Nombres y Apellidos: Lina Estefanía Angarita pinilla

Fecha: 09/08/2021

Ejercicio:
Uno de nuestros clientes nos reporta el día 24 de Julio de 2020, ingresa el Sr. Reinaldo Salamanca
con fecha efectiva de vinculación del 01 de agosto de 2020; el empleado confirma que se encuentra
afiliado a Nueva EPS junto con su grupo familiar y AFP Colpensiones; entidades a la cual la
compañía no se encuentra afiliada.
Reinaldo confirma que desea incluir a su núcleo familiar como beneficiarios de la EPS y la CCF, su
núcleo está compuesto por su compañera permanente con la cual conviven hace 28 años, su hijo
Daniel quien nació el 01/06/2019; Fernanda su hija que nació el 30/07/2011 y Felipe quien nació el
25/05/1996.
Reinaldo informa que tanto su compañera como sus hijos dependen económicamente de él y que
requiere sea aplicado la novedad de dependencia económica como alivio tributario en su nómina,
adicional cuenta con un crédito hipotecario el cual adquirió en marzo de 2019, el cual paga
mensualmente con su cuenta de AFC del banco Davivienda.
Reinaldo desempeñará el cargo de Supervisor con un salario básico de COP 3.123.000
Resuelve las siguientes preguntas:
1. Describa el paso a paso para el proceso de ingreso
2. ¿Aplica examen de ingreso?
3. ¿Los datos son suficientes para realizar el proceso de vinculación?
4. Se puede confirmar al cliente que el ingreso se puede realizar para el 01/08/2020
5. ¿Qué implicaciones puede acarrear la empresa si se realizan afiliaciones extemporáneas?
6. ¿Qué documentos se requieren para afiliar la empresa a Nueva EPS?
7. ¿Aplica subsidio para los beneficiarios?
8. ¿Qué documentos debe entregar el empelado para el registro a EPS y CCF de los
beneficiarios?
9. ¿Se puede realizar la afiliación de Fernanda a la CCF?
10. ¿Qué soportes debe entregar el empleado para aplicar la Deducción por dependencia
económica?
11. ¿Qué soportes debe entregar el empleado para la Deducción del crédito hipotecario
adquirido durante el año 2019?
12. ¿Qué soportes debe entregar el empleado para la Deducción cuenta AFC?
13. ¿La compañía se encuentra en la obligación de reportar la vinculación del empleado
extranjero ante algún organismo del Gobierno? De ser afirmativo, explique el
procedimiento.
14. De acuerdo con su experiencia, como describe el proceso de transcripción y recobro de
incapacidades
15. Desde su experiencia cuáles beneficios extralegales conoce que se pueden otorgar a un
empleado
16. Qué es el Sistema de Afiliación Transaccional
17. Describa el proceso para la regulación cuota de aprendices SENA
 18. Conoce el proceso para la depuración de deudas presuntas con las entidades de seguridad
social, De ser afirmativo, explique el procedimiento.

Ingreso: 01 de agosto de 2020

Nombre: Reinaldo Salamanca

Paso a paso para el proceso de ingreso

1. Solicitar documentación (hoja de vida y soportes de la hoja de vida, copias de los
documentos del cotizante y de los beneficiarios, verificación de antecedentes disciplinarios)
2. Examen de ingreso
3. Firma del contrato
4. Afiliación a EPS, AFP, CCF, ARL
5. Ingreso a novedades de nómina (ingresos)
6. Capacitación de ingreso
7. Entrega de dotación

¿Aplica examen de ingreso?

claro que sí, es importante conocer el estado de salud del nuevo sea compatible con el oficio o
actividad que va a desarrollar.
La empresa no solo debe evaluar las competencias tecnicas, es importante evaluar las capacidades
fisicas para llevar acabo las labores a desempeñar
¿Los datos son suficientes para realizar el proceso de vinculación?
Aparte de los datos suministrados es necesario entregar al área encargada un documento notariado
donde bajo juramento especifique los años de unión marital de hecho en caso de no ser casados, si
son casados solicitar partida de matrimonio donde se verifique la unión de la pareja.
Es necesario solicitar documento de los menores y certificación de estudio en el caso de la menor
nacida el 30/07/2011.

Se puede confirmar al cliente que el ingreso se puede realizar para el 01/08/2020

sí, siempre y cuando ya se encuentre afiliado a la ARL. Debido a que el cliente nos reporta el día 24
de Julio de 2020 que el ingreso debe hacerse el día 01 de agosto y el equipo de gestión humana
tiene 6 días para realizar el proceso de vinculación junto con los exámenes de ingreso
¿Qué implicaciones puede acarrear la empresa si se realizan afiliaciones extemporáneas?
 La empresa puede acarrear problemas legales ya que en ese periodo donde se dejo de afiliar al
empleado, el empleado o sus beneficiarios puede sufrir de algún accidente donde requiera atención
de la entidad promotora de salud y por la no afiliación inmediata al ingreso no podrán ser atendidos
de manera óptima y la empresa deberá hacerse cargo de los gastos correspondientes. Además,
enfrentarse a posibles demandas por parte del trabajador afectado.
¿Qué documentos se requieren para afiliar la empresa a Nueva EPS?
1. Diligenciar formulario de afiliación firmado por el representante legal
2. Copia de cedula del representante legal
3. Copia del Rut
¿Aplica subsidio para los beneficiarios?

 Para el menor nacido 01/06/2019 aplica el subsidio monetario mensual otorgado por la caja
de compensación
 Para el menor con fecha de nacimiento el 30/07/2011 2019 aplica el subsidio monetario
mensual otorgado por la caja de compensación y demás beneficios por escolaridad
 Felipe quien nació el 25/05/1996 no puede acceder a subsidios de caja de compensación ya
que excede el límite de edad (menor de 25 años) y no se encuentra estudiando

¿Qué documentos debe entregar el empelado para el registro a EPS y CCF de los
beneficiarios?

 Copia de los documentos de identidad (registro civil, cedula de ciudadanía)

 Certificado de estudio de los menores que se encuentre estudiando
 Declaración extrajuicio (cónyuge)

¿Se puede realizar la afiliación de Fernanda a la CCF?

claro que sí, ya que cumple con la edad requerida por la caja de compensación para ser beneficiaria
y obtener los beneficios dados por la misma.

¿Qué soportes debe entregar el empleado para aplicar la Deducción por dependencia
económica?

 Diligenciar formato de deducibles por dependientes

 Declaración juramentada de dependencia económica
 Copia de los documentos de los dependientes
 Copia de cedula del empleado al que se le va a otorgar la deducción
 Declaración extrajuicio (conyugue)

¿Qué soportes debe entregar el empleado para la Deducción del crédito hipotecario adquirido
durante el año 2019?
  Estado de cuenta del crédito hipotecario
 Formulario de autorización de deducción

¿La compañía se encuentra en la obligación de reportar la vinculación del empleado

extranjero ante algún organismo del Gobierno? De ser afirmativo, explique el procedimiento.
El empleador o contratante tiene la obligación de notificar a migración Colombia la contratación del
ciudadano extranjero dentro de los 15 días a partir de la contratación, debemos también declarar
ante esta entidad las labores y funciones desempeñadas por el trabajador, también se debe de
reportar el cambio de empleador, contratante o razón social. Del mismo modo se debe de informar
oportunamente la terminación del contrato dentro de los 15 días siguientes.
De acuerdo con su experiencia, como describe el proceso de transcripción y recobro de
incapacidades
Es el proceso mediante la compañía cobra a la entidad promotora de salud el valor de la incapacidad
ya antes pagada por el empleador.
Para llevar a acabo este proceso la persona encargada de realizar el recobro debe tener una serie de
documentos para poder hacer efectiva esta devolución del dinero a sus cuentas.

 Copia de la incapacidad.
 Copia cédula de ciudadanía
 Copia de las planillas únicas de autoliquidación de aportes al sistema de salud
correspondientes a los seis (6) meses anteriores a la fecha de ocurrencia del hecho que
conllevó la expedición de la incapacidad
 Copia de la resolución de reconocimiento de la incapacidad o licencia.
 Copia del comprobante de pago de nómina.

El acto de transcripción de la incapacidad es el proceso mediante la entidad promotora de salud

emite la papelería oficial en el cual se evalúa la incapacidad al igual que los medicamentos y las
ayudas diagnósticas exámenes que hacen parte del tratamiento que se brinda al paciente para
restablecer su salud. Para definir su duración se evalúan los siguientes factores:

 Estado actual de salud del trabajador

 Oficio que desempeña el empleado