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MANUAL DE USUARIO

Control de Asistencia
Biomtrico Proximidad

Contenidos

La informacin de este documento esta sujeta a cambios sin


previo aviso.
Versin 3.6 05-2012
Impreso en Chile
WWW.QWANTEC.COM

II

Manual V3.6

Contenidos
CAPTULO 1.................................................................................... 7
1.1 ES NECESARIO SABER ......................................................................... 7
1.2 ACERCA DEL SOFTWARE ..................................................................... 7
1.3 ACTIVACIN DEL SOFTWARE .............................................................. 8

CAPTULO 2 ...................................................................................... 9
2.1 NUESTROS EQUIPOS ............................................................................ 9
2.2 DESCRIPCIN DEL PANEL DEL EQUIPO................................................ 10

CAPTULO 3.................................................................................. 12
3.1 CONCEPTOS BSICOS ....................................................................... 12
3.1.1 Registro de Usuarios ................................................................ 12
3.1.2 Identificacin/Verificacin de Usuario...................................... 13
3.1.3 Umbral (slo biomtricos) ........................................................ 14
3.1.4 Nmeros ID de Usuario ............................................................ 16
3.1.5 Niveles de privilegios en el equipo ............................................ 16
3.1.6 Ventana de Inicio...................................................................... 17
3.2 CMO PONER EL DEDO (SLO BIOMTRICOS) ..................................... 17

CAPTULO 4 .................................................................................... 19
4.1 PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO Y VERIFICACIN .............................. 19
4.1.1 Registrar Usuarios ................................................................... 19
4.2 PROBAR UN REGISTRO ...................................................................... 30
4.3 REGISTRAR UN RESPALDO DE OTRA HUELLA DE UN USUARIO ............ 31
4.4 VERIFICANDO SU IDENTIDAD ............................................................ 32

III

Contenidos

4.5 CONSEJOS PARA REGISTRAR CORRECTAMENTE EN EQUIPOS


BIOMTRICOS......................................................................................... 33

CAPTULO 5.................................................................................. 35
5.1 OPCIONES DE SISTEMA ..................................................................... 36
5.1.1 Fecha Hora .............................................................................. 36
5.1.2 Cambiar el formato de la Fecha................................................ 37
5.1.3 Cambiar el Lenguaje ................................................................ 38
5.1.4 Opciones Avanzadas................................................................. 38
5.2 CONTROL DE ENERGA ..................................................................... 40
5.3 OPCIONES DE COMUNICACIN .......................................................... 41
5.4 OPCIONES DE LECTURA .................................................................... 43
5.5 TEST AUTOMTICO .......................................................................... 43
5.6 OPCIONES EN EQUIPOS CON LCD A COLOR ........................................ 44

CAPTULO 6.................................................................................. 49
6.1 INFORMACIN DEL SISTEMA ............................................................. 49
6.2 BAJAR DATOS AL PENDRIVE ............................................................. 50

CAPTULO 7.................................................................................. 51
CAPTULO 8.................................................................................. 53
CAPTULO 9.................................................................................. 57
9.1 APLICACIONES E XTERNAS ................................................................ 58
9.1.1 Manejo de Aplicaciones............................................................ 58
9.1.2 Sistema de Comunicacin con el lector de Huellas Dactilares ... 59
9.1.3 Importar desde Pendrive o Disco USB ...................................... 64
9.2 CONFIGURACIONES / OPCIONES......................................................... 66
9.2.1 Lista de Departamentos ............................................................ 67
9.2.2 Lista de Empleados................................................................... 69
9.2.3 Configuracin del Administrador.............................................. 71

IV

Manual V3.6

9.2.4 Manejo de Horarios.................................................................. 75


9.2.5 Manejo de Turnos..................................................................... 79
9.2.6 Calendarizacin del Empleado ................................................. 81
9.2.7 Lista de Feriados...................................................................... 87
9.2.8 Tipos de Salida Normales ......................................................... 88
9.2.9 Reglas de Asistencia ................................................................. 89
9.2.10 Opciones de Base de Datos..................................................... 95
9.3 MANEJO DE LA ASISTENCIA .............................................................. 98
9.3.1 Asistencia................................................................................. 98
9.3.2 Salida de Empleado .................................................................. 98
9.3.3 Empleado que olvida marcar Entrada o Salida ....................... 104
9.3.4 Empleados que llegan Tarde Colectivamente .......................... 105
9.4. BITCORA Y CLCULOS ................................................................ 106
9.4.1 Bitcora y Clculos ................................................................ 106
9.4.2 Registros de Asistencia ........................................................... 106
9.4.3 Empleados laborando en este momento................................... 111
9.4.4 Clculo de Asistencia y Reportes............................................. 112
9.5 DATOS ........................................................................................... 121
9.5.1 Men de Datos ....................................................................... 127
9.5.2 Iniciar Sistema........................................................................ 127
9.5.3 Borrar Datos Obsoletos.......................................................... 128
9.5.4 Respaldar Base de Datos ........................................................ 129
9.5.5 Importar Datos de Asistencia.................................................. 130
9.5.6 Exportar Datos de Asistencia.................................................. 132
9.5.7 Cambiar Usuario.................................................................... 133
9.5.8 Exit ........................................................................................ 134

CAPTULO 10.............................................................................. 135


10.1 CMO EXPORTAR DATOS DE ASISTENCIA DESDE LA VENTANA
REGISTROS DE ASISTENCIA .................................................................. 135
10.2 CMO SELECCIONAR FECHAS DESDE Y HASTA .............................. 137
10.3 CMO SELECCIONAR UNA FECHA Y HORA ..................................... 138

Contenidos

10.4 CMO SELECCIONAR EMPLEADOS ................................................. 138


10.5 CMO UTILIZAR UNA BARRA DE HERRAMIENTAS............................ 139
10.6 CMO SELECCIONAR UN DEPARTAMENTO ..................................... 140

CAPTULO 11.............................................................................. 141

VI

Manual V3.6

Captulo 1
Antes de comenzar
1.1 Es necesario saber
Este manual fue diseado como instructivo de uso para los equipos
control de Asistencia de la empresa QWANTEC, de dos tipos: relojes
biomtricos y relojes de proximidad (que utilizan tarjetas), y del software
que los controla.

Precaucin: No intente mantener el equipo a su manera, excepto


como lo explica la documentacin en lnea o este instructivo. Siempre
siga las instrucciones de este manual de usuario

Aviso: Por favor no deje el equipo en un lugar con mucha luz, porque
la luz intensa afecta la lectura de las huellas dactilares, y esto causa que la
verificacin de la huella falle. Este producto est fabricado para ser usado
en interiores, por favor deje el equipo dentro de un ambiente apropiado,
debe resguardarse para no exponerlo a la humedad, lluvia, calor, polvo o
tierra, el rango de temperatura del equipo es de 0-40C. No use el equipo
en ningn ambiente caluroso o muy fro, mantenga el equipo alejado de
cualquier fuente de calor o radiador, y de la luz directa del sol. El uso
prolongado al aire libre, y a temperaturas fuera de su rango de operacin,
pueden causar problemas en el funcionamiento y daos que no son
solventados por la garanta.

1.2 Acerca del software


El sistema de tiempo & asistencia consiste en dos partes, primero la
interfaz frontal o equipo lector (reloj) y segundo el software de control.
La interfaz frontal es un terminal independiente que es usado para
registrar y chequear las huellas dactilares o tarjetas, y el software es un

Acerca del Producto

programa computacional que permite manejar y obtener los registros


capturados del equipo. El equipo registra las huellas del personal o
tarjetas, y registra sus ingresos o salidas, y el software lee los registros del
equipo y crea estadsticas en base a reglas del usuario, mostrando varios
reportes.

1.3 Activacin del software


En algunos casos, despus de instalar y ejecutar el software de
control, aparecer una ventana pidiendo el ingreso de una licencia. En
esta ventana aparecer un cdigo, el cul es necesario informar a
QWANTEC para la posterior entrega del nmero de licencia.
Favor enviar e-mail a aespinoza@qwantec.com indicando el cdigo
de la ventana, su nombre, y R.U.T. de su empresa. Posteriormente le
responderemos el e-mail con el nmero de licencia correspondiente.

Manual V3.6

Captulo 2
Acerca del producto
Este captulo es acerca del equipo lector, y sobre cmo poner el dedo
o acercar la tarjeta para una lectura correcta.

2.1 Nuestros equipos

T6

S200

i100

S500

i360

Acerca del Producto

2.2 Descripcin del panel del equipo


T6

S200

ESC o F1 (Tecla para salir): Salir de cada ventana en pantalla, adems

en la pantalla principal cambia el estado del equipo a ENTRADA.


OK o F4 (Tecla de confirmacin): Confirma la operacin actual.
Men : Presione esta tecla para ingresar al men de opciones del equipo.
Tecla Arriba: Mueve el cursor hacia arriba en el men, adems en la
pantalla principal cambia el estado a SALIDA.
Tecla Abajo: Mueve el cursor hacia abajo en el men.
Nota: En algunos equipos tambin hay teclas de izquierda y derecha.
 Tecla de Encendido/Apagado: Enciende o apaga el equipo.
Nmeros: del 0 al 9.
Nota: Las teclas F1 a F4 cumplen una doble funcin, la tecla F1 tambin
sirve para cambiar el estado del reloj a ENTRADA normal, la tecla F2
cambia el estado a SALIDA normal, la tecla F3 cambia el estado a
ENTRADA especial (por ejemplo para despus de volver de una salida
dentro de jornada), y la tecla F4 cambia el estado a SALIDA especial (lo
contrario a lo anterior).

10

Manual V3.6

i100

S500

ESC (Tecla para salir): Salir de cada ventana en pantalla.

OK (Tecla de confirmacin): Confirma la operacin actual.


M/ : Presione esta tecla para ingresar al men de opciones del equipo.
Tecla Arriba: Mueve el cursor hacia arriba en el men.
Tecla Abajo: Mueve el cursor hacia abajo en el men.
Nota: En equipos s500 e i360 tambin hay teclas de izquierda y derecha.
: Para borrar caracter anterior.
 Tecla de Encendido/Apagado: Enciende o apaga el equipo.
Nmeros: del 0 al 9.
Notas: En el modelo i100 el cambio al estado ENTRADA normal se
realiza con la tecla Encendido/Apagado, y el cambio a SALIDA normal
con la tecla , el cambio a ENTRADA especial con la tecla y el
cambio a SALIDA especial con la tecla .
En los modelos S500 e i360 el cambio al estado ENTRADA normal se
realiza con la tecla F1, y el cambio a SALIDA normal con la tecla F2, el
cambio a ENTRADA especial con la tecla F5 y el cambio a SALIDA
especial con la tecla F6.

11

Conceptos

Captulo 3
Conceptos

3.1 Conceptos Bsicos


Esta seccin contiene definiciones y descripciones del sistema de
tiempo y asistencia por huella dactilar y por proximidad. Conceptos
incluidos:
Registro de Usuarios
Verificacin de Usuario
Umbral
Nmeros ID de Usuarios
Niveles de Privilegios
De estas, las dos funciones ms importantes del sistema son el
Registro de Usuarios y la Verificacin de Usuarios.

3.1.1 Registro de Usuarios


El registro es el proceso de crear un nmero ID y escanear 3 dedos
del usuario para crear 3 plantillas electrnicas. Estas plantillas de sus
huellas quedan asociadas al nmero ID del usuario. En los equipos con
tarjetas de proximidad, el nmero ID queda asociado a una nica tarjeta.
Para los equipos biomtricos, cuando se pone un dedo en el sensor,
el equipo busca en sus plantillas, cual de stas se asocia a la lectura; por
lo tanto la plantilla se ocupa para verificar la identidad del usuario. As,
un usuario registrado puede posicionar su dedo en el equipo para registrar

12

Manual V3.6

la hora, ya sea de salida o de entrada, y este procedimiento toma cerca de


2 segundos.
Un usuario puede registrar hasta 10 plantillas o huellas en un reloj
biomtrico, es decir, registrar todos los dedos de sus manos, con esto el
usuario puede tener ms facilidades de verificacin. Por lo general,
recomendamos el registro de slo 3 huellas por usuario, los ndices de las
manos izquierda y derecha, y el dedo medio de la mano derecha. Esto es
lo ideal, de modo que si un trabajador se daa un dedo, puede poner otro
en el lector de huella del equipo.

3.1.2 Identificacin/Verificacin de Usuario


Es el proceso de comparar la huella que lee el equipo con las huellas
almacenadas, luego la identificacin de la huella o plantilla
correspondiente y finalmente la verificacin del usuario que la registr.
De manera anloga, en un equipo con tarjetas, es el proceso de
comparar o buscar en la memoria del equipo la tarjeta leda, para luego
terminar con la verificacin del usuario.

Tipo de Autentificacin
1 Autentificacin por huella dactilar
Use la huella dactilar para autentificar un usuario. Los siguientes 2
modos son los tipos de verificacin por medio biomtrico.
1:1 Autentificacin (Verificacin)
En este modo, ingrese un nmero ID de usuario y luego la huella
dactilar correspondiente. Las huellas dactilares asociadas al nmero ID
sern comparadas 1-1 con la huella dactilar leda. Esta autentificacin 1-1
tarda un muy breve periodo de tiempo sin importar el nmero de usuarios
registrados. No hay necesidad de hacer modificaciones especiales en la
configuracin del sistema.
13

Conceptos

Despus de ingresar su ID, ponga su dedo en el sensor del equipo


para que ste realice la autentificacin.
1: N Autentificacin (Identificacin)
En este modo, slo es necesario que el usuario ponga su huella
dactilar en el sensor del equipo. Aunque el procedimiento de la
autentificacin es simple, este mtodo durar un poco ms de tiempo que
la autentificacin 1:1 si hay muchos usuarios registrados. No hay
necesidad de hacer ningn ajuste especial en la configuracin del sistema.

Autentificacin por clave


Una clave de 1--5 dgitos de largo puede ser usada para validar una
autentificacin de acceso. Ud. puede usar este mtodo en casos especiales,
como cuando las huellas de un trabajador estn muy deterioradas, o el
sensor del equipo est daado.

RFID autentificacin por tarjeta (equipos de proximidad)


Una tarjeta RF o de proximidad de 125 KHz puede ser usada para
identificar a un usuario. Simplemente el usuario acerca su tarjeta al
equipo, y este registra su asistencia.

3.1.3 Umbral (slo biomtricos)


Umbral: Un nmero predefinido, a menudo controlado por un
administrador de sistema biomtrico, que establece el grado de
correlacin necesario para que una comparacin de huellas sea juzgada
como una equivalencia. Si la cuenta que resulta de la comparacin de las
huellas excede el umbral, las huellas son equivalentes (aunque las huellas
entre s no sean idnticas).

14

Manual V3.6

El umbral establece un balance entre una Tasa de Aceptacin Falsa


(TAF) y una Tasa de Rechazo Falsa (TRF). TAF significa la probabilidad
que un sistema biomtrico identifique incorrectamente a un individuo o
falle en rechazar a un impostor. Mientras que la TRF mide la probabilidad
que un sistema biomtrico no podr identificar a un usuario registrado.
Ud. puede fijar el umbral en el equipo, y este ser el mismo para
todos los usuarios. Para un usuario cuya verificacin de huella dactilar
sea difcil, puede adoptar el mtodo de verificacin de nmero ID de
usuario y luego huella dactilar (equivalencia 1:1).
El aumento del umbral aumenta la seguridad, mientras que la baja de
ste aumenta la velocidad. El equilibrio correcto es vital.
Para usuarios cuyos dedos estn daados, el umbral debe ser
reducido.
Aviso: TAF and TRF se afectan una a otra, si se incrementa la TAF,
entonces se reduce la TRF. El umbral por defecto es 25, el umbral de la
autentificacin 1:1 es 15.

Table 11 Ajustes Sugeridos del Umbral


TRF

TAF

Uno-a-varios

Uno-a-uno

Alta

Baja

45

25

Media

Media

35

15

Baja

Alta

25

10

15

Conceptos

3.1.4 Nmeros ID de Usuario


Antes de comenzar el registro de huellas dactilares o de tarjetas, a un
usuario hay que asignarle un nmero ID (identificacin). Este nmero es
usado para guardar una o varias huellas dactilares de un usuario en el
equipo, o la clave del usuario, o la tarjeta de proximidad del usuario.
Los nmeros ID son ingresados por el teclado del equipo.

3.1.5 Niveles de privilegios en el equipo


El equipo de control de asistencia consta de 4 niveles de usuarios (en
algunos modelos slo son 2):
Usuarios son las personas cuya asistencia se debe supervisar
(empleados).
Registradores son los usuarios que estn autorizados para registrar
nuevos usuarios o eliminar usuarios en el sistema.
Administradores adems pueden hacer otras operaciones, exceptuando
el fijar opciones avanzadas y la capacidad de registrar a otros
Administradores.
Supervisores son usuarios de ms alto nivel, que tienen acceso a todas
las funciones y pueden cambiar toda la configuracin en el sistema.
 Importante: Sin un Administrador o un Supervisor en el sistema, cualquier
persona no autorizada puede ingresar al men del equipo y cambiar la
configuracin o borrar informacin.

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Manual V3.6

3.1.6 Ventana de Inicio


Cuando el equipo es conectado a la electricidad y despus de
presionar el botn de encendido, en la pantalla LCD aparecer una
interfaz grfica inicial, como la siguiente:

QWANTEC

Entrada

09:30
10/05/04
VIE
Equipo LCD BN

Equipo LCD color

3.2 Cmo poner el dedo (slo biomtricos)


Asegrese que la imagen de la huella digital capturada sea de la base
del dedo.
Tambin, para obtener una alta tasa de xito de lectura, registre el
mismo dedo 3 veces, en ngulos distintos de ajuste (levemente diferentes),
uno hacia el centro, otro inclinado levemente a la izquierda, y el tercero
inclinado levemente hacia la derecha.
Si sigue el siguiente procedimiento, la tasa de xito aumentar
dramticamente.

17

Conceptos

La manera correcta es:


Ponga un dedo en la superficie del sensor.
Pngalo en el centro de la superficie del sensor.

La manera incorrecta es:

18

Manual V3.6

Captulo 4
Comenzando
4.1 Procedimientos de Registro y Verificacin
Este captulo describe como poder registrar y verificar usuarios en el
equipo.
Los siguientes tpicos estn incluidos:
Registrar un usuario
Evaluar el resultado de un proceso de registro
Registrar una huella dactilar de respaldo para un usuario (slo
biomtricos)
Verificar la identidad de un usuario
Consejos para registros exitosos
 Aviso: si desea registrar un nuevo usuario, ud. tiene que ser un
Registrador, Administrador, o un Supervisor del equipo. Para mayor
informacin de este tipo de usuarios, revise la seccin 3.1.5 Niveles de
Privilegios en el equipo.

4.1.1 Registrar Usuarios


Si es el primer registro del sistema recin instalado, cualquiera se
puede convertir en un Supervisor o Administrador.
Si hay un Administrador en el sistema, Ud. tendr que ser autorizado
por ste para poder registrar nuevos usuarios.

19

Comenzando

Equipos biomtricos con LCD BN:


Los equipos biomtricos proveen 3 maneras para registrar: registro
de huella dactilar, registro de clave, y registro de huella y clave, la
eleccin de una de ellas depende de la calidad de la huella dactilar del
usuario.
El registro de huella dactilar es recomendable para el personal cuya
calidad de huella dactilar sea bastante buena. El registro de huella y clave
es para el personal cuya huella dactilar pueda registrarse sin problemas,
pero la verificacin de sta tome un tiempo considerable. El registro slo
por clave es recomendable para el personal que no puede registrar
exitosamente su huella dactilar. Ud. Tendr que seleccionar la manera de
registrar que corresponda a cada usuario.
Para comenzar el proceso de registro, primero presione [Menu], si en
la pantalla aparece Solo Admin slo el Administrador o Supervisor
podr entrar si verifica su identidad.
 Aviso: Si es el primer registro en un sistema nuevo o
reseteado, no necesita verificar su identidad, entrar directamente al
Men. En este caso es recomendable crear 2 supervisores, con los
nmeros 1 y 2, y con clave, para luego crear a un 3er supervisor con
huellas dactilares, el cual podra ser ud. Luego de crear los
supervisores, deber crear a los usuarios (empleados).
La ventana Men es la siguiente:

20

Manual V3.6

Presione [OK], acceder a la Configuracin de Usuarios:

Presione [OK], y acceder al Registro de Usuario:

Registro de Huella Dactilar:


(1) Acceda al Registro HD presionando [OK], aparecer la siguiente
ventana:
Reg. HD
Nuevo Reg?
ESC

OK

(2) Presione [OK], y aparecer la ventana:


Nuevo Reg
UserID 00001
ESC
OK

21

Comenzando

(3) Ingrese el nmero ID (el rango es de 1 a 65534), presione [OK],


y aparecer la siguiente ventana:
Nuevo Reg
00004-0
Ponga su dedo?
ESC/Salir

Nuevo Reg
00004-0
Segunda Lectura
ESC/Salir

Nuevo Reg
00004-0
Tercera Lectura
ESC/Salir

(4) Despus de leer tres veces el mismo dedo, aparecer lo siguiente:


Nuevo Reg
00004-0
ESC

OK

Nota: El 0 en ltimo lugar significa que es el primer dedo registrado


del usuario.
Presione [OK], la ventana previa seguir estando hasta que se haya
creado la plantilla de la huella dactilar.

22

Manual V3.6

Si su identidad no puede ser verificada, tendr que repetir el


procedimiento desde el paso 3.
Registro de Clave:
(1) Seleccione Reg. Clave y presione [OK], la siguiente ventana
aparecer:
Reg. Clave
Nuevo Reg?
ESC

OK

(2) Presione [OK], y la siguiente ventana aparecer:


Nuevo Reg
UserID 00005
ESC
OK

(3) Ingrese el nmero ID (el rango es de 1 a 65534), presione [OK],


y aparecer la siguiente ventana:
Nuevo Reg
Clave
ESC

*****
OK

Note: El largo de la clave es de 1 a 5 dgitos.

23

Comenzando

(4) Ingrese la clave, presione [OK], y aparecer la siguiente ventana:

Nuevo Reg
Clave
*****
Rep. Clave *****
ESC
OK

(5) Ingrese la clave nuevamente, presione [OK], y la siguiente


ventana aparecer:
Nuevo Reg
00005-P
ESC

OK (Grabar)

Nota: 00005-P, la P significa clave.


Presione [OK], la ventana previa seguir estando hasta que se haya
creado el registro.
Registro de Huella y Clave:
(1) Seleccione HD & Clave, presione [OK], la siguiente ventana
aparecer:
HD & Clave
Nuevo Reg?
ESC

OK

24

Manual V3.6

(2) Presione [OK], y la siguiente ventana aparecer:


Nuevo Reg
UserID 00006
ESC
OK

(3) Ingrese el nmero ID (el rango es de 1 a 65534), presione [OK],


y aparecer la siguiente ventana:
Nuevo Reg
00006-0
Ponga su dedo?
ESC/Salir
Nuevo Reg
00006-0
Segunda Lectura
ESC/Salir
Nuevo Reg
00006-0
Tercera Lectura
ESC/Salir

(4) Despus de leer tres veces el mismo dedo, aparecer lo siguiente:


Nuevo Reg
Clave
ESC

*****
OK

25

Comenzando

(5) Ingrese una clave, presione [OK] y la siguiente ventana


aparecer:
Nuevo Reg
Clave
*****
Rep. Clave *****
ESC
OK

(6) Ingrese la clave nuevamente, presione [OK], y la siguiente


ventana aparecer:
Nuevo Reg
00006-0P
ESC

OK (Grabar)

Nota: El 0 en penltimo lugar significa que es el primer dedo


registrado del usuario. La P significa que es con clave.
Presione [OK], la ventana previa seguir estando hasta que se haya
creado el registro.
Si su identidad no puede ser verificada, tendr que repetir el
procedimiento desde el paso 3.

26

Manual V3.6

Equipos proximidad con LCD BN:


Los equipos que leen tarjetas de proximidad, proveen dos tipos de
registro: registro de tarjeta RFID y registro de clave.
El manejo en el men es prcticamente igual al de los equipos
biomtricos con LCD BN, la diferencia radica en la seleccin de los tipos
de registros, en los equipos biomtricos son 3, y en los de proximidad 2.
Lea las pginas anteriores para que comprenda el manejo del men.
 Aviso: Si es el primer registro en un sistema nuevo o
reseteado, no necesita verificar su identidad, entrar directamente al
Men. En este caso es recomendable crear 2 supervisores, con los
nmeros 1 y 2, y con clave, para luego crear a un 3er supervisor con
tarjeta de proximidad, el cual podra ser ud. Luego de crear los
supervisores, deber crear a los usuarios (empleados).

Equipos biomtricos con LCD color:


Los equipos con LCD a color, tanto biomtricos como de
proximidad, proveen una interfaz de usuario ms intuitiva y fcil de
manejar que los equipos con LCD blanco y negro.
 Aviso: Si es el primer registro en un sistema nuevo o
reseteado, no necesita verificar su identidad, entrar directamente al
Men. En este caso es recomendable crear 2 supervisores, con los
nmeros 1 y 2, y con clave, para luego crear a un 3er supervisor con
huella dactilar, el cual podra ser ud. Luego de crear los supervisores,
deber crear a los usuarios (empleados).

27

Comenzando

Al entrar al men del equipo aparece la siguiente ventana:

En donde debe entrar a 1.User:

28

Manual V3.6

Luego entre a 1.Altas:

En esta ltima ventana deber ingresar en AC. NO el nmero de


usuario (o aceptar el que le ofrece), en FP deber ingresar para registrar
las huellas dactilares del usuario, o ingresar a PWD para crear una
clave para el usuario. Luego en AUTH deber seleccionar el tipo de
usuario, el cual puede ser Administrador o Usuario (empleado).
El proceso de registro culmina presionando el botn OK en la
ventana.

Notas:
Al ingresar a FP ver la ventana de ingreso de huellas dactilares:

29

Comenzando

Al ingresar a PWD ver la ventana de ingreso de clave:

Equipos proximidad con LCD color:


Los equipos de proximidad con LCD a color proveen la misma
interfaz de usuario que los equipos biomtricos a color. En cuanto al
registro de un usuario, la nica diferencia es que se registra una tarjeta de
proximidad, no huellas dactilares; por lo cual, la opcin FP al crear un
usuario se cambia por una opcin que permite leer y registrar una nueva
tarjeta de proximidad.
Lea las pginas anteriores para que comprenda el manejo del men.

4.2 Probar un Registro


Pedirle al usuario que ponga su dedo en el sensor del equipo o
acerque su tarjeta de proximidad (dependiendo del equipo), para probar la
verificacin. Si la verificacin es exitosa, ya estara seguro que el registro
fue correcto.

30

Manual V3.6

Para los equipos biomtricos, si la calidad de la huella del usuario es


deficiente, recomendamos que se registre con huella y con clave, o slo
con clave.

4.3 Registrar un Respaldo de otra Huella de


un Usuario
Equipos biomtricos con LCD BN:
En la ventana para crear un nuevo registro presione [ESC] para
entrar a la opcin de respaldo, la siguiente ventana aparecer:

Reg. HD
Nuevo Reg?

Respaldar Regs
UserID 00006

ESC

OK

ESC

Esta operacin es equivalente al registro de huella dactilar, explicado


en pginas anteriores, con la diferencia que hay que registrar otro dedo
del usuario.
Nota: Cuando la memoria del sistema lo permita, es recomendable
registrar al menos 2 dedos para un usuario o trabajador estable en su
empresa. Lo ideal son 3 dedos por usuario, los dos ndices y el dedo
medio derecho.

31

Comenzando

4.4 Verificando su Identidad


De acuerdo a la manera en que se registr un usuario, hay distintas
formas de verificar la identidad en el reloj (registrar asistencia).
Equipos biomtricos:
1er mtodo: Poner el dedo en la superficie del sensor hasta que el
reloj le diga Gracias. Esta verificacin se llama 1 a N (1:N).
2do mtodo: Ingresar el nmero de usuario, presionar Ok, y poner
el dedo en la superficie del sensor hasta que el reloj le diga Gracias.
Esta verificacin se llama 1 a 1 (1:N).
3er mtodo: Ingresar el nmero de usuario, presionar Ok, e
ingresar la clave (si es que tiene registrada), para luego presionar Ok.
Equipos de proximidad:
1er mtodo: Acercar la tarjeta del usuario al sensor del reloj, hasta
que el reloj le diga Gracias.
2do mtodo: Ingresar el nmero de usuario, presionar Ok, e
ingresar la clave (si es que tiene registrada), para luego presionar Ok.

32

Manual V3.6

4.5 Consejos para Registrar correctamente


en equipos biomtricos
La verificacin ser rpida si la huella digital del usuario es de buena
calidad; de lo contrario, ser muy lenta o podr ocurrir un caso de
TRF(Rechazo Falso). Con el propsito de aumentar la calidad de la
verificacin de huellas, le recomendamos que siga los siguientes
consejos:
Problema

Solucin

El dedo est
muy seco o
sucio

Debe intentar humedecer el dedo, por ejemplo


soplndole cerca de su boca.
Si el dedo est sucio, lvese las manos.

No presiona el
dedo
lo
suficiente en el
sensor

El usuario deber poner su dedo firme, dejando la


base de ste plana sobre la superficie del sensor.

Cmo elegir el
dedo?

Recomendamos el dedo ndice derecho, el izquierdo,


y el dedo del medio derecho.
Use los dedos que tengan huellas de buena calidad,
sin daos o manchas.
El usuario comnmente elige el dedo ndice, pero si
ste no est en buenas condiciones, deber
recomendarle usar el del medio o el anular.
Si los dedos del usuario son pequeos, elija el
pulgar.

33

Comenzando

Cmo poner el
dedo?

El efecto del
cambio
de
patrn de la
huella dactilar
Otros

Ponga su dedo firme sobre el sensor, abarcando un


rea aprox. de 2/3 de ste.
La huella digital no debe tocar los bordes del sensor.
Mantenga el dedo en el sensor hasta ser verificado,
no mueva su dedo sobre la superficie del sensor,
djelo quieto.
Para un usuario que se da su dedo, la verificacin
puede verse afectada.
Si la calidad de la huella es baja, deber seleccionar,
para el usuario, la verificacin por clave.
Sin embargo, algunas personas tienen sus huellas
dactilares de baja calidad. En estos casos use la
verificacin por nmero ID & huella (1:1), de esta
manera reduce la bsqueda de la huella de entre
todos los usuarios. O tambin puede usar, la
verificacin por clave.

34

Manual V3.6

Captulo 5
Opciones del Equipo

Equipos con LCD BN:


Presione [Menu], y verifique su identidad. Si Ud. es el administrador,
la siguiente ventana aparecer:
Menu
Conf Usuarios
Opciones
Pen Mng
Seleccione Opciones, y presione [OK], la siguiente ventana
aparecer:
Opciones

Opc. Sistema
Control Energ.
Opc. Comunic.
Los items includos son: Opciones de Sistema, Control de Energa,
Opciones de Comunicacin, Opciones de Lectura y Test Automtico.
Equipos con LCD a Color: Revisar desde pgina n44

35

Captulo 6

5.1 Opciones de Sistema


Acceda a Opc. Sistema, aparecer la siguiente ventana:
Opc. Sistema
Fecha Hora
Idioma
SPA
Formato DD/MM/YY
Las Opciones del Sistema cubre 4 reas: Fecha y Hora, Idioma,
Formato de Fecha, y Opciones Avanzadas.
Equipos con LCD a Color: Revisar desde pgina n44

5.1.1 Fecha Hora


Acceda a Fecha Hora, y la siguiente ventana aparecer:
YYYY-MM-DD 24H
2007-05-23
08:24:35
ESC
OK
Para cambiar la fecha u hora, dirjase a la celda correspondiente
utilizando los botones de flecha arriba o flecha abajo, luego ingrese por
medio del teclado numrico el nmero correcto. Cuando tenga la fecha y
hora ajustada correctamente, presione [OK]. Recuerde que puede
sincronizar el reloj desde el PC con el software de administracin.
Equipos con LCD a Color: Revisar desde pgina n44

36

Manual V3.6

5.1.2 Cambiar el formato de la Fecha


Acceda a Formato, presione la tecla de flecha arriba o la tecla de
flecha abajo hasta seleccionar el formato requerido, luego presione la
tecla [OK].
Opc. Sistema
Fecha Hora
Idioma
SPA
FormatoDD/MM/YY
Hay 10 formatos: YY-MM-DD, YY/MM/DD, YY.MM.DD,
MM-DD-YY, MM/DD/YY, MM.DD.YY, DD-MM-YY, DD/MM/YY,
DD.MM.YY, YYYYMMDD, para cambiar el formato de la fecha que
aparece en la ventana principal.
Ej: DD/MM/YY (formato en la izquierda) y DD-MM-YY (formato en
la derecha).

QWANTEC Entrada

QWANTEC Entrada

17:37

17:37

23/05/07

23-05-07

Mie

Equipos con LCD a Color: Revisar desde pgina n44

37

Mie

Captulo 6

5.1.3 Cambiar el Lenguaje


Acceda a Idioma, con la flecha arriba o abajo cambie el idioma,
confirme con la tecla [OK].
Opc. Sistema
Fecha Hora
Idioma
SPA
Formato DD/MM/YY
Siempre deje seleccionado SPA de espaol.
Equipos con LCD a Color: Revisar desde pgina n44

5.1.4 Opciones Avanzadas


Seleccione Opcio. Avanz. y presione [OK], la siguiente ventana
aparecer:
Opcio. Avanz.

Reset Opciones
Elim AsistLect
Presione la tecla de flecha abajo para moverse sobre las opciones.

38

Manual V3.6

Opcio. Avanz.
Elim Admin Pri
Ver Score
Umbral Corres

No
35

Opcio. Avanz.
Ingrese ID
1:1 Umbral
Voz

No
25
Si

Opcio. Avanz.
Sub Firmware
Boton Beep
Adj VOL (%)

No
67

Reset Opciones: resetea toda la informacin de configuracin y deja


el equipo con la configuracin de fbrica (recomendamos no utilizar).
Eliminar Lecturas de Asistencia: elimina todas las lecturas de
asistencia de la memoria del equipo (recomendamos no utilizar).
Eliminar Datos: Elimina todos los usuarios y sus lecturas de
asistencia (recomendamos no utilizar).
Eliminar Privilegios del Administrador: cambia los privilegios del
Administrador y los deja como si fuese un usuario normal
(recomendamos no utilizar).
Ver Score: Para poder mostrar la calidad de una huella dactilar en
pantalla.
Umbral: Para ajustar el umbral de correspondencia en el proceso de
verificacin 1:N, entre la plantilla (huella) guardada y la huella dactilar
leda.

39

Captulo 6

Ingrese ID: Para pedir siempre el nmero ID de usuario antes de


leer una huella dactilar.
1:1 Umbral: Para ajustar el umbral de la verificacin con nmero
ID de usuario + huella dactilar (verificacin 1:1).
Voz: Para activar la voz y sonidos de respuesta del equipo.
Sub Firmware: Para actualizar el firmware del equipo. Esta
operacin slo la puede realizar su proveedor. Atencin: Nunca utilice
esta funcionalidad.
Boton Beep: Para activar el sonido al presionar botones del teclado.
Adj VOL(%): Para ajustar el volumen de la voz y sonidos del
equipo. Nunca fije el volumen ms all del 80, ya que daar el parlante.
Equipos con LCD a Color: Revisar desde pgina n44

5.2 Control de Energa


Acceda a Control Energ., la siguiente ventana aparecer:

Control Energ.
Apagar
Suspender
Espera

No
No
SLEEP

Control Energ.
Min Espera
Block Power
Apagar

5
Si

Este equipo usa un control inteligente de energa, se pueden ajustar


horas de encendido y apagado, y tiempo de espera encendido.
Apagar (1ro de la lista): automticamente el equipo se apaga en la
hora fijada.
Suspender: el equipo queda en suspensin a la hora fijada. En este
estado, presionando cualquier tecla el equipo vuelve al estado normal.

40

Manual V3.6

Espera y minutos de espera: Estn relacionados, si los minutos de


espera son 0, la espera ser OFF(deshabilitada), mientras que si los
minutos no son 0, por ejemplo 2, automticamente el equipo se apaga si
no ha sido usado por un lapso de 2 minutos.
Block Power: Para bloquear la tecla de encendido/apagado del
equipo. Si esta opcin se encuentra en Si, un usuario no podra apagar
el equipo con la tecla de apagado, a menos que se verifique como un
usuario Administrador y acceda a la opcin Apagar en el Control de
Energa (ltima opcin de la lista).
Equipos con LCD a Color: Revisar desde pgina n44

5.3 Opciones de Comunicacin


Acceda a Opc. Comunic., la siguiente ventana aparecer:
Opc. Comunic.

IP
NetMask

Opc. Comunic.
Vel. de Red AUTO
BaudRate 115200
Num Aparato
1

Opc. Comunic.

RS232
RS485

Si
Si

41

Captulo 6

El equipo soporta los protocolos de comunicacin RS232, RS485,


TCP/IP, por medio de los cuales es posible utilizarlo como una unidad
independiente o una ms dentro de una red, ajustndose a las necesidades
del usuario.
IP: para ajustar el nmero IP del equipo, por defecto es el
192.168.1.201 o 192.168.0.201 (es un nmero IP fijo, no acepta DHCP).
Net Mask: para ajustar el nmero de mscara de red, por defecto es
el 255.255.255.0.
Gateway: para ajustar la puerta de enlace, por defecto es el
192.168.1.1 o 192.168.0.1.
Vel. de Red: para ajustar la velocidad de la red, por defecto es
AUTO (automtica), otros valores posibles son 10M-F, 10M-H, 100M-F,
100M-H, que se pueden aplicar cuando hay mucha interferencia y no es
posible la comunicacin a alta velocidad.
Baud Rate: para ajustar la velocidad de comunicacin RS232 y
RS485, hay 5 opciones: 9600, 19200, 38400, 57600, 115200. Si tiene una
impresora serial conectada, la velocidad de sta debe ser la misma que la
del equipo.
Nmero Aparato: el nmero del equipo, posibles valores van del 1
al 255. Si tiene varios equipos instalados, los debe numerar distintamente.
RS232: para usar RS232 o no.
RS485: para usar RS485 o no.
COMM Key: por defecto es 0, pero puede modificarse. Es la clave
de acceso al reloj, si es 0 no hay clave.
Aviso: Es necesario que instale un pararrayos para prevenir daos,
cuando utilice comunicacin RS485 y sus cables sean instalados al aire
libre.
Equipos con LCD a Color: Revisar desde pgina n44

42

Manual V3.6

5.4 Opciones de Lectura


Acceda a Opc. Lect., la siguiente ventana aparecer:
Opc. Lect.
Alm SuperLect
Alm AsistLect
ReCheck Min

99
99
0

Alarma de Lectura de Supervisor: Cuando la memoria libre para


lecturas de supervisor sea menor al valor numrico (Ej: 99), el equipo
emitir un sonido alertando que la memoria est completa.
Alarma de Lectura de Asistencia: Cuando la memoria libre para
lecturas de asistencia sea menor al valor numrico (Ej: 99), el equipo
emitir un sonido alertando que la memoria est completa.
ReCheck Minutos: Si un usuario ya verificado, es verificado
nuevamente por el equipo antes de pasar los minutos determinados, el
sistema no contabilizar la lectura repetida. Si este parmetro es 0,
siempre contabilizar las lecturas, aunque sean repetidas.
Equipos con LCD a Color: Revisar desde pgina n44

5.5 Test Automtico


Acceda a Test Automat., y la siguiente ventana aparecer:
Test Automat.

Ejec. Tests
Test de LCD
Test de Voz

Test Automat.

Lector HD
Test. Teclas
Test Reloj

43

Captulo 6

En esta opcin Ud. puede correr diferentes pruebas o tests al equipo.


El primer tem ejecuta todos los tests, el segundo ejecuta el test para la
pantalla, el tercero ejecuta pruebas de voz del equipo, el cuarto realiza
una prueba del sensor o lector de huella dactilar (si es equipo biomtrico),
el quinto realiza una prueba de las teclas, y el ltimo una prueba del reloj
interno.
Precaucin: Antes de realizar los tests, asegrese que el equipo reciba
durante todo el proceso energa elctrica. Si se corta el suministro
mientras est en un test, el equipo puede daarse.
Equipos con LCD a Color: Revisar siguientes pginas.

5.6 Opciones en Equipos con LCD a color


Los equipos con LCD a color, tanto biomtricos como de
proximidad, proveen una interfaz de usuario ms intuitiva y fcil de
manejar que los equipos con LCD blanco y negro.
De todas formas, poseen prcticamente las mismas caractersticas de
configuracin, y lo que cambia es la manera en que se muestra la
informacin en pantalla. Por lo tanto es muy recomendable leer las
pginas anteriores para entender el manejo de las opciones de estos
equipos.
El men de estos equipos es el siguiente:

44

Manual V3.6

En donde la 1ra opcin es la gestin de usuarios, la 2da las opciones


de comunicacin, la 3ra las opciones de sistema, la 4ta el ingreso de fecha
y hora, la 5ta el manejo con memorias pendrive, la 6ta pruebas o test, la
7ma muestra registros de asistencia y la 8va muestra informacin del
sistema.

Al entrar a 2.Comm aparece la siguiente ventana:

En donde la primera opcin 1.Dir IP nos permite asignar el


nmero IP, la mscara de subred, el gateway o puerta de enlace, y
configurar la velocidad de red del equipo.

45

Captulo 6

La segunda opcin 2.RS232/485 permite ingresar la velocidad de


comunicacin serial, y activar o desactivar las comunicaciones seriales
del equipo.
La tercera opcin 3.Conecta permite ingresar el nmero ID del
equipo, una clave de acceso para la conexin, y el modo de impresin,
cuando el equipo est conectado a una impresora de tickets.

Al entrar desde el men principal a 3.System aparece la siguiente


ventana:

En donde la primera opcin 1.System nos permite ajustar el


umbral (sensibilidad del sensor de huellas) para las verificaciones 1:N y
1:1 (slo para equipos biomtricos), seleccionar el formato de la fecha,
activar el sonido de las teclas y la voz, ajustar el volumen, ajustar la
alarma de lecturas de asistencia Alm AttLog, y los minutos
ReCheckMin para evitar marcaciones repetidas (ver notas).
Notas:
Alarma de Lectura de Asistencia: Cuando la memoria libre para
lecturas de asistencia sea menor al valor numrico (Ej: 99), el equipo
emitir un sonido alertando que la memoria est completa.

46

Manual V3.6

ReCheck Minutos: Si un usuario ya verificado, es verificado


nuevamente por el equipo antes de pasar los minutos determinados, el
sistema no contabilizar la lectura repetida. Si este parmetro es 0,
siempre contabilizar las lecturas, aunque sean repetidas.

Al entrar desde el men principal a 4.FechaHora aparece una


ventana en la cual puede ingresar la fecha y la hora, y activar el cambio
automtico a horario de verano, indicando el mes, da, hora y minutos de
los cambios.

Al entrar desde el men principal a 5.Mem USB aparece una


ventana con 4 botones, el primer botn le permitir descargar los registros
de asistencia al pendrive, el segundo botn permite descargar los datos de
los usuarios al pendrive, el tercer botn permite subir al equipo los
usuarios desde el pendrive.

Al entrar desde el men principal a 6.Auto Test aparece una


ventana en la cual puede ejecutar distintas pruebas al equipo, entre ellas:
prueba del LCD o TFT, prueba de audio, prueba del teclado, prueba del
sensor (slo biomtricos), y prueba del reloj (Real Time Clock).

Al entrar desde el men principal a 7.AttLog aparece una ventana


en la cual puede ingresar el nmero de un usuario o seleccionar a todos
All, y seleccionar una fecha de inicio y trmino para mostrar un reporte
en pantalla de los registros de asistencia.

47

Captulo 6

Al entrar desde el men principal a 8.Sys Info aparece una ventana


que muestra informacin relativa al uso de la memoria del equipo,
indicando la memoria disponible. Tambin aparece el nmero serial, y la
direccin MAC del equipo.

48

Manual V3.6

Captulo 6
6.1 Informacin del Sistema
Equipos con LCD BN:
Desde el Men seleccione Info Sistema, presione [OK], y la
siguiente ventana aparecer:
Info Sistema
Users
35
HDs

Info Sistema
Admins
Clave Usr
Superv Lect

2
0
15

70

Info Sistema

Mem. Libre Info


Info Equipo

Esta ventana muestra la cantidad de usuarios registrados (Users), la


cantidad de plantillas de huellas dactilares registradas (HDs), las lecturas
de huellas realizadas por el equipo hasta el momento (Lecturas), la
cantidad de administradores (Admins), el nmero de usuarios que tienen

49

Captulo 6

clave (Clave Usr), las lecturas realizadas por un supervisor (Superv Lect),
adems la informacin de memoria libre (Mem. Libre Info), e
informacin del equipo (Info Equipo).
Equipos con LCD a Color:
En los equipos con pantalla a color, al ingresar al men y seleccionar
la opcin 8 8.Sys Info, aparecer informacin relativa al uso de la
memoria del equipo, indicando la memoria disponible. Tambin indica el
nmero serial, y la direccin MAC del equipo.

6.2 Bajar Datos al Pendrive


Equipos con LCD BN:
Desde el Men seleccione Pen Mng, presione [OK], y la siguiente
ventana aparecer:

Pen Mng

Bajar Datos
Bajar Usuarios

Pen Mng

Subir Usuarios
Bajar SMS

Slo la opcin Bajar Datos se puede utilizar. Consiste en pasar las


lecturas de asistencia guardadas en el equipo HD a un pendrive, para
luego pasarlas del pendrive al computador donde est instalado el
software.
Equipos con LCD a Color: Revisar desde pgina n44

50

Manual V3.6

Captulo 7
Mantencin

Aviso: No intente mantener el equipo ud. mismo a menos que est


capacitado para el servicio. Siempre siga las instrucciones de cerca.
1. Limpieza
Para todos los equipos, de vez en cuando es necesario limpiar el
teclado y la pantalla LCD. Para los equipos biomtricos es necesaria la
limpieza semanal de la superficie del sensor ptico.
Siga esta gua para determinar la frecuencia de la limpieza:
Item

Frecuencia de limpieza

Teclado y pantalla
LCD

Limpie cuando visiblemente este sucio, y


la pantalla sea difcil de leer. Limpie el
teclado y a continuacin la pantalla.

Sensor ptico

El sensor esta diseado para poder trabajar


con una pelcula de suciedad normal
debida al uso durante algunos das. Pero
esta suciedad debe ser limpiada por lo
menos 1 vez a la semana.
No dude en limpiar el sensor si est sucio
o el personal informa un deterioro en el
funcionamiento. Revise la manera de
limpiarlo a continuacin.

51

Mantencin

2. Limpiar el teclado y la pantalla LCD


Para limpiar el teclado y la pantalla utilice un pao de gnero suave.
Recuerde que el equipo no es contra agua, as que no moje o roce el
equipo con lquidos.
3. Limpiar el sensor ptico (equipos biomtricos)
Limpie el
instrucciones:

sensor

ptico

SOLO

siguiendo

las

siguientes

(1) Sople una vez sobre el sensor para eliminar restos slidos,
partculas o polvo.
(2) Tome un trozo de cinta adhesiva (scotch) transparente (no
puede ser blanca, ni tampoco cinta de embalaje) y pngalo con
suavidad sobre la superficie del sensor, luego retire. Repita con
otros 2 trozos de cinta.

Luego de sto el sensor deber quedar transparente.


Realice esta limpieza por lo menos una vez a la semana. Si no la
realiza, corre el riesgo que la suciedad se adhiera definitivamente
al sensor (se vuelve opaco), y en ese caso habra que cambiar la
pieza.
Precaucin: No utilizar ningn otro limpiador, ya que el sensor
puede daarse. Recuerde que el equipo no es contra agua, as
que no moje o roce el equipo con lquidos.

52

Manual V3.6

Captulo 8
Instalacin y desinstalacin
del software

Es mejor cerrar las otras aplicaciones en Windows antes de instalar


el software, para evitar conflictos en el proceso de instalacin.
Ingrese el CD en la unidad de CD-ROM de su PC, espere unos
momentos y se desplegar en pantalla el men de instalacin.

click en SIGUIENTE, aparecer la siguiente ventana:

53

Instalacin y desinstalacin del software

En ella puede elegir el directorio propuesto (recomendado), o elegir


otro, en donde quedar instalado el software. Haga click en SIGUIENTE,
y aparecer la siguiente ventana:

54

Manual V3.6

Despus de seleccionar, haga click en SIGUIENTE, y una nueva


ventana aparecer:

55

Instalacin y desinstalacin del software

Esta ventana permitir crear, en la lista de programas del men


inicio de Windows, una carpeta con el nombre del programa (Control de
Asistencia QWANTEC). Haga click en SIGUIENTE.

Esta ventana muestra la configuracin de la instalacin, si necesita


cambiar algo haga click en ATRAS, si quiere comenzar el proceso de
copia de archivos del programa haga click en INSTALAR.
Luego de terminado el proceso de instalacin, haga click en FINISH,
para finalizar correctamente la instalacin.
Importante: Si al ejecutar el software aparece un recuadro solicitando
licencia, debe contactarse con Qwantec o puede visitar nuestra pgina
web: WWW.QWANTEC.COM. Para conocer este procedimiento revise
1.3 Activacin del Software.

56

Manual V3.6

Captulo 9
Software de Tiempo & Asistencia
El sistema de tiempo y asistencia est encargado de adquirir, analizar
y guardar la informacin de los empleados, con respecto a sus llegadas y
salidas de la empresa. Dependiendo de esta informacin, el sistema crea
varios reportes. La informacin de los empleados y las reglas de
asistencia pueden ser modificadas a travs del software.
Si Ud. es el administrador, aqu se presentarn los pasos a seguir
para completar la puesta en marcha del sistema.
Configuracin del Sistema
En el software abra el men Configuraciones/Opciones, primero
ajuste las opciones de la base de datos, luego defina los tipos de salida, la
lista de feriados y las reglas de asistencia, configure la lista de
departamentos y complete la lista de empleados, designe al administrador,
por ltimo cree los turnos, los horarios, y la calendarizacin para los
empleados.
Bajar Datos
Ingrese al programa de comunicacin ATTCOMM en la carpeta de
instalacin del software, haga clic en bajar todos los datos, de esta
manera todos los datos del equipo lector se copiarn a la base de datos del
software en el computador. Ud. puede modificar los datos de los
empleados en base a los nmeros ID de usuario ledos, por favor no
modifique los nmeros ID, porque esto podra causar que el nombre del
empleado y su registro interno no calcen.

57

Software de Tiempo & Asistencia

Revisar los registros de asistencia


Luego de la configuracin, es necesario revisar los registros de
asistencia, y modificar los registros de prueba que se hicieron u otros no
usuales antes que el sistema haga las estadsticas para producir los
reportes.
Registrar y configurar el administrador del sistema
Si no hay un administrador en el sistema, cualquiera puede ser capaz
de entrar a la configuracin del equipo lector y registrarse como un
administrador con su huella dactilar.
Para que una persona sea administrador, primero debe seleccionarse
como
administrador
(opcin
Administrador
en
men
Configuraciones/Opciones).

9.1 Aplicaciones Externas


9.1.1 Manejo de Aplicaciones
Se pueden agregar aplicaciones externas al software para ejecutarlas
desde el men Agregados. Por ejemplo, hay una aplicacin que se
encarga de capturar las imgenes de las huellas dactilares del equipo
lector, esta aplicacin se llama zkecap. Para agregarla, vaya al men
Agregados, y haga click en Manejo de Aplicaciones.

58

Manual V3.6

9.1.2 Sistema de Comunicacin con el lector


de Huellas Dactilares
El sistema de comunicacin es una interfase de intercambio de datos
entre el (PC) software de control de asistencia y las maquinas lectoras de
huellas dactilares. La interfaz provee toda la funcionalidad necesaria para
descargar la informacin de usuario, huellas dactilares y datos de
asistencia desde las maquinas lectoras de huellas dactilares. Tambin esta
interfaz permite subir desde el PC los datos de usuarios y las huellas
dactilares hacia las maquinas lectoras de huellas dactilares.
En este capitulo se explica detalladamente la utilizacin de la
interfaz de comunicacin.
Vaya a la ventana principal, seleccione el botn Dispositivo, asigne
un nombre al reloj y luego deber llenar los datos de la interfaz de
comunicacin seleccionando entre Serial Port/RS485 o Ethernet,
dependiendo de las configuraciones particulares de su sistema.

59

Software de Tiempo & Asistencia

Luego posicinese sobre los datos del reloj en la ventana principal


del sistema y con el botn derecho del mouse haga click en conectar.
Posteriormente vaya donde dice Administrar Dispositivo en la
barra de herramientas del programa y aparecern varias opciones. Cada
uno de estos tabs le permitir utilizar distintas opciones especficas.
Descargar Registros de Asistencia: Le permite descargar los
nuevos datos de asistencia presentes en la maquina de control de
asistencia.
Descargar Informacin de usuarios: Le permitir bajar
informacin y huellas dactilares de los empleados.
Subir Informacin de usuarios: Le permitir subir informacin y
huellas dactilares de los empleados.

60

Manual V3.6

1. Descargar Registros de Asistencia


Ingrese al tab Descargar Registros de Asistencia, el sistema
automticamente va a descargar los registros que estn presentes en la
maquina de asistencia. Luego se va a presentar un resumen donde se
muestra el total de registros descargados, cuantos registros fueron
salvados y cuantos registros nuevos existan en la maquina.
Los nuevos registros sern automticamente salvados por el software de
asistencia residente en el PC (cuando se descargan los datos al PC estos
no se eliminan automticamente de la maquina de HD). Si se detecta
algn nuevo empleado en la maquina de asistencia, los datos sern
descargados de todas formas y automticamente se agregara el usuario
nuevo al sistema. Despus de haber completado la descarga de datos se
puede dar la instruccin para que la maquina de asistencia elimine todos
los datos existentes en ella haciendo clic en el botn Borrar Reg. Acceso
que se encuentra dentro de Administrar Dispositivo.

61

Software de Tiempo & Asistencia

2. Descargar Info. de Usuarios


Debe hacer click en el tab Descargar info de usuarios este tab es
utilizado principalmente para bajar la informacin de los empleados entre
la maquina de asistencia y el software de asistencia en el computador.
Al lado izquierdo se encuentra la lista de empleados presentes en el
PC y al lado derecho se encuentra la lista donde se listan los empleados
presentes en la maquina de HD y adems tambin se utiliza esta lista
como rea de intercambio de datos entre la maquina de HD y el PC. Al
Lado izquierdo estn presentes mayormente los controles sobre
empleados que estn presentes ya en el PC.

El botn borrar permite eliminar a un usuario en el PC o en el reloj.

62

Manual V3.6

Para listar la lista de empleados presentes en la maquina de HD debe


hacer click en el botn Descargar.
Si quiere respaldar en el PC de una sola vez todas las huellas
dactilares que estn presentes en la maquina de HD debe hacer click en la
opcin Todos los Usuarios y luego click en el botn Descargar.

3. Subir informacin de Usuarios


Cuando la informacin de cada empleado haya sido editada en el
tem Lista de Empleados en la barra Configuraciones/Opciones (pg.),
ser necesario subir estos datos con el motivo de que al momento de
marcar asistencia en la mquina de HD, aparezcan sus datos en la pantalla
del reloj.
Es necesario seleccionar el nombre de la empresa o el
departamento para que aparezcan los nombres de cada empleado y
seleccionar a las personas con las cuales va a trabajar, posteriormente
selecciona el reloj al cual desea enviar la informacin, tambin puede
asignar un ticket si necesita subir la informacin de usuario y/o huella
digital y a continuacin puede hacer clic en el botn Subir.

63

Software de Tiempo & Asistencia

4. Otras configuraciones

9.1.3 Importar desde Pendrive o Disco USB


Se debe dejar claro que el sistema est diseado para extraer los
datos a travs de una comunicacin ethernet, mediante la asignacin de
una direccin IP.
Haga clic en el men Datos, luego en el tem Disco USB. La
siguiente ventana aparecer:

64

Manual V3.6

Seleccione la opcin Self Service Reader y OK, aparecer otra ventana:

Importar datos de usuario: importa la informacin de los usuarios.


User data export: exporta la informacin de los usuarios.
Grabar datos importados: importa los registros de asistencia de los
usuarios.

65

Software de Tiempo & Asistencia

9.2 Configuraciones / Opciones


Haga click en el men Configuraciones/Opciones, y el siguiente
men se desplegar:

Resumen de los pasos a seguir


Ingrese los feriados, configure los tipos de salida y las reglas de asistencia,
ingrese los departamentos, ingrese los empleados y el o los
administradores, y finalmente ingrese los horarios, los turnos y
calendarizaciones.

66

Manual V3.6

9.2.1 Lista de Departamentos


Click en Lista de Departamentos, que es un sub-item del men
Configuraciones/Opciones, la siguiente ventana aparecer:

Si quiere editar los nombres de los departamentos, lo que debe hacer es


doble click en el nombre de departamento o presionar el botn
Renombrar, para luego escribir el nuevo nombre.
Si quiere cambiar el nombre de la empresa, es necesario que modifique la
configuracin de las reglas de asistencia.
Para agregar un departamento, haga click en el departamento que lo va a
contener y luego click en el botn Aadir, ingrese el nombre del
departamento y luego confirme con botn OK.
Para eliminar un departamento, seleccione el departamento con un click,
y haga click en el botn Borrar, presione el botn OK para confirmar.

67

Software de Tiempo & Asistencia

Si quiere modificar la relacin entre los departamentos, puede arrastrar


con el mouse a la nueva jerarqua de departamentos.
Si hace click en Empleado, la siguiente ventana aparecer:

Los empleados de la lista izquierda no estn asignados a ningn


departamento, supuestamente porque ya no trabajan en la empresa y su
ficha qued registrada, o porque temporalmente estn sin trabajo. En esta
lista seleccione los empleados que quiere agregar al departamento, luego
haga click en el botn Aadir, entonces los empleados seleccionados
sern trasladados a la lista derecha correspondiente al departamento.
Para desvincular algunos empleados del departamento, seleccinelos de la
lista derecha, para luego hacer click en el botn Remover, entonces los
empleados seleccionados sern trasladados a la lista izquierda.
Despus de las operaciones, haga click en el botn Cerrar para volver a
la ventana principal.

68

Manual V3.6

9.2.2 Lista de Empleados


Click en Lista de Empleados, que es un sub-item del men
Configuraciones/Opciones, la siguiente ventana aparecer:

La mitad superior de esta ventana muestra la lista de los empleados,


mientras que la mitad inferior entrega la informacin del empleado
seleccionado. Esta informacin est dividida en 3 pginas, haciendo click
en cualquiera de las 3 etiquetas ubicadas abajo acceder a la pgina
correspondiente.
Del total de datos o campos de un empleado, 2 son obligatorios: Nmero
de Empleado y Nombre, los dems son opcionales.

69

Software de Tiempo & Asistencia

Barra de botones

Descripcin

1.) Agregar:
Click en el botn Agregar para sumar un nuevo empleado. Seleccione el
departamento al cual pertenecer, haga click en el botn Guardar para
grabar.

2.) Transferencias de Empleados


Seleccione los empleados a transferir, haga click en el botn T, para
transferirlos de un departamento a otro, y la siguiente ventana aparecer:

Seleccione el departamento de destino para los empleados y presione el


botn OK para transferir los empleados, o Cancelar para abortar el
proceso.
3.) Borrar
Si un empleado en servicio deja la compaa, todos sus registros se
eliminarn completamente. Sea cuidadoso en la utilizacin de esta
funcin, slo aplquela cuando efectivamente el empleado haya dejado la
compaa.
Presione el botn Borrar, aparecer una ventana de confirmacin,
presione S para confirmar o presione No para cancelar la operacin.

70

Manual V3.6

Descripcin de las pginas


1.) Informacin Bsica
Aparece la mayor parte de la informacin de un empleado seleccionado.
2.) Adicion
En Campo y Valor podr ingresar alguna informacin adicional del
empleado.
3) Opciones de Acceso
La mitad superior de la ventana es la lista de empleados, la mitad inferior
esta designada para seleccionar y ajustar el control de asistencia.

9.2.3 Configuracin del Administrador


Click en Administrador, que es un sub-item del
Configuraciones/Opciones, la siguiente ventana aparecer:

71

men

Software de Tiempo & Asistencia

Haga click en el botn administrador y el siguiente men se desplegar:

En este men puede elegir entre agregar un administrador de


departamento hasta un agregar un super administrador, adems de
eliminar a un administrador de la lista.
El administrador de departamento no slo puede manejar la informacin
del personal de su departamento, tambin pueden monitorear los registros
de asistencia. De esta manera cada departamento es monitoreado por su
propio administrador, alivianndole el trabajo al super administrador,
garantizando la puntualidad y exactitud de los reportes obtenidos.
Con respecto a la eliminacin de un administrador, un administrador no
puede auto eliminarse, puede solamente eliminar a otros administradores.
Agregar Administrador:
Haga click en Agregar Administrador de Departamento o
Agregar Super Administrador, la siguiente ventana aparecer:

72

Manual V3.6

Seleccione el departamento donde el administrador ser agregado,


seleccione el nombre del empleado y luego presione el botn OK.
Nota: La clave o password del nuevo administrador es su propio nmero
ID, es necesario que l la cambie presionando el botn Modificar
Password.
Despus de haber presionado OK aparecer esta nueva ventana:

73

Software de Tiempo & Asistencia

Chequee los permisos o privilegios que quiera entregar al nuevo


administrador. Haga click en el botn OK para finalizar el proceso.
Modificar Password:
Presione el botn Modificar Password, aparecer la siguiente
ventana:

Escriba su password (clave) original, luego su nuevo password, y


finalmente escriba nuevamente su nuevo password, haga click en OK
para completar la modificacin, o haga click en Cancelar para abortar la
operacin.
Permisos:
Al hacer click en el botn Permisos, acceder a la ventana para
asignar permisos o privilegios a un administrador (revisada
anteriormente). Nota: Solamente podr ingresar a esta ventana si se
acredita como un administrador.

74

Manual V3.6

9.2.4 Manejo de Horarios


Antes de asignarles a los empleados un turno, es necesario configurar los
horarios de trabajo. Seleccione el men Configuraciones/Opciones y
luego haga click en Manejo de Horarios, se abrir la siguiente ventana:

Al hacer click en el botn Aadir puede agregar un nuevo horario, para


esto debe ingresar el nombre del horario, la hora exacta de entrada, la
hora exacta de salida, los minutos para acusar atraso (si un empleado
demora estos minutos o ms en llegar, ser registrado un atraso), los
minutos para acusar salida (si un empleado se retira estos minutos (o ms)
antes de la salida exacta, ser registrada una salida anticipada), la hora de
comienzo de la entrada, la hora de trmino de la entrada, la hora de
comienzo de la salida, la hora de trmino de la salida (estas horas definen
rangos de tiempo dentro de los cuales un empleado puede registrarse y el
sistema auto asigna si es una entrada o una salida) y si el horario es
contado como da trabajado (ej: 1 si es el da completo; 0,5 si es medio
da). Adems deber chequear Reg Entrada y/o Reg. Salida, si quiere que
los empleados se registren obligatoriamente en la entrada y/o en la salida.
75

Software de Tiempo & Asistencia

Nota: Para ingresar las horas utilice el formato HH:MM.


La configuracin de horarios es indispensable para la generacin de
estadsticas y el clculo de las horas trabajadas.
Para eliminar un horario, seleccinelo de la lista y haga click en el botn
Borrar.
Cuando el sistema recin se instala, no existen turnos ni horarios. Al
momento de intentar acceder a la ventana de Manejo de Horarios,
aparecer el siguiente mensaje:

Si presiona OK el sistema le ayudar, de manera ms fcil, a crear los


horarios, luego crear un turno de manera automtica, y ste se les
asignar a los empleados.

76

Manual V3.6

En esta ventana tiene que seleccionar si el horario es continuado, o est


dividido en dos (maana y tarde), tambin debe ingresar las horas de
entrada y salida respectivas. Presione Siguiente para continuar.

77

Software de Tiempo & Asistencia

En esta ventana tiene que ingresar los rangos de horas, en los cuales, si el
sistema encuentra una lectura de un empleado, le asignar como un
ingreso si el horario corresponde al rango de entrada, o como una salida si
el horario corresponde al rango de salida; no importando si el equipo
lector estaba configurado para leer entradas o salidas.
Adems deber chequear los Reg Entrada y/o Reg. Salida, si quiere que
los empleados se registren obligatoriamente en la entrada y/o en la salida.
Presione Siguiente para continuar.

En esta ventana tiene que ingresar los minutos para acusar atraso y los
minutos para acusar salida.
Minutos para acusar atraso: si un empleado demora estos minutos o ms
en llegar, ser registrado un atraso.
Minutos para acusar salida: si un empleado se retira estos minutos (o ms)
antes de la salida exacta, ser registrada una salida anticipada.
Presione Siguiente para continuar.

78

Manual V3.6

En esta ltima ventana tiene que decidir si el turno creado se lo asigna a


todos los empleados que no tienen calendarizado ningn turno, y/o se lo
asigna a todos los departamentos, dejndolo como el turno
predeterminado.
Presione Terminar para concluir el proceso.

9.2.5 Manejo de Turnos


Despus de crear los horarios de trabajo, es necesario crear al menos un
turno. Seleccione el men Configuraciones/Opciones y luego haga click
en Manejo de Turnos, se abrir la siguiente ventana:

79

Software de Tiempo & Asistencia

Utilice la Barra de Herramientas para aadir, borrar, o editar un turno.


Cuando el botn Guardar est activo, puede agregar, modificar o eliminar
los periodos de tiempo (Horarios).
El nombre de un turno no puede repetirse, y todos los campos en el
formulario no pueden estar vacos.
El campo Fecha de Inicio est en formato dd-mm-yyyy.
El campo Nmero de Ciclos es el nmero de repeticiones del turno. Con
esto la periodicidad del turno = nmero de ciclos x periodo. Ej:
periodicidad = 1 x semana.
El campo Periodo puede ser da, semana o mes.

80

Manual V3.6

Al hacer click en el botn Aadir Horario, la siguiente ventana


aparecer:

Seleccione un Horario (Periodo de Tiempo) disponible, aparecer el


rango de tiempo definido en el momento de la creacin del horario
seleccionado, marque con ( ) los das de ejecucin del turno, luego haga
click en OK para guardar la configuracin, o haga click en Cancelar para
abortar la operacin.
Si quiere eliminar un periodo de tiempo, seleccinelo dentro del
calendario y luego presione el botn Borrar. Si quiere eliminar todos los
periodos desplegados, presione el botn Borrar Todo.

9.2.6 Calendarizacin del Empleado


Despus de crear los horarios de trabajo y los turnos, es necesario
asignarles los turnos a los empleados. Seleccione el men
81

Software de Tiempo & Asistencia

Configuraciones/Opciones y luego haga click en Calendarizacin del


Empleado, se abrir la siguiente ventana:

En esta ventana podr asignarles un turno a los empleados de cada


departamento, y asignarles tambin turnos extraordinarios o temporales.
Seleccione el departamento y los empleados a los cuales debe asignarles o
cambiarles el turno. Si slo un empleado es seleccionado, en el calendario
de la mitad inferior de la ventana se mostrarn los horarios normales
(barras azules) y extraordinarios (barras blancas con marco azul) que le
estn asignados en un periodo de tiempo determinado.

82

Manual V3.6

Asignar Turno predeterminado al Departamento


Al presionar este botn se abrir la siguiente ventana:

En el primer recuadro tiene que seleccionar el turno predeterminado o por


defecto para el departamento (utilizado en la auto asignacin de turno a
un empleado).
En el segundo recuadro tiene que seleccionar los turnos que estarn
disponibles para asignar a los empleados del departamento.

Asignar Turno a los Empleados


Al presionar este botn se abrir la siguiente ventana:

83

Software de Tiempo & Asistencia

Entrada / Salida: Esta configuracin controla si el personal tiene que


registrar su entrada o registrar su salida. La configuracin aqu realizada
predomina sobre la fijada en la configuracin de turnos.
Utiliza CA: Si quiere utilizar control de asistencia tiene que chequearlo,
los empleados seleccionados sern considerados para generar las
estadsticas en base al control de asistencia y otros tems, si no, el o los
empleados no necesitarn registrar su asistencia. Ej: Un Gerente de
departamento no necesita registrar su asistencia, pero su asistencia es
considerada un deber esencial.
No CA en Feriados: chequeando este tem, el personal descansar en
feriados, si el personal trabaja, el tiempo laborado ser contabilizado
como horas extras. Si no es chequeado, el personal deber trabajar los
das feriados, y si falta ser contabilizado como ausencia.
Contar Horas Extras: Si es chequeado, se contabilizarn las horas extras
del o los empleados.
Registrar Horas Extras: Si es chequeado, se contabilizarn las horas
extras del o los empleados.

84

Manual V3.6

Calendarizar Turnos: La lista de la izquierda indica la calendarizacin


de turnos, incluye los campos fecha de inicio, fecha de trmino, y el
nombre del turno. Si necesita cambiar el turno para sus empleados,
seleccione el turno de esta lista, presione el botn (-) para sacarlo, luego
presione el botn (+), se abrir una ventana y en ella seleccione el turno
que requiera. La ventana se muestra a continuacin:

Despus de seleccionar el nuevo turno, asigne el rango de tiempo en el


cual ser vlido (fecha de inicio y fecha de trmino), luego haga click en
OK para agregar el turno a los empleados.
Auto-asignar Horario: El software cuenta con asignacin automtica de
horarios, si a ud. se le olvida asignarle horario a un turno, el sistema, en
base a los registros de asistencia guardados y a los horarios disponibles,
definir automticamente el horario. Para esto es necesario que chequee
esta opcin, defina el tiempo mnimo de auto asignacin y los horarios
posibles (no se recomienda usar esta funcin, ya que no es 100% segura)
Tiempo Mnimo de Auto Asignacin: El tiempo que tiene que
transcurrir para que se asigne automticamente el horario. Ingrese los das
y horas correspondientes.

85

Software de Tiempo & Asistencia

Horarios Posibles: Lista de horarios posibles para realizar la asignacin


automtica. Para quitar un horario de la lista, seleccinelo y luego
presione el botn (-). Para agregar un horario, presione el botn (+) y
seleccione el horario que quiera.
Para guardar los cambios realizados en esta ventana presione OK, para
abortar lo realizado presione Cancelar.

Crear Turno Extraordinario


Para crear un turno extraordinario, primero seleccione los empleados a los
cuales les va a asignar dicho turno, para seleccionar varios, mantenga
presionada la tecla (Control) y haga click con el mouse sobre los
empleados. Luego presione el botn Horarios Extraordinarios, y
aparecer el siguiente mensaje (ejemplo):

Presione Aceptar para continuar, o Cancelar para abortar.


Despus de presionar Aceptar, volver a la misma ventana, pero ciertos
botones se habrn activado. Presione el botn Aadir Horario
extraordinario, y se abrir la siguiente ventana:

86

Manual V3.6

En ella deber seleccionar un horario, elegir si se va a contabilizar como


horas extras, y seleccionar los das de ejecucin. Presione OK y el nuevo
horario aparecer asignado en azul en el calendario de la ventana anterior.
Si quiere guardar los cambios presione el botn Save (Guardar Horario
Extraordinario para Empleado), si quiere cancelar la asignacin
presione el botn Cancelar horarios extraordinarios durante este
periodo.
Si quiere eliminar todos los horarios extraordinarios asignados a los
empleados seleccionados, presione el botn Borrar Todos los Horarios
extraordinarios.

9.2.7 Lista de Feriados


Es necesario ingresar los das feriados al software antes de obtener los
reportes de asistencia. Para hacerlo, seleccione el men

87

Software de Tiempo & Asistencia

Configuraciones/Opciones y luego haga click en Lista de Feriados, se


abrir la siguiente ventana:

Utilice la barra de herramientas para ingresar, modificar o eliminar


feriados. Es necesario ingresar para un feriado su nombre, la fecha y los
das de duracin (en su mayora 1).

9.2.8 Tipos de Salida Normales


Para registrar los tipos de salida del trabajo que pueden tener los
empleados, seleccione el men Configuraciones/Opciones y luego haga
click en Tipos de Salida, se abrir la siguiente ventana:

88

Manual V3.6

Utilice la barra de herramientas para agregar, modificar o eliminar tipos


de salida. A cada tipo de salida asgnele un nombre y un smbolo (letra),
determine si el tipo de salida se registra en minutos, horas o das, o se
redondea y en este caso designe una unidad de tiempo mnima posible
para contabilizarla. Si es una salida justificada por efectos laborales y
necesita que las horas en que fue efectiva la salida se contabilicen para ser
remuneradas debe dejar sin marcar el checkbox Ausencia Laboral. En el
caso de que el tipo de salida no fue por motivos laborales y fue por otro
motivo debe marcar el checkbox Ausencia Laboral con lo cual esas
horas ya no sern contabilizadas como trabajadas.

9.2.9 Reglas de Asistencia


Seleccione el men Configuraciones/Opciones y luego haga click en
Reglas de Asistencia, se abrir la siguiente ventana:

89

Software de Tiempo & Asistencia

Esta ventana contiene 3 pginas:


Opciones Bsicas
Es necesario que ingrese el da de comienzo de la semana y el da de
inicio del mes. Algunas compaas calculan la asistencia desde el
domingo, otras desde el da 26 de cada mes.
Si un turno termina a las 00:00 hrs. o ms, correspondera a un turno de 2
das.
Cuantos minutos mximo puede durar un turno?, cuntos minutos
mnimo puede durar un turno?
Para la buena determinacin de la asistencia, y la verificacin correcta de
lecturas, es recomendable que el tiempo de asistencia vlido no sea de

90

Manual V3.6

pocos minutos. Ej: Si tengo un intervalo entre turnos de 5 minutos, dentro


de esos 5 minutos cualquier lectura ser invlida.
Para configurar el estado de las salidas hay cuatro posibilidades:
Ignorar el estado: Se ignoran las salidas en el clculo de la asistencia.
Como salida: Se toma como una salida normal.
Como salida justificada: Se toma como una salida que no descuenta
tiempo en el clculo de asistencia.
Revisarlo: Revisar todas las salidas de sus empleados.
Para configurar el estado de las horas extras hay tres posibilidades:
Ignorar el estado: Se ignoran las horas extra (no se cuentan) en el clculo
de la asistencia.
Como horas extra: Las horas extras se cuentan directamente, no necesitan
ser revisadas.
Revisarlo: Revisar todos los casos de horas extras de sus empleados.

91

Software de Tiempo & Asistencia

Base de Clculo
Al hacer click en la etiqueta Base de Clculo se abrir la siguiente
pgina:

Tiene que ingresar la cantidad de horas de trabajo en minutos, este tiempo


tiene que ser igual a la duracin del turno asignado a los empleados, ya
que las estadsticas resultarn correctas dependiendo de este valor.
Ingresar tambin los minutos que tienen que pasar despus de la hora de
entrada exacta para contabilizar una lectura como atrasada, y tambin los
minutos antes de la hora de salida para contabilizar una lectura como
salida temprana. Estos minutos deben ser iguales a los configurados en
los horarios de los turnos, de otro modo los resultados de las estadsticas
no sern correctos.

92

Manual V3.6

En el caso que algn empleado no registre su entrada y/o salida, si lo


requiere, puede determinar que el sistema registre que lleg tarde y/o
sali ms temprano por X minutos.
Tambin puede contabilizar a un empleado como ausente, si su atraso
supera ciertos minutos. La misma determinacin se puede aplicar cuando
un empleado se retira muy temprano.
Importante: Para que se emita correctamente el reporte de asistencia
legal, es obligatorio que la ltima opcin Despus X mins, contar como
Horas Extras est deshabilitada.
tems Estadsticos
Al hacer click en la etiqueta tems Estadsticos se abrir la siguiente
pgina:

93

Software de Tiempo & Asistencia

Puede definir reglas estadsticas y smbolos para: Salida por trabajo (SPT),
Salida no justificada (SNJ), entrada tarde (Tarde), salida temprana
(Temprano), etc.
Hr. Ex Auditables: El tiempo de hora extra no ser registrado en la
contabilizacin de las horas trabajadas. Los empleados tienen
conocimiento que las horas extras son voluntarias.
Nota: El sistema soporta slo un mximo de 2 periodos de tiempo
por da. Si un da se divide en ms de 2 periodos de tiempo, por favor
seleccione todos los tems y smelos manualmente para verificar que los
clculos son correctos.
Agrupar por periodos: Este tem define si los registros van a ser
distribuidos en sus respectivos periodos de tiempo de los turnos. E.j
seleccione todos los tems donde no hay entrada registrada y agrpelos,
luego obtendr el total de tiempo donde no hay entradas registradas ni
salidas registradas.
Agrupar por veces: Solo contara las veces, no los tiempos.
Redondear: Despus de acumular las estadsticas automticamente
redondeara dependiendo de la unidad de medida.
Redondear hacia arriba: redondea los datos estadsticos hacia arriba,
por ejemplo si una lectura es 1.1 hora o 1.9 hora el sistema lo
transformara en 2 horas.
Sin Redondeo: Redondea solo a la unidad.
Redondear hacia abajo: Por ejemplo si el valor calculado es 1.1 o
1.9 va solo a considerar solo un 1.

94

Manual V3.6

9.2.10 Opciones de Base de Datos


El software utiliza una conexin a la base de datos mediante Microsoft
ADO, la base de datos est en Access2000 y el nombre del archivo es
att2000.mdb.
Ud. puede reconfigurar la conexin cuando sea estrictamente necesario.
Cuando en el software aparezca el mensaje de error falla en la
autenticacin, necesitar modificar la configuracin de la conexin.

Conectndose a datos de Microsoft Access


Seleccione el men Configuraciones/Opciones y luego haga click en
Opciones de Base de Datos, se abrir la siguiente ventana:

95

Software de Tiempo & Asistencia

1.- Seleccione Microsoft Jet 4.0 OLE dB Provider.


2.- Haga click en siguiente, entrar a la siguiente pgina:

Haga click en el botn

para seleccionar el archivo de base de datos.

A) En un computador nico
En la ventana para seleccionar el archivo, busque y seleccione el archivo
de base de datos. La ruta predeterminada es C:\Archivos de
programa\Software\Att2008\att2000.mdb.
B) En una Red
Por ejemplo, pueden haber 3 sistemas de asistencia instalados en
computadores distintos, llamados PC1, PC2 y PC3 respectivamente, y
PC1 es el host (anfitrin o servidor). Primero, comparta la carpeta de

96

Manual V3.6

instalacin del software en PC1 para que sea visible desde los otros
computadores, y asigne los permisos de lectura y escritura a PC2 y PC3
sobre esta carpeta. La ruta de acceso a la base de datos desde PC1 ser
local, mientras que la ruta en PC2 y PC3 ser remota, apuntando a PC1.
De esta manera los 3 computadores podrn compartir los datos.

Conexin a SQL Server


Si quiere usar una base de datos en red, primero tendra que establecer la
base de datos del sistema de tiempo y asistencia en un servidor. En la
carpeta de instalacin del software de asistencia, puede encontrar un
archivo llamado sqlserver.sql, el cual es el script SQL para establecer la
base de datos del sistema de asistencia en SQL Server 7.0.
El proveedor que debe seleccionar es Microsoft OLE DB Provider for
SQL Server, haga click en next para ingresar a la siguiente ventana:

97

Software de Tiempo & Asistencia

Confirme el nombre del servidor que aloja la base de datos, la


informacin de usuario y contrasea, y el nombre de la base de datos en
el servidor.
Confirm the name of server for storing this database, information, and the
name of database that is used in logging server. Haga click en el botn
Probar Conexin, y si el resultado es exitoso, presione el botn Aceptar
para guardar la configuracin.

9.3 Manejo de la Asistencia


9.3.1 Asistencia
Seleccione el men Asistencia, el men contiene 3 tems:

9.3.2 Salida de Empleado


Cuando un empleado sale por trabajo o pide salir, no podr cumplir con
su asistencia normal. Con el propsito de asegurar que los resultados
estadsticos sean correctos, es necesario utilizar esta funcionalidad.

98

Manual V3.6

Dentro del men de Asistencia, haga click en el tem Permisos de


salidas/ausencias/vacaciones, la siguiente ventana aparecer:

Por ejemplo, si el empleado Oscar Sols pide permiso para salir, y es


concedido, el proceso para registrarlo en el sistema es el siguiente:
Primero seleccione el departamento y los empleados (en este caso uno),
determine el rango de das en donde el empleado va a salir.
Hay 2 mtodos para agregar una salida de trabajo o salida con permiso:

1) 1er mtodo: Despus de seleccionar el departamento, el personal y las


fechas, presione el botn izquierdo del mouse sobre la ubicacin exacta
en el calendario que indicar el inicio de la salida y manteniendo
presionado el botn, arrastre el mouse hasta la posicin en donde termina
la salida, luego suelte el botn del mouse y la siguiente ventana
aparecer:

99

Software de Tiempo & Asistencia

Verifique que el rango de tiempo sea correcto, elija el motivo de la salida


(salida por trabajo, enfermedad, vacaciones, etc.), tambin puede agregar
un comentario del motivo. Haga click en OK para guardar, y luego
aparecer programada la salida en el calendario (se mostrar como una
barra del color asociado al motivo):

100

Manual V3.6

Ud. puede modificar una salida programada en la misma ventana:


Para modificar la duracin de una salida, posicione el mouse en una orilla
de la barra en el calendario hasta que el cursor cambie a
, luego
presione el botn izquierdo del mouse y mantngalo abajo, para luego
mover el mouse y soltar el botn cuando la barra se haya movido hasta el
nuevo horario.
Para mover una salida a otro horario, posicione el mouse dentro de la
barra en el calendario hasta que el cursor cambie a
, luego presione el
botn izquierdo del mouse y mantngalo abajo, para luego mover el
mouse y soltar el botn cuando la barra se haya desplazado hasta el nuevo
horario.
Si necesita modificar el horario de manera ms exacta, haga doble click
sobre la barra o seleccinela con un click y luego presione el botn
Editar, la siguiente ventana aparecer:

En el recuadro Rango de Tiempo modifique el horario, presione OK


para guardar.

101

Software de Tiempo & Asistencia

2) 2do mtodo: Haga click en el botn Aadir, la siguiente ventana


aparecer:

Elija las fechas y horas de inicio y trmino de la salida, el motivo de la


salida, y si quiere un comentario, luego haga click en el botn OK para
registrarla, o presione el botn Cancelar para abortar la operacin. Si
presion OK volver a la anterior ventana y se mostrar una barra en el
calendario que indica la salida.
Si necesita eliminar una salida registrada, haga click en la barra
respectiva del calendario y luego presione el botn Borrar. O tambin
puede posicionar el mouse en una orilla de la barra en el calendario hasta
que el cursor cambie a
, luego presione el botn izquierdo del mouse
y mantngalo abajo, para luego mover el mouse y soltar el botn cuando
la barra desaparezca. A continuacin aparece el mensaje de confirmacin:

102

Manual V3.6

Presione S para confirmar, o No para abortar.


Cuando se intenta agregar una nueva salida para un empleado, pero el
horario asignado se sobrepone con otro horario asignado a otra salida
saldr un mensaje de advertencia anunciando este error, informndole que
no puede crear la nueva salida. Presione Aceptar para continuar.
El sistema provee algunos tipos de salida predeterminados, si requiere
agregar otros tipos vaya al men Configuraciones/Opciones y seleccione
Tipos de Salida.
Para imprimir un reporte con las salidas del calendario, presione el botn
Informe, la siguiente ventana se abrir:

103

Software de Tiempo & Asistencia

9.3.3 Empleado que olvida marcar Entrada o


Salida
Esta funcin puede ser utilizada cuando un empleado olvida marcar su
entrada o salida por alguna razn. As podr registrar en el sistema una
entrada o salida que nunca se realiz.
Dentro del men de Asistencia, haga click en el tem Empleado que
Olvida marcar Asistencia, la siguiente ventana aparecer:

Primero seleccione un departamento y el o los empleados, elija el tipo de


registro (entrada, salida, entrada de hora extra, salida de hora extra, etc.),
seleccione la fecha y la hora y luego presione el botn Aadir para
agregar el nuevo registro.
Para cerrar esta ventana presione el botn Cerrar.

104

Manual V3.6

9.3.4

Empleados

que

llegan

Tarde

Colectivamente
Si parte o todos los empleados de un departamento llegan tarde (o salen
temprano), esta funcin le permitir modificar la hora de llegada (o de
salida) de todos esos empleados. Dentro del men de Asistencia, haga
click en el tem Entradas o salidas colectivas, la siguiente ventana
aparecer:

Seleccione el departamento y luego los empleados que han llegado tarde


colectivamente (o salido temprano). Si quiere seleccionar todos los
empleados del departamento presione el botn Seleccionar Todos ( ), si
quiere seleccionar algunos, mantenga presionada la tecla (Control) y
haga click con el mouse sobre los empleados a seleccionar.
Seleccione el caso: si llegaron tarde o salieron temprano. Determine un
intervalo de tiempo (fechas y horas) en el cual el sistema buscar las
posibles lecturas realizadas por el personal (lecturas a modificar). Luego

105

Software de Tiempo & Asistencia

ingrese el tiempo (fecha y hora) de la nueva entrada (o salida) del


personal.
Haga click en el botn OK para eliminar las lecturas o registros de
entrada (o salida) de los empleados y reemplazarlos por los nuevos
registros (a fecha y hora fijada).

9.4. Bitcora y Clculos


9.4.1 Bitcora y Clculos
Debe hacer click en el men Bitcora y Clculos, y aparecern las
siguientes opciones:

9.4.2 Registros de Asistencia


Debe hacer click en el sub menu Registros de Asistencia para
ejecutar esta ventana.

106

Manual V3.6

1). Bitacora de Entradas y Salidas


En esta ventana puede revisar la bitcora de entradas y salidas registradas
del personal en un rango de fechas y horas especficas. Puede consultar a
uno o todos los trabajadores.

2). Vista Previa


Debe hacer Click en el botn (Vista Previa) para generar un reporte
imprimible.

107

Software de Tiempo & Asistencia

Este reporte se puede imprimir, salvar y exportar.

3).Exportar
Debe hacer click en (Exportar) para exportar los registros de la bsqueda
efectuada.

108

Manual V3.6

Luego de haber seleccionado los campos a exportar debe hacer


click en guardar

Debe seleccionar un nombre para el archivo donde se guardaran los datos.


Puede seleccionar tambin el tipo de formato a guardar. Puede
seleccionar archivos Excel (*.xls), DBF base de datos, archivo de texto
justificado a la derecha, archivo de texto separado por TAB y archivos de
texto separados por coma (CVS).

4). Modificar Registros


Debe hacer click en el botn Modificar Registros para ver la lista
de registros que fueron modificados anteriormente. Esta lista esta
compuesta de registros que fueron borrados, actualizados o eliminados.

109

Software de Tiempo & Asistencia

Puede hacer click en el botn Preview para ver el reporte respectivo:

Tambin puede hacer click en el botn Exportar, para exportar los datos
al formato de archivo que seleccione.
Algunas veces accidentalmente se comete un error al realizar alguna
operacin con algn registro de entrada o salida. Para restaurar dicho
registro debe hacer clic sobre el registro en cuestin y luego hacer clic en
el botn Restaurar Registros. Esto le permitir recuperar registros
modificados o eliminados y volverlos a la plantilla oficial de registros.

110

Manual V3.6

9.4.3 Empleados laborando en este momento


Para revisar empleados que estn actualmente en turno o fuera de turno
puede utilizar esta ventana.
Primero debe seleccionar el da a consultar, luego debe seleccionar el tipo
de consulta (Todos, En Turno o Fuera).
Todos: Hace referencia a una consulta total de personal en turno y fuera
de turno.
En Turno: Se utiliza solo para ver al personal en turno.
Fuera de Turno: Se utiliza para ver al personal que esta en este momento
fuera de turno.
Luego de seleccionar las opciones debe hacer click en el botn Consultar.

La consulta la puede generar tambin por departamento.


Si hace click en (Vista Previa) puede ver el reporte respectivo.

111

Software de Tiempo & Asistencia

9.4.4 Clculo de Asistencia y Reportes


La siguiente seccin trata del clculo de asistencia y los reportes que se
pueden generar en base a asistencia.
Existen cuatro tabs que separan la ventana de clculo de asistencia y
reportes.

Registro de Entradas y Salidas: En este tab se pueden observar todas


las entradas y salidas registradas por la maquina HD. Incluso se pueden
observar si existen datos errneos como dobles lecturas, etc. En esta tab
tambin puede eliminar registros de entradas o salidas que fueron
errneos.

112

Manual V3.6

El registro de Entradas y Salidas esta compuesta de las siguientes


opciones:
Cambiar Filtro: Esta opcin permite listar los datos de la malla segn el
resultado particular de cada tipo de dato. Puede ordenar por ejemplo
segn OK, lectura repetida, lectura invlida, etc.
Cambiar Estado: Esta opcin permite cambiar la clasificacin de un
dato seleccionado. Por ejemplo se puede convertir una Entrada en una
Salida, o una Entrada en una Entrada a Hora Extra, etc. Para confirmar el
comando debe hacer click en Aplicar Cambios y luego en Calcular.
Borrar Seleccionado: Esta opcin permite eliminar el registro de entrada
o salida seleccionado. Para confirmar el comando debe hacer click en
Aplicar Cambios y para observar los cambios debe volver a hacer click
en calcular.

113

Software de Tiempo & Asistencia

Cancelar solo el registro seleccionado: Cuando ha seleccionado muchos


cambios de estado para varios registros y todava no aplica los cambios,
siempre puede existir algn registro que se seleccion por accidente y se
desea deshabilitar. Esta opcin permite que algn registro que va a ser
cambiado de estado sea deshabilitado para que no se cambie su estado sin
afectar al resto de los datos que si van a ser cambiados.
Cambiar registros con turnos auto-asignados a registros de horas
extras: Esta opcin permite cambiar dichos registros que son
auto-asignados por registros de horas extras si el caso lo amerita.
Crear Registros: Esta opcin permite crear registros nuevos o
reemplazar registros antiguos. Muchas veces algunos trabajadores olvidan
marcar su entrada o su salida por lo cual este problema se puede resolver
creando o modificando sus registros de entradas y salidas.

Horas Trabajadas: Este tab es utilizado para contrastar las entradas y


salidas calendarizadas con las entradas y salidas registradas de
trabajadores o todo un departamento. Adems permite obtener el tiempo
de trabajo del empleado. Tambin permite observar de inmediato si un
trabajador estuvo ausente de su trabajo o si llego atrasado, adelantado, se
fue antes o despus de su hora laboral. Esta informacin se puede separar
por departamento..

114

Manual V3.6

El registro de Entradas y Salidas esta compuesta de las siguientes


opciones:
Filtrar por Excepcin: Esta opcin permite filtrar la lista de datos por
excepcin.
Filtrar por Horarios: Esta opcin le permite filtrar los datos presentados
en la malla segn el horario que quiera ver.
Reportar salir por trabajo o salir por enfermedad: Esta opcin
permite establecer un permiso de salida a un trabajador. Los trabajadores
pueden salir de la empresa por muchas causas con o sin permiso, por lo
cual las horas de trabajo de un trabajado varan dependiendo de si
presenta alguna salida de la empresa.
Crear Registros: Esta opcin permite crear registros nuevos o
reemplazar registros antiguos. Muchas veces algunos trabajadores olvidan

115

Software de Tiempo & Asistencia

marcar su entrada o su salida por lo cual este problema se puede resolver


creando o modificando sus registros de entradas y salidas.

Anormalidades y Excepciones: Este tab es utilizado para auditar las


anomalas y excepciones de asistencia. Las anomalas se pueden cambiar
o eliminar segn corresponda.

El registro de anomalas y excepciones esta compuesto de las


siguientes opciones:
Aceptar Como Valido (Restaurar): Este tab es utilizado para validar o
restaurar una anomala que fue declarada originalmente como invalida.
Una vez que se valida la anomala esta cuenta para el registro. Por
ejemplo a un trabajador se le valida una ausencia, por lo cual horas de
trabajo donde estuvo ausente pero tenan un motivo justificado sern
contabilizadas.

116

Manual V3.6

Eliminar las horas extras no Programadas: Esta opcin se utiliza


cuando el trabajador realiza horas extras por su propia cuenta por lo cual
estas hora extras se pueden eliminar y no se consideran como horas extras
validas.
Contar Horas Extras no Programadas como Programadas: Esta
opcin se utiliza cuando se quieren validar horas extras no programadas
en ningn horario y se quieren asignar y considerar como horas extras
reales que deben ser remuneradas. Estas horas extras no aparecern
agregadas en el campo de las horas trabajadas del empleado.
Contar las SNJ como Salidas por Trabajo: Esta opcin permite validar
las salidas para que no sean consideradas como faltas de horas de trabajo.
La salida por trabajo se considera como una salida en beneficio de la
empresa por lo cual se remunera como si fuera un da normal de trabajo.
Cambiar las Salidas por Trabajo por Salidas: Esta opcin permite que
las salidas por trabajo sean consideradas como salidas normales no
remuneradas.
Invalidar Seleccionado: Esta opcin permite que el elemento
seleccionado sea invalidado y no considerado como valido. Por ejemplo
una enfermedad puede ser invalidada y no considerada como tal por lo
cual la ausencia pasa a ser no justificada y las horas no contabilizadas.
Crear Registros: Esta opcin permite crear registros nuevos o
reemplazar registros antiguos. Muchas veces algunos trabajadores olvidan
marcar su entrada o su salida por lo cual este problema se puede resolver
creando o modificando sus registros de entradas y salidas.

117

Software de Tiempo & Asistencia

Item Calculados: Este tab es utilizado para presentar ordenada y


estadsticamente los datos de asistencia de un empleado en particular o de
un departamento o todos los trabajadores.

El registro de anomalas y excepciones esta compuesto de los


siguientes campos:
DDT: Hace referencia a los das de trabajo consultados y que debieron
ser trabajados. Se mide en das de trabajo (DDT).
Normal: Hace referencia a los das que efectivamente se trabajo en el
periodo determinado donde el trabajador estuvo presente en la empresa.
Si existen das donde el trabajador tena permiso para salir por trabajo,
estos no se agregaran a este calculo ya que solo considera das normales,
sin salidas por trabajo. Se mide en DDT.
Tarde: Hace referencia al tiempo que el trabajador llego tarde durante el
periodo consultado.
Temprano: Hace referencia a los minutos que el trabajador se fue
temprano antes de la salida oficial de trabajo.

118

Manual V3.6

Ausente: Hace referencia a la cantidad de das ausentes del empleado en


un periodo determinado. Se mide en DDT.
Hr. Ex: Hace referencia a las horas extras trabajadas de un empleado en
un periodo determinado. Comprenden horas extras automticas (horas
extras que se auto-agregan cuando un trabajador se va despus de la hora
de salida) y horas extras asignadas, que son horas extras que se le asignan
a un empleado de forma arbitraria. No hay forma de diferenciar si las
horas extras de este campo son de un tipo u de otro tipo.
NME: No marc entrada. Nmero de veces que falt marcar entrada.
NMS: No marc salida. Nmero de veces que falt marcar salida.
SNJ: Hace referencia a las salidas no justificadas del empleado.
SPT: Hace referencia a las salidas por trabajo del empleado.
Tiempo en Jornada: Hace referencia a todas las horas trabajadas de
dicho empleado. Si existen horas extras del tipo automticas, estas se
agregaran a este clculo, no se agregan a este clculo las horas extras del
tipo asignadas.
Nro de Checks: Hace referencia a la cantidad de checks que debi
realizar en el periodo determinado el trabajador en la maquina de huella
dactilar. Se mide en veces.
Ent Reg.: Hace referencia a la cantidad de veces que el trabajador marco
entradas.
Sal. Reg.: Hace referencia a la cantidad de veces que el trabajador marco
salidas en el periodo determinado.
PPS: Hace referencia a cuando el trabajador tiene permitido para salir. Se
mide en horas.
IPT: Hace referencia a cuando el trabajador se va de la empresa por
trabajo. Estos das no se agregan al calculo de los das DDT de trabajo.
Enfermedad: Hace referencia a cuantas horas el trabajador estuvo
enfermo.
Vacaciones: Hace referencia al periodo en que el trabajador estuvo de
vacaciones

119

Software de Tiempo & Asistencia

Otro Motivo: Hace referencia al periodo en que un trabajador estuvo


fuera de la empresa por un motivo no justificado.

Opciones de la Malla de Datos


Las mallas de datos se pueden personalizar, exportar y crear reportes de
los datos en pantalla. Debe hacer click en el botn derecho del Mouse
sobre alguna malla de datos que este visualizando de cualquiera de los
tabs (Registros de Entradas y Salidas, Horas Trabajadas,
Anormalidades y Excepciones y tems Calculados)

Exportar Datos: Permite exportar los datos en pantalla a Excel


y otros formatos.
Crear Reporte de Datos en Pantalla: Permite crear un reporte
de los datos en pantalla.
Columnas: Permite que seleccionar que columnas ver y cuales
esconder.
Guardar diseo de planilla: Permite salvar el esquema de
columnas que le acomoda. La prxima vez que inicie el software
va a ver la organizacin de los datos tal cual fue guardada
anteriormente.

120

Manual V3.6

Copiar Datos: Le permite copiar datos para pegarlos


directamente en Excel.

Reportes de Datos
Si hace click en el botn Reportes se desplegar la lista de
reportes existentes.

Nota: siempre antes de visualizar un reporte debe establecer las


fechas de consulta y debe hacer click en el botn Calcular. Luego
puede revisar el reporte.
Reporte de asistencia por da: Este reporte esta orientado a mostrar la
asistencia de un empleado o todos los empelados en un periodo de un mes.
Los datos se muestran da a da con simbologa explicativa para
identificar los tipos de asistencia.
Al final del reporte se muestra una leyenda donde se explica que significa
cada uno de los smbolos del reporte.
Este reporte es ideal para rpidamente identificar anormalidades en la
asistencia de los empleados.

121

Software de Tiempo & Asistencia

Reporte de Asistencia Estadstico por Empleado: Este reporte le


permite ver por empleado el desempeo estadsticamente entre ciertas
fechas.

122

Manual V3.6

Reporte de Asistencia Estadstico por Departamento: Este reporte le


permite ver por departamentos el desempeo estadsticamente entre
ciertas fechas.

Reporte de Asistencia Semanal: Este reporte le permite ver el


cumplimiento de su turno durante el periodo de una semana.

123

Software de Tiempo & Asistencia

Reporte de Asistencia c/10 das: Le permite ver el tiempo de asistencia


y el cumplimiento de la jornada durante periodos cada 10 das.

Reporte de Asistencia Legal: Este reporte le permite ver si el trabajador


cumpli con la jornada de trabajo entre ciertas fechas. Este reporte
obtiene resmenes semanales, especificando:
T. Asistencia: Es el tiempo que el trabajador se encontr en las
instalaciones de la empresa.
T. en Jornada: Es el tiempo trabajado dentro del turno asignado.
T. de Salidas: Es el tiempo que el empleado sale sin tener permisos
(Salidas No Justificadas).

124

Manual V3.6

T. de Ausencias: Es el tiempo en que el trabajador se ausenta a su


jornada laboral.
T. Atrasos y Salidas Temp: Es el tiempo total entre las salidas
tempranas y los atrasos.
N de Atrasos: Es la cantidad de veces que el trabajador llega tarde.
N de Salidas Temp: Es la cantidad de veces que el trabajador se va
temprano.
T. Horas Extras en das c/Turno: Es el total de horas extras realizadas
en los das que el trabajador tiene un turno asignado (por ejemplo de
Lunes a Viernes). Puede ser un valor positivo, 0, o negativo. Si el valor es
negativo corresponde a una cantidad de horas a descontar al trabajador.
T. Horas Extras en das s/Turno: Es el total de horas extras realizadas
en los das que el trabajador no tiene turno asignado (por ejemplo Sbado
y Domingo). Siempre es un valor mayor o igual a 0.

125

Software de Tiempo & Asistencia

Importante: Para que se emita correctamente el Reporte de Asistencia


Legal, es obligatorio que dentro de la ventana Reglas de Asistencia, la
opcin Despus X mins, contar como Horas Extras est deshabilitada.

Reporte de los Turnos Diarios Asignados: Este reporte permite


visualizar los turnos diarios asignados a los trabajadores.

126

Manual V3.6

9.5 Datos
9.5.1 Men de Datos
Haga click en Datos, el siguiente men se desplegar:

9.5.2 Iniciar Sistema


Al seleccionar el men Datos, y hacer click en Iniciar Sistema, el
siguiente mensaje de advertencia aparecer:

Precaucin: Si presiona S, el sistema eliminar todos los datos de los


empleados y los datos de asistencia. Sea cuidadoso con esta operacin.
Al hacer click en S, el sistema borrar todos los datos, y retornar al
estado inicial del sistema recin instalado.
Al hacer click en No, retornar a la ventana principal sin eliminar ningn
dato.

127

Software de Tiempo & Asistencia

9.5.3 Borrar Datos Obsoletos


Al hacer click en este tem del men Datos, la siguiente ventana
aparecer:

Despus que el sistema haya sido utilizado por un periodo de tiempo


prolongado, una gran cantidad de datos obsoletos siguen guardados en la
base de datos, los cuales no slo ocupan una gran cantidad de espacio en
el disco duro, tambin afectan la velocidad de las operaciones. Para evitar
esto, ud. puede eliminar esos datos sin uso, mediante esta funcionalidad.
Antes de eliminar registros de entradas y salidas, y registros de
excepciones de asistencia, es necesario que respalde estos datos en 2
archivos (Salvar Como). Para esto, haga click en el correspondiente
campo de texto para ingresar el nombre del archivo de respaldo, para

128

Manual V3.6

luego hacer click en el botn

para elegir la ruta donde se guardar el

archivo. Aviso: Si ud. ingresa un nombre de archivo que ya existe en el


sistema, ste le informar que debe definir otro nombre de archivo.
Ingrese la fecha de cierre de los datos que requiere eliminar. Esta fecha de
cierre debe ser 10 das antes del ltimo da que desea borrar los datos.
Haga click en el botn Eliminar correspondiente, aparecer un mensaje
indicando el nmero de datos borrados.
Para eliminar los datos de turnos de empleados seleccione la fecha de
cierre, y haga click en OK.
Al usar una base de datos Microsoft Access, puede elegir comprimirla,
para ello presione el botn Comprimir Base de Datos.

Despus de terminar todo el proceso de eliminacin de datos obsoletos,


haga click en
para retornar a la ventana principal.

9.5.4 Respaldar Base de Datos


Para asegurar la seguridad y la posible recuperacin de los datos, le
sugerimos que respalde la base de datos regularmente.
Para llevar a cabo esta funcionalidad, haga click en Respaldar Base de
Datos en el men Datos, seleccione la carpeta en donde guardar la base
de datos, ingrese el nombre del archivo (puede dejar el mismo nombre
predeterminado), y luego haga click en el botn Guardar.
Cuando la base de datos original est daada, necesitar ser restablecida.
Para esto, debe buscar una copia de respaldo ms reciente de la base de
datos, cambiarle el nombre a att2000.mdb y copiarla en el directorio de
instalacin del software para sobrescribir el archivo daado. Aviso: Esta
operacin rescatar los datos hasta le fecha en que se realiz la ltima
copia de respaldo, datos posteriores se perdern definitivamente.

129

Software de Tiempo & Asistencia

9.5.5 Importar Datos de Asistencia


Para importar datos de asistencia de otro equipo o datos antiguos al actual
software de asistencia, haga click en este tem dentro del men Datos, a
continuacin se abrir la siguiente ventana:

1) Importar de Archivo
Al importar datos de registros de asistencia, slo sern contemplados los
datos de asistencia correspondientes a los empleados registrados en el
sistema.
Seleccione Importar de Archivo, luego presione el botn
siguiente ventana aparecer:

130

, la

Manual V3.6

Seleccione el tipo de archivo a importar, seleccione la ruta y el nombre


del archivo, y presione el botn Abrir, retornar a la ventana anterior, en
la cual deber presionar el botn Importar para llevar a cabo la
operacin.

2) Importar de Base de Datos


Importar desde Base de Datos significa que importar datos de asistencia
de base de datos de respaldo, y los datos incluyen informacin del
personal, informacin de turnos, registros de asistencia, etc. Puede
importar datos de base de datos de versiones previas, o base de datos de la
misma versin de la actual. Formatos de base de datos de versiones
previas a la 1.2 difieren de los formatos de versiones 1.2X, si la versin
de la base de datos que desea importar es menor a la 1.2 (no incluye esta
ltima), por favor seleccione la opcin < que V1.2; si no es as,
seleccione la opcin > que V1.2.
Antes de importar los datos, si es innecesario mantener los datos actuales
en el sistema, vaya a la opcin Iniciar Sistema dentro del men Datos.
Esto es recomendable porque si algunos datos que quedan en el sistema

131

Software de Tiempo & Asistencia

se traslapan con datos que se importan, errores aparecern en el proceso,


y la velocidad del mismo bajar significativamente.
Al hacer click en < que V1.2 o > que V1.2, una ventana para seleccionar
un archivo aparecer. Seleccione la ruta y el nombre del archivo de la
base de datos a importar, y luego haga click en Abrir.
Si su base de datos est en SQL Server, seleccione el proveedor de SQL
Server y el nombre de la fuente o base de datos del servidor.
Al hacer click en el botn Importar, el sistema importar los datos
automticamente.
Despus de importar los datos, haga click en
para regresar a la
ventana principal.

9.5.6 Exportar Datos de Asistencia


Esta funcin es principalmente utilizada para respaldar todos los datos de
asistencia del sistema (registros de ingreso y salida). Haga click en este
tem dentro del men Datos, a continuacin se abrir la siguiente
ventana:

132

Manual V3.6

1) Exportar a Archivo
Los datos se pueden exportar a 4 tipos de archivo: archivo de datos de
asistencia encriptados (*.abt), de datos de registros de asistencia (*.txt),
de respaldo de datos de asistencia (attbackup.mdb), y de base de datos del
sistema de asistencia (*.mdb).
Haga click en el botn

, una ventana para ingresar un archivo se

abrir, seleccione la ruta (carpeta) e ingrese el nombre del archivo para el


respaldo, y luego haga click en Abrir.

9.5.7 Cambiar Usuario


Utilice esta funcin cuando el software est abierto y necesite cambiar la
sesin de un administrador a otro.
La ventana y el mtodo de operacin es el mismo que cuando el sistema
se inicia y se ingresa como un usuario administrador.

133

Software de Tiempo & Asistencia

9.5.8 Exit
Para salir del sistema haga click en la opcin Exit, dentro del men Datos.
Retornar a Windows.

134

Manual V3.6

Captulo 10
Ayuda

10.1 Cmo exportar datos de asistencia desde


la ventana Registros de Asistencia
A continuacin se muestra un ejemplo de la ventana Registros de
Asistencias del men Bitcoras y Clculos, con el fin de ilustrar las
operaciones necesarias para exportar datos:

Presione el botn Exportar, se abrir la siguiente ventana:

- 135-

Ayuda

Chequee los campos de datos que necesite exportar. Puede ponerle un


nombre a su seleccin para que la prxima vez que quiera seleccionar los
mismos campos a exportar, elija solamente este nombre o tem, utilice la
lista de tems predefinidos ubicada a la derecha de la ventana para
ingresar o seleccionar. Luego presione el botn OK, se abrir la siguiente
ventana:

136

Manual V3.6

Ingrese el nombre del archivo para guardar los datos, seleccione el tipo de
archivo (puede elegir entre 5 formatos). Presione Guardar para llevar a
cabo la exportacin.

10.2 Cmo seleccionar Fechas Desde y Hasta


En el recuadro Rango de Tiempo, haga click en el botn
correspondiente a la fecha Desde y seleccione la fecha de inicio. Luego
haga click en el botn

correspondiente a la fecha Hasta y

seleccione la fecha de trmino. En ambos recuadros para seleccionar


fechas (calendarios), presione los botones
o
para cambiar el mes
hacia atrs o hacia delante, o presione los botones
o
para cambiar
el ao hacia atrs o hacia delante. Haga click en un da especfico del mes
y ao para seleccionar definitivamente la fecha.

- 137-

Ayuda

10.3 Cmo seleccionar una Fecha y Hora


En el campo fecha respectivo haga click en el botn
y seleccione la
fecha en el calendario, y en el campo hora haga click en el botn
para cambiar la hora o ingrsela directamente en el campo. En el
calendario presione los botones
o
para cambiar el mes hacia atrs
o hacia delante, o haga click en el ao y digite el ao para cambiarlo o
presione el botn
para cambiarlo, hacia delante o hacia atrs.

10.4 Cmo seleccionar Empleados


Una lista para seleccionar empleados sera como la siguiente:

Mueva el mouse hasta que el cursor se posicione encima del empleado


que quiere seleccionar, haga click con el mouse (botn izquierdo) y la fila
correspondiente al empleado se pondr azl.
Para seleccionar varios empleados, repita el procedimiento pero mantenga
presionada la tecla (Control) del teclado.

138

Manual V3.6

10.5

Cmo

utilizar

una

barra

de

herramientas
Una barra de herramientas tiene los siguientes botones:

En la lista que est abajo de esta barra, la fila que est marcada con el
puntero
es la fila actual, y todas las operaciones realizadas desde la
barra se efectuarn sobre esta fila.
Las operaciones que efectan los botones de la barra son las siguientes:
Primero: Para mover el puntero a la primera fila.
Anterior: Para mover el puntero una fila hacia arriba.
Siguiente: Para mover el puntero una fila hacia abajo.
ltimo: Para mover el puntero a la ltima fila.
Agregar: Para agregar una nueva fila a la lista, los datos debern ser
ingresados. La nueva fila ser la fila actual.
Eliminar: Para eliminar la fila actual.
Modificar: Para modificar los datos de la fila actual.
Guardar: Para guardar los datos de una fila despus de una modificacin
o despus del ingreso de una fila nueva.

- 139-

Ayuda

Cancelar: Para abortar el proceso de ingreso de una nueva fila o la


modificacin de la actual.
Si est agregando una nueva fila o modificando la actual, y luego
selecciona otra fila, la nueva fila o la fila modificada ser guardada
automticamente.

10.6 Cmo seleccionar un Departamento


Una lista de departamentos ser como la siguiente:

Para seleccionar un departamento, haga click con el botn izquierdo del


mouse encima del nombre del departamento, ste quedar encerrado en
un recuadro azul.

140

Manual V3.6

Captulo 11
Solucin de Problemas
Lo que viene a continuacin es una lista de problemas comunes, que
pueden surgir cuando se empieza a utilizar el software por primera vez.
Tambin se presentan las soluciones a dichos problemas.

1.-Cmo eliminar el administrador del equipo de asistencia?


Respuesta: puede utilizar la opcin Descargar informacin de usuarios
del men Administrar Dispositivo. Al conectarse al equipo (lector) se
abrir una ventana, en la cual debe seleccionar la etiqueta Descargar,
para luego seleccionar al administrador de la parte derecha de la ventana
y luego hacer click en el botn Borrar, dejando un ticket en la opcin
Only Finger Print u Only Password, el cual eliminar la huella o la
clave del administrador del equipo.
2.-Olvid la clave de la base de datos, qu puedo hacer?
Respuesta: Ingrese al men Configuraciones/Opciones y haga click en
Establecer Password de BD, no necesitar ingresar la clave antigua, slo
ingrese una nueva clave.
3.-La luminosidad de la pantalla LCD es demasiado dbil, puedo
ajustarla?
Respuesta: La luminosidad del LCD no es ajustable por el usuario, es
necesario enviar el equipo a su proveedor para que sea ajustado por un
especialista.

5.-Qu debe hacer un empleado que quiera salir de la empresa?

- 141-

Solucin de Problemas

Respuesta: Cuando el personal necesite salir, deber registrar la salida en


el equipo. Cuando el personal regrese, tiene que registrar el ingreso en el
equipo.

6.- Tengo un turno asignado, pero por qu en el reporte de


asistencia no me indica las salidas, los atrasos, las salidas tempranas?
Respuesta: Primero ingrese a la ventana de Manejo de Turnos, revise si
el turno tiene asignado un horario, si es as, ingrese a las Opciones de
Control de Asistencia seleccionando al personal en la Lista de
Empleados, revise la fecha de inicio y trmino de la asignacin del turno,
este rango de fechas incluye el rango de tiempo asignado al reporte de
asistencia? Si no es as, asigne nuevamente el turno fijando el rango de
fechas al tiempo requerido.
7.-Cmo cancela un turno que ya est asignado a un cierto nmero
de empleados?
Respuesta: Vaya a la ventana Calendarizacin del Empleado,
seleccione los empleados que tengan el turno a cancelar, presione el
botn Asignar Turnos, elimine el turno de la lista y agregue un nuevo
turno, para finalizar presione OK.
8.- Por qu los datos que son almacenados son menos que los datos
descargados del equipo?
Respuesta: En el proceso de descarga y almacenamiento, el software
determina cuales son los registros repetidos, y los elimina
automticamente, los registros almacenados no sern guardados
nuevamente.
9.- Por qu el registro descargado aparece como tal, pero no puedo
encontrarlo cuando abro un informe?

142

Manual V3.6

Respuesta: Confirme que el rango de fechas y horas dado al informe


incluye el tiempo correspondiente al registro. Puede revisar el registro de
asistencia por da, mes, ao, obviamente despus de descargar el equipo.
Ponga atencin en los registros de cada ao, algunos equipos pudiesen
haber tenido la fecha y hora incorrectas, resultando en que los registros
descargados tengan el tiempo asignado incorrectamente.

10.-Por qu ocurre que, registrando mis entradas y salidas en el


equipo normalmente, aparezco en los informes que he estado fuera
del trabajo sin permiso?
Respuesta: Examine primero la configuracin del periodo de tiempo,
confirme que su registro de asistencia est dentro del rango de tiempo
para la salida; por ejemplo: la configuracin del rango de tiempo de la
salida es de las 17:00 hasta las 18:00 hrs., y si su registro de salida fue a
las 16:30 hrs., entonces resultar en una salida invlida, y el sistema
indicar que fue una salida no justificada. Por la regla de asistencia, si no
hay registro de salida se considera negligencia. Examine sus tiempos de
asistencia, si son correctos o no.
11.-Por qu aparecen empleados que llegan atrasados y salen ms
temprano en el reporte de asistencia, siendo que no estn esos
registros de entrada y salida?
Respuesta: Examine si las opciones Si no reg. Entrada contar y Si
no reg. Salida contar estn chequeadas. Si es as, el sistema
determinar atrasos o salidas tempranas automticamente cuando los
empleados no realicen sus lecturas de ingreso o salida.
12.-Los ejecutivos de una compaa no requieren registros de entrada
y salida, pero es importante su asistencia. Cmo poder configurar
esta situacin?

- 143-

Solucin de Problemas

Respuesta: 1) Entrar en Configuraciones/Opciones, Calendarizacin del


Empleado, Asignar turnos y deshabilitar la opcin, Activar Control de
Asistencia.
2) Crear un horario donde no sea obligatorio marcar las entradas y las
salidas y luego crear un turno con dicho horario.

13. Por qu no puedo agregar un nuevo horario en la ventana de


Manejo de Turnos?
Respuesta: Primero tiene que ingresar un turno y asignarle la fecha de
inicio y el nmero de ciclos por periodo, luego puede asignarle un horario
al turno.

Importante: Si tiene cualquier duda o problema que no pueda solucionar


con la ayuda de este manual, referente al uso del reloj y su software,
puede contactarse con el Soporte Tcnico de Qwantec.
Para contactarse, escriba a nuestro e-mail:
soporte@qwantec.com
O llame a uno de estos nmeros de Santiago:
(02) 263 6083
(02) 244 1155
Horario de atencin: lunes a viernes de 9:00 a 18:00 hrs.

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