Manual de Procesos FUNZA

RESOLUCION ADMINISTRATIVA No 0___
(_____ DE__ DE 2018)
“POR LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE FUNZA,
CUNDINAMARCA”
EL PERSONERO MUNICIPAL DE FUNZA
CONSIDERANDO
Que la Constitución Política en sus artículos 83 y 84 establecen el principio de buena

fe, no exigir requisitos adicionales para el ejercicio de un derecho, el artículo 209
establece los principios de función administrativa y el artículo 269 establece que en
las entidades públicas sus autoridades están obligadas a diseñar y aplicar según la
naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de
conformidad con lo que disponga la Ley.
Que la Personería Municipal de Funza, Cundinamarca, es una entidad de control

del nivel territorial, creada de conformidad a lo establecido en la Ley 136 de 1994,
con domicilio en el Municipio de Funza, Cundinamarca.
Que conforme con el artículo 1°, parágrafo único, de la Ley 87 de 1993, los
manuales de procedimientos son uno de los instrumentos a través de los cuales se
cumple el control interno, por medio de una política aprobada por la dirección y
administración de la respectiva entidad.
Que la Ley 87 de 1993: Por la cual se establece el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del estado. En su parágrafo del artículo 1: “El control interno se
expresara a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración
mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación, evaluación de
regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas
de información, de programación, de selección, inducción y capacitación de personal.”
Calle 11 No 15-45/65 Barrio La Chaguya -Funza (Cundinamarca)

Teléfonos: 8263333 -8219589 Email: personeria@funza-cundinamarca.gov.co
www.personeriadefunza.gov.co
Que la misma Ley en su artículo 4 literales b y l: “Elementos para el sistema de control
interno. Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos
implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del Control Interno:
(...) b) Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la
ejecución de los procesos (...).
(…) l) Simplificación y actualización de normas y procedimientos (…).
Que la Ley 872 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la
rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios. En su
artículo 1º establece: “El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un
enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de
los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el
ordenamiento jurídico vigente”.
Que la ley 1437 de 2011, establece que las actuaciones administrativas se desarrollarán
con base en los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y
contradicción.
Que el Decreto 1537 de 2001 en sus artículos 1º, 2º y 5º, hablaron sobre racionalización
de la gestión institucional, los manuales de procedimientos y las políticas de control
interno diseñadas por el departamento administrativo de la función pública.
Que la aplicación de este instrumento contribuye al logro de uno de los objetivos del
control interno, y el desarrollo del subsistema de control de gestión, establecido en
el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, con el objetivo de garantizar la
eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando
la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la
misión institucional.
Que el manual de procesos y procedimientos le permite contar a la entidad con un

adecuado mecanismo de desarrollo organizacional.
Que la estandarización de los procedimientos institucionales, dentro de parámetros

de calidad, facilita y agiliza la gestión de la entidad.

Que esta estandarización propicia la transparencia en todas las actuaciones de los
servidores públicos, generando credibilidad en la administración pública frente al
ciudadano.
Que en merito a lo expuesto.
RESUELVE
CAPITULO I
GENERALIDADES
ARTÍCULO PRIMERO: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.

Teniendo en cuenta que se ha venido implementando el Nuevo Modelo Integrado
de Gestión y Planeación para las entidades públicas se deben implementar
herramientas administrativas que estandaricen sus actividades de tal forma que
esto permita realizar un control y seguimiento a la gestión.
Las organizaciones públicas han tomado conciencia de iniciar sus actividades y

gestión mediante la adopción de procesos administrativos, los cuales en la
actualidad están orientados a la modernización del Estado, buscan que las
organizaciones públicas estén actualizadas y adecuadas a estos cambios,
independientemente de su misión y objetivos institucionales, generando
transformaciones fundamentales que permiten el ejercicio de controles directos y
efectivos, para el logro de sus metas.
Dentro de los cambios que actualmente se vienen implementando esta la adopción

del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, y sus respectivos elementos, por
esta razón la Personería Municipal de Funza, Cundinamarca, consecuentes con
estas directivas impartidas por el Gobierno Nacional a través de sus instituciones,
tal como el Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP. Como un
elemento del modelo, adoptó su respectivo Manual de Procesos y Procedimientos,
mediante la Resolución No. 036 del 26 de marzo de 2010, manual mediante el cual
se plasman las actividades que en forma rutinaria o habitualmente desarrolla la
Personería Municipal, en cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales.
ARTICULO SEGUNDO. PUBLICIDAD. El presente acto administrativo, se dará a
conocer a todos los funcionarios y contratistas de la misma y se realizará su
publicación en la página web institucional.
ARTICULO TERCERO. – VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución
rige a partir de la fecha de su suscripción y deroga las disposiciones que le sean
contrarias.
ARTICULO CUARTO. MISIÓN: La Personería Municipal de Funza defiende y
protege los intereses y el patrimonio público, mediante la constante vigilancia de la
conducta oficial, la guarda, promoción y defensa de los derechos humanos y del
medio ambiente, la orientación a los habitantes del municipio en el ejercicio de sus
derechos y la constante vigilancia al cumplimiento de la ley. Promueve la
construcción conjunta de soluciones a conflictos y vías de acción donde se respeten
y promuevan los derechos y deberes como contribución al desarrollo sostenible de
la sociedad
ARTICULO QUINTO. VISIÓN: La Personería en el año 2019 será reconocida por

los habitantes del Municipio de Funza como una entidad que promueve activamente
la cultura de la prevención a través de la promoción y formación en derechos
humanos y medio ambiente; también como una entidad que ayuda a construir una
sociedad que conoce y cumple sus deberes, y conoce y hace cumplir sus derechos,
tanto individuales como colectivos. De igual forma, será reconocida como el garante
de los derechos ciudadanos por su efectiva defensa del interés público, y como un
actor activo que contribuye a la construcción del desarrollo de una sociedad en paz.
CAPITULO II
ACTUALIZACIONES Y FORMATOS
ARTICULO SEXTO. MODIFICACIONES Y/O ACTUALIZACIONES. El presente

manual de procedimientos está orientado a recoger sistemáticamente los procesos
que le faciliten al personal de la Personería Municipal de Funza, Cundinamarca, el
cumplimiento de las actividades y la forma como deben desarrollarse, con el objeto
de lograr una mayor eficiencia y eficacia.

El manual deberá actualizarse en forma permanente ya sea para reemplazarlo o
incluir procesos que no están identificados y que se hace necesarios describirlos
para su implementación.
Cuando se realicen modificaciones al manual de procesos que están descritos en

el presente documento, se debe elaborar un acto administrativo de modificación;
cuando los cambios son de forma se realiza mediante la aplicación del formato de
actualizaciones, en el cual se consignan las variaciones que vaya sufriendo el
manual en el transcurso del tiempo.
Cualquier tipo de modificación o actualización debe contar con el visto bueno del
Personero Municipal, en su carácter de representante legal de la misma. Cada
proceso deberá conservar la misma estructura y formato, facilitando de esta forma
que se estandarice su uso y los funcionarios lo puedan interpretar sin
inconvenientes.
El manual permitirá el intercambio de hojas, en razón de sus modificaciones, ajustes

o adiciones que se estime conveniente realizar. El registro se llevará de manera
cronológica, incorporando al manual las hojas con los cambios generados y
extrayendo aquellas que han perdido vigencia; pero conservando al final del mismo
el histórico de aquellos procesos que han sido modificados, adicionalmente los
cambios se deben surtir tanto a nivel de la descripción como del respectivo diagrama
de flujo que corresponda el proceso.
Como procedimiento en la actualización o modificación se deben tomar las

siguientes directrices: Cuando el número de páginas a incluir sea superior a aquellas
que han sido retiradas para su cambio, se referencia el de la última página del
proceso ajustado más una letra del alfabeto.
Ejemplo: Si el proceso a modificar o remplazar bajo las páginas 64, 65 y 66, y el

nuevo proceso incluye no tres sino cuatro páginas, ésta o las demás que se
adicionen se referenciaran como las páginas 64, 65, 66, 66a.

Ahora bien, si el proceso es todo lo contrario, es decir que disminuye el número de
páginas, la última que se incluya llevara referenciado su número respectivo y
adicionalmente el número de la página que se retira.
Ejemplo: Si el proceso a modificar o remplazar bajo las páginas 64, 65 y 66, no

contara si no con dos o menos páginas, estás se referencian bajo los números 64,
65-66, es decir la última numeración debe ir en la misma página.
En el desarrollo de las respectivas actualizaciones o modificaciones se diligenciará

el respectivo cuadro de control, con el objeto de llevar un registro estricto de sus
cambios. Recibido el envío de actualización, el responsable de la misma procederá a
retirar las hojas obsoletas e incorporar las actualizadas, registrando la siguiente
información:
ARTICULO SEPTIMO. FORMATO PARA EL CONTROL DE ACUTALIZACIONES.
FECHA PROCESO DE LA ACTUALIZACIÓN

ENTREG Código y ACTUALIZADO
Fases y
A Nº D M A S A M Nombre del POR
actividades
Proceso
Suprimida la
presentación de un
M.PDH.EAT.0
documento y
00 Firma autorización
adicionar
Ejemplo 31 07 10 X X Orientación Representante
presentación diseño
Acción de Legal
especifico, indicando
Tutela.
número paginas a
remplazar y/o incluir.
1
2
3

4
5
N
S: Supresión
A: Adición
M: Modificación
Nota: Para garantizar la historia de los procesos, la Personería Municipal, responderá

por cada una de las copias obsoletas retiradas del manual y por la actualización de las
mismas.
ARTICULO OCTAVO. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN. La actualización

del manual y el diligenciamiento del cuadro de control deberán ceñirse a los
siguientes conceptos:
a. La elaboración de la propuesta de supresión, adición o modificación, debe ser
revisada y analizada por el o los funcionarios que están involucrados en el
respectivo proceso y el Personero Municipal.
b. Analizadas y aprobadas las supresiones, adiciones o modificaciones, se remitirá
al Personero Municipal, para su aprobación y mediante acto administrativo
(resolución), dar vida formal al proceso.
c. Conforme a cada dependencia o área de trabajo, se diligencia el formato de
control de actualizaciones, el cual es recomendable llevarlo por dependencias o
áreas operativas, diligenciándose, así:
 Nº de entrega o modificación
 Fecha de la actualización
 Tipo de actualización (supresión, adición o modificación)
 Código y nombre del proceso

 Fases y actividades, breve descripción de las actividades que se
desarrollan, se debe incluir número de las hojas que se retiran o
incluyen.
 Firma de autorización del Personero Municipal.
ARTÍCULO NOVENO. FORMATO DE DESCRIPCION DE PROCESOS. En la

actualización se usará el formato preestablecido, manteniendo la homogeneidad de
la metodología usada para su diseño e implementación inicial, diligenciándose la
información conforme a la siguiente metodología de su estructura:
a. Hoja con logotipo y escudo en el cual se identifica la Personería Municipal de

Funza, Cundinamarca.
b. Nombre del área administrativa que lo origina, si la hubiere.
c. Nombre del proceso, en el cual se determina el conjunto de actividades que se

pueden desarrollar a partir de su concepción, es decir, en este nombre
enmarcamos todas las acciones que nos permiten identificar el principal objetivo
para su cumplimiento.
d. Nombre del procedimiento, el cual nos determina el conjunto o sucesión de

actividades, ampliamente vinculadas y cronológicamente dispuestas, realizadas
al interior de la entidad y dirigidos a precisar la forma de hacer algo, incluyendo
el qué, cómo y a quién corresponde el desarrollo de la tarea.
e. Código, es la codificación alfanumérica asignada a cada procedimiento con el

objeto de diferenciarlo de los demás, así: a.) Una letra en mayúscula que

caracterice el proceso diferenciándole si es: estratégico, misional, de apoyo o de
evaluación. b.) Dos o tres letras en mayúscula que incluya la sigla del área
responsable del proceso. c.) Dos o tres letras mayúsculas que toman las siglas
del nombre del procedimiento. d.) y finalmente unos números consecutivos, tres
dígitos que ordenan los procesos por cada área funcional.
Ejemplo: M.PM.DP.001, donde: M indica que el proceso es misional, PM
corresponde a un proceso propio de la Personería Municipal, DP. indica que se
trata del trámite de un derecho de petición y 001 el número consecutivo que tiene
el proceso en el área.
f. Objetivo del proceso, nos indica cuál es su pertinencia, consignándose sus fines,
metas, propósitos o producto final que se busca con su aplicación.
g. Soporte Legal, relaciona las normas legales que le son aplicables al proceso.
h. Base documental y de soporte, listado de todos los documentos y soportes
utilizados durante la ejecución del procedimiento.
i. Descripción del procedimiento, incluye la versión del procedimiento vigente y
varias actividades que se describen a continuación.
 Número de pasos necesarios para la ejecución del procedimiento,
numerados de 1. Inicio, numerar los pasos necesarios hasta el paso final,
que tendrá el número que le corresponda.
 Descripción de la actividad, en forma resumida.
 Identificación de la dependencia o área responsable de las actividades que
se identifican y se desarrollan.
 El responsable, funcionario o cargo que desarrolla cada una de las
actividades descritas.
 El flujograma o mapa del desarrollo secuencial de las actividades, construido
con la simbología normalmente aceptada para este tipo de documentos.

PERSONERIA MUNICIPAL
Mosquera, Cundinamarca
PERSONERIA MUNCIPAL
Funza, Cundinamarca
FORMATO DE DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ÁREA FUNCIONAL
PROCESO: CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO: PÁGINA: de
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
SOPORTE LEGAL:
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE:
INDICADOR:
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 1.0
RESPONSABLE
SECRETARIA
No ACTIVIDAD
FUNCIONARIO FUNCIONARIO FUNCIONARIO
RESPONSABLE RESPONSABLE RESPONSABLE
INICI
FIN

ARTICULO DECIMO. SIMBOLOGÍA DEL FLUJOGRAMA. Con el propósito de
hacer más claro el desarrollo del procedimiento se utiliza una herramienta de
presentación gráfica y de análisis, que permite identificar aspectos relevantes de
una manera rápida y simple, mostrándonos a través de símbolos los diferentes
pasos y actividades del proceso, desde su inicio hasta su terminación, facilitando su
análisis e identificación de pasos innecesarios que pueden ser corregidos con el
propósito de hacer más eficiente y eficaz el respectivo proceso.
Los símbolos que se describen son los normalmente utilizados en el presente

manual:
INICIO O TERMINO: Indica el inicio o el fin del proceso.
ACTIVIDAD: Representa las actividades que se desarrollan en el

proceso.
PUNTO DE CONTROL: Lugar o sitio inmerso en el proceso que permite

al funcionario responsable del mismo controlar el resultado de las
operaciones a su cargo.
DOCUMENTO: Representa un documento que se utiliza o se genera

el procedimiento.
MULTIDOCUMENTO: Representa varios documentos del proceso.
DECISIÓN: Indica el punto en el procedimiento en donde se debe

tomar una decisión entre dos opciones.
CONECTOR DENTRO DE LA PAGINA: Representa una conexión o

enlace dentro de la pagina, de una parte o de una lejana del mismo.

CONECTOR FUERA DE LA PAGINA: Enlace con otra hoja, diferente
en la que continua el procedimiento.
ARCHIVO: Representa algún archivo que debe ser archivado en la

dependencia en donde se origina o se termina el procedimiento.
CONECTOR: enlaza y direcciona las actividades del proceso.
ARTICULO DECIMO PRIMERO. DESARROLLO DEL TRABAJO DE CAMPO. Se

desarrollan las actividades de identificación y análisis sobre el comportamiento
estratégico de la Personería Municipal de Funza, Cundinamarca, sus aspectos
sobresalientes, la relación con el entorno y su interrelación con la comunidad.
El análisis e investigación se basó en la identificación de los procesos que desarrolla
dentro del cumplimiento de sus objetivos institucionales, para lo cual se empleó la
metodología de entrevista con cada uno de los funcionarios, especialmente con
aquellos que desarrollan o ejecutan directamente los procesos, procedimientos y
actividades.
Con tal objetivo previamente se desarrolló una socialización y capacitación sobre el

alcance del levantamiento de los procesos, explicando esta tarea como el desarrollo
de uno de los componentes esenciales en la implementación del Modelo Integrado
de Planeación y Gestión.
Los criterios que se tuvieron en cuenta para realizar el levantamiento y revisión de
los procesos en cada una de las áreas que componen la estructura administrativa
de la Personería Municipal, entre ellos:

 Se realizó una revisión documental de las diferentes normas administrativas
internas y externas que rigen a nivel de la Personería Municipal, a partir de la
cual se pudo establecer en primer lugar, un contexto general acerca de sus
principales componentes estratégicos, el compromiso de la alta dirección, los
objetivos, las funciones y las actividades institucionales, en el caso específico de
la identificación de sus procesos, básicamente se tomó su estructura y
actividades administrativas que están a su cargo, con lo cual fue posible elaborar
un diseño o mapa preliminar de procesos.
 Es importante resaltar que tanto el análisis a los objetivos y acciones de la

Personería Municipal dieron a este trabajo el marco general de conocimiento
acerca de la misma y por ende una mirada integral a sus acontecimientos
internos y su responsabilidad dentro de su jurisdicción.
 En ese mismo orden de ideas y como parte del trabajo se realizó la organización
de una agenda de trabajo en la que cada funcionario acudiría a una entrevista,
logrando de esta manera que ellos suministren información por medio de
entrevistas, documentos físicos y digitales, una vez obtenida la información se
realiza una socialización con el personal de la Personería Municipal, dando a
conocer las actividades con el propósito que cada empleado lo lleve a la práctica
en el desarrollo de sus funciones.
 Finalmente, se destaca que desde el punto de vista metodológico la aplicación

para la ejecución de este trabajo de los principales postulados de la
administración por procesos que además de incluir una mirada integral de la
Personería Municipal de Funza, Cundinamarca.

ARTICULO DECIMO SEGUNDO. MAPA DE PROCESOS.

PROCESOS DE
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO.

PERSONERÍA MUNICIPAL DE FUNZA , CUNDINAMARCA
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Código:
PROCEDIMIENTO: Planificación de la Gestión Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer una estrategia de planeación y seguimiento a la gestión de la Personería Municipal,
señalando su derrotero institucional.
SOPORTE LEGAL: Ley 152 de 1994, Ley 190 de 1995 y demás normas concordantes.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Actas de direccionamiento estratégico.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Versión 1.0
RESPONSABLE
No ACTIVIDAD EXTERNO PERSONERIA MUNICIPAL
Nueva Normatividad Personero Municipal Control Interno
1 Externo. Conforme a la INICIO

normatividad vigente de la
Personería Municipal,
identificar las modificaciones 1
en sus competencias.
Personero Municipal.
2
Establece los lineamientos
estratégicos, definiendo la
Misión, Visión, y Objetivos, 2
en caso de requerirse
modificar la actual
plataforma estratégica de la
Personería.
3 Control Interno. Redacta el

proyecto con los cambios
propuestos y formalizar el 3
documento legal de
adopción.
4 Personero Municipal. Revisa
y firma acto administrativo.
4
5
Control Interno. Implementa
los cambios en los
respectivos documentos
oficiales, los socializa a los 5
demás funcionarios y
archiva la respectiva copia.
FIN
INDICADOR: Total contravenciones especiales tramitadas / Total contravenciones especiales recibidas * 100.

PERSONERIA MUNICIPAL DE FUNZA, CUNDINAMARCA
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Código: E.DE.PA-002
PROCEDIMIENTO: Elaboración, Seguimiento y Evaluación al Plan de Acción Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar el control de las diferentes actividades del Plan de Acción de la Dependencia,
desde su elaboración, seguimiento y evaluación.
SOPORTE LEGAL: Ley 152 de 1993.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Plan de Desarrollo Nacional y Municipal, Plan de Acción de la dependencia,
Informe de avance e informe terminación del Plan de Acción.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Versión: 1.0
RESPONSABLE
No PERSONERIA MUNICIPAL
ACTIVIDAD
.
Personero Municipal Funcionario Personería
1 Personero Municipal. Teniendo como

INICI
antecedentes el Plan de Desarrollo
Nacional, el Plan de Desarrollo
Municipal y el respectivo Presupuesto
de la Personería Municipal, se
establecen las actividades, objetivos y
1
metas a desarrollar como
dependencia, para la respectiva
vigencia (anual). El Plan debe
contener indicadores de gestión que
hagan factible su evaluación,
seguimiento y control.
2 Personero Municipal. Presenta su

propuesta y da inicio a la ejecución del 2
Plan de Acción, socializándole con los
funcionarios.
3 Funcionarios. Analizan y ponen en

práctica el Plan de Acción, aportando
3
sus observaciones en su desarrollo.
4 Personero Municipal, realiza

reuniones periódicas para evaluar el
grado de avance, inconveniente y
alternativas de solución en desarrollo 4
del Plan de Acción Institucional.

PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Código: E.DE.PA-002
PROCEDIMIENTO: Elaboración, Seguimiento y Evaluación al Plan de Acción Página: 2 de 2
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
.
Personero Municipal Funcionarios Personería
5 Personero Municipal, Si estima

conveniente puede realizar ajustes o
5
cambios al Plan, socializando los
ajustes a los funcionarios.
6 Funcionarios. Revisan, analizan y

hace observaciones sobre los 6
ajustes y desarrollan las actividades
programadas.
7 Personero Municipal. Elabora

informes periódicos de avance,
estableciendo el grado de
implementación y cumplimiento, sus
7
objetivos, metas alcanzadas, y
proyecta alternativas para la
siguiente vigencia.
8 Los informes del Plan de Acción de

la vigencia que termina, son
archivados como soporte de
8
cumplimiento ante los Entes de
Control.
FIN
INDICADOR: Plan de Acción elaborado y presentado:
Total proyectos plan de acción ejecutados / Total proyectos plan de acción proyectados * 100.

PERSONERÍA MUNICIPAL DE FUNZA, CUNDINAMARCA
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO TALENTO HUMANO Código
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer una estrategia de planeación y seguimiento a la gestión de Talento Humano de la
Personería Municipal, de acuerdo con los estándares del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
SOPORTE LEGAL: Decreto 1227 de 2015, Ley 909 de 2004 y demás normas concordantes.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Plan Estratégico de Talento Humano
RESPONSABLE

2
estratégicos de Tanto
Humano, definiendo las 2
directrices generales para la
realización del PIC, Plan de
Bienestar, anual de
Vacantes, Seguridad y
Salud etc.

proyecto con los cambios 3
propuestos y formalizar el
documento legal de
adopción.
4
Personero Municipal. Revisa
y firma acto administrativo. 4
5 Control Interno. Implementa

los cambios en los
respectivos documentos 5
oficiales, los socializa a los
archiva la respectiva copia.
FIN

ÁREA DE
TALENTO
HUMANO

PROCESO: CÓDIGO DE INTEGRIDAD
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer una política de integridad a través del Código de Integridad Institucional que
direccione la conducta de los servidores públicos de la Personería Municipal.
SOPORTE LEGAL: Ley 87 de 1993, Decreto 1537 de 2001y demás normas concordantes.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Código de integridad
RESPONSABLE
No ACTIVIDAD EXTERNO PERSONERÍA MUNICIPAL

2
Establece los lineamientos 2
del comportamiento ético y
comité de integridad de la
Personerías.

documento legal de
adopción.


5 5
los cambios en los
archiva la respectiva copia. FIN
INDICADOR: Código de Integridad aprobado

PROCEDIMIENTO: Creación del Comité de integridad Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Crear el Comité de integridad de la Personería Municipal de Funza,
SOPORTE LEGAL: Ley 87 de 1993, Decreto 1537 de 2001 y demás normas concordantes.
RESPONSABLE

Personero Municipal. Ese

2
acojo a lo dispuesto dentro 2
del código de integridad.
3 Control Interno. Agrega a la

lista de Comités integrados
al Comité de gestión y 3
Desempeño los miembros
del comité de integridad.

y convoca al Comité para el
Comité de Gestión y 4
Desempeño.
FIN
INDICADOR: Actas Comité de Gestión y Desmepeño / Comité de Integridad

PROCEDIMIENTO: Comunicación comportamiento no ético Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Crear el Comité de integridad de la Personería Municipal de Funza,
SOPORTE LEGAL: Ley 87 de 1993, Decreto 1537 de 2001 y demás normas concordantes.
RESPONSABLE
Nueva Normatividad Comité de integridad Control Interno

Comité de integridad. Se
2
reúne extraordinariamente y 2
evalúa la conducta, remite a
control interno.
3 Control Interno. Realiza

informe al personero
Municipal. 3
4 Personero Municipal.
Designa al Personero
Delegado para Asuntos
disciplinarios y medio
ambiente, para que abra la 4
indagación preliminar si
fuere el caos.
FIN
INDICADOR: Actas Comité de Gestión y Desmepeño / Comité de Integridad

PROCESO: PROCESO DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
PROCEDIMIENTO: Proceso de Talento Humano Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer un Manual para la Inducción y Reinducción de los servidores que se desempeñen
en la Personería Municipal
SOPORTE LEGAL: Ley 136 de 1994, Ley 87 de 1993, Ley 489 de 1998, Decreto 1537 de 2001, Ley 872 de 2003, Decreto 4110
de 2004, Decreto 1599 de 2005, Decreto 3622 de 2005 y demás normas concordantes.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Manual de inducción y re-Inducción- Plan Estratégico de Talento Humano
RESPONSABLE

2
para la realización de la
inducción y reinducción de
los funcionarios.

documento legal de
adopción.


5 5
los cambios en los
INDICADOR: Manual de inducción y Re inducción aprobado

PROCEDIMIENTO: Proceso de Inducción Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar la inducción de los Funcionarios que ingresen a la Personería Municipal.
RESPONSABLE

Personería Municipal, 1
identificar las modificaciones
2
Informar a su equipo de
trabajo con anticipación la 2
llegada del nuevo servidor y
motivarlo para que lo acojan
y lo reciban adecuadamente.
3 Personero Municipal. Prever 3

el sitio físico donde va a
quedar ubicado, así como
los equipos y herramientas
necesarias para el
cumplimiento de sus
funciones. 4
4
Control Interno. Presentarle
la Misión y Visión A
Institucional, Planes y
Programas Institucionales.
Manual de Funciones y
Competencias laborales.
Sistemas de Desarrollo
organizacional: MECI,
Gestión Documental entre
otros, normatividad aplicable
al empleo público, los
procesos y procedimientos

PROCEDIMIENTO: Proceso de Inducción Página: 1 de 1
RESPONSABLE
2 Personero Municipal. Prever

el sitio físico donde va a 2
quedar ubicado, así como
los equipos y herramientas
necesarias para el
cumplimiento de sus
funciones y Carné.
3 Control Interno. Presentarle

la Misión y Visión
3
organizacional: MECI,
al empleo público, los
procesos y procedimientos.
4 precisar su ámbito de acción

y la responsabilidad de su
papel en la dependencia en
la cual se desempeñará, con
el fin de evitar una posible 4
extralimitación de funciones.
INDICADOR: Acta de Inducción

PROCEDIMIENTO: Proceso de Re- Inducción Página: 1 de 1
RESPONSABLE
Personero Municipal. 2
2
Presentar la misión, visión,
objetos institucionales, plan
de acción entre otros.
Control Interno. Presentarle

3 la Misión y Visión 3
organizacional: MECI, 4
al empleo público, los A
procesos y procedimientos
Entrega del acta de Re-

4 inducción.
INDICADOR: Acta de re- Inducción

PROCESO: MANUAL DE FUNCIONES
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer un Manual de Funciones de la Personería Municipal
RESPONSABLE

2
los funcionarios.

documento legal de
adopción.


5 5
los cambios en los
INDICADOR: Manual de Funciones aprobado

PROCESO: PLAN ANUAL DE VACANTES
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer un Manual de Funciones de la Personería Municipal
RESPONSABLE

2
los funcionarios.

documento legal de
adopción.


5 5
los cambios en los
INDICADOR: Plan Anual de Vacantes

Área del Talento Humano
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Código:
PROCEDIMIENTO: Aceptación de Renuncia Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Formalizar el retiro voluntario de un funcionario de la Personería Municipal.
SOPORTE LEGAL: Decreto 1122 de 1999, Decreto 1950 de 1973, Decreto 2400 de 1968.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Carta de renuncia, resolución o decreto, actualización de bienes y rentas del funcionario,
paz y salvo.
RESPONSABLE
No ACTIVIDAD DESPACHO DEL ÁREA DE TALENTO

TESORERÍA
PERSONERO HUMANO
Personero Municipal Secretaria Funcionario
INICIO
1 Personero Municipal. Recibe

oficio de renuncia, da visto 1
bueno y remite
2 Secretaria. Elabora y numera la

resolución de aceptación de 2
renuncia, anexando el oficio.
3 Secretaria. Revisa oficio y

consecutivo de correspondencia
y envía documento al Personero
para la firma. 3
Personero Municipal. Revisa la

4 Resolución y firma.
4
5 Tesorería. Se entrega formato
de Paz y Salvo.
5
6
Tesorería. Realiza la respectiva
liquidación de prestaciones.
6

PROCEDIMIENTO: Aceptación de Renuncia Página: 2 de 2
RESPONSABLE
DESPACHO DEL ÁREA DE TALENTO

No ACTIVIDAD TESORERÍA
PERSONERO HUMANO
Secretaria
Personero Municipal Funcionario
7
7 Funcionario Hacienda. Revisa la
respectiva liquidación de
prestaciones y da visto bueno.
Secretaria. Aprobada la
8
8
liquidación elabora la resolución
de prestaciones sociales.
9 Secretaria. Revisa la resolución 9

de prestaciones sociales.
10
10 Personero Municipal. Firma la
resolución de liquidación de
prestaciones sociales.
11
11 Secretaria. Entrega copia de la
resolución de aceptación de la
renuncia y liquidación de
prestaciones sociales.
12 Tesorería. Recepción copia de 12

la resolución de liquidación de
prestaciones, para iniciar el
proceso de pago.
13
Secretaria. Archiva copia de los
13 actos administrativos en la hoja
de vida.
FIN
INDICADOR: % Funcionario con Renuncia Voluntaria. Total Funcionarios Renuncia / Total Funcionarios Personería Municipal.

PROCEDIMIENTO: Afiliación a E.P.S., Fondo de Pensiones y Caja de Compensación Familiar Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Garantizar al funcionario de la Personería Municipal el acceso a los beneficios de protección
laboral y social de acuerdo con la normatividad vigente y los parámetros establecidos por el municipio.
SOPORTE LEGAL: Ley 100 de 1993, Decreto 1295 de 1994, Decreto 1298 de 1994, Decreto 1772 de 1994, Ley 797 de 2003,
Decreto 510 de 2003, Decreto 1521 de 1957, Decreto 1091 de 1968, Ley 56 de 1973.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Manual de Funciones y Requisitos Únicos, Hoja de vida de aspirantes, copia de las
afiliaciones.
RESPONSABLE
No ACTIVIDAD ÁREA DE VIGILANCIA ADMINISTRATIVA
Apoyo Funcionario
INICIO
1 Reúne la documentación 1
correspondiente
2 Manifiesta a que entidades de

salud, caja de compensación 2
familiar y fondo de pensiones
quiere pertenecer
3 Diligencia los formatos de 3

afiliación correspondientes a la
E.PS., A.F.P., A.R.P. y caja de
Compensación
4
4 Envía los formatos a las
instituciones respectivas para
oficializar la inscripción del
funcionario
5
5 Recibe el radicado de los
documentos entrega copias al
funcionario y archiva copia en la
hoja de vida
FIN
INDICADOR: % Funcionarios afiliados a la Seguridad Social. Total Funcionarios Afiliados Seguridad Social / Total Funcionario
Vinculados.

PERSONERÍA MUNICIPAL DE FUNZA CUNDINAMARCA
PROCEDIMIENTO: Control de Citas Medicas Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Mantener el control y la información acerca de las actividades que están desarrollando los
funcionarios durante la jornada laboral fuera de su sitio de trabajo.
SOPORTE: Manual De inducción y Re Inducción
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Formato de Permiso.
RESPONSABLE
No ACTIVIDAD PERSONERÍA MUNICIPAL Área del Talento Humano
Funcionario Personero Municipal Secretaria
INICIO
1 Funcionario. Comunica la
necesidad de cumplir la cita,
1
solicita formato de permiso
2 Funcionario. Diligencia formato

de permiso y solicita visto bueno
al Personero Municipal.
2
3 Personero. Autoriza al funcionario 3

Funcionario. Radica en el Área
4 del Talento Humano 4
Secretaria. Archiva el formato en
5 Carpeta control de permisos. 5
FIN
INDICADOR: Porcentaje Funcionarios en consulta médica, periodo mensual. Total Funcionarios Permiso Citas Medicas / Total
Funcionarios Personería Municipal.

PROCEDIMIENTO: Entrega de Cheques del Subsidio Familiar Página: 1 de 1

Comentado [LR1]: Chavita o vivi?
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Garantizar la entrega de los beneficios que brinda la Caja de Compensación Familiar a la cual
están afiliados los funcionarios de la Personería Municipal.
SOPORTE LEGAL: Ley 56 de 1973, Ley 21 de 1982, Decreto 1521 de 1957, Decreto 1091 de 1968, Decreto 1604 de 1979, Decreto
2337 de 1982.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Planilla de solicitud, planilla de relación de entrega de cheques
RESPONSABLE
PERSONERÍA MUNICIPAL DE FUNZA,
Caja de Compensación
No ACTIVIDAD CUNDINAMARCA
Familiar
Secretaria Funcionario
INICIO
1 Secretaria. Solicitud a la Caja de 1

Compensación de pago con
planilla
2 Caja de Compensación. Entrega

cheques de subsidio familiar al 2
Área de Vigilancia Administrativa
Secretaria. Entrega cheques a

3 cada uno de los funcionarios
según planilla. Certifica su
entrega mediante firma de 3
recibido del funcionario.
Funcionario. Recibe el subsidio.

4
Secretaria. Archiva la planilla de
5 relación de entrega de cheques 4
de subsidio familiar.
FIN
INDICADOR: % de funcionarios que reciben subsidio, mensualmente. Total Cheques Subsidio Entregados / Total Funcionarios
Derecho Subsidio.

PROCEDIMIENTO: Indemnización de Vacaciones Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Compensar económicamente el derecho de los funcionarios del disfrute de su periodo de
vacaciones, que por necesidades del servicio no es posible disfrutar en tiempo.
SOPORTE LEGAL: Decreto Ley 3135 de 1965, Artículos 8, 9 y 10 (este último modificado parcialmente por el Artículo 23 del
Decreto Ley 1045 de 1978), Artículo 17 del Decreto 1045 de 1978, Decreto Reglamentario 1848 de 1969 Artículos 23 al 49, Decreto
1048 de 1978 Artículos 8 al 26 y 28 al 31.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Solicitud de Indemnización de Vacaciones, Liquidación de Indemnización de Vacaciones,

Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Resolución de Indemnización de Vacaciones.
RESPONSABLE
No ACTIVIDAD PERSONERÍA MUNICIPAL
Funcionario Tesorería Personero Municipal
INICIO
1 Funcionario. Solicita a su Jefe

inmediato su periodo de 1
vacaciones en tiempo
2 Personero Municipal. Analiza la

solicitud e informa al funcionario
que por necesidades del 2
servicio no es posible el disfrute
de las vacaciones en tiempo.
Funcionario. Una vez notificado

3 de la decisión solicita la
indemnización de las
vacaciones. 3
Personero Municipal. Revisa y

4 da visto bueno, remite la
solicitud de indemnización de
vacaciones para la liquidación. 4
Tesorería. Comunica el
5 resultado de la petición.

PROCEDIMIENTO: Indemnización de Vacaciones Página: 2 de 2
RESPONSABLE
6 Si no se autoriza se comunica al
funcionario las razones de la 6’ NO
negación
6 SI
7 Sí se autoriza remite al Área de
Talento Humano para la 1
liquidación
7
8 Tesorería. Verifica la
información con la relación
anual de vacaciones 8
9 Tesorería. Proyecta liquidación

del periodo correspondiente 9
10 Tesorería. Lleva el control de la

disponibilidad presupuestal
10
11 Tesorería. Elabora Resolución
de indemnización
11
12 Personero Municipal. Revisa y
firma la resolución
12
13 Tesorería. Ingresa la novedad
en la nómina y archiva copia de
la resolución en hoja de vida del 13
funcionario
FIN
INDICADOR: % Funcionarios indemnizados por vacaciones: Total Funcionarios Indemnizados por vacaciones / Total Funcionarios
Derecho a Vacaciones.

PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Código
PROCEDIMIENTO: Interrupción o Aplazamiento de Vacaciones Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Reincorporar a las labores propias de ejercicio de sus funciones a aquellos servidores que se
encuentren disfrutando su periodo de vacaciones y que por las necesidades del servicio no les es posible cumplir en su totalidad
con el mismo de manera consecutiva.
SOPORTE LEGAL: Decreto Ley 3135 de 1965, Decreto Ley 1045 de 1978, Decreto Reglamentario 1848 de 1969, Decreto 1048
de 1978.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Solicitud de Reincorporación, Relación de Vacaciones de todos los Funcionarios,
Resolución de Interrupción de Vacaciones, Oficio de comunicación de interrupción.
RESPONSABLE
No ACTIVIDAD PERSONERO MUNICIPAL
Personero Municipal Secretaria Funcionario
INICIO
Personero Municipal. Emite

1
orden de interrupción o 1
aplazamiento de vacaciones,
por motivos del servicio.
Secretaria. Proyecta resolución

2
y la comunicación respectiva y 2
pasa para firma del Personero
Municipal.
Personero Municipal. Verifica la

3
Resolución y la respectiva
comunicación y firma. 3
Secretaria. Realiza los ajustes

4 4
de norma que se estimen
convenientes.
Secretaria. Notifica al
5
funcionario y archiva copia de la 5 5’
Resolución en la hoja de vida
del funcionario.
FIN
INDICADOR: Porcentaje de funcionarios en vacaciones, que le es interrumpido el disfrute de las mismas. Total Funcionarios
Vacaciones Interrumpidas / Total Funcionarios en Vacaciones.

PROCEDIMIENTO: Licencia Remunerada Página: 1 de 1

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Autorizar a los funcionarios de la Personería Municipal a ausentarse temporalmente de su
cargo hasta por tres días sin afectar su remuneración.
SOPORTE LEGAL: Manual de inducción y reinducción
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Carta de Solicitud de Licencia, Autorización
RESPONSABLE
Funcionario Personero Municipal Secretaria
INICIO
1 Funcionario. Solicita permiso por
escrito para ausentarse de su
lugar de trabajo 1
2 Si el permiso es de un día de
trabajo, lo solicita directamente al SI 6
jefe inmediato. 2
NO
3 Si el permiso es de dos días la
solicitud se dirige al Personero SI
Municipal con el visto bueno del 3
6
jefe inmediato.
NO
4 Si el permiso es por tres días lo
dirigirá directamente al Personero
Municipal.
SI 6
4
5 Si es por más de tres días la NO

Licencia será No Remunerada.
5 1
6 Autoriza el permiso.
7 Secretaria. Recibe solicitud

autorizada y archiva en la carpeta 7
control de permisos.
FIN
INDICADOR: Porcentaje de funcionarios con permisos recurrentes, periodo mensual. Total Funcionarios con permiso o Licencia /
Total Funcionarios Personería Municipal.

PROCEDIMIENTO: Licencia No Remunerada Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Autorizar a los funcionarios de la Personería Municipal a ausentarse temporalmente de su
cargo hasta por sesenta días prorrogables por otros treinta sin derecho a remuneración.
SOPORTE LEGAL: Decreto 2701 de 1988, Manual de Inducción y Reinducción
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Carta de Solicitud de Licencia No Remunerada, Autorización.
RESPONSABLE
No ACTIVIDAD PERSONERIA MUNICIPAL
Funcionario Secretario Personero
INICIO
1
Funcionario. Solicita por escrito
la licencia no remunerada con 1
visto bueno del jefe inmediato
2
Personero Municipal. Recibe la 2
carta de solicitud, da visto bueno
o niega la solicitud.
3
¿La solicitud fue aprobada? SI.
Se remite a la Secretaria para NO
realizar la respectiva Resolución 3
aprobatoria. NO. La solicitud no
es aprobada se comunica la
decisión y se archiva. SI
Secretaria. Revisa hoja de vida

4
y elabora proyecto de resolución
y remite para la firma
4
5
firma resolución.
5
Secretaria. Notifica al
6
funcionario sobre la aprobación
o negación y archiva copia en la 6
hoja de vida.
FIN
INDICADOR: Porcentaje de funcionarios con licencia no remunerada. Total Funcionarios Licencia NO Remunerada / Total

PROCEDIMIENTO: Liquidación de Licencia de Maternidad Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Garantizar el pago correspondiente a la Personería Municipal por parte de la Entidad
Promotora de Salud de los salarios devengados por las funcionarias que han gozado de este beneficio.
SOPORTE LEGAL: Código Sustantivo del Trabajo, Decreto 965/1968, Decreto 3195/1968, Decreto1848/1969, Ley 73/1976, Ley
100/1993, Ley 755/2002.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Certificación de Incapacidad, Liquidación de la Licencia de Maternidad, Formulario de

Pago.
RESPONSABLE

E.P.S.
Funcionaria Secretaria
INICIO
1 Funcionaria. Se dirige con el

certificado de incapacidad médica 1
por este concepto a la E.P.S.
E.P.S. Expide la liquidación

2 correspondiente
2
Tesorería. Entrega liquidación a
3 la secretaria o apoyo de Talento
Humano.
3
Secretaria. Envía reporte de
4 cobro a la E.P.S.
4
5 Secretaria. Efectúa los
descuentos correspondientes en
el formulario de pago de
liquidación social en salud a la 5
E.P.S.
FIN
INDICADOR: Porcentaje de Funcionarios con derecho a licencia. Licencias de Maternidad Liquidadas / Total Licencias de
Maternidad.

PROCEDIMIENTO: Liquidación de Nómina Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Otorgar el sueldo a los funcionarios de la Personería Municipal que han laborado durante el
periodo o que han adquirido el derecho, como contraprestación a su vinculación laboral con el Personería Municipal.
SOPORTE LEGAL: Decreto Ley 3135, Artículo 11 modificado por el Decreto 1448 de 1968, Decreto Reglamentario 1848 de 1969,
Artículo 51, Decreto Ley 1045 de 1978, Ley 789 de 2002.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Proyecto de Liquidación de la Nómina.
RESPONSABLE
No ACTIVIDAD ÁREA DEL TALENTO HUMANO
Tesorería
INICIO
1 Tesorería. Verifica las

novedades en la prestación del 1
servicio de los funcionarios de la
Personería Municipal
2 Tesorería. Elabora proyecto de 2

liquidación de la nómina de los
funcionarios
3 Tesorería. Revisa el consolidado

3
Tesorería. Genera la nomina y
4 recoge firma del Personero
Municipal.
4
Tesorería. Se realiza pago.
5
FIN
INDICADOR: Porcentaje de nominas liquidadas por periodo, y realizadas a tiempo. Nomina Liquidada / Total Nomina; Nomina
Procesada y Liquidada a Tiempo.

PROCEDIMIENTO: Liquidación de Recargos Nocturnos, Dominicales y Horas Extras Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Garantizar la compensación de las horas laboradas por fuera de la jornada normal de trabajo
de los diferentes funcionarios de la Personería Municipal.
SOPORTE LEGAL: Decreto 1042 de 1978, Reglamento Interno de Trabajo.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Autorización para la prestación de horas extras, Planilla de horas extras, liquidación o
determinación de compensación de horas extras.
RESPONSABLE
Personero Municipal Funcionario Tesorería
INICIO
1 Personero Municipal. Autoriza la

prestación de horas extras,
trabajo nocturno o dominical de 1
los diferentes funcionarios de su
despacho.
2 Funcionario. Labora en los 2

horarios autorizados previamente
3 Tesorería. Elabora las planillas de

control de horas trabajadas y las
remiten para su autorización 3
4 Personero Municipal. Autoriza las

planillas para su compensación
4
Tesorería. Verifica información y
5 elabora liquidación de horas
extras, nocturnos o dominicales a
compensar en dinero o a
compensar en tiempo. 5

PROCEDIMIENTO: Liquidación de Recargos Nocturnos, Dominicales y Horas Extras Página: 2 de 2
RESPONSABLE
Personero Municipal Secretaria Tesorería
¿La compensación es en dinero o

6 en tiempo? SI. La compensación SI NO
es en dinero. NO. La 6
compensación será en tiempo.
Tesorería. Si la compensación es
cancelada en dinero, se incluyen
7 como novedades en la nómina
para cada funcionario. 7
Tesorería. La compensación no
es en dinero si no en tiempo,
8 remite la información al
Personero Municipal para que
acuerden la respectiva 8
compensación con el funcionario.
Tesorería. Elabora resolución de

compensatorios
9
Personero Municipal. Revisa y 9
firma
10
Secretaria. Notifica al funcionario
y archiva en la hoja de vida 10
11
11
FIN

PERSONERÍA MUNICIPAL DE FUNZA,CUNDINAMARCA
PROCEDIMIENTO: Nombramiento en Encargo o Comisión. Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Suplir los cargos y necesidades de personal de la Personería Municipal mediante la promoción
del personal vinculado a ella que cumpla con los requisitos establecidos para ello.
SOPORTE LEGAL: Constitución Política de Colombia, Ley 909 de 2004 y Decretos Reglamentarios, Ley 734 de 2002.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Solicitud de Nombramiento, Hoja de vida, Resolución de Nombramiento, Manual de
Funciones y Requisitos Únicos, Reglamento Interno de Trabajo, Manual de Inducción.
RESPONSABLE
Personero Municipal Secretaria Funcionario Designado
INICIO
1 Personero Municipal. Proyecta
nombramiento en encargo o
comisión.
1
2 Personero Municipal. Estudia y

verifica que la hoja de vida
cumpla los requisitos para el
cargo, de acuerdo al Manual de 2
funciones y de competencias y la
evaluación del desempeño.
3 Secretaria. Solicita documentos

requeridos para la posesión al
interesado, siempre que no
estén en la hoja de vida. 3 3’
4 Secretaria. Elabora Proyecto de

Acto Administrativo de
nombramiento
4
firma de Acto Administrativo.
5
6 Secretaria. Archiva copia de
resolución en la carpeta de hoja
de vida del funcionario junto con 6
los demás documentos soporte.

PROCEDIMIENTO: Nombramiento en Encargo o Comisión. Página: 2 de 2
RESPONSABLE
Personero Municipal Secretaria Funcionario Designado
7 Secretaria. Entrega copia del

Acto Administrativo, Manual de
Inducción y funciones asignadas 7
al funcionario
Secretaria. Conforme al acto

8 administrativo del encargo o
comisión realiza las
modificaciones de los factores 8
salariales que se estime
necesarios.
FIN
INDICADOR: Porcentaje de Funcionarios en encargo o comisión. Total Funcionarios en Encargo o Comisión / Total Funcionarios.

PROCEDIMIENTO: Nombramiento Ordinario o en Provisionalidad Página: 1 de 4
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Suplir las vacantes presentadas al interior de la Personería Municipal atendiendo los
requerimientos de personal, el Manual de funciones y de competencias y los lineamientos establecidos por la normatividad vigente
sobre la materia.
SOPORTE LEGAL: Constitución Política de Colombia, Ley 909 de 2004 y Decretos Reglamentarios, Ley 734 de 2002
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Solicitud de nombramiento, Hoja de vida, Manual de Funciones y de competencias, Acto
Administrativo de Nombramiento, Comunicación de Nombramiento, Formato único de hoja de vida, formato de declaración de
bienes y rentas, Acta de Posesión.
RESPONSABLE
No
ACTIVIDAD PERSONERÍA MUNICIPAL
Personero Municipal Secretaria Funcionario a Posesionarse
INICIO
1 Personero Municipal. Conforme
a necesidades del servicio y
conforme a la planta de
vacantes establece 1
convocatoria recibiendo las
hojas de vida y selección por
meritos de los aspirantes.
2 Secretaria. Revisa proyecto de

vinculación nuevo funcionario
de acuerdo a cargos de planta,
y verifica que en la planta global 2
no exista la persona, que reúna
los requisitos del cargo a
proveer de acuerdo al Manual
de funciones.
3 Secretaria. Realiza el proceso

de recepción de hojas de vida y
remite al Personero Municipal. 3 3
4 Personero Municipal. Revisa las

hojas de vida y selecciona al
funcionario respectivo.
5

RESPONSABLE
A
6 Secretaria. Envía solicitud de
autorización de nombramiento a
la Comisión Nacional del
Servicio civil anexando: 6
Certificación Salarial,
Justificación Técnica y Manual
de funciones del cargo
7 Secretaria. Una vez recibida la

autorización de la C.N.S.C.
solicita documentos requeridos 7
para la posesión al interesado
8 Secretaria. Elabora Proyecto de

nombramiento 8

firma el Acto Administrativo, de
nombramiento. 9
10 Secretaria. Elabora acta de
posesión numerada y fechada, y
remite al Personero Municipal
para Posesión 10
11 Personero Municipal. Firma
Acta de posesión
11
12 Postulante. Firma Acta de
posesión
12

RESPONSABLE
13 Secretaria. Brinda información

al funcionario sobre caja de 13
compensación, EPS, AFP, ARP
14 Secretaria. Lo incluye en las

novedades de personal
14
15 Secretaria. Entrega los
formatos: formato único de hoja
de vida, declaración de bienes y
rentas y copia de la ley 734 de 15
2002.
16 Funcionario a Posesionarse.
Diligencia y firma formatos de
libre escogencia (EPS y AFP). 16
17 Secretaria. Incluye al
funcionario en la nómina de la
Personería Municipal.
17
18 Secretaria. Diligencia Formatos
de EPS, ARP, AFP. Y remite
para radicación a las
respectivas entidades. 18

RESPONSABLE
19 Secretaria. Entrega copia del

acto administrativo de
nombramiento, acta de 19
posesión, funciones asignadas y
manual de inducción.
20 Personero Municipal. Informa al

nuevo funcionario de su
ubicación en el área de trabajo,
equipo, material de oficina que 20
se le entrega y presenta ante
sus compañeros o equipo de
trabajo.
21 Secretaria. Archiva acto

administrativo de nombramiento
y acta de posesión en el
consecutivo y copia a la hoja de 21
vida.
FIN
INDICADOR: Porcentaje de funcionarios con nombramiento Ordinario y en Provisionalidad. Total Funcionarios de Provisionalidad
/ Total Funcionarios Administración; Total Funcionarios Nombramiento Ordinario / Total Funcionarios Personería Municipal.

Código:
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
PROCEDIMIENTO: Otorgamiento de Vacaciones Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Programar de manera sistemática de acuerdo con los requerimientos y necesidades de la
Personería Municipal, el funcionario, el o los periodos de vacaciones de la planta de personal.
SOPORTE LEGAL: Decreto Ley 3135 de 1965, Artículos 8, 9 y 10 (este último modificado parcialmente por el Artículo 23 del
Decreto Ley 1045 de 1978), Decreto Reglamentario 1848 de 1969 Artículos 23 al 49, Decreto 1048 de 1978.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Relación de Vacaciones de todos los funcionarios, Liquidación Individual de Vacaciones,
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Resolución de Otorgamiento de Vacaciones.
RESPONSABLE
Secretaria Personero Municipal Funcionario
INICIO
1 Secretaria. Desarrolla
programación de vacaciones de
todos los funcionarios de la
Personería Municipal, previa 1
revisión de las hojas de vida.
2 Secretaría. Remite la
programación de vacaciones de 2
los funcionarios.

da aprobación a la
programación. 3
4 Secretaria. Proyecta la
respectiva liquidación y acto 4
administrativo de vacaciones en
forma individual.

a programación firma los 5
respectivos actos
administrativos de vacaciones.
6 Secretaria. En su momento 6 6’
notifica al funcionario y archiva
los documentos respectivos.
FIN
INDICADOR: Porcentaje de Funcionarios en vacaciones o con Vacaciones Acumuladas: Porcentaje Funcionarios en Vacaciones /
Total Funcionarios Administración; Total Funcionarios Vacaciones Acumuladas / Total Funcionarios.

PROCEDIMIENTO: Pago de Bonos Pensiónales Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer y aportar el monto correspondiente para que los funcionarios que cumplen con los
requisitos para acceder a su pensión de jubilación puedan empezar a gozar de ella.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Solicitud de información, Liquidación, Solicitud del Bono, Certificado de Disponibilidad
Presupuestal.
RESPONSABLE
MINISTERIO DE
No ACTIVIDAD EXTERNA PERSONERÍA MUNICIPAL
HACIENDA
Institución Secretaría Personero Municipal Responsable
INICIO
1 Institución Externa. Solicita la
información sobre el empleado
al respecto de su historia laboral 1
en la Personería Municipal.
Tesorería. Remite la
2 información correspondiente del 2
empleado
Institución Externa. Efectúa

3 liquidación determinando el 3
monto del Bono Pensional
Institución Externa. Envía oficio

4 de solicitud del Bono Pensional
4
Tesorería. Revisa solicitud y 5

5 realiza liquidación
6 Personero. Aprueba liquidación.

6
7 Secretaría. De presentarse
alguna inconsistencia se solicita
rectificación a la institución
solicitante del bono.
7 SI
NO
A

PROCEDIMIENTO: Pago de Bonos Pensiónales Página: 2 de 2
RESPONSABLE
MINISTERIO DE
HACIENDA
Institución Secretaria Personero Municipal Responsable
8 Tesorería. Si no se presenta
ninguna inconsistencia, previa
autorización del Personero 8
Municipal solicita el Certificado
de Disponibilidad Presupuestal.
9 Tesorería. Elabora resolución

de reconocimiento y remite para
la firma del Personero Municipal 9

10 firma el Acto Administrativo
10
Tesorería. Remite resolución
11 firmada a la Secretaria de
Hacienda para el giro 11
correspondiente
Tesorería. Solicita copia de la

12 consignación a la institución 12
confirmando el pago.
Secretaria. Archiva soportes de

13 reconocimiento y pago en la 13
hoja de vida.
FIN
INDICADOR: Porcentaje de funcionarios en tramite bonos pensiónales. Total Funcionarios solicitud pago bono pensional / Total

PROCEDIMIENTO: Pago de Cesantías por Parte del Fondo Privado Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Proporcionar a los funcionarios de la Personería Municipal las garantías necesarias para que
accedan a los recursos depositados en el Fondo por concepto de cesantías.
SOPORTE LEGAL: Para el Régimen de Liquidación Anual: Ley 6 de 1945, Ley 65 de 1946, decreto 1160 de 1947, Decreto 3118
de 1968, modificado parcialmente por la Ley 432 de 1998 reglamentada por el Decreto 1582 y 1453 de 1998, Decreto Ley 1045 de
1978, Ley 50 de 1990, ley 344 de 1998, ley 244 de 1995, Decreto 1252 de 2000.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Solicitud del pago parcial y documentación anexa.
RESPONSABLE
INICIO
1 Funcionario. Solicita la
autorización para retirar del fondo 1
el pago parcial o definitivo de sus
cesantías
2 Tesorería. Revisa los requisitos 2

para la solicitud.
3 Tesorería. Elabora carta de

solicitud y formato 3
firma
4
5 Tesorería. Entrega al funcionario,
adjuntando formato de fondo
FIN
INDICADOR: Porcentaje de Funcionarios que retiran cesantías de Fondos Privados. Total Funcionarios que Retiran Cesantías
Fondos Privados / Total Funcionarios Personería Municipal.

PROCEDIMIENTO: Pago Definitivo de Cesantías y Prestaciones Sociales Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Proporcionar a los funcionarios de la administración el pago definitivo de los recursos a que
tienen derecho por concepto de cesantías, como consecuencia de su desvinculación laboral con la administración.
SOPORTE LEGAL: Para el Régimen de Liquidación Anual : Ley 6 de 1945, Ley 65 de 1946, decreto 1160 de 1947, decreto 3118
de 1968, modificado parcialmente por la Ley 432 de 1998 reglamentada por el Decreto 1582 y 1453 de 1998, Decreto Ley 1045 de
1978, Ley 50 de 1990, Ley 344 de 1998, Ley 244 de 1995, Decreto 1252 de 2000.
Para el régimen de Retroactividad: Ley 6 de 1945, decreto 2755 de 1996, Ley 65 de 1946, Decreto 1160 de 1947, Ley 244 de 1996,
Ley 344 de 1996 reglamentada por el Decreto 1582 de 1998, Decreto 1252 de 2000.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Resolución de retiro o aceptación de renuncia, liquidación de prestaciones sociales,
certificado de disponibilidad presupuestal, resolución de pago.
Tesorería Personero Municipal
INICIO
1 Tesorería. Elabora resolución

de desvinculación del 1
funcionario
2 Personero Municipal. Revisa y 2

firma resolución
3 Tesorería. Elabora proyecto de

liquidación definitiva del
funcionario 3
4 Tesorería. Revisa la Hoja de

Vida, y los antecedentes de
pago y liquidaciones parciales
de cesantías y de vacaciones
4
del funcionario
5 Tesorería. Revisa liquidación y

solicita el certificado de
disponibilidad presupuestal a la
PERSONERIA MUNICIPAL y 5
remite para la elaboración de
liquidación.
A

PROCEDIMIENTO: Pago Parcial de Cesantías Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Proporcionar a los funcionarios de la administración el pago parcial de los recursos a que
tienen derecho por concepto de cesantías.
SOPORTE LEGAL: Para el Régimen de Liquidación Anual : Ley 6 de 1945, Ley 65 de 1946, decreto 1160 de 1947, decreto
3118 de 1968, modificado parcialmente por la Ley 432 de 1998 reglamentada por el Decreto 1582 y 1453 de 1998, Decreto Ley
1045 de 1978, Ley 50 de 1990, Ley 344 de 1998, Ley 244 de 1995, Decreto 1252 de 2000.
Para el régimen de Retroactividad: Ley 6 de 1945, decreto 2755 de 1996, Ley 65 de 1946, Decreto 1160 de 1947, Ley 244 de
1996, Ley 344 de 1996 reglamentada por el Decreto 1582 de 1998, Decreto 1252 de 2000.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Solicitud del pago parcial y documentación anexa, certificado de disponibilidad
presupuestal, resolución de pago.
RESPONSABLE
INICIO 1
1 Funcionario. Solicita al pago

parcial de sus cesantías
aportando los documentos
1
necesarios para su aprobación
2 Tesorería. Revisa que la

documentación y la solicitud 2
cumplan con requerimientos
establecidos para ello
3 Tesorería. Si no cumple remite

NO
al interesado
SI 3 1
4 Tesorería. Si la documentación
cumple con los requerimientos
realiza liquidación parcial de las
4
cesantías

PROCEDIMIENTO: Pago Parcial de Cesantías Página: 2 de 2
RESPONSABLE
DEPENDENCIA IMPLICADA
DESPACHO DEL PERSONERO MUNICIPAL
Tesorería Secretaria Personero Municipal
5 Tesorería. Remite la liquidación

para revisión y solicitud del 5
certificado de disponibilidad
presupuestal al Contador.
6
6 Tesorería. Recibe copia CDP.
7 Secretaria. Elabora resolución

para el pago parcial de las
cesantías 7
8 Personero Municipal. Revisa,

aprueba y Firma la Resolución 8
9 Secretaria. Notifica al
funcionario y guara copia de la 9
resolución.
Secretaria. Archiva Copia de la

10 Resolución en la Hoja de Vida
10
del Funcionario.
FIN
INDICADOR: Porcentaje Funcionarios con Pagos Parciales de Cesantías: Total Funcionarios con Pago Parcial Cesantías / Total

PROCEDIMIENTO: Prorroga de Nombramiento Provisional Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Extender el periodo de vinculación del personal nombrado en provisionalidad, que por la
suspensión de la inclusión en el registro de carrera administrativa hace necesario aplicarlo.
SOPORTE LEGAL: Constitución Política de Colombia, Ley 909 de 2004 y Decretos Reglamentarios, Ley 734 de 2002.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Hoja de Vida, Acto Administrativo de Prorroga de Provisionalidad, Acta de Posesión.
RESPONSABLE
ÁREA DE VIGILANCIA ADMINISTRATIVA

No ACTIVIDAD DESPACHO DEL PERSONERO MUNICIPAL
Secretaria Personero Municipal
INICIO
1 Secretaria. Revisa la fecha de

culminación del periodo de 1
nombramiento.
2 Secretaria. Estudia la hoja de

vida del funcionario. 2
3 Secretaria. Informa al señor

Personero Municipal para su 3
autorización.
4 Personero Municipal. Decide

sobre su continuidad. 4
5 Personero Municipal. Si no
autoriza se da por terminada la
provisionalidad. NO
SI 5 1
6 Personero Municipal. Si
autoriza, continúa el
procedimiento.
6

PROCEDIMIENTO: Prorroga de Nombramiento Provisional Página: 2 de 2
RESPONSABLE
7 Secretaria. Solicita Autorización

a la Comisión Nacional del 7
Servicio Civil anexando análisis
técnico de justificación
8 Personero Municipal. Recibida

la respectiva autorización de la
C.N.S.C., firma el respectivo 8
acto administrativo.
9 Secretaria. Archiva la
autorización de la C.N.S.C. en la
carpeta de Hoja de Vida del 9
Funcionario
FIN
INDICADOR: Porcentaje Funcionarios con Prorroga Nombramiento Provisional: Total Funcionarios en Provisionalidad / Total

PROCEDIMIENTO: Reanudación de Vacaciones Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Garantizar a aquellos servidores que se le fueron interrumpidas sus vacaciones para que
terminen de disfrutar su periodo que por las necesidades del servicio no les fue posible cumplir en su totalidad de manera
consecutiva.
SOPORTE LEGAL: Decreto Ley 3135 de 1965, Decreto Ley 1045 de 1978, Decreto Reglamentario 1848 de 1969, Decreto 1048
de 1978, Decreto 019 de 2003, Decreto 027 de 2003.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Solicitud de Reincorporación, Relación de Vacaciones de todos los Funcionarios,
Resolución de Interrupción de Vacaciones, Oficio de comunicación de interrupción.
RESPONSABLE
Personero Municipal Tesorería
INICIO
1 Personero Municipal. Ordena la

reanudación de las vacaciones
1
del funcionario al que le fueron
interrumpidas
2 Tesorería. Verifica la
2
información con la relación
anual de vacaciones y la de la
Hoja de Vida del Funcionario
3 Tesorería. Verifica si hubo 3

variaciones en el salario base de
liquidación y establece si tiene
derecho a reajuste o no SI
4 Tesorería. Si no tiene derecho NO

se remite al paso No. 7.
4 1
5 Tesorería. Si tiene derecho a
reajustes hace el proyecto de
liquidación del periodo
correspondiente 5

PROCEDIMIENTO: Reanudación de Vacaciones Página: 2 de 2
RESPONSABLE
Personero Municipal Secretaria
A
6 Secretaria. Solicita el CDP al
contador y remite para la
elaboración del acto 6
correspondiente.
Secretaria. Recibe copia CDP y

elabora proyecto de resolución.
1 7
firma de Resolución.
8
funcionario y guarda copia.
9 Secretaria. Archiva Copia de la

9
Resolución en la Hoja de Vida
del Funcionario.
FIN
INDICADOR: Porcentaje de vacaciones reanudadas antes de tiempo: Total vacaciones reanudadas antes de su terminación /
Total vacaciones otorgadas * 100 (para cada periodo).

PROCEDIMIENTO: Reconocimiento de Días Compensatorios Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Otorgar a los funcionarios de la Personería Municipal que han desarrollado labores durante
días domingos o feriados los descansos correspondientes en días de trabajo normal.
SOPORTE LEGAL: Decreto 1042 de 1978, Reglamento Interno de Trabajo.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Solicitud, certificación.
RESPONSABLE
Funcionario Secretaria Personero Municipal
INICIO
1 Funcionario. Solicita por escrito el

otorgamiento de días
1
compensatorios con el visto
bueno de su Jefe Inmediato
2 Secretaria. Verifica contra las

2
Planillas de Control y da visto
bueno
3 Secretaria. Proyecta resolución

de otorgamiento de días
3
compensatorios

firma 4
5
Secretaria. Notifica y archiva en la
carpeta de hoja de vida del
Funcionario.
5
FIN
INDICADOR: Total reconocimiento compensatorios / Total compensatorios acumulados * 100.

PROCEDIMIENTO: Reconocimiento de Viáticos y Transportes Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Proporcionar a los funcionarios de la Personería Municipal los recursos correspondientes para
los desplazamientos y actividades que realicen fuera del perímetro municipal en representación de la Entidad.
SOPORTE LEGAL: SIN NORMA
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Liquidación de viáticos.
RESPONSABLE

Personero Municipal
Tesorería
INICIO
1 Personero Municipal. Determina qué

funcionarios representara esta 1
Dependencia.
2 Personero Municipal. Establece cual

es el tiempo de servicios que 2
permanecerán los funcionarios fuera
del municipio.
3 Tesorería. Liquida el monto de los

viáticos El valor del transporte se 3
estima teniendo en cuenta el lugar de
destino.
4 Tesorería. Elabora resolución de

liquidación para el pago. 4
5 Personero Municipal. Revisa y Firma

5
Tesorería realiza el desembolso
6 correspondiente y remite a la
secretaria para que se haga el
archivo de copia en hoja de vida. 6
FIN
INDICADOR: Total viáticos reconocidos y pagados / Total solicitud reconocimiento y cancelación de viáticos * 100.

PROCEDIMIENTO: Retiro por Invalidez Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Garantizar la protección integral del funcionario y emprender los trámites correspondientes
que le permitan gozar de las compensaciones generadas a partir de la invalidez laboral.
SOPORTE LEGAL: Ley 860 de 2003, Ley 766 de 2002.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Certificado de Incapacidad del Funcionario, Informe de Valoración de la Administradora
de Riesgos Profesionales, Informe de Valoración del Fondo de Pensiones, Resolución de Retiro y Notificación del Retiro.
RESPONSABLE
E.P.S. Funcionario Secretaria Personero Municipal
INICIO
1 E.P.S. Determina la incapacidad

para laborar del funcionario 1
Funcionario. Presenta la
2 incapacidad ante la Personería
Municipal 2
Secretaria. Solicita valoración

3 de la Administradora de Riesgos
Profesionales y del Fondo de
Pensiones
3
A.F.P. y/o A.R.P. Remiten el

4 informe correspondiente a la
A.F.P A.R.P.
valoración del estado del
funcionario
4
Secretaria. Revisa el informe y
5 remite soporte
Secretaria. Proyecta la 5
6 resolución de aceptación de
retiro por invalidez del
funcionario.
6

PROCEDIMIENTO: Retiro por Invalidez Página: 2 de 2
RESPONSABLE
E.P.S. Funcionario Secretaria Personero Municipal

7
aprueba y firma Resolución
funcionario 8
9 Secretaria. Archiva Copia de la

Resolución en la Hoja de Vida
9
del Funcionario
FIN
INDICADOR: Total funcionarios retirados por invalidez / Total funcionarios al servicio del municipio * 100.

PROCEDIMIENTO: Selección de Personal Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Elegir a la persona más idóneo para ocupar las vacantes que se presenten al interior de la
Personería Municipal mediante concurso externo.
SOPORTE LEGAL: Ley 909 de 2004, Ley 1033 de 2006
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Manual de Funciones y Requisitos Únicos
RESPONSABLE

COMISIÓN NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
INICIO
1 Personero. Estudia necesidad de

acuerdo a cargos de planta, y
verifica que en la planta global no
1
exista la persona, que reúna los
requisitos del cargo a proveer de
acuerdo al Manual de funciones y
de Competencias.
2 Personero Municipal. Envía

solicitud de proceso de selección 2
a la CNSC
3 CNSC, Efectúa la convocatoria 3

pública
4 CNSC, Realiza la inscripción de

los aspirantes que cumplan con 4
los requisitos
5 CNSC. Convoca a presentación

de pruebas de selección 5
6 CNSC, Con los resultados

elabora en estricto orden la lista
de elegibles 6
7 Personero Municipal. Recibe lista
de elegibles y realiza los 7
nombramientos en estricto orden.
FIN
INDICADOR: Total funcionarios vinculados mediante concurso / Total vacantes * 100.

PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Código: A.ATH.ED-028
PROCEDIMIENTO: Evaluación del Desempeño Página: 1 de 3

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Aplicar el mecanismo determinado por la normatividad sobre el manejo de personal vinculado
al sector público y perteneciente al régimen de carrera administrativa, que permite establecer el grado de cumplimiento y
compromiso dentro del ejercicio de sus funciones.
SOPORTE LEGAL: Ley 909 de 2004, Acuerdo No.07 del 5 de diciembre de 2006 de la CNSC, Acuerdo No.09 del 31 enero de
2007 de la CNSC. Acuerdo No. 18 de 2008 CNSC.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Oficio de Solicitud, Formatos de Calificación, Listado de Calificaciones, Recurso de
Reposición, Recurso de Apelación.
RESPONSABLE
Personero Municipal Control Interno Funcionario Evaluado
1 Personero Municipal. Realiza INICIO

las evaluaciones de desempeño
en los periodos
correspondientes, de los
funcionarios de carrera 1
administrativa que están a su
cargo, conforme al Sistema Tipo
– Instrumento de Evaluación.
Personero Municipal. Retoma la

2 concertación de objetivos
determinados para el periodo y
compara las actividades
realizadas con el nivel de
2
cumplimiento del funcionario.
Personero Municipal. Realiza la

3 evaluación a cada uno de los
funcionarios de carrera y notifica 3
a cada uno su calificación.
Secretaria: Recepción cada una

de las evaluaciones, si es la
4 segunda evaluación semestral,
es promediada con la primera.

RESPONSABLE
5 Control interno. Publica el

resultado de las calificaciones 5
para conocimiento de los
evaluados
6 6
Evaluado. Revisa su calificación
Si está de acuerdo continua el
proceso. No está de acuerdo SI
con ella interpone recurso de 1
reposición ante el evaluador,
únicamente para evaluaciones NO
definitivas
7
Personero Municipal. Revisa la
evaluación y los descargos 7
presentados por el funcionario
8
Personero Municipal. Si está de
acuerdo, hace una nueva 8
evaluación
9
Personero Municipal. No está de
acuerdo, ratifica la evaluación y
termina el proceso.
9 2

RESPONSABLE
10 Control Interno. Entrega nueva

resultado al funcionario 10 1
evaluado.
11 Control Interno. Notificada la

respectiva calificación de
evaluación, archiva los 11 2
respectivos documentos en la
respectiva carpeta del
funcionario.
FIN
INDICADOR: Total funcionarios evaluados / Total funcionarios del municipio * 100.

Área del Talento Humano Comentado [C2]: SANDRITA Y ESPOSO (REVISAR)
PROCEDIMIENTO: Conformación de Brigada de Emergencia- Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Asegurar el cumplimiento y adopción por parte del personal de la Personería Municipal de los
mecanismos de seguridad industrial diseñados e implementados en casos siniestro.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Convocatoria, actas reunión miembros de brigadas.
RESPONSABLE
Apoyo Seguridad y salud en el trabajo
INICIO
1 Apoyo. De conformidad con

orden del Personero Municipal, 1
realiza la convocatoria para la
conformación de brigadas de
emergencia
2 Apoyo. Selecciona dos

representantes por cada área 2
para su conformación.
3 Apoyo. Inscribe al personal

seleccionado, al programa de
capacitaciones. 3
4 Apoyo. Coordina la realización

de las capacitaciones en
coordinación con la A.R.L.,
Bomberos, Cruz Roja entre otras 4
instituciones.
FIN
INDICADOR: Total miembros brigadas de emergencia creadas y operando.

PROCEDIMIENTO: Conformación de Brigada de Primeros Auxilios- Página: 1 de 1
RESPONSABLE
INICIO

emergencia


capacitaciones. 3

instituciones.
FIN
INDICADOR: Total miembros brigada.

PROCEDIMIENTO: Conformación de Brigada de Primeros Auxilios- Página: 1 de 1
SOPORTE LEGAL: Ley 46 de 1988
RESPONSABLE
INICIO

emergencia


capacitaciones. 3

instituciones.
FIN
INDICADOR: Total miembros brigada.

PROCEDIMIENTO: Nombramiento del VIGIA Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los miembros que conformarán el comité paritario de acuerdo con la asignación
del señor Personero Municipal y la elección por parte de los funcionarios de la Personería Municipal.
SOPORTE LEGAL: Ley 9 de 1979, Decreto Reglamentario 614 de 1984, Resolución 2400 de 1979, Resolución 2013 de 1986,
Resolución 1016 de 1989, ley 100 de 1993, Decreto 1295 de 1994, Ley 776 de 2002.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Decreto conformación COPASO.
RESPONSABLE
Personero Municipal Apoyo SGSST Funcionario(s)
INICIO
1 Personero Municipal. Cada dos

años asigna a un representante
para que conformen el VIGIA por
1
parte de la entidad.
2 Personero Municipal. Designa a

2
una persona que va a ser el
representante o VIGIA de
seguridad y salud en el Trabajo
Apoyo SGSST. Conforme a

3 delegación del Personero
Municipal, realiza la capacitación.
4 Apoyo SGSST. Publica en la

cartelera institucional.
4
fin

PROCEDIMIENTO: Constitución del Comité de Convivencia Laboral Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los miembros que conformarán el comité paritario de acuerdo con la asignación
del señor Personero Municipal y la elección por parte de los funcionarios de la Personería Municipal.
Resolución 1016 de 1989, ley 100 de 1993, Decreto 1295 de 1994, Ley 776 de 2002.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Decreto conformación COPASO.
RESPONSABLE
Personero Municipal Apoyo SGSST Funcionario(s)
INICIO
1 Personero Municipal. Cada dos

años asigna a dos funcionarios
para que conformen el Comité por
parte de la Personería. 1
Funcionarios. Se postulan
2 representantes por parte de los
funcionarios de la dependencia
para integrarlo dos (2)
2
representantes.
Apoyo SGSST. Conforme a

3 delegación del Personero
Municipal, realiza las elecciones
de representantes de los
funcionarios de acuerdo con los 3
postulados normativos
Apoyo SGSST. Realiza los

4 escrutinios y determina quienes
serán los nuevos representantes
de los funcionarios ante el Comité
Convivencia Laboral. Se
escogerán los primeros en el
4
número que la norma indique.

PROCEDIMIENTO: Constitución del Comité de convivencia Laboral Página: 2 de 2
RESPONSABLE
Personero Municipal Apoyo SGSST Funcionarios
5 Apoyo SGSST. Elabora Acta de

conformación del nuevo Comité. 5
Apoyo SGSST. Elabora acto

6 administrativo de conformación
del Comité Paritario. 6

7 firma
7
Apoyo SGSST. Realiza la

8 inscripción y se publica en las
carteleras de la Personería
8
Municipal.
FIN
NOTA: Este comité se creará
conforme a los requerimientos
mínimos de ley.
INDICADOR: Comité paritarios creado y operando.

PROCEDIMIENTO: Establecimiento del Panorama de Riesgos ó Matriz de Riesgos. Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Determinar, las condiciones bajo las cuales se desempeñan los funcionarios de la Personería
Municipal, los factores que se consideran riesgo y que influirían en el éxito de las tareas desarrolladas por cada uno de ellos.
Resolución 1016 de 1989, ley 100 de 1993, Decreto 1295 de 1994, Ley 776 de 2002
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Solicitud de evaluación, Informe de Visita, Recomendaciones.
RESPONSABLE

ASEGURADORA DE RIESGOS
PROFESIONALES
Secretaria
INICIO
1 Prof. Especializado. Solicita

anualmente a la A.R.P. el
acompañamiento y la evaluación
1
del panorama de riesgos que
presentan las actividades
desarrolladas por cada una de
las áreas de la Personería
Municipal
2 A.R.L. Asigna un funcionario

para que realice la visita y 2
efectúe la evaluación
3 Prof. Especializado. Elabora el

informe correspondiente y
extiende las recomendaciones 3
necesaria.
FIN
INDICADOR: Levantamiento Panorama de Riesgo y actualización permanente.

PROCEDIMIENTO: Informe de Accidente de Trabajo Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Determinar las causales y hechos concretos que permiten establecer con claridad las
circunstancias alrededor del accidente de trabajo.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Certificado de Accidente de Trabajo, acta de Informe de Accidente de Trabajo.
RESPONSABLE
VIGIA
Secretaria
INICIO
1 Secretaria. Diligencia formato de

accidente de trabajo. Envía medio 1
físico y envía vía E-mail.
2 Secretaria. Remite formato a la

Administradora de Riesgos 2
Profesionales, medio físico y vía E-
mail.
3 VIGIA. Efectúa la investigación 3

recopilando información sobre los
hechos y causales que permitieron
que ocurriera
4 VIGIA. Elabora el Acta de Informe

sobre las causales y hechos del
4
accidente, efectuado por el VIGIA y
lo remite a la A.R.L.
5 VIGIA: Archiva en consecutivos de

5
actas del COPASO
6
6 Secretaria. Archiva copia en Hoja de
Vida del funcionario
7 Secretaria. Ingresa el caso en la

7
estadista del reporte de accidentes.
FIN
INDICADOR: Total accidentes de trabajo reportados.

PROCEDIMIENTO: Solicitud de Elementos de Protección para los Funcionarios Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Suministrar los elementos que permitan y garanticen la integridad física y el cabal
cumplimiento de cada una de las funciones asignadas por parte de los funcionarios de la Personería Municipal.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Solicitud, Autorización de Asignación o entrega de Elementos, CDP., Cotizaciones.
RESPONSABLE

VIGIA
ASESOR SEGURIDAD Y SALUD
INICIO
1 Seguridad y Salud. Determina
cuales de los funcionarios tienen
derecho a recibir elementos de
protección para el desarrollo de 1
sus funciones de acuerdo al
panorama de riesgos.
2 Seguridad y salud. Remite la

solicitud de entrega de elementos 2
al Comité Paritario de Salud
Ocupacional
3 VIGIA. Evalúa la necesidad y 3

sugiere la consecución de los
elementos
4 Seguridad y Salud. Cotiza los 4

elementos a ser comprados y
selecciona la cotización más
adecuada
5
5 Asesor Contratación. Solicita el
CDP
6 6
Asesor contratación. Inicia el
proceso de contrato según sea
necesario.
FIN
INDICADOR: Total elementos de protección dados a los funcionarios / Total funcionarios con necesidades de elementos
de protección * 100.

PROCEDIMIENTO: Plan Institucional de Capacitación. Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Definir una política que identifique las reales necesidades de capacitación de los funcionarios
al servicio de la Personería Municipal.
SOPORTE LEGAL: Decreto 1567 de 1998, Ley 909 de 2004, Decreto 1227 de 2005.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Encuestas diagnostico, Plan Institucional de Capacitación, Seguimiento y evaluación del
PIC.
RESPONSABLE
Dependencia Control Interno Personero Municipal
INICIO
1 Dependencia. La dependencia
bajo las directrices del Personero
Municipal realiza el diagnóstico 1
sobre las necesidades de
capacitación.
2 Control Interno. Conforme a los

requerimientos de capacitación
2
se realiza un análisis estadístico,
definiendo las necesidades de
capacitación.
3 Control Interno. Conforme a los

3
resultados y análisis de
información, realiza el diseño del
Plan Institucional de
Capacitación.
4
4 Control Interno. Realiza su
formulación y adopción.
5
aprueba.

6
con programación ejecuta el PIC.
FIN
INDICADOR: Plan institucional de capacitación aprobado / Plan institucional de capacitación proyectado * 100.
Total funcionarios capacitados / Total funcionarios a capacitar * 100.

PERSONERÍA MUNICIPAL DE FUNZA , CUNDINAMARCA
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL Código:
PROCEDIMIENTO: PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIONES – PIC Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Defenir una guía que establezca las directrices para formular el PIC
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: PIC
RESPONSABLE

2
estratégicos para la
realización del Plan y las 2
directrices para la
realización de la política.

proyecto con los cambios
documento legal de
adopción. 3
y firma acto administrativo.

5 4
los cambios en los
archiva la respectiva copia. 5
INDICADOR: Total contravenciones especiales tramitadas / Total contravenciones especiales recibidas * 100. FIN

PROCEDIMIENTO: Capacitación por Competencias. Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Prolongar y complementar la educación mediante la generación de conocimiento, el desarrollo
de habilidades y el cambio de actitud.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Plan Institucional de Capacitación, Seguimiento y evaluación del PIC.
RESPONSABLE
Control Interno Personero Municipal
INICIO
1 Control Interno. Conforme al
diagnóstico de necesidades de
capacitación define los diferentes 1
eventos a desarrollar en materia
de capacitación.
2 Control Interno. Realiza la

2
programación de las actividades
de capacitación.

aprueba.
3
4 Personero Municipal. Conforme a

cronograma realiza las jornadas
de capacitación para el personal 4
al servicio de la Personería
Municipal.
5 Control Interno. Realiza un

informe de evaluación sobre las
actividades de capacitación 5
desarrolladas e informa.
6 Personero Municipal. Analiza y

avala la información, proyecta
directrices siguiente vigencia. 6
FIN
INDICADOR: Total capacitaciones por competencias programadas / Total funcionarios * 100.

Área Administrativa
PROCESO: ORGANIZACIÓN Y METODOS Código:
PROCEDIMIENTO: Actualización, Cambio o Modificación Manual de Procesos y

Página: 1 de 2
Procedimientos.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Mantener actualizado el manual de Procesos y Procedimientos Administrativos de la
Personería Municipal, conforme a los lineamientos, funciones y actualización de la normatividad.
SOPORTE LEGAL: Ley 87 de 1993, Ley 872 de 2003.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Propuesta de actualización, Informe de actualización, cambio o modificación procesos y
procedimientos, resolución de aprobación, ficha técnica proceso aprobado.
RESPONSABLE
Personero Municipal Control Interno
INICIO
1 Personero Municipal. Elabora

propuesta de actualización,
cambio o modificación del Manual
1
de Procesos y Procedimientos
Administrativos, debidamente
sustentada.
2 Control Interno. Conforme a

instrucciones del Personero
Municipal, revisa viabilidad y
2
pertinencia de la actualización.
3 ¿Es viable la propuesta de

actualización, cambio o adición
del Manual de Procesos y
Procedimientos? SI. La propuesta
se presenta al Personero NO
Municipal para su aprobación. 3 O
NO. La propuesta se rechaza y es
devuelta al Personero con las
respectivas observaciones. SI
Personero Municipal. Analiza y

4 aprueba la propuesta presentada
y remite para la elaboración del
respectivo acto administrativo
4

Área Administrativa
PROCESO: ORGANIZACIÓN Y METODOS Código:
PROCEDIMIENTO: Actualización, Cambio o Modificación Manual de Procesos y

Página: 2 de 2
Procedimientos.
RESPONSABLE
Personero Municipal Control Interno
A
.
5 Control Interno. Elabora el

proyecto de resolución para la
incorporación, actualización, 6
ajuste o cambio del Manual de
Procesos y Procedimientos.

firma la Resolución respectiva. 6
FIN
INDICADOR: Total actualizaciones aprobadas / Total actualizaciones propuestas * 100

GESTIÓN DEL
RIESGO.

Gestión del Riesgo
PROCESO: GESTIÓN DEL RIESGO
PROCEDIMIENTO: Administración del Riesgo Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCESO: Evaluar los eventos negativos tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir
el logro de los objetivos Institucionales.
SOPORTE LEGAL: Ley 87 de 1993, Ley 489 de 1998, Decretos 2145 de 1999, 057 de 2006, Resolución 048 del 2004,
Directiva Presidencial 09 de 1999. Decreto 1537 de 2001, 1599 de 2005.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Cronograma, formato Revisión e Identificación de Riesgos, Informes, Mapa de
Riesgos.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Versión 1.0
RESPONSABLE
No. ACTIVIDAD PERSONERIA MUNICIPAL
Encargado Control I. Personero
INICI
1 Encargado Control I. Programa y

coordina el proceso de 1
administración del riesgo.
2 Encargado Control I. Diseña

cronograma de actividades e imparte
instrucciones a la Secretaria para el 2
desarrollo de las actividades.
3 Personero. Trasmite las directrices

para que cada miembro en su
respectiva área, revise e identifique
los factores internos o externos que 3
impiden el logro de los objetivos
institucionales.
4 Encargado Control I, Diligencia

formato de revisión e identificación
de riesgos. 4
5 Encargado Control I. Analizan el
riesgo, priorizando según su impacto
y probabilidad de ocurrencia.
5

Gestión del Riesgo
PROCESO: GESTIÓN DEL RIESGO
RESPONSABLE
Encargado Control I. Secretaria
6 Secretaria. Determina el nivel de 6

riesgo.
7 Secretara. Conjuntamente con los

funcionarios, defines las acciones de 7
mitigación del riesgo.
8 Secretaria. Presenta informe al

encargado de Control Interno, en el
cual se incluye un plan de
8
seguimiento.
9 Encargado Control I. Revisa y

aprueba plan de seguimiento.
9
10 Encargado Control I.. Realiza el
seguimiento a la implementación de
los compromisos adquiridos.
10
11 Encargado Control Interno. Presenta
los resultados y recomendaciones al
Personero Municipal y los
funcionarios en general. 11
El proceso se repite cíclicamente.
FIN
INDICADOR: Eventos adversos detectados / Eventos adversos factibles * 100.

Gestión del Riesgo
PROCESO: MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
OBJETIVO DEL PROCESO: Realizar una guía que protocolice el proceso de identificación de los Riesgos.
SOPORTE LEGAL: Ley 87 de 1993, Ley 489 de 1998, Decretos 2145 de 1999, 057 de 2006, Resolución 048 del 2004,
Directiva Presidencial 09 de 1999. Decreto 1537 de 2001, 1599 de 2005.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Manual de Administración de Riesgos proyectado por Control Interno.
RESPONSABLE
Encargado Control I. Personero
INICI
1 Encargado Control I. Proyecta el

Manual de Administración del 1
Riesgo.
2 Encargado Control I. Diseña el

manual y sus anexos, cronogramas y
mapas de riesgos. 2
Personero. Evalua el Manual de

3 Admisnitrcipin de Riesgos y sus 3
anexos.
4 Encargado Control I, Realiza los

ajustes correspondientes.
5 Encargado Control I. 4
fin
INDICADOR: Manual de Administración de Riesgos

VEEDURIA
CIUDADANA

Área de Veeduría Ciudadana
PROCESO: VEEDURÍAS CIUDADANAS Código:
PROCEDIMIENTO: Inscripción Veedurías Ciudadanas. Página: 1 de 3
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Inscribir oficialmente las diferentes veedurías ciudadanas, que se constituyan con arreglo a la
ley por parte de las organizaciones comunitarias, profesionales, juveniles, sindicales, benéficas o de utilidad común, no
gubernamental, sin ánimo de lucro, y demás modalidades.
SOPORTE LEGAL: Constitución Política artículo 270, Ley 134 de 1994, Ley 850 de 2003.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Documento o acta de constitución, documento identidad veedores, incripción.
RESPONSABLE

Ciudadanos
Interesados Personero Personero
Secretaria
Municipal Delegado
INICIO
1 Interesados. Manifiestan su
intención de constituir una
veeduría ciudadana, para lo cual
1
llevan a la Personería los
documentos normativos para su
inscripción.
2 Secretaria. Atiende y revisa los

documentos para la respectiva
inscripción de la veeduría que se
pretende legalizar, así:
 Documento o acta de 2
constitución de la veeduría,
con los nombres de sus
integrantes.
 Fotocopia documento de
identidad de los veedores.
 Objeto de la vigilancia.
 Duración.
 Lugar de Residencia.
3
Secretaria. Informa al Personero
Municipal para su conocimiento y 3
autorización inscripción.

Área de Veeduría Ciudadana
PROCESO: VEEDURÍAS CIUDADANAS Código:
PROCEDIMIENTO: Inscripción Veedurías Ciudadanas. Página: 1 de 3
RESPONSABLE

Ciudadanos
Interesados Personero Personero
Secretaria
Municipal Delegado
4 Personero Municipal, Revisa y

autoriza la respectiva inscripción
en el registro público de
4
veedurías que lleva la Personería
Municipal.
5 Secretaria. Realiza la inscripción

en el respectivo registro público
de veeduría que lleva la 5
Personería en el Municipio, y
archiva los documentos soporte.
FIN
INDICADOR: No. total de veedurías constituidas e inscritas / No. total de veedurías solicitantes inscripción * 100.

MINISTERIO
PÚBLICO.

Área Ministerio Público
PROCESO: ORIENTACION ACCIÓN DE TUTELA Código:
PROCEDIMIENTO: Elaboración de Acción de Tutela. Página: 1 de 3
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Orientar y asesorar a los ciudadanos en general para la presentación de Acción de
Tutela, por vulneración de derechos fundamentales.
SOPORTE LEGAL: Constitución Política, Decreto 2591 de 1991.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Documentos identificación solicitante, documento acción de tutela.
RESPONSABLE

Ciudadano
Interesado Personero Profesional
Recepcionista
Delegado Universitario
INICIO
1 Interesado. Acude a la
manifestando su inquietud e
1
intención de presentar acción de
tutela, ante un ente público, para
resolución de algún asunto en
particular.
2 Recepcionista. Atiende y
comunica para su atención
directa por parte del Personero 2
Municipal o el Personero
Delegado.
3 Personero Delegado o
Profesional Universitario. Informa
y asesora al solicitante sobre los
particulares, informando sobre la
necesidad de allegar documentos 3 3
base de soporte para la
elaboración de la tutela
respectiva.
A

Área de Ministerio Público
RESPONSABLE

Ciudadano
Secretaria
A
4 Interesado. De conformidad con
el tipo de tutela, presenta los
siguientes documentos:
Tutela por Servicios de Salud.

 Copia cédula de
ciudadanía.
 Copia carnet de salud.
 Copia solicitud servicios.
 Copia formato negación del
servicio, expedido por la
EPS ó EPS’s.
 Menor de edad. Registro 4
civil de nacimiento y carnet
de afiliación.
Tutela por Derecho de Petición.

 Copia documento de
identidad.
 Copia derecho petición
interpuesto.
Tutela General.
 Copia documento de
identidad.
 Copia documentos que
acreditan la vulnerabilidad
presentada.

Área de Guarda y Promoción Derechos Humanos
RESPONSABLE

Ciudadano
Secretaria
5 Interesado. Expresa los hechos

manifestando en que ha
consistido la vulnerabilidad del
derecho afectado, adicionalmente 4
ratifica su teléfono y dirección
para su notificación.
Personero Delegado o
6 profesional universitario. Previo
análisis de la información y los
documentos aportados, redacta
6
la Acción de Tutela, a nombre del
solicitante.
profesional universitario. Entrega
el respectivo documento e 7
imparte instrucciones para su
presentación.
8
Interesado. Firma y presenta el
documento a la instancia 4
correspondiente.
FIN
INDICADOR: Total tutelas redactadas / Total solicitudes redacción de tutelas recibidas x 100.

PROCESO: ORIENTACION DERECHO DE PETICIÓN Código:
PROCEDIMIENTO: Elaboración de Derecho de Petición. Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Orientar y asesorar a los ciudadanos en general para la presentación de Derecho de
Petición por vulneración de derechos fundamentales.
SOPORTE LEGAL: Constitución Política, Artículo 23 Código Contencioso Administrativo.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Documentos identificación solicitante, documento derecho de petición.
RESPONSABLE

Ciudadano
Secretaria
INICIO
manifestando su inquietud e
1
intención de presentar Derecho
de Petición, conforme a la norma
que lo regula.
2 Secretaria. Atiende y comunica

para su atención directa por parte
del Personero Delegado o
profesional Universitario. 2
3 Interesado. Relata el hecho o

hechos, para que se analicen y se
estime si procede la solicitud de
Derecho de Petición. 3
Personero Delegado o
4 profesional Universitario. Informa
y asesora al solicitante sobre los
particulares, analiza el problema
y define si procede el Derecho de
Petición como tal.
4 4

PROCESO: ORIENTACION DERECHO DE PETICIÓN Código
PROCEDIMIENTO: Elaboración de Derecho de Petición. Página: 2 de 2
RESPONSABLE

Ciudadano
Secretaria
A
5 Personero Delegado. Elabora el
respectivo Derecho de Petición,
para lo cual consulta
5
documentos, quejas, reclamos,
requerimientos, explicación o
expedición de copias
documentación o respuesta a una
acción determinada.
profesional Universitario. Entrega
el respectivo documento del
6
Derecho de Petición e imparte
instrucciones para su
presentación.
7
Interesado. Firma y de
conformidad con la asesoría lo 7
presenta al ente respectivo.
FIN
INDICADOR: Total derechos de petición redactados / Total derechos de petición solicitados * 100

GUARDA DE LOS
DERECHOS DE
LOS NIÑOS

PROCESO: PREVALECENCIA DE DERECHOS Código:
PROCEDIMIENTO: Salvaguarda Derechos Humanos Infancia. Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Proteger, divulgar, promover y defender los derechos humanos de la infancia en las
instituciones públicas y privadas.
SOPORTE LEGAL: Constitución Política, Ley 136 de 1994, Ley 1198 de 2006.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Solicitud restitución derechos infancia, contestación, documentos soporte.
RESPONSABLE

Ciudadano
Interesado Personero Personero
Secretaria
Municipal Delegado
INICIO
manifestando su inquietud frente
1
a la vulneración de derechos de
un menor.
2 Secretaria. Atiende y comunica

para su atención directa por parte
del Personero Municipal o el 2
Personero Delegado.
3 Personero Municipal o Personero

Delegado. Analiza el problema de
vulneración de derechos a la
3 3
infancia respecto de alguna
institución oficial o privada.
4 Personero Delegado. Prepara y

proyecta comunicación a la
respectiva institución, solicitando 4
restitución del derecho o
derechos vulnerados.

firma la respectiva solicitud.
5

PROCEDIMIENTO: Salvaguarda Derechos Humanos Infancia. Página: 2 de 2
RESPONSABLE

Ciudadano
Secretaria
Municipal Delegado
6 Secretaria. Envía la respectiva

solicitud a la Institución oficial o
privada, que presuntamente ha 6
vulnerado derechos de un menor.
Personero Delegado. Hace

7 seguimiento a la solicitud
respecto de la contestación
oportuna y restitución del derecho
vulnerado al menor objeto de la
7
intervención, por parte de la
Secretaria. Conforme a
contestación de la Institución
8 Oficial o Privada, informa el
resultado a ciudadano que
interpuso la solicitud.
8
Secretaria. Conforme a lo
resuelto archiva copia de las
9 comunicaciones, para el
respectivo seguimiento y control.
FIN
INDICADOR: Total resolución solicitudes restitución derechos infancia / Total solicitudes restitución de derechos de la infancia
recibidas * 100.

PROCEDIMIENTO: Promoción y Formación niñez y adolescencia en derechos, Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar actividades de capacitación y formación de niños, niñas y adolescentes en el
ejercicio responsable de sus derechos.
Comentado [CI5]: MAYRA
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Programación capacitaciones. Listado Asistentes.
RESPONSABLE
No ACTIVIDAD Niños, Niñas, PERSONERÍA MUNICIPAL

Adolescentes
Personero Personero
Asistentes Trabajo social
Municipal Delegado
1 Personero Municipal. INICIO

Conjuntamente con su equipo de
trabajo proyecta programación de
talleres de capacitación y
1
formación en derechos, dirigidas
a los niños, niñas y adolescentes
del Municipio según análisis de
necesidades con las comisarias
de familia.
Asesora Trabajadora Social.

2 Conforme a la programación se 2
realiza la divulgación y promoción
de los talleres de capacitación y
formación.
Asesora Trabajadora Social.

3 Conforme a programación realiza
el respectivo taller de divulgación
y promoción en derechos, dirigido
3 3 3
a niños, niñas y adolescentes.
4 Asesora Trabajadora social.

Levanta acta de desarrollo de
talleres, y registra listado de 4
asistencia, y archiva.
FIN
INDICADOR: Total capacitaciones y divulgación derechos realizadas / Total capacitaciones y divulgación de derechos proyectadas
* 100.

PROCEDIMIENTO: declaración de victimas Página: 1 de 2

Comentado [CI6]: Dr Perez y dra Laura
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Adoptar medidas de protección y atención de la población desplazada, con el objeto de
hacer efectivo el respecto de derechos consagrados en la ley de desplazados.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Registro datos personales, Solicitudes, Resolución aprobatoria, declaraciones a la
Unidad de atención Censo Municipal desplazados.
RESPONSABLE

Ciudadano
Interesado Personero Personero Profesional
Municipal Delegado Universitario
INICIO
1 Interesado. Acude al despacho
de la Personería Municipal,
solicitando información,
1
orientación e inscripción en el
registro de desplazados.
2 Profesional Universitario. Agenda

cita del interesado con el
2
3 Profesional universitario.
Suministra la información
respectiva y recibe la declaración,
recogiendo los datos personales
del solicitante (cabeza de familia)
y su núcleo familiar, lugar de 3
desplazamiento y motivo del
mismo.
4 Profesional Universitario. Remite

la Declaración a la Unidad de 4
Víctimas on line.
5 Personero Municipal. Remite

solicitudes a las que haya lugar,
5

PROCEDIMIENTO: declaración de victimas Página: 2 de 3
RESPONSABLE

Ciudadano
Interesado Personero Personero Profesional
Municipal Delegado Universitario
A
6 Personero Municipal. Si estima
conveniente tramita ayuda de
emergencia al solicitante, 6
mientras Acción Social decide
sobre la solicitud.
8 Profesional Universitario. Archiva

los documentos relativos al
trámite surtido de población 7
desplazada.
FIN
INDICADOR: Total inscripciones realizadas censo municipal de población desplazada / Total solicitudes inscripción censo
municipal de población desplazada * 100

PROCESOS
DISCIPLINARIOS

PROCESO: CONTROL DISCIPLINARIO Código:
PROCEDIMIENTO: Disciplinario Ordinario Página: 1 de 7
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Adelantar las investigaciones disciplinarias especialmente a los funcionarios de la
Administración Municipal , y o, otros entes públicos del nivel territorial e imponer las respectivas sanciones, en primera instancia,
sin desconocer el Poder Preferente que ejerce la Procuraduría General de la Nación.
SOPORTE LEGAL: Constitución Política, Ley 87 de 1993, Ley 262 de 2000, Ley 734 de 2002.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Queja, Acto Oficioso, Citación, Acta Versión Libre, Acta Descargos, Auto Apertura Proceso
Disciplinario, Auto Cierre Etapa Indagación, Pruebas, Auto Cierre Definitivo, Apelación.,
RESPONSABLE
No ACTIVIDAD Funcionario o P.G.N. PERSONERÍA MUNICIPAL

Sujeto
Personero Personero
Procesal Procurador Secretaria
Municipal Delegado
INICIO
1 Personero Municipal. Recibe

queja del funcionario, o de oficio 1
inicia proceso disciplinario
ordinario.
2 Personero Delegado. Inicia la

Etapa de Indagación preliminar, 2
para lo cual evalúa la queja o
denuncia.
3 Personero Delegado. Envía

citación al funcionario implicado
para recibir versión libre y/o
3
pruebas de parte.
4 Funcionario o Sujeto Procesal.

Comparece a rendición de
versión libre en la fecha y hora
señalada. 4
5 Personero Delegado. Recibe

versión libre, de parte del
funcionario o sujeto procesal y
procede al análisis de la 5
información suministrada en
primera instancia.

RESPONSABLE
No ACTIVIDAD Funcionario o P.G.N. PERSONERÍA

Sujeto
Personero Personero
Procesal Procurador Secretaria.
Municipal Delegado
A
6 Personero Delegado. Realiza la
respectiva evaluación de la
6
versión libre presentada por el
Funcionario o Sujeto Procesal.
7 ¿Existen meritos para dar inicio a

la investigación disciplinaria? SI. NO
Se hace el respectivo auto de 7
apertura de investigación
disciplinaria. NO. Culmina con
auto de archivo definitivo, etapa
SI
de indagación.
8 Personero Delegado. Mediante

Oficio notifica al funcionario o
Sujeto Procesal y pasa informe al
Personero Municipal. 8
9 Personero Municipal. Revisa el

Oficio o auto de apertura o
culminación y firma. Notificado
Auto de Culminación etapa de
indagación, tanto al funcionario o
sujeto procesal, como al quejoso 1 9
si lo hubiere, se archiva
indagación preliminar.
10 Personero Delegadol. Notifica al

funcionario o sujeto procesal la
decisión de la Personería 10
Municipal, al igual que al quejoso,
si lo hubiere.
11
Funcionario o Sujeto Procesal. Se
notifica de la decisión o auto de
apertura (no procede recurso) o
culminación del procedimiento en
su etapa de indagación 11
respectivamente, en este caso se
notifica al quejoso si lo hubiere.

RESPONSABLE
No ACTIVIDAD Funcionario o P.G.N. PERSONERIA MUNICIPAL

Sujeto
Personero Personero
Municipal Delegado

al auto de apertura de
investigación disciplinaria, ordena 12
iniciar la misma conforme a los
plazos estipulados en la norma.
Personero Delegado. Inicia la

13 investigación respectiva,
verificando la ocurrencia de la
conducta trasgresora de la
normatividad disciplinaria,
estableciendo las circunstancias 13
de tiempo, modo y lugar y la
posible responsabilidad del
investigado.
Personero Delegado. Al finalizar

14 esta etapa profiere auto de
cargos o autor de terminación.
14
auto de cargos o terminación, y
firma.
16 ¿El auto proferido es de cargos? 15

SI. Se continúa con el proceso,
notificando la decisión, para lo
cual dentro de los plazos de ley el
funcionario puede presentar los
descargos. NO. Se notifica al NO
funcionario o sujeto procesal. Si 1
2
el caso lo amerita se notifica al
quejoso la decisión. SI

RESPONSABLE

Sujeto
Personero Personero
Municipal Delegado
17 Personero Delegado. Notifica al

Funcionario o Sujeto Procesal, el
acto de Cargos o en su defecto de
17
terminación, en este último
evento se notificara si lo hubiere
al quejoso (procede recurso
apelación).

Dentro de los diez (10) días,
podrá aportar y solicitar pruebas,
dentro del mismo plazo el 18
investigado o su defensor, podrán
presentar sus descargos.
19 Personero Delegado. Realizara la

práctica de las pruebas
solicitadas, y ordenara de oficio 19
las que considere necesarias.
20 Personero Delegado. Corre

traslado mediante oficio, al
investigado o su defensor para
que presenten los respectivos
alegatos de conclusión, dentro de 20
los cinco (5) días posteriores a su
notificación.

Dentro de los cinco (5) días
posteriores a la notificación,
presenta los respectivos alegatos 21
de conclusión.

RESPONSABLE

Sujeto
Personero Personero
Municipal Delegado
22 Personero Delegado. Estudia y

analiza los descargos 22
presentados y proyecta el fallo de
primera instancia.
23 Personero Delegado. Expide auto

decisorio de primera instancia, el
cual puede ser sancionatorio o
23
exonerante para el funcionario
disciplinado.

decide y firma auto de decisión de
primera instancia, e informa
mediante comunicado a la 24
Procuraduría General de la
Nación, sobre la decisión tomada.
25 Procurador. Recibe el respectivo,

informe del fallo de primera
instancia.
25
26 Secretaria. Notifica al funcionario
o Sujeto procesal el respectivo
fallo de primera instancia.
26
27 ¿El Fallo de primera instancia es
sancionatorio o exonerante? SI.
El Investigado puede interponer
recurso de apelación. NO. El fallo
es exonerante, se debe
comunicar al quejoso si lo NO 3 2
hubiere, quien puede presentar 7
recurso de apelación.
SI
E

RESPONSABLE

Sujeto
Personero Personero
Municipal Delegado

Interpone recurso de apelación. 28
QUEJOSO
29 Quejoso. Si lo hubiere, presenta

recurso de apelación.
29
30 Personero Municipal. Recibe y
remite al Personero Delegado,
para estudio y resolución 30
recursos interpuestos.
31 Personero Delegado. Estudia el

recurso o los recursos
interpuestos. 31
32 Personero Delegado. Conceptúa

y proyecta auto negación del
recurso de reposición y en
subsidio se concede el de
apelación ante el superior
jerárquico, Procurador, en el caso
32
del funcionario o Sujeto Procesal,
y/o Quejoso, en caso de que lo
hubiere.
F

RESPONSABLE

Sujeto
Personero Personero
Municipal Delegado

firma. 33
34 Personero Delegado. Notifica al

funcionario investigado y
Quejoso, y archiva los 34
documentos respectivos.
3
FIN
INDICADOR: Total Procesos Disciplinarios Abiertos / Total Solicitud Apertura Procesos Disciplinario.
Total Procesos Fallados / Total Procesos en Curso.
Total Funcionarios Investigación Disciplinaria / Total Funcionarios Administración

MEDIO AMBIENTE

Área del Medio Ambiente
PROCESO: MEDIO AMBIENTE Código:
PROCEDIMIENTO: Vigilancia y Salvaguarda Medio Ambiente Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Proteger, divulgar y defender el medio ambiente.
SOPORTE LEGAL: Constitución Política, Ley 99 de 1993, Ley 136 de 1994, 388 de 1997
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Solicitud protección medio ambiente.
RESPONSABLE

Ciudadano
Secretaria
Municipal Delegado
INICIO
manifestando su inquietud frente 1
al manejo del medio ambiente.
2 Secretaria. Recibe las

inquietudes inicialmente y de
conformidad con el caso en
particular remite para su atención 2
directa, al Personero Municipal o
el Personero Delegado.
3 Personero Municipal o Personero

Delegado. Revisan la queja o
aporte sobre manejo del medio 3 3
ambiente.
4 Personero Delegado. Prepara y

proyecta comunicación a la
respectiva institución, para que se
informe que se ha actuado 4
respecto del problema
presentado.

firma la respectiva solicitud.
5

PROCEDIMIENTO: Vigilancia y Salvaguarda Medio Ambiente. Página: 2 de 2
RESPONSABLE

Ciudadano
Secretaria
Municipal Delegado
6 Secretaria. Envía la respectiva

solicitud a la dependencia o
Institución oficial o privada, para 6
que se informe que medidas se
han adoptado frente a
contravenciones del medio
ambiente.
7 Personero Delegado. Hace

seguimiento a la solicitud
respecto de la contestación
oportuna, sobre las medidas
7
instauradas por parte de la
8 Secretaria. Conforme a
contestación de la Institución
Oficial o Privada, informa el
resultado a ciudadano que 8
interpuso la solicitud.
9 Secretaria. Conforme a lo
resuelto archiva copia de las
comunicaciones, para el
respectivo seguimiento y control. 9
FIN
INDICADOR: Total soluciones de preservación del medio ambiente elaboradas / Total solicitudes de preservación del medio
ambiente recibidas * 100.

Área de Gestión ambiental
PROCESO: MEDIO AMBIENTA Código:
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Proteger, divulgar y defender el medio ambiente..
SOPORTE LEGAL: C.P., Política, Ley 99 de 1993, Ley 136 de 1994, 388 de 1997, Ley 1333 de 2009
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: INFORME técnico.
RESPONSABLE
No
ACTIVIDAD PERSONERIA MUNICIPAL
.
Asesor ambiental Personero Municipal Personero Delegado
INICI
1 Personero. Solicita visita de campo. 1

2 Personero Delegado. Inicia el
procedimiento y delega al asesor 2
ambiental. .
3 Asesor ambiental. Realiza la inspección 3

ocular en campo.
4 Si hay hallazgo en flagrancia de una

actividad que impacte negativamente el
medio ambiente (recursos naturales) se
reporta por parte del asesor ambiental al
personero delegado con el fin de dar
comunicado inmediato a la policía, al ente 4
competente Ambiental municipal y a la
inspección de policía, para desarrollar el
proceso preventivo.
5
5 ¿Se requieren adelantar informe técnico?
SI. Se realiza el informe. NO. Se archiva
SI
registro
NO
6 Asesor Ambiental. Se remite a entidades 6
competentes ambientales municipales y
regionales.
7 Asesor ambiente, realiza seguimiento 7

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: sensibilización ambiental
RESPONSABLE

Ciudadano
Asesor ambiental
Municipal Delegado
INICIO
1 Interesado. Se solicita por pate
del Personero que se realicen
capacitaciones enfocadas en los 1
Procesos ambientales con el fin
de crear una cultura amigable con
el medio ambiente. (Humedales
de Funza, cambio climático,
educación ambiental…)
2
2 Personero Delegado. indica que
instituciones educativas podrían
Desarrollar estas capacitaciones.
3 Personero delegado o Asesor

Ambiental. realiza la proyección 3 3
de los oficios para las
instituciones educativas
Posibles a desarrollar las
capacitaciones ambientales.
4
4 Asesor ambiental. Realiza
cronograma para
sensibilizaciones
5 Asesor ambiental. Ejecuta las

sensibilizaciones 5
FIN

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: CULTURA AMBIENTAL MUNICIPAL
RESPONSABLE

Ciudadano
Asesor ambiental
Municipal Delegado
INICIO
1 Personero Municipal. Ordena

realizar actividades encaminadas 1
al crecimiento de una sociedad
ambientalmente sostenible.
2
2 Personero Delegado.
Proporciona la información para
desarrollar las actividades.
3 Asesor ambiental. proyecta el

desarrollo de estas actividades,
desde los procesos de
Construcción de canales de 3
información (publicidad).
Generando actividades
ambientales
FIN
como: siembra de árboles,
caminatas ecológicas y de
avistamiento con la comunidad,
Exposiciones fotográficas
ambientales, actividades
animalistas entre otras.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: GESTION AMBIENTAL INTERNA
RESPONSABLE

Control Interno
Personero Personero
Asesor ambiental
Municipal Delegado
INICIO
1 Control Interno Se solicita la 1

realización del Plan Institucional
de Gestión Ambiental de la
Personería por parte del
personero, con el fin de generar 2
un correcto manejo de los
recursos naturales Por parte del
personal inscrito a la Personería.
2 Asesor Ambiental. Realiza el

documento PIGA, el cual cuanta
con indicadores que Permiten
evaluar la gestión ambiental de la
Personería.
3 Asesor ambiental. Se evalúa por

parte del asesor ambiental los
3
indicadores, el manejo
energético, el uso y
ahorro del recurso hídrico, el
manejo integral de los residuos FIN
sólidos y la disposición de los
Residuos especiales y se realizan
las capacitaciones sobre la
gestión ambiental de la
Personería con el personal
inscrito en la entidad.

GESTIÓN
DOCUMENTAL

Área de Gestión Documental y Comunicaciones Comentado [CI7]: VIVIAN
PROCESO: MANEJO DOCUMENTAL Y COMUNICACIONES Código:
PROCEDIMIENTO: Envió de Correspondencia. Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Regular de manera eficaz el conducto necesario para el establecimiento de las
comunicaciones escritas desde las dependencias de la Personería Municipal, a las diferentes organizaciones del orden
nacional, departamental y local, así como a la comunidad en general.
SOPORTE LEGAL: Acuerdo No. 060 de 2001 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Radicación en el sistema correspondencia enviada, Formato correspondencia

enviada correo certificado, Relación de correspondencia entregada directamente.
RESPONSABLE

No.
Personero Municipal Secretaria Mensajería
INICI
Secretaria. Recibe y realiza la
1
radicación de las comunicaciones
oficiales de la Personería y prepara
1
para el respectivo envió a los
destinatarios.
Secretaria. Clasifica la
2
correspondencia teniendo en cuenta
su destino, local o nacional, 2
diligencia la planilla de control de
entrega de correspondencia.
Secretaria. Si la correspondencia
3
tiene un destino local, se entrega
3
junto con la relación al funcionario
encargado de hacer este tipo de
entrega directa,

Área de Gestión Documental y Comunicaciones
PROCEDIMIENTO: Envió de Correspondencia. Página: 2 de 2
RESPONSABLE
ACTIVIDAD SECRETARÍA GENERAL

No.
Personero Municipal Secretaria Mensajería
Secretaria. Si la correspondencia
4
tiene un destino nacional, se 4
diligencia el formato de envió de
correo certificado.
Mensajería. Entrega la
5
correspondencia con destino local, 5
da constancia de su entrega con la
planilla respectiva.
Mensajería. Entrega la 6
6
correspondencia con destino
nacional en la oficina de correo,
recibe copia de la guía de entrega.
FIN
INDICADOR: Total correspondencia enviada por periodo.

Total correspondencia enviada por periodo / Total correspondencia recibida por periodo * 100.

PROCEDIMIENTO: Recepción de Correspondencia Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Controlar y Regular de manera eficaz el conducto necesario para el establecimiento de las
comunicaciones escritas a las dependencias de la Personería Municipal desde las diferentes instituciones del orden nacional y
local, así como desde la comunidad.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Libro de radicación de correspondencia recibida.
RESPONSABLE
Recepción Personero Municipal Funcionario
INICIO
1 Recepción. Recepciona la
correspondencia y Asigna el
número de radicado y registra en 1
el sistema.
2 Recepción.. Revisa el
destinatario, clasifica y diligencia
el sistema de radicación de
correspondencia recibida.
2
3 Personero Municipal. Revisa para

asignación de área y funcionario
responsable para su respuesta o
solución
3
4 Recepción. Conforme a
asignación de responsable la
registra en el sistema para control
y seguimiento. 4
5 Funcionario Asignado. Da trámite

a la solicitud o requerimiento
asignado.
5
6 Recepción. En la medida que la
correspondencia es diligenciada
descarga del sistema de 6
Radicación.
FIN
INDICADOR: Total correspondencia recibida diariamente, y mensualmente.

PROCEDIMIENTO: Control y Préstamo de la Documentación Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Facilitar el acceso y consulta de la documentación que reposa en el archivo de la
Personería Municipal, y ejercer el control directo sobre su integridad, estableciendo los responsables de su custodia
mientras se encuentran siendo consultados.
SOPORTE LEGAL: Ley 594 de 2000 y sus decretos reglamentarios.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Formato de solicitud documentos, Planilla control de préstamos, y formato de
ubicación de documentos.
RESPONSABLE

No.
Interesado Encargado Archivo.
INICIO
1 Interesado. Solicita consultar

documento.
1
Encargado Archivo. Revisa sistema
2 de inventario documental, identifica 2
ubicación y diligencia planilla control
préstamos.
3
3 Encargado Archivo Retira carpeta de
documentación solicitada, revisa
folios, en su reemplazo introduce 4
formato ubicación documento.
4 Encargado Archivo Entrega

documento y verifica firma planilla de
control de préstamo.
5 Interesado. Consulta documento y

devuelve.
5
6 Encargado Archivo Revisa
documentación devuelta, estado,
integridad, si está bien, descarga 6
planilla de préstamo.
7
Encargado Archivo Verifica su 7
ubicación, introduce en la unidad de
conservación respectiva y retira
formato de ubicación.
FIN
INDICADOR: Total préstamos documentales realizados / Total préstamos documentales solicitados * 100.

PROCESO: MANEJO DOCUMENTAL Y COMUNICACIONES Código
PROCEDIMIENTO: Administración producción documental Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Dar cumplimiento a la normatividad respecto de la custodia y cuidado de la

documentación e información respecto de su organización, almacenamiento y disposición final..
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Archivo activo, Tabla de Retención Documental.
RESPONSABLE
No PERSONERÍA MUNICIPAL
ACTIVIDAD
.
Encargado Archivo.
INICI
1 Encargado Archivo. Revisa las

tablas de Retención documental y
de conformidad con las mismas 1
define el archivo para la respectiva
vigencia.
2 Encargado Archivo. Separa y

clasifica la producción documental
de la vigencia y archiva conforme a 2
las series y subseries,
manteniendo al día el respectivo
archivo.
3 Encargado Archivo. Archivada la

producción documental, custodia, 3
cuida y mantiene al día el archivo
activo.
Encargado Archivo A concluir la

4 respectiva diligencia, cierra el
archivo y pasa a archivo histórico, 6
y prepara para envión al archivo
central, que funcione en el
respectivo municipio, conforme a la
normatividad vigente.
FIN
INDICADOR: Total producción documental archivada / Total producción documental programada archivo * 100.

PROCEDIMIENTO: Transferencias documentales al Archivo Central Página: 1 de 1

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Evitar la producción y acumulación irracional de documentos, concentrando la
información, para la toma de decisiones o desarrollo histórico institucional, transferencia que se realiza teniendo en cuenta
el ciclo vital de los documentos y la periodicidad establecida en las TRD.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Oficio de transferencia, Inventario Documental.
RESPONSABLE
ARCHIVO CENTRAL MUNICIPAL

No. ACTIVIDAD PERSONERÍA MUNICIPAL
SECRETARÍA GENERAL
Encargado Archivo. Auxiliar Administrativo
INICIO
1 Encargado Archivo. Transfiere
documentos archivo de gestión
administrativa al archivo central, que 1
cumplen su tiempo de permanencia
con su respectivo inventario.
Archivo Central. Se reciben los

2 documentos, revisándose las series,
subseries documentales,
relacionadas en el inventario y firma 2
recibido.
Encargado Archivo. Determina la

3 asignatura topográfica para cada
unidad de conservación, y se
almacena en unidades de
conservación documental.
3
Auxiliar Admón. Los documentos

4 debidamente almacenados en su
respectiva sección, permanecerán
en el archivo central durante el
4
tiempo estipulado en las Tablas de
Retención Documental.
FIN
INDICADOR: Total transferencias documentales tramitadas / Total transferencias documentales solicitadas * 100.

PROCEDIMIENTO: Actas de Reunión y/o Comités. Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Llevar el registro de las decisiones que se toman en los consejos y comités o reuniones
programadas en la Personería Municipal.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Oficio de Citación, Acta de Reunión
RESPONSABLE
Personero Municipal Secretaria COMITÉ O CONSEJO
INICIO
1 Personero Municipal. Determina

fecha, hora y temas a tratar en la 1
reunión
2 Secretaria. Elabora oficio de 2

citación a la reunión
3 Comité. Realizan la reunión y

toman decisiones sobre los temas 3
preestablecidos
4 Secretaria. Elabora acta de la

reunión
4
5 Participantes Reunión, Comité o

5
Consejo. Firman
6
6 Secretaria. Numera y archiva la
respectiva acta.
FIN

GESTIÓN
PRESUPUESTAL

Área de Gestión Financiera y Presupuestal Comentado [CI8]: CHAVITA Y MAURICIO
PROCESO: PLANIFICACIÓN FINANCIERA Código:
PROCEDIMIENTO: Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar una programación anual de los ingresos y gastos presupuestales de la
Personería Municipal y/o realizar los ajustes del caso.
SOPORTE LEGAL: Decreto No. 111 de 1993, Decreto No. 025 de 2008.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Plan de Acción de la Personería Municipal, Informe de avance e informe terminación
del Plan de Acción. PAC.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
.
INICI
1 Personero Municipal. Conforme con el

Presupuesto General de Ingresos y
1
Gastos, ordena la proyección del
respectivo PAC de la vigencia.
2 Tesorería, Conforme a normatividad y

instrucciones proyecta el Programa
2
Anual Mensualizado de Ingresos.
Tesorería. Realiza la programación

3 ajustada de gastos,
3
4 Tesorería. Priorizan los respectivos

gastos. 4
5 Tesorería. . De igual forma procede a

proyectar el Programa Anual
5
Mensualizado de Gastos,
6 Personero Municipal. Revisa y firma.

6
FIN
INDICADOR: Programa anual mensualizado de caja ejecutado / Programa anual mensualizado de caja presentado *
100.

Área de Gestión Financiera y Presupuestal
PROCESO: MANEJO CONTABLE Código:
PROCEDIMIENTO: Elaboración de Balances e Informes Contables. Página: 1 de 1

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Consolidar los movimientos presupuestales y contables de los periodos establecidos,
correspondiendo a los requerimientos que sobre la materia ejercen los diferentes organismos de control y las instancias que
así lo ameriten.
SOPORTE LEGAL: Estatuto Tributario, Resolución 222 de 2006, Resolución 558 de 2007.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Balance General, Estado actividades financieras, económicas, sociales y
ambientales.

RESPONSABLE
No
.
Secretaria Tesorería Contador
INICI
1 Secretaria. Registra las causaciones
diarias e imprime. 1
2 Tesorería Imprime las cuentas del

Balance según sistema, hace revisión de
las causaciones efectuadas. 2
Tesorería. Analiza las cuentas y

3 determina si es necesario efectuar
ajustes correspondientes a
depreciaciones, amortizaciones,
provisiones, etc. 3
4 Tesorería. Proyecta informe.
4
5 Contador. Revisa y firma.
FIN
INDICADOR: Elaboración balance semestral / Programación elaboración balance semestral * 100.

PROCEDIMIENTO: Elaboración de Conciliaciones Bancarias Página: 1 de 1

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Revisar y comparar los movimientos registrados en los extractos bancarios de las
diferentes cuentas que maneja la Personería, con los movimientos registrados en cada uno de los libros o cuentas internas.
SOPORTE LEGAL: Normas contables vigentes
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Extractos Bancarios, libros auxiliares, notas debito y crédito, notas bancarias,
Conciliación.
RESPONSABLE
No
.
Tesorería Contador
INICIO
1 Tesorería. Solicita los extractos bancarios.

1
2 Tesorería. Elabora las notas bancarias de

los rendimientos financieros. 2
3 Tesorería. Compara los extractos
bancarios, con los movimientos registrados
al interior del manejo contable.
3
4 Tesorería. Elabora la conciliación Bancaria.

4
5 Contador. revisa la respectiva conciliación
y da visto bueno.
6 Contador. Revisada y aceptada la

conciliación bancaria, archiva soporte.
FIN
INDICADOR: Total conciliaciones bancarias realizadas / Total conciliaciones bancarias proyectadas * 100

PROCEDIMIENTO: Causación. Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar el registro sistemático de los hechos financieros, económicos y sociales en el
momento que se suceden y que afectan las finanzas municipales.
SOPORTE LEGAL: Normas contables.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Contratos, Documentos Soporte, Comprobante.
RESPONSABLE
Tesorería
INICIO
1 Tesorería. Recibe y Revisa los Contratos

suscritos por la administración, especialmente lo 1
concerniente a la forma de pago.
2 Tesorería. Revisa los respectivos documentos

soporte. 2
3 Tesorería. Contabiliza a través del sistema la

respectiva cuenta. 3
4 Contador, Revisa y da visto bueno.

4
FIN
INDICADOR: Total conciliaciones realizadas / Total conciliaciones proyectadas * 100

PROCESO: MANEJO PRESUPUESTAL Código:
PROCEDIMIENTO: Elaboración de Informes de Ejecución Presupuestal Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Consolidar la información resultante de los movimientos presupuestales del periodo,
atendiendo solicitudes de diferentes autoridades o entes de control.
SOPORTE LEGAL: C.P., Ley 443 de 1998, Ley 734 de 2002.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Solicitud del Informe, Reporte del Sistema, Informe de Ejecución Presupuestal.
RESPONSABLE
No
.
Interesado Tesorería Personero Municipal
INICI
1 Interesado. Solicita la expedición de

informe de ejecución presupuestal 1
2 Personero Municipal. Revisa la solicitud y 2

especificaciones.
3 Tesorería. Efectúa la impresión de la 3

información reportada por el sistema.
4 Personero Municipal. Realiza revisión y

análisis de la información solicitada y
reportada. 4
5 ¿Se requieren ajustes? SI. Se realizan los

ajustes. NO. Se continúa el procedimiento. 5
SI
6 Tesorería. Efectúa ajustes e imprime
nuevamente. NO
6
7 Tesorería, proyecta el respectivo informe.

PERSONERIA MUNICIPAL DE FUNZA CUNDINAMARCA
PROCEDIMIENTO: Elaboración de Informes de Ejecución Presupuestal Página: 2 de 2
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
.
Interesado Secretaria Personero Municipal
8 ¿El informe necesita ser diligenciado en

formato específico? SI. Se llena el respectivo
formato. NO. Se envía el reporte y formato
8
dado por el sistema.
SI
9 Tesorería. Diligencia el respectivo formato.

9
NO
10 Tesorería. Envía el reporte.
10
Personero Municipal. Revisa y firma el
11 respectivo informe y oficio remisorio.
11
12 Tesorería. Envía el respectivo informe y

archiva.
12
FIN
INDICADOR: Total informes de ejecución presupuestal realizados / Total informes de ejecución presupuestal
proyectados * 100.

PROCEDIMIENTO: Expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Página: 1 de 2

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Demostrar y garantizar la disponibilidad de recursos, que puedan dar viabilidad a la
Personería Municipal, para la adquisición de compromisos de pago, dando cumplimiento a lo establecido en el PAC y el
respectivo presupuesto de gastos e inversiones de la vigencia.
SOPORTE LEGAL: Ley 80 de 1993, Decreto 111 de 1996, Ley 734 de 2002.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Solicitud CDP, Certificado de Disponibilidad Presupuestal –CDP.
RESPONSABLE
No
.
INICI
1 Personero Municipal. Recibe solicitud de gasto

1
conforme al Plan Institucional de Desarrollo o Plan
Institucional de Acción.
2 Personero Municipal. Autoriza la solicitud, de

disponibilidad de recursos, previa revisión. 2
3 ¿Es viable la solicitud? SI. Es viable la solicitud,

da visto bueno. NO. Devuelve la solicitud
explicando las razones.
3
SI
4 Tesorería. Recibe la solicitud, para expedición del
CDP. 4
NO
5 Personero Municipal. Revisada la solicitud,
considera que el proyecto no es viable y devuelve 5
la solicitud. 2

PROCEDIMIENTO: Expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Página: 2 de 2
RESPONSABLE
No
.
6
6 Tesorería. verifica la existencia de saldo
disponible en el rubro correspondiente.
7 ¿Existe Disponibilidad? SI. Expide el CDP. NO. NO

Remite al Personero Municipal, informando. 2 7
SI
8 Tesorería. Expiden el respectivo CDP.
8
9 Personero Municipal. Revisa y firma el Certificado

de Disponibilidad Presupuestal – CDP, solicitado. 9
Secretaria. Envía el CDP, mediante oficio o

10 informa la negación de expedición.
10 1
FIN
INDICADOR: Total certificados de disponibilidad presupuestal expedidos / Total certificados de disponibilidad

presupuestal solicitados * 100.

PROCESO: MANEJO DE TESORERÍA Código:
PROCEDIMIENTO: Apertura de Cuentas Bancarias y/o Constitución CDTs. Página: 1 de 2

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Determinar los pasos para la apertura de cuentas bancarias o constitución de CDTs,
propendiendo por el manejo transparente y eficiente de los recursos que ingresan a la Personería.
SOPORTE LEGAL: Estatuto Tributario, Ley 633 de 2000.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Estados Financieros, Identificación de Titulares, Certificado de Apertura, Chequera,
CDT, Libro de Bancos Sistematizado.
RESPONSABLE
No ENTIDAD
. FINANCIERA
Personero Municipal Tesorería Funcionario
INICIO
1 Personero Municipal. Determina la necesidad de

la apertura de una Cuenta Bancaria o la 1
constitución de un CDT.
Tesorería. Reúne la documentación requerida

2 para la apertura de la Cuenta Bancaria o
constitución de un CDT (Oficio de Solicitud,
Formato Persona Jurídica, Tarjeta Registro
Firmas, Sellos y Protectores, Huellas dactilares,
Cuenta con condiciones -Convenio, Convenios 2
Interinstitucionales, y demás modalidades),
procediendo a abrir la cuenta o constituir CDT, con
las firmas del Personero y Secretaria.
3 Entidad Financiera. Da apertura a la cuenta

solicitada, corriente, ahorro o CDT, indica nuevos 3
números de cuentas.
4 Entidad Financiera. Expide los respectivos

certificados de apertura de cuenta o constitución
CDT.
4
5 Tesorería Si la cuenta es corriente solicita la

respectiva chequera o cheques de gerencia.
Existiendo modalidades especiales: Cuenta
conjunta es solicitada por el contratista, debiendo 5
firmarse conjuntamente cada movimiento, donde
firma el Contratista y el Secretario de Hacienda.

PROCEDIMIENTO: Apertura de Cuentas Bancarias y/o Constitución CDTs. Página: 2 de 2
RESPONSABLE
No ENTIDAD
. FINANCIERA
Personero Municipal Tesorería Funcionario
6 Tesorería. Una vez recibida la chequera, 6

procede a revisarla.
Tesorería. . Registra Cuenta Bancos, y con

7 asesoría del Contador asigna código contable 7
para los respectivos giros.
8 ¿La cuenta se abre para el manejo de fondos

de un convenio ínter administrativo? SI. Se
envía certificación de la apertura de cuenta a
la entidad con la cual se firmo el convenio. SI
NO. Se sigue procedimiento normal, y archiva 8
documentos.
NO
9 Personero Municipal. Cada una en forma
individual deberá enviar copia certificación
apertura de cuenta a la Entidad con la cual se 9
firma el convenio.
10 Tesorería. . Envía copia del convenio y

apertura de cuenta a la respectiva Entidad.
10
FIN
INDICADOR: Total cuentas bancarias abiertas por periodo

Total cuentas bancarias activas / Total cuentas bancarias abiertas * 100
Total CDTs abiertos o redimidos

PROCESO: MANEJO DE TESORERIA Código:
PROCEDIMIENTO: Cancelación de Cuentas Instituciones Financieras Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Terminar la relación establecida con las instituciones financieras por el manejo de cuentas
que ya no es necesario que continúen activas.
SOPORTE LEGAL: Normatividad contable.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Oficio solicitud cancelación, Chequera.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
.
Personero Municipal Tesorería Contador
INICIO
1 Personero Municipal. Ordena la cancelación de la
o las cuentas a nombre de la Personería, que no
se requiere sigan activas, que pueden
corresponder a: 1
a. Liquidación de Convenios.
b. Unificación de Recursos.
c. Saneamiento Contables.
2 Contador, analiza y verifica la necesidad de

cancelación de la respectiva cuenta. 2
Tesorería. Elabora el respectivo oficio de solicitud

3
para saldar la cuenta respectiva. 3
Personero Municipal. Firma Solicitud cancelación.

4 4
Tesorería. Envía el oficio de solicitud, adjuntando

5
la última chequera entregada. 5
¿La cuenta a cancelar corresponde a un convenio

6
ínter administrativo? SI: Se debe revisar si existen NO
rendimientos. NO: Se continua con el proceso
normal de cancelación de la respectiva cuenta. 6 1
SI

PROCEDIMIENTO: Cancelación de Cuentas Instituciones Financieras Página: 2 de 2
RESPONSABLE
No
ACTIVIDAD
.
Personero Municipal Tesorería Contador
7 ¿La cuenta presenta saldo a favor por

rendimientos? 7
SI
8 SI, existe saldo a favor por rendimientos, en
una cuenta de convenio se debe reintegrar la 8
respectiva suma a la Tesorería del respectivo
ente oficial.
NO
9 Tesorería. Mediante cheque de gerencia 9
hace el respectivo reintegro y archiva.
10 Tesoreria. Una vez sea oficializado el cierre

de la cuenta, informa al área de contabilidad.
10 1
11 Tesorería. Guarda los respectivos

documentos de soporte y archiva.
11
FIN
INDICADOR: Total cuentas canceladas / Total cuentas activas * 100.

PROCESO: MANEJO DE TESORERIA Código:
PROCEDIMIENTO: Extravío de Cheques Página: 1 de 2

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Garantizar la entrega de los recursos, a los beneficiarios de las cuentas expedidas por
la Personería Municipal.
SOPORTE LEGAL: NA.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Denuncia de Pérdida de Cheque, Oficio de Solicitud de NO pago del Cheque,
Comprobante de Egreso anulado.
RESPONSABLE
No PROVEEDOR BIENES
. O SERVICIOS
Beneficiario Tesorería Personero Municipal
INICIO
1 Beneficiario. Instaura denuncio por la pérdida

o extravío del cheque girado a su favor. 1
Beneficiario. Mediante oficio solicita la
2 suspensión del pago por pérdida o extravío
del cheque.
2
Tesorería. Previa autorización del Personero
3 Municipal, inicialmente solicita al Banco, vía
telefónica, el no pago del cheque.
3
Tesorería. . Elabora oficio ordenando el no
4 pago del cheque, al banco.
Personero Municipal. Revisa y firma el oficio

4
5 de solicitud.
Tesorería. . Anula el comprobante de egreso. 5

6 Se hace notación en el comprobante de
egreso y se genera nuevo cheque. Y reporta
al Contador, para realice ajustes contables y
presupuestales sobre esta novedad.
6

PROCESO: MANEJO DE TESORERÍA Código
PROCEDIMIENTO: Extravío de Cheques Página: 2 de 2
RESPONSABLE
No PROVEEDOR BIENES O
. SERVICIOS
Beneficiario Tesorería Contador
7 Tesorería. Una vez se compruebe el no cobro

del cheque, solicita nuevamente el giro. 7
Tesorería. Solicita a la entidad bancaria

8 certificación sobre el no cobro del cheque.
8
Personero Municipal. Conforme a la solicitud
9 de pago y certificación de la entidad bancaria
de no cobro del cheque, autoriza un nuevo
giro. 9
Tesorería. Revisa la cuenta de pago inicial y

10 elabora un nuevo cheque.
10
11 Tesorería. Reporta novedad área de

contabilidad sobre la reposición, y archiva los
respectivos soportes. 11
FIN
INDICADOR: Total cheques extraviados / Total cheques generados * 100.

Total cheques extraviados al tenedor / Total cheques girados y entregados * 100.

PROCEDIMIENTO: Orden de Pago Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Dar cumplimiento a los compromisos presupuestales establecidos, teniendo en cuenta
los parámetros determinados por la normatividad existente.
SOPORTE LEGAL: Ley 80 de 1993, Decreto 111 de 1996, Ley 734 de 2002.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Listado de autorización de pagos, Liquidación de la Cuenta, Registro Presupuestal,
Causación, Comprobante Egreso, Cheque, Libro de Registro Cheques.
RESPONSABLE
No
.
Tesorería Contador Personero Municipal
INICI
1 Tesorería. Recibe, revisa y radica las órdenes

de pago. 1
2 Tesorería. Realiza los registros

presupuestales correspondientes a cada
2
cuenta.
3 Personero Municipal. Firma los registros

presupuestales correspondientes a cada 3
cuenta.
4 Tesorería. Causa y determina las cuentas

que se afectan contablemente.
4
5 Tesorería. Elabora el cheque con su

respectivo comprobante de egreso y lo anexa
a la cuenta, y remite para revisión.
5

PROCEDIMIENTO: Orden de Pago Página: 2 de 2
RESPONSABLE
No. ACTIVIDAD
Tesorería Contador Personero Municipal
A
6 Contador. Revisa cuentas contables,
los descuentos y retenciones
6
correspondientes a cada cuenta, da
visto bueno, y remite para firma.
7 Contador. Registra en el libro de

control de cheques. 7
Personero Municipal. Revisa y firma el

8 cheque
8
9 Tesorería. Revisa las firmas, pone los

respectivos sellos y descarga del libro.
9
10 Tesorería. Entrega los cheques a los

beneficiarios, hace firmar el
comprobante de egreso. 10
11 Tesorería. Archiva el egreso en orden

numérico consecutivo.
11
FIN
INDICADOR: Total órdenes de pago realizadas / Total órdenes de pago proyectadas * 100.

PROCESO: MANEJO DE TESORERIA Código: A.PM.EC-011
PROCEDIMIENTO: Entrega de Cheques Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: En cumplimiento de los compromisos adquiridos, hacer entrega de los cheques
respectivos.
SOPORTE LEGAL:
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Listado de autorización de pagos, Liquidación de la Cuenta, Registro Presupuestal,
Causación, Comprobante Egreso, Cheque, Libro de Registro Cheques.
RESPONSABLE
No
ACTIVIDAD EXTERNO PERSONERÍA MUNICIPAL
.
Beneficiario Tesorería
INICI
1
1 Beneficiario. Conforme a la cuenta de cobro
presentada reclama el respectivo pago.
2 Tesorería . Solicita al beneficiario 2

identificación mediante la cedula de
ciudadanía y objeto del pago requerido, La
entrega es personal o mediante autorización
autenticada en Notaria.
3 Tesorería. Revisa y constata que la cedula y 3

firma corresponde a la del Contrato, objeto
del cobro.
4
4 Beneficiario. Firma y coloca huella en el
comprobante de egreso.
5 Tesorería . Revisa y coloca sello y cancelado

5
en el egreso.
6 Tesorería Realiza descargo en el Sistema del 6

respectivo pago.
7 Tesorería . Copia egreso se archiva en el 7

respectivo Contrato.
FIN
INDICADOR: Total cheques entregados / Total cheques girados * 100.

PROCESO: ACTAS Código:
PROCEDIMIENTO: Actas de Reunión de Comités o Consejos Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Llevar un registro sistemático de las decisiones que se tomen en las diferentes
reuniones, comités o consejos, realizados en la Personería Municipal.
SOPORTE LEGAL:
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Oficio de Citación, Acta de Reunión.
RESPONSABLE
Personero Municipal Tesorería Comité
INICI
1 Personero Municipal. Conforme a cronograma,

Secretaría determina lugar, fecha, hora y temas 1
a tratar en la reunión, comité o consejo.
2 Secretaria. Elabora oficio de citación y remite a 2

cada integrante del comité, consejo o quienes
deben asistir a la reunión.
3 Comite. Realiza la reunión, comité o consejo,

3
conforme al orden del día previamente
establecido, tomando las decisiones que
estimen convenientes.
4
4 Tesorería, Elabora la respectiva acta de la
reunión, comité o consejo.
5 Comité o Consejo. El acta respectiva, es firmada 5

por cada uno de los participantes de la reunión,
comité o consejo.
6 Tesorería. Una vez firmada el acta, se archiva 6

copia en el respectivo expediente.
FIN
INDICADOR: Total comités o consejos realizados / Total comités o consejos programados * 100

CONTRATACIÓN

Área de Gestión Contractual
PROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL Código:
PROCEDIMIENTO: LICITACIÓN PUBLICA Página: 1 de 9
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Ajustar los parámetros de la contratación administrativa de la Personería Municipal a los
requerimientos normativos establecidos para este fin.
SOPORTE LEGAL: Ley 80 de 1993, Decreto 2170 de 2002, Decreto 2474 de 2008.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Análisis de conveniencia o estudios de factibilidad o pre-factibilidad, Pliego de condiciones
o términos de referencia, Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Invitación de acompañamiento para el control social,
propuestas, acta de audiencia de selección dinámica, contrato, informes de seguimiento, acta de liquidación, orden de pago.
RESPONSABLE
Participantes Personero Municipal Asesor Contractual.
INICIO
dar inicio del proceso
contractual mediante Licitación
Pública o delega mediante acto 1
administrativo.
2 Asesor Contractual. Remite

electrónicamente la información
del proyecto de condiciones de
la licitación(es), que la
administración pretende abrir,
Con esta remisión de
información se entiende 2
cumplido el requisito de
publicación por parte de la
administración de la Personería
Municipal.

PROCEDIMIENTO: LICITACIÓN PÚBLICA Página: 2 de 9
RESPONSABLE
Participantes Personero Municipal Asesor Contractual
3 Asesor Contractual. Conforme a

ESTUDIO PREVIO con la
respectiva documentación, tales
A
como estudios y demás
documentos técnicos del
proyecto, los cuales se pondrán
a disposición de los interesados
de manera simultánea con el
proyecto de pliego de
condiciones, documento que
deberá contener los siguientes
elementos mínimos:
a. Descripción de la
necesidad a satisfacer.
b. Descripción del objeto a 3
contratar, con sus
especificaciones e
identificación del contrato.
c. Fundamento jurídico que
soporta la modalidad de
selección.
d. Análisis que soporta el
valor estimado del
contrato, indicando
variables del cálculo y
costos asociados.
e. Justificación factores de
selección identificando
propuesta más favorable.
f. Soporte que permita
tipificación, estimación y
asignación del riesgo
previsible.
g. Análisis que sustenta la
exigencia de garantías
B
destinadas a brindar un
amparo.

RESPONSABLE
4 Asesor Contractual. Anexa el

respectivo Certificado de
Disponibilidad Presupuestal –
4
CDP.
5 Asesor Contractual Publica en

Prensa, la respectiva licitación, 5
entre 10 y 20 días anteriores a la
apertura de la licitación.
6 Secretaria. Realiza la
convocatoria pública,
coordinando la publicación en el
6
SECOP, conforme a lo señalado
en el artículo 8 del Decreto 2474
de 2008.
7 Personero Municipal. Diseña e

Proyecto de Pliego de
7
Condiciones, revisa y aprueba.
8 Asesor Contractual. Realiza la

publicación del proyecto de
Pliego de Condiciones y
constancia de envió a la Cámara
de Comercio, acto que debe
publicarse en el SECOP, 8
conforme a los establecido en el
artículo 8 del Decreto 2474 de
2008. Publicación que debe
efectuarse mínimo 10 días
hábiles anteriores a la fecha del C
acto de apertura de la licitación.

RESPONSABLE
C
9 Personero Municipal. Recibe las
observaciones al proyecto de 9
pliego de condiciones.
10 ¿Las observaciones son

procedentes y se aceptan?. SI.
Las observaciones son
aceptadas, para lo cual se NO
agrupan aquellas de naturaleza 1
común y se realizan los
respectivos ajustes a los Pliegos
de Condiciones. NO. Se deja SI
constancia y se prosigue con el
proceso.
11 Asesor Contractual. Realiza los 11

respectivos ajustes al Pliego de
Condiciones.

aprueba los respectivos ajustes.
12
Asesor Contractual. Proyecta
13 acto administrativo de apertura
de la licitación.
Personero Municipal. Revisa y 13

14 firma el respectivo acto
administrativo de apertura de la
licitación objeto del presente
proceso.
14

RESPONSABLE
15 Secretaria. Elabora el
respectivo pliego de 15
condiciones definitivo, ajustado
de norma.

aprueba.
17 Secretaria. Publica el pliego de

condiciones definitivo. 17
18 Personero Municipal. Realiza

audiencia de revisión de pliegos
y riesgos definitivos, de lo cual
se levantara la respectiva acta.
Esta audiencia se realizara 18
antes del plazo para la
presentación de ofertas.

audiencia de aclaración de
pliegos de condición. Esta debe
realizarse dentro de los tres (3)
19
días hábiles siguientes al inicio
del plazo para la presentación
de ofertas.
20 Participantes. Hacen la
presentación de las ofertas,
conforme a lo pactado en el
respectivo Pliego de
Condiciones. 20

RESPONSABLE
Participantes Personero Municipal Secretaria
21 Asesor Contractual. Elabora la

21
respectiva acta de cierre.
22 Personero Municipal. Ordena la

evaluación de las propuestas
recibidas. 22
Conjuntamente con el Comité
Evaluador, elabora el informe de
evaluación, donde conste el 23
orden de elegibidad, de
conformidad al cumplimiento de
los requisitos exigidos en el
Pliego de Condiciones.

Audiencia Pública de
adjudicación, previamente a la
decisión definitiva de
adjudicación, se permitirá que
los participantes, se pronuncien
sobre la respuesta dada por la 24
respecto de las observaciones
presentadas respecto del
informe de evaluación.

RESPONSABLE
F
25 ¿Conforme al Informe de
Evaluación, hay adjudicación
del contrato? SI. Se continúa SI
con el respectivo proceso. NO. 1 2
Se procede a la Declaratoria de
Desierta.
26 Asesor Contractual. Elabora NO

Declaratoria de Licitación
desierta, se establecerá que 26
contra este acto procede el
recurso de reposición.

aprueba el respectivo acto de
declaratoria de desierta y firma,
y autoriza inicio proceso de
selección abreviada de menor 27
cuantía.
28 Asesor Contractual. Inicia

proceso de Selección abreviada
de menor cuantía.
28

RESPONSABLE
1 G

Audiencia de Adjudicación, en la
cual se hace la respectiva 29
notificación del acto de
Adjudicación al proponente
favorecido.
30 Asesore contractual. Adjudicado

el contrato, procederá a incluir
los datos del proponente
30
favorecido, para lo cual ajustara
la respectiva minuta, anexando
el pliego de condiciones.

aprueba la minuta definitiva.
31
32 Participante. Proponente
favorecido suscribe el
respectivo contrato
32

RESPONSABLE
33 Asesore Contractual. Verifica el

cumplimiento de los requisitos
de ejecución del contrato:
a. Registro Presupuestal.
b. Aprobación de garantías.
c. Certificado de pago de 33
aportes parafiscales.
d. Otros (pago de impuestos,
cancelación timbre,
publicación diario oficial,
acta de inicio, etc.)
34
Participante. Proponente
favorecido ejecuta el contrato en
el término convenido de
conformidad con su naturaleza y 34
objeto.
35
Asesor Contractual. Inicia el
proceso de liquidación del
contrato.
35
FIN
INDICADOR: Total licitaciones públicas realizadas / Total licitaciones públicas proyectadas * 100.

PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN ABREVIADA: Adquisición de Bienes y Servicios con

Página: 1 de 10
características uniformes y común utilización – Subasta Inversa Presencial.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Ajustar los parámetros de la contratación administrativa a los requerimientos normativos
establecidos para este fin.
RESPONSABLE
1 Personero Municipal. Ordena INICIO

inicio o delega mediante acto
administrativo las actividades
del proceso contractual de
Selección Abreviada. 1
2 Asesor contractual. Remite

del proyecto contractual, para
adquisición de bienes y
servicios con características
técnicas uniformes y de común
utilización, los cuales se pueden 2
adquirir o contratar por el
Proceso de Selección
Abreviada.

Página: 2 de 10
RESPONSABLE
3 Asesor Contractual Conforme a

ESTUDIO PREVIO y con la A
elementos mínimos:
necesidad a satisfacer con 3
la contratación.
b. Descripción del objeto a
contratar, con sus
especificaciones e
selección.
valor estimado del
contrato, indicando
costos asociados.
previsible. B
exigencia de garantías
amparo.

Página: 3 de 10
RESPONSABLE
4 Asesor contractual. Debe

Anexar al Estudio Previo la B
respectiva Ficha Técnica del
bien o servicio, la cual debe
contener como mínimo:
 Denominación del bien o
servicio. 4
 Denominación técnico del
bien o servicio.
 Unidad de medida.
 Descripción general.
5 Asesor contractual. Anexa el

respectivo Certificado de 5
CDP.
6 Secretaria. Publica en el
SECOP, el respectivo aviso de
convocatoria conforme a las
disposiciones legales, la cual
deberá contener la información
necesaria para dar a conocer:
6
 El objeto a contratar.
 La modalidad de selección
que se utilizará.
 El presupuesto oficial del
contrato.
 El lugar físico o
electrónico donde puede
consultar el proyecto de
pliego, los estudios
técnicos y documentos
previos.

Proyecto de Pliego de 7
Condiciones.

Página: 4 de 10
RESPONSABLE
C
aprueba y ordena la publicación
del Pliego de Condiciones. El
respectivo pliego deberá ser
publicado al menos con cinco 8
(5) días hábiles de antelación a
la fecha del acto que ordena la
apertura del proceso de
Selección Abreviada.

observaciones al proyecto de 9

procedentes y se aceptan? SI.
aceptadas, para lo cual se NO
agrupan aquellas de naturaleza 1 1
común y se realizan los
de Condiciones. NO. Se deja
SI
proceso.
11 Asesor Contractual. Realiza los

Condiciones.
11
12

Página: 5 de 10
RESPONSABLE
D
13 Asesor contractual. Elabora el
Acto Administrativo de apertura.
En el cual se debe señalar:
 Objeto de la contratación. 1
 Modalidad de selección
que corresponda a la
respectiva modalidad
Contractual.
 Cronograma del proceso. 13
 Lugar físico o electrónico
en que se puede consultar
y retirar el pliego.
 Convocatoria para la
veeduría ciudadana.
 Certificado de
disponibilidad
presupuestal.
 Los demás aspectos que
se consideren pertinentes.
14 Asesor contractual. Elabora el

de norma.

aprueba.
16
15
Asesor Contractual. Publica el
pliego de condiciones definitivo.
16

Página: 6 de 10
RESPONSABLE
Participantes Personero Municipal Asesor contractual
17 Asesor Contractual . Publica el

pliego de condiciones definitivo. 2 17
presentación de las ofertas
iníciales de precio y de
requisitos habilitantes, conforme
a lo pactado en el respectivo
Pliego de Condiciones. La
propuesta completa deberá
18
entregarse en dos (2) sobres
separados y debidamente
cerrados:
 Uno contendrá los
requisitos habilitantes.
 La propuesta inicial de
precio, el cual se abrirá al
inicio de la puja.
19
Personero Municipal, Ordena la
revisión y verificación de los
requisitos habilitantes. Para que
la subaste se lleve a cabo 19
deberán resultar habilitados por
lo menos dos (2) proponentes.
20 Asesor Contractual. Presenta

informe de verificación de los
Requisitos Habilitantes. 20

aprueba, ordenando la
respectiva publicación.
21

Página: 7 de 10
RESPONSABLE
E
publicación del Informe de
verificación de los Requisitos
22
Habilitantes. Publicación que se
hará de conformidad a lo
señalado en el artículo 8 del
Decreto 2474 de 2008.
23 Personero Municipal. Realiza la

Audiencia Pública para la
23
realización de la Subasta.
24 Asesor Contractual. Entrega los

sobres y formularios a los
oferentes, en los cuales
realizaran sus lances o la 24
indicación de no realizar ningún
lance.
25
¿Se realizo algún lance valido?.
SI. Se continúa con el respectivo
proceso. NO. La Personeria
deberá declarar desierto el
NO
proceso por no haber puja, e 2 2
iniciará nuevamente el proceso
desde la publicación del
Proyecto de Pliego de SI
Condiciones.
26
Personero Municipal. Realiza en
la Audiencia de Subasta la
apertura de las propuestas
iníciales de precio, verificando
26
que se hayan cotizado todos los
ítem solicitados, si no se
rechaza la respectiva
propuesta.
F

Página: 8 de 10
RESPONSABLE
Participantes Personero Municipal

Asesor Contractual
F
27 Personero Municipal. Una vez
abiertos los respectivos sobres,
comunica a los participantes,
únicamente, cuál fue el menor 27
precio ofrecido.

al tiempo determinado en el
pliego de condiciones, da inicio
a la realización de los lancen por 3 28
parte de los proponentes,
tendiente a mejorar el menor
precio ofertado.
29 Participantes o Proponentes.
Realizan sus lances tendientes
a mejorar el menor precio
ofertado o la respectiva 29
manifestación de no realizar
lance alguno.
30 ¿Se realizo un lance mejorando

el menor precio ofertado?. SI.
Se continúa con el proceso. NO.
La entidad repetirá el
procedimiento de realización de NO
lances las veces que sea 3
3
necesario, hasta que se reciba
un lance que mejore el menor
precio ofertado.
SI
31 Personero Municipal. Recoge
los sobres cerrados de todos los
participantes y registra los
lances válidos y da conocer
únicamente el menor precio 31
ofertado.

Página: 9 de 10
RESPONSABLE

Audiencia de Adjudicación del
Contrato, al proponente que 32
haya ofrecido el menor precio en
la última ronda de lances.
33 Asesor Contractual. Adjudicado

el contrato, procederá a realizar
la respectiva publicación de este
resultado, debiendo incluir la
identidad de los proponentes. 33
34 Asesor Contractual. Adjudicado

los respectivos ajustes e
inclusión en la respectiva minuta 34
favorecido.

aprueba la respectiva minuta y
firma. 35
36 Personero Municipal. Firma el

respectivo contrato.
36

PERSONERÍA MUNICIPAL DE FUNZQA, CUNDINAMARCA
Página: 10 de 10
RESPONSABLE
ganador, suscribe el contrato y
presenta la documentación 37
requerida para el inicio del
mismo.
38 Asesor Contractual. Verifica el

a. Registro Presupuestal.
b. Aprobación de garantías.
c. Certificado de pago de 38
d. Otros (pago de impuestos,
39
el término convenido, de
objeto.
40
Asesor Contractual. Inicia el
contrato. 40
FIN
INDICADOR: Total procesos de Selección Abreviada realizados / Total proceso de Selección Abreviada proyectados * 100.

PROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL. Código:

Página: 1 de 10
características uniformes y común utilización – Subasta Electrónica.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Ajustar los parámetros de la contratación administrativa de la Personería Municipal a los
requerimientos normativos establecidos para este fin.
RESPONSABLE
INICIO
1 Personero Municipal. Ordena el
administrativo las actividades 1
Selección Abreviada – Subasta
Electrónica.
2 Asesor Contractual. Remite

del proyecto contractual, para
adquisición de bienes y
servicios con características
técnicas uniformes y de común 2
utilización, los cuales se pueden
adquirir o contratar por el
Proceso de Selección
Abreviada – Subasta
Electrónica.

Página: 2 de 10
RESPONSABLE
3 Asesor Contractual Teniendo en

cuenta el ESTIDIO PREVIO con
la documentación respectiva, tal
como estudios y documentos A
técnicos del proyecto, los cuales
se pondrán a disposición de los
interesados de manera
simultánea con el proyecto de
pliego de condiciones,
documento que deberá
contener los siguientes
elementos mínimos:
necesidad a satisfacer con
la Gestión Contractual.
contratar, con sus 3
especificaciones e
selección.
valor estimado del
contrato, indicando
costos asociados.
previsible.
exigencia de garantías B
amparo.

Página: 3 de 10
RESPONSABLE
EXTERNO PERSONERIA MUNICIPAL

No ACTIVIDAD
4 Asesor Contractual. Anexa al

B
Estudio Previo, la respectiva
Ficha Técnica del bien o
servicio, la cual debe contener
como mínimo:
 Denominación del bien o
servicio. 4
 Denominación técnico del
bien o servicio.
 Unidad de medida.
 Descripción general.
5 Asesor Contractual.. Anexa el

CDP.
6 Asesor Contractual. Publica en

el SECOP, el respectivo aviso
de convocatoria conforme a las
 El objeto a contratar. 6
que se utilizará.
contrato.
previos.
Asesor Contractual. Diseña e 7

7 Proyecto de Pliego de
Condiciones.

Página: 4 de 10
RESPONSABLE
C
8
publicado al menos con cinco
Selección Abreviada.

observaciones al proyecto de
pliego de condiciones. 9

aceptadas, para lo cual se
agrupan aquellas de naturaleza NO
común y se realizan los 1 1
constancia y se prosigue con el SI
proceso.
11 Asesor Contractual Realiza los

Condiciones. 11

12

Página: 5 de 10
RESPONSABLE
13 Asesor Contractual Elabora el

Acto Administrativo de apertura. D
 Objeto de la Gestión
Contractual
Contratación
 Cronograma del proceso.
 Lugar físico o electrónico 13
en que se puede consultar 1
 Certificado de
disponibilidad
presupuestal.
Asesor Contractual Elabora el

14 respectivo pliego de
condiciones definitivo, ajustado 14
de norma.

15 aprueba.
Asesor Contractual. Publica el 15

16 pliego de condiciones definitivo.
16

Página: 6 de 10
RESPONSABLE
17 Asesor Contractual. Publica el

pliego de condiciones definitivo. 17
2
presentación de las ofertas
iníciales de precio y de
requisitos habilitantes, conforme
a lo pactado en el respectivo
Pliego de Condiciones. La 18
propuesta completa deberá
entregarse en dos (2) sobres
separados y debidamente
cerrados:
 Uno contendrá los
requisitos habilitantes.
 La propuesta inicial de
precio, el cual se abrirá al
inicio de la puja.
19
Personero Municipal, Ordena la
revisión y verificación de los
requisitos habilitantes. Para que
la subaste se lleve a cabo
19
deberán resultar habilitados por
lo menos dos (2) proponentes.
20
Personero Municipal. Hace la
Habilitantes y se deja
constancia.
20
21
respectiva publicación.
21

PERSONERIA MUNICIPAL DE FUNZA , CUNDINAMARCA
Página: 7 de 10
RESPONSABLE
E
Habilitantes. Publicación que se 22

subasta inversa electrónica
conforme a la fecha y hora
señalada en los pliegos de
condiciones, para lo cual se
utilizarán los mecanismos de
seguridad definidos en los 23
pliegos, para el intercambio de
mensaje de datos. El precio de
arranque de la subasta será el
menor de las propuestas
iníciales de precio.
24 Participantes. Los proponentes

que resulten habilitados para
participar en la subasta
presentarán sus lances de
precio electrónicamente,
usando para el efecto las 24
herramientas y medios
tecnológicos y de seguridad
definidos en el pliego de
condiciones. F

Página: 8 de 10
RESPONSABLE
25 Participantes o Proponentes.
Realizan sus lances en forma
electrónica, tendientes a
mejorar el menor precio ofertado 25
o la respectiva manifestación de
no realizar lance alguno.
¿Se realizo un lance mejorando

26 el menor precio ofertado?. SI.
Se declarará desierto el proceso
por no haber puja. Se iniciara NO
nuevamente desde la 2 2
publicación del proyecto de
SI
Personero Municipal. Adjudica
27 el contrato al proponente que
haya ofrecido el menor precio en
la subasta electrónica. 27
Adjudicado el contrato, ordena
la publicación de los resultados,
para lo cual se incluirá la 28
identidad de los proponentes
participantes.

PROCESO: ÁREA DE GESTIÓN CONTRACTUAL. Código:
Página: 9 de 10
RESPONSABLE
29 Asesor Contractual. Hace la

respectiva publicación de los 29
resultados.
30 Asesor Contractual Adjudicado

los respectivos ajustes e 30
inclusión en la respectiva minuta
favorecido.

aprueba la respectiva minuta, y
firma.
32 Personero Municipal. Firma el

respectivo contrato. 32
33 Participante. El representante
legal o apoderado del
proponente ganador podrá
firmar el contrato y sus anexos y
los enviará al SECOP y la
Personería Municipal, utilizando
33
los medios de autenticación e
identificación señalados en el
pliego de condiciones. En este
caso, la remisión del contrato
firmado electrónicamente se
hará al correo electrónico que se
haya señalado en el pliego de
condiciones. H

Página: 10 de 10
RESPONSABLE

 Registro Presupuestal.
 Aprobación de garantías. 34
 Certificado de pago de
 Otros (pago de impuestos,
el término convenido, de
objeto.
36 Asesor Contractual. Inicia el

proceso de liquidación del 36
contrato.
FIN
INDICADOR: Total procesos Área de Gestión Contractual realizados por subasta electrónica / Total procesos Área de Gestión
Contractual proyectados * 100.

PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN ABREVIADA – MENOR CUANTIA: Adquisición de Bienes y

Página: 1 de 10
Servicios
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Ajustar los parámetros de la contratación administrativa a los requerimientos normativos
RESPONSABLE
INICIO

administrativo las actividades 1
Selección Abreviada de Menor
Cuantía.
2 Asesor Contractual. Alista la

información del proyecto
contractual, para Selección 2
Abreviada de Menor cuantía..

Página: 2 de 10
Servicios.
RESPONSABLE
Participantes Personero Municipal Asesor Contratación
3 Asesor Contratación. Conforme

a ESTUDIO PREVIO con la
como estudios y documentos
técnicos del proyecto, los cuales A
se pondrán a disposición de los
interesados de manera
simultánea con el proyecto de
pliego de condiciones,
documento que deberá
contener los siguientes
elementos mínimos:
la contratación de Menor
Cuantia.
especificaciones e
selección.
valor estimado del
contrato, indicando
costos asociados.
previsible.
amparo.

Página: 3 de 10
Servicios.
RESPONSABLE
4 Asesor Contratación. Anexa el

CDP.
5
Personero Municipal. Ordena 5
preparar el respectivo aviso de
convocatoria.
6 Asesor Contratación. Publica en

 La modalidad de selección 6
que se utilizará.
contrato.
previos.
7
Personero Municipal. Diseña e
Condiciones.

Página: 4 de 10
Servicios.
RESPONSABLE
Participantes Personero Municipal Asesor Contratación

C
Selección Abreviada de Menor
Cuantía.


SI
proceso.
11 Asesor contartación. Realiza los

Condiciones. 11

12

Página: 5 de 10
Servicios.
RESPONSABLE
13 Asesor Contractual. Elabora el D

Acto Administrativo de apertura.
 Objeto de la contratación
administrativa.
Gestión Contractual.
 Lugar físico o electrónico 1 13
 Certificado de
disponibilidad
presupuestal.
14 Asesor Contractual. Elabora el

de norma.

aprueba.
15
pliego de condiciones definitivo.
16

Página: 6 de 10
Servicios.
RESPONSABLE
17 Asesor Contractual Publica el

3
18 Participantes. Dentro de los tres
(3) días hábiles siguientes al
acto de apertura, deben
manifestar su interés en
participar, con lo cual se hace
una lista de posibles oferentes.
18
La manifestación de interés en
participar en requisito habilitante
para la presentación de la
respectiva oferta.
19 ¿Se recibieron manifestaciones

de interés en participar? SI. Se
continúa con el respectivo
proceso. NO. No se recibió
ninguna manifestación de
interés en participar, la 1
Personería Municipal declara el
proceso desierto y lo inicia
nuevamente obviando la
publicación de del proyecto de
condiciones.
20 Asesor Contractual. Conforma

un listado de los posibles
oferentes teniendo en cuenta las
manifestaciones de interés que 20
se hayan recibido.

respectiva publicación. 21

Página: 7 de 10
Servicios.
RESPONSABLE
E
Habilitantes. Publicación que se 22
23 Personero Municipal. Realiza el

respectivo sorteo en Audiencia
Pública, previa comunicación a
todos aquellos que
manifestaron el interés en
23
participar del proceso. La
Audiencia se podrá realizar a
partir del día hábil siguiente al
vencimiento del término para
manifestar interés.
24 Asesor contractual. Levanta la

respectiva acta del sorteo, la
cual deberá ser publicad en el
SECOP.
24
25 Participantes, Los oferentes

presentaran las propuestas
conforme a los pliegos de
condiciones. El tiempo para la
presentación de propuestas no
podrá ser inferior a cinco (5)
25
días hábiles.

Página: 8 de 10
Servicios.
RESPONSABLE

respectiva evaluación de las
propuestas recibidas, en las 26
condiciones señaladas en el
27 Asesor Contractual Prepara el

informe de evaluación de las 27
propuestas.

ordena la publicación de los
28
resultados de la evaluación.
29 Asesor contractual. Realiza la

respectiva publicación en el
SECOP, y demás medios
disponibles, para enterar a
todos los oferentes.
29
30 ¿Se puede realizar la
adjudicación del contrato? Si.
Mediante acto administrativo se
hace la declaratoria de desierta. SI
2 3
31 Asesor contractual. Prepara

acto administrativo de NO
Declaratoria de Desierta, acto
contra el cual procede el recurso
de reposición.
31

Página: 9 de 10
Servicios.
RESPONSABLE

firma, el acto administrativo de
declaratoria de desierta y
ordena se inicia nuevamente el 32
3
proceso de selección abreviada.
Personero Municipal. Realiza la

33 adjudicación del respectivo
contrato, de conformidad con los
pliegos de condiciones. 33
2
34 Asesor Contractual. Prepara el
Adjudicación, para lo cual
procederá a incluir los datos del 34
proponente
35
Personero Municipal. Revisa, da
visto bueno y firma Acto
Administrativo de Adjudicación.
35
36
firma adjudicación del
respectivo contrato.
36

Página: 10 de 10
Servicios.
RESPONSABLE
favorecido suscribe el contrato y 37
procede a su legalización

 Aprobación de garantías. 38
39
el término convenido por la
Administración, de conformidad 39
con su naturaleza y objeto.
40
Asesor contractual. Inicia el
contrato. 40
FIN
INDICADOR: Total procesos Selección Abreviada Menor Cuantía elaborados / Total procesos de Área de Gestión Contractual *
100.

PROCEDIMIENTO: CONCURSO DE MERITOS ABIERTO Página: 1 de 10

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar la contratación de los servicios de consultoría necesarios para la ejecución de
proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad para programas o proyectos específicos, y los proyectos de
arquitectura, que se requieran al interior de la Personería Municipal.
RESPONSABLE
INICIO
del proceso para el Concurso 1
de Meritos abierto.
2 Asesor Contractual. Alista y

compila la información
necesaria del proyecto
contractual, para el Concurso de 2
Meritos Abierto.

RESPONSABLE
Participantes Personero Municipal Secretario
3 Asesor contractual. Conforme a

ESTUDIO PREVIO y con la
como estudios y demás A
elementos mínimos:
el concurso de meritos.
especificaciones e
selección.
valor estimado del
contrato, indicando
costos asociados.
previsible.
amparo.

RESPONSABLE
B
4 Asesor Contractual. Anexa el
CDP. 4
5
Personero Municipal. Ordena
preparar el respectivo aviso de
convocatoria.
5
6 Asesor contractual. Publica en
que se utilizará.
contrato. 6
previos.

RESPONSABLE

Condiciones.

Concurso de Meritos Abierto.


constancia y se prosigue con el SI
proceso.
11 Asesor Contrafactual. Realiza

los respectivos ajustes al Pliego
de Condicione
11

RESPONSABLE

aprueba los respectivos ajustes. 12
Asesor Contractual. Elabora el

13 Acto Administrativo de apertura.
 Objeto de la Contratación.
que corresponda al objeto
de contratación.
 Lugar físico o electrónico
 Convocatoria para la 1 13
 Certificado de
disponibilidad
presupuestal.
Asesor Contractual. Elabora el

14 respectivo pliego de
conforme a los requerimientos 14
de norma.

15 aprueba.
15

RESPONSABLE

3
17 Participantes. Presentan sus
propuestas en dos (2) sobres
sellados, conforme a los
parámetros señalados en el 17
pliego de condiciones. Uno
contendrá la oferta económica y
el otro la propuesta técnica.
18 Personero Municipal. Realizan

la evaluación de los requisitos
habilitantes y la propuestas
técnicas, para lo cual harán los
siguientes factores de
evaluación:
 Experiencia específica de
los proponentes en
relación directa con el 18
servicio previsto en los
requerimientos técnicos.
 Propuesta metodológica y
plan con cargas de trabajo
para la ejecución de la
consultoría.
 Formación y experiencia
de los profesionales y
expertos del equipo de
trabajo.
19 Asesor Contractual. Elabora el

informe del resultado de la
evaluación de las propuestas
presentadas. 19

RESPONSABLE

Evaluación. Publicación que se
hará en el SECOP de 20
conformidad a lo señalado en el
artículo 8 del Decreto 2474 de
2008.

Audiencia Pública, para dar a
conocer el orden de calificación,
igualmente en esta audiencia se
realizará la apertura de de la
21
propuesta económica del primer
elegible.
22 Personero Municipal. Verificará

la consistencia económica de la
propuesta, en presencia del
proponente ubicado en primer 22
lugar.
23 ¿La propuesta económica es NO

consistente con su propuesta
técnica?. SI. Se continúa con el
proceso. NO. Se da por
terminada la revisión, se
rechaza y se procede a abrir el 2
sobre con la propuesta
económica de la propuesta
ubicada en el siguiente orden de SI
elegibilidad, y se repetirá el
procedimiento indicado
anteriormente.
F

RESPONSABLE
24 ¿Se puede realizar la

adjudicación del contrato? Si.
Se continúa con el proceso. NO. SI
Mediante acto administrativo se 2 2
hace la declaratoria de desierta.
4
NO
25 Asesor Contractual. Prepara
Declaratoria de Desierta, acto 25
contra el cual procede el recurso
de reposición.

declaratoria de desierta y firma,
y ordena se inicia nuevamente
el proceso de selección 26
abreviada.
27 Asesor Contractual. Inicia de

3
nuevo el proceso, prescindiendo
de la publicación del proyecto
de pliego de condiciones.
27
adjudicación del respectivo
contrato, de conformidad con los
pliegos de condiciones. 2 28

PROCEDIMIENTO: CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO Página: 9 de 10
RESPONSABLE
29 Secretaria. Prepara el Acto

Administrativo de Adjudicación,
para lo cual procederá a incluir 29
ganador.
30 Personero Municipal. Revisa, da

visto bueno y firma adjudicación
del respectivo contrato. 30
31 favorecido suscribe el contrato y
procede a su legalización. Para
lo cual el proponente favorecido
cuenta con cinco (5) días
hábiles a partir de la notificación
del acto administrativo de 31
adjudicación.
Secretaria. Verifica el
32 cumplimiento de los requisitos
 Aprobación de garantías.
cancelación timbre, 32

RESPONSABLE
Participantes Personero Municipal Asesor Contratual
Administración, de conformidad
con su naturaleza y objeto. 36
37 Secretario. Inicia el proceso de

liquidación del contrato.
37
FIN
INDICADOR: Total procesos concurso de meritos realizados / Total procesos contractuales proyectados * 100.

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA (Causales que requieren acto de justificación). Página: 1 de 6
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Ajustar los parámetros de contratación administrativa a los requerimientos normativos
RESPONSABLE
INICIO
del proceso de contratación 1
Directa.
2 Asesor Contractual. Alista y

compila la información del
proyecto contractual de
contratación directa. 2

RESPONSABLE
3 Asesor contractual. Conforme a

ESTIDIO PREVIO con la
documentos técnicos del A
elementos mínimos:
el proceso de contratación
especificaciones e
selección.
valor estimado del
contrato, indicando
costos asociados.
previsible.
amparo.

PROCESO: POST – CONTRACTUAL Código:
PROCEDIMIENTO: Supervisión y/o Interventoría Contratos. Página: 1 de 4
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Asegurar la correcta ejecución de los contratos suscritos por la Personería Municipal, de
acuerdo con las condiciones técnicas especificadas dentro de los términos contractuales
SOPORTE LEGAL: Ley 1150 de 2007, Ley 80 de 1993 y Decretos Reglamentarios.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Contrato, Acta de Inicio, Informes de Avance, Propuesta de Modificación, Póliza,
Autorización de Pago, Informe Final, Acta de Recibido a Satisfacción, Acta de Liquidación.
RESPONSABLE
No ACTIVIDAD PERSONERÍA MUNICIPAL EXTERNO

Personero Supervisor o
Secretaria Contratista
Municipal Interventor
INICI
1 Personero Municipal. Determina

Interventor y/o Supervisor del 1
Contrato, conforme a la cuantía
del mismo.
2 Supervisor o Interventor. Elabora

2
acta de inicio
3 Contratista. Firma el acta y da

inicio a la ejecución del Contrato.
3
4 Supervisor o Interventor. Efectúa
el seguimiento del contrato,
verificando que su ejecución se
lleve a cabo dentro de los 4
parámetros establecidos.
5 Si dentro del curso de ejecución

normal del contrato se presentan
anomalías que alteren o
perjudiquen su continuidad
dentro de los términos 5
establecidos (actividades que es
necesario ejecutar que no han
sido pactadas), informa al
interventor presentando la A
valoración del trabajo.

RESPONSABLE
Participantes Personero Municipal Asesor contratación
4 Asesor Contratación. Anexa el

4
CDP.
5 Personero Municipal. Estudiado

el proyecto, proyecta expedición
5
del respectivo acto
administrativo de justificación
Contractual Directa.
6 Asesor contractual. a.
Desarrolla el respectivo Acto
Administrativo de justificación
de la contratación Directa, el
respectivo acto deberá contener
la siguiente información mínima:
 Señalamiento de la causal
que se invoca.
 La determinación del
objeto a contratar.
 El presupuesto para la
contratación directa y las
condiciones que se 6
exigirán a los proponentes
si las hubiera, o al
contratista.
 La indicación del lugar
donde se podrán consultar
los estudios y documentos
previos, salvo en caso que C
se tipifique una urgencia
manifiesta.

RESPONSABLE
C
7 Personero Municipal. Solicita la
presentación de la propuesta a 7
1
la persona natural o jurídica que
considere idónea para ejecutar
el objeto a contratar.
8 Participante(s). Interesado
presenta la propuesta, en la
hora y fecha señaladas por la 8
9 Personero Municipal. Evalúa la

propuesta, determinando si la
propuesta es favorable.
9
10 ¿La propuesta es favorable para
la Personería Municipal? SI. Se
continúa con el respectivo
proceso. NO. La propuesta no NO
es favorable, se inicia 1 1
nuevamente el proceso desde la
invitación a presentar oferta.
SI
Personero Municipal. Comunica
11 al proponente cuya propuesta
resulto favorable, con el fin que
este se acerque a la oficina para
la respectiva suscripción del
contrato.
11

RESPONSABLE
12 Personero Municipal. Una vez

adjudicado el contrato, ordena la
elaboración de la respectiva 12
minuta.
13 Asesor Contractual. Proyecta la

respectiva minuta del contrato. 13
14 Personero Municipal. Revisa, la

minuta, da visto bueno y firma la
minuta del respectivo contrato.. 14
15 favorecido suscribe el contrato
en los términos señalados por la
Personería en la invitación
15
16 Asesor Contractual. Verifica los

requisitos de ejecución, así:
 Aprobación de Garantías.
 Otros (pago de impuestos, 16
publicación en el diario
oficial, acta de inicio, etc.).

RESPONSABLE
E
Administración, de conformidad
con su naturaleza y objeto.
17
18 Asesor Contractual. Inicia el

contrato.
18
FIN

PROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL PORTAL DE GESTIÓN CONTRACTUAL Código:
PROCEDIMIENTO: Publicación de Contratos. Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Garantizar la publicación de la contratación de la Personería Municipal, en el Portal del
SECOP.
SOPORTE LEGAL: Ley 1150 de 2007, Ley 80 de 1993 y Decretos 2474 de 2008.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Pliegos de Condiciones, Aviso de Convocatoria, Respuesta Observaciones, Pliegos o
Términos definitivos, Acta proceso apertura, Acta de Audiencia Aclaración Pliegos, informe de evaluación, Acta Adjudicación.
RESPONSABLE
No ACTIVIDAD PERSONERIA MUNICIPAL EXTERNO
Personero Municipal Asesor Contractual Contratista
INICIO

inicio del proceso contractual en 1
sus diferentes modalidades.

cada uno de las modalidades
contractuales empleadas, ordena 2
iniciar la publicación de la
información contractual.
3 Asesor contractual. Recopila y

publica la información básica del 3
proceso contractual.
4 Asesor contractual. Recopila y

publica la información de los
pliegos de condiciones o
términos de referencia 4
provisionales del proceso en el
Portal único de Contratación.
5 Asesor contractual. Pública la

información del aviso de
convocatoria para el proceso. 5
6 Contratista. Envía a través del

sistema las observaciones del
caso.
6

PROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL PORTAL DE ÁREA DE GESTIÓN CONTRACTUAL Código:
PROCEDIMIENTO: Publicación de Contratos. Página: 2 de 2
RESPONSABLE
No ACTIVIDAD PERSONERIA MUNICIPAL EXTERNO
Personero Municipal Asesor Contractual Contratista
7 Asesor Contractual. Recepciona

las observaciones enviadas a
7
través del sistema.

las solicitudes redacta las
respectivas contestaciones a las 8
observaciones formuladas.
9 Asesor Contractual a. Recopila y

publica las respuestas a las
observaciones realizadas por los 9
participantes.
10 Asesor Contractual. Recopila y

publica los pliegos o términos de
10
referencia definitivos.
11 Asesor Contractual. Pública el

acto que ordena la apertura del
proceso contractual. 11
12 Asesor Contractual. Publica en

Acta de audiencia de aclaración
de pliegos de condiciones. 12
13 Asesor Contractual. Publica

adendas del proceso en caso que
se requiera. 13

informe de evaluación y la 14
respectiva acta de adjudicación.
FIN
INDICADOR: Total contratos publicados / Total contratos elaborados y firmados * 100.

PROCESO: POST. CONTRACTUAL Código:
RESPONSABLE

A
6 Supervisor o Interventor. Verifica
la anomalía, revisa la
cuantificación y solicita la
autorización para su ejecución al 6
señor Personero Municipal.

solicitud y da visto bueno
7
8 Supervisor o Interventor. Si es
aceptada la propuesta consulta si
dicha eventualidad amerita una
modificación directa del contrato
8
en términos de tiempo y/o valor.
¿Se requiere modificar el

9 contrato? SI. Se efectúan los NO
ajustes necesarios. 9
NO. Se elabora un acta de SI

10 acuerdo de precios con el
contratista y autoriza dar inicio a 9
dichas labores.
Solicita el certificado de
11 Disponibilidad Presupuestal, por 10
adición al contrato.
11

PROCESO: POST- CONTRACTUAL Código:
PROCEDIMIENTO: Supervisión y/o Interventoria Contratos. Página: 3 de 4
RESPONSABLE

12 El Contratista. Programa entrega

parcial del contrato, solicitando 12
un pago parcial, por avance del
contrato.
13 Supervisor o Interventor. Verifica

desarrollo del contrato (parcial)
entregada constatando su 13
desarrollo conforme a lo pactado
y elabora el Acta de Entrega
Parcial.
14 Supervisor o Interventor. Si no se
presenta ningún inconveniente
certifica su cumplimiento y remite
para que autoricen el pago 14
correspondiente.
Contratista. Termina la ejecución

15 del contrato y establece su
entrega total. 15
Supervisor o Interventor. Verifica
16 el contrato entregado
constatando que este se ajuste a
lo establecido en el contrato y
elabora el Acta de Recibo Final. 16
Contratista. Constituye una póliza
17 en caso de ser necesario,
fechada con el día de entrega
final del contrato con un amparo
de acuerdo a los términos
contractuales. 17

PROCESO: POST- CONTRACTUAL Código:
RESPONSABLE

18 Supervisor o Interventor. Remite 18

la Póliza a la Secretaria para su
aceptación
19 Secretaria. Emite la aceptación

de la Póliza 19
20 Supervisor o Interventor. Elabora

el Acta de Liquidación del
Contrato
20
21 Supervisor o Interventor. Remite

la documentación
correspondiente para el
Personero Municipal para que 21
autorice el pago final del
Contrato.
FIN
INDICADOR: Total contratos supervisados / Total contratos a cargo * 100

TEMAS
JURIDICOS

Área Apoyo Jurídico
PROCESO: DERECHO DE PETICIÓN Código:
PROCEDIMIENTO: Derecho de Petición Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer el ajuste técnico, jurídico, competencias y responsabilidades que implican dar
respuesta a las personas que utilizan este mecanismo consagrado en la Constitución Política de Colombia.
SOPORTE LEGAL: Constitución Política de Colombia (art.23), Código Contencioso Administrativo, Ley 134 de 1994
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Solicitud escrita, Libro de Radicación de Correspondencia, Certificación de entrega o
envío, Respuesta al Derecho.
RESPONSABLE
Personero Municipal / Personeros

Recepcionista
Delegados
INICIO
1 Recepcionista. Recepciona la
correspondencia y Asigna el
número de radicado
1
2 Recepcionista. Revisa el
destinatario, clasifica y
diligencia el libro de radicación
de correspondencia recibida. 2
3 Personero Municipal o
Personeros Delegados. Revisa
y Proyecta la respuesta bajo los
parámetros jurídicos
correspondientes teniendo en
cuenta los términos
establecidos.
3
Verifica los asuntos técnicos
que revisten el desarrollo de la
respuesta y solicita la
colaboración al área
correspondiente.
A

PROCESO: DERECHO DE PETICIÓN Código:
PROCEDIMIENTO: Derecho De Petición Página: 2 de 2
RESPONSABLE
5 Personero Municipal O
Personeros Delegados. Revisa
los términos y solicitudes del 5
Derecho del Petición y proyecta
la respuesta concerniente a los
aspectos técnicos
Personero Municipal o 6
6 Personeros delegados. Revisa
congruencia y conveniencia de
la respuesta técnica.
7 Personero Municipal. Unifica los

7
dos componentes, proyecta y
remite
8 Personero Municipal. Revisa la 8

respuesta al Derecho, firma y
remite para su envío
9 Secretaria. Determina la forma 9

del envío y Radica en el libro de
correspondencia enviada.
10 Secretaria. Envía o entrega el

documento teniendo en cuenta
10
su destino.
FIN
INDICADOR: Derechos de petición diligenciados / Derechos de petición recibidos * 100.

PROCESO: ASESORIAS Código:
PROCEDIMIENTO: Asesoría Jurídica a la Comunidad Página: 1 de 1
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Brindar la asistencia necesaria a la comunidad en general en todo lo referente a la rigurosidad
y procedimiento técnico-jurídico que permita sobrellevar las diferentes situaciones que sobre la materia es necesario sortear.
SOPORTE LEGAL: Constitución Política de Colombia, Ley 134 de 1994
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Solicitud, Concepto.
RESPONSABLE
No ACTIVIDAD INTERESADO PERSONERIA MUNICIPAL

Miembro(s) de la
Comunidad
INICIO
1 Ciudadano. Solicita verbalmente

o por escrito la asesoría
1
correspondiente al tema que
necesite ser precisado.
2 Personero Municipal. Analiza la

solicitud y, de ser solicitada por 2
escrito, proyecta la respuesta.

Firma 3
4 Secretaria. Remite al destinatario.
FIN
INDICADOR: Asesorías jurídicas efectuadas / Solicitud de Asesorías jurídicas recibidas * 100.

CONTROL INERNO

Control Estratégico, de Gestión y Evaluación
PROCESO: SISTEMA DE CONTROL INTERNO Código:
PROCEDIMIENTO: Asesoría y Acompañamiento Gestión Institucional Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCESO: Velar por la continuidad y mejoramiento de los procesos administrativos asesorando al
Alcalde Municipal, sus Secretarios o Jefes de Dependencia, mediante la sugerencia de mejores practicas administrativas,
para el logro de los objetivos y metas institucionales.
SOPORTE LEGAL: Ley 87 de 1993, Decretos 1826 de 1994, 2145 de 1999 y 1537 de 2001
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Sugerencias, Programa de asesoría y actas de evaluación.
RESPONSABLE
Personero Municipal Encargado Control I.
INICIO
1 Personero Municipal. Establece

parámetros de asesoría y
seguimiento de la implementación y
1
desarrollo de la Gestión a
Desarrollar.
2 Encargado Control I. Coordina con

los responsables los preliminares de
2
implementación y seguimiento.
3 Personero Municipal / Encargado

Control I. Realizan reunión conjunta
con los funcionarios resaltando la 3 3’
importancia del seguimiento a la
gestión.
4 Personero Municipal. Acuerda

cronograma de trabajo. 5
5 Encargado Control I. Analiza la
información pertinente que soporta el
Plan de Trabajo. 5
Conjuntamente con el Encargado de
Control I. estudian con el o los
responsable de las tareas a 6 6’
desarrollar, las posibles alternativas
de solución.

PROCEDIMIENTO: Asesoría y Acompañamiento Gestión Institucional Página: 1 de 2
RESPONSABLE
Personero Municipal Encargado Control I. Secretaria
7 Encargado Control I. Establece las

acciones a seguir y los responsables 7
de su ejecución.
8 Encargado Control I. Elabora informe

preliminar. 8
9 Personero Municipal. Concreta con

el Encargo de Control I. Los alcances
del informe preliminar. 9
10 Encargado Control I. De conformidad

con el resultado de la reunión ajusta
el informe. 10
11 Encargado Control I. Contacta a los

responsables del área, para definir
las acciones a seguir. 11
12 Encargado Control I. Revisa los

avances según compromisos por
parte de los responsables de área y
evalúa efectividad de las acciones. 12
13 Personero Municipal. Revisa la

evaluación y mide el impacto de las
acciones sugeridas.
13
14 Secretaria. Elabora informe con las
conclusiones y nuevas
recomendaciones.
14
FIN
INDICADOR: Total asesoría y acompañamientos / Total solicitudes asesorías y acompañamientos * 100.

PROCEDIMIENTO: Elaboración informes entes externos. Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCESO: Dar cumplimiento a los requerimientos o solicitudes de los entes externos, de conformidad
con las normas legales.
SOPORTE LEGAL: Ley 87 de 1993, Decretos 1826 de 1994, 280 de 1996, 2145 de 1999, 2539 de 2000, 1537 de 2001,
188 de 2004, 1621 de 2006, Resolución 048 de 2004 Contaduría General de la Republica, Circular 05 del 2006, 01 de
2007, 03 de 2006.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Oficio solicitud o requerimiento, oficio remisorio, soportes.
RESPONSABLE
No. ACTIVIDAD ENTE EXTERNO PERSONERIA MUNICIPAL
Interesado. Personero Municipal Encargado Control I.
INICIO
1 Ente Externo. Solicita información 1

sobre aspectos específicos.
2 Personero Municipal. Estudia la

solicitud, e identifica la información
necesaria para ser remitida al 2
solicitante.
3 Encargado Control I. Prepara

comunicación a los funcionarios y/o
dependencia que se requieran, 3
solicitando información y fecha de
recibo.
4 Personero Municipal. Revisa y firma

las respectivas comunicaciones.
4
5 Encargado Control I. Recibe la
información solicitada de los
funcionarios.
6 Encargado Control I. Revisa la 5

información solicitada y prepara los
anexos que se requieran.
6

PROCEDIMIENTO: Elaboración informes entes externos. Página: 2 de 2
RESPONSABLE
No. ACTIVIDAD ENTE EXTERNO PERSONERIA MUNICIPAL
Interesado. Personero Municipal Encargado Control I.
7 Encargado Control I. Prepara el 7

informe solicitado por el ente
externo.
8 Jefe de Control Interno. Revisa el

informe aprueba o hace ajustes, 8
firma y envía.
9 Pro. Universitario. Envía el informe

con los respectivos anexos y se 9
archiva copia de lo actuado.
FIN
INDICADOR: Total informes externos remitidos / Total informes externos solicitados * 100.

PROCEDIMIENTO: Evaluación independiente Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCESO: Verificar la existencia, nivel de desarrollo y grado de efectividad del Control Interno.
SOPORTE LEGAL: Ley 87 de 1993, Decretos 2145 de 1999 y 1537 de 2001, Resolución 048 de 2004, Resolución
Orgánica 05544 de 2003.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Informe de evaluación.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Versión: 1.1
RESPONSABLE
INICIO
1 Personero Municipal. Establece Plan 1

de Trabajo.
2 Encargado de Control I. y Secretaria 2

Prepara los formatos para la
evaluación.
3 Encargado Control I. Recibe 3

información y establece cronograma
de trabajo.
4 Encargado Control I. Visita cada uno 4

de los funcionarios.
5 Encargado Control I, Tabula la

información.
5
preliminar con los resultados de la
evaluación.
6
7 Personero Municipal. Analiza
informe, y se prepara la presentación
de resultados para enviar a las
instituciones que le requieran. 7

PROCEDIMIENTO: Evaluación Independiente Página: 2 de 2
RESPONSABLE
8 Personero Municipal. Pasa el

informe sobre la evaluación
independiente a la Secretaria, si se 8
cuenta con Comité Coordinador,
este debe contar con la información.
9 Personero Municipal. Conforme con

los resultados establece seguimiento
9
a plan de mejoramiento institucional.
Personero Municipal. Teniendo en

10 cuenta el informe ajustado lo usa
para presentación informe ejecutivo
Departamento Administrativo de la
Función Pública y Entes de Control. 10
Secretario. Archiva copia del

11 informe.
11
FIN
INDICADOR: Total evaluaciones independiente desarrolladas / Total evaluaciones independiente proyectadas * 100.

MACROPROCESO: SISTEMA DE CONTROL INTERNO Código:
PROCESO: Evaluación y seguimiento MECI Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCESO: Evaluar los inconvenientes que se puedan presentar en el desarrollo e implementación del Modelo
Estándar de Control Interno – MECI.
SOPORTE LEGAL: Ley 87 de 1993, Decretos 2145 de 1999 y 1537 de 2001, 1599 de 2005, 2621 de 2006, Circular 02 de
2005, 03 de 2006, Resolución 142 de 2006.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Documento evaluación, Informe de Seguimiento y Evaluación, Observaciones y

Recomendaciones, Constancia Socializaciones.
RESPONSABLE
Personero Municipal Encargado Control I. Funcionarios
INICIO
1 Personero Municipal. Elabora Plan de

Trabajo.
1
2 Personero Municipal. Convoca al

Encargado Control I. y funcionarios en
general con el objeto de realizar 2 2’
seguimiento a las actividades de
implementación del MECI:
3 Encargado Control I, revisan los avances,

dificultades y necesidades con el objeto de
continuar con los ajustes y desarrollo del
3
Modelo.
4 Personero Municipal. Revisa la información

de la reunión y traza acciones de
mejoramiento. 4
5 Personero Municipal y Encargado Control I.

Realizan con su equipo de trabajo,
jornadas de socialización y capacitación a
los funcionarios al servicio de la 5 5’
Personería.
6 Encargado Control I. Conforme a

directrices del Personero Municipal, hace 6
seguimiento a la gestión que desarrolle el
personal respecto del MECI.
FIN
INDICADOR: Total evaluaciones y seguimientos al MECI desarrolladas / Total evaluaciones y seguimientosproyectadas * 100.

PROCEDIMIENTO: Fomento cultura autocontrol Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCESO: Proponer herramientas e instrumentos orientados a sensibilizar e interiorizar el ejercicio y
cultura del autocontrol y auto evaluación como rutina de mejoramiento.
SOPORTE LEGAL: Ley 87 de 1993, Ley 489 de 1998, Decretos 2145 de 1999.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Diseño estrategia, Metodología, Cronograma de actividades. Informes de

evaluación Sistema de Control Interno, Formatos de Evaluación, Encuestas, Informe final.
RESPONSABLE
INICIO
1 Encargado Control I. Diseña

1
estrategias, metodologías y
cronograma de actividades para
diagnosticar el estado de la cultura
del autocontrol.
2 Encargado Control I. Conforme a

directrices del Personero Municipal,
define el equipo de trabajo, que 2
estará a cargo de efectuar las
evaluaciones del estado de avance
de la cultura del autocontrol.
3 Encargado Control I. Analiza los

informes de evaluación del Sistema 3
de Control Interno y demás
información laboral.
4 Secretaria. Elabora papeles de

trabajo e instrumentos necesarios 4
para la evaluación.
5 Encargado Control I. Aplica

encuestas y/o entrevistas para
evaluación cultura autocontrol. 5

PROCEDIMIENTO: Fomento cultura autocontrol Página: 2 de 2
RESPONSABLE
6 Encargado Control I. Con equipo de 6

trabajo, tabulan los resultados
obtenidos.

con observaciones y
7
recomendaciones.

informe y define su entrega para
8
fortalecer la cultura del autocontrol.
9 Personero Municipal y Encargo

Control I. Elaboran cronograma de
actividades a desarrollar. 9
10 Encargado Control I. y Funcionarios.
Ejecutan actividades para generar
cultura autocontrol. 10
11 Encargado Control I. Elabora
encuesta para medir el grado de
efectividad de las medidas
adoptadas. 11

aprueba el respectivo informe sobre
la cultura del autocontrol
12
FIN
INDICADOR: Total acciones fomento cultura autocontrol desarrolladas / Total acciones fomento cultura autocontrol
proyectadas * 100.

PROCECEDIMIENTO: Asesoría Operacionalización Comité de Coordinación C.I. Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCESO: Diseñar las estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control
Interno.
SOPORTE LEGAL: Ley 87 de 1993, Ley 489 de 1997, 678 de 2001, Decretos 1826 de 1994, 2145 de 1999, 2539 de
2000, 1214 de 2000, 2097 de 2002 y 188 de 2004, Resolución 850 de 2000, 203 de 2003 DAFP.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Plan de Trabajo, Cronograma, Información áreas, Consolidado Información,
Informe Comité Coordinador, Acta de Reunión, Compromisos adquiridos, Informe de Seguimiento.
RESPONSABLE
DEPENDENCIAS /
No. ACTIVIDAD PERSONERIA MUNICIPAL COMITÉ
COORDINADOR
Prof. Universitario
Designado / Comité
INICIO
1 Personero Municipal. Revisa la 1

normatividad vigente.
2 Personero Municipal. Elabora Plan

de trabajo y cronograma de 2
actividades.
3 Encargado Control I. Solicita

información a cada una de las áreas
administrativas que conforman el 3
Comité Coordinador de Control
Interno.
4 Encargado Control I. Envía la

información solicitada, a través del
representante del equipo MECI. 4
Conjuntamente con el Encargado
Control i, realiza reunión con los
funcionarios contactados en cada 5
área.
6 Encargado Control i. Consolida la

información.
6

PROCEDIMIENTO: Operacionalización Comité de Coordinación C.I. Página: 2 de 2
RESPONSABLE
DEPENDENCIAS /COMITÉ
COORDINADOR
Prof. Universitario
Designado / Comité

presentación de la información al 8
Comité Coordinador.
8 Comité Coordinador. Revisa y

efectúa observaciones y 9
recomendaciones.
9 Personero Municipal. Levanta acta

de la reunión. 10
10 Encargado Control i. Realiza

seguimiento a los compromisos
adquiridos. 11
11 Encargado Control I. Presenta

informe al Personero Municipal sobre
el avance.
12
NOTA: El Comité Coordinador de
Control Interno, se implementara
conforme al número de funcionarios
FIN
al Servicio de la Personería
Municipal.
INDICADOR: Total reuniones Comité Coordinador de Control Interno realizadas / Total reuniones Comité Coordinador
de Control Interno programadas * 100.

PROCEDIMIENTO: Realización de Auditorias Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCESO: Realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades,
operaciones y resultados de las diferentes Secretarías, Oficinas o Dependencias de la Administración Municipal.
SOPORTE LEGAL: Ley 87 de 1993, Decretos 1826 de 1994 y 1537 de 2001. y Normas de Auditoria Generalmente
Aceptadas.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Oficio solicitud o requerimiento, oficio remisorio, soportes.
RESPONSABLE

Funcionario
Responsable
INICIO
1 Personero Municipal. Delega al

Encargado Control I. Elaborar 1
programa de Auditoria a las
diferentes áreas administrativas de la
2 Encargado Control I. Analiza los

antecedentes, procesos, actividades
y operaciones de cada área, para 2
programar la respectiva auditoria.
3 Encargado Control I Prepara y

diseña cuestionarios para la
realización de entrevistas, con el
personal del área. 3
4 Encargado Control I. Realiza las

respectivas visitas, recolecta
información o evidencias del área o
procesos auditados. 4
5 Encargado Control I. Analiza el grado

de cumplimiento del área, objetivos y
procesos auditados. 5

PROCESO: Realización de Auditorias Página: 2 de 2
RESPONSABLE

Funcionario
Responsable
6 Encargado Control I. Se prepara 6

informe con los hallazgos
encontrados.

informe de hallazgos y prepara
reunión con los responsables del 7
área auditada y el Secretario, Jefe o
coordinador de la misma.

reunión con los responsables del
área auditada y el Secretario, Jefe o 8
Coordinador de la misma.
9 Funcionario Encargado. Prepara

plan de mejoramiento sobre los
hallazgos encontrados. 9
10 Personero Municipal. Recibe los
Planes Internos de Mejoramiento,
para su seguimiento y aprobación.
10
FIN
INDICADOR: Total auditorias Control Interno realizadas / Total auditorias Control Interno programadas * 100.

PROCESO: Reporte informe ejecutivo SCI. Página: 1 de 2
OBJETIVO DEL PROCESO: Evaluar los eventos negativos tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir
el logro de los objetivos Institucionales.
SOPORTE LEGAL: Ley 87 de 1993, Ley 489 de 1997, Decretos 2145 de 1999, 1537 de 2001, 1599 de 2005, 2821 de
2006, 1826 de 1994, 2539 de 2000 modifica parcialmente el decreto 2145 de 1999, Circular 01 de 2001, 03 de 2006 y la
05 de 2006.
BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Plan de Trabajo, Oficios, Encuesta, Informe, Copia informe ejecutivo.
RESPONSABLE
Personero Municipal Encargado Control I. Funcionarios Designados
INICIO
1 Personero Municipal. Elabora Plan

de Trabajo y asigna responsables. 1
2 Encargado Control I. Envía oficio a

cada área con el listado de los
funcionarios que deben desarrollar 2
encuesta vía Web. (Incluyendo
responsable MECI).
3 Encargado Control I. Revisa

evolución del personal que realiza la 3
encuesta.
4 Encargado Control I. Informa al

Personero Municipal sobre el avance
e inconvenientes presentados en el
desarrollo y diligenciamiento informe. 4
Personero Municipal. Analiza la

5 información y cita a los funcionarios
que en los plazos establecidos no
han diligenciado la respectiva
encuesta en la página Web.
5
Funcionarios citados diligencian
6 formato directamente área Control
Interno.
6

PROCESO: Reporte informe ejecutivo SCI Página: 2 de 2
RESPONSABLE
Personero Municipal Encargado Control I. Funcionario Designado
7 Encargado Control I. Consolida

información y genera vía página 7
Web, los resultados sobre avance y
desarrollo SCI.
8 Encargado Control I. Genera e

imprime copia de los resultados 8
generados en el sistema.
9 Personero Municipal y Encargado

Control I. Hacen la evaluación de
Gestión Institucional. Encargado
9
realiza Informe Gerencial.
10 Encargado Control I. Revisa los

resultados y con base en los mismos
prepara informe ejecutivo. 10
11 Encargado Control I. Sube a la

página Web el informe ejecutivo e
informa al Personero Municipal, para
que valide la información vía página
11
Web.
12 Encargado Control I. Imprime

informe ejecutivo remitido y archiva.
12
FIN
INDICADOR: Total informes ejecutivos desarrollo SCI presentados / Total informes ejecutivos desarrollo SCI
proyectados * 100.

Dado en el Municipio de Funza Cundinamarca, el día ___ (_) de ___ de dos mil
dieciocho (2018).
BRYAN A. AMAYA SANCHEZ

PERSONERO MUNICIPAL DE FUNZA


Manual de Procesos FUNZA

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RESOLUCION ADMINISTRATIVA No 0___

(_____ DE__ DE 2018)

“POR LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE PROCESOS Y

Que la Constitución Política en sus artículos 83 y 84 establecen el principio de buena

Que la Personería Municipal de Funza, Cundinamarca, es una entidad de control

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Que el manual de procesos y procedimientos le permite contar a la entidad con un

Que la estandarización de los procedimientos institucionales, dentro de parámetros

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Que en merito a lo expuesto.

ARTÍCULO PRIMERO: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.

Las organizaciones públicas han tomado conciencia de iniciar sus actividades y

Dentro de los cambios que actualmente se vienen implementando esta la adopción

ARTICULO QUINTO. VISIÓN: La Personería en el año 2019 será reconocida por

ARTICULO SEXTO. MODIFICACIONES Y/O ACTUALIZACIONES. El presente

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Cuando se realicen modificaciones al manual de procesos que están descritos en

El manual permitirá el intercambio de hojas, en razón de sus modificaciones, ajustes

Como procedimiento en la actualización o modificación se deben tomar las

Ejemplo: Si el proceso a modificar o remplazar bajo las páginas 64, 65 y 66, y el

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Ejemplo: Si el proceso a modificar o remplazar bajo las páginas 64, 65 y 66, no

En el desarrollo de las respectivas actualizaciones o modificaciones se diligenciará

FECHA PROCESO DE LA ACTUALIZACIÓN

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Nota: Para garantizar la historia de los procesos, la Personería Municipal, responderá

ARTICULO OCTAVO. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN. La actualización

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ARTÍCULO NOVENO. FORMATO DE DESCRIPCION DE PROCESOS. En la

a. Hoja con logotipo y escudo en el cual se identifica la Personería Municipal de

b. Nombre del área administrativa que lo origina, si la hubiere.

c. Nombre del proceso, en el cual se determina el conjunto de actividades que se

d. Nombre del procedimiento, el cual nos determina el conjunto o sucesión de

e. Código, es la codificación alfanumérica asignada a cada procedimiento con el

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FORMATO DE DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE:

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 1.0

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Los símbolos que se describen son los normalmente utilizados en el presente

INICIO O TERMINO: Indica el inicio o el fin del proceso.

ACTIVIDAD: Representa las actividades que se desarrollan en el

PUNTO DE CONTROL: Lugar o sitio inmerso en el proceso que permite

DOCUMENTO: Representa un documento que se utiliza o se genera

MULTIDOCUMENTO: Representa varios documentos del proceso.

DECISIÓN: Indica el punto en el procedimiento en donde se debe

CONECTOR DENTRO DE LA PAGINA: Representa una conexión o

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ARCHIVO: Representa algún archivo que debe ser archivado en la

CONECTOR: enlaza y direcciona las actividades del proceso.

ARTICULO DECIMO PRIMERO. DESARROLLO DEL TRABAJO DE CAMPO. Se

Con tal objetivo previamente se desarrolló una socialización y capacitación sobre el

Calle 11 No 15-45/65 Barrio La Chaguya -Funza (Cundinamarca)

 Es importante resaltar que tanto el análisis a los objetivos y acciones de la

 Finalmente, se destaca que desde el punto de vista metodológico la aplicación

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PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Código:

PROCEDIMIENTO: Planificación de la Gestión Página: 1 de 1

BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE: Actas de direccionamiento estratégico.

(___ DE DE 2018)