República Bolivariana de Venezuela

Ministerio para el poder popular para educación ciencia y tecnología

Universidad Experimental de la Gran Caracas

Gestión de Sistema Organizacional

Las herramientas tecnológicas que apoyan la gestión, mejoran la toma de

decisiones y permiten el logro de los objetivos. Los recursos necesarios, el
personal, la tecnología.

Integrantes del equipo:

Cédula de Apellidos y Correo electrónico Sección

Identidad Nombres

10.784.919 González Modestag21@gmail.com B

Modesta

20.793.964 Cabezas linuxionist@gmail.com A

Fernando

Profesora: Liz Domínguez

Especialización: ATIFSD
 Introducción

La estructura, los comportamientos y las normas muestran como los diferentes

elementos que conforman una organización y sus participantes interactúan y
determinan sus objetivos. Mucha de la confusión encontrada en la resolución de
problemas hoy en día parten del error que se tiene sobre la naturaleza de los
cambios en las organizaciones, sistemas sociales y sus ambientes. Se ha vuelto
evidente que los modelos jerárquicos tradicionales, sus metodologías de
planificación y sus estrategias de respuestas son inadecuadas en problemas
complejos. Esto sucede especialmente cuando nuevas condiciones han
incrementado el cambio, la complejidad y la incertidumbre.

En un esfuerzo para entender cómo se desarrollan mejor los ambientes

organizacionales para su integración con los sistemas y la gestión de tecnología
de información, en este trabajo de investigación se analizan las herramientas que
mejoran la gestión organizacional incluyendo los recursos necesarios, el personal
y la tecnología.
Recursos necesarios de la gestión de sistema organizacional

Una organización debe contar con unas características que le permitan alcanzar
sus objetivos. Estos recursos se presentan como en componente medular de la
organización y permiten que haya una sinergia entre el personal y la tecnología.
Estos son:

 Liderazgo: Los lideres necesitan tener visión, habilidades motivacionales

para la construcción de equipos, buenas técnicas de comunicación y la
habilidad de usar los recursos responsablemente.

 Estructura organizacional: La estructura de la organización debe estar

claramente definida y esta debe estar reflejada con responsabilidades
claras.

 Procesos de planeación: Las habilidades de planificación son necesarias y

estas debe cumplir con los tiempos especificados, se debe tener
responsabilidad en el avance de las actividades, la disponibilidad y
participación del talento humano, manejo del flujo del trabajo y los recursos
financieros.

 Implementación: En este punto es importante la participación del equipo

gerencial. Esto incluye el manejo de proyectos y actividades, la dirección
de los recursos para cumplir los planes y el aseguramiento de que los
tiempos para con los objetivos son cumplidos.

 Monitoreo: Mientras los elementos previamente mencionados son puestos

en orden, el proceso de monitoreo será necesario para asegurarse que
todo funciona de forma eficiente con los más altos estándares. Este
elemento es esencial para la mejora continua de la organización.

Estos elementos representan la cultura organizacional que representan las bases

de los valores, filosofía y prácticas de los miembros de la organización. Esto
moldea o influencia a las organizaciones en la creación de cultura de negocios,
cultura corporativa, cultura de equipo, cultura creativa, entre otras.
Personal en la gestión de sistema organizacional

La gestión debe ser diseñada de forma tal que permita un balance de las
necesidades de todos los participantes en la organización y mostrar cómo estas
pueden afectar a la organización. Muchas veces las necesidades de estos grupos,
son independientes a los valores dela organización, lo cual puede crear conflictos
a menos que se establezca de forma transparente el compromiso de estas
facciones. La gestión debe asegurarse de proveer la información necesaria para
definir estos compromisos.

 Empleados: La mayoría de veces subestimados, pero tienen una gran

influencia en el bienestar de la organización. Si sus necesidades no son
contempladas, una organización puede perder el mercado, su calidad y su
propia fuerza de trabajo.

 Inversionistas y proveedores: El éxito financiero de una organización

depende de la relación con los inversionistas por lo tanto la gestión con
estos es fundamental para mantener la viabilidad de la organización. Una
compañía debe invertir tiempo, esfuerzo y dinero para diseñar sistemas que
permitan satisfacer las demandas de inversionistas y proveedores
manteniendo una excelente relación con estos.

 Liderazgo de expertos: Este punto es importante porque representa la

conducción de un negocio que aun teniendo los mejores empleados puede
fallar si el equipo gerencial no verifica el progreso y la capacidad de
organización interna. Esto va atado a los sistemas de revisión para tener en
cuenta posibles cambios de políticas, objetivos y otros elementos de la
gestión organizacional.

 La comunidad: Si bien este grupo no tiene participación en la nomina

organizacional dentro el ecosistema de negocio es muy importante, es por
esto que estos grupos hoy en día son incluidos como un factor fundamental
 en el desarrollo de estrategias. Así pues, la comunidad es definida como la
suma total de los participantes puertas afuera de la organización.

Tecnología en la gestión de sistema organizacional

En la actualidad existen herramientas tecnológicas que están siendo usadas en la

gestión de las empresas, estas pueden ser utilizadas de formas diferentes, en las
organizaciones, muchas de ellas están destinadas a apoyar procesos
administrativos y otras para la organización de las operaciones y administración de
la empresa en su totalidad. Entre estas herramientas se encuentran:

Sistemas de Planificación de Recursos Empresarials (ERP)

Los sistemas de planificación de recursos empresariales son sistemas de gestión
de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas
con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Una definición
ampliada de ERP consiste en la unificación total de las operaciones en un mismo
sistema; es decir, la trazabilidad de todos sus procesos. La carencia de la
unificación total, limita y anula la posibilidad de planificar los recursos
empresariales.

Entre los objetivos principales de los sistemas ERP están:

 Unificación y trazabilidad de todos los procesos en un mismo sistema.

 Optimización de los procesos empresariales.
 Planificación de los recursos.
 Automatización de los procesos entre las áreas de la empresa.
 Acceso a los datos y creación de información estructurada.
 Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la
organización.
 Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

Los ERP poseen características que los distinguen de cualquier otro software
empresarial y es que deben ser modulares, configurables y especializados:
 Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de
departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que
comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP,
tanto económica como técnica, es que la funcionalidad se encuentra dividida
en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos
del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos
humanos, etc.
 Configurables. Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en
el código del software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que
una empresa necesite manejar la partición de lotes, pero otra empresa no. Los
ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de
cuarta generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos.
 Especializados. Un ERP especializado, brinda soluciones existentes en
áreas de gran complejidad y bajo una estructura de constante evolución. Estas
áreas suelen ser, el verdadero problema de las empresas, además de
contener todas las áreas transversales. Trabajar bajo ERP especializados es el
paso lógico de las empresas que requieren soluciones reales a sus verdaderas
necesidades. Un ERP genérico solo ofrece un bajo porcentaje de efectividad
basado en respuestas generalistas, que requieren ampliaciones funcionales.

Para que la implantación de un ERP pueda ser exitosa solo basta con un trabajo
bien realizado, usar una metodología correcta, para que todo esta pueda ser
efectivo se debe tomar en cuenta una serie de procedimientos, antes, durante y
después de la implantación de un ERP, dichos procedimientos se de tallan a
continuación:

 Definición de resultados que debe de obtener con la implantación de un

ERP.
 Definición del modelo de negocio.
 Definición del modelo de gestión.
 Definición de la estrategia de implantación.
  Evaluación de oportunidades para software complementario al producto
ERP.
 Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.
 Análisis del cambio organizativo.
 Entrega de una visión completa de la solución que implantar.
 Implantación del sistema.

 Controles de calidad.
 Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.

Customer relationship management (CRM)

La Gestión o Administración de Relaciones con el Cliente (customer relationship

management), más conocida por sus siglas en inglés CRM, puede tener varios
significados entre ellos están:

 Administración o gestión basada en la relación con los clientes: un

modelo de gestión de toda la organización, basada en la satisfacción del
cliente (u orientación al mercado según otros autores). El concepto más
cercano es marketing relacional (según se usa en España) y tiene mucha
relación con otros conceptos, como clienting, marketing 1x1, marketing directo
de base de datos, etc.

 Software para la administración o gestión de la relación con los

clientes: Sistemas informáticos de apoyo a la gestión de las relaciones con los
clientes, a la venta y al marketing, y que se integran en los llamados Sistemas
de Gestión Empresarial (SGE), y que incluyen CRM, ERP, PLM, SCM y SRM.
El software de CRM puede comprender varias funcionalidades para gestionar
las ventas y los clientes de la empresa: automatización y promoción de ventas,
tecnologías data warehouse («almacén de datos») para agregar la información
transaccional y proporcionar capa de reporting, dashboards e indicadores
claves de negocio, funcionalidades para seguimiento de campañas de
 marketing y gestión de oportunidades de negocio, capacidades predictivas y
de proyección de ventas.

Funciones

Cuando el CRM está separado para gestionar el negocio, la gestión del ciclo de
vida de las ventas y clientes es difícil o imposible; la gestión de ciclo de vida es
muy importante ya que muchas empresas hoy en día interactúan con el cliente
mucho tiempo después de que se realizó la venta, colaborando con ellos:

 En la ingeniería bajo pedido (ETO).

 Configurar a pedido (CTO).
 Procesos de gestión de servicios.

Ejemplo de tres procesos que mejoran gracias a un CRM

1. Facilitar la comunicación interna entre los empleados: La plataforma actúa
como un medio de comunicación común que se actualiza en tiempo real y
que puede ser consultado en todo momento.
2. Optimizar el funcionamiento de la empresa: reduce el tiempo que se dedica
a la gestión individualizada de correos electrónicos, llamadas y reuniones.
3. Permitir la automatización: de la fuerza de ventas y las tareas de
planificación a corto, mediano y largo plazo para cada cliente.

Módulo de ventas

Automatización de la parte o eslabón final: entre el cliente y el punto de venta. Un

módulo de ventas es incluido en la mayoría de los CRM para poder tomar estas
acciones dentro del almacén de datos. Por medio de esto se asigna oportunidades
potenciales y tareas de manera automática según reglas predefinidas analizadas
por medio de la información recaudada por los puntos de ventas automatizados.

Algunas funcionalidades del módulo de ventas:

 Gestión de leads y de oportunidades de venta.
 Gestión de las cuentas, de los contactos y de las agendas (centralización
de los datos de los clientes y clientes potenciales).
 Automatización de la venta cruzada.
 Panel de control y tablero de mandos con vista a análisis e informe de
ventas.
 Pronóstico de ventas.
 Mensajería integrada y sincronizada con la mensajería principal.

Módulo de marketing

Transforma cada punto de contacto en una oportunidad de marketing y aprovecha

el potencial oculto dentro de la base de datos de los clientes. Gracias a las
funcionalidades de marketing, las empresas pueden comercializar productos de
manera más eficaz, mejorar la productividad y obtener conocimientos accionables
en los esfuerzos del equipo de marketing. Señala esfuerzos de marketing. Amplía
la captura de pantalla.

El módulo de marketing permite:

 Usar consultas en idioma natural para segmentar de manera instantánea
clientes o clientes potenciales.
 Crear listas altamente dirigidas y asociarlas con campañas y empresas.
 Configurar vistas personales o públicas para reutilización.
 Compartir fácilmente listas dirigidas con colegas y proveedores.
 Exportar listas en varios formatos para comunicaciones por correo
electrónico masivo o correo directo.
 Planear actividades, tareas, presupuestos y detalles para cada actividad de
marketing, y realizar su seguimiento.
 Coordinar de mejor manera las ventas al hacer un seguimiento de las
oportunidades potenciales en un sistema centralizado.
 Asignar o clasificar oportunidades potenciales de manera automática según
los flujos de trabajo predefinidos.
 El cliente o consumidor es el corazón de toda organización.
 Gestión de las campañas de marketing multicanal (marketing por correo
electrónico);
Algunos de los más usados:
 Sage CRM
 Salesforce
 Zoho
 Sugar CRM
 Suma CRM

GESTIÓN DE PROYECTOS

Muchas empresas funcionan por proyectos que cuentan con varios empleados
implicados. Por ello, es interesante contar con espacios comunes para su gestión
que eviten procesos paralelos que reducen la productividad y aumentan la
dedicación de cada empleado.

Cualquier pyme que desee gestionar mejor sus proyectos y la información de cada
uno deberá recurrir a soluciones tecnológicas que permitan crear proyectos y
asignar miembros a cada uno.

De esa forma, cada parte implicada podrá hacer seguimiento del proyecto en el
espacio común, añadir una tarea, registrar el tiempo que ha tardado en hacerlo o
marcarla como finalizada. Como éstas, todo tipo de funciones que en muchos
casos la propia empresa puede personalizar para que sea una solución a medida.

Existen herramientas para la gestión de proyectos de todo tipo y complejidad,

desde simples gestores de tareas a plataformas de gestión muy potentes
pensadas para grandes proyectos con equipos de trabajo muy grandes. Por lo
tanto, habrá que estudiar muy bien cuál se adapta mejor nuestras necesidades y
probar varias antes de decidirse por cualquiera.

Estas son algunas de las más usados:

 Basecamp

 TeamWork

 Asana

 Evernote

 GanttProject

 Trello
Conclusión

Construir un sistema de gestión organizacional efectivo involucra la consideración

de las personas, los sistemas automatizados y el negocio como un todo. Si una
organización espera un crecimiento y ser un contribuyente en el bienestar de la
comunidad en la cual existe, debe ser capaz de controlarse de forma satisfactoria.
Es vital que este control integra a todos los participantes, todas las partes de la
organización y todos los aspectos de negocio. La organización debe entender que
su gestión se basa en toda la cultura de negocio y que puede afectar a la cultura
de la comunidad.
Bibliografía

Content Sheet 18-1: Organizational Requirements for a Quality Management

System [Documento en línea]. Disponible:
https://www.who.int/ihr/training/laboratory_quality/18_b_content_organization.pdf

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https://ticnegocios.camaravalencia.com/servicios/tendencias/herramientas-tic-que-
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Rebentisch, E., Prusak, L. y Otros (2017). Integrating Program Management and

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Torrencilla, J. (2020) .Herramientas tecnológicas en la gestión empresarial

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https://www.astraps.com/articulo/1610/herramientas-tecnologicas-en-la-gestion-
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