TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CENTRO EDUCATIVO LA MARINA

FORMATO T.R.D. (VERSION ACTUALIZADA) NUMERO DE PAGINA REGISTRO DE ELABORACION AÑO

CENTRO EDUCATIVO LA MARINA HOJA : 1 DE: 9 DIA 3 MES 12 2015

RECTORÍA
RETENCION DISPOSICION FINAL
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARC. ARC,
OBSERVACIONES
CT E M S
GESTION CENTRAL

O100 ACTOS ADMINISTRATIVOS

O101 RESOLUCIONES DE RECTORÍA 1 AÑO 10 AÑOS X Recibirán tratamiento de documento histórico.

O1O2 RESOLUCIONES DE CONSEJO DIRECTIVO 1 AÑO 10 AÑOS X Recibirán tratamiento de documento histórico.

O103 RESOLUCIONES DE CONSEJO ACADÉMICO 1 AÑO 10 AÑOS X Recibirán tratamiento de documento histórico.

O104 ACUERDOS DE CONSEJO DIRECTIVO 1 AÑO 10 AÑOS X Recibirán tratamiento de documento histórico.

O105 ACUERDOS DE CONSEJO ACADÉMICO 1 AÑO 10 AÑOS X Recibirán tratamiento de documento histórico.

O106 CIRCULARES NORMATIVAS 1 AÑO 10 AÑOS X Recibirán tratamiento de documento histórico.

O1O7 REGLAMENTO INSTITUCIONAL 5 AÑOS 10 AÑOS X Recibirán tratamiento de documento histórico.

O1O8 REGLAMENTO CONSEJO DIRECTIVO 5 AÑOS 10 AÑOS X Recibirán tratamiento de documento histórico.

O2OO ACTAS

O2O1 DE CONSEJO DIRECTIVO 1 AÑO 10 AÑOS X Recibirán tratamiento de documento histórico.

O2O3 DE CONSEJO DE PADRES 1 AÑO 10 AÑOS X Recibirán tratamiento de documento histórico.

O2O4 DE CONSEJO ACADEMICO 1 AÑO 10 AÑOS X Recibirán tratamiento de documento histórico.

O300 INFORMES

O301 DE GESTIÓN 1 AÑO 10 AÑOS X Cumplidos los períodos de conservación podrán eliminarse.

Convenciones: CT: Conservación Total E: Eliminación M:Microfilmación u otros S: Selección

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RECTORÍA
RETENCION DISPOSICION FINAL
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO OBSERVACIONES
CT E M S
GESTION CENTRAL
03O3 DE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL 1 AÑO 10 AÑOS Cumplidos los períodos de conservación podrán eliminarse.

O400 PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS

O401 PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL Permanente Recibirán tratamiento de documento histórico.

O402 PLAN DE ACCIÓN: POA 1 AÑO 10 AÑOS Recibirán tratamiento de documento histórico.

O403 PRESUPUESTO ANUAL 1 AÑO 10 AÑOS Recibirán tratamiento de documento histórico.

O404 CALENDARIO ACADÉMICO 1 AÑO 10 AÑOS Recibirán tratamiento de documento histórico.

O405 CRONOGRAMA 1 AÑO 10 AÑOS Recibirán tratamiento de documento histórico.

O407 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1 AÑO 10 AÑOS Recibirán tratamiento de documento histórico

O410 PLAN ANUAL DE INVERSIONES POAI

O411 GESTION DE CALIDAD 1 AÑO 10 AÑOS Recibirán tratamiento de documento histórico.

Convenciones: CT: Conservación Total E: Eliminación M:Microfilmación u otros S: Selección

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RECTORÍA
RETENCION DISPOSICION FINAL
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO OBSERVACIONES
CT E M S
GESTION CENTRAL

O408 MANUAL DE CONVIVENCIA 1 AÑO Recibirán tratamiento de documento histórico.

O700 CONTRATOS
DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
*Certificado de disponibilidad presupuestal
*Certificado de contraloría
Cumplidos los tiempos de retención se seleccionarán los de
O701 *Certificado Dian 2 AÑOS 30 AÑOS X
moyor cuantía para conservación total.
*Publicación en
*Pólizas de garantía
*Registro preupuestal
*Otrosí
DE OBRA CIVIL
*Publicación
*Polizas de Garantía
*Pago impuesto de timbre
*Oferta proveedor ganador
*Recomendaciones técnicas
Cumplidos los tiempos de retención se seleccionarán los de
O702 *Registro presupuestal 2 AÑOS 30 AÑOS X
moyor cuantía para conservación total.
*Acta de iniciación
*Actas parciales
*Suspenciones
*Reinicios
*Conciliaciones
*Liquidaciones
*Otrosí
DE SUMINISTROS
*Publicación
*Pólizas de garantía
*Pago impuesto de timbre
*Oferta proveedor ganador
*Recomendaciones técnicas
*Registro presupuestal Cumplidos los tiempos de retención se seleccionarán los de
O703 2 AÑOS 30 AÑOS X
moyor cuantía para conservación total.
*Acta de iniciación
*Actas parciales
*Suspenciones
*Reinicios
*Conciliaciones
*Liquidaciones
*Otrosí
CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES
*Póliza de anticipo
O704 *Póliza de cumplimiento 1 AÑO 10 AÑOS
*Acta de iniciación
*Informes de avance
*Acta de culminación
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Convenciones: CT: Conservación Total E: Eliminación M:Microfilmación u otros S: Selección

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TALENTO HUMANO
RETENCION DISPOSICION FINAL
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARC. ARC.CENT OBSERVACIONES
CT E M S
GESTION RAL
O400 PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS
O413 Plan de Inducción 1 AÑO X Cumplidos los períodos de conservación podrán eliminarse.

O200 ACTAS
O213 HISTORIAL 1 AÑO 20 AÑOS X Cumplidos los períodos de conservación podrán eliminarse.

HISTORIAS LABORALES
*Contrato
*Oficio de notificación
*Oficio de aceptación de nombramiento
*Documentos de identificación
*Formato único de Hoja de Vida
*Certificados de estudio y experiencia Luego de un año del retiro del empleado se enviarán al archivo
O501 *Pasado Judicial 1 AÑO 100 AÑOS X central para conservación durante el tiempo estipulado por la ley.
Posteriormente podrán eliminarse.
*Certificado de antecedentes fiscales
*Certificado de antecedentes disciplinarios
*Declaración de Bienes y Rentas
*Certificado de aptitud laboral
*Afiliaciones pensión, salud, cesantías etc.
*Actos sobre situación administrativa
*Evaluación del desempeño
*Acto administrativo de desvinculación
NOVEDADES AUSENTISMO Y HORAS EXTRAS

O603 1 AÑO 10 AÑOS Cumplidos los períodos de conservación podrán eliminarse.

Convenciones: CT: Conservación Total E: Eliminación M:Microfilmación u otros S: Selección

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REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO

RETENCION DISPOSICION FINAL

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO OBSERVACIONES
CT E M S
GESTION CENTRAL
O200 ACTAS
O213 Historial 1 60 X Se dará tratamiento histórico
HISTORIAS ACADÉMICAS

*Inscripción
*Registro civil de nacimiento Luego de un año de la desvinculación del estudinte, se enviarán
O502 1 AÑO 60 AÑOS X al archivo central durante el tiempo aproximado de vida del
*Fotocopia autenticada del documento de identidad mismo. Luego podrán eliminarse.
*Fotocopia de la EPS
*Notas
*Acta de Grado

O604 REGISTRO DE NOTAS 1 AÑO 10 AÑOS X Cumplidos los períodos de conservación podrán eliminarse.

Convenciones: CT: Conservación Total E: Eliminación M:Microfilmación u otros S: Selección

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FORMATO T.R.D. (VERSION ACTUALIZADA) NUMERO DE PAGINA REGISTRO DE ELABORACION AÑO

CENTRO EDUCATIVO LA MARINA HOJA : 6 DE: 9 DIA 3 MES 12 2015

COORDINACIÓN DISCIPLINARIA
RETENCION DISPOSICION FINAL
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO OBSERVACIONES
CT E M S
GESTION CENTRAL
200 ACTAS
207 Actas de comité técnico 1 AÑO 5 AÑOS X Cumplidos los períodos de conservación podrán eliminarse.

O600 REPORTES
O605 HORARIO DE CLASE 1 AÑO 5 AÑOS X Cumplidos los períodos de conservación podrán eliminarse.

CONTROL DE ASISTENCIA Y REGISTRO DE CLASES

O606 1 AÑO 5 AÑOS X Cumplidos los períodos de conservación podrán eliminarse.
*Permisos , Excusas

PROCESOS DISCIPLINARIOS
*Queja
*Delegación al competente
O801 *Auto de apertura 1 AÑO 10 AÑOS X Cumplidos los períodos de conservación podrán eliminarse.
*Indagación preliminar
*Auto de cargos
*Contestación al auto de cargos
*Investigación
Convenciones: CT: Conservación Total E: Eliminación M:Microfilmación u otros S: Selección
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COORDINACIÓN ACADÉMICA

RETENCION DISPOSICION FINAL

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO OBSERVACIONES
CT E M S
GESTION CENTRAL

O200 ACTAS
O203 CONSEJO ACADÉMICO 1 AÑO 5 AÑOS X

O204 COMISIONES DE EVALUACIÓN Y PROMOCIÓN 1 AÑO 5 AÑOS X Recibirán tratamiento de documento histórico.

O206 REUNIÓN DE PROFESORES 1 AÑO 5 AÑOS X Recibirán tratamiento de documento histórico.

O212 DE IZADAS DE BANDERA 1 AÑO 5 AÑOS X Recibirán tratamiento de documento histórico.

O300 INFORMES
O304 PRUEBAS SABER 1 AÑO 5 AÑOS X Recibirán tratamiento de documento histórico.

O309 ACADÉMICO POR PERIODOS 1 AÑO 5 AÑOS X Recibirán tratamiento de documento histórico.

O406 PROYECTOS PEDAGÓGICOS (Obligatorios) 1 AÑO 5 AÑOS X Recibirán tratamiento de documento histórico.
Luego de seis años de conservación se seleccionarán los mas
O409 PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 1 AÑO 5 AÑOS X
completos

O607 REPORTES DE ASIGNACIONES ACADÉMICAS 1 AÑO 10 AÑOS X Cumplidos los períodos de conservación podrán eliminarse.

Cumplidos el período de conservación en archivo de gestión

1401 EVALUACIONES DOCENTES 3 AÑOS X
podrán eliminarse.

Convenciones: CT: Conservación Total E: Eliminación M:Microfilmación u otros S: Selección

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CONTABILIDAD

RETENCION DISPOSICION FINAL

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES OBSERVACIONES

ARCHIVO ARCHIVO CT E M S
GESTION CENTRAL

O600 REPORTES
Fespues de seis años de retención se eliminan para
O601 Inventarios Bienes Muebles 1 año 5 años X
reemplazarlos por los nuevos

O602 Inventarios bienes inmuebles 1 año 5 años X Reciben tratamiento histórico

Cumplidos los períodos de retención que establece la ley esta

O901 BALANCE GENERAL 2 AÑOS 15 AÑOS X
serie podrá eliminarse.

1000 CONCILIACIONES
Cumplidos los períodos de retención que establece la ley esta
1001 BANCARIAS 2 AÑOS 15 AÑOS X
serie podrá eliminarse.

1100 LIBROS
Cumplidos los períodos de retención que establece la ley esta
1101 AUXILIAR DE BANCOS 2 AÑOS 15 AÑOS X
serie podrá eliminarse.
Cumplidos los períodos de retención que establece la ley esta
1102 AUXILIAR DE CUENTAS 2 AÑOS 15 AÑOS X
serie podrá eliminarse.
Cumplidos los períodos de retención que establece la ley esta
1103 MAYOR Y BALANCES 2 AÑOS 15 AÑOS X
serie podrá eliminarse.
Cumplidos los períodos de retención que establece la ley esta
1104 AUXILIAR DE CAJA 2 AÑOS 15 AÑOS X
serie podrá eliminarse.

1200 NOTAS
Cumplidos los períodos de retención que establece la ley esta
1201 DÉBITO 2 AÑOS 15 AÑOS X
serie podrá eliminarse.
Cumplidos los períodos de retención que establece la ley esta
1202 CRÉDITO 2 AÑOS 1 5 AÑOS X
serie podrá eliminarse.
Cumplidos los períodos de retención que establece la ley esta
1203 CONTABLES 2 AÑOS 15 AÑOS X
serie podrá eliminarse.
Cumplidos los períodos de retención que establece la ley esta
1204 BANCARIAS 2 AÑOS 15 AÑOS X
serie podrá eliminarse.

Convenciones: CT: Conservación Total E: Eliminación M:Microfilmación u otros S: Selección

 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
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FORMATO T.R.D. (VERSION ACTUALIZADA) NUMERO DE PAGINA REGISTRO DE ELABORACION AÑO

CENTRO EDUCATIVO LA MARINA HOJA : 9 DE: 9 DIA 3 MES 12 2015

CONTABILIDAD

RETENCION DISPOSICION FINAL

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO OBSERVACIONES
CT E M S
GESTION CENTRAL
O200 ACTAS
Fespues de seis años de retención se eliminan para
O214 Actas de entrega 1 año 5 años X
reemplazarlos por los nuevos
O300 INFORMES
Fespues de seis años de retención se eliminan para
O302 Rendición de cuentas 1 año 5 años X
reemplazarlos por los nuevos
O400 PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS
Fespues de seis años de retención se eliminan para
O412 Plan de mantenimiento anual 1 año 5 años X
reemplazarlos por los nuevos

O500 HISTORIAS

O503 Historias de equipos de cómputo 1 año X Luego de un año de la baja de equipopodrán eliminarse

Cumplidos los períodos de retención que establece la ley esta

1205 BOLETÍN DE CAJA Y BANCOS 2 AÑOS 15 AÑOS X
serie podrá eliminarse.

1300 DOCUMENTOS CONTABLES

ORDEN DE PÁGO
*Certificado de disponibilidad presupuestal
*Recibos de caja menor
*Actas de
interventoría
Cumplidos los períodos de retención que establece la ley esta
1301 *Factura 2 AÑOS 15 AÑOS X
serie podrá eliminarse.
*Comprobante de egreso
Registro Presupuestal

Coomprobantes de pagos a Personas Naturales

Órdenes de suminstro
Cumplidos los períodos de retención que establece la ley esta
1302 CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES 2 AÑOS 5 AÑOS X
serie podrá eliminarse.

Convenciones: CT: Conservación Total E: Eliminación M:Microfilmación u otros S: Selección

 CODIGO
CLASE SERIE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
01 00 ACTOS ADMINISTRATIVOS
01 01 RESOLUCIONES DE RECTORÍA
01 02 RESOLUCIONES DE CONSEJO DIRECTIVO
01 03 RESOLUCIONES DE CONSEJO ACADÉMICO
01 04 ACUERDOS DE CONSEJO DIRECTIVO
01 05 ACUERDO DE CONSEJO ACADÉMICO
01 O6 CIRCULARES NORMATIVAS
01 07 REGLAMENTO INSTITUCIONAL
01 08 REGLAMENTO CONSEJO DIRECTIVO
02 00 ACTAS
02 01 CONSEJO DIRECTIVO
02 02 CONSEJO ACADÉMICO
02 03 CONSEJO DE PADRES
02 04 COMISIONES DE EVALUACIÓN Y PROMOCIÓN
02 05 COMITÉ DE ARCHIVO
02 06 REUNIÓN DE PROFESORES
02 07 DE COMITÉ TÉCNICO
02 08 DE PÉRDIDA DE LIBROS

02 09 DE RECUPERACIÓN DE LIBROS

02 10 DE INGRESO DE LIBROS

02 11 DE PRÉSTAMOS INTERBIBLIOTECARIOS

02 12 DE IZADAS DE BANDERA
02 13 HISTORIAL
02 14 ACTAS DE ENTREGA
02 15 ACTA (LIBRO) REGISTRO NOVEDADES
03 00 INFORMES
03 01 DE GESTIÓN

03 02 DE RENDICIÓN DE CUENTAS

03 03 DE AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL

03 04 PRUEBAS SABER

03 05 SALUD LABORAL

03 06 ACADEMICOS POR PERIODOS

04 00 PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

04 01 PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL

04 02 PLAN DE ACCIÓN POA

04 03 PRESUPUESTO ANUAL

04 04 CALENDARIO ACADÉMICO

04 05 CRONOGRAMA

04 06 PROYECTOS PEDAGOGICOS

04 07 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

04 08 MANUAL DE CONVIVENCIA

04 09 PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

04 10 PLAN ANUAL DE INVERSIONES POAI

04 11 GESTION DE CALIDAD

04 12 PLAN DE MANTENIMIENTO ANUAL

04 13 PLAN DE INDUCCIÓN

05 00 HISTORIAS

05 01 HISTORIAS LABORALES

05 02 HISTORIAS ACADÉMICAS

06 00 REPORTES

06 01 INVENTARIO BIENES MUEBLES

06 02 INVENTARIO BIENES INMUEBLES

06 03 NOVEDADES, AUSENTISMO Y HORAS EXTRAS

06 04 REGISTRO DE NOTAS

06 05 HORARIO DE CLASE

06 06 CONTROL DE ASISTENCIA Y REGISTRO DE CLASES

06 07 ASIGNACIONES ACADÉMICAS

06 08 INVENTARIO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

06 09 BASE DE DATOS EGRESADOS

06 10 SIMAT
07 00 CONTRATOS

07 01 DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

07 02 DE OBRA CIVIL

07 03 CONVENIOS DE SUMINISTROS

07 04 CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES
08 00 PROCESOS JURÍDICOS
08 01 PROCESOS DISCIPLINARIOS
O9 OO DOCUMENTOS FINACIEROS
O9 O1 BALANCE GENERAL
10 00 CONCILIACIONES
10 01 BANCARIAS
11 00 LIBROS
11 01 AUXILIAR DE BANCOS
11 02 AUXILIAR DE CUENTAS
11 03 MAYOR Y BALANCES
11 04 AUXILIAR DE CAJA
12 00 NOTAS
12 01 DÉBITO
12 02 CRÉDITO
12 03 CONTABLES
12 04 BANCARIAS
12 05 BOLETÍN DE CAJA Y BANCOS
13 00 DOCUMENTOS CONTABLES
13 01 ORDEN DE PAGO *Certific
13 02 CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES
14 00 FORMATOS ESPECIALES
14 01 EVALUACIONES DOCENTES
*Certificado de disponibilidad presupuestal *Recibos de
*Recibos de ca