MGC 4.

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Manual de Fecha de
2012-10-08 
Gestión de la Inicio
Fecha de
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4. REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTION Página

DOCUMENTO CONTROLADO
CONTROL DE REGISTROS
Copia Controlada No. : 1

Nombre Puesto Firma Fecha

Elaboró Ing. Roberto Santos Jefe del

: Departamento
de Calibración

Revisó: Ing. Wendy Abad Coordinador de

Calidad del
Departamento
de Calibración

Aprobó: Ing. Marco Valencia Gerente

General

Localización del documento: Departamento de Calibración CONTROL

SOLUTIONS FOR THE PROCESS INDUSTRIES CONTROL CIA. LTDA.

Control de Cambios
Fecha de
Revisió Descripción del cambio Revis
Estado Inicio de Realizó Aprobó
n realizado ó
vigencia
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4.13 Control de los Registros

4.13.1 Generalidades

4.13.1.1 El Departamento de Calibración mantiene el procedimiento DRC-

PAD 02 para la identificación, la codificación, la recopilación, el acceso, el
archivo, el almacenamiento, el mantenimiento y la disposición de los registros
técnicos y los registros de calidad. El Departamento de Calibración incluye
como parte de los registros los informes de auditorías internas y revisiones por
la dirección, así como los registros de las acciones preventivas y correctivas,
etc.

4.13.1.2 Todos los registros son legibles, y son almacenados y mantener de

tal manera que son fácilmente recuperables, en lugares que proveen un
ambiente favorable para prevenir daño o deterioro y prevenir pérdida. El
Departamento de Calibración ha establecido un período de 5 años de
conservación de los registros salvo que el cliente solicite un plazo mayor o la
legislación así lo establezca y mantiene una lista de los registros que se
generan en el Sistema de Gestión de la Calidad.

4.13.1.3 El Departamento de Calibración guarda los registros con seguridad y

confidencialidad (procedimiento DRC-PAD 02).

4.13.1.4 El DRC considera únicamente registros aquellos que se encuentran

en papel, pero sin embargo mantiene respaldos de algunos de ellos en medios
electrónicos. El procedimiento DRC-PT 02 da lineamientos para proteger y
respaldar los registros almacenados electrónicamente y para prevenir el
acceso no autorizado o modificación de estos registros. El tipo de conservación
de los registros electrónicos es el mismo establecido para los registros en
papel.
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4.13.2 Registros técnicos

4.13.2.1 El Departamento de Calibración conserva registros de las

observaciones originales, de datos derivados y de información suficiente para
establecer un protocolo de control, de los registros de calibración, de los
registros del personal que realizó las calibraciones y una copia de cada
certificado de calibración o informe técnico emitido.
El tiempo de conservación de estos registros será como lo expuesto en el
numeral 4.13.1.2.
Los registros correspondientes a cada calibración denominados protocolos de
calibración incluyen información suficiente para facilitar, en la medida de lo
posible, la identificación de los factores que afectan a la incertidumbre y para
poder repetir la calibración en condiciones lo más cercanas posibles a las
originales.

Los registros indican la identidad del personal responsable de la realización de

las calibraciones y de la persona que verifica los resultados (DRC-PAD 03).

Nota: Los registros técnicos del Departamento de Calibración contienen datos

e información resultante de la realización de las calibraciones y permite saber
si han alcanzado parámetros de calidad o del proceso. Estos registros pueden
incluir, protocolos (calibración, control de equipos), certificados e informes de
calibración externos o internos (ver procedimiento DRC-PAD 03).

4.13.2.2 Las observaciones, los datos y los cálculos son registradas sobre el
momento de hacerlos y se relacionan con el trabajo en cuestión.

4.13.2.3 Cuando ocurren errores en los registros, cada error es tachado, pero
sin borrarlo ni hacerlo ilegible ni eliminarlo, e introduciendo al lado el valor
correcto. Todo este tipo de modificaciones de los registros técnicos son
firmados o la sumilla de la persona que ha realizado la corrección. En el caso
de los registros conservados en medios electrónicos, el procedimiento DRC-PT
03 adopta medidas equivalentes para evitar la destrucción o modificación de
los datos originales.
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DOCUMENTOS APLICABLES
 DRC-PAD 03 Procedimiento para control de registros
 DRC-PT 03 Procedimiento para proteger documentos y registros
almacenados electrónicamente