Administración del tiempo

Todos tenemos la misma cantidad de tiempo, pero algunos lo usan para tener un mejor impacto.
No significa que estas personas hagan muchas más cosas. Sino que hacen las cosas que deben
hacerse. Esta es la esencia de la administración del tiempo: hacer las cosas que deben hacerse en
el tiempo correcto. La administración del tiempo es lo que hace posible el éxito, no importa dónde
o a quien se trabaja, un negocio, una organización sin fines de lucro o uno mismo. Se pueden tener
las mejores ideas, los mejores productos, los mejores servicios, pero sin administración del tiempo
no llegara muy lejos si es que llega a ese punto.

Aprender a manejar el tiempo permite alcanzar los plazos, mejora el foco y da espacio para
disfrutar todas nuestras actividades. Esto nos empodera para dar los resultados deseados,
construye nuestra reputación y ayuda a potenciar nuestra carrera. Mucho más importante la
administración del tiempo crea calma y es a este aspecto de la administración del tiempo al que
debemos apuntar. La administración del tiempo es un factor diferenciador que nos permite estar
en el borde con otras personas, quizá con nuestras mismas habilidades, pero con la falta de este
aspecto de auto organización y disciplina.

Siempre se dice que “Hay que hacer lo que es importante e ignorar lo que no lo es” y que “Las
cosas urgentes son las únicas importantes que no se tenían en cuenta cuando se originaron”. Esto
es cierto, pero no del todo ya que no nos ofrece muchos detalles. Se necesita ser muy aplicado
para poner en práctica los principios de la administración del tiempo. Siempre se debe pensar a
largo plazo, cuando los comportamientos se convierten en hábitos, allí se vuelve todo más fácil. Lo
que nos permite alcanzar esto no es ciencia de cohetes, de hecho, estas tácticas son sentido
común. Es cuestión de tener los detalles adecuados, no hay fórmulas mágicas, solo tener los
detalles claros y cada uno contribuye a esto.

Principios de la administración del tiempo

Las interrupciones (clientes, compañeros de trabajo, entre otros) y las interrupciones auto-
impuestas (Mensajería instantánea, redes sociales, entre otros) matan la productividad. Regresar
de una interrupción toma tiempo e introduce errores a nuestras actividades. Aquí una lista de
algunos principios fundamentales:

 Se debe crear un escudo a las interrupciones cuando estamos desarrollando nuestros

quehaceres.
 Usar una herramienta para administración del tiempo. Tener todo en un lugar ayuda a
estar organizado.
 Conserva el poder mental para lo que es importante. Usar el cerebro para las actividades
importantes y un organizador para anotar asuntos, fechas y notas
 Desarrolla rutinas y adherirse a ellas. En vez de estar constantemente reinventando la
rueda o repitiendo procesos, se deben lleva las cosas a rutinas.
 Desarrolla hábitos y mantras. Ayudan a recordar como reusar viejas decisiones.
 Mantener el foco durante el tiempo de las actividades. Se trabajará mejor cuando nos
enfocamos en una cosa a la vez.
  Manejar nuestra vida social con las mismas herramientas. La vida fuera de nuestros
proyectos es importante así que no hay que perder las cosas divertidas.

Foco versus interrupciones

El foco es importante, se gana cuando se remueven las interrupciones y se manejan

eficientemente las interrupciones. Las interrupciones son esencialmente alguien más controlando
nuestro tiempo, son los enemigos naturales del foco y la administración del tiempo; son
evidentemente malas ya que retrasan nuestro desarrollo y de igual forma volver a las actividades
principales puede llevarnos a errores. Corregir esos errores pueden tomar más tiempo que la tarea
en sí.

Todos tenemos un pico mental y físico distinto, debemos descubrirlo y agendar las tareas
apropiadas para esos tiempos. Las primeras horas del día pueden ser nuestras horas más
productivas ya que tienen menos interrupciones. Trabajar antes de nuestros compañeros de
trabajo (por citar un ejemplo) aumenta nuestro tiempo productivo. Este tiempo debe usarse para
hacer actividades importantes y no en cosas no significativas.

Delegar, registrar y hacer permite tomar el control de tu tiempo. Estos verbos de acción se deben
usar cuando nuestro trabajo es interrumpido. Delegar significa asignar a alguien más. Registrar las
tareas permite tener conocimiento de lo que debemos realizar y agendarlo para luego. Hacer las
tareas es el último recurso y solo debe ser usado en emergencias.

Registrar es clave y ayuda sobremanera hacerlo de forma visual, además da confianza si se

confirma con quienes adquirimos el compromiso. Nunca se debe confiar en nuestro cerebro para
recordar nuestras tareas. Siempre debemos registrar todo en papel o digital. Nuestro cerebro
tiene mejores cosas que hacer.

Rutinas

Una buena rutina nos ahorra trabajo y reduce tiempo que usamos en toma de decisiones, de
hecho, nos dan el “Piensa una sola vez, haz mucho”. Hay que desarrollar la rutina de anotar todas
nuestras citas y cosas por hacer en un organizador y siempre tenerlo a mano.

Mientras más rutinas desarrollemos, menos poder mental se empleará en asuntos pequeños y nos
podremos concentrar en hacer con creatividad y diversión nuestras tareas. En el día podemos
identificar oportunidades para crear nuestras propias rutinas, algunas de estas pueden ser:

 Eventos repetidos que no están agendados.

 Tareas de mantenimiento.
 Conexión con los compañeros.
 Cuando procrastinar toma más que la tarea.
 Cosas que se nos olvidan constantemente.
 Actividades de baja prioridad que se pueden evitar ocasionalmente pero no deben.
 Desarrollo de nuevas habilidades.
  Ver noticias.

Priorización

Cuando tenemos muchas cosas por hacer, y mejor aun cuando tenemos muchas cosas por hacer,
pero no el tiempo suficiente la priorización se vuelve extremadamente importante. Hacer las
tareas en orden funciona para un numero de cosas por hacer pequeño por otro lado priorizar por
importancia puede aplicar para proyectos más largos todo esto teniendo en cuenta su impacto, ya
que cosas con más impacto nos beneficiaran más que las de bajo impacto y obviamente requieren
más esfuerzo.

Manejo del estrés

Muchas de las causas del estrés es la presión que sentimos al estar sobrecargados y ser jalados en
múltiples direcciones y un buen manejo del tiempo nos puede ayudar en este aspecto. El estrés
causado por el conflicto de prioridades necesita ser arreglado dirigiéndonos a la raíz del problema
siempre manteniendo comunicación con las fuentes del conflicto o trayendo a las partes
interesadas para dialogar.

Es necesario trabajar duro en relajarnos, tanto que seamos buenos en ello. Tal como debemos
cambiar el aceite a un automóvil debemos tener tiempo para relajarnos. Las vacaciones también
son un régimen de reducción de estrés. Es lo que hacemos para mantener nuestra salud mental.
Muchas veces pareciera conveniente no tomarlas, pero a largo plazo no es saludable.

Toma descansos. Respira. Nunca las últimas palabras de alguien fueron “Desearía haber tenido
más tiempo para seguir trabajando”.

Desechos de tiempo

Los desechos de tiempo son actividades que representan una baja relación gasto de
tiempo/beneficio. En lugar de intentar hacer estas actividades más eficientes, es mejor eliminarlas.
Estas actividades deben ser limitadas, es de gran ayuda tener reglas auto-impuestas, por ejemplo
“Cuando empiece a ver una serie, tendré una alarma para recordarme de finalizarla 10 minutos
antes”. Si estas actividades no aportan conocimiento, ganancias o al menos un gran
entretenimiento deben ser eliminadas

¿Qué hacer con el tiempo extra teniendo una correcta administración del tiempo?

La injusticia más común en cuanto a la administración del tiempo es estar en una compañía que
roban nuestras vidas de nuestras familias. Nos despertamos un día y nuestros seres queridos
difícilmente nos conocen. Allí nos preguntamos “¿Como el tiempo paso tan rápido?”. Por este y
otros factores hay que valorar nuestro tiempo:

 Pasemos más tiempo con nuestros seres queridos.

 Llamemos más a nuestros seres queridos.
Es por ello nuestro deber tener más conciencia de nuestro tiempo para pelear contra estas
injusticias donde quiera que fuéramos. Muchas veces nunca sabremos que tanto hemos mejorado
el mundo con las personas a las que influimos. Debemos creer que para eso es que vale la pena.
Bibliografía

Alexander, R. y Dobson, M. (2009). Real-World Time Management [Libro]

Forsyth P. (2019). Successful Time Management [Libro]

Gavin, P. (2021). The Workplace Guide to Time Management [Libro]

Limoncelli, T. (2006). Time Management for System Administrators [Libro]

Mancini, M. (2003). Time Management [Libro]