DESARROLLO DE SISTEMAS II

MODULO 5

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Modulo 5

1.1 Diseño de una salida eficaz.

La salida es la información que se entrega a los usuarios a través del sistema
de información utilizando intranets, extranets o la Web. Algunos datos
requieren una gran cantidad de procesamiento antes de transformarse en la
salida apropiada, otros se almacenan y cuando se recuperan se considera
como salida con poco o ningún procesamiento.
Las salidas pueden tomar muchas formas: Informe impresos, informes
presentados en pantallas, las microformas y la salida de audio.

1.1.1 Objetivos del diseño de la salida

1. Diseñar la salida para satisfacer un propósito específico.
2. Hacer significativa la salida del usuario.
3. Entregar la cantidad adecuada de salida.
4. Proporcionar una distribución adecuada de la salida.
5. Proporcionar una salida a tiempo.
6. Elegir el método de salida efectivo.

1.1.2 Relación del contenido de salida con el método de salida

La salida se puede clasificar en externa (lo que sale del negocio) o interna (que
permanece dentro del negocio.
La salida externa nos es familiar a través de las facturas de la empresa,
anuncios, recibos, informes, etc., es la comunicación que la organización tiene
con sus clientes, distribuidores, proveedores, etc.
La salida externa difiere de la interna en su distribución, diseño y apariencia.
Las salidas internas incluyen diversos tipos de informes para los tomadores de
decisiones.

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1.1.3 Factores a considerar cuando se selecciona la tecnología de salida.

1. ¿Quién usará (verá) la salida de datos?
2. ¿Cuántas personas necesitan la salida?
3. ¿Dónde se necesita la salida?
4. ¿Cuál es el propósito de la salida?
5. ¿Cuál es la velocidad con que se necesita la salida?
6. ¿Con qué frecuencia se accederá a la salida?
7. ¿Cuánto tiempo se almacenará la salida?
8. ¿Bajo que regulaciones se produce, almacena y distribuye la salida?
9. ¿Cuáles son los costos iniciales y finales de mantenimiento y
suministro?

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10. ¿Cuáles son los requerimientos ambientales, (absorción del ruido,

temperatura controlada, área para el equipo, cableado y proximidad a
transmisores inalámbricos o puntos de accesos) para la tecnología de
salida?

1.1.4 Diseño de salida impresa

Los informes impresos entran en tres categorías: detallados, excepción y
resumen. Los informes detallados se usan para enviar correos a clientes,
enviar informes de calificaciones, imprimir catálogos.
Los informes de excepción se usan por ejemplo para informar los libros que
están atrasados en una biblioteca o que estudiantes están en el cuadro de
honor.
Los informes de resumen se usan para tomar decisiones como por ejemplo que
artículos se están vendiendo y cuales no

5.1.5 Lineamientos para el diseño de pantalla:

1 – Mantener el informe en pantalla simple
2 – Ser consistente en la presentación
3 – Facilitar el movimiento del usuario.
4 – Crear un informe de pantalla atractivo.

5.1.6 Lineamientos generales para diseñar un sitio Web

1 – Use herramientas profesionales.
2 – Estudie otros sitios Web.
3 – Use los recursos que la Web ofrece.

1.2 Diseño de una entrada eficaz.

Cuando están bien diseñados, los formularios de entrada, las pantallas y los
formularios interactivos para contestar en la Web deben satisfacer los objetivos
de efectividad, precisión y facilidad de uso, consistencia, simplicidad y atractivo.
Todos estos objetivos se pueden lograr siguiendo principios básicos de diseño,

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sabiendo qué necesita el sistema como entrada y entendiendo como

responden los usuarios.

1.2.1 Diseño de un buen formulario:

Los formularios son documentos importantes para dirigir el curso de trabajo.
Los formularios obtienen y capturan información solicitada por lo miembros de
la organización.
Para diseñar formularios son útiles los siguientes lineamientos:
1. Haga formularios fáciles de contestar.
2. Asegúrese de que los formularios cumplen con el propósito para el que
fueron diseñados
3. Diseñe los formularios para garantizar que se contesten con precisión.
4. Mantenga atractivos los formularios.

1.2.2 Flujo del formulario:

Si se utiliza el flujo apropiado se puede minimizar el tiempo y el esfuerzo que
dedican los empleados al contestarlo. Los formularios deben fluir de izquierda a
derecha y de arriba abajo. El flujo carente de lógica requiere tiempo adicional y
es frustrante.

1.2.3 Siete secciones

1. Encabezado
2. Identificación y acceso
3. Instrucciones
4. Cuerpo
5. Firma y verificación
6. Totales
7. Comentarios.

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Encabezado Identificación y
acceso

Instrucciones

Cuerpo

Firma y verificación Totales

Comentarios

La creación de títulos claros es otra técnica que puede facilitar la tarea de

contestar un formulario. Los títulos le indican a la persona que contesta el
formulario qué poner en una línea, espacio o cuadro en blanco

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Los formularios se crean para satisfacer uno o más propósitos en el registro, el

procesamiento, el almacenamiento y la recuperación de información de la
empresa. Cuando se proporciona información diferente a cada departamento o

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usuario, aunque compartiendo un poco de información básica. En estos casos

es donde son útiles los formularios especializados.
Entre los ejemplos de formularios especializados están los formularios de
múltiples partes que se usan para crear triplicados instantáneos de datos, los
formularios continuos que corren por la impresora sin intervención del usuario,
y los formularios perforados que tienen un talón desprendible que sirve como
registro.

Asegurar la contestación precisa

Las tasas de error asociadas a la recopilación de datos descenderán
considerablemente cuando los formularios se diseñen para garantizar la
contestación precisa. El diseño es importante para lograr que los usuarios
hagan lo correcto con el formulario siempre que lo utilicen.

Hacer formularios atractivos.

Los formularios estéticos atraen a las personas y motivan a contestarlos.
Los formularios deben tener una apariencia ordenada. Para ser atractivos, los
formularios deben recabar la información el en orden previsto: la convención
indica que se debe pedir nombre, calle, ciudad, estado y código postal. El
diseño y flujo apropiados contribuyen al atractivo de un formulario.
Los tipos de letras y el grosor de las líneas son elementos de diseño útiles para
captar la atención del usuario y darle seguridad de que contestará
correctamente el formulario.

5.2.4 Diseño de pantallas y formularios para la Web.

Una diferencia existente entre las pantallas y el formulario impreso, es la
presencia del cursor en la pantalla que indica la usuario cuál es la posición
actual para introducir datos. Conforme los datos se teclean el cursor se mueve
un carácter adelante, señalando la dirección.
Los diseñadores también pueden incluir ayuda específica dependiendo del
contexto, esta práctica puede reducir la necesidad de mostrar instrucciones en
cada línea.

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El uso de un enfoque basado en la Web también permite al diseñador

aprovechar los hipervínculos, asegurando de esta manera que los formularios
se contesten con precisión al proporcionar a los usuarios ejemplos de
formularios contestados correctamente.
Algunos lineamientos para un diseño eficaz de pantallas.
1. Mantener la sencillez de la pantalla.
2. Mantener consistente la presentación de la pantalla
3. Facilitar el movimiento del usuario entre pantallas y páginas
desplegadas.
4. Crear pantallas atractivas.

5.2.5 Diseño de páginas Intranet e Internet.

Los lineamientos para el diseño adecuado para Web son los siguientes:
1. Proporcione instrucciones claras.
2. Demuestre una secuencia de entrada lógica para los formularios.
3. Use una variedad de cuadros de texto, botones de comando, menús
desplegables, casillas de verificación y botones de opción para realizar
funciones específicas y crear interés en el formulario.
4. Proporcione un cuadro de texto desplazable si no sabe con certeza
cuanto espacio necesitarán los usuarios para responder a una pregunta
o qué lenguaje, estructura o forma utilizarán los usuarios para introducir
datos.
5. Prepare dos botones básicos en cada formulario que se contestará en la
Web: Enviar y Limpiar contenido.
6. Si el formulario es largo y los usuarios se deben desplazar en forma
excesiva, divida el formulario en varios formularios simples en páginas
separadas.
7. Cree una pantalla de retroalimentación que indique que se rechaza el
envío de un formulario a menos que los campos obligatorios estén
completados correctamente.

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1.3 Diseño de bases de datos.

Los datos deben estar disponibles cuando el usuario desee utilizarlos, los datos
deben ser exactos y consistentes, además de estos requerimientos el objetivo
del diseño de base de datos incluyen el almacenamiento eficaz de los datos así
como su eficiente actualización y recuperación.
Las bases de datos es una fuente central de datos destinados a compartirse
entre muchos usuarios para una diversidad de aplicaciones. El corazón de una
base de datos lo constituye el sistema de administración de base de datos,
DBMS, el cual permite la creación modificación y actualización de la base de
datos.
Entre los objetivos de efectividad de la base de datos están los siguientes:
1. Asegurar que los datos se puedan compartir entre los usuarios para
una diversidad de aplicaciones.
2. Mantener datos que sean exactos y consistentes.
3. Asegurar que todos los datos requeridos por las aplicaciones actuales y
futuras se podrán acceder fácilmente.
4. Permitir a la base de datos evolucionar conforme aumenten as
necesidades de los usuarios.
5. Permitir a los usuarios construir su vista personal de los datos sin
preocuparse por la forma en que los datos se encuentren almacenados
físicamente.

La compartición de datos nos indica que éstos deben almacenarse una sola
vez. Como consecuencia esto ayuda a lograr la integridad de los datos, debido
a que los cambios en los datos se realizan con mayor facilidad y confiabilidad si
éstos aparecen sólo una vez.

5.3.1 Organización de archivos

Un archivo contiene un grupo de registros que proporciona información para la
operación, diseño y administración y toma de decisiones en una organización.
Tipos de archivos.

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Archivos maestros: Contienen registros para un grupo de entidades. Con

frecuencia los atributos se podrían actualizar, pero los registros son
relativamente permanentes.
Archivos de tablas: Contiene datos usados para calcular más datos o medidas
de desempeño.
Archivos de transacción: se usa para hacer cambios que actualizan el archivo
maestro y producen informes.
Archivos de trabajo: Un ejemplo común de un archivo de trabajo es cuando se
reordena un archivo para acceder a los registros con mayor rapidez para cierto
tipo de procesos.
Archivo de reporte: Cuando se necesita imprimir un informe y no hay ninguna
impresora disponible, se usa un archivo de reporte. Enviar la salida a un
archivo en lugar de a una impresora se denomina spooling. Después cuando el
dispositivo está listo, el documento se puede imprimir.

Organización secuencial: cuando los registros están físicamente en orden en

un archivo se dice que éste es un archivo secuencial. Cuando un archivo
secuencial se actualiza, es necesario pasar por el archivo entero. Debido a que
los registros no se pueden insertar en el medio del archivo.

Listas enlazadas: En esta opción los registros se almacenan en un dispositivo

de acceso directo (un disco por ejemplo), los registros se ordenan lógicamente,
en lugar de físicamente, usando listas enlazadas. Las listas enlazadas se
logran usando un conjunto de indicadores para dirigirlo al próximo registro
lógico ubicado en cualquier parte del archivo.

Organización de un archivo Hash: Los dispositivos de acceso directo también

permiten acceso a un registro dado yendo directamente a su dirección. Debido
a que no es factible reservan una dirección física para cada registro posible, se
usa un método llamado hashing (reordenamiento). Hashing es el proceso de
calcular una dirección a partir de la clave del registro.

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Estructuras de base de datos relacionales: Consiste en una o más tablas

bidimensionales, las cuales se denominan relaciones. Las filas de tabla
representan los registros y las columnas contienen atributos.
Mantener las tablas en una estructura relacional es bastante simple en
comparación con mantenerlas en una estructura jerárquica o de red. Una de las
principales ventajas de las estructuras relacionales es que las consultas ad hoc
se manejan eficazmente.
Un archivo se conoce como tabla o relación, un registro normalmente se
denomina tupla y el conjunto de valores de un atributo se denomina dominio.
Normalización:
La normalización es la transformación de las vistas de usuarios complejas y del
almacén de datos a un juego de estructuras de datos más pequeñas y
estables.
El analista normaliza una estructura de datos en tres pasos:
El primer paso del proceso incluye quitar todos los grupos repetitivos e
identificar la clave primaria. Por ello, la relación se debe dividir en dos o más
relaciones.
El segundo paso asegura que todos los atributos sin clave son totalmente
dependientes de la clave primaria. Todas las dependencias parciales se
remueven y se ponen en otra relación.
El tercer paso remueve cualesquier dependencias transitivas. Una dependencia
transitiva es aquella en la que los atributos sin clave son dependientes de otros
atributos sin clave.

5.4 Diseño de procedimientos de entrada de datos

El analista puede apoyar la entrada de datos precisa a través de la
consecución de cuatro objetivos: (1) Crear una codificación significativa para
los datos, (2) diseñar métodos de captura de datos eficiente, (3) asegurar la
captura de datos completa y eficaz y (4) asegurar la calidad de los datos a
través de la validación.

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Codificación efectiva: Los datos pueden ser introducidos de manera más

precisa y eficiente mediante el empleo inteligente de unos cuantos códigos.
Los datos codificados requieren menos tiempo para su captura y reducen la
cantidad de elementos capturados. Contribuye además al ordenamiento
adecuado y ahorran espacio en memoria y de almacenamiento.
Los propósitos para codificar son los siguientes:
1 Llevar registro de algo.
2 Clasificar la información.
3 Ocultar la información.
4 Revelar la información.
5 Solicitar la acción apropiada.
Dar seguimiento a algo:
Con un numero de fácil referencia, la compañía puede dar seguimiento a al
pedido en proceso. Es más efectivo teclear el trabajo “5676” en lugar de “esa
mecedora café y negro con asiento de cuero para el Señor Arturo Heill”
El uso de código de secuencia en lugar de un número aleatorio tiene algunas
ventajas. Primero elimina la posibilidad de asignar el mismo número. Segundo,
da una idea aproximada a los usuarios de cuando se recibió el pedido.
Códigos de derivación alfabética: Un código de derivación alfabética es un
método que se usa comúnmente para identificar un número de cuenta.
Código Explicación del código
68506KND7533TVG 99999XXX9999XXX
Abreviatura de la revista
Cuatro dígitos de la calle
Primeras tres consonantes del apellido
Cinco primeros números del código postal

El ejemplo que observamos proviene de una etiqueta de correo para una

revista. El código se convierte en un número de cuenta.
Los primeros cinco dígitos conforman los primeros cinco dígitos del código
postal del suscriptor, los siguientes tres son las primeras tres consonantes del

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nombre del suscriptor, los siguientes cuatro números son de la calle y los
últimos tres constituyen el código para la revista.

Clasificación de la información:
Código de clasificación: se usan para distinguir un grupo de datos que tienen
características especiales de otro. Pueden consistir en una sola letra o número.
Son una forma de método abreviado para describir una persona, lugar o
evento.
Los códigos de clasificación se listan en manuales o se distribuyen para que los
usuarios puedan localizarlos fácilmente. Muchas veces los usuarios memorizan
los códigos usados más frecuentemente.

Ejemplo:
Código Elemento deducible de impuestos
I Intereses
M Medicina
A Automóviles
C Contribuciones
D Donativos
S Suministros.

Código de secuencias en bloques:

En el ejemplo que sigue se observa en los siguientes “bloques” o rangos:
navegador: 100 a 199; base de datos: 200 a 299; etc. La ventaja de la
secuencia en bloque es que los datos se agrupan de acuerdo con
características comunes, pero aun toma el siguiente número disponible para el
siguiente bloque.

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Código Nombre del paquete Tipo

100 Netscape Navegador
101 Internet Explorer
102 Lynx
. .
. .
- .
200 Access Base de datos
201 Paradox
203 Oracle
. .
. .
. .
300 Microsoft Word Procesador de texto
301 WordPerfect

Ocultar información:
Códigos de cifrados: el método de codificación más simple es la sustitución
directa de una letra por otra, un número por otro o una letra por un número. Un
tipo popular de acertijo llamado criptograma, es un ejemplo de sustitución de
letras.
Lineamientos generales para la codificación:
§ Procurar que los códigos sean concisos.
§ Conservar estables los códigos.
§ Asegurar que los códigos sean únicos.
§ Procurar que los códigos se puedan ordenar.
§ Evitar códigos confusos.
§ Mantener la uniformidad de los códigos.
§ Permitir la modificación de los códigos.
§ Hacer códigos significativos.

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5.5 Asegurar la calidad de los datos a través de la validación de la

entrada:
Los errores no se pueden evitar por completo y no debe darse demasiada
importancia a la detección de errores durante la entrada, antes del
procesamiento y del almacenamiento. El analista debe asumir que los errores
en los datos ocurrirán y debe trabajar con los usuarios para diseñar pruebas de
validación de entrada para prevenir datos erróneos, debido a que los errores
iniciales, que pasan mucho tiempo sin ser descubiertos, son caros y lleva
tiempo corregirlos.

Validación de las transacciones de entrada:

Este tipo de validación Puede prevenir estos problemas
Validar las transacciones Enviar datos incorrectos.
de entrada Datos enviados por una persona no autorizada.
Pedir a la computadora que ejecute una acción
inaceptable.
Validar los daos de entrada Pérdida de datos.
Longitud de campo incorrecta.
Datos con una composición inaceptable.
Datos fuera de rango.
Datos inválidos.
Datos que no coincidan con los datos
almacenados.

5.6 Enfoque de la administración de la calidad total:

La administración de la calidad total (TQM, siglas en ingles) es esencial en
todos los pasos del desarrollo de sistemas.
Los analistas deben estar conscientes de los factores que despiertan el interés
en la calidad. Es importante comprender que el creciente compromiso de las
empresas hacia el TQM encaja bien en los objetivos generales del análisis y
diseño de sistemas.

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Seis sigmas
Seis sigmas es más que una metodología es una cultura basada en la calidad.
La meta de Seis Sigmas es eliminar todos los defectos. Esto se aplica a
cualquier producto, servicio o proceso.

Para que la TQM se vuelva una realidad en los proyectos de sistemas, deben
darse dos condiciones. Primera, debe existir un apoyo organizacional
incondicional por parte de los directivos.
El apoyo organizacional para conseguir calidad en sistemas de Información (SI)
se puede lograr al proporcionar tiempo en el trabajo para los círculos de calidad
de SI, los cuales consisten de seis a ocho pares organizacionales
específicamente responsables de considerar cómo mejorar los sistemas de
Información y cómo implementar las mejoras.

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Mediante el trabajo en los círculos de calidad de SI o a través de otros

mecanismos ya colocados, la administración y los usuarios deben desarrollar
lineamientos para los estándares de calidad de sistemas de información.
No es fácil crear los estándares de calidad, pero es posible y ya se ha hecho.
Parte del trabajo del analista es alentar a los usuarios a que cristalicen sus
expectativas acerca de los sistemas de información y sus interacciones con
estos.

5.7 Probar, mantener y auditar

Los programas de aplicación de sistemas recién escritos o modificados, se
deben probar completamente. Probar al azar y por tanteo no será suficiente.
Las pruebas se hacen durante todo el proceso de desarrollo de sistemas, no
solo al final. Antes de que el sistema se ponga en producción, todos los
programas se deben verificar con datos de prueba y verificar para ver si los
módulos trabajan entre sí como se planeó.
Pruebas de programas con datos de prueba: La responsabilidad de probar el
programa radica en el autor del mismo. El analista sirve como consejero y
coordinador de las pruebas del programa.
En esta fase, los programadores primero deben hacer las pruebas de escritorio
de sus programas para verificar si funcionará el sistema.
Luego los programadores deben crear datos de pruebas válidos e inválidos.
Estos datos se ejecutan después para ver si las rutinas de base trabajan y
también para describir errores.
Prueba de vínculo con datos de prueba: Cuando los programas pasan la
verificación de escritorio y la verificación con datos de prueba, se deben
realizar las pruebas de los vínculos, que también se conoce como prueba de
cadena. Estas verifican si los programas que realmente son interdependientes
trabajan juntos como se planeó.
Prueba completa del sistema con datos de prueba: Se debe probar al sistema
como una entidad completa. En esta fase, los operadores y usuarios finales se
involucran activamente en la prueba.

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Hay varios factores a considerar:

1. Examinar si los operadores tienen la documentación adecuada en los
manuales de procedimiento (en papel o en línea).
2. Verificar si los manuales de procedimiento son lo bastante claros
como para comunicar cómo se debe preparar la entrada de datos.
3. Determinar si los flujos de trabajo necesarios para el sistema nuevo o
modificado realmente fluyen.
4. Determinar si la salida es correcta y si los usuarios entienden que esta
salida es como verá en su formulario final.

Prácticas de mantenimiento
Su objetivo como analista debe ser instalar o modificar sistemas que tienen una
vida bastante útil.
Reducir el mantenimiento es una consideración principal, debido a que el
mantenimiento del software aislado puede consumir el 50 por ciento del
presupuesto del procesamiento de datos para un negocio. Los costos de
mantenimiento excesivos se reflejan directamente en el diseñador del sistema,
debido a que aproximadamente el 70 por ciento de errores de software se han
atribuido al diseño de software inadecuado.
Por lo general el mantenimiento se realiza para mejorar el software existente en
lugar de responder a una crisis o falla del sistema. Las soluciones consisten en
proporcionar a los usuarios acceso a correo electrónico para el soporte técnico,
así como también permitirles descargas de actualizaciones de productos o
ajustes de Web.
Auditar:
Es otra forma de asegurar la calidad de la información contenida en el sistema.
Se refiere a pedirle a un experto, que no este involucrado en crear o usar un
sistema, examinar la información para determinar su fiabilidad. Ya sea que la
información se establezca o no para ser fiable.
Generalmente hay dos tipos de auditores para los sistemas de información:
interno y externo. Los auditores internos trabajan en la misma organización que

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posee el sistema de información, mientras que los externos se contratan por

fuera.
Los auditores externos se usan cuando el SI procesa datos que influyen en las
declaraciones financieras de una compañía. También se los puede traer
cuando algo fuera de lo normal ocurre dentro de la compañía.
Los auditores internos estudian los controles usados en el sistema de
información para estar seguros que son adecuados y que están haciendo lo
que deben hacer. También prueban la suficiencia de controles de seguridad.

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