PROGRAMACIÓN - 27112020 - Guia

Equipo Funcional – Grupo de Gestión de Información
SMSE
Vivian Elizabeth Arias Hernández

Alba Jasbleidi Barrera Castro
Dirección General Departamento Nacional de
Jennifer Gómez Martín
Planeación
Luis Alberto Rodríguez Ospino Wilmar Fernando Erazo Erazo
Oscar Fabian Paez Rodríguez
Subdirección General Territorial Claudia Milena Rojas Castillo
Amparo García Montaña
Dirección de Vigilancia de las Regalías Equipo de Tecnología

Omar Felipe Rangel Martinez
Adneris Aparicio Florez
Subdirección de Monitoreo, Seguimiento, y James Holman Rivera
Evaluación Paulo Andres Gil Ramirez
Maria del Carmen López Herrera Martha Lucia Cardenas Soto
Norberto Gómez Lozano
Nayibe Elena Fuentes Parada
Jofre Ancizar Manchola Martinez
Luis Jorge Orozco Cabra
Juan Carlos Pedreros Cruz
Fernando Alberto Tarazona Claro
Rodrigo Andrés Motta Medellín
Ingrid Johanna Gómez Hernández
Martha Liliana Silva Rojas
Ricardo Favio González Herrera
Manual de Usuario Fecha: 02/11/2020
MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

Programación Página 3 de 82
CONTROL DE VERSIONES
Versión Fecha Descripción Autores
Se crea manual de usuario, se incorporan las
Grupo Gestión de
0.0 02/11/2020 funcionalidades hasta el momento desarrolladas en la
Información -DVR.
ejecución del proyecto Gesproy 3.0

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................ 6
1. SECCIÓN HITOS DEL PROYECTO ................................................................................................................ 7
1.1 HITOS ........................................................................................................................................................ 7
1.1.1 INFORMACIÓN REQUERIDA PARA EL REGISTRO .................................................................................................... 7
1.1.2 PASO A PASO PARA EL REGISTRO...................................................................................................................... 8
1.1.2.1 PROGRAMAR HITOS CONTRATACIÓN ........................................................................................................... 8
1.1.2.2 PROGRAMAR EVENTOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA ................................................................................ 11
1.2 SUPERVISIÓN ................................................................................................................................................ 14
1.2.1 INFORMACIÓN REQUERIDA PARA EL REGISTRO .................................................................................................. 15
1.2.2 PASO A PASO PARA EL REGISTRO.................................................................................................................... 15
2. SECCIÓN ALCANCE .................................................................................................................................. 16
2.1 ALCANCE .................................................................................................................................................. 17
2.1.1 Información requerida para el registro ............................................................................................ 17
2.1.2 Paso a paso para el registro .............................................................................................................. 19
2.2 INDICADORES PRINCIPALES DEL PROYECTO ....................................................................................................... 21
2.2.1 Información requerida para el registro ............................................................................................ 21
2.2.2 Paso a paso para el registro .............................................................................................................. 21
3. SECCIÓN PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES .......................................................................................... 22
3.1 ENTIDAD EJECUTORA ES LA MISMA ENTIDAD DESIGNADA PARA CONTRATAR LA INTERVENTORÍA .................................. 22
3.1.1 Metodología 1 (método tradicional) ................................................................................................ 23
3.1.1.1 Información requerida para el registro ........................................................................................ 23
3.1.1.2 Paso a paso para el registro ......................................................................................................... 23
3.1.1.2.1 Cargue programación inicial .................................................................................................... 23
3.1.1.2.2 Cargue Reprogramación .......................................................................................................... 31
3.1.2 Metodología 2 (Nueva) ..................................................................................................................... 38
3.1.2.1 Información requerida para el registro ........................................................................................ 42
3.2 ENTIDAD EJECUTORA ES DIFERENTE A LA ENTIDAD DESIGNADA PARA CONTRATAR LA INTERVENTORÍA
70
3.2.1 ENTIDAD EJECUTORA ......................................................................................................................... 70
3.2.1.1 Metodología 1 (método tradicional) ............................................................................................ 71
3.2.1.2 Metodología 2 (Nueva) ................................................................................................................ 71
3.2.2 ENTIDAD DESIGNADA PARA CONTRATAR LA INTERVENTORÍA ........................................................... 72
3.3. ENTIDAD EJECUTORA ES DIFERENTE A LA ENTIDAD DESIGNADA PARA REALIZAR LA SUPERVISIÓN ..... 75
3.3.1. ENTIDAD EJECUTORA (NATURALEZA PRIVADA) .............................................................................. 75
3.3.1.1. Metodología 1 (método tradicional) ............................................................................................ 75
3.3.1.2. Metodología 2 (Nueva) ................................................................................................................ 76
3.3.2. ENTIDAD DESIGNADA PARA REALIZAR LA SUPERVISIÓN ................................................................ 77
3.3.2.1. Paso a paso para el registro ......................................................................................................... 79

3.4. Indicadores de desempeño en la eficiencia...................................................................................... 82

3.4.1. INDICADORES DE DESEMPEÑO ENTIDAD EJECUTORA DIFERENTE A ENTIDAD INTERVENTORA /
SUPERVISORA ................................................................................................................................................. 82

INTRODUCCIÓN
El módulo de programación se compone de tres secciones, en la cuales se pueden programar los hitos (Punto de
referencia importantes en el proyecto), definir el alcance y programar las actividades del proyecto a través de la
metodología seleccionada.
Este manual es una guía con el paso a paso para el registro de la información en las diferentes secciones del
módulo y está dirigido a los diferentes usuarios del aplicativo, en cada parte del manual se explica cuál es el perfil
del usuario requerido para poder ingresar la información solicitada.

1. Sección Hitos del proyecto

En esta sección se programan los hitos de la contratación y los asociados a los eventos de control social, los cuales
se visualizan en la línea de tiempo junto con la fecha de la aprobación y del certificado de cumplimiento de
requisitos de ejecución. Así mismo, se registra la información de la supervisión del proyecto, de la persona
asignada por la entidad para realizar la gerencia del proyecto.
Imagen 1: Sección hitos del proyecto
1.1 Hitos
Corresponde a los eventos que son importantes tener en cuenta en la programación de la ejecución de las
actividades del proyecto relacionados con fecha de aprobación, fecha del certificado de cumplimiento de
requisitos de ejecución, contratación y participación ciudadana.
1.1.1 Información requerida para el registro

Para la programación de los hitos de contratación el responsable del proyecto debe contar con información de
las modalidades de contratación que serán utilizadas para seleccionar a los contratistas del proyecto y las fechas
previstas de apertura de los procesos precontractuales, toda vez que con esta información el sistema calcula el
tiempo estimado de la suscripción del primer contrato, visualizando así en la línea de tiempo del proyecto la
apertura del primer proceso precontractual y el primer contrato suscrito.
Para los hitos asociados a participación ciudadana definir las fechas previstas en los cuales se realizarán estos
ejercicios de acuerdo con estado de la ejecución del proyecto: inicio, seguimiento(s) y cierre.
El hito relacionado con la “Fecha de aprobación” migra de la información registrada en el aplicativo SUIFP-SGR y
el asociado a “Fecha del certificado del cumplimiento de requisitos de ejecución” de la información registrada en
la sección aprobación.

1.1.2 Paso a paso para el registro

1.1.2.1 Programar Hitos Contratación
Paso 1: Dar clic en el botón “Programar Hitos Contratación”, se despliega una ventana en donde se crea la
programación, dando clic en “Crear programación”.
Imagen 2: Programar hitos contratación
Imagen 3: Crear programación


Paso 2: Se despliega un formulario donde se registran los siguientes campos para cada modalidad que será
utilizada para la contratación:
• Modalidad de Contratación: Se despliega una lista en donde se selecciona la modalidad que será
utilizada para la contratación en la ejecución del proyecto.
• Número procesos precontractuales: Corresponde al número de procesos que serán realizados a través
de la modalidad de contratación seleccionada.
• Menor fecha estimada: Corresponde a la fecha prevista de apertura del primer proceso contractual que
se realizará con esa modalidad de contratación. La cual no puede ser anterior a la fecha en la que se está
registrando la información.
Una vez registrada la información dar clic en el botón “Guardar” y realizar nuevamente el proceso para cada una
de las modalidades de contratación.
De esta forma en la venta “Programación de hitos para la contratación” se muestra el listado de las modalidades
registradas y al dar clic en “Cerrar”, se visualizarán en la sección hitos y en la línea de tiempo del proyecto, la
fecha de suscripción del primer contrato y la fecha de apertura del primer proceso precontractual, la fecha de
aprobación y la fecha del certificado de cumplimiento de requisitos de ejecución.
Imagen 4: Adicionar Programación


Imagen 5:
Programación de hitos para la Contratación
Imagen 6: Hitos del proyecto

Si se requiere eliminar o editar los hitos de la contratación, dar clic en “Programar Hitos Contratación”, en el icono
en forma de X se eliminan y en el icono en forma de lápiz se editan.

Imagen 7: Eliminar o editar Hitos Contratación
Imagen 8: Eliminar o editar Hitos Contratación
1.1.2.2 Programar Eventos de Participación Ciudadana
Paso 1: Dar clic en el botón “Programar Hitos de Participación Ciudadana”, se despliega una ventana en
donde se debe registrar la siguiente información:
• Hito: Seleccionar de la lista desplegable el evento de participación ciudadana a realizar, teniendo en cuenta
que las auditorias visibles, los comités de obra participativa y las mesas técnicas participativas, son
metodologías diseñadas por el DNP para promover el control social y que pueden ser utilizadas por las
entidades territoriales y ejecutoras de proyectos SGR. A continuación, se presenta la definición de cada uno
de los tipos de eventos:
1. Auditorias visibles: Audiencia pública presencial, como acto público, de acceso libre y ampliado, de
encuentro de personas naturales o jurídicas. Esta metodología se puede implementar para cualquier
proyecto, y se sugiere aplicar en la etapa de ejecución del proyecto.
2. Comités de obra participativa: Consiste en hacer el ejercicio de control social en el mismo momento del
recorrido al área de ejecución del proyecto objeto de esta metodología. Es aplicable en cualquier

momento de la ejecución del proyecto y es necesario que tenga avance en su ejecución, que no
encuentra liquidado o cerrado.
3. Mesas técnicas participativas: Consiste en la reunión realizada en un recinto cerrado con la entidad
ejecutora, contratista, supervisor e interventor (si aplica), representantes de actores y organizaciones
sociales, así como de representantes de órganos de control (si aplica por términos de intervención
directa, estrategia interinstitucional o denuncia ciudadana). Es aplicable en cualquier momento del ciclo
del proyecto, inclusive en periodos de ley de garantías o de estados de excepción del país.
4. Audiencias de rendición de cuentas: Permite en el marco del cumplimiento de ley que las entidades y
servidores públicos cumplan con su deber de informar y explicar a través de un conjunto de estructuras,
prácticas y resultados e interactuar con otras instituciones estatales, organismos internacionales, la
sociedad civil y los ciudadanos en general, sobre avances y resultados de la gestión pública, así brindar
garantías de derechos ciudadanos y sus organizaciones sociales, facilitando espacios de diálogo público.
(Ley 489 de 1998, CONPES 3654 de 2010, Ley 1474 de 2011, Ley 1712 de 2014 y Ley 1757 de 2015). Se
insta en el marco de estas audiencias de rendición de cuentas, informar sobre la gestión de los recursos
de las Regalías.
En el botón “Orientaciones participación ciudadana” se encuentra una infografía que presenta las
definiciones de las metodologías de control social y el paso a paso para programar los eventos de
participación ciudadana.
• Fecha: Seleccionar en el calendario la fecha prevista del evento de participación ciudadana.
Imagen 9: Programar Eventos de Participación Ciudadana


Imagen 10: Adicionar hitos-Participación ciudadana
Imagen 11: Orientaciones participación ciudadana
Paso 2: Dar clic en “Guardar”. EL evento se agrega en la tabla de hitos, en donde se puede editar a través del
ícono en forma de lápiz o eliminar con el ícono en forma de equis, así mismo una vez creado el evento se actualiza
en la línea de tiempo de ejecución del proyecto.

Imagen 12: Programación eventos de participación ciudadana
1.2 Supervisión
En esta sección la entidad registra el supervisor del proyecto, la persona encargada de realizar la gerencia del
proyecto asignado por la entidad ejecutora.
Imagen 13: Supervisión



Para el registro el responsable del proyecto debe tener disponible el documento mediante el cual fue designado
el supervisor.

Paso 1: Dar clic en el botón “Crear Información Supervisión”, se despliega un formulario en donde se debe
registrar la siguiente información:
• Nombre Supervisor: Nombres y Apellidos de la persona que ha sido designada para realizar la supervisión
del proyecto.
• Cargo Supervisor: Cargo que tiene la persona en la entidad ejecutora.
• Documento designación: Seleccionar de la lista desplegable el documento mediante el cual fue designada
la persona como supervisor.
• Número Documento Designación: Número del documento mediante el cual fue designada la persona como
supervisor, antes seleccionado.
• Fecha Documento Designación: Seleccionar del calendario la fecha que corresponde al documento
mediante el cual fue designada la persona como supervisor, antes seleccionado.
Paso 2: Dar clic en “Guardar”. Los datos del Supervisor se agregan en la tabla de Supervisión, en donde se puede
editar a través del ícono en forma de lápiz o eliminar con el ícono en forma de equis.
Imagen 14: Crear Información Supervisión


Imagen 15: Adicionar Información Supervisión
Imagen 16: Información Supervisor
2. Sección Alcance
En esta sección del menú se registra el alcance del proyecto y se visualizan los indicadores principales del
proyecto.
Imagen 17: Sección Alcance


2.1 Alcance
Corresponde a la descripción del producto final, sus requisitos o características, así como las cantidades o
dimensiones que establezcan las condiciones o límites del proyecto, la localización, y el problema o necesidad
que se pretende resolver.
Para el registro de este campo el responsable del proyecto debe tener disponible información que le permita
identificar los criterios contemplados en la definición del alcance, dentro de la cual se encuentra la contenida en
la Metodología General Ajustada (MGA) en las secciones correspondientes a la descripción técnica de la
alternativa, localización de la alternativa y los indicadores de producto, así mismo y en caso de ser necesario
consultar los documentos técnicos que soportan la formulación del proyecto. A continuación, se muestra
ejemplos de alcances inadecuados y adecuados. Esta información puede ser consultada también en el cuadro de
texto del alcance:

Ejemplo
Para este proyecto el análisis técnico y la localización de la alternativa, así como los indicadores de producto
permiten identificar con los elementos necesarios para construir el alcance.
Alcance:
Mejoramiento en pavimento flexible de 16,6 km de la vía secundaria que conduce de Salamina a San Félix
del K1+400 al K18+000 en el departamento de Caldas, incluyendo obras hidráulicas (9 alcantarillas de 36",
9 box coulverts, canales de disipación de energía y filtros de subdrenaje: 16,600 m) y obras de contención
(Muros en concreto reforzado 9 Un y pantallas pasivas 5 Un) con el fin de garantizar un buen servicio de
transporte entre cabeceras municipales.

Paso 1: Dar clic en el icono con forma de lápiz, el cual desplegará un cuadro de texto que es posible ampliar
ubicándose en la parte inferior derecha del mismo.
Imagen 18: Alcance del Proyecto
Imagen 19: Alcance Definido del Proyecto
Paso 2: Registra el alcance sin exceder los 500 caracteres teniendo cuenta las características indicadas en la
definición del mismo.

Imagen 20: Alcance Definido del Proyecto
Paso 3: Una vez registrada la información dar clic en el botón “Actualizar”, el alcance se visualizará en la pantalla
principal y en Información General
Imagen 21: Alcance del Proyecto
Imagen 22: Alcance del Proyecto-Información General


Nota: El alcance debe ser registrada para todos los proyectos a cargo de la entidad ejecutora. Recuerde que esta
información es nueva en Gesproy 3.0. por lo que es importante revisar que los proyectos Sin Contratar, En
Ejecución, Terminados (posterior a 05/11/2020) cuenten con el diligenciamiento de esta información, el no
registro del alcance puede generar conflictos en el cargue de programaciones, reprogramaciones y expedición de
acto administrativo de cierre.
No se requiere el diligenciamiento del alcance únicamente para proyectos en estado terminado antes del
05/11/2020
2.2 Indicadores principales del proyecto

Esto indicadores permiten medir el avance y la cantidad de bienes y servicios generados por el proyecto a nivel
de producto de acuerdo con la cadena de valor y son identificados como principales al realizar el registro de la
formulación del proyecto en la MGA.
La información de los indicadores de producto migra de la MGA y se pueda visualizar en esta sección, sin embargo,
la identificación de los indicadores principales no ha sido realizada para todos los proyectos desde dicha
plataforma, por lo que es necesario identificarlos y realizar la respectiva marcación.
Paso 1: Verificar si se encuentran marcados los indicadores principales del proyecto, en caso contrario realizar
la marcación dando clic en al recuadro junto al nombre del indicador.
Imagen 23: Indicadores principales del proyecto


Imagen 24: Marcación indicadores principales del proyecto
Nota: Los indicadores principales de producto deben ser seleccionados de forma manual para todos los proyectos
formulados en MGA de Escritorio. Recuerde que esta información es nueva en Gesproy 3.0. por lo que es
importante revisar que todos los proyectos a cargo de la entidad ejecutora cuenten con el diligenciamiento de
esta información, el no registro de estos datos puede generar conflictos en la expedición de acto administrativo
de cierre.
Este proceso se exceptuó únicamente para los proyectos en estado terminado antes del 05/11/2020 y para
aquellos proyectos que fueron formulados en MGA Web de donde la marcación de estos indicadores migra de
manera automática a Gesproy 3.0.
3. Sección Programación de Actividades
En esta sección se programan las actividades del proyecto, para lo cual el responsable del proyecto tiene la opción
de elegir entre dos metodologías, la tradicional en donde se programan las actividades del proyecto y la
metodología nueva, basada en estándares internacionales para la gestión de proyectos que permite definir
claramente la relación entre productos y actividades de la cadena de valor a través de la identificación de los
entregables del proyecto y su secuencia de ejecución.
Se presentan dos tipos de programación:
1. Si la entidad ejecutora es la misma designada para contratar la interventoría, esta realiza la

programación de todas las actividades del proyecto incluyendo las asociadas a la interventoría.
2. Si la entidad ejecutora es diferente a la entidad designada para contratar la interventoría, esta última
realiza la programación de las actividades asociadas a la interventoría y la entidad ejecutora las demás
asociadas al proyecto.
3.1 Entidad ejecutora es la misma entidad designada para contratar la interventoría
Al ingresar al módulo de programación se selecciona la metodología a utilizar para el reporte de la programación

del proyecto.

Imagen 25: Programación de actividades
3.1.1 Metodología 1 (método tradicional)
Corresponde al método tradicional para el registro de la programación a través del cual se define la fecha de inicio
de ejecución, la duración del proyecto y se programa para cada actividad el valor total y la cantidad a ejecutar en
cada periodo definido.
3.1.1.1 Información requerida para el registro
Para el ingreso de la información el responsable del proyecto debe tener a su disposición el presupuesto detallado
por actividad y la programación (cronograma) de la ejecución de dichas actividades mes a mes.
3.1.1.2 Paso a paso para el registro
3.1.1.2.1 Cargue programación inicial
Paso 1: Dar clic en el botón “Crear proceso de cargue masivo de Información” y seleccionar “Cargue de
programación inicial”.
Imagen 26: Crear proceso de cargue masivo de información


Imagen 27: Cargue de programación inicial
Paso 2: Registrar la información en los campos que se despliegan de la siguiente forma:

• Tipo de cargue: Cargue de programación inicial, previamente seleccionado.
• Año inicio programado: Año en el cual inicia la ejecución de las actividades.
• Mes inicio programado: Mes en el que inicia la ejecución del proyecto.
• Meses de duración del Proyecto: Número total de meses que dura la ejecución de las actividades del
proyecto.
Recuerde
La fecha mínima para inicio de las actividades programadas debe ser mayor o igual a la
fecha del Acuerdo de Aprobación.
Una vez registrada la información, dar clic en “Guardar”.


Imagen 28: Adicionar proceso de cargue masivo de información
Paso 3: Descarga la guía con las siglas y nomenclatura de las unidades a utilizar en el registro de la programación
inicial, en la sección proceso de cargue masivo, dando clic en el botón “Unidades de Medida”.
Imagen 29: Unidades de medida
Paso 4: Descargar la plantilla de cargue de la programación dando clic en “Plantilla Cargue” y definir la ubicación
en el disco duro del computador donde se está haciendo el reporte, guardándolo como Libro Excel. Por defecto
viene nombrado como ARCHIVO_CARGUE.xls y con la información de Producto MGA, Actividad MGA y Actividad.
Imagen 30: Plantilla ejemplo para cargue de la programación inicial
Paso 5: Registrar las actividades asociadas a la Supervisión en la primera fila de la plantilla si en el valor total del
proyecto se encuentran incluidos recursos para esta labor, de lo contrario eliminar esta fila.

Imagen 31: Plantilla ejemplo para cargue supervisión
Paso 6: Verificar si es necesario desagregar las actividades en la columna C, de acuerdo con el nivel que
determine el responsable del proyecto para el seguimiento a la ejecución del proyecto. Para esto, insertar las filas
que sean necesarias duplicando el producto MGA y Actividad MGA. Así mismo, si se requiere agrupar actividades
o incluir el valor de estas en otras por ser costos, insumos o materias, es posible eliminar las filas asociadas a estas
actividades.
Imagen 32: Desagregar actividades (si aplica)
Paso 7: Diligenciar la información correspondiente a las columnas:

• D-UNIDAD_MEDIDA: Dependiendo del tipo de actividad y producto seleccionar la unidad de medida que
aplique del archivo de unidades de medida en la columna A que es el código de la unidad. Ejemplo: Km,
para Kilómetros
• E- FECHA_INICIO: Fecha de inicio de la actividad, ingresarla en el formato DD/MM/AAAA.
• F- FECHA_TERMINACIÓN: Fecha final de la actividad, ingresarla en el formato DD/MM/AAAA.

• G- VALOR O CANTIDAD TOTAL: Cantidad total correspondiente a la actividad. Ejemplo: 20, para 20 Km
de carretera. Ingresar máximo 4 decimales.
• H- VALOR_TOTAL: Valor total en pesos del costo de la actividad en formato general. ingresar máximo 2
decimales.
• I - PORC_PONDERACION: Por defecto al generar la plantilla este valor es cero en todas las actividades,
el cual no debe ser modificado.
• J - APORTE_ESPECIE: Se digita N cuando no es aporte en especie, S si es aporte en especie. Si se marca
la actividad con “S” debe existir al menos un periodo para la ejecución de la actividad.
• De la columna K en adelante, se encontrarán los periodos o meses en que se ejecutará la actividad. En
estas casillas se debe identificar el periodo incluido entre la fecha de inicio y la fecha de terminación de
la actividad y registrar la cantidad proporcional de la ejecución de la actividad en ese mes. El número de
meses que genera la plantilla será el número de meses indicado en el paso de creación del proceso de
cargue de Programación Inicial.
Recuerde
• Verificar que la suma del valor total de las actividades corresponda al valor total del
proyecto.
• Verificar que la suma de las cantidades registradas en el periodo programado de la
actividad corresponda a la cantidad registrada en la columna G- VALOR O CANTIDAD
TOTAL.
• En los periodos en los que no registre programación el campo debe estar en cero.
• Los valores y cantidades deben estar en formato general.
Si es una entidad designada para contratar la interventoría NO podrá realizar cargue de

programación inicial, esta actividad la debe realizar la entidad ejecutora del proyecto.

Imagen 33: Plantilla ejemplo con programación inicial
Paso 8: Eliminar la fila de los titulo de las columnas y guardar el archivo cambiando la extensión del archivo a
CVS (delimitado por comas).
Imagen 34: Guardar como plantilla de programación inicial

Paso 9: Dar clic en el botón “Cargar Archivo Plano del Proceso” en “Proceso de Cargue Masivo de Información”
y en seleccionar archivo buscar la plantilla guardada con la extensión CVS (cargue masivo), dar clic en “Procesar
Cargue” y se inicia el proceso de cargue del archivo.
Imagen 35: Cargar Archivo Plano del Proceso


Imagen 36: Cargar Información de proceso masivo
Paso 10: Una vez el proceso termina, verificar los mensajes del log que hagan referencia a errores generados
en el proceso, verificar y corregir los errores en la plantilla y realizar nuevamente el proceso de cargue.
Errores comunes en el proceso de cargue de la programación inicial:
Verifique estructura del archivo todas las columnas deben tener valores asignados:
• Este error se genera cuando hay errores de estructura en el archivo CSV. Se debe asegurar que todas las
celdas de los registros o filas a cargar del archivo tengan valor. No se permiten celdas vacías o nulas.
• Verificar que al final del archivo CSV no existan filas sin valores. Esto lo hace abriendo el archivo CSV con
el Block de notas o Notepad de Windows, se va al final del archivo y si existen filas con puntos y comas
(;;;), se debe eliminar.
• Revisar que en el archivo CSV se haya eliminado en su totalidad la primera fila que viene por defecto al
descargar la plantilla que corresponde a los títulos de las columnas

Valor: X debe ser una fecha valida

• La X puede ser cualquier valor (ejemplo). Para las columnas que corresponden a datos de fechas en el
archivo de programación inicial, columnas E y F, inicio y fin de actividad, el formato como se debe
ingresar la fecha es DD/MM/AAAA. Se debe asegurar que el dato quede ingresado con este formato. Lo
puede verificar seleccionando la columna y asignando el formato respectivo en las propiedades Formato
Celda.
• Verificar que las fechas ingresadas sean correctas. Ejemplo de una fecha incorrecta es: 31/02/2019.
Se registran valores diferentes de cero en la columna I, correspondiente a Porcentajes de Ponderación

• El Porcentaje de Ponderación de actividades es una cifra que el sistema calcula de manera automática
teniendo en cuenta el peso de cada actividad.
Valor total de actividades programadas: (cifra de la sumatoria de las actividades programadas) no coincide con
el valor total del proyecto: (cifra del valor total del proyecto).
• Este mensaje ocurre cuando el valor en dinero de las actividades programadas está por encima o por
debajo del valor total del proyecto. Se debe verificar la sumatoria de las actividades programadas que se
está intentando cargar en la plantilla.
Imagen 37: Errores Cargar Información de proceso masivo
Si el proceso termina exitosamente, dar clic en el botón “Cerrar” para visualizar las actividades de la programación
inicial cargada.

Imagen 38: Proceso exitoso Cargar Información de proceso masivo
Paso 11: Confirmar el proceso de cargue de la programación dando clic en el botón “Confirmar Proceso”. Una
vez el cargue de programación inicial sea confirmado, NO será posible crear en el proyecto otro cargue de tipo
programación inicial.
En caso de no haber confirmado el cargue de programación inicial usted puede eliminar el proceso dando clic en
el botón “Eliminar proceso” y realizar un nuevo cargue con las respectivas correcciones.
Imagen 39: Confirmar proceso
3.1.1.2.2 Cargue Reprogramación
Solo aplica para esta metodología y permite hacer modificaciones a la programación inicial en los siguientes
aspectos:
• Modificación de periodos: Es posible reprogramar el periodo en que se va a ejecutar una actividad.

Ejemplo: La actividad 01, está programada para ejecutarse con fecha de inicio 01/01/2019 y fecha final
30/06/2019. Por alguna razón, la actividad no se podrá terminar el 30 de junio de 2019, entonces en el
cargue de reprogramación se crearán otros dos periodos adicionales de ejecución de la actividad dado
que tiene un desfase de 2 meses. Es decir, se agregarán los periodos julio y agosto de 2019, y la cantidad
pendiente de ejecutar de la actividad se distribuirá respectivamente en estos 2 nuevos periodos.
• Modificación de cantidades: También es posible modificar las cantidades por ejecutar de las actividades.
Ejemplo: En la programación inicial, se programó una cantidad total de 10 para la actividad 01, la cual

comenzaba el 01/01/2019 y terminaba el 30/06/2019, por alguna razón finalmente la cantidad a ejecutar
de la actividad no es 10 (por ejemplo 10 kilómetros de carretera), sino que serán solo 8 Kms. Como
quedarían 2 Km pendientes por ejecutar, es posible redistribuir esos 2 km para otra actividad similar,
modificando la cantidad total de ambas actividades donde para la actividad 1 se indicará un valor de 8 y
para la actividad 02 se le sumara en el valor total los 2 kms adicionales. Así mismo, para la actividad 02
se debe adicionar en uno o varios de sus periodos por ejecutar según fuera el caso la cantidad adicional
de 2 kms.
• Creación de nuevas actividades: Es posible en este cargue de reprogramación, adicionar actividades.
Éstas deberán ser desagregadas del producto y actividad MGA ya existentes para el proyecto (Columnas
A y B de la plantilla de Reprogramación). Para lo cual, se diligenciará la respectiva información en cuanto
a cantidad total, valor total, fecha de inicio, fecha fin, unidad de medida y periodos a programar de
ejecución.
• Permitir mover periodos programados de actividades hacia atrás: Es decir, reprogramar un periodo de
inicio de la actividad anterior al que se cargó en la programación inicial.
• Permitir cargar reprogramaciones con valor total de actividades hasta el valor total del proyecto: Esto
incluye valores aprobados desde SUIFP y fuentes de financiación No SUIFP incluidas en el proyecto por
Gesproy SGR.
• Permite el cambio de tipo de actividad: Se puede cambiar la columna (J) de N a S o viceversa, siempre
y cuando la actividad a reprogramar no tenga ejecución reportada.
Paso 1: Dar clic en el botón “Crear proceso de cargue masivo de Información” y seleccionar “Cargue de
Reprogramaciones”.
Imagen 40: Crear proceso de cargue masivo de información


Imagen 41:: Cargue de Reprogramación
Paso 2: Registrar la información en los campos que se despliegan de la siguiente forma:

• Tipo de Cargue: Cargue de Reprogramaciones, previamente seleccionado.
• Año Inicio Reprogramado: Año en el que se encuentra el primer periodo con registro de ejecución.
• Mes Inicio Reprogramado: Mes en el que se encuentra el primer periodo con registro de ejecución.
• Meses de duración del proyecto: Número total de meses que dura la ejecución de las actividades del
proyecto.
• Causas Reprogramación: Seleccionar según corresponda del listado.
• Justificación de la reprogramación: La entidad debe ingresar la justificación de la reprogramación.
Una vez registrada la información, dar clic en “Guardar”.
Imagen 42:: Cargue de Reprogramación


Paso 3: Descargar la plantilla de cargue de la reprogramación dando clic en “Plantilla Cargue” y definir la
ubicación en el disco duro del computador donde se está haciendo el reporte, guardándolo como Libro Excel. Por
defecto viene nombrado como ARCHIVO_CARGUE.xls.
Imagen 43:: Plantilla de cargue – Reprogramación
Imagen 44:: Plantilla ejemplo para cargue reprogramación
Paso 4: Registrar las modificaciones teniendo en cuenta las antes mencionadas como permitidas en la
reprogramación. La plantilla muestra la información registrada en la programación inicial hasta la columna J, en
adelante muestra solo las cantidades que han sido reportadas como ejecutadas, por lo que se debe registrar las
cantidades a ejecutar en cada periodo.

Recuerde
• No es posible eliminar actividades de la programación inicial. Al descargar la plantilla de
Reprogramación, ésta viene con las actividades cargadas en la programación inicial. Si por algún
motivo se elimina una de las actividades previas del archivo, no quiere decir que serán eliminadas de
la programación inicial. Simplemente quedaran con los datos que a la fecha tienen reportados.
Para poder anular una actividad deben registrarse los datos con valor cero, esto mostrará que la
actividad si estaba programada, pero fue anulada no eliminada.
• La unidad de medida no se debe modificar: Esta columna debe quedar como se indicó en la
programación inicial.
• El porcentaje de ponderación debe estar en cero.
• No se permite asignar cantidades menores a las ya reportadas como ejecutadas en las actividades.
• No se permite asignar un valor menor al valor que ya tiene reportado como ejecutado en las
actividades.
• Para aportes en especie, no puede modificar de N a S, si la actividad cuenta con contrato cargado.
Imagen 45:: Plantilla ejemplo con reprogramación


Paso 5: Eliminar la fila de los titulo de las columnas y guardar el archivo cambiando la extensión del archivo a
CVS (delimitado por comas).
Imagen 46: Guardar como plantilla de reprogramación
Paso 6: Dar clic en el botón “Cargar Archivo Plano del Proceso” en “Proceso de Cargue Masivo de Información”
y en seleccionar archivo buscar la plantilla guardada con la extensión CVS (cargue masivo), dar clic en “Procesar
Cargue” y se inicia el proceso de cargue del archivo


Paso 7: Una vez el proceso termina, verificar los mensajes del log que hagan referencia a errores generados en
el proceso, verificar y corregir los errores en la plantilla y realizar nuevamente el proceso de cargue.
Errores comunes en el proceso de cargue de la reprogramación:
Verifique estructura del archivo todas las columnas deben tener valores asignados:
• Este error se genera cuando hay errores de estructura en el archivo CSV. Se debe asegurar que todas las
celdas de los registros o filas a cargar del archivo tengan valor. No se permiten celdas vacías o nulas.
• Verificar que al final del archivo CSV no existan filas sin valores. Esto lo hace abriendo el archivo CSV con
el Block de notas o Notepad de Windows, se va al final del archivo y si existen filas con puntos y comas
(;;;), se debe eliminar.
• Revisar que en el archivo CSV se haya eliminado en su totalidad la primera fila que viene por defecto al
descargar la plantilla que corresponde a los títulos de las columnas
Valor: X debe ser una fecha valida

• La X puede ser cualquier valor (ejemplo). Para las columnas que corresponden a datos de fechas en el
archivo de programación inicial, columnas E y F, inicio y fin de actividad, el formato como se debe
ingresar la fecha es DD/MM/AAAA. Se debe asegurar que el dato quede ingresado con este formato. Lo
puede verificar seleccionando la columna y asignando el formato respectivo en las propiedades Formato
Celda.
• Verificar que las fechas ingresadas sean correctas. Ejemplo de una fecha incorrecta es: 31/02/2019.
Se registran valores diferentes de cero en la columna I, correspondiente a Porcentajes de Ponderación

• El Porcentaje de Ponderación de actividades es una cifra que el sistema calcula de manera automática
teniendo en cuenta el peso de cada actividad.
Cantidad prog: 0 para periodo: 201402 es menor que cantidad ejecutada: 10 para Actividad: [11182] Consultoría
técnica para supervisión de actividades de ingeniería 100
• Se genera por la restricción explicada anteriormente donde no se permite en la reprogramación asignar
una cantidad menor a la cantidad que ya tiene reportada la actividad de ejecución.

Valor prog: 0 para periodo: 201407 es menor que valor ejecutado: 1000 para Actividad: [5605] acero de refuerzo
60000 psi
• Se genera por la restricción explicada anteriormente donde no se permite en la reprogramación asignar

un valor de cantidad menor al valor que ya tiene reportado la actividad de ejecución.
Si el proceso termina exitosamente, dar clic en el botón “Cerrar” para visualizar las actividades de la programación
inicial cargada.
3.1.2 Metodología 2 (Nueva)
Corresponde al método nuevo para el reporte de la programación, basado en estándares internacionales para la
gestión de proyectos, que permite programar estableciendo la línea base del alcance, el tiempo y el costo del
proyecto con el fin de detectar desviaciones en la ejecución y así tomar decisiones oportunas y objetivas en
relación con el avance del proyecto.
• Línea base del alcance: Una vez descrito el alcance del proyecto, el siguiente paso es organizarlo a través de
la Estructura Desglosada de Trabajo (EDT) que permite su descomposición jerárquica a través de
entregables, paquetes de trabajo y actividades, los cuales se definen a continuación:
Entregables: Corresponde a cualquier producto o servicio único y verificable que debe producirse para
terminar un proyecto y hacen parte del primer nivel de la EDT. En relación con la cadena de valor de la
MGA se encuentran asociados con los productos del proyecto, por lo que esta información migra desde
está plataforma y no es modificable.
Paquetes de trabajo: Son sub-entregables que en su conjunto logran completar cada entregable con un
nivel más detallado y corresponden al segundo nivel de la EDT, los cuales se asocian con las actividades de
la cadena de valor de MGA y migran desde esta plataforma. Estos sub-entregables deben ser verificados
por el responsable del proyecto identificando si es posible asignar las actividades para ejecutar el alcance
del proyecto o si se requiere otro nivel de detalle, así mismo, verificar que los paquetes de trabajo
correspondan a un sub-entregable y no a costos, materiales, recursos o insumos de una actividad.

Actividades: Una vez verificados y definidos los paquetes de trabajo, identificar las acciones necesarias
para llevarlos a cabo. Las actividades son registradas por el responsable del proyecto dentro de cada uno
de los sub-entregables y corresponden al nivel 3 de la EDT.
Proyecto
Nivel 1: Entregables
Nivel 2: Paquetes de trabajo
Nivel 3: Actividades
Ejemplo
Mejoramiento y
pavimentación de la
Proyecto
red vial de
departamento
Vía secundarias y Entregables

Vía secundaria
terciarias Productos MGA
mejorada
categorizadas
Paquetes
Actividades Capas Trasporte de Caracterización vial
Pavimento Estructuras de
Interventoría materiales
de trabajo
preliminares granulares drenaje Actividades
sobrantes
MGA
No es un Realizar
Mejorar Instalar Construir
Realizar Realizar paquete de caracterización
subrasante pavimento alcantarillas
preliminares interventoría trabajo es un Vial
36”
costo asociado Actividades
a uno o varios
Instalar Construir Box paquetes de
Sub- base coulvert trabajo
Instalar Construir
base filtros
• Línea base del tiempo: Una vez definidas las actividades se estima para cada una de ellas la duración y su
relación en la ejecución.
Duración de la actividad: Se determina definiendo el tiempo optimista, probable y pesimista de ejecución

de cada actividad, con los cuales el sistema a través de la estimación denominada Beta Pert, calcula la
duración aproximada de la actividad.
Tiempo optimista: Duración que ocurre cuando el desarrollo de la actividad transcurre de forma perfecta
y se estima teniendo en cuenta el mínimo tiempo en que actividades de esas características hayan sido
ejecutadas.

Tiempo probable: Duración que ocurre cuando el desarrollo de la actividad transcurre de forma normal
y se estima teniendo en cuenta el tiempo más frecuente de ejecución de una actividad de iguales
características.
Tiempo pesimista: Duración que ocurre cuando el desarrollo de la actividad transcurre de forma
deficiente, o cuando se materializan los riesgos de ejecución de la actividad.
Relación entre actividades: Se identifican las actividades que son dependientes de otras para iniciar su
ejecución relacionando en cada una de ellas las actividades predecesoras, es decir, aquellas que deben ser
ejecutadas previamente.
Una vez definida la duración de las actividades y su relación, el sistema determina a través del método de la ruta
crítica el cronograma del proyecto que se pude visualizar a través del Diagrama de Gantt.
Ejemplo
Secuencia de ejecución de las actividades
Construir
alcantarillas
36”
Realizar Mejorar Construir Box Instalar Instalar Instalar Realizar

preliminares subrasante coulvert Sub-base Base pavimento caracterización
vial
Construir
filtros
• Línea base del costo: Determinar el costo de cada actividad teniendo en cuenta los recursos físicos, humanos,
financieros y tecnológicos que se requieran para su ejecución.
La EDT debe contener la totalidad de los paquetes de trabajo y las acciones requeridas para la ejecución del
proyecto, por lo tanto, la suma del valor de las actividades debe corresponder al valor de su paquete de
trabajo, que estos en conjunto deben sumar el valor del entregable y finalmente, los entregables sumar el
valor total del proyecto, como se muestra en el siguiente ejemplo:

Ejemplo
Mejoramiento y
pavimentación de la
red vial de
departamento
$19.522
Vía secundaria Vía secundarias y

mejorada terciarias
categorizadas
$19.508 $14
Preliminares Capas Estructuras de Interventoría Caracterización vial

Pavimento
granulares drenaje
$1.394 $14
$1.957 $8.472 $6.398 $1.287
Realizar Mejorar Instalar Construir Realizar Realizar

preliminares subrasante pavimento alcantarillas interventoría caracterización
36” vial
$1.957 $2.987 $1.394 $1.287 $14
$1.562
Instalar Construir Box

Sub-base coulvert
$2.878 $3.291
Instalar Construir
Base filtros
$2.607 $1.545
Una vez asignados los tiempos, identificada la secuencia de las actividades y asignados los costos a cada actividad,
el sistema permite a través del Diagrama de Gantt, visualizar la línea de tiempo del proyecto identificando
claramente los periodos de ejecución y la relación entre sus actividades.
El costo de las actividades se distribuye en el tiempo de duración, estableciendo el flujo de la inversión en los
diferentes periodos de ejecución del proyecto, una vez el responsable del proyecto registra el flujo, el sistema
calcula el valor planeado (PV) en cada periodo, que corresponde al valor acumulado del valor de las actividades
en cada periodo y que en el último periodo sumará el valor total del proyecto, lo su
Así mismo, se visualizará la gráfica de la curva S del proyecto donde se refleja la programación del proyecto y es
la base para el seguimiento a la ejecución y la medición del desempeño del proyecto.
Ejemplo
Periodos
Paquetes Valor
Entregables Actividades
de trabajo total 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Realizar
Preliminares $1957 $652 $652 $653
Vía secundaria preliminares
mejorada Mejorar
Capas granulares $2987 $1493 $1494
subrasante

Instalar Sub-base $2878 $1439 $1439

Instalar base $2607 $1303 $1304
Instalar
Pavimento $1394 $697 $697
pavimento
Construir
$1562 $521 $521 $520
alcantarillas 36”
Estructuras de Construir box
drenaje $3291 $1645 $1646
coulvert
Construir filtros $1545 $1545
Realizar
Interventoría $1287 $143 $143 $143 $143 $143 $143 $143 $143 $143
interventoría
Vía secundarias Realizar
Caracterización
y terciarias caracterización $14 $14
vial
categorizadas vial
Total $19522 $795 $795 $2289 $2158 $2309 $5293 $2885 $2144 $854
Valor Programado (PV) $795 $1590 $3879 $6037 $8346 $13639 $16524 $18668 $19522
CURVA S
$25.000
$19.522
$20.000
$18.668
$16.524
Valor total
$15.000
$13.639
$10.000
$8.346
$6.037
$5.000
$3.879
$1.590
$795
$0
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Periodos
3.1.2.1 Información requerida para el registro
Para el ingreso de la información el responsable del proyecto de la entidad ejecutora debe tener a su disposición
el cronograma del proyecto, documentos técnicos, presupuesto y toda la información que le permita realizar la
planeación de la ejecución.
Paso 1: Seleccionar la metodología 2 en la pantalla principal de la programación dando clic en el botón

“Seleccionar Metodología 2”.

Imagen 50: Selección Metodología 2
Una vez es seleccionada la metodología, se habilitan los siguientes botones:
1. Pasos de metodología 2: En donde se puede descargar una infografía con el paso a paso que se debe
seguir para programar a través de la metodología 2.
2. EDT Orientadora: En donde se puede descargar información de Estructuras Desglosadas de Trabajo
orientadoras por sector que le facilitaran la definición de esta estructura en la programación.
3. Crear Diagrama EDT: A través del cual se da inicio al registro de la programación.
Imagen 51: Información de ayuda y creación Diagrama EDT


Imagen 52: Pasos de metodología 2
Imagen 53: EDT Orientadora
Paso 2: Dar clic en el icono en forma de lápiz en “Fecha inicio del Proyecto” y registre la fecha prevista de inicio
de la ejecución de las actividades del proyecto.

Imagen 54: Fecha inicio del Proyecto
Imagen 55: Fecha inicio del Proyecto
Paso 3: Dar clic en el botón “Crear diagrama EDT”, en donde se despliega la EDT (nivel 1 y 2) de acuerdo con la
información registrada en la MGA.
Imagen 56 Crear diagrama EDT


Imagen 57: Diagrama EDT del proyecto
Paso 4: Confirmar los paquetes de trabajo, teniendo en cuenta que cada cajón azul del nivel 2 de la EDT
corresponde a una actividad registrada en la cadena de valor de la MGA y que son tomadas como paquetes de
trabajo por lo que deben ser confirmados por el responsable del proyecto a través de los íconos circulares
ubicados en el recuadro, así:
• Para descomponer el paquete de trabajo en más paquetes de trabajo, debe agregarlos a través del “Agregar
Entregables”.
Imagen 58: Agregar Entregable


De esta forma se despliega el nivel correspondiente, en donde se registra el nombre del paquete de trabajo,
una vez registrado dar ENTER o ESC para guardar. Realizar este mismo proceso hasta los niveles requeridos
de desagregación.
Imagen 59: Agregar Entregable-Descripción
• Para eliminar un paquete de trabajo porque no corresponde y hace parte de un insumo, costo, material, etc.
Eliminarlo a través del icono circular rojo y confirmar dando clic en “Continuar”.
Imagen 60: Eliminar Actividades MGA


Imagen 61: Confirmar eliminación
Paso 5: Una vez definida la EDT, registrar cada una de las actividades de los paquetes de trabajo a través del
registro manual en la tabla Programación de Actividades que se encuentra después de la EDT, la cual puede ser
también alimentada a través de la plantilla de Excel.
• Para registrar las actividades manualmente en la tabla:
Dar clic en el ícono de adicionar ubicado junto al número del paquete de trabajo para agregar las actividades
correspondientes, desplegando los siguientes campos asociados a la actividad:
• Descripción actividad: La acción a ejecutar para llevar a cabo el paquete de trabajo, esta descripción no
debe incluir caracteres especiales.
• Tiempo optimista (Días): El mínimo tiempo en que actividades de esas características hayan sido
ejecutadas.
Tiempo probable (Días): El tiempo más frecuente de ejecución de una actividad de iguales
características.
Tiempo pesimista (Días): Cuando el desarrollo de la actividad transcurre de forma deficiente, o cuando
se materializan los riesgos de ejecución de la actividad.
• Unidad Medida: Seleccione de la lista desplegable la unidad de medida de la actividad.
• Cantidad: Registre la cantidad de acuerdo con la unidad de medida seleccionada.
• Valor total: El costo de cada actividad teniendo en cuenta los recursos físicos, humanos, financieros y
tecnológicos que se requieran para su ejecución.
• Aporte en especie: Marque “SI” si el valor de las actividades es un aporte en especie y “NO” si este
corresponde solo a dinero.
Una vez registrada la información, confirmarla a través del ícono  ubicado junto al código de la actividad o
eliminarla a través del ícono .
Una vez es confirmada quedará registrada debajo del paquete de trabajo, este proceso se bebe realizar para crear
cada una de las actividades de los paquetes de trabajo. En Detalle de Información de Planeación se indica el valor
total del proyecto, el valor planeado y el valor pendiente por planear, información que se va actualizando a
medida que se van registrando las actividades, al final del registro de las actividades el valor pendiente por planear
de ser igual a cero.

Imagen 62: Tabla Programación de Actividades
Imagen 63: Adicionar Actividades


Imagen 64: Confirmar o eliminar el registro de las actividades
Imagen 65: Actividad confirmada
Imagen 66: Registro completo de las actividades
En cada una de las actividades se encuentran tres íconos junto al código de la actividad, el primero permite editar
la información de la actividad, el segundo eliminarla y el último crear las actividades predecesoras.
Al dar clic en el último símbolo, se despliega una ventana para crear las actividades predecesoras con los
siguientes campos:

• Actividad: Seleccionar de la lista desplegable la actividad que debe ser ejecutada previamente.
• Tipo: Corresponde al tipo de actividad predecesora, así
FC: Fin – Comienzo, la actividad no puede empezar hasta tanto no haya terminado la actividad
precedente.
CC: Comienzo- Comienzo, La actividad puede comenzar una vez haya comenzado la actividad
precedente.
• Tiempo de retraso: Tiempo de demora en iniciar la actividad que precede.
Una vez registrada la precedencia confirmarla a través del ícono  o eliminarla a través del ícono . Una vez es
confirmada se registra la información en la ventana y en la columna predecesoras de la tabla Programación de
Actividades, indicando en el nombre el código de actividad predecesora – tipo de precedencia – días de retraso
(1.2.1FC+0d).
Realizar este proceso para cada una de las actividades que tienen actividades predecesoras.
Imagen 67: Botones editar, eliminar y crear precedencias


Imagen 68: Botones editar, eliminar y crear precedencias
Imagen 69: Crear precedencias


Imagen 70: Agregar y confirmar precedencias
Imagen 71: Columna predecesoras-Programación de Actividades
• Para registrar las actividades a través de la plantilla de Excel:
Dar clic en el botón “Crear proceso de cargue masivo de información” en la sección Proceso de cargue masivo de
Información, en la ventana emergente seleccionar en Tipo de Cargue “Cargue de Actividades de Planeación”
desplegando automáticamente el año y mes de reporte. Dar clic en “Guardar” y se crea el proceso de cargue
masivo.
Para descargar la plantilla, dar clic en el botón “Plantilla Cargue”, en donde se deben registrar las columnas que
alimentaran la tabla de Programación de Actividades:
• ACTIVIDAD: Registrar la acción a ejecutar para llevar a cabo el paquete de trabajo, esta descripción no
debe incluir caracteres especiales.
Si el paquete de trabajo requiere más de una actividad para ser completado, repetir la fila con la
información que trae la plantilla (PRODUCTO_MGA, ACTIVIDAD_MGA y PAQUETE_TRABAJO).
• UNIDAD_MEDIDA: Para el registro de la unidad tener en cuenta el archivo de Unidades de Medida que
se puede descargar la tabla de Proceso de Cargue Masivo.
• TIEMPO_OPTIMO: El mínimo tiempo en que actividades de esas características hayan sido ejecutadas.
• TIEMPO_PROBABLE: El tiempo más frecuente de ejecución de una actividad de iguales características.
• TIEMPO_PESIMISTA: Cuando el desarrollo de la actividad transcurre de forma deficiente, o cuando se
materializan los riesgos de ejecución de la actividad.
• CANTIDAD_TOTAL: Registre la cantidad de acuerdo con la unidad de medida seleccionada.
• VALOR_TOTAL: El costo de cada actividad teniendo en cuenta los recursos físicos, humanos, financieros
y tecnológicos que se requieran para su ejecución.
• APORTE_ESPECIE: Marque “SI” si el valor de las actividades es un aporte en especie y “NO” si este
corresponde solo a dinero.
Recuerde

• Verificar que la suma del valor total de las actividades corresponda al valor total
del proyecto.
• Todas las celdas deben ser diligenciadas.
• Los valores y cantidades deben estar en formato general.
Imagen 72: Crear proceso de cargue masivo de Información
Imagen 73: Tipo de Cargue - Adicionar proceso de cargue masivo de información


Imagen 75: Plantilla Cargue


Imagen 76: Excel Plantilla Cargue
Imagen 77: Plantilla Cargue diligenciada
Eliminar la fila de los títulos de las columnas y guardar el archivo cambiando la extensión del archivo a CVS
(delimitado por comas).
Dar clic en el botón “Cargar Archivo Plano del Proceso” y seleccionar el archivo CVS, dar clic en “Procesar Cargue”.

Imagen 78: Guardar archivo CVS


Imagen 80: Cargar información de proceso masivo
Una vez el proceso termina, verificar los mensajes del log que hagan referencia a errores generados en el proceso,
verificar y corregir los errores en la plantilla y realizar nuevamente el proceso de cargue.
Si el proceso termina exitosamente, se registrará la información en la tabla Programación de actividades.

Imagen 82: Tabla Programación de Actividades
Registrar las actividades predecesoras como se indicó en el registro manual de la tabla Programación de
Actividades.

Imagen 83: Columna predecesoras-Programación de Actividades
Paso 6: Una vez cargadas las actividades de la EDT dar clic en el botón “Determinar Rutas”, el sistema
valida el proceso indicando el error presentado o genera el mensaje “Proceso de cálculo de rutas
realizado exitosamente”. De esta forma se genera del Diagrama de Gantt.
Imagen 84: Determinar rutas


El Diagrama de Gantt permite visualizar para cada nivel de desagregación del proyecto la duración en días,
semanas o meses, fecha inicio y finalización y la relación entre las diferentes actividades. Así mismo, permite
ocultar o desplegar la información por nivel a través de la opción ubicada junto al nombre de la actividad o
paquete de trabajo.
El diagrama de Gantt también muestra con una línea roja la ruta crítica de ejecución del proyecto, que
corresponde a las actividades necesarias e indispensables para que el proyecto concluya según lo planificado.
Imagen 85: Diagrama Gantt del Proyecto
Imagen 86: Diagrama Gantt del Proyecto- Información Agregada
Para ver el detalle de las diferentes rutas que se visualizan en el Diagrama Gantt, dar clic en “Consultar rutas”, se
despliega un cuadro información de las diferentes rutas, la duración de cada una de ellas y se identifica las
actividades que hacen parte de la ruta crítica.

Imagen 87: Botón Consulta Rutas
Imagen 88: Consulta Rutas
Paso 7: Revisar el Diagraman Gantt (Duración, secuencias de actividades, ruta crítica, etc.), si es necesario
realizar ajustes a la información de las actividades, dar clic en “Borrar rutas” y realizar las correcciones. En caso
contrario dar clic en “Confirmar Diagrama Gantt”.

Imagen 89: Borrar Rutas
Imagen 90: Confirmar Diagrama Gantt
Paso 8: Al confirmar el Diagrama Gantt se genera la tabla Programación de Cantidades por Periodo, información
que puede ser registrada manualmente en la tabla o a través de una plantilla de Excel.
• Para registrar las actividades manualmente en la tabla:
Registrar la cantidad de la actividad que se programa ejecutar de acuerdo con los periodos del proyecto en los
cuales se estimó su duración. La columna “Pendientes por Asignar” va indicando las unidades por asignar en la
medida que se va registrando la información.

Imagen 91: Tabla Programación de Cantidades por Periodo
Imagen 92: Cantidades pendientes por asignar
Imagen 93: Tabla Programación de Cantidades por Periodo-Diligenciada


Recuerde
• Distribuir la totalidad de las cantidades de las actividades

• La programación puede ser cero en un periodo de la actividad, no puede ser cero la sumatoria de la
programación del periodo. (No hacer nada en un periodo del proyecto)
• Es posible registrar decimales separado con comas, solo se pueden registrar dos decimales.
• Para registrar las actividades a través de la plantilla de Excel:
Dar clic en el botón “Crear proceso de cargue masivo de información” en la sección Proceso de cargue masivo de
Información, en la ventana emergente seleccionar en Tipo de Cargue “Cargue de Programación Inicial”
desplegando automáticamente el año y mes de inicio programado, así como los meses de duración del proyecto.
Confirmar la información y dar clic en “Guardar” y se crea el proceso de cargue masivo.
Para descargar la plantilla, dar clic en el botón “Plantilla Cargue”, esta plantilla cuenta con la información
registrada previamente en la Programación de Actividades, así como la fecha de inicio y terminación, estimada
por el sistema de acuerdo con la información registrada.
Realizar la distribución de las cantidades de cada actividad en los periodos definidos por la fecha de inicio y
terminación.
Imagen 94: Programación de Cantidades por Periodo


Imagen 95:
Cargue de
programación inicial


Imagen 97: Descargar plantilla de cargue
Imagen 98: Plantilla de Cargue


Imagen 99: Plantilla de Cargue Diligenciada
Recuerde
• Distribuir la totalidad de las cantidades de las actividades

• La programación puede ser cero en un periodo de la actividad, no puede ser
cero la sumatoria de la programación del periodo. (No hacer nada en un periodo
del proyecto)
• Es posible registrar decimales separado con comas, solo se pueden registrar dos
decimales.
• Todas las celdas deben ser diligenciadas.
• Las cantidades deben estar en formato general.
Eliminar la fila de los títulos de las columnas y guardar el archivo cambiando la extensión del archivo a CVS
(delimitado por comas).
Dar clic en el botón “Cargar Archivo Plano del Proceso” y seleccionar el archivo CVS, dar clic en “Procesar Cargue”.

Imagen 101: Cargar Información de proceso masivo
Una vez el proceso termina, verificar los mensajes del log que hagan referencia a errores generados en el proceso,
verificar y corregir los errores en la plantilla y realizar nuevamente el proceso de cargue.

Si el proceso termina exitosamente, se registrará la información en la tabla Programación de actividades.
Imagen 103: Tabla Programación de Cantidad por Periodo alimentada


3.2 ENTIDAD EJECUTORA ES DIFERENTE A LA ENTIDAD DESIGNADA PARA CONTRATAR LA

INTERVENTORÍA
3.2.1 Entidad Ejecutora
Al ingresar al módulo de programación seleccionar las actividades asociadas a la interventoría que de acuerdo
con la decisión del OCAD fueron asignadas a otra entidad a través de la marca sobre el cuadro junto al Producto
MGA y posteriormente seleccionar la metodología a utilizar para la programación de las actividades.
Imagen 104: Tabla Programación de Cantidad por Periodo alimentada
Nota: Previamente a seleccionar la metodología de programación, recuerde que para el cargue de programación
debe diligenciar el alcance y seleccionar los indicadores de producto para el proyecto.
Así mismo, para realizar la programación de las actividades por parte del ejecutor o seleccionar las actividades de
interventoría, la entidad designada para contratar la interventoría debe previamente registrar en el módulo de
Aprobación / sección Fuentes de Financiación, el monto asignado por el OCAD para realizar las correspondientes
labores. De no realizarse este paso con antelación, el sistema no permitirá al ejecutor realizar la programación de
actividades en ninguna de las dos metodologías.
En procesos de reprogramación de proyectos, se recomienda que para aquellos proyectos con programación
inicial cargada en el sistema antes del 05/11/2020, se solicite por parte de la entidad ejecutora el borrado de la
programación y se haga nuevamente el cargue de la misma. Lo anterior, con la finalidad de no generar conflictos
con la nueva funcionalidad creada para el registro de programación por parte de la entidad interventora que
pueda conllevar a tener errores en el cargue de la plantilla de reprogramación.

3.2.1.1 Metodología 1 (método tradicional)
Para el registro de la programación ver el numeral 3.1.1 de este manual, teniendo en cuenta que en la plantilla
de cargue se relacionan solo las actividades no seleccionadas en Actividades de Supervisión del Proyecto o
Interventoría. Solo aquellas que de acuerdo con la marcación fueron asignadas a la entidad ejecutora.
En la plantilla las actividades deben sumar el valor total de las actividades del proyecto sin incluir el valor
asociado a la interventoría.
3.2.1.2 Metodología 2 (Nueva)
Para el registro de la programación ver el numeral 3.1.2 de este manual, teniendo en cuenta que en la Estructura
Desglosada de Trabajo (EDT) se visualizarán las actividades asociadas a la interventoría, sin embargo en la tabla
de Programación de Actividades solo se listan las actividades no seleccionadas en Actividades de Supervisión del
Proyecto o Interventoría.
En la programación las actividades deben sumar el valor total de las actividades del proyecto sin incluir el valor
asociado a la interventoría.
Imagen 105: Programación metodología 2


3.2.2 Entidad designada para contratar la interventoría
El usuario responsable del proyecto de la entidad designada para contratar la interventoría, al ingresar al módulo
de programación visualizará la metodología seleccionada por la entidad ejecutora y la tabla en donde fueron
marcadas las Actividades de Supervisión del Proyecto o Interventoría y la programación realizada por la entidad
ejecutora.
Imagen 106: Visualización Sección Programación de actividades- Entidad Designada para contratar la
Interventoría
Para programar las actividades asociadas a la interventoría, la entidad ejecutora debe registrar primero la
programación de sus actividades. Una vez creada la programación de las actividades por la entidad ejecutora y
definido el horizonte de tiempo del proyecto, la entidad designada para contratar la interventoría debe seguir el
siguiente paso a paso para programar, el cual aplica para cualquiera de las dos metodologías de programación:
Paso 1: Ingresar al módulo de Aprobación / sección Fuentes de Financiación, posterior desplazarse a la parte
inferior y dar clic en el botón “Crear Fuentes de Financiación Interventoría”, se abrirá una ventana en la cual
debe registrar la información solicitada asociada al monto aprobado por el OCAD para realizar las labores de
interventoría. Para finalizar seleccionar el botón “Guardar”.
Este paso debe ser ejecutado con prioridad una vez el proyecto aprobado migre a Gesproy, para que de esta
forma la entidad ejecutora pueda programar sus actividades sin inconveniente.

Imagen 107: Crear fuente de financiación Interventoria
Paso 2: Ingresar a la sección Supervisión/Interventoría ubicada en al menú principal, en esta sección se habilitará
la tabla Programación Entidad Designada para la Supervisión del Proyecto o para Contratar la Interventoría.
En la Detalle de Información de Planeación, se indica el valor total del proyecto, el valor planeado por la entidad
ejecutora y el pendiente por planear por la entidad designada para contratar la interventoría.
Imagen 108: Sección Supervisión/Interventoría


Paso 3: En la tabla Programación Entidad Designada para la Supervisión del Proyecto o para Contratar la
Interventoría, agregar a través del botón ubicado junto a la descripción del paquete de trabajo, las actividades a
programar, registrando los siguientes campos:
• Descripción: La acción a ejecutar para llevar a cabo el paquete de trabajo, esta descripción no debe
incluir caracteres especiales.
• Unidad de medida: Seleccione de la lista desplegable la unidad de medida de la actividad.
• Cantidad total: Registre la cantidad de acuerdo con la unidad de medida seleccionada.
En los diferentes periodos establecidos por el horizonte de tiempo de acuerdo con la programación realizada
por la entidad ejecutora, realizar la distribución de las cantidades asociadas a cada actividad.
Imagen 109: Programar Entidad Designada para la Supervisión del Proyecto o para Contratar la Interventoría
Imagen 110: Programar Entidad Designada para la Supervisión del Proyecto o para Contratar la Interventoría-
Diligenciada

Paso 4: Una vez sean registrada la información de la programación, dar clic en “Crear Programación Inicial” y de
esta forma quedan programadas las actividades de la interventoría.
3.3. ENTIDAD EJECUTORA ES DIFERENTE A LA ENTIDAD DESIGNADA PARA REALIZAR LA

SUPERVISIÓN
3.3.1. Entidad Ejecutora (naturaleza privada)
Al ingresar al módulo de programación seleccionar en el cuadro que se ubica después de las metodologías de
programación, las actividades asociadas a la supervisión que de acuerdo con la decisión del OCAD fueron
asignadas a otra entidad, marcando cada una de estas en los cuadros que se encuentran al lado de Producto
MGA, posteriormente seleccionar la metodología a utilizar para la programación de las actividades.
Imagen 111: Selección de actividades asociadas a la supervisión
Nota: Previamente a seleccionar la metodología de programación, recuerde que para el cargue de programación
debe diligenciar el alcance y seleccionar los indicadores de producto para el proyecto.
Así mismo, para realizar la programación de las actividades por parte del ejecutor o seleccionar las actividades de
supervisión, la entidad designada como supervisora debe previamente registrar en el módulo de Aprobación /
sección Fuentes de Financiación, el monto asignado por el OCAD para realizar las labores de supervisión. De no
realizarse este paso con antelación, el sistema no permitirá al ejecutor realizar la programación de actividades en
ninguna de las dos metodologías.
3.3.1.1. Metodología 1 (método tradicional)

Para el registro de la programación ver el numeral 3.1.1 de este manual, es importante tener en cuenta que en
la plantilla de cargue que genera el sistema aparecerán solo las actividades a cargo de la entidad ejecutora, se
excluyen las actividades de Supervisión del Proyecto de acuerdo con lo indicado en el numeral 3.3.1.

En la plantilla de programación las actividades deben sumar el valor total de las actividades del proyecto, sin
incluir el monto asociado a la supervisión. De igual forma, debe tenerse en cuenta que los indicadores de
desempeño del proyecto se calcularán en función solo a las actividades planeadas y ejecutadas por la entidad
ejecutora.
Nota: No olvide para finalizar una vez cargada la plantilla de programación, dar clic en el botón “Confirmar
proceso”.
3.3.1.2. Metodología 2 (Nueva)
Para el registro de la programación ver el numeral 3.1.2 de este manual. Al momento de generar la Estructura
Desglosada de Trabajo (EDT), se visualizarán las actividades asociadas a la supervisión (inhabilitadas para edición),
sin embargo, en la tabla de Programación de Actividades solo se listarán las actividades a cargo de la entidad
ejecutora.
Imagen 112: Programación metodología 2 - Entidad Ejecutora


Importante resaltar que en la programación de las actividades a cargo de la entidad ejecutora, el valor planeado
debe sumar el monto total de las actividades del proyecto sin incluir el costo de la supervisión, dado que sobre
este último se encargará la entidad supervisora (valor pendiente por planear).
Una vez programadas cada una de las actividades a cargo del ejecutor, generado el diagrama de Gantt y efectuada
la distribución de la programación de las actividades en el horizonte de ejecución del proyecto, recuerde dar clic
en el botón “Crear programación Inicial” para finalizar el proceso de programación con éxito.
Imagen 113: Valor planeado a programar por entidad ejecutora
Nota: La entidad ejecutora podrá conocer la programación de actividades realizadas por la entidad designada
para la supervisión ingresando al módulo Supervisión / interventoría. Así mismo, hasta tanto la entidad ejecutora
no realice la programación de actividades, la entidad supervisora no podrá programar sus actividades.
Los indicadores de desempeño del proyecto se calcularán en función solo a las actividades planeadas y ejecutadas
por la entidad ejecutora.
3.3.2. Entidad designada para realizar la supervisión
El usuario responsable del proyecto de la entidad designada para realizar la supervisión, al ingresar al módulo de
programación observará la metodología seleccionada por la entidad ejecutora, la tabla en donde fueron marcadas
las Actividades de Supervisión del Proyecto y la programación realizada por parte de esta.

Imagen 114: Visualización Sección Programación de actividades
Para programar las actividades asociadas a la supervisión, debe revisar en la sección de programación de
actividades que la entidad ejecutora hubiese seleccionado correctamente las actividades de supervisión que
posteriormente debe programar la entidad supervisora en la sección “Supervisión / Interventoría”.
Se recomienda que la entidad ejecutora registre primero la programación de sus actividades, una vez creada la
programación de las actividades por parte de la entidad ejecutora y definido el horizonte de tiempo del proyecto,

la entidad designada para realizar la supervisión puede efectuar la programación de sus actividades tomando
como referencia el siguiente paso a paso, el cual aplica para cualquiera de las dos metodologías de programación:
3.3.2.1. Paso a paso para el registro
Paso 1: Ingresar al módulo de Aprobación / sección Fuentes de Financiación, posterior desplazarse a la parte
inferior y dar clic en el botón “Crear Fuentes de Financiación Interventoría”, se abrirá una ventana en la cual
debe registrar la información solicitada asociada al monto aprobado por el OCAD para realizar las labores de
supervisión. Para finalizar seleccionar el botón “Guardar”.
Este paso debe ser ejecutado con prioridad una vez el proyecto aprobado migre a Gesproy, para que de esta
forma la entidad ejecutora pueda programar sus actividades sin inconveniente.
Imagen 115: Crear fuente de financiación Supervisión
Paso 2: Ingresar a la sección Supervisión/Interventoría ubicada en menú principal, en esta sección se habilitará
la tabla de Programación que debe diligenciar la Entidad Designada para la Supervisión del Proyecto.
Para generar la plantilla de programación inicial debe diligenciar la fecha de inicio de la supervisión y la duración
haciendo uso del icono lápiz, de esta forma se activará una tabla que contiene la plantilla para registrar la
programación de actividades.
En la parte inferior a la programación, se visualiza el Detalle de Información de Planeación, indicando el valor
total del proyecto, el monto planeado por la entidad ejecutora y el pendiente por planear por la entidad designada
para realizar la supervisión.

Imagen 116: Sección Supervisión/Interventoría
Paso 2: En la tabla de Programación Entidad Designada para la Supervisión del Proyecto, agregar a través del
botón ubicado junto a la descripción de cada paquete de trabajo (franja color gris) según como corresponda y/o
aplique, las actividades a programar, registrando los siguientes campos:
• Descripción: La acción a ejecutar para llevar a cabo el paquete de trabajo, esta descripción no debe
incluir caracteres especiales.
• Unidad de medida: Seleccione de la lista desplegable la unidad de medida de la actividad.
• Cantidad total: Registre la cantidad de acuerdo con la unidad de medida seleccionada.
• En los diferentes periodos establecidos por el horizonte de tiempo de acuerdo con la programación
realizada por la entidad ejecutora, realizar la distribución de las cantidades asociadas a cada actividad.
Para guardar la información anteriormente indicada en cada una de las actividades, dar clic sobre el primer icono
que aparece al inicio de cada actividad.

Imagen 117: Programación actividades entidad supervisora
Paso 3: Una vez registrada la información de la programación, dar clic en “Crear Programación Inicial”, para que
de esta forma queden programadas las actividades de supervisión.
Mediante el cuadro de detalle de información de planeación, se puede validar que el valor total del proyecto se
encuentra 100% programado conforme al monto aprobado por el OCAD.
Imagen 118: Programar Entidad Designada para la Supervisión del Proyecto o para Contratar la Interventoría-
Diligenciada

3.4. Indicadores de desempeño en la eficiencia

Una vez confirmado el proceso en las dos metodologías el sistema calcula el valor planeado (PV) por periodo,
que es calculado por el sistema teniendo en cuenta la información cargada en la programación inicial, a través de
la sumatoria de las cantidades de las actividades programadas multiplicado por el valor unitario programado de
cada actividad, acumulando el valor programado total en cada periodo, el cual se refleja en la curva S del proyecto
con la línea AZUL.
Imagen 119: Indicadores de Desempeño de la Eficiencia- Valor Planeado (PV)
3.4.1. Indicadores de desempeño entidad ejecutora diferente a entidad interventora /

supervisora
Los indicadores de desempeño para el caso en que la entidad ejecutora es diferente a la entidad interventora /
supervisora, se calcularán solamente para las actividades planeadas y ejecutadas por la entidad ejecutora
conforme a los respectivos reportes efectuados en la programación y ejecución. Por lo anterior, el
comportamiento de las actividades a cargo de la interventoría y supervisión no afectarán de ninguna forma los
indicadores de desempeño que obtenga la entidad ejecutora.

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Equipo Funcional – Grupo de Gestión de Información

Vivian Elizabeth Arias Hernández

Dirección de Vigilancia de las Regalías Equipo de Tecnología

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3.4. Indicadores de desempeño en la eficiencia...................................................................................... 82

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1. Sección Hitos del proyecto

1.1.1 Información requerida para el registro

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1.1.2 Paso a paso para el registro

Imagen 2: Programar hitos contratación

Imagen 3: Crear programación

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Imagen 4: Adicionar Programación

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Programación de hitos para la Contratación

Imagen 6: Hitos del proyecto

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Imagen 7: Eliminar o editar Hitos Contratación

Imagen 8: Eliminar o editar Hitos Contratación

1.1.2.2 Programar Eventos de Participación Ciudadana

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• Fecha: Seleccionar en el calendario la fecha prevista del evento de participación ciudadana.

Imagen 9: Programar Eventos de Participación Ciudadana

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Imagen 10: Adicionar hitos-Participación ciudadana

Imagen 11: Orientaciones participación ciudadana

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

Imagen 12: Programación eventos de participación ciudadana

Imagen 13: Supervisión

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1.2.1 Información requerida para el registro

1.2.2 Paso a paso para el registro

Imagen 14: Crear Información Supervisión

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

Imagen 15: Adicionar Información Supervisión

Imagen 16: Información Supervisor

Imagen 17: Sección Alcance

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2.1.1 Información requerida para el registro

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

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2.1.2 Paso a paso para el registro

Imagen 18: Alcance del Proyecto

Imagen 19: Alcance Definido del Proyecto

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Imagen 20: Alcance Definido del Proyecto

Imagen 21: Alcance del Proyecto

Imagen 22: Alcance del Proyecto-Información General

MÓDULO GESTIÓN DE PROYECTOS Versión: 0

2.2 Indicadores principales del proyecto

2.2.1 Información requerida para el registro

2.2.2 Paso a paso para el registro

Imagen 23: Indicadores principales del proyecto

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Imagen 24: Marcación indicadores principales del proyecto

3. Sección Programación de Actividades

Se presentan dos tipos de programación:

1. Si la entidad ejecutora es la misma designada para contratar la interventoría, esta realiza la