato de las celdas. Para continuar, haga clic en la celda “B3”.
Mantenga el clic izquierdo presionado y arrastre el mouse hasta la celda “G3”.
Observe que se ha seleccionado un nuevo rango de celdas. Haga clic en la “Punta de flecha” del comando “Borrar”.
Aparece una lista desplegable, seleccione la opción “Borrar formatos”.
Observe que no se ha borrado el contenido del rango de celdas que acaba de seleccionar, pero si cambió el formato
y ahora los datos de esas celdas aparecen alineados al costado izquierdo, disminuyó el tamaño de fuente y perdió
el formato “Negrita”.
Ahora, haga clic en la celda “G6”. Con la tecla “Control” presionada, de clic en la celda “G10”.
Note que las celdas que se acaban de seleccionar tienen un formato de texto distinto al de las otras celdas de esa
misma columna. Esto porque dentro de ellas está insertado un hipervínculo.
Nuevamente haga clic en la “Punta de flecha” del comando “Borrar”. De la lista desplegable que aparece, seleccione
la opción “Borrar hipervínculos” haciendo clic.
Observe, que ahora el rango de celdas seleccionado tomó el mismo formato del resto de celdas de la misma
columna, pero no se ha eliminado su contenido, solo el hipervínculo.
Organice sus datos para facilitar el análisis
En esta lección se trabajará con el comando “Ordenar” y “Filtrar”; los cuales facilitarán el análisis de la información
contenida en la hoja de cálculo.
Usando el comando “Ordenar y filtrar”, podrá ordenar en orden ascendente o descendente y/o filtrar de forma
temporal, valores específicos que seleccione de las Hojas de cálculo. Para empezar, haga clic en la celda “C3”.
Mantenga presionada la tecla “Shift” y haga clic en la celda “C36”, para seleccionar el rango de celdas “C3:C36”
Haga clic en el comando “Ordenar y filtrar”, de la pestaña inicio del grupo “modificar”. De la lista que se despliega,
elija la opción, “Ordenar de A a Z” haciendo clic.
Note que aparece un cuadro de diálogo, que le advierte que los datos seleccionados están relacionados con otros
datos de la tabla y que le ofrece la opción de que esos datos también sean ordenados. Verifique que la opción
“Ampliar la selección”, se encuentre activa y haga clic en el botón “Ordenar”.
Observe que se ha aplicado el comando a la columna “Mes”, por esto el orden de la tabla ha cambiado y se han
organizado de forma ascendente. Ahora haga clic en la celda “D3”.
Ubique el cursor en la mitad de la celda que acaba de seleccionar, aparece un icono en forma de cruz blanca.
Con el clic izquierdo presionado, arrastre el mouse hasta la celda “D36”.
Nuevamente haga clic en el comando “Ordenar y filtrar”. De la ventana emergente que aparece, seleccione la
opción “Ordenar de Z a A” haciendo clic.
Haga clic en el icono “Ordenar” de la ventana de advertencia.
Observe que esta vez, la tabla se ha ordenado nuevamente; pero esta vez, los datos se organizan de forma
descendente. A continuación, aprenderá cómo aplicar filtros para resumir la información, sin que se elimine de la
tabla. Haga clic sobre la celda “C2”.
Se ha seleccionado el encabezado “Mes”. Ahora, haga clic en el comando “Ordenar y filtrar”. De la lista que se
despliega haga clic sobre la opción “Filtro”.
Note que automáticamente aparece una “Punta de flecha” en cada uno de los encabezados de la tabla, que indica
que el “Filtro” está activado. Ahora podrá resumir la tabla aplicando los filtros al contenido. Haga clic sobre la punta
de flecha del encabezado “Tipo cuenta”.
Observe que aparece un cuadro de comprobación, haga clic sobre la opción “Seleccionar todo”.
Verifique que se ha liberado la selección de todos los cuadros de comprobación. Para continuar, de clic sobre el
cuadro de comprobación de la opción “Fondo Inversión” y haga clic en el botón “Aceptar”.
Como puede observar, la información de la taba se ha resumido y ahora aparece solamente los datos que se
solicitaron. Si usted lo requiere, podría resumirla aún más, aplicando un nuevo filtro. Haga clic sobre la “Punta de
flecha” del encabezado, “Nuevo cliente”.
Haga clic sobre el cuadro de comprobación de la opción “Seleccionar todo”.
Para finalizar, de clic en el cuadro de comprobación de la opción “Si” y de clic en el botón “Aceptar”. Ahora, observe
que solo aparece la información que se requiere.
Es así, como Excel 2016 permite resumir el contenido de las tablas, facilitando la búsqueda, cuando se maneja gran
cantidad de información.
Buscar y reemplazar datos
En esta lección usted podrá aprender a utilizar la herramienta que le facilitará buscar y reemplazar información,
cuando esté manejando gran cantidad de datos. Excel 2016 ofrece la herramienta “Buscar y seleccionar” que
permite encontrar información de forma ágil y rápida en una hoja de cálculo; y se complementa con la herramienta
“Reemplazar”, que le ayudará a sustituir datos incorrectos o que desee modificar rápidamente. Para empezar, haga
clic sobre el comando “Buscar y seleccionar” ubicado en el grupo “Modificar”.
Observe que se despliega una lista, seleccione la opción “Buscar”, haciendo clic. En el cuadro de dialogo que
aparece, vaya al campo de texto y digite la palabra “Aprobado” y haga clic en el botón “Buscar siguiente”.
Note cómo automáticamente aparece seleccionada la celda “E4”, cuyo contenido es el mismo que se busca. Ahora,
vaya al campo de texto, presione la tecla “Suprimir”, y escriba los números “3.0”. En el cuadro de diálogo que
aparece, de clic en la pestaña “Reemplazar”.
Ahora, ubíquese en el cuadro de texto “Reemplazar con” y escriba los números “1.0”.
Para continuar, haga clic en el botón “Reemplazar todos” y preste atención como aparece la columna “Créditos
académicos”.
Observe, cómo se ha cambiado el contenido de las celdas de la columna “Créditos académicos” que contenían el
número “3.0” ahora aparece el número “1.0”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Haga clic en el botón “Cerrar” del cuadro de dialogo.
Esta herramienta de Excel 2016, también le permite mostrar textos ocultos en las celdas o atributos en rangos de
celdas.
Para conocer esta función de la herramienta, nuevamente, haga clic en el comando “Buscar y seleccionar”. De la
lista desplegable que aparece, haga clic en la opción “Comentarios”.
Como puede observar, de manera automática, aparece seleccionada la celda “L9” que contiene un comentario que
se muestra al seleccionarla. De nuevo haga clic en el comando “Buscar y seleccionar”. Haga clic en la opción
“Formato condicional”.
Automáticamente, aparece seleccionado un rango de celdas; que contienen modelos de datos que han sido
aplicados mediante la herramienta “Formato Condicional” tal y como se aprendió en la lección número 37.
Para finalizar esta lección, haga clic en el comando “Buscar y seleccionar” y luego haga clic en la opción “Seleccionar
objetos”.
Esta herramienta, permite buscar y seleccionar dentro de la hoja de cálculo todos los objetos existentes que
cumplan con el patrón requerido; para este caso, seleccione el cuadro de texto con el título “Seguimiento de
puntuaciones”.
Resuma sus datos complejos en tablas dinámicas
Una tabla dinámica facilita el análisis de los datos, permitiendo resumir y disponer de manera ágil de una gran
cantidad de información.
Excel 2016 ofrece la herramienta “Tablas dinámicas”, que le permitirá procesar datos en grandes volúmenes y
analizarlos en forma resumida y ordenada.
Para empezar, haga clic en la celda “B4”. Mantenga oprimida la tecla “Shift” y haga clic en la celda “H4”.
Vaya a la pestaña Inicio y seleccione el grupo “Modificar” y haga clic en el comando “Ordenar y filtrar”. De la lista
desplegable que aparece, seleccione la opción “Filtro”.
Se han creado los filtros de información a la tabla de datos. Ahora, con el clic izquierdo presionado, arrastre el
mouse desde la celda “B4” hasta la celda “H20”.
Vaya a la cinta de opciones y haga clic en la pestaña “Insertar”. Haga clic en el comando “Tabla dinámica” ubicado
en el grupo “Tablas”.
Observe que aparece un cuadro de diálogo que solicita que seleccione una tabla o un rango, el cual ya se ha
seleccionado. También solicita que elija dónde desea alojar la tabla dinámica, y le da la opción de alojarla en la
misma hoja de la tabla o en una nueva hoja de cálculo. Para este ejercicio, se hará en una nueva hoja de cálculo.
Para continuar, haga clic en el botón “Aceptar”.
Note que, en la barra de etiquetas aparece una nueva hoja de cálculo con el nombre de “Hoja2”. Al costado derecho
de la hoja, se habilita un panel con los encabezados de la tabla. Allí podrá insertar los campos en las áreas inferiores
del panel. Para continuar, haga clic derecho sobre el campo “Cédula”. Observe que aparece una lista desplegable,
elija la opción “Agregar a etiquetas de fila”.
Ahora en el área de “Filtros”, se ha insertado el campo “Cédula” y en la hoja de cálculo automáticamente se crea
una lista con los datos de ese campo.
Con el clic izquierdo presionado, haga clic en el campo “Sueldo Básico” y arrastre el mouse hasta el área “Valores”.
Observe cómo este campo ha creado una lista vertical de “Suma”, con los valores de esa columna. Ahora, haga clic
derecho sobre el campo “Días trabajados” y de clic a la opción “Agregar a valores”.
Observe que de la misma manera como ocurrió con el campo “Sueldo básico”, se crea una columna con los datos
del campo “Días trabajados”. Ahora, mantenga el clic izquierdo presionado y arrastre el campo “Cargo” hasta el
área “Filtros”.
Note cómo, en una celda adicional se ha creado automáticamente un filtro para la columna “Cargos”, desde donde
se va a seleccionar la información que se requiere observar en determinado momento.
Como puede observar, se ha resumido la información de la hoja de cálculo. Para continuar aplicando la herramienta,
haga clic en la “punta de flecha” de la celda “B1”.
Aparece una lista desplegable donde se encuentra el contenido de la columna “Cargo”. Haga clic en el cuadro de
comprobación “Seleccionar varios elementos”.
Como puede observar, aparecen seleccionadas todas las opciones de la lista. Haga clic en el cuadro de
comprobación “Todas” y luego en el campo de comprobación “Economista” e “Ingeniero”.
Haga clic en el icono “Aceptar”.
Note como ahora el filtro del campo “Cargo” ha resumido los datos y solamente aparecen los que determinó. Los
campos seleccionados en las áreas, se pueden establecer de muchas formas de acuerdo a la necesidad de
información que tenga. Haga clic en el cuadro de comprobación del campo “Cédula” en el panel lateral.
Para continuar, haga clic en el cuadro de comprobación del campo “Nombres y Apellidos” y preste atención a lo
que ocurre con la “Tabla dinámica”.
La tabla aparece modificada, se han suprimido los campos de “Cédula” por los de “Nombres y Apellidos”. Para
continuar, de clic en la “Punta de flecha” de la celda “B2” y seleccione la opción “Secretaria/o” haciendo clic en el
cuadro de comprobación y por último, haga clic en el icono “Aceptar”.
Acaba de aprender que con la herramienta de “Tabla dinámica”, usted puede modificar su información,
identificando los campos y las áreas, lo que le facilitará la distribución de los datos y le permitirá tener un mejor
análisis.
Construya tablas fácilmente
Excel 2016 le permite ordenar, filtrar y dar formato a hojas de cálculo, a través de la herramienta Tablas, que no es
otra cosa que un rango de datos estructurados, que contienen información relacionada entre sí.
Para empezar esta lección, haga clic en la celda “B3”.
Vaya a la pestaña “Insertar”, seleccione el grupo “Tablas” y haga clic en el comando “Tabla”
Observe que aparece una ventana donde le pide seleccionar el rango de datos para crear la tabla, los cuales ya se
han seleccionado. También le solicita verificar si la tabla tiene encabezados; si los tiene, haga clic en el cuadro de
comprobación. Haga clic en el icono “Aceptar”.
Se ha creado la tabla de datos. Observe que cada uno de los encabezados de la tabla posee una “Punta de flecha”,
que indica que se ha activado el filtro de las columnas. Organice los datos a partir de la columna “Nombre”.
Haga clic en la “Punta de flecha” de la celda “B3”. Haga clic sobre la opción “Ordenar de A a Z” de la lista desplegable.
Como puede observar, los datos de la tabla se han ordenado de forma ascendente por la letra inicial de la columna
“Nombre”. Haga clic sobre la “Punta de flecha” de la celda “G3”.
Haga clic sobre el cuadro de comprobación “Seleccionar todo”.

Para continuar, haga clic sobre el cuadro de comprobación “Fijo”, para que la tabla solamente muestre los datos
que cumplan con esa característica. Haga clic en el icono “Aceptar”.
La tabla ahora esta reducida y muestra únicamente los datos que cumplen la característica de un contrato “Fijo”.
De clic en la “Punta de flecha” de la celda “F3”.
Haga clic sobre el cuadro de comprobación “Seleccionar todo”. Continúe dando clic sobre el cuadro de
comprobación “2”, para que la tabla seleccione y muestre únicamente las personas cuyo “Tiempo en la empresa”
es de 2 años. Para finalizar, haga clic en el icono “Aceptar”.
Mediante la utilización de la herramienta de “Tabla”, Excel 2016 permite ordenar, filtrar y resumir la información,
para facilitar su búsqueda y optimizar su análisis.
Obtenga un conjunto personalizado de tablas dinámicas
Excel 2016 ofrece una gran variedad de estilos personalizados de tablas dinámicas, dentro de las cuales usted podrá
escoger la que más se adapte a su necesidad, dependiendo el tipo de información que esté manejando.
En la lección anterior, se estudió que las tablas dinámicas optimizan el análisis de la información, creando filtros y
organizando los datos de manera que se resuman fácilmente. Ahora, podrá ver cómo Excel 2016 recomienda
“Tablas dinámicas” ya creadas que se pueden acomodar a sus datos.
Para empezar, haga clic en la celda “C4”. Mantenga presionada la tecla “Shift” y haga clic en la celda “K15”.
Vaya a la pestaña “Insertar” y elija el grupo “Tablas”, y a continuación haga clic sobre el comando “Tablas dinámicas
recomendadas”.
Observe que Excel 2016 muestra una ventana con las diferentes opciones de “Tablas dinámicas”, que considera
pueden servirle para el análisis de sus datos. Haga clic en el icono “Aceptar”.
Automáticamente, Excel crea una nueva hoja que por descarte esta nombrada “Hoja 2”, la cual ya trae establecidos
los campos de referencia entre las áreas. Para este caso, la tabla dinámica indica la suma de los valores de las
materias por programa. Elija otra opción de tabla dinámica, haga clic en la “Hoja 1” de la barra de etiquetas.
Otra vez haga clic en el comando “Tablas dinámicas recomendadas”. Haga clic sobre la opción “Cuenta de nombres
por programa”. Para terminar, haga clic en el icono “Aceptar”.
Se ha creado una nueva hoja de cálculo denominada “Hoja 3”, en la cual, automáticamente se muestra una tabla
dinámica con la cantidad de personas matriculadas en cada programa.
Ilustre su hoja de cálculo con imágenes
Excel 2016 permite insertar imágenes desde las carpetas de su ordenador, hasta las hojas de cálculo.
Usted podrá presentar de forma animada sus datos, insertando gráficas que tenga almacenadas o que puede traer
de la web.
Para empezar, haga clic en la celda “D2”. Vaya a la pestaña “Insertar”, ubique el grupo “Ilustraciones” y haga clic en
el comando “Imágenes”.
Observe que Excel 2016 muestra una nueva ventana que contiene la carpeta de imágenes del ordenador. Haga clic
sobre la imagen de nombre “Pensamiento”. Haga clic en el icono “Insertar”.
Para este ejercicio, se ilustrará la lista de tipos de plantas mediante imágenes. Ahora haga clic sobre la celda “D3”.
Nuevamente haga clic sobre el comando “Imágenes”.
Para finalizar, haga clic sobre la imagen de nombre “Almendra” y de clic en el icono “Insertar”.
Excel 2016, permite insertar imágenes en distintos formatos, Jpeg, png, gif, entre otros y así animar sus hojas de
cálculo.
Buscar e insertar imágenes desde portales web
Con Excel 2016, puede complementar su información, añadiendo imágenes que estén alojadas en servidores Web
(Bing u OneDrive).
En la lección anterior, se aprendió cómo insertar imágenes almacenadas en el ordenador. En esta lección se
aprenderá a importar imágenes desde un servidor Web o un buscador en línea.
A continuación, podrá insertar imágenes almacenadas en la Nube, para esto haga clic sobre la celda D4. Haga clic
sobre el “Imágenes”, ubicado en la pestaña insertar, en el grupo ilustraciones.
Observe, que aparece el cuadro “Insertar imagen” y en el costado izquierdo presenta una lista de carpetas de
almacenamiento, incluida “OneDrive”. Haga clic sobre esa carpeta y luego haga doble clic en la carpeta
“Documentos”, elija la imagen “Ajo” y haga clic en el icono “Insertar”.
A continuación, se ubicará una imagen con el buscador “Bing”. Haga clic en la celda “D6”.
Continúe haciendo clic en el comando “Imágenes en línea” del grupo “Ilustraciones” de la pestaña “insertar”.
Presione clic sobre el cuadro de texto “Búsqueda de imágenes de Bing”. Digite la palabra “Helechos” y haga clic en
el icono en forma de lupa que indica “Buscar”.
Note que “Bing” tiene características de buscador de contenidos en línea, y arroja coincidencias de imágenes
respecto al concepto requerido.
Para finalizar, seleccione la segunda opción haciendo clic sobre ella y luego haga clic en el icono “Insertar”.
Como puede observar, esta herramienta permite insertar imágenes sin importar en qué lugar las tenga
almacenadas.
Agregue un estilo a sus imágenes
Mejore el diseño de las imágenes en un libro de Excel 2016, agregando distintos efectos y estilos.
Ahora se aprenderá a utilizar la pestaña contextual de “Herramientas de imagen”, que se activa cuando se
selecciona una imagen insertada. Para empezar, haga clic sobre la primera imagen.
Observe, que en la cinta de opciones aparece una nueva herramienta con la que se podrá editar las imágenes de la
hoja de cálculo. Haga clic en la opción “Marco moderado, negro” del grupo “Estilos de imagen” y observe lo que le
ocurre a la imagen seleccionada.
El contorno de la imagen ha cambiado, aplicando un marco de color negro y grueso. En el grupo “Estilos de imagen”,
aparecen varias opciones de contorno para las imágenes.
Ahora haga clic sobre la segunda imagen y luego haga clic sobre el comando “Color”. Se despliega una lista de
opciones de color, para la imagen seleccionada. Haga clic sobre la opción “Saturación 0%”.
La imagen ha tomado un tono en blanco y negro. Este comando posee distintas variaciones de imagen que puede
aplicar.
Ahora, de clic sobre la tercera imagen. Haga clic en el comando “Efectos de la imagen” y ubique el cursor sobre la
opción “Bisel” de la lista desplegable. Elija la opción “Convexo” de la nueva lista desplegable.
Observe, que la imagen adquiere un relieve en sus bordes. En el comando “Efectos de la imagen”, encontrará varias
opciones de efectos como, sombras, iluminados, bordes, entre otros.
Para finalizar esta lección, seleccione la última imagen y haga clic sobre el comando, “Quitar fondo”. De clic en el
icono “Mantener cambios”.
Observe, que esta imagen se ha recortado, suprimiendo el fondo para destacar lo relevante de la misma.
Es así como Excel 2016, permite ilustrar sus hojas de cálculo con variaciones de estilos y tamaños de imágenes
cuando su contenido lo requiera.
Tome una captura de pantalla
En esta lección se aprenderá cómo usar la herramienta que ofrece Excel 2016, mediante la cual se podrá capturar
una imagen instantánea, de las ventanas que estén activas en el escritorio e insertarlas en la hoja de cálculo.
Excel 2016, permite ilustrar los contenidos de sus hojas de cálculo, pero también, puede insertar capturas de
pantallas de ventanas activas.
Para empezar, haga clic en la pestaña “Insertar”. Vaya al grupo “ilustraciones” y haga clic sobre el comando
“Captura”.
Como se puede observar, aparece una lista de recortes de pantalla, de cada una de las ventanas activas. Haga clic
sobre la segunda imagen de la primera columna.
Esta herramienta da la posibilidad de cambiar el tamaño de la imagen, ajustando el alto y el ancho. Para esto vaya
a la pestaña contextual “Formato”, seleccione el grupo “Tamaño”, haga clic sobre el cuadro de texto del comando
“Alto” y digite el número “10”. Acepte con la tecla “Enter”.
Para continuar, inserte una nueva captura. Haga clic en el comando “Captura”. Haga clic sobre la tercera imagen
de la primera fila de la lista desplegable.
Se ha insertado la nueva captura, puede reducir su tamaño en el comando “Alto”, digitando el número “10”.
Como puede observar, la nueva captura ha quedado sobrepuesta en la anterior. Con el clic izquierdo presionado,
arrastre la imagen hacia el costado derecho de la anterior.
Usted puede dar estilo a las capturas, haciendo clic en la punta de flecha de desplazamiento hacia abajo del grupo
“Estilos de imagen”. Elija la opción “Perspectiva biselada”. Seleccione la primera imagen y haga clic sobre el
comando “Efectos artísticos”.
Observe, que se despliega una lista desplegable de efectos, seleccione la opción “Dibujo de línea” haciendo clic
sobre ella.
Se acaba de aprender a insertar capturas de las ventanas activas, en el momento del desarrollo de una hoja de
cálculo, ajustarlas en tamaño, posición y estilos.
Inserte formas y dibujos
En esta nueva lección, se aprenderá que el comando “Formas” tiene a su disposición una amplia gama de figuras
prediseñadas como: círculos, flechas, cuadrados, entre otras, que le ayudarán a mejorar sus hojas de cálculo. Se
aprenderá a insertar y manipular formas prediseñadas.
Para empezar, haga clic sobre la pestaña “Insertar”. Haga clic en el comando “Formas”, del grupo Ilustraciones.
Observe que Excel 2016, muestra una lista desplegable de una gran variedad de formas como: líneas, círculos,
rectángulos, flechas, símbolos de diagramas de flujo y hasta burbujas de dialogo, que pueden ser insertadas y
modificadas. Para este ejercicio, haga clic sobre la forma “Llamada de Nube”. Seleccione la celda “D10” haciendo
clic sobre ella.
Como puede notar, se ha insertado un objeto en forma de nube en el interior de un cuadro, con una serie de puntos
a su alrededor que reciben el nombre de “Selectores”, desde donde se puede cambiar de tamaño y/o girar. Haga
clic sobre el “Selector” del borde inferior derecho y arrástrelo con el mouse hacia abajo.
Ahora la forma que se había insertado, tiene un nuevo tamaño. En la “Cinta de opciones”, se activa una “Pestaña
contextual” denominada “Herramientas de dibujo”, donde encontrará las distintas opciones de estilo. Desplace el
cursor sobre las opciones “Estilos de forma” y observe como el objeto insertado va cambiando de color de relleno.
Para este ejercicio, elija el color “Azul, 1”. Haciendo clic sobre esta opción. Haga clic sobre el comando “Efectos de
forma”. Se despliega una ventana con varios efectos como: sombras, bordes iluminados, efectos 3D, entre otros.
De clic sobre la opción “Iluminado” y de la nueva lista desplegable haga clic en el efecto “Oro 18 puntos iluminado”.
Observe que la apariencia de la forma ha cambiado de nuevo. Para continuar, haga clic sobre el comando “Relleno
de forma”.
Aparece una lista desplegable, donde hay varias opciones para agregar un relleno a la forma insertada. Haga clic
sobre la opción “Imagen”.
Observe que aparece una ventana con distintas alternativas de búsqueda de imágenes. En el campo de texto de
“Búsqueda de imágenes de Bing”, escriba la palabra “Excel 2016”. Haga clic en la lupa para aceptar.
Elija la imagen ubicada en la primera fila y haga clic en el icono “insertar”.
Note que se ha insertado la imagen, en el interior de la forma. Para finalizar, haga clic en el comando “Editar forma”,
del grupo “Insertar formas”.
Haga clic sobre la opción “Cambiar forma”. Seleccione la opción “Cinta perforada”, del apartado “Diagrama de flujo”
haciendo clic sobre ella.
Como puede observar la imagen ha cambiado en su forma, pero aún conserva el estilo.
Crear y editar diagramas con SmartArt
En esta nueva lección aprenderá a manejar los diagramas “SmartArt”, son representaciones gráficas, que se pueden
crear de manera rápida y que comunica ideas en sus hojas de cálculo.
Mediante esta herramienta, Excel 2016, ofrece una serie de formas prediseñadas como listas, diagramas de
procesos, organigramas y gráficos relacionales que permite crear ilustraciones de tipo profesional en sus hojas de
cálculo.
Para empezar, haga clic en el comando “SmartArt”, de la pestaña Insertar. Aparece una ventana con la lista de
gráficos SmartArt por grupos como: Lista, proceso, ciclo, jerarquía, relación, entre otras. Haga clic sobre el grupo
“Imagen”, ahora haga clic en la opción “Imagen destacada” y de clic en el botón Aceptar.
Observe que se inserta un gráfico. A continuación, se podrá personalizar.
En el cuadro de descripción del gráfico, aparece cada uno de los cuadros y los textos a insertar. Para añadir una
forma adicional, haga clic sobre el cuadro de texto del último recuadro. Oprima la tecla “Enter” para agregar la
nueva forma y escriba la frase “Office 2016”.
Ahora haga clic en el cajón de texto del primer recuadro del cuadro de descripción y escriba la frase “Word 2016”.
A continuación, haga la misma acción en el segundo recuadro y escriba la frase “Excel 2016”. En el siguiente cajón,
escriba la frase “PowerPoint 2016”.
Ahora que ya ha insertado texto al gráfico, también podrá insertar imágenes que lo ilustren. Haga clic sobre el
primer recuadro y en la nueva ventana, ubique el cursor sobre el cajón de búsqueda de “Bing”, escriba la frase
“Office 2016” y acepte con la tecla “Enter”.
Seleccione la primera imagen y haga clic en el icono “Insertar”. Ahora, repita el paso anterior, pero escriba la frase
“Word 2016”. Elija la tercera imagen de la primera fila y haga clic en el icono “insertar”.
Nuevamente repita el paso anterior, pero escriba la frese “Excel 2016”. Seleccione la segunda imagen de la primera
fila y haga clic en el icono “Insertar”.
Ahora, para el tercer recuadro repita los mismos pasos, pero escriba la palabra “PowerPoint 2016”.
Acaba de observar que a los estilos SmartArt se les puede insertar, tanto texto como imágenes.
Para terminar, haga clic sobre la “Pestaña Contextual”, Herramientas de SmartArt y vaya al grupo “Estilos SmartArt”
y haga clic sobre el estilo “Escena a vista de pájaro”. Ahora, vaya al grupo “Diseños” y haga clic en la opción “Lista
de imágenes continua”.
Como puede observar, el gráfico ahora tiene un diseño diferente, pero su contenido sigue siendo el mismo.
Busque complementos en la tienda de Office
Usted podrá contar con aplicaciones o complementos que agregarán nuevas funciones a su interfaz de Excel 2016.
Se podrán adquirir aplicaciones para los programas de Office y por supuesto para Excel 2016, a través de la “Tienda
Office”. Para poder acceder a instalar fácilmente las aplicaciones, usted, debe iniciar sesión con su cuenta de
Microsoft en Excel 2016. Tomando en cuenta que en lecciones anteriores se explicó la manera de crear una cuenta.
Haga clic en el comando “Mis complementos” de la pestaña “Insertar”.
Observe que se despliega una ventana que muestra las aplicaciones que ya son complemento de Excel 2016. Haga
clic en el banner “Buscar más complementos en la Tienda Office”.
Aparece una ventana emergente, que muestra un listado de aplicaciones agrupadas por categorías. Puede
encontrar complementos educativos, financieros y utilidades entre otras. Para este ejemplo, se instalará una
aplicación creada como diccionario y traductor de texto. Haga clic en la categoría “Revisión de documentos.
Haga doble clic sobre el complemento “Traductor y diccionario”. Haga clic en el botón “Confiar”, para aceptar los
términos de uso de la aplicación.
Aparece un panel lateral al costado derecho de la hoja de cálculo. Lo que le indica que el complemento ya se instaló
en Excel 2016 y que está listo para usarse.
Si desea saber dónde encontrarlo cuando abra un nuevo libro de Excel 2016, haga clic en el comando “Mis
complementos” y lo encontrará.
Haga clic en el botón de control “Cerrar” y seleccione la pestaña “Archivo” haciendo clic sobre ella. Haga clic en el
comando “Nuevo”. Seleccione la plantilla “Seguidor de nota media y calificaciones”. Haga clic sobre el comando
“Mis complementos”.
Seleccione el complemento “Traductor y diccionario” y haga clic en el botón “Insertar”.

Cuando se habilite el panel de la aplicación, usted podrá ver los servicios que ofrece. Seleccione la celda “C4”.
Como puede ver, en el panel lateral automáticamente aparece la traducción de la palabra que se acaba de
seleccionar. Ahora, de clic sobre la celda “C15”.
Esta herramienta le muestra el tipo de palabra seleccionada y su traducción al idioma que usted seleccione. Para
finalizar, haga clic sobre la celda “H8”.
Así como ésta, Excel 2016 le ofrece otras muchas utilidades por medio de los complementos de la “Tienda Office”.
Mapas de Bing
Con la herramienta “Mapas de Bing”, podrá utilizar datos de ubicación.
Excel 2016 cuenta con varios complementos, dentro de los cuales, está Bing, que cuenta con herramientas
incorporadas como, los mapas y el buscador inteligente.
En esta lección, usted podrá avanzar en el manejo del complemento “Mapas de Bing”.
Para empezar, haga clic en la celda “E2” mantenga presionada la tecla “Shift” y seleccione la celda “G8”.
Vaya al grupo “Complementos” y haga clic sobre el comando “Mapas de Bing”
Como puede notar se ha insertado un Mapa que refleja los datos seleccionados. Haga clic en el icono “Mostrar
ubicaciones” que se encuentra en la parte superior de la ventana, mapas de bing.
Observe que, en el mapa aparece la ubicación y un gráfico circular que señala y resume los datos que ha
seleccionado.
Para continuar, haga clic en el gráfico circular del país “Dinamarca”. Ahora aparece un cuadro de dialogo que
muestra la información de los Ingresos y los gastos del país seleccionado. Dé clic en el icono “Configuración” de la
ventana del mapa.
Note que se habilita un panel de opciones, donde se puede elegir el tipo de mapa, puede elegir como visualizar los
iconos de información y cambiar su color. Haga clic en la opción “Carretera” del apartado “Tipo de mapa”.
Se ha cambiado el diseño del mapa, se podrá seleccionar el que se acomode mejor a su necesidad.
Haga clic en la flecha del título “Configuración y luego haga clic en el icono “Filtros”. En este apartado, podrá filtrar
la información en el mapa, para señalar lo que se requiera. Haga clic en el cuadro de selección “Seleccionar todo”.
Para finalizar, haga clic sobre el cuadro de selección del país “Chipre” y luego haga clic en el icono “Aplicar”. Note
como automáticamente el mapa muestra la información que se le ha solicitado.
La aplicación “Mapas de Bing” le ayudará a utilizar los datos de ubicación de una columna determinada y trazarlos
en un mapa. Para optimizar su utilidad, su ordenador debe tener conexión a Internet, debido a que todos los
complementos de la tienda de Office trabajan en línea.
Muestre los datos de forma gráfica
La herramienta “Gráfico Personas”, facilita la explicación con mayor precisión de los datos de Excel 2016.
Este complemento permite mostrar los datos de manera gráfica, con el fin de que se pueda expresar más fácil la
información de una hoja de cálculo.
Para comenzar, haga clic en el icono “Gráfico Personas”, de la pestaña insertar, del grupo Complementos.
Automáticamente aparece un gráfico de muestra.
A continuación, se deben seleccionar los datos que se quieren reflejar, para esto, haga clic sobre el título de tabla
de la ventana de la aplicación.
Haga clic en el cuadro de texto y digite la frase “Lista de compras”. Ahora haga clic sobre el icono “Seleccione los
datos”. Haga clic sobre la celda “D5”. Oprima la tecla “Shift” y haga clic sobre la celda “G21”. De clic sobre el icono
“Crear” de la ventana de la aplicación.
El gráfico aparece actualizado, con los datos que se han seleccionado e ilustrado a través de la herramienta Gráfico
Personas. Esta aplicación posee tres tipos de gráficos. Haga clic sobre el icono “Configuración” y seleccione el “Tipo
2” haciendo clic sobre él.
Observe que el estilo de gráfico ha cambiado, pero la información sigue siendo la misma.
Este complemento también cuenta con siete distintos temas. Haga clic sobre la opción “Tema” y seleccione “Tema
7” haciendo clic sobre él.
También permite cambiar la forma en que se representan los datos. Haga clic en la opción “Forma” y elija “Forma
8” haciendo clic sobre ella.
Para finalizar, haga clic sobre la flecha del título “Configuración”.
Esta herramienta permite complementar los gráficos comunes y representar los datos de distintas formas, dando
nuevos estilos a las hojas de cálculo.
Diseñe y edite gráficos
Se pueden representar los datos mediante gráficas que se visualizarán dinámicamente proporcionando una gran
herramienta de análisis. Una gráfica de Excel 2016, permite representar mediante líneas, superficies, barras o
símbolos, la relación que guardan entre sí los datos y analizar el comportamiento de una actividad, tomando como
referencia los valores que obtenga en su tabla de datos.
Para empezar, haga clic en la celda “C2”. Oprima la tecla “Shift” y seleccione la celda “G13” haciendo clic sobre
ella.
Ahora, haga clic sobre el comando “Insertar gráfico circular o de anillos”, que se encuentra en el grupo “Gráficos”
de la pestaña Insertar. Haga clic sobre la opción “Gráfico circular 3D”.
Aparece un diagrama en forma de círculo que muestra un resumen de los datos seleccionados en la tabla, lo que
facilita su comprensión y análisis. Adicionalmente, en la parte superior aparece una pestaña contextual de nombre
“Herramientas de gráficos” que será útil para modificar el gráfico dándole un estilo personal.
Para que pueda conocer cada uno de estos estilos, desplace el cursor por cada una de las opciones de “Estilos de
diseño”.
De los estilos que acaba de observar, usted podrá elegir el diseño que se acomode a su necesidad. También puede
modificar la gama de colores, para facilitar la comprensión de los datos.
Haga clic en el comando “Cambiar colores”. De clic sobre la opción “Color 2”. Ahora haga clic sobre el icono “Agregar
elemento de gráfico”, del grupo Diseño de gráfico.
Observe que aparece una lista desplegable, haga clic sobre la opción “Etiqueta de datos”. De la ventana desplegable
que aparece, elija con un clic la opción “Llamada de datos”.
Como puede observar, ahora se han agrupado los datos en varios iconos en forma de llamada. Puede utilizar los
gráficos que desee entre columnas, barras, área, entre otros.
Haga clic sobre el comando “Cambiar tipo de gráfico”. Haga clic en la opción “Columna”. Seleccione el gráfico de
nombre “Columna agrupada”. Para finalizar esta lección, haga clic en “Aceptar”.
Excel 2016, a través de esta herramienta, ofrece una gran variedad de gráficos que podrá insertar y editar
fácilmente para lograr una mayor interpretación y análisis de los mismos.
Inserte un gráfico dinámico con una tabla dinámica
En esta lección, Excel 2016 incorpora esta herramienta que le permitirá insertar automáticamente una tabla y un
gráfico dinámico al mismo tiempo, lo que permite ver los datos de forma resumida y seleccionar solo los que sean
de mayor interés a su tarea. Esta herramienta cumple la función de agrupar la tabla dinámica, junto con la gráfica
dinámica.
Para entender cómo combinar estas dos herramientas, haga clic en el comando “Gráfico dinámico”, del grupo
Gráficos, de la pestaña Insertar. Haga clic en la opción “Gráfico dinámico y tabla dinámica”. Haga clic en el icono
“Aceptar”.
Como puede observar, aparece una nueva hoja de cálculo. Desde esta nueva hoja, usted podrá definir los campos
de las áreas de filtrado.
Para continuar, arrastre con el mouse el campo “Cantidad” hacia el área “Valores”. Ahora arrastre con el mouse el
campo “Descripción”, hacia el área “Leyenda”. Ahora repita la misma acción, con el campo “Tipo” hacia el área
“Ejes”. Por último, arrastre con el mouse el campo “Fecha” hacia el área “Filtros”.
Note que a medida que se definen las áreas con los datos de los campos, la tabla dinámica y el gráfico dinámico se
van construyendo.
Observe que, en la parte superior de la hoja, en la cinta de opciones, se habilita la pestaña “Herramientas del gráfico
dinámico”, desde donde puede darle el estilo que más se acomode a sus necesidades.
Haga clic en “Estilo 2” de la galería de “Estilos de diseño”. Haga clic en el comando “Cambiar tipo de gráfico” y
seleccione el tipo de gráfico “Barra” haciendo clic sobre él. Acepte con la tecla “Enter”.
Utilizando esta herramienta, se puede tener una tabla y un gráfico dinámico simultáneos que optimizará el análisis
de la información de sus libros de Excel 2016.
Visualice sus datos de manera tridimensional
Excel 2016 presenta la herramienta “Mapas 3D”, que le permitirá visualizar sus datos en 3D, haciendo evidentes
datos que posiblemente, no pueda ver en gráficos y tablas 2D. Además de permitir ver sus datos en tercera
dimensión, esta herramienta le da la posibilidad de analizar, explorar e interactuar con información geográfica,
capturar escenarios y realizar videos guiados que pueden ser compartidos.
Para empezar, haga clic en la celda “D6”. Mantenga oprimida la tecla “Shift” y haga clic en la celda “E18”.
Haga clic en el icono “Mapa 3D”.
Ahora puede apreciar la herramienta en la pantalla. Para empezar a explorar, haga clic en la pestaña “Inicio” y elija
el comando “Etiquetas de mapa”. Haga clic en el comando “Nueva escena”. De la lista desplegable, elija la opción
“Nuevo mapa personalizado”.
Observe que ahora aparece una nueva ventana, donde se define lo que aparecerá en la segunda escena. Haga clic
en el icono “Examinar imagen de fondo”.
En este punto, usted puede crear nuevas escenas insertando imágenes de extensión de archivo JPG, BMP o PNG,
de planos de plantas o de rutas de transporte público. Seleccione la última imagen de la tercera fila y haga clic sobre
el icono “Abrir”. Haga clic en el icono “Listo”.
Ahora se ha añadido un nuevo escenario. Haga clic sobre la “Escena 1”, en el panel lateral derecho. En la opción
“ubicación”, haga clic sobre el icono “Agregar campo”. Elija la opción “País” del rango 1.
Ahora aparecen en la gráfica señalados con puntos, cada uno de los datos de la tabla de la columna países. Ahora
haga clic en el icono “Agregar campo” de la opción “Alto” y seleccione la opción “Ingresos”.
Como puede notar, se incorporan unas barras que indican el valor de la columna “Ingresos”. Ahora de clic en la
opción “Categoría” y seleccione la opción “País”.
Nuevamente, haga clic en el comando “Nueva escena” y seleccione la opción “Copiar escena 1”.
Coloque el cursor sobre la barra verde que está ubicada sobre el país “Colombia” y de clic sobre ella.
A continuación, usted podrá ver como se reproduce el paseo con las escenas anteriormente creadas. Haga clic
sobre el comando “Reproducir paseo”.
Para finalizar, seleccione la opción “Reproducir paseo desde el principio” haciendo clic sobre ella.
Acaba de aprender cómo usar la herramienta “Mapas 3D” cuando usted tiene datos en una hoja de cálculo de Excel
2016, que cuenta con propiedades geográficas en formato de tabla mediante filas y columnas, que tienen nombres
de países, ciudades, longitudes y latitudes, para lograr visualizarlos de manera funcional y dinámica.
Cree Minigráficos
En esta nueva lección Excel 2016, permite trabajar con gráficos que por su tamaño pueden ser insertados en una
celda. A diferencia de los gráficos normales que ocupan gran espacio y que se han visto hasta ahora, a través de los
Minigráficos usted podrá mostrar las tendencias de una serie de valores en tan solo una celda.
Para empezar esta lección, haga clic sobre la celda “J5”.
Note que la tabla para este ejercicio, contiene información de 4 estudiantes y sus calificaciones de los parciales de
la materia de informática. Ahora, proceda a graficar los valores con esta herramienta.
Haga clic sobre el comando “Columna” del grupo “Minigráficos”. Aparece una ventana de “Crear grupo
Minigráficos”, para comenzar, se debe seleccionar el rango de celdas que se va a graficar. Haga clic sobre la celda
“D5”.
Note que ahora aparece la celda con bordes de línea punteada, esto indica que se ha seleccionado correctamente.
Oprima la tecla “Shift” y haga clic sobre la celda “F5”.
Ahora que se ha seleccionado un rango de celdas, haga clic en el icono “Aceptar”.

A partir de los datos seleccionados, se ha insertado un Minigráfico de barras a la celda, a continuación, haga clic
sobre la celda “J6”. Y haga clic sobre el comando “Línea” del grupo “Minigráficos”.
Para seleccionar el rango de datos que se quiere graficar, haga clic sobre la celda “D6” y arrastre el mouse hasta la
celda “F6”. Haga clic en el icono “Aceptar”.
Observe que se ha insertado un nuevo Minigráfico de línea de tendencia.
Usted puede seguir graficando los siguientes datos, para lo cual solamente tiene que ubicar el cursor en la esquina
del borde inferior derecho de la celda seleccionada hasta que aparezca el cursor en forma de cruz y arrastre con el
mouse hasta la celda “J8” y note lo que sucede.
Se ha insertado automáticamente el Minigráfico en las celdas restantes. Observe también que aparece habilitada
en la cinta de opciones la pestaña contextual “Herramientas para Minigráfico” desde donde se puede cambiar el
tipo de gráfico, seleccionar los puntos altos y bajos, cambiar el color de los Minigráficos, entre otras.
Haga clic sobre la celda “J5”. Haga clic sobre el comando “Color de Minigráfico” y seleccione el color “Rojo” del
apartado “Colores estándar”. Haga clic sobre el cuadro de selección “Punto alto” y “Punto bajo” del grupo
“Mostrar”, para finalizar, seleccione la opción “Estilo de Minigráfico oscuro #5” de la galería “Estilo” haciendo clic
sobre ella.
Al igual que los gráficos normales, los Minigráficos serán de gran ayuda para que se puedan mostrar los datos de
forma clara y precisa optimizando su análisis.
Utilizar Segmentación de datos para filtrar la información
La “Segmentación de datos” permite filtrar datos dándole una nueva apariencia, ya que utiliza componentes de
filtrado con botones, evitando desplegar las listas que generan las tablas dinámicas.
Esta herramienta permite filtrar rápidamente la información, proporcionándole cuadros con botones y
adicionalmente indica el estado actual del filtrado, lo que facilita la comprensión de lo que se pretende mostrar.
Para empezar, haga clic en la celda “B2”. Vaya a la pestaña “Insertar” y elija el grupo “Tablas” y haga clic en el
comando “Tabla”. En la ventana que aparece, haga clic en “Aceptar”.
Se han creado filtros a los datos de la tabla. Ahora, vaya al grupo “Filtros” y haga clic en el comando “Segmentación
de datos”.
Observe que aparece una ventana, allí podrá elegir la información que quiere segmentar. Para este caso, haga clic
sobre el “Cuadro de selección” de la opción “Tipo de negocio”, “Ciudad” y “Asesor”. Haga clic en “Aceptar”.
Como puede observar, se han creado tres nuevos cuadros que contienen la información de las columnas que se
han segmentado. Para continuar, haga clic en el botón “Itagüí” de cuadro “Ciudad”.
Note, que la tabla de datos se redujo y ahora solamente muestra los datos que se relacionan con la ciudad de Itagüí;
y los cuadros resaltan únicamente la información relacionada. Así, que con este tipo de filtro usted podría concluir
de forma analítica, que en Itagüí hay dos tipos de negocio (panadería y cigarrería), los cuales visita el asesor
Robinson.
Para continuar, haga clic sobre el “botón de filtro” del cuadro “Ciudad” para eliminar el filtro creado anteriormente.
Haga clic sobre la opción “Daniela” del cuadro “Asesor”.
Usted puede personalizar los cuadros, utilizando las opciones de la pestaña contextual “Herramientas de
segmentación de datos”. Haga clic sobre el “Estilo de segmentación de datos claro 2”.
Ahora el cuadro “Asesor” ha cambiado de color. Seleccione el cuadro “Tipo de negocio” haciendo clic sobre él.
Para finalizar, haga clic sobre el cuadro de texto del comando “Alto”, del grupo Tamaño, digite el número “2” y
acepte con la tecla “Enter”.
Como puede observar, los botones del cuadro “Tipo de negocio” han cambiado de tamaño, y serán más funcionales
si se están usando en dispositivos móviles u ordenadores de entrada táctil.
Usted acaba de comprobar que las segmentaciones de datos son opciones de filtrado fáciles de usar, que permitirán
filtrar los datos rápidamente, sin necesidad de desplegar listas para elegir los datos que desea filtrar.
Inserte una escala de tiempo para filtrar fechas
En esta lección se podrá insertar una “Escala de tiempo” y mantenerla con una tabla dinámica que permita cambiar
el periodo de tiempo, siempre y cuando tenga datos con rangos de fechas.
Excel 2016 presenta esta nueva funcionalidad, las Escalas de Tiempo, que le permitirán aplicar filtros en tablas
dinámicas a partir de los datos que contengan fechas.
Para comenzar, vaya al grupo “Filtros” y haga clic en el comando “Escala de tiempo”. Aparece una nueva ventana,
haga clic sobre el cuadro de selección de la opción “Fecha”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Observe que se ha insertado un cuadro cuyo contenido son las fechas de la tabla dinámica, estas fechas aparecen
en orden cronológico, desde la más antigua, hasta la más reciente. Por defecto, filtra los datos por meses.
Haga clic sobre la “Punta de flecha” que aparece al costado derecho de la palabra “Meses”, en el cuadro de la
“Escala de tiempo”. De la lista desplegable que aparece con las opciones de filtro de fecha, seleccione la opción
“Años”, haciendo clic sobre ella.
Observe que solamente se muestra el rango de datos con la información en años que tiene la tabla. Ahora haga clic
sobre el botón de la línea de tiempo que indica el año “2011”.
Ahora la tabla dinámica muestra solamente los datos relacionados con la selección que se insertó.
Haga clic en el botón de filtro del cuadro “Escala de tiempo”, para eliminar el filtro anterior.
Seleccione la opción “Trimestres” en la lista desplegable del filtro haciendo clic sobre ella. Haga clic sobre la opción
“2T” del año “2012”.
Nuevamente aparece modificada la tabla, esta vez se ha filtrado la información, mostrando únicamente los datos
que cumplen con esa característica. El estilo de la línea de tiempo también puede personalizarse.
Haga clic sobre la opción “Estilo de escala de tiempo claro 2”, de la galería de “Estilos de escala de tiempo”.
Ha cambiado el color del cuadro de la “Escala de tiempo”. Haga clic sobre el campo de texto del icono “Ancho”.
Digite el número “30” y acepte con la tecla “Enter”.
Para terminar, haga clic en el botón de filtro del cuadro “Escala de tiempo” para eliminar los filtros.
Observe que el cuadro de “Escala de Tiempo”, crea unos controles similares a la “Segmentación de Datos”, pero
estos están diseñados para trabajar únicamente con rangos de datos en formato fecha.
Agregue un Hipervínculo
Excel 2016 a través de la herramienta “Hipervínculo” le dará la posibilidad de obtener acceso rápido a la información
relacionada en otro libro, archivo o en un sitio web. Con esta herramienta, se tiene la facilidad de acceder de forma
rápida a vínculos que requiera insertar en sus hojas de cálculo, ya sea que se encuentren en hojas de un mismo
libro o en documentos que tenga almacenados en su ordenador.
Para empezar, haga clic en la celda “C21”. Vaya a la cinta de opciones y elija la pestaña “Insertar” y luego el grupo
“Vínculos” y finalmente haga clic en el comando “Hipervínculo”. Aparece una nueva ventana, y desde allí se podrán
elegir los vínculos que requiere insertar y desde que lugar lo hará. Haga clic sobre el vínculo “Autosuma” de la lista
que aparece en el centro de la ventana. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Observe que ahora aparece el cuadro seleccionado, con las características de un hipervínculo, con un texto de color
azul y subrayado. Para verificar que esté habilitado, ubique el cursor sobre el hipervínculo y haga clic.
Automáticamente, se abre el archivo que ha vinculado a su hoja de cálculo. Haga clic en el botón “Cerrar” de la
“Barra de control”.
Ahora, ubique el cursor sobre la celda “F21” y haga clic sobre ella. Nuevamente haga clic en el comando
“Hipervínculo”. A continuación, haga clic en el apartado “Buscar en:” y seleccione la opción “Páginas consultadas”.
Haga clic sobre la opción que se encuentra seleccionada y acepte con la tecla “Enter”.
Se acaba de insertar un nuevo “Hipervínculo”, para ver lo que sucede haga clic sobre él.
Observe que ahora se abre un nuevo libro de Excel 2016, que ha sido consultado anteriormente. Haga clic en el
botón “Cerrar” de la barra de control.
Existe otra manera de insertar un hipervínculo a través de las opciones, utilizando el mouse.
Haga clic derecho sobre la celda “I21”. De la lista desplegable que aparece, haga clic sobre la opción “Hipervínculo”.
Ahora, haga clic sobre la opción “Lugar de este documento” del apartado “Vincular a:”.
Como puede notar, este libro de Excel 2016 contiene tres hojas de cálculo activas con información en cada una de
ellas que se muestran en el apartado “Seleccione un lugar de este documento” y cada una de ellas posee un nombre
distinto. Haga clic sobre la opción de nombre “Lista de opciones de inventario”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Para finalizar, haga clic sobre el nuevo hipervínculo y observe lo que sucede. Automáticamente lo enlaza con la
hoja de cálculo vinculada a esa celda.
Esta herramienta, igualmente permite vincular nuevos documentos y enlaces a correos electrónicos.
Dibuje un Cuadro de texto
Excel 2016 también le da la posibilidad de añadir nueva información, ya sea en formato numérico o texto,
insertando un “Cuadro de texto”. Estos cuadros pueden incluir texto adjunto, se pueden ajustar y cambiar de
tamaño, de acuerdo a sus necesidades o preferencias.
Para empezar, haga clic sobre el comando “Cuadro de texto” del grupo “Texto” y luego mantenga el clic izquierdo
presionado y arrastre el mouse desde la celda “D4”, hasta la celda “I14”.
Observe cómo se ha insertado un cuadro de texto al cual podrá hacerle modificaciones, y se ha activado la pestaña
“Herramientas de dibujo”, vaya al grupo “Estilos de forma” y haga clic sobre el comando “Relleno de forma”. De la
lista desplegable que aparece, haga clic sobre la opción “Imagen”. Aparece la ventana de opciones de “Insertar
imágenes”, seleccione la opción “Desde un archivo” y haga clic sobre el vínculo “Examinar”. Haga clic sobre última
imagen de la primera fila. Haga clic sobre el botón “insertar”.
Observe que ahora el cuadro de texto aparece relleno con una imagen. Para continuar, haga clic sobre el comando
“Contorno de forma”. Haga clic sobre la opción “Grosor”, de la lista desplegable que aparece. Haga clic sobre la
opción “6 pto”, de la nueva lista desplegable.
Se le ha aplicado un borde al cuadro de texto. Haga clic sobre el borde del cuadro de texto hasta que aparezca una
cruz delgada con flechas y desplace el mouse hacia la parte inferior de la ventana.
Note cómo el cuadro de texto se ha desplazado rápidamente. Para continuar vaya a la galería de formas del grupo
“Insertar formas” y haga clic sobre la forma “Elipse”. Arrastre el mouse desde la celda “G10” hasta la celda “H15”,
manteniendo presionado el clic izquierdo.
Observe que se ha insertado un nuevo cuadro de texto. Para avanzar, haga clic derecho sobre él. Aparece una lista
desplegable, elija la opción “Editar texto” y escriba la frase “excel 2016”.
Nuevamente de clic derecho sobre la nueva imagen y en la lista desplegable, escoja la opción, Estilo y de clic en la
imagen verde énfasis 6”, de la galería de estilos de temas.
Usted puede complementar el contenido de sus hojas de cálculo, a través de los cuadros de texto que cuentan con
imágenes, textos, números, colores, bordes y demás.
Aplique contenido de encabezado y pie de página
Se pueden personalizar las hojas de cálculo, colocándoles encabezados, pie de páginas, número de página y la fecha
actual del documento.
Para empezar, vaya al grupo “Texto” y haga clic sobre el comando “Encabezado y pie de página”.
Como puede observar, aparece un campo que se ha insertado en la parte superior de los rótulos de fila llamado
“Encabezado”. En el campo seleccionado escriba la frase “excel 2016”. Haga clic en el campo de texto del costado
izquierdo.
Haga clic en el comando “Hora actual” y de clic en el cuadro de texto del costado derecho. Note que aparece la
hora actual en el campo de texto.
Para continuar, haga clic en el comando “Fecha actual”, de la galería de “Elementos del encabezado y pie de
página”.
Se ha terminado de personalizar el encabezado, ahora continúe ingresando los datos con el “Pie de página”.
Haga clic en el comando “Ir al pie de página”, del grupo “Navegación”.
Vaya a la galería de “Elementos del encabezado y pie de página” y seleccione el comando “Nombre de archivo”,
luego, haga clic en el cuadro de texto del costado izquierdo.
Automáticamente se ha insertado el nombre del archivo en el campo del centro del pie de página. Continúe
haciendo clic en el comando “Número de páginas” y nuevamente haga clic sobre el cuadro de texto del costado
derecho.
Para finalizar, haga clic sobre el comando “Numero de página”, y acepte con la tecla “Enter”. Se ha creado el pie
de página completo.
Acaba de aprender cómo crear el encabezado y el pie de página de las hojas de cálculo. De esta manera, cuando
haga la impresión de sus trabajos, en cada una de las hojas impresas aparecerá la información que ha agregado.
De un toque artístico con WordArt
Mediante la herramienta “WordArt” usted puede darle un diseño diferente a sus títulos y rótulos, personalizando
aún más sus documentos.
Para empezar esta lección, vaya al grupo “Texto” y haga clic en el comando “WordArt”, haga clic sobre la opción
número dos de la tercera fila.
Observe que aparece un cuadro de texto que pide insertar el texto que requiera. Para este ejercicio, digite la frase
“Informe de Ventas”.
El texto ha sido insertado, ahora ubique el mouse sobre el “selector” del costado derecho del cuadro hasta que
salga una flecha de doble punta, arrastre con el mouse hacia el costado derecho para alargar el cuadro.
Note que en la parte superior de la pantalla se ha habilitado una pestaña contextual “Herramientas de dibujo” que
le permitirá dar un nuevo diseño a “WordArt”.
Haga clic sobre la opción “color verde, énfasis 1” de la galería de “Estilos de forma”.
Ahora que se ha agregado un estilo a la forma “WordArt”. Haga clic sobre el comando “Efectos de texto”. De la
lista desplegable que aparece, seleccione la opción “iluminado”, y haga clic sobre la primera opción de la cuarta
fila, (iluminado: 18 puntos, verde). Vaya al grupo “Estilos de forma” y haga clic sobre el comando “Efectos de
forma”, seleccione la opción “Sombra” de la lista desplegable y de clic en la primera opción del apartado Exterior.
Acaba de aprender cómo utilizar las herramientas que Excel 2016, ofrece para incorporar formatos texto, número
e imágenes que complementan el diseño de sus informes en hojas de cálculo.
Agregue una línea de firma
Con el comando Línea de firma, se podrá incluir una firma personal, como texto o como imagen. En esta
oportunidad se aprenderá cómo agregar una firma digital, y como usarla en un libro de Excel. Para empezar, vaya
a la pestaña “Insertar”, seleccione el grupo “Texto” y haga clic en el comando “Línea de firma”.
Haga clic sobre la opción “Línea de firma de Microsoft Office…”. Aparece el cuadro de dialogo “Configuración de
firma”, allí se debe insertar la información que va a aparecer en línea de firma. Haga clic sobre el cajón de texto
“Firmante sugerido” y digite “Luis Diaz”.
Ahora haga clic en el siguiente cajón de texto y digite “director”.
En el cajón de texto de “Dirección de correo electrónico”, digite la cuenta oficina@informática.com.co . Haga clic
Ahora puede observar que en la parte inferior de la hoja de cálculo, se ha insertado un cuadro de diálogo. Allí usted
podrá incluir la firma una vez haya impreso el libro de Excel 2016. Si cuenta con una firma digital, haga clic derecho
sobre el nombre y seleccione la opción firmar.
Aparece una ventana informativa que le indica que; si aún no cuenta con una firma digital, Microsoft le ayudará a
obtenerla. Para finalizar esta lección, haga clic en el botón “No”.
Excel 2016 le hace la advertencia que el documento aún no se ha firmado y la necesidad de hacerlo. Las líneas de
firma digitales de Excel 2016, son necesarias para comprobar la identidad del usuario firmante y confirmar que el
libro no ha sido modificado después de su firma.
Fije un objeto en el documento
En esta oportunidad, se aprenderá como vincular objetos a una hoja de cálculo, como por ejemplo: diapositivas de
PowerPoint, un texto de Word, clips de sonido y muchos más. Excel 2016 le ofrece esta herramienta que será útil
cuando se requiera insertar a las hojas de cálculo documentos en formatos como: Word, PowerPoint, PDF, etc.,
para tener acceso a ellos o como parte de una presentación completa. Técnicamente, es insertar un archivo fuente
en un archivo destino volviéndose parte de éste último.
Para empezar, haga clic sobre el comando “Objeto”, del grupo “Texto”. Haga clic en el botón “Crear de un archivo”.
Haga clic en el botón “Examinar”, para buscar el archivo que desea insertar.
Observe que aparece habilitado el asistente de búsqueda de archivos. Seleccione el archivo en formato PDF de
nombre “Ajuste de tendencias” y haga clic en el botón “Insertar”.
Observe que en el apartado “Nombre de archivo”, aparece la ruta del archivo que se va a insertar. Haga clic en el
cuadro de selección “Vincular”. Haga clic sobre el botón “Aceptar”
Ahora aparece el documento en el libro de Excel 2016. Haga doble clic para acceder al archivo original.
Observe que se ha abierto el archivo desde el programa de visualización de documentos en formato PDF. Haga clic
en el botón cerrar.
Haga clic nuevamente en el comando “Objeto”. Haga clic en “Crear de un archivo”. Nuevamente haga clic en el
botón “Examinar”. Seleccione el archivo “Línea de tiempo 1” y haga clic en el botón “Insertar”. Haga clic sobre el
cuadro de selección de la opción “Vincular” y luego de clic sobre el botón “Aceptar”.
Note que Excel 2016, permite insertar objetos con diferentes extensiones de archivo. Haga doble clic sobre el objeto
insertado.
Como puede observar se ha abierto el archivo desde el procesador de texto “Microsoft Word”.
Haga clic sobre el botón “Cerrar” de la barra de control.
Ahora inserte un archivo como icono. Haga clic nuevamente en el comando “Objeto”. Haga clic en el botón
“Examinar”. Seleccione el archivo en PDF “Microsoft PowerPoint-La hoja de cálculo Excel” y haga clic en el botón
“insertar”.
Haga clic en los cuadros de selección de las opciones “Vincular” y “Mostrar como icono” y luego haga clic en el
botón “Aceptar”.
Observe que a diferencia de los archivos insertados anteriormente, este se ha insertado como un icono. Haga doble
clic sobre el icono del archivo insertado.
Como puede notar se ha abierto el documento PDF. Para finalizar, haga clic sobre el botón “Cerrar”.
Agregue Ecuaciones matemáticas al documento
En esta lección se aprenderá a diseñar ecuaciones más complejas, a través de la gama de ecuaciones que incorpora
Excel 2016, con diferentes estructuras y símbolos matemáticos. Excel 2016 permite insertar y editar ecuaciones
matemáticas, desde la galería de plantillas que contienen fracciones, integrales, sumatorias y una serie de símbolos
que usted no siempre puede encontrar en su totalidad en el teclado.
Para empezar esta lección, haga clic en la celda “I8”. Vaya al grupo “Símbolos” y haga clic sobre el comando
“Ecuación”.
Aparece una lista de ecuaciones matemáticas como la fórmula cuadrática, el teorema de Pitágoras, etc. Haga clic
en la fórmula “Teorema binomial”.
Se ha insertado la fórmula en la hoja de cálculo. Haga clic sobre la celda “I15”.
Nuevamente haga clic en el comando “Ecuación” y seleccione la fórmula “Expansión Taylor”.
Cuando usted inserta una ecuación, automáticamente se habilita la pestaña contextual de diseño llamada
“Herramientas de ecuación”. Desde este editor de ecuaciones, puede elegir más de 150 símbolos matemáticos y
puede editar y crear la fórmula que desee.
Oprima la tecla “Suprimir” y borre la fórmula insertada.

Para continuar digite la frase “Punto de equilibrio”, en el cuadro de texto y haga clic sobre el comando “Fracción”,
de la pestaña contextual Herramientas de Ecuación.
En el cuadro de texto, numerador de la fracción escriba “(CF+inversiones-amortizaciones)”.
Ahora, en el denominador de la fracción escriba (1-,) y haga clic sobre el comando “Fracción”. Haga clic sobre la
opción “Fracción apilada”. En el numerador de la nueva fracción, escriba las letras CV. En el denominador escriba
la frase “Producción media” y haga clic en la tecla “Enter”.
Como puede observar se ha introducido una ecuación en una sola línea y otra con el editor de ecuaciones.
Ahora inserte una ecuación con la herramienta “Entrada de lápiz de ecuación”. Haga clic sobre la celda “I23”.
Haga clic sobre el comando “Ecuación”. De la lista desplegable, seleccione la opción “Entrada de lápiz de ecuación”.
Ahora aparece habilitado un panel de edición, desde donde se puede digitar la ecuación requerida. Con el clic
izquierdo del mouse presionado, escriba la fórmula (a^x+b^y=c^z). Para finalizar, haga clic en el botón “Insertar”.
Se ha creado una nueva ecuación matemática, desde el panel de entrada de lápiz de ecuación. De esta manera
Excel 2016 permite trabajar con fórmulas matemáticas para complementar los contenidos de las hojas de cálculo.
Añada símbolos que no encuentre en el teclado
En esta ocasión, usted aprenderá como elegir y utilizar símbolos matemáticos, que no puede encontrar en el teclado
de la computadora. En la herramienta “Símbolos” se puede disponer de una gran cantidad de caracteres para
insertar, dependiendo de las fuentes que se elijan.
Para comenzar seleccione la celda “E8” y haga clic en el comando “Símbolo”, de la pestaña Insertar.
Observe que aparece una nueva ventana, donde se encuentran los símbolos y caracteres adicionales de Excel 2016.
Haga clic en la punta de flecha “Fuente”.
Note que existen varios tipos de fuente como fracciones (¼), caracteres internacionales (Ç, ë) y símbolos de moneda
internacionales (£, ¥).
La fuente integrada Symbol incluye flechas, viñetas, símbolos científicos y algunos más especiales como Wingdings,
que incluye símbolos decorativos. Para este ejercicio, seleccione la fuente, texto normal y Seleccione el símbolo
“Marca registrada” haga clic en insertar.
Se ha insertado el símbolo en la hoja de cálculo, ahora haga clic en el botón “Cerrar”.
Para continuar, haga clic sobre la celda “F11” y de clic sobre el comando “Símbolos”. Elija el símbolo “Mayor o igual
que” y haga clic en el botón “Insertar”. Haga clic sobre el botón “Cerrar”.
Con esta herramienta, también se pueden escribir textos, haga clic sobre la celda “G14” y dé clic sobre el comando
“Símbolos”. Aparece un cuadro con el abecedario en mayúscula y en minúscula. Digite la palabra “Excel” haciendo
clic en el botón “Insertar” a medida que selecciona cada letra. Para finalizar, haga clic en el botón “Cerrar”.
De esta manera, logró aprender como Excel 2016 permite complementar el contenido de las hojas de cálculo con
la galería de caracteres especiales que; en ocasiones, no trae el teclado o no conoce los comandos abreviados.
Cree su propio estilo con un tema personalizado
Con esta lección, se aprenderá a dar un estilo propio a los documentos, a través de la combinación de colores,
fuentes y efectos que están disponibles en los diferentes temas. Un tema en Excel 2016 es un conjunto de colores,
fuentes, tramas y efectos predeterminados, que se pueden aplicar a un libro.
Para empezar, vaya a la pestaña “Diseño de Página” y haga clic sobre el grupo “Temas”.
Observe cómo se despliega una lista de opciones de temas. Puede elegir el que mejor se adapte a su estilo. Para
este ejercicio, haga clic sobre el tema “Integral”.
Note que, en el grupo, tanto los colores como la fuente y el tamaño han cambiado, ajustándose a la nueva
configuración seleccionada. Haga clic en el comando “Colores”.
Esta herramienta muestra una gama de combinación de colores. Haga clic sobre la opción “Violeta” de la lista
desplegable. Ahora la tabla aparece con un nuevo color de tema. Haga clic en el comando “Fuentes”, del grupo
“Temas”. De la lista desplegable, elija la opción “Calibrí”.
Como puede observar, se ha cambiado el tamaño y estilo de la fuente. Para finalizar, haga clic sobre el comando
“Efectos”.
En esta opción tendrá disponible una galería con 15 tipos de efectos, dentro de los cuales puede seleccionar el que
más se acomode a su estilo. Por defecto, los libros de Excel 2016 siempre aparecen con el tema Office.
Usted puede elegir dentro de los 40 temas que Excel 2016 le ofrece para darle un nuevo estilo a sus documentos.
Ajuste el margen, la orientación y el tamaño de la página
En esta lección se podrá aprender a definir la manera en que se presentará la impresión de los documentos de
cálculo, seleccionando el margen, tamaño y la orientación de la página. Cuando las hojas de cálculo contienen gran
cantidad de datos o varios gráficos, es necesario ajustar el tamaño, el margen y la orientación, para imprimir con
calidad.
Para empezar, haga clic en el comando “Márgenes”, de la pestaña Diseño de página. Se muestra una lista
desplegable con una serie de opciones de márgenes predeterminadas. Seleccione la opción “Estrecho” haciendo
clic sobre ella.
Para continuar haga clic sobre el comando “Orientación”, del grupo “Configurar página”.
Con este comando, se podrá elegir la orientación, del contenido de las hojas de cálculo, entre vertical u horizontal,
de acuerdo a la cantidad de información que tenga. En este caso, elija la opción “Vertical” haciendo clic sobre ella.
En seguida, de clic en el comando “Tamaño”.
Excel 2016 presenta, varios tamaños de hoja de cálculo que ya están preestablecidos, dentro de los cuales usted
puede elegir el que esté acorde con su necesidad. Para este ejercicio, seleccione la opción “A4” haciendo clic sobre
ella.
Note que hasta ahora, la hoja de cálculo no ha mostrado aparentes cambios. Haga clic en la punta de flecha del
grupo “Configurar de página”.
Ahora aparece una ventana con opciones de configuración de página. Haga clic en el botón “Vista preliminar”.
Se muestra una vista preliminar de impresión, con la apariencia que tendrá la hoja de cálculo impresa. En las
opciones de “Configuración” se reflejan los cambios que ha realizado anteriormente. De clic en el vínculo
“Configurar página”. Haga clic sobre el cajón de texto de la opción “Ajustar al” y escriba el número “70” para ajustar
aún más el contenido al tamaño de la hoja. Haga clic en el botón “Aceptar”. Para finalizar, haga clic en la flecha
“Volver”.
Esta es la forma como usted puede configurar el ajuste del contenido de las hojas de cálculo de Excel 2016, para
una lograr una óptima impresión.
Establezca el área de impresión y los saltos de página
Con esta lección, se podrá aprender a establecer el área de impresión, ajustando los “Saltos de página” en la hoja
de cálculo, para saber con exactitud el número de páginas que se van a imprimir.
Un “Área de impresión”, es uno o más rangos de celdas que se seleccionan para ser impresas.
Para empezar, haga clic sobre la celda “A1”. Mantenga presionada la tecla “Shift” y haga clic sobre la celda “G29”.
Observe que aparece sombreado el rango de celdas que ha seleccionado. Haga clic sobre el comando “Área de
impresión”, de la pestaña Diseño de página. Seleccione la opción “Establecer área de impresión” y para continuar
presione la combinación de teclas “CTRL + P” que es el comando abreviado de teclado para la herramienta
“Imprimir”.
Se visualiza la hoja de vista preliminar de impresión, solamente aparece el rango de celdas que seleccionó. Esta
opción le ayuda a revisar que solo imprima lo que requiera. Ahora, haga clic en el botón “Regresar”.
Haga clic en el comando “Saltos”. De la lista desplegable que aparece, haga clic sobre la opción “insertar salto de
página”.
Ahora, haga clic en la pestaña “Vista”. Vaya al grupo “Vistas de libro” y haga clic en el comando “Ver salto de página”
Note que la vista de la página, ahora aparece minimizado. Ubique el cursor en la línea azul del costado inferior,
hasta que aparezca un icono en forma de flecha de doble punta y arrástrela hasta la fila número “17”.
Nuevamente oprima la combinación de teclas “CTRL + P”
Como puede observar, se ha seleccionado un área de la hoja de cálculo para imprimir, mediante el comando “Saltos
de página”. Para terminar, haga clic en el botón “Regresar”.
A través de esta herramienta, Excel 2016 permite imprimir solamente las áreas de las hojas de cálculo que requiera
y así evitar imprimir la hoja completa.
Elija una imagen y personalice su fondo
En esta lección, aprenderá como puede seguir personalizando sus hojas de cálculo, esta vez a través de una imagen
de fondo, que podrá importar desde sus archivos del ordenador, el portal Bing o OneDrive personal.
Usted podrá personalizar el fondo de su hoja de cálculo insertando imágenes. Para empezar esta lección, haga clic
sobre el comando “Fondo”, del grupo configurar página de la pestaña Diseño de página. Haga clic en el vínculo
“Examinar”. Seleccione la imagen que lleva por nombre “Cruz” y luego haga clic en el botón “Abrir”.
Observe que se ha insertado la imagen que se seleccionó como fondo de la hoja de cálculo.
Ahora haga clic en el comando “Eliminar fondo”. Nuevamente haga clic en el comando “Fondo”. En el cajón de
búsqueda de “Bing” escriba la frase “Microsoft Office 2016”, y acepte con la tecla “Enter”.
Seleccione la primera imagen de la primera fila y haga clic en el botón “Insertar”.
Se ha cambiado el fondo de la hoja de cálculo nuevamente.
Por último, use la opción de insertar imagen desde OneDrive. Haga clic en el comando “Eliminar fondo”.
De nuevo, haga clic en el comando “Fondo”.
Haga clic sobre el vínculo “Examinar” de OneDrive.
Para finalizar, seleccione la cuarta imagen de la segunda fila y haga clic en el botón “Abrir”.
Es así como “Excel 2016” permite personalizar sus hojas de cálculo con imágenes que le dan una mejor apariencia
a sus informes
Elija las filas y columnas que se repetirán en las hojas impresas
En esta nueva lección se presenta el comando “Imprimir títulos”, que permite duplicar rangos de filas y columnas
en las hojas impresas, como Encabezados y pie de página.
Esta herramienta es la indicada para imprimir una hoja de cálculo que tenga varias páginas en las que se repiten
filas o columnas, como títulos o etiquetas.
Para comenzar, haga clic sobre el comando “Imprimir Títulos”, del grupo configurar página, de la pestaña diseño de
página.
Observe, que aparece un cuadro de diálogo donde usted podrá configurar las filas y columnas que quiera que se
repitan. Vaya al apartado “Repetir filas en extremo superior” y haga clic en el icono “Selector de rango”.
Aparece un nuevo cuadro de diálogo. Haga clic sobre el rótulo de fila “2”.
Note que aparece seleccionada toda la fila de rótulo “2” y en el cuadro de dialogo aparece la información del rango
de celdas que acaba de seleccionar. Haga clic nuevamente sobre el icono “Selector de rango”. Haga clic sobre el
botón “Vista preliminar”. Haga clic sobre la punta de flecha hacia adelante del indicador de páginas y desplácese
hasta la página 2 de la hoja de cálculo.
Como puede observar, se muestra el contenido de la hoja y el rango de celdas que seleccionó, continúa como título,
ya que ha quedado fijo para todas las hojas impresas. Ahora, haga clic en el botón “Regresar”.
Nuevamente haga clic en el comando “Imprimir títulos”.

Para continuar, vaya al apartado “Repetir columnas a la izquierda” y haga clic sobre el icono “Selector de rango”.
De clic sobre el rótulo de columna “B” y acepte con la tecla “Enter”.
Ya se ha seleccionado la columna que se va a repetir en las hojas impresas. Haga clic en el botón “Vista preliminar”.
En el cuadro “Indicador de columnas” escriba el número “3” y acepte con la tecla “Enter”.
Note, que ahora aparece el título de columna que también quedará fijo para las hojas impresas.
En este punto, ya se han creado los títulos de fila y columna que se mostrarán en todas las páginas impresas, sin
importar la cantidad de páginas que tenga la hoja de cálculo. Para finalizar, haga clic en el botón “Regresar”.
Ajuste la escala de impresión de las hojas
En esta lección usted aprenderá cómo manejar el tamaño real del documento, aumentando o disminuyendo el
dígito porcentual hasta ajustar la escala.
Excel 2016, permite ajustar el tamaño de una hoja de cálculo cuando tiene muchas columnas, por medio de la
herramienta “Ajustar área de impresión”, de forma que el contenido se ajuste mejor a la página impresa.
Para empezar, haga clic en la punta de flecha del grupo, Ajustar área de impresión. Haga clic sobre el botón “Vista
preliminar”.
Note que la vista preliminar permite ver que el contenido de la hoja impresa, no se encuentra ajustado y que el
documento se imprimirá en 24 hojas.
Para ajustar el contenido, haga clic en el icono “Regresar”.
Haga clic sobre la punta de flecha del comando “Ancho”. En la lista desplegable, seleccione la opción “1 página”
haciendo clic sobre ella. El comando “Alto” se debe dejar en “Automático”.
Haga clic en la punta de flecha del grupo Ajustar área de impresión nuevamente. Vaya al apartado “Ajustar al:” y
digite el número “28” sobre el cajón de texto, para ajustar el contenido al ancho y alto de la hoja.
Para finalizar, haga clic sobre el botón “Vista preliminar”.
Como puede observar, en el “indicador de página”, el documento se ha reducido a 3 páginas del mismo tamaño,
ancho y alto, después de haber aplicado los ajustes de la escala de impresión. A continuación, si cuenta con una
impresora, haga clic en el botón “Imprimir”.
Configure lo que desee que aparezca en su hoja impresa
Excel 2016 le da la posibilidad de configurar los factores que afectan la presentación de las páginas impresas, antes
de imprimir sus hojas de cálculo. Este programa, permite imprimir encabezados de fila y columna y las líneas de
cuadrícula, lo que facilita leer y referenciar el documento impreso. A continuación, verá como configurar las líneas
de división.
Haga clic en los cuadros de selección de la opción “Ver” e “Imprimir”, del grupo opciones de la hoja, líneas división
y Encabezados. Haga clic en la punta de flecha de opciones de la hoja. Haga clic en el botón “Vista preliminar”.
Note que en la hoja impresa se mostrarán e imprimirán todas las líneas de cuadrícula de la hoja de cálculo. Haga
clic sobre el vínculo “Configurar página”. En el cuadro que se despliega, seleccione la pestaña Hoja, y haga clic sobre
el cuadro de selección “Encabezados de filas y columnas”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Observe que se han insertado los encabezados de las filas y las columnas a la hoja impresa, los cuales también
aparecerán, cuando se imprima el documento. Para finalizar, haga clic en el botón “Regresar”.
Note que a través de esta herramienta, Excel 2016 permite imprimir líneas de cuadrícula, encabezados o etiquetas
de filas y/o columnas, para una o varias hojas de cálculo con más de una página.
Elija el marcador de posición para sus objetos
En esta nueva lección, verá que Excel 2016 cuenta con comandos que le ayudarán a definir la posición en la cual
quiere ubicar los objetos insertados en sus hojas de cálculo, permitiendo traerlos al frente de los demás objetos o
textos, al igual que enviarlos hacia atrás.
Esta herramienta, será útil para ubicar en la posición que se requieran los objetos, e imágenes que ha insertado en
sus hojas de cálculo.
Para empezar, haga clic en la imagen del costado izquierdo. Con el clic izquierdo del mouse oprimido, ubique la
imagen en el centro del cuadro inferior de la forma “SmartArt”. Haga clic en el comando “Enviar atrás” del grupo
“Organizar”, de la pestaña Diseño de página. En la lista desplegable, seleccione la opción “Enviar al fondo”.
Como puede observar, la imagen ahora se ha ubicado detrás del cuadro de la forma “SmartArt”. Haga clic en el
comando “Traer adelante”. Elija la opción “Traer al frente”.
Nuevamente, la imagen ha quedado sobrepuesta a la forma. Para continuar, mantenga presionado el clic izquierdo
del mouse, y arrastre la imagen del logo de Microsoft Word hasta el primer cuadro de la forma.
Tenga en cuenta que, por defecto todas las imágenes aparecerán sobrepuestas a los cuadros de la forma. Continúe
haciendo el mismo ejercicio con la imagen del logo de PowerPoint y ubíquelo en el segundo cuadro de la forma.
En el tercer cuadro de la forma “SmartArt”, haga clic derecho. Elija la opción “Modificar Texto” haciendo clic sobre
ella. Escriba la palabra “Excel 2016”.
A continuación, seleccione la imagen del logo de Excel 2016.
Con la tecla de “Desplazamiento hacia la izquierda”, ubique la imagen en el centro de la forma en la que acaba de
escribir Excel 2016. Haga clic en la opción “Enviar atrás”.
El panel de selección
Esta herramienta es útil, cuando se cuenta con una gran cantidad de objetos en la hoja de cálculo; el panel de
selección se desplegará y mostrará en una lista cada uno de ellos.
Ya que en ocasiones es dispendioso y se dificulta un poco el organizar los objetos, imágenes y formas; el panel de
selección permite ocultar o mostrar los elementos de acuerdo a la necesidad de información.
Para empezar, seleccione el cuadro con la imagen de “Office 2016”. Haga clic en el comando “Panel de selección”,
del grupo organizar, de la pestaña Diseño de página.
Aparece habilitado un panel lateral en el costado derecho de la ventana, donde usted podrá decidir que objetos se
mostrarán y cuales se ocultarán. Haga clic sobre el vínculo “Diagrama 1”.
Funciones de Autosuma y Recientes
En esta lección podrá conocer las funciones que Excel 2016 incorpora, las cuales le permitirán realizar todo tipo de
cálculos matemáticos básicos.
Una de estas funciones, es la “Autosuma”, mediante la cual se pueden agregar cómputos rápidos a las hojas de
cálculo, como una suma, un promedio, entre otros.
Para empezar, haga clic en la celda “C31”. Haga clic en la punta de flecha del comando “Autosuma”, del grupo
biblioteca de funciones, de la pestaña Fórmulas.
Aparece una lista desplegable que muestra las funciones más comunes de esta categoría. Haga clic en la opción
“Suma”.
Como puede observar la función “Suma” automáticamente arroja el valor de las celdas con formato número que la
anteponen. Ahora haga clic en la celda “D31”. Haga clic en el comando “Insertar Función”.
Se abre un nuevo cuadro, que presenta las opciones de “Insertar función”. Elija la opción “Suma” haciendo clic
sobre ella. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Observe que aparece habilitado un nuevo cuadro “Argumentos de función” desde donde usted podrá seleccionar
los argumentos que van a operar con esta función. Haga clic en el icono de selección de rango de celdas. Ahora,
haga clic en la celda “D7”. Mantenga oprimida la tecla “Shift” y haga clic en la celda “D30”.
Note que aparece sombreado el rango de celdas a sumar. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Hasta ahora se ha encontrado el producto de los datos de la columna” D”, continúe con el ejercicio, y ahora halle
el producto de la suma de las siguientes dos columnas.
Ubique el cursor en la parte inferior derecha de la celda “D31” hasta que aparezca una figura en forma de cruz,
mantenga presionado el clic izquierdo y arrastre el mouse hasta la celda “F31”.
Como pudo observar, Excel 2016 automáticamente repite la misma función en las celdas siguientes, lo que permite
ahorrar tiempo en la ejecución de procesos similares. Haga clic en la celda “G31”. Nuevamente haga clic en la punta
de flecha del comando “Autosuma”. En la lista desplegable que aparece, haga clic en la opción “Promedio”.
Como puede observar, ahora aparece el promedio del rango de celdas, con formato número.
Para finalizar esta lección, haga clic en el comando “Recientes”.
Esta opción optimiza su trabajo, al mostrar de manera rápida, las funciones que ha utilizado recientemente o han
sido de más uso. Es así, como a través de la “biblioteca de funciones” Excel 2016, permite realizar toda variedad de
cálculos que requiera en la elaboración de sus informes.
Funciones Lógicas y Financieras
En esta nueva lección, verá como Excel 2016 también incluye cálculos de orden financiero y permite realizar
pruebas lógicas.
A través de esta herramienta se pueden crear pruebas lógicas, que le ayudan a verificar si la información contenida
en la tabla es correcta o en su defecto, proporcionar el resultado que se requiere.
Para empezar, haga clic sobre la celda “G5”. Haga clic sobre el comando “Lógicas”, de la pestaña Fórmulas.
De la lista desplegable, seleccione y haga clic sobre la función “Y”, para ingresar los argumentos de la función.
Haga clic en la celda “C5”. Ingrese la cadena “mayor o igual a 12”. Lo que indica, que la primera condición que debe
cumplirse, es que el valor de la celda “C5” sea mayor o igual que 12.
Haga clic en el campo “Valor lógico 2”. Haga clic en la celda “D5”. Ingrese la cadena “Mayor o igual que 12”.
Para continuar haga clic en el campo “Valor lógico 3”, seleccione la celda “E5” e ingrese la misma cadena de los
pasos anteriores. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Note que en la celda en la cual se introdujo la función presenta el valor verdadero; esto significa que todas las celdas
seleccionadas cumplen con esa condición. Para continuar, arrastre la función haciendo clic sobre la esquina inferior
derecha de la celda que se encuentra activa, hasta que aparezca una figura en forma de cruz y arrastre el mouse
con el clic izquierdo presionado hasta la celda “G8”.
Como puede observar, en la tabla aparecen dos filas donde el resultado que arroja es “Falso”. Esto significa que
una o más celdas contienen información distinta a la condición que se solicitó en los argumentos de la función.
Ahora, haga clic en la celda “H5”. Haga clic en el comando “Lógicas” de nuevo. En la lista desplegable que aparece,
haga clic en la función “SI”.
Continúe usando los datos de la columna “F” para esta condición. Esto dará como resultado un “Aprobado” o “No
aprobado”, si el promedio está dentro del rango que se ingresará en la función. Haga clic sobre la celda “F5”. Ingrese
la cadena “Mayor o igual que 14”. Haga clic en el campo “Valor si verdadero”. Digite la palabra “Aprobó”. Ahora
haga clic en el campo “Valor si falso” y digite la palabra “No aprobó”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Como se puede observar, los datos de la primera fila cumplen con la condición argumentada. Para continuar,
mantenga el clic izquierdo presionado y arrastre la función hasta la celda “H8”.
Lo que se puede observar en el resultado que arroja la tabla, es que solo un estudiante no cumple con el promedio
para aprobar el curso de acuerdo a la condición establecida.
Para finalizar, haga clic en comando “Financieras”.
Además de las funciones lógicas que acaba de aprender, Excel 2016 también tiene incorporadas las funciones
financieras que permitirán realizar cálculos como la amortización y calcular tasas de interés que le ayudarán en el
desarrollo de modelos financieros.
Funciones de Texto, Fecha y Hora
Excel 2016 muestra también las funciones de: Texto, fecha y hora, que le ayudarán a ser más eficientes en el manejo
de una hoja de cálculo. Las funciones de texto en Excel 2016, permiten conectar cadenas de caracteres y las de
fecha y hora buscar fechas específicas y conocer la hora actual.
Para empezar, haga clic en la celda “E6”. Ahora adhiera, en esta celda una cadena de tres celdas mediante una
función de texto. Para este ejercicio, la tabla presenta los nombres y apellidos de personas en columnas distintas,
pero se van a unir en una sola celda. Haga clic en el comando “Texto”, de la pestaña Fórmulas. De la lista desplegable
que aparece, haga clic en la función “Concatenar”. Haga clic en la celda “B5”. Haga clic en el campo “Texto 2”.
Use las comillas dobles dejando un espacio entre ellas, para ingresar el espacio que separa el nombre y el apellido.
Haga clic en el campo “Texto 3” y seleccione la celda “C6” haciendo clic sobre ella.
Haga clic en el campo “Texto 4” y digite las comillas dobles dejando un espacio entre ellas.
Por último, haga clic en el campo “Texto 5” y seleccione la celda “D6”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Observe que ahora en la tabla aparecen los apellidos y nombres en una sola celda.
Para continuar, haga clic en el cuadro inferior derecho de la celda “E6” y arrástrelo hasta la celda “E9”.
Observe que se han completado las celdas seleccionadas con el nombre completo.
A continuación, utilice las funciones de fecha y hora. Haga clic sobre la celda “H6”. Haga clic en el comando “Fecha
y Hora”. De la lista desplegable que aparece, elija la función “Hoy” y haga clic sobre ella. Haga clic en el botón
“Aceptar”.
La función “Hoy”, es una de las pocas funciones que no requieren especificar un argumento, solo basta con abrir y
cerrar los paréntesis de la función y automáticamente muestra el resultado como se vio en la celda H6.
Ahora haga clic en la celda “I6”. Escriba el signo igual. Escriba la palabra “Ahora”.
Observe que la herramienta “Autocompletar fórmulas” arroja la coincidencia. Haga clic sobre la palabra “Ahora”.
Para finalizar, cierre el paréntesis y acepte con la tecla “Enter”.
Como puede observar la función “Ahora”, le devuelve la información correspondiente al día y la hora actual.
Funciones Búsqueda y Referencia
En esta lección, Excel 2016 presenta dos nuevas funciones: “Búsqueda y Referencia”, que le permitirán encontrar
valores dentro de la hoja de cálculo, de acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda
Esta herramienta, permite hacer consultas de contenidos o referencias de celdas. Su sintaxis contiene argumentos
que le ayudarán a localizar los datos dentro de un rango de celdas de Excel 2016.
Para empezar, haga clic en la celda “D14”. Haga clic en el comando “Búsqueda y Referencia”, ubicado en el grupo,
“Biblioteca de funciones”.
Se iniciará usando las funciones “Buscar V” y “Buscar H”, que permitirá realizar búsquedas entre columnas y filas.
Para este ejercicio, se trabajará en una tabla donde se registra el costo de los productos de aseo y la cantidad
adquirida. Se debe averiguar que artículo corresponde al código seleccionado.
Para empezar, haga clic sobre la función “Buscar V”. Observe que el primer atributo de la función es el valor
buscado. Haga clic en la celda “D12”. Haga clic en el campo “Matriz buscar en”.
Note que este segundo atributo corresponde a la tabla en la que se va a realizar la búsqueda. Tenga en cuenta que
para esta función, es necesario incluir los encabezados de la tabla. Haga clic en la celda “B1”. Mantenga presionada
la tecla “Shift” y haga clic sobre la celda “E9”.
El tercer atributo de esta función, es la columna en donde está registrado el dato que necesita. Escriba el número
“2” en el campo “Indicador columnas”. Haga clic en el botón “Aceptar” para ver el resultado.
Note que aparece el nombre del artículo que corresponde al código ingresado. Para verificar que la función está
bien, cambie el código. Haga clic en la celda “D12”. Escriba el número “1263” y acepte con la tecla “Enter”.
Observe que automáticamente aparece el nombre del artículo al que corresponde el código. Ahora, seleccione la
celda “D14”. Haga clic en el comando “Búsqueda y Referencia” y seleccione la función “Buscar H”.
El primer atributo de la función, es el valor buscado. Haga clic sobre la celda “D13”.
El segundo atributo, es la tabla donde se realizará la búsqueda incluyendo los encabezados. Con el clic izquierdo
del mouse presionado, arrastre desde la celda “B1” hasta la celda “E9”.
El último atributo, es la fila en donde se encuentra el dato que necesita. Escriba el número “8”. Haga clic en el botón
“Aceptar”
Fíjese que aparece reflejada la cantidad de Papel de cocina adquirido. Por último, haga clic en la celda “D15”.
Escriba el signo “igual” y la palabra “Buscar”.
Como puede observar la función “Autocompletar” refleja las funciones relacionadas con la palabra. Haga doble clic
en la función “Buscar V”.
Haga clic en la celda “D12” para seleccionar el primer atributo de búsqueda y luego ingrese el separador “punto y
coma”.
Con el clic izquierdo presionado, arrastre desde la celda “B1” hasta la celda “E9”, para seleccionar la tabla del
segundo atributo y luego ingrese el separador “Punto y coma”.
Para finalizar, escriba el número “4”, para seleccionar la columna de la tabla de donde traerá el dato y cierre la
función con el paréntesis. Acepte con la tecla “Enter”. Note que se muestra el precio del producto adquirido.
Como se pudo observar las funciones de “Buscar V” y “Buscar H” sirven para buscar valores dentro de tablas con
gran cantidad de datos.
Funciones Matemáticas y Trigonométricas, Estadísticas e Ingeniería
En esta lección se aprenderá a usar las funciones de tipo Matemático, que son las más usadas en la construcción
de fórmulas. Para un uso óptimo, Excel 2016 brinda una breve explicación en la sintaxis de cada una de las
funciones.
Para empezar, haga clic en la celda “C13”. Haga clic en el comando “Matemáticas y trigonométricas”, en la pestaña
Fórmulas. Haga clic en la función “Potencia”, de la lista desplegable.
Haga clic en la celda “D7”. Haga clic en el campo “Potencia”. Escriba el número “2”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Note que en la celda aparece el resultado.
Ahora use la función “Redondear”. Haga clic en la celda “D13”. Ingrese el número “3.258”.
Haga clic en la celda “D14”. Haga clic en el botón “Insertar Función”, de la barra de fórmulas, para introducir la los
datos. Ubique y de doble clic en la función “Redondear”.
Haga clic en la celda “D13”, para insertar el argumento de función del campo “Número”. Haga clic en el campo
“Número decimales”. Ingrese el número “2”. Este número indica la cantidad de decimales que se quiere que tenga
el resultado obtenido. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Fíjese en el resultado que aparece en la celda. Ahora calcule el área de un círculo. Tenga en cuenta que la fórmula
para calcular el área del círculo es “el número PI por el radio al cuadrado”, así que se usarán dos funciones anidadas.
Haga clic en la celda “F13”.
Haga clic en el botón “Insertar función” de la barra de fórmulas. Haga doble clic en la función “Producto”.
Introduzca el nombre de la celda “D9”, en el campo “Número 1”.
Observe que se ha ingresado el operador de potencia en el campo. Digite el número “2”.

Haga clic en el campo “Número 2”. Introduzca la palabra “PI” seguida del paréntesis de apertura y el de cierre.
Haga clic en “Aceptar” para que pueda observar el resultado.
Como se puede comprobar, las funciones matemáticas de Excel 2016, son utilizadas para ejecutar varias
operaciones aritméticas.
También existen funciones de ingeniería, estadística y compatibilidad, entre otras, que son de gran utilidad para
realizar cálculos relacionados con la solución de problemas, análisis estadístico de datos, donde podrá obtener la
desviación estándar, distribución beta, etc.
Administrador de nombres
Un Administrador de nombres en Excel 2016, es una celda o rango de celdas que tendrá un nombre específico y
será utilizado como referencia dentro de un libro.
Sus fórmulas serán más fáciles de entender, si las administra asignándole un nombre a las que usted considere que
más utiliza.
Para empezar esta lección, haga clic en la celda “E6”. Mantenga la tecla “Shift” presionada, mientras hace clic en la
celda “E16”. Haga clic en el comando “Asignar nombre”, del grupo “Nombres definidos”.
Observe que se abre una ventana llamada “Nombre nuevo”. En el apartado nombre; por defecto, Excel 2016 le
asigna el primero. Usted puede modificarlo si así lo desea.
Para este ejercicio, se dejará con ese nombre. Haga clic en el apartado “Ámbito”. Se muestran dos opciones de
ámbito; “Libro” Y “Hoja 1”. Esto indica que se puede elegir si el nombre de ese rango estará disponible para todo
el libro de Excel 2016, o solamente para la hoja activa. Haga clic sobre la opción “Hoja 1”. Haga clic en el botón
“Aceptar”.
Observe que en el “Cuadro de nombres” aparece el nombre del rango de celdas creado. Ahora; con el clic izquierdo
del mouse presionado, seleccione el rango de celdas “F6” y “F16”.
Nuevamente haga clic en el comando “Asignar nombre”. De clic en el campo nombre. De clic en la punta de flecha
del cuadro ámbito y seleccione la opción hoja 1. Haga clic en el botón “Aceptar”. En el “Cuadro de nombres”,
aparece el nombre que se le ha asignado a este nuevo rango de celdas.
Ahora, se harán operaciones con el “Administrador de nombres”.

Haga clic en la celda “G6”. De clic en la tecla con el signo “Igual”. Escriba el nombre “Costo”. Observe que la función
“Autocompletar” muestra el nombre asignado anteriormente.
Haga doble clic sobre él. Fíjese que automáticamente se ha seleccionado el rango de celdas de la columna “Costo
Unitario”. Ahora escriba el signo de “Multiplicación”. Escriba la palabra “Cantidad”.
La función “Autocompletar” arroja las coincidencias de nombres con ese criterio. Haga doble clic sobre el nombre
“Cantidad”. Acepte la función dando clic con la tecla “Enter”.
Haga clic en la celda “G6”. Haga clic en la esquina inferior derecha de la celda y arrastre con el mouse hasta la celda
“G16”. Para finalizar, haga clic en el comando “Administrador de nombres”.
Observe que se abre una ventana llamada Administrador de nombres, donde aparecen los nombres de los rangos
de celdas que se han creado. Desde allí, se puede modificar, eliminar o crear nuevos nombres.
Muestre, rastree y compruebe errores en las fórmulas
Excel 2016 ofrece la herramienta “Auditoría de Fórmulas”, que permite corregir errores en los libros.
Con esta herramienta, se podrá mostrar, rastrear y comprobar los errores que se puedan presentar a lo largo del
desarrollo en un trabajo.
Para empezar, haga clic en la celda “F4”. Haga clic en el comando “Rastrear precedentes”, del grupo, “Auditoria de
fórmulas”, de la cinta de opciones Fórmulas.
La función “Rastrear precedentes”, muestra a través de flechas las celdas que afectan el valor de la celda que se
encuentra seleccionada actualmente.
Note que se está indicando que hay tres celdas vinculadas en ese resultado.
Ahora haga clic en la celda “D14”. Haga clic en el comando “Rastrear dependientes”.
De la misma manera que la función anterior, refleja con las flechas las celdas afectadas por el valor de la celda
seleccionada. Haga clic en el comando “Quitar flechas”. Haga clic en el comando “Comprobación de errores”.
Esta función, busca los errores más comunes de las fórmulas utilizadas en las tablas de datos. Haga clic en el botón
“Aceptar”.
Haga clic en el comando “Mostrar fórmulas”.
Como puede observar, en vez del contenido resultante aparecen las fórmulas. Lo que también permite realizar el
seguimiento a las mismas. Haga clic en la celda “F23”.
Note, cómo automáticamente se muestran las celdas dependientes y precedentes de la celda seleccionada.
A continuación, aprenda a evaluar las fórmulas como otra manera de hacer auditoria. Haga clic en el comando
“Evaluar fórmula”.
A través de la herramienta “Evaluar fórmula”, se puede hacer seguimiento a cada una de las celdas dependientes y
precedentes de la celda seleccionada. Haga clic en el botón “Cerrar”.
Para finalizar, nuevamente haga clic en el comando “Mostrar fórmulas”.
En esta lección, se pudo aprender, cómo a través de la Auditoria de Fórmulas, se pueden encontrar errores en las
fórmulas, rastreando el origen de las celdas que forman una función.
Ventana de Inspección
En esta nueva lección, podrá descubrir cómo supervisar los valores de determinadas celdas, al tiempo que va
realizando cambios en la hoja de cálculo. Esta herramienta de inspección de Excel 2016, permitirá supervisar los
valores de las celdas que seleccione para tener a la vista su resultado, aun cuando esté trabajando en múltiples
hojas de cálculo.
Para empezar, haga clic en la celda “F24”. Haga clic en el comando “Ventana Inspección”, de la pestaña Fórmulas.
Observe que aparece una nueva ventana, desde donde se podrá supervisar la celda seleccionada. Haga clic en el
icono “Agregar inspección” de esa ventana. Ahora aparece un nuevo cuadro de advertencia, que permite decidir
si se agrega esa inspección a la ventana. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Usted ha agregado una inspección a la ventana para la celda “F24”. Ahora, haga clic en la celda “F11”.
Escriba el número “52” y acepte con la tecla “Enter”.
Note, que ahora ha cambiado el valor en la ventana de inspección. Usted puede ubicar la ventana de inspección en
un lugar visible, donde no interfiera con las celdas que esté utilizando. Con el clic izquierdo presionado sobre la
ventana, arrastre el mouse hasta la parte inferior de la hoja de cálculo, para ubicar la ventana de inspección.
Para continuar, agregue una nueva inspección. Haga clic sobre la celda “J22”.
Haga clic en el icono “Agregar inspección” en la ventana de inspección. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Note que aparece agregada una nueva inspección. Usted podrá agregar la cantidad de inspecciones que considere
necesarias.
Haga clic sobre la celda “G13”. Digite el número “589”. Para finalizar, acepte con la tecla “Enter”.
Fíjese que el valor ha cambiado tanto en la celda inspeccionada, como en la ventana de inspección. Tenga en cuenta
que al guardar el archivo, la información de la ventana de inspección también lo hará y se mostrará de nuevo cuando
requiera volver a utilizar el libro.
Cálculo de fórmulas
Esta herramienta permite definir el tipo de cálculo que desea hacer en el libro de Excel 2016, ya sea de forma
manual o automática. En esta ocasión se conocerá la herramienta “Obtener datos externos”, que permite importar
a Excel 2016 datos que proceden de otras fuentes, como archivos de texto o bases de datos, para ser modificados
o analizados en la hoja de cálculo.
Para empezar, haga clic en el comando “Desde Access”, del grupo obtener datos externos, de la pestaña Datos.
Usted debe tener en cuenta que, para importar una tabla o una consulta de una base de datos, debe haber realizado
el proceso con anterioridad desde el gestor de datos “Microsoft Access”; para ello, lo invitamos a que visite nuestro
curso de “Access 2016” donde aprenderá a crear bases de datos relacionales.
Para continuar, haga doble clic en el archivo de nombre “Market”.

Observe que aparece una ventana en la que se debe seleccionar la tabla o consulta que quiere importar. Para este
ejercicio, seleccione todas las tablas. Haga clic sobre el cuadro de selección “Activar selección de varias tablas”.
Haga clic en el cuadro de selección “Nombre” para importar todas las tablas y haga clic en el botón “Aceptar”.
Para finalizar la importación de las tablas, debe elegir de qué manera quiere importar los datos. Haga clic en el
círculo de selección “Tabla”, luego haga clic en el botón “Aceptar”.
Se han creado seis hojas con tablas de datos, cada una contiene información relacionada a las ventas en un
supermercado. Haga clic en la “Hoja2”.
Como puede observar, Excel 2016 permite importar datos de otras fuentes, para su posterior tratamiento.
Ahora importe datos de un procesador de texto. Haga clic en la pestaña “Archivo” y después haga clic en el comando
“Nuevo”. Haga clic en “libro en blanco”. Haga clic en el comando “Desde un archivo de texto” del grupo “Obtener
datos externos”. Se abre una nueva ventana, haga clic sobre el archivo “Glucosa” y haga clic en el botón “Importar”.
Una vez seleccionado el archivo a importar, se inicia un asistente que le ayudará en la importación de los archivos
de texto. Debe indicar en primer lugar el tipo de archivo, llenando el campo de la opción “Delimitado”.
Haga clic en el botón “Siguiente”.
Como puede observar, ya se han delimitado los datos. Ahora haga clic en el cuadro de selección “Punto y coma”
para establecer el carácter que se utilizará para separar los campos en la hoja de cálculo. Haga clic en el botón
“Siguiente”.
Para finalizar la importación, especifique el formato de celdas que quiere aplicar a cada uno de los campos.
Recuerde que se pueden modificar posteriormente. El formato que se usará será “General”; por lo tanto, haga clic
en el botón “Finalizar” y haga clic en el botón “Aceptar” para que los datos queden importados en la hoja de cálculo
existente.
Tenga en cuenta, que una vez finalizada la importación de datos, es posible que se modifiquen en el archivo de
origen; y en algún momento, los datos importados a Excel 2016 no coincidan con los datos originales. Para evitar
esto, es indispensable realizar una actualización de los datos para que en todo momento coincidan los datos
originales con los datos importados.
Detecte, conecte y combine datos desde varios orígenes
Una vez que se han importado datos desde otras fuentes, se podrá darles forma o redefinirlos para ajustarlos a sus
necesidades. En esta lección, se aprenderá cómo descargar datos de “Microsoft Azure Marketplace”, donde se
encontrará una gran variedad de datos que puede usar en Excel.
Para empezar, haga clic en el comando “Nueva consulta”, del grupo Obtener y transformar, de la pestaña Datos.
Aparece una lista de opciones de consulta. Haga clic en la opción “Desde Azure”. De la nueva lista desplegable, haga
clic en la opción “Desde Microsoft Azure Marketplace”.
Ahora observe que aparece el cuadro asistente para la importación de tablas. Esta herramienta, ofrece un amplio
catálogo de recursos gratuitos, de pago o de prueba. Haga clic en el vínculo, “Agregar fuentes de distribución de
datos”.
Como puede observar, automáticamente se abre el navegador en la página de “Microsoft Azure Marketplace”. Para
utilizar los recursos de esta fuente de datos, debe iniciar sesión con una cuenta de Microsoft. Haga clic en el banner
“Iniciar sesión”.
Para continuar, Ingrese la dirección de correo electrónico de su cuenta de Microsoft. Para este ejercicio digite la
cuenta de correo ofimatica-web@ofimatica.com.co. Haga clic en el campo de texto “Contraseña” y digite
“ofimaticaweb1”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Note que en la barra de información del sitio web aparece el nombre de la cuenta, lo que significa que se ha
ingresado correctamente. En el panel de la izquierda, se muestran las categorías en las que se agrupan los diferentes
datos.
Haga clic en el vínculo “Fabricación”. Haga clic en el conjunto de datos “Céntrica”. Ahora, haga clic en el botón
“Registrarse”.
Para continuar, haga clic en el cuadro de selección “He leído y acepto los términos de la oferta y la política de
privacidad del anunciante”. Haga clic en el banner “Registrarse”.
Ya se ha insertado una consulta de datos. Ahora diríjase a la hoja de Excel 2016 desde donde empezó el proceso.
Observe el apartado de elementos importados. Se encuentra “Calendar Mapping Table”, el cual corresponde a la
consulta realizada. Haga doble clic en la consulta “CRM Enumeration Codes”. Haga clic en la tabla “Activity Type
Entity Type”.
Fíjese que en el costado derecho del asistente, aparece la vista previa de la tabla de datos a importar. Haga clic en
el botón “Cargar”.
Como pudo observar, esta herramienta ofrece una amplia gama de datos, entre los cuales usted puede encontrar
datos demográficos, medioambientales, financieros, comerciales o deportivos, que pueden ser importados y
utilizados en Excel 2016.
Actualice las fuentes de información importadas
Cuando se obtiene información de otras fuentes, puede que esta información esté sujeta a modificaciones por otros
usuarios, como sucede con la Web; por eso se deben actualizar, para estar seguros de tener los últimos datos. Esta
opción, le permite actualizar consultas para obtener la versión actual de los datos externos, de manera que cada
vez que actualice los datos, podrá ver la versión más reciente con los cambios que se les han realizado.
Para empezar, debe ubicar el archivo de datos origen. Haga clic en el botón “Inicio” de Windows. Escriba la palabra
“Glucosa” que es el nombre del archivo origen. Haga clic en el archivo de texto.
Con el clic izquierdo presionado, arrastre el cursor y seleccione la palabra “Glucosa”. Escriba en mayúscula la frase
“NIVEL DE GLUCOSA”
De nuevo, con el clic izquierdo presionado, seleccione el texto “temperatura”. Escriba en mayúsculas la frase
“TEMPERATURA EN GRADOS”. Haga clic al inicio de la palabra “enfermera”. Mantenga presionada la tecla “Shift” y
haga clic al final de la palabra “enfermera”. Digite en mayúscula la palabra “GRADO DE ENFERMERA”.
Para continuar, utilice el comando de teclas abreviado “Control” + “G” guarde los cambios realizados en el archivo
de texto. Presione la tecla “Alt” y luego la tecla “Tab” para regresar al libro de Excel 2016.
Proceda a actualizar los datos de la tabla. Vaya al grupo “Conexiones”, del grupo Conexiones, de la pestaña Datos;
haga clic en la punta de flecha del comando “Actualizar” y del menú que se despliega, seleccione la opción
“actualizar todo”. Haga clic en el archivo “Glucosa”. Para finalizar, haga clic en el botón “Importar”.
Ya se ha actualizado la tabla de datos con la herramienta de actualización de conexiones, que le será útil cuando
usted se conecte a un origen de datos externos y pueda importar la nueva información.
Cada vez que se actualicen los datos, se verá la versión más reciente de ellos.
Busque valores ordenando los datos
Consiga que de manera instantánea se organicen sus datos, aplicando el criterio de orden a la tabla de datos.
Excel 2016 permite ordenar de forma ascendente o descendente los datos de las tablas en la hoja de cálculo. Usted
puede ordenar las filas o columnas completas o solamente las celdas seleccionadas.
Para empezar, haga clic en la columna “C5”. Para este ejercicio, se presenta una tabla de datos que muestra
información de productos en distintos almacenes de cadena y varias ciudades.
Ahora, ordene la tabla por la columna “Ciudad”. Mantenga presionada la tecla “Shift” y haga clic en la celda “C29”.
Vaya al grupo “Ordenar y Filtrar” y haga clic en el comando “Ordenar”
Aparece un cuadro de advertencia que le indica que existen datos relacionados en otras columnas. Haga clic en el
círculo de selección “Continuar con la selección actual”. Haga clic en el botón “Ordenar”.
Como puede observar se han ordenado los datos de la columna que se seleccionó, lo que implica que se han
desorganizado los datos o que la información de las demás columnas no corresponde a la seleccionada.
Haga clic en el ícono “Deshacer escritura”, que se encuentra en la barra de acceso rápido.
Haga clic en la celda “F5”.
Ahora, ordene la tabla de forma ascendente por la columna “Mes Entrega”.

Con el clic izquierdo presionado, arrastre el mouse hasta la celda “F29”. Haga clic en el comando “Ordenar de A a
Z”.
Note que una vez más aparece el cuadro de advertencia. Si usted deja indicado el parámetro “Ampliar la selección”,
ordenará los datos de la columna seleccionada y la información que tiene relacionada en las otras columnas. Haga
clic en el botón “Ordenar”.
Observe que todos los datos de la tabla se han organizado respecto a la columna seleccionada. Haga clic en la celda
“E5”. Haga clic en la celda “E29”.
Ahora, ordene la tabla de forma descendente por la columna “Almacén”. Haga clic en el comando “Ordenar de Z a
A”.
Observe que se ha reorganizado la tabla de forma descendente, solo seleccionando una celda. La herramienta
“Ordenar”, también funciona con tablas de datos numéricos.
Haga clic en la celda “J5”. Haga clic en el comando “Ordenar”.
Se muestra un cuadro de dialogo donde usted podrá elegir los criterios de orden de datos en la tabla. En el apartado
columna, elija la opción “Total”, de la lista desplegable. Para finalizar, haga clic en el botón “Aceptar”.
Nuevamente se ha ordenado la tabla por la columna “Total” de forma descendente. Es así como Excel 2016 permite
ordenar una tabla indicando diferentes criterios de orden.
Active el filtro de las celdas seleccionadas
Esta herramienta será útil cuando usted desee ver únicamente la información que necesite, puesto que le permite
activar un Filtro de datos, que desplegará solo aquellas filas que contengan ese criterio.
Esta herramienta permitirá ordenar y mostrar alfabética y cronológicamente la información que se requiera, ya que
filtrar la información es una de las partes esenciales del análisis de datos.
Para empezar, haga clic en la celda “B4”. Haga clic en el comando “Filtro” del grupo “Ordenar y filtrar”.
Ahora cada encabezado de columna de la tabla tiene un botón de flecha en su extremo derecho, el cual es conocido
como el botón de filtro. Haga clic en el botón de flecha de la columna “Valor”.
Note que ahora aparece una lista de herramientas que le servirán tanto para ordenar, como para filtrar la
información. Haga clic en la opción “Ordenar de mayor a menor”.
Observe que se ha ordenado la tabla desde el filtro de la columna “Valor”. Haga clic en el botón de flecha de la
columna “Cliente tienda”. Haga clic en el cuadro de selección “Seleccionar todo”. Seleccione el cliente “El bosque”,
haciendo clic en el cuadro de selección. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Tenga en cuenta que el filtro de datos en una tabla de Excel 2016, muestra solamente aquellas filas que cumplen
con los criterios que se han especificado. Los datos de la tabla no son eliminados ni alterados, solamente se ocultan
a la vista. Haga clic en el botón de flecha de la columna “Producto”.
Haga clic en el cuadro de selección “Tomate”, para desmarcar esta opción y que muestre únicamente la información
relacionada con el criterio “Maíz”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Fíjese que se ha reducido la información de la tabla a los criterios de filtro establecidos. Ahora haga clic en el botón
de flecha “Cantidad libras”. Para finalizar, haga clic en el criterio “Ordenar de menor a mayor”.
Excel 2016 reconoce automáticamente el tipo de dato contenido en una columna y muestra los criterios de filtrado
correspondientes.
Texto en columnas
Esta herramienta, permite dividir la información en varias columnas.

Usted podrá utilizar el Asistente para convertir texto en columnas, cuando tenga un texto que desee dividir en
varias celdas de la hoja de cálculo.
Para comenzar, haga clic “B4”. Haga clic sobre el comando “Texto en columnas”, de la pestaña Datos.
Observe que se habilita el asistente para convertir texto en columnas. Este asistente le ayudará a colocar cada
palabra del texto en una columna diferente. Debe asegurarse de seleccionar la opción Delimitados ya que existe un
carácter, que es el espacio en blanco, que delimita la separación de cada palabra que desea colocar en diferentes
columnas. Haga clic en el botón “Siguiente”.
Observe que en la parte inferior de la ventana, aparece la vista preliminar. Ahora usted debe elegir el caracter por
el cual necesita hacer la división de la cadena de texto. Para este ejercicio, es el espacio en blanco y por lo tanto
debe asegurarse que esta opción se encuentre seleccionada. Haga clic en el botón “siguiente”.
En este último paso, seleccione el formato que le dará al texto entre las columnas. Elija el formato “Texto”.
Es así como Excel 2016 mediante el comando Texto en columnas, es de gran utilidad para esas ocasiones en las que
se necesita dividir textos extensos en varias columnas.
Relleno rápido
Esta herramienta será útil en los casos en que se necesite diligenciar información similar en las celdas. En esta
lección se conocerá la herramienta de Relleno Rápido de Excel 2016, que le ayudará a llenar la información similar
de manera automática, pues predice el contenido de una columna adyacente.
Para este ejercicio, tiene una tabla donde encontrará una lista de nombres completos con número de documento
y ciudad de nacimiento, separe los nombres y los apellidos en distintas celdas de forma rápida.
Para empezar haga clic en la celda “D4”, escriba la palabra “Yamit” el cual, es el segundo nombre del ejemplo y
acepte con la tecla “Enter”.
Ahora, haga clic en el comando “Relleno rápido”, del grupo Herramientas de datos y vea lo que sucede.
Como puede notar, la herramienta “Relleno rápido” ha tomado como referencia la columna “Nombre Completo” y
ha previsto el contenido de las demás celdas para autocompletarlas.
Pruebe haciendo un nuevo ejemplo. Haga clic en la celda “E4”, escriba la palabra “Archila” y acepte con la tecla
“Enter”. De clic en el comando “Relleno rápido”.
Observe que sucedió lo mismo que en el ejercicio anterior, se ha completado la columna con la información
correspondiente en relación a la columna “Nombre completo”. Para finalizar, haga clic en la celda “F4” y escriba la
palabra “Galvis” y acepte con la tecla “Enter”.
Nuevamente, haga clic en el comando “Relleno rápido”.
Ahora, observe que en esta ocasión la columna fue completada con el mismo criterio de entrada de texto, debido
a que la información que se insertó no corresponde a la celda de referencia.
Quitar duplicados
En esta lección aprenderá a quitar los datos que tenga repetidos en una hoja de cálculo, cuando esté trabajando
con gran cantidad de información. Excel 2016, le ofrece la herramienta “Quitar duplicados”, que se encuentra en
la pestaña “Datos”, en el grupo “Herramientas de datos”, para que usted pueda prescindir de la información que
tenga duplicada en sus hojas de cálculo y que no requiera de ella.
Para empezar, haga clic en la celda “B5”. Antes de usar el comando Quitar duplicados, se debe seleccionar una de
las celdas del rango de datos y Excel 2016 detectará automáticamente las posibles columnas por las cuales se puede
determinar la duplicidad. Haga clic en la celda “H24” con la tecla “Shift” presionada, para seleccionar toda la tabla.
Haga clic en el comando “Quitar duplicados”.
Observe que se habilita el asistente para eliminar duplicados. Haga clic en el botón “Anular selección”.
En este punto, se debe seleccionar la celda de la cual se quiere quitar los datos duplicados. Haga clic en el cuadro
de selección “Día Venta”. De clic en el botón “Aceptar”.
Aparece un cuadro informativo que le indica que se han quitado de la tabla los valores duplicados, dejando
únicamente los datos principales. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Existe otra forma de quitar datos duplicados, sin necesidad de eliminar las filas como sucedió en el ejercicio anterior,
se trata de quitar únicamente los de las celdas. Para esto, de clic en el comando “Deshacer”, de la barra de acceso
rápido. Haga clic en la celda “G6”. Con el clic izquierdo presionado, arrastre el mouse hasta la celda “G24”.
De clic en el comando “Quitar duplicados”.

Elija la opción “Continuar con la selección actual”, haciendo clic en el círculo de selección. Haga clic en el botón
“Quitar duplicados”. De clic en “Aceptar”. Para finalizar, haga clic en el botón “Aceptar”.
Fíjese que ahora se han eliminado únicamente los elementos de la columna “Barrio”, para que ahora usted pueda
ingresar los datos que requiera. Tenga en cuenta que cuando se usa esta herramienta, los valores duplicados de la
lista serán eliminados y los datos originales serán modificados.
Validación en datos
En esta nueva lección, aprenderá que Excel le ofrece una maravillosa herramienta que le permitirá limitar los
errores al introducir la información en las tablas de datos, validando antes los datos.
Esta herramienta le ayudará a evitar la entrada de datos no validos en una celda.
Para empezar, haga clic en la celda “G5”. Presione la tecla “Shift” y haga clic en la celda “E27”.
Para este ejercicio, valide que la palabra ingresada en este rango de celdas, tenga cinco letras. Haga clic en el
comando “Validación de datos”.
Observe que aparece una ventana “Validación de datos”, en el campo “Permitir”, usted podrá elegir el criterio de
validación. Haga clic en el campo mencionado, para conocer las opciones. Haga clic en la opción “Longitud del
texto”.
Para conocer las opciones del campo datos, haga clic en este campo. Defina cuál es el criterio de evaluación que
mejor califica el dato ingresado en la celda. Haga clic en la opción “Igual a”. Haga clic en el campo “Longitud”. Digite
el número “5”.
Usted podrá obtener una validación más segura, si deshabilita la casilla del campo “Omitir blancos”. Haga clic en
esta casilla de verificación. Haga clic en la pestaña “Mensaje de entrada”.
Observe que aparece un cuadro. En esta ficha, podrá escribir el texto que desea que se muestre al hacer clic en la
celda. Haga clic en el campo título. Digite la frase “Ingreso de datos”.
Haga clic en el área de texto del campo “Mensaje de entrada”. Escriba la siguiente frase “La palabra digitada solo
puede contener cinco letras”.
Haga clic en la pestaña “Mensaje de error”. Ahora, escriba en esta pestaña el texto que quiere que aparezca si el
dato registrado en la celda no es válido.
Haga clic en el campo “Estilo”. Haga clic en la opción “Advertencia”. Haga clic en la caja de texto del campo “Título”.
Digite la palabra “Error”. Presione la tecla “Tab”.
Ahora, en el área de texto del campo “Mensaje de error”, digite la frase, “La palabra digitada no es válida”. Para
comprobar la funcionalidad, haga clic en el botón “Aceptar”. Haga clic en la celda “E12”.
Para continuar, observe el mensaje de entrada. Escriba la palabra “Destornillador” y acepte con la tecla “Enter”.
Fíjese, que el título de esta ventana y el mensaje de error, corresponde al que usted ingresó en el asistente de
validación de datos. Haga clic en el botón “No”.
Para avanzar, escriba la palabra “Clavo” y acepte con la tecla “Enter”. Para finalizar, elimine la validación de datos
creada.
Haga clic en el comando “Validación de datos”. En la ventana “Validación de datos”, haga clic en el botón “Borrar
todos” y de clic en “Aceptar.
Tenga en cuenta que de la misma manera que utilizó esta herramienta en el ejercicio, también puede realizarlo con
datos numéricos y fórmulas.
Consolidar
En esta lección, usted aprenderá a utilizar la herramienta de consolidación de datos, que le permite resumir la
información de intervalos distintos en uno solo, obteniendo de manera automática su resultado.
Excel 2016 permite resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, en una hoja de cálculo
maestra. La herramienta “Consolidar”, unifica la información de modo que sea más fácil actualizarlos y agregarlos.
Para empezar, agregue una nueva hoja de cálculo al libro de Excel 2016, con la combinación de teclas ctrl + U”.
Haga clic en el comando “Consolidar”, del grupo, “Herramientas de datos”.
Observe que aparece habilitado el asistente de la herramienta “Consolidar”, desde donde se pueden especificar los
rangos de las hojas activas. Haga clic en el botón de “Selección de referencia” para seleccionar los rangos.
En este momento, seleccione los rangos de celdas de las hojas que quiere consolidar. Haga clic en la hoja de cálculo
de nombre “Enero”. Haga clic en la celda “B2”. Con la tecla “Shift” presionada, haga clic en la celda “D31”. De
nuevo, haga clic en el botón de “Selección de referencia”.
Haga clic en el botón “Agregar”, para insertar el primer rango de datos seleccionado en el asistente de
consolidación.
Para continuar, haga clic en el botón de “Selección de referencia”, para seleccionar el segundo rango de datos a
consolidar.
Haga clic en la hoja de nombre “Febrero”. Mantenga el clic izquierdo presionado y seleccione el rango de celdas
“B2 a D31” arrastrando el mouse. Haga clic en el botón “Selección de referencia”. De clic en el botón “Agregar”.
De nuevo haga clic en el botón de “Selección de referencia”. Haga clic en la etiqueta de hoja “Marzo”.
Nuevamente seleccione un rango, arrastrando el mouse desde la celda “B2”, hasta la celda “D31” con el clic
izquierdo presionado. Haga clic en el botón “Selección de referencia”.
De nuevo, haga clic en “Agregar”, para insertar el último rango de celdas que acaba de seleccionar, en el asistente
de consolidación.
Marque los cuadros de selección de rótulos en “Fila superior” y en “Columna izquierda”, para garantizar que los
datos requeridos sean presentados adecuadamente.
Para finalizar, haga clic en el botón “Aceptar”, para que Excel 2016 realice la consolidación de los datos que ubicará
en la hoja de Excel activa.
Como se puede observar el comando “Consolidar”, ayuda a recopilar la información de las hojas de cálculo activas
en una sola hoja de cálculo maestra, de manera que se facilite crear sus informes o reportes requeridos.
Relaciones
En esta lección, conocerá la herramienta “Relaciones”, que le permitirá crear o editar las tablas de datos desde la
relación que éste comando le permite hacer. Una relación es una conexión entre dos tablas de datos, basada en
una columna de cada tabla.
Excel 2016, da la posibilidad de crear estas relaciones entre tablas, para que usted pueda hacer seguimiento de
todos los datos, en una sola tabla dinámica.
Para empezar, cree la relación entre las horas trabajadas y el salario básico de los empleados de una empresa. Haga
clic en la celda “C3”. Con la tecla “Shift” presionada, haga clic en la celda “E12”.
Haga clic en la pestaña “Insertar”. Ahora, haga clic en el comando “Tabla”, para darle formato de tabla a los rangos
de datos seleccionados, y así, facilitar su administración y análisis de datos relacionados.
Observe que se abre un cuadro de información. Haga clic en el botón “Aceptar”, para confirmar que la tabla si tiene
encabezados.
Ahora, arrastre el mouse manteniendo presionado el clic izquierdo desde la celda “H3”, hasta la celda “J12”.
Nuevamente, haga clic en el comando “Tabla” y luego haga clic en el botón “Aceptar”.
Ahora que se han creado las tablas de datos, debe crear la relación entre ellas. Haga clic en la pestaña “Datos”.
Haga clic en el comando “Relaciones”, del grupo, “Herramientas de datos”. Se abre el administrador de relaciones.
Haga clic en el botón “Nuevo”.
Observe el nuevo asistente que aparece, desde allí puede crear la relación entre las tablas. Haga clic en la punta de
flecha del campo “Tabla” y seleccione la opción “Tabla 1”.
Observe que ahora aparece el campo “Columna Externa”. Haga clic sobre la punta de flecha y elija la opción
“Nombre Completo”.
Para continuar, en los siguientes campos debe seleccionar la información que puede relacionar con la segunda
tabla. Para esto, haga clic en el campo “Tabla relacionada” y haga clic en la opción “Tabla 2”.
Ubique el cursor sobre el campo “Columna relacionada principal” y elija la opción “Nombre completo”.
Creada la relación entre las tablas, haga clic en el botón “Aceptar” para confirmar.
Observe que nuevamente aparece el cuadro de administración de relaciones, debido a que cuando se maneja gran
cantidad de información en las tablas de datos, Excel 2016 le permite crear varias relaciones entre ellas. Haga clic
en el botón “Cerrar”.
Para ver cómo funciona la herramienta “Relaciones”, debe crear una tabla dinámica. Haga clic en la pestaña
“Insertar”. Haga clic en el comando “Tabla dinámica”.
Deje la selección de las opciones del asistente como vienen predeterminadas. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Observe que aparece en la nueva hoja de cálculo la tabla dinámica y en el panel se muestran los datos de la tabla
1. Haga clic en el vínculo “Mas tablas”, del panel “Campos de tabla dinámica”.
Ahora se abre un cuadro de diálogo que pide confirmar si desea crear una nueva tabla dinámica. Haga clic en el
botón “SI”.
Observe que en el panel “Campos de tabla dinámica”, aparecen los encabezados de las dos tablas de datos. Arrastre
el campo “Salario básico” al área “Filas”.
Para finalizar, arrastre el campo “Horas trabajadas”, hasta el área “Valores”.

Observe que se ha hecho la relación. Ahora, puede resumir por nombre completo los datos de las tablas. Esta
herramienta, es esencial cuando la información está dispersa en varias hojas o libros de cálculo.
Análisis de hipótesis
En esta lección, podrá aprender a probar los valores para las fórmulas de la hoja administrando escenarios,
buscando objetivos y tablas de datos. Excel 2016 ofrece variedad de herramientas apropiadas para el análisis, que
le permiten realizar cálculos especiales en las hojas de cálculo. El “Análisis de hipótesis” se utiliza cuando se necesita
conocer valores proyectados en escenarios eventuales.
Para empezar, haga clic en la celda “E7”. Para este ejercicio, cuenta con una tabla de referencia de datos que le
brinda información respecto al valor total de un producto, teniendo como variables a analizar: el valor por libra y la
cantidad de libras a adquirir.
En la tabla inferior, usted debe ingresar los datos que quiere proyectar. Para el caso de la fila, la variable será la
cantidad de libras del producto; para lo cual, debe ingresar los datos desde el 20 hasta el 300 de manera progresiva.
Escriba el número “20” en la celda seleccionada y oprima la tecla “flecha de desplazamiento hacia la derecha”. En
la celda activa, digite el número “40”. Con la tecla “Shift” presionada, haga clic en la celda “E8”.
Ubique el cursor sobre el borde inferior derecho de la celda “F8”. Con el clic izquierdo del mouse presionado,
arrastre hasta la celda “S8”.
Como puede observar, la herramienta de Autorrelleno ha completado los datos de manera progresiva hasta el
número “300”.
Ahora, haga clic en la celda “D9”. Para el caso de la columna, la variable será el valor por libra del producto que
también aumentará de manera progresiva desde el número 100 hasta el número 1400. En la celda activa, digite el
número “100” y acepte con la tecla “Enter”. En la celda activa digite el número “200”. Con la tecla “Shift” presionada
haga clic sobre la celda “D8” nuevamente.
Ubique el cursor sobre la parte inferior derecha de la celda “D10”. Con el clic izquierdo presionado, arrastre el
mouse hasta la celda “D22”.
De esta manera se han definido las variables a ser analizadas y proyectadas. Haga clic en la celda “D8”.
Ahora note que esta celda es el punto de referencia de los datos de la tabla, en donde se indicará la expresión del
resultado de lo que se va a calcular, es decir, se calculará el valor total que nace del producto de la variable
“Cantidad de libras”, por la variable, “Valor por libra”. Para esto, digite el signo “Igual”. Haga clic sobre la celda”C5”
y acepte con la tecla “Enter”.
Se han definido las variables en la tabla, para generar los pronósticos que se desean obtener. Con esto ya definido,
haga clic sobre la celda “D8”.
Haga clic en la celda “S22”, manteniendo la tecla “Shift” presionada. Haga clic en el comando “Análisis de hipótesis”.
Haga clic en el icono de “Selección de referencia”, del apartado “Celda de entrada fila”. Seleccione la celda “C3”,
haciendo clic sobre ella y acepte con la tecla “Enter”.
Ahora haga clic en el icono de “Selección de referencia”, del apartado “Celdas de entrada “Columna”.
Haga clic en la celda “C4” y acepte con “Enter”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Note que la información de la tabla se ha completado con los pronósticos de los posibles eventos del producto,
mediante las variables de cantidad y precio.
Para finalizar, haga clic en la celda “C3” y digite el número “260”. Acepte con la tecla “Enter”.
El “Análisis de hipótesis”, es una poderosa herramienta que permite tabular las posibles combinaciones de los datos
de entradas, considerados como variables, para un efectivo análisis y tomar las decisiones más acertadas.
Predecir tendencias de datos
En esta lección, usted podrá diseñar una tabla de valores históricos y realizar pronósticos mediante un gráfico con
líneas de tendencia. Excel 2016, le permitirá realizar una previsión creando una nueva hoja de cálculo desde una
tabla de datos históricos y pronosticar mediante un gráfico con líneas de tendencia dichos datos. Una previsión,
puede ayudarle a predecir las ventas futuras como lo podrá hacer en este ejercicio. Como podrá observar, los datos
reflejan las ventas de una empresa por mes, desde febrero del 2014, hasta junio de 2015. Los demás datos serán
pronosticados.
Para empezar, haga clic en la celda “C2”. Mantenga presionada la tecla “Shift” y haga clic en la celda “D36” para
seleccionar todos los datos de la tabla.
Haga clic en el comando “Previsión”. Aparece habilitado el asistente de cálculo de pronóstico. Haga clic en el vínculo
“Opciones”.
Note que Excel 2016 automáticamente predeterminada el resultado. Haga clic en el cuadro de verificación de la
opción, “Incluir estadísticas de previsión” Para finalizar, haga clic en el botón “Crear”.
Como puede observar, se ha creado el pronóstico de ventas para los siguientes meses del año 2015 y 2016,
mediante tabla de datos y gráfico de línea de tendencia. Es así que Excel 2016 permite diseñar pronósticos, desde
datos con intervalos numéricos y de fecha.
Agrupe, desagrupe y calcule las filas de datos relacionados
En esta lección aprenderá cómo, tan solo utilizando tres comandos, podrá tener un mejor control de los datos y
realizar un cálculo rápido de los mismos.
Esta herramienta le permitirá mostrar un resumen con subtotales incluidos para cada una de las categorías de los
datos, cuando éstos sean muy extensos.
Para poder desarrollar este ejercicio, usted debe hacer una agrupación de filas y verificar que los datos se
encuentren ordenados, para que la herramienta funcione de manera correcta.
Haga clic en la celda “I27” y mantenga la tecla “Shift” presionada, para seleccionar todos los datos.
Fíjese que para este ejercicio cuenta con una tabla que muestra los datos correspondientes a ventas de productos
básicos en distintas ciudades con costos por peso, envío y total general. Haga clic en el icono “Agrupar”, del grupo
“Esquema”. De la lista desplegable que aparece, haga clic en la opción “Auto esquema” y preste atención a lo que
sucede.
Aparece habilitado, en la parte superior de la hoja de cálculo, un panel de control de esquema. Este panel le
permitirá controlar el resultado de la agrupación. Haga clic en el botón con el número “1”.
Ahora, observe que en la tabla se muestra únicamente la información en formato texto, más la columna del total
de venta. Haga clic en el botón con el número “2”.
Ahora nuevamente aparece la tabla completa. Para eliminar esta agrupación, haga clic en el comando
“Desagrupar”. Haga clic en la opción “Borrar esquema” de la lista que se despliega.
Ahora aparece la tabla en su estado original. A continuación, se agruparán los datos de tal forma que en las
columnas de valores, se arrojen los valores totales por columna. Haga clic en el comando “Subtotal”.
Note que aparece habilitado el asistente para la creación de agrupaciones. Por defecto, Excel 2016 asume que los
valores que se van a mostrar con subtotales, son los señalados en los cuadros de verificación, ya que son las
columnas que contienen valores numéricos. Haga clic sobre el cuadro de verificación de la opción “Valor por libra”,
para deseleccionarlo, ya que el total de esa columna no es relevante para el resultado de este ejercicio. Haga clic
Observe que ahora el panel de control de esquema aparece ubicado al costado izquierdo de la hoja de cálculo.
Desde allí, usted realizará el resumen para su reporte. Haga clic en el botón con el número “1”.
Ahora, los datos de la tabla se han resumido mostrando únicamente el total del valor del transporte de envío y el
valor total de todos los productos. Haga clic en el botón con el número “2”.
La tabla le muestra el costo de transporte del producto y el costo total por ciudad. Para finalizar, haga clic en el
botón con el número “3”.
Como puede observar, los datos se han agrupado por Ciudad generando automáticamente tanto subtotales como
totales de las columnas de “Transporte” y “Total”.
Excel 2016 contiene funciones fáciles de usar para agrupar y hacer esquemas, lo cual le permite minimizar la
información de hojas de cálculo complejas y que sean más fáciles de navegar.
Corrija errores ortográficos y agregue sinónimos
Compruebe que sus informes y análisis de datos cuenten con las palabras correctas y una buena ortografía. Para
esto, utilice los comandos de “Ortografía” y “Sinónimos” que le permitirán hacerlo.
Excel 2016, no solamente es un procesador de hojas de cálculo numérico, también posee herramientas que
mejoran la gramática del resultado.
Para conocerlas, previamente, se han incorporado errores ortográficos al documento para este ejercicio.
Ahora, haga clic en el comando “Ortografía”.
El asistente para corrección ortográfica, detecta de forma automática las palabras que se encuentren mal escritas
y le permite modificarlas a su correcta expresión. Inicia a buscarlas desde arriba hacia abajo y haciendo clic en los
botones respectivos, se da la orden a Excel 2016 de: omitir, agregar al diccionario, cambiar y autocorregir.
Haga clic en el botón “Cambiar” una vez. Ha cambiado la palabra mal escrita por la correcta.
Haga clic en el botón “Omitir una vez”, lo que indica que esta palabra se dejará como está escrita, solo para este
documento.
Ahora haga clic en el botón “Autocorrección” una vez.
Como puede observar, el asistente va cambiando las palabras una a una en la hoja de cálculo; lo cual, garantiza que
los informes cuenten con una excelente ortografía.
Para terminar, Haga clic en el botón “Cambiar todas”.
Una vez finalizada la revisión ortográfica, el asistente anuncia que la hoja de cálculo esta lista. Haga clic en el botón
“Aceptar”.
En ocasiones, el lenguaje usado puede que no sea el apropiado y todo se debe a que se usan palabras incorrectas
o fuera de contexto. Para encontrar las más adecuadas, Excel 2016 y su herramienta “Sinónimos” le ayudará a
corregirlas. Haga clic sobre la celda “B12”. Haga clic en el comando “Sinónimos”.
Observe que se habilita un panel al costado derecho de la hoja de cálculo que le muestra un gran número de
sinónimos de la palabra contenida en la celda seleccionada. Elija la que más se ajuste al contexto.
Haga clic derecho en la opción “Adquisición”. Ahora, haga clic en la opción “Insertar”.
Observe que la palabra “Compra” ha sido cambiada por la palabra “Adquisición”. Haga clic en la celda “B14”.
Nuevamente haga clic en el comando “Sinónimos”.
Haga clic derecho sobre la opción “Rediseño” que se muestra en el panel de lista de sinónimos. Haga clic en la
opción “Insertar” de la lista desplegable.
Al igual que en el ejemplo anterior, Excel 2016 modifica automáticamente la palabra seleccionada en la celda.
Es así como se garantiza una excelente estructura gramatical de los informes desarrollados en este procesador de
hojas de cálculo.
Búsqueda inteligente
Mediante una “Búsqueda inteligente” se podrán observar definiciones, imágenes y más resultados del texto
seleccionado desde varias fuentes de información en línea.
La tecnología de Bing le ofrece a Excel 2016 más que simplemente definiciones. Al seleccionar una palabra o frase,
el panel de recomendaciones se abrirá mostrando búsquedas destacadas de la web.
Para empezar, haga clic en la celda “F8”, luego haga clic en el comando “Búsqueda inteligente”.
Observe que en el panel Datos, que se abre al lado derecho de la pantalla, se muestran tanto las búsquedas en
texto como en imágenes por orden de relevancia.
Haga clic en el primer resultado del apartado “Explorar Wikipedia”. Al seleccionar el resultado que se necesita,
automáticamente lo dirige a la web, donde reposa la información. Haga clic en “Cerrar” de la barra de control.
Ahora, haga clic derecho sobre la celda “F12” y elija la opción “Búsqueda inteligente” de la lista desplegable.
Al igual que con la palabra anterior, se muestran los resultados en texto y en imágenes. Esta herramienta busca
resultados no solo de palabras, también de frases compuestas.
Haga clic en la celda “j6”. Haga clic en el comando “Búsqueda inteligente” y ahora haga clic derecho sobre la celda
“F3”. Haga clic sobre la opción “Búsqueda inteligente”.
Como se puede observar, el comando “Búsqueda inteligente”, permite encontrar definiciones, contenidos e
imágenes de las referencias de búsqueda que complementan el contenido de las hojas de cálculo.
Traducir el texto seleccionado a otro idioma
Este comando le ayudará a traducir información en otros idiomas. En esta lección descubrirá que Excel 2016 le
permite traducir textos como frases, párrafos o palabras individuales de sus hojas de cálculo en otro idioma.
Para empezar, haga clic en la celda “B1”. Haga clic en el comando “Traducir”. Haga clic en el botón “Sí”, para
continuar.
Observe que aparece habilitado el panel de referencia de textos, al costado derecho de la hoja de cálculo. El
traductor de Excel 2016 le muestra el resultado que puede aplicar en la celda seleccionada. Haga clic en el botón
“Insertar” ubicado en el panel.
Note que ahora en la celda seleccionada aparece el contenido traducido al idioma “inglés”.
Ahora, haga clic en la celda “C8”. Vaya al apartado “Traducir una palabra o frase” y cambie el idioma “español” al
idioma “francés”.
Haga clic en la punta de flecha del campo “A”. De la lista que se despliega, haga clic en la opción “francés”.
Haga clic en el botón “Insertar”.
De la misma manera que en el ejemplo anterior, el contenido de la celda “C8” ha sido traducido al idioma “francés”.
Para finalizar, haga clic en la celda “C14”. Cambie el idioma de salida a “italiano”. Haga clic en el icono “insertar”.
Es así como Excel 2016 le ayudará a la traducción de contenidos de las celdas para cuando su hoja de cálculo lo
requiera.
Agregue comentarios en cualquier parte del documento
En esta lección, aprenderá a introducir comentarios en cualquier parte del documento, para darle mayor claridad
a su información
Esta herramienta de Excel 2016, permite insertar comentarios a las celdas o rangos de celdas, que le serán útiles
para indicar revisiones, observaciones o explicar detalladamente el contenido de una celda.
Para empezar, haga clic en la celda “A2”. Haga clic en el comando “Nuevo comentario”.
Aparece un recuadro donde usted podrá escribir el comentario que requiere. Digite la frase: “Un Crédito Académico
es la unidad que mide el tiempo estimado de actividad académica del estudiante”.
Haga clic fuera del recuadro.
Cuando usted decida ubicar el cursor sobre la celda, observará que automáticamente se muestra el recuadro del
comentario insertado.
Ahora modifique el comentario. Haga clic sobre el comando “Editar comentario”.

Observe que se habilita la edición del texto del recuadro. Complete el comentario con el texto “Clase 2010”, y haga
clic fuera del recuadro.
De nuevo, ubique el cursor sobre la celda “A2”. Haga clic sobre la celda “A17”. Haga clic en el comando “Nuevo
comentario” y digite lo siguiente: “La antropología es la ciencia que estudia los aspectos físicos y las manifestaciones
sociales y culturales de las comunidades humanas”. Haga clic fuera del recuadro.
Haga clic en el comando “Mostrar todos los comentarios”.
Fíjese que aparecen todos los comentarios que hasta ahora usted ha insertado. Seleccione la celda “A2” haciendo
clic sobre ella. Haga clic en el comando “Eliminar”, del grupo “Comentarios”.
Observe que el comentario que había insertado en la celda, se ha eliminado. Haga clic derecho sobre el recuadro
que se encuentra visible.
Observe que aparece una lista de opciones. Haga clic sobre la opción “Formato de comentario”.
Ahora, aparece habilitado el asistente de formato de comentario en el cual podrá cambiar el estilo de la fuente.
Haga clic en la opción “negrita” y haga clic en el cuadro de verificación del efecto “Subíndice”. Para finalizar, haga
clic en el botón “Aceptar”.
Es así como Excel 2016 le permite insertar recuadros informativos en las celdas para indicar cualquier tipo de
comentario.
Proteja un libro o una hoja de cálculo
En esta lección aprenderá que usted puede impedir que un usuario modifique, mueva o elimine datos importantes
de una hoja de cálculo o de un libro de trabajo, protegiendo determinados elementos con o sin una contraseña.
Con esta herramienta Excel 2016, permite mantener sus datos seguros, protegiendo tanto la hoja como el libro de
cálculo.
Para comenzar, haga clic en el comando “Proteger hoja”.

Observe que aparece una nueva ventana con el asistente de opciones de protección de hoja. Allí, usted podrá
asignar una contraseña y elegir las condiciones de seguridad que considere. Haga clic sobre la casilla de verificación
de la opción, “Eliminar columnas” y “Eliminar filas”.
Ubique el cursor en el cuadro de texto del apartado, “Contraseña para desproteger la hoja”, digite la contraseña
“ofimática-web”. Haga clic en el botón “Aceptar”. Digite nuevamente la contraseña “ofimática-web”.
Para verificar que se hayan dado correctamente las condiciones de seguridad, haga doble clic sobre la celda “D12”.
Fíjese, que ahora la celda que acaba de seleccionar, no permite ser modificada y adicionalmente aparece un cuadro
de advertencia que indica que las celdas que se intentan modificar están protegidas. Haga clic en el botón
“Aceptar”.
Haga clic en la hoja de cálculo de nombre “Configuración y cálculos”. Nuevamente haga clic en el comando
“Proteger hoja”. Digite la contraseña “ofimática-web”. Escriba nuevamente “ofimática-web”. Haga clic en la celda
“C13”.
Observe que nuevamente aparece el cuadro de advertencia, lo que indica que se ha protegido la segunda hoja. De
Haga clic en el comando “Proteger libro”. Tenga en cuenta, que usted puede elegir la contraseña que desee para
proteger el libro. Para este ejercicio utilice la misma con la que protegió las hojas. Escriba la palabra “ofimática-
web”. De nuevo, digite “ofimática-web” y haga clic en el botón “Aceptar”. Haga clic en el botón “Cerrar” de la barra
de control. De clic en el botón “Guardar”.
Verifique la seguridad del libro de Excel 2016.
Haga clic en el botón “Inicio”. Digite la palabra “Excel”. De clic sobre el icono “Excel 2016”. En la lista que se
despliega de archivos recientes, haga clic sobre el nombre del archivo que acabó de cerrar
Como puede darse cuenta, el libro no permite insertar más hojas de cálculo y la mayor parte de los comandos se
encuentran deshabilitados.
Haga clic en “Proteger libro”. Digite nuevamente la contraseña “ofimática-web”.
Observe como se ha desprotegido el libro, los comando nuevamente se han habilitado. Ahora desproteja la hoja.
Haga clic en el comando “Desproteger hoja” y escriba la contraseña “ofimática-web”. Haga clic en el botón
“Aceptar”. Para finalizar, haga doble clic en la celda “D13” y escriba el número “20”.
Note que la hoja se ha habilitado nuevamente para ser modificada. De esta manera, Excel 2016 le permite asegurar
la información contenida en sus libros, mediante contraseñas que le garantizará que usted nunca perderá
información.
Visualice el documento de varias formas
En esta lección, se aprenderá a visualizar el documento en pantalla completa, los saltos de página al imprimirlo y
una vista previa de cómo se verá el documento impreso.
Utilizando el grupo de comandos “Vistas de libro”, podrá cambiar la forma de ver la hoja de cálculo activa. Por
defecto la vista actual es la normal.
Para empezar, haga clic en el comando “Ver salto de página”. Esta opción muestra los saltos de página de la hoja
de cálculo, de ser necesario, usted puede modificarlos y así conseguir una óptima impresión, como se aprendió en
lecciones anteriores.
Ahora, haga clic en el comando “Diseño de página”. Con esta opción usted podrá saber cómo están configuradas
las páginas, si tienen encabezados y pie de página.
Haga clic en la hoja “Gastos en el tiempo”. Tenga en cuenta que el tipo de vista solo modifica la hoja activa.
Así es como usted podrá conocer las distintas maneras de visualizar las hojas de trabajo que ofrece Excel 2016 y
utilizarlas como mejor se acomode a su necesidad.
Visualice el encabezado, la barra de fórmulas y las líneas de cuadrícula
En esta lección, se aprenderá a darle una mejor apariencia a los documentos, mostrando u ocultando los
encabezados de filas y columnas, la barra de fórmulas y las líneas de cuadrículas.
Excel 2016, le permite tener una mejor presentación de sus informes, ocultando las líneas de cuadrícula, la barra
de fórmulas y los encabezados de fila y columna.
Para empezar, haga clic en el cuadro de verificación de la opción “Líneas de cuadrícula”, de la pestaña vista, en el
grupo mostrar.
Note que se han ocultado las líneas de cuadricula de todas las celdas de la hoja. Para continuar, haga clic en el
cuadro de verificación de la opción “Barra de fórmulas”. Observe que ahora ya no aparece la barra de fórmulas y
la hoja de cálculo se ha ampliado. Para avanzar, haga clic en el cuadro de verificación de la opción “Encabezados”.
Se han ocultado los encabezados de fila y columna y la hoja de cálculo se muestra similar a una hoja de procesador
de texto. Para finalizar, haga clic en la hoja “Datos de la lista” y observe la diferencia.
Es así como Excel 2016 le proporciona herramientas para personalizar su hoja de cálculo y así usted pueda obtener
una mejor presentación de sus informes.
Amplíe la vista de la hoja de cálculo
En esta lección aprenderá a usar el comando “Zoom”, que permite aumentar la vista de la hoja de cálculo para que
se pueda elegir un área específica de la hoja.
En Excel 2016 a través de esta herramienta, es posible obtener una vista más cercana de la hoja de cálculo o alejarla
para obtener una vista de la página con un tamaño reducido.
Para empezar, haga clic en la celda “D1”. Mantenga presionada la tecla “Shift” y haga clic en la celda “I20”.
Haga clic en el comando “Zoom”, para ver las opciones que ofrece.
Por defecto, Excel 2016 mantiene un tamaño de hoja de cálculo predeterminado en un 100%. Para acercarla, haga
clic en el círculo de verificación de la opción “Ajustar la selección a la ventana”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Como puede observar, el rango de celdas que acaba de seleccionar se ha aumentado al alto de la ventana para una
mejor visualización.
Ahora reduzca un área. Para esto, haga clic nuevamente en el comando “Zoom”. Seleccione la opción “50%”
haciendo clic sobre el circulo de verificación. De clic en el botón “Aceptar”.
Observe que el rango de las celdas de la hoja de cálculo aparece reducido al 50% y por eso se dificulta la visualización
de su contenido. Haga clic en el comando “100%”. Con esta herramienta, también se puede aumentar la visual del
contenido de una sola celda.
Haga clic en el cuadro de texto insertado sobre el rango de celdas “E6 a G7”. Ahora, haga clic en el comando
“Ampliar selección”. Como puede observar este comando le permite ampliar el contenido que ha seleccionado.
Para finalizar, haga clic en el comando “Zoom” de nuevo. En el cajón de texto de la opción “Personalizado”, digite
el número “150” y de clic en el botón “Aceptar”.
Como pudo observar, Excel 2016 le permite ampliar o reducir el área de trabajo con la herramienta “Zoom”.
También puede usar la barra de “Zoom” que se muestra en la parte inferior derecha de la pantalla.
Organice las ventanas abiertas
En esta oportunidad, se aprenderá a ocultar, dividir, organizar y duplicar una ventana del documento para que
pueda desplazarse por cada una de ellas y así facilitar el trabajo.
Aprenda como con esta herramienta de Excel 2016 se puede trabajar en varias hojas o libros de cálculo al mismo
tiempo mediante el grupo del comando “Ventana”.
Para empezar, haga clic en el comando “Nueva ventana”. Note cómo se ha duplicado la hoja de cálculo activa.
Ahora haga clic en la etiqueta de hoja de nombre “Citas”. Es posible que usted vea las dos hojas en la misma
pantalla sin tener que desplazarse por la barra de etiquetas de hoja, haga clic en el comando “Organizar todo”.
Aparece habilitado el asistente “Organizar ventanas”. Usted puede organizar las hojas de cálculo en la ventana de
distintas formas. Haga clic en la casilla de verificación de la opción “Ventanas del libro activo”. Dé clic en el botón
“Aceptar”.
Como puede observar, ahora tiene disponibles las hojas activas del libro de Excel 2016 en dos ventanas; lo que le
permitirá visualizarlas al mismo tiempo y observar los cambios que se realicen. Haga clic en el comando “Ver en
paralelo” ubicado en el grupo “Ventana”.
Observe que ahora las ventanas han cambiado la orientación y han pasado de estar en una vista horizontal a una
vertical. Dé clic nuevamente, en el comando “Ver en paralelo”. Ahora, haga clic en la celda “C6” de la segunda
ventana.
Automatice las tareas con las Macros
En esta lección conocerá la herramienta que le permite crear y ejecutar “Macros”, con las que a través de un
conjunto de comandos, le ayudará a automatizar las tareas repetitivas optimizando el tiempo y actividades en Excel
2016.
Las macros, son una forma fácil de programar una serie de órdenes. Tenga en cuenta que al activar la función
“Grabar una macro”, todas las operaciones que se realizan desde ese momento hasta finalizar la grabación, quedan
registradas en la memoria del programa.
Para empezar esta lección, haga clic en el comando “Macros”. Aparece una lista desplegable, haga clic sobre la
opción “Grabar macro”.
Ahora, aparece habilitado el asistente “Grabar macro”. En el campo de texto del apartado “Nombre de la macro”
digite la palabra “Totales”. En el campo “Tecla de método abreviado” ingrese la letra “Q”.
Observe que ahora en el campo “Guardar macro en”, se indica el lugar donde se va a guardar la macro.
Por defecto, el cuadro activa la opción “Este libro”. No modifique este campo y haga clic en el botón “Aceptar”,
para empezar a grabar esta macro.
Desde este momento, todas las acciones quedarán grabadas en la Macro, así que tenga cuidado de no cometer
errores. Note que en la barra de estado, aparece un botón con un cuadro que le indica que se está grabando una
Macro; de tal manera que, para detener la grabación, bastará con hacer clic en este botón.
Haga clic en la celda “M6”. Haga clic en la pestaña “Inicio”. Haga clic en el comando “Autosuma” del grupo
“Modificar”.
Para continuar, se va a realizar una función de “suma”, para totalizar los valores de las columnas de recaudo. Acepte
con la tecla “Enter”. Seleccione la celda “M6” y mantenga el clic izquierdo presionado, arrastre el mouse hasta la
celda “M19”, para autocompletar las siguientes celdas.
Haga clic en el botón que ha aparecido en la barra de estado para detener la Macro.
Mantenga presionado el clic izquierdo y seleccione el rango de celdas “M6 a M19” arrastrando el mouse.
Borre el contenido de ese rango de celdas oprimiendo la tecla “Suprimir”.
A continuación, para ejecutar la Macro, use el método abreviado que asignó al momento de crearla. Presione la
combinación de tecla “Control” y la tecla “Q”.
Existe otra manera de ejecutar la Macro, por medio del comando “Macros”. Nuevamente oprima la tecla “Suprimir”.
Haga clic en el comando “Macros”. Aparece una la lista desplegable, haga clic en la opción “Ver macros”.
Como puede notar, se encuentra seleccionada la única macro que se ha creado. Haga clic en el botón “Ejecutar”.
Note el resultado. Al ejecutar esta Macro, el contenido de las celdas que se han operado puede ser modificado y el
resultado cambiará independientemente de que la Macro haya sido grabada; ya que, lo que se ha guardado son los
pasos, mas no los resultados.
Para finalizar, elimine esta Macro. Haga clic en el comando “Macros”. Haga clic en la opción “Ver macros” de la lista
desplegable. Haga clic en el botón “Eliminar”. Haga clic en el botón “Si” para confirmar la eliminación.
Esta es la forma como Excel 2016, permite automatizar las tareas que se puedan llegar a repetir en las hojas de
cálculo.
Power Pivot
En esta nueva lección, aprenderá a importar tablas de datos de varios orígenes y crear bases de datos relacionales.
En esta ocasión conocerá Power Pivot que es un complemento de Excel 2016 que puede usar para realizar un
análisis de datos eficaz y crear modelos de datos más sofisticados, igualmente le permite combinar grandes
volúmenes de datos de orígenes diferentes y realizar análisis de la información rápidamente.
Para empezar, usted tendrá un libro con varias hojas de cálculo. Haga clic en el comando “Agregar a modelo de
datos” de la pestaña “Power Pivot”.
Observe que aparece habilitada la interfaz de Power Pivot para Excel 2016 donde se han importado las tablas de
las hojas de cálculo. Desde allí, usted puede realizar los respectivos análisis.
Haga clic en el comando “Tabla dinámica”. Haga clic en la opción “Gráfico y tabla horizontal”.
Note que se abre una nueva ventana que le permite decidir dónde desea crear la tabla y el gráfico dinámico. Haga
Fíjese que en el panel de campos de tabla dinámica aparecen todas las tablas y sus relaciones entre ellas, lo cual es
la esencia de una base de datos. Haga clic en el campo “Cajeros”.
Ahora, arrastre el campo “Nombre” al área “Columnas” presionando el clic izquierdo del mouse y haga clic en el
campo “Ventas”. Ubique el campo “Mes venta” en el área “Valores”.
Como puede observar, se han relacionado en una tabla dinámica los datos de dos de las tablas iniciales.
Ahora genere el gráfico dinámico. Haga clic en el recuadro del gráfico y haga clic en el campo “Cajeros”.
Arrastre el campo “Nombre” al área “Leyenda” manteniendo presionado el clic izquierdo y arrastrando el mouse
hasta esa posición.
Para continuar, ubique el campo “Mes venta” hasta el área “Valores” de la misma forma. Se ha generado un gráfico
y una tabla dinámica con datos relacionados entre dos tablas.
Así podrá crear más relaciones entre los datos de las tablas. Presione la tecla “Alt” y la tecla “Tab” para regresar a
la ventana de “Power Pivot”.
A continuación, observe como se crean las relaciones entre las tablas. Haga clic en el comando “Vista de diagrama”.
Note la relación entre las tablas creadas a partir de la tabla “Clientes” en Excel 2016. Si desea obtener más
información sobre bases de datos relacionales, no deje de consultar el curso “Access 2016” donde aprenderá como
crearlas. Para finalizar, haga clic en el comando “Vista de datos”.
Acaba de ver como Power Pivot vincula una gran cantidad de herramientas de Excel 2016 en un solo complemento
para optimizar la experiencia de esta herramienta ofimática.

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@ Ismael Chacón Baiz

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Cómo abrir Excel 2016 en versiones de Windows (7, 10)

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Doble interfaz (Mouse/Touch)

Haga clic en la opción Modo mouse/táctil

Presione la combinación de teclas: CTRL + ALT + X

En la opción de “Búsquedas sugeridas”, haga clic en la categoría, “Personal”.

De clic en el botón, “Crear”.

De clic en la opción, “Nuevo”.

Para finalizar haga clic en el botón “Cerrar”, de la Barra de control.

Observe que nuevamente aparece la pantalla inicial de “Excel 2016”.

Haga clic en “Libro en blanco”.

Haga clic en el icono “Iniciar sesión”, para finalizar esta lección.

Convierta sus libros de Excel a PDF y XPS

Para empezar, presione la combinación de teclas “Ctrl” “A”.

Cerrar un archivo y la herramienta de Autorecuperación

Haga clic en la pestaña “Archivo”.

Haga clic en la carpeta, “OneDrive de” y observe que aparece su nombre.

Para finalizar, haga clic en el icono “Enviar”.

Oprima la tecla “Shift” y de clic en la celda “H9”.

De clic en la celda “E9” presionando la tecla “Shift”.

Observe como se ha cambiado el tamaño de la fuente utilizando estos comandos.

De clic en el comando, “Alinear en el centro”.

Oprima la tecla “Shift” y de clic en la celda “F24”.

Oprima la tecla “Control” y de clic en la celda “E19”.

Haga clic en el comando “Ajustar texto”.

Combine y divida celdas

Note que en la celda “G3” aparece el texto como estaba inicialmente.

Elija el formato de las celdas

Observe que el rango de celdas seleccionado se ha ajustado a un formato de hora.

Observe que automáticamente al rango de celdas seleccionado se le ha dado un formato de “Moneda” y se le

Haga clic en la opción “Una fecha” de la nueva lista desplegable.

De la lista desplegable, elija la opción “Este mes”. De clic en “Aceptar”.

A continuación, se modificará la información de una celda y podrá observar lo que ocurre.

Por tanto, la celda queda sin color.

Oprima la tecla “Shift” y seleccione la celda “F27

Note cómo ha cambiado el color del contenido de las celdas.

Digite las palabras “EN CAMPO” y de clic a la tecla “Enter”.

Haga clic en el comando “Insertar” y oprima la tecla de desplazamiento hacia la derecha.

Note cómo las dos columnas quedan seleccionadas paralelamente.

Ahora, haga clic en el comando “Eliminar” y oprima la tecla de desplazamiento a la derecha.

De la nueva lista desplegable, haga clic en la opción “Ocultar filas”.

Ahora, de clic en el “Selector” de hoja de cálculo.

Vaya a la celda “F18” y haga clic derecho.

Note que las celdas que se habían ocultado, nuevamente se muestran.

Cambie el alto y ancho de las filas y columnas

Organice las hojas

Agregue un cálculo rápido a la tabla de datos

Ahora verá otra función del comando “Autosuma”, “Contar números”.

Haga clic en el icono “Ordenar” de la ventana de advertencia.