EL ALIADO EN SU EDIFICIO

MB ingeniería HP S.A.S NIT 9011471356

Elaboración Documentos Empresariales

Erika Johana Mahecha Montero

Melany Daniela Cardona Ardila

Daniela Isabel Fernández Arias

Sharon Alexandra Valderrama Forero

Centro de Gestión Administrativa, Servicio Nacional de Aprendizaje

2278814: Gestión administrativa

Instructora. Diana Lorena Cruz Aguilar

07 de octubre de 2021

Dirección: 24 N°74 A – 16 Bodega: Carrera 65 N° 4D – 64 Celular: 3113086541

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Correo: gerencia@mbingenieriaph.com.co Gernecia.comercial@mbingenieriaph.com.co
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1. Consulte el concepto de tipos documentales.

Carta: la carta documento es un servicio mediante el cual se envía una carta a
través de una empresa de servicios de correos y que posee valor legal o valor
fedatario, es decir, se deja plena fe de que el contenido de la misma fue comunicado
al destinatario por el remitente.
Memorandos: son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir
información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales,
nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la
organización.
Circulares: comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o
texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
Actas: las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son
documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el
momento de su creación.
Informes: la expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados
autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas
internas de la organización.
Certificados: el certificado es un documento de carácter probatorio, público o
privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne
(acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto
judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial).
Constancias: la constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere
solemnidad, puede ser personal.
Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:
- tiempo de servicio,
- experiencia,
- salarios u honorarios,
- clases de trabajo,
- jornada laboral,
- cumplimiento de comisiones y
- comportamiento del trabajador, entre otros.
Hoja de vida corporativa: es la relación de los datos personales, la información
laboral, académica y las experiencia y competencias de una persona, que registra y
conserva la organización a la cual ésta se encuentra vinculada laboralmente.

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Sobres comerciales: el sobre tiene el propósito de ser la cubierta de los

documentos, para su entrega o envío.
Mensajes electrónicos: el mensaje electrónico es un sistema que permite
intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a
través de la Internet. Este medio se puede utilizar para enviar adjuntos como cartas,
memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la
sustentación del contenido, razón por la cual se recomienda tener en cuenta las
disposiciones de esta guía para cada uno de estos casos.
Tarjetas protocolarias: estas tarjetas forman parte de las comunicaciones
organizacionales escritas para el manejo de las relaciones públicas y de negocios.
Proyectan no sólo la imagen corporativa, sino también la de los ejecutivos y de
aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta, venta de bienes y
servicios.
2. Mencione los objetivos de la comunicación escrita.
El objetivo principal de la comunicación escrita es no únicamente el de dar a
informar, sino que además debe cumplir con el proceso comunicativo. Busca la
manera de facilitar la amplia difusión del mensaje, informar a una población
específica sobre un tema determinado que puede llegar a lugares remotos.

 Establecer una comunicación, en la que el mensaje pueda ser fijado en un

soporte y dure mucho tiempo.
 Facilitar la difusión del mensaje.
 Servir como una estrategia, que sea clara y precisa al momento de
comunicar.
 Ampliar la difusión del mensaje, mediante la reproducción y copia de los
textos.
 Otorgar al emisor la posibilidad de dirigir su mensaje a lugares remotos y
desconocidos.
3. Defina que es una comunicación oficial.
La comunicación oficial es toda aquella comunicación recibida y/o emitida por la
empresa en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independiente mente del medio utilizado.
Ejemplo: resoluciones, cartas, circulares etc.
4. Mencione que documentos maneja la empresa en la cual se encuentra
realizando su proyecto.
Contratos: la microempresa MB Ingeniería PH están constantemente firmando todo
tipo de contratos, con proveedores, entidades financieras, contratos de alquiler, etc.
Licencias y permisos de la empresa: en la microempresa se utiliza las licencias de
actividades y permisos medioambientales.

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Documentos fiscales: la Agencia Tributaria puede requerir documentos que

justifiquen los datos reflejados en las liquidaciones tributarias y de impuestos, tales
como facturas, tickets de gastos y otros justificantes.
Carta: es un medio de comunicación escrito que utiliza la organización por un emisor
(remitente) y enviado a un receptor (destinatario).
Actas: es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión
y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma.
Informes: es un escrito que tiene como fin comunicar y dar cuenta de una situación
desde diferentes perspectivas, es decir, de algo sobre lo que se está realizando una
investigación exhaustiva en la microempresa.
Certificados: es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un
determinado hecho en la microempresa.
Mensajes electrónicos: es una forma de enviar mensajes, gráficos o cartas
electrónicas de un computador a otro.

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