CAPÍTULO 6

COSTO DE MATERIALES

ÍNDICE

1. GENERALIDADES
1.1 Precio de adquisición
1.2 Abundancia y escasez
1.3 Fluctuación

2. TRANSPORTE, CARGA Y DESCARGA DE MATERIAL

2.1 Derechos y regalías
2.2 Almacenamiento de materiales
2.3 Riesgos
2.4 El IVA en los costos de materiales

3. EJEMPLO

4. PROCESO DE PROCURACIÓN
4.1 Gestión del contrato
4.2 Organización necesaria
4.3 El ciclo de adquisiciones
4.4 Contrato primario o principal
4.5 Orden de compra o pedido
4.6 Subcontrato
4.7 Acuerdos y arrendamientos
4.8 Requisiciones
4.9 Solicitudes de cotización

5. COMPRA DE MATERIALES Y EQUIPO

5.1 Compras de campo

6. TEORÍA DE INVENTARIOS
6.1 Componentes de costos

7. CONTROL DE MATERIALES
7.1 Administración de recursos físicos
7.2 Áreas de almacenamiento y bodegas
7.3 Catálogo de almacén
7.4 Entradas de almacén
7.5 Salidas de almacén
7.6 Artículos de consignación
7.7 Integración de Kardex
7.8 Inventarios físicos

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 CAPÍTULO 6

COSTO DE MATERIALES

1. GENERALIDADES

Es requisito indispensable del Ingeniero constructor el conocer ampliamente los

materiales en todos sus aspectos. Este conocimiento le será de enorme utilidad
para seleccionar los materiales óptimos, adecuados a las condiciones de
trabajo y de acuerdo con sus especificaciones, composición, resistencia,
calidad, etc., así como las limitaciones económicas.

1.1 Precio de adquisición.

El precio del material que se toma como base para integrar el precio unitario de
un concepto, es el "Costo del material en obra", el cual está integrado por el
precio de adquisición en fábrica (lugar de origen), más el costo de transporte
incluyendo carga y descarga, más los desperdicios tanto en la transportación y
maniobras como en su utilización.

Existe gran variedad de precios de adquisición de un mismo tipo de material en

base a su calidad (por ejemplo block de concreto con distintas calidades debido
a su diferente composición o proceso de fabricación), también depende de la
cercanía del consumidor con respecto a la fuente de origen del material, ya que
en determinados casos es más conveniente fabricar el material en obra que
traerlo desde lugares muy lejanos.

El precio también varía con el

volumen del consumo ya que si es
muy grande se obtendrán mejores
precios y condiciones de pago, las
cuales nos determinan que comprar y
cuando comprar.

1.2 abundancia y escasez

La abundancia y la escasez dependen directamente de la demanda en el

mercado.

Un material puede ser escaso porque la demanda sea muy elevada o muy
ocasional (no conviene en general usar materiales "raros"), es muy conveniente
siempre utilizar materiales de la región.

Un material puede ser abundante o escaso en determinado lugar dependiendo

de la abundancia o escasez de la materia prima o ingredientes que la
compongan.

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Aunque en las obras de construcción pesada se suelen fabricar u obtener los
materiales en el sitio (Rocas, grava, arena, suelos) deberán cuidarse también la
casi totalidad de los aspectos que aquí se tratan para los materiales que se
adquieran.

1.3 Fluctuación

Es evidente que existe en el mercado la fluctuación, tanto del precio de

adquisición como de la disponibilidad misma de un material.

Puede suceder que la fluctuación de precio se deba a la propia existencia del

material y ésta a su vez puede fluctuar por diversas causas: Condiciones
climáticas, problemas laborales que afectan la producción, escasez periódica
de materia prima, entre otros.

El precio fluctúa generalmente con las variaciones de la oferta y la demanda.

Podemos citar como ejemplo de lo anterior, los siguientes casos:

1. Debido a la época de lluvia, el mercado de tabique recocido presenta la

siguiente secuela: Por dificultades de secado, se alarga el proceso productivo y
se incrementa el costo unitario de producción. Al disminuir la oferta de tabique
en el mercado, mientras continúa la demanda por los consumidores, se
incrementa el precio de adquisición, tanto por el incremento en el costo de
producción, como por el desequilibrio entre la oferta y la demanda. Esto,
además origina pérdida de calidad aunada a la dificultad de conseguir buen
material.

2. Por el incremento en el volumen de construcciones en un periodo

determinado hay aumento en el consumo de cemento lo que origina su
escasez en el mercado, incrementándose la demanda y el precio de
adquisición.

3. El precio de adquisición puede incrementarse por una escasez ficticia

provocada por los fabricantes, lo cual incrementa la demanda del material.

4. Los acaparadores de materiales aprovechan las épocas de escasez para

vender los materiales que sólo ellos poseen a precios extraordinarios,
estableciendo el llamado "Mercado Negro".

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2. TRANSPORTE, CARGA Y DESCARGA DE MATERIAL

El monto del costo de las operaciones de carga, descarga y transportación

dependen primordialmente de la distancia de la fuente de consumo de material
y de los procedimientos que se sigan para la carga y descarga del mismo.

El costo debe integrarse al precio de adquisición para obtener el costo del

material en obra.

El costo del flete puede estar dentro del precio de venta del fabricante cuando
este es "precio de material puesto en obra" o puede ser cargado al consumidor
por separado mediante ciertas tarifas, que pueden estar basadas en
volúmenes, peso o número de piezas por kilómetro o bien por "flete cerrado",
como es el caso de materiales de naturaleza delicada o de difícil transportación
tales como elementos de concreto presforzado, transformadores, etc.

Existe transportación externa (de la fuente de producción al sitio de la obra), y

transportación interna o local. El suministro de materiales a la obra puede
hacerse por medio de ferrocarril, camiones y camionetas, y verticalmente con
malacates, grúas, torres elevadoras y cangilones.

Debe tenerse en cuenta para efectos de determinar el costo de material en

obra el efecto que en el mismo pueden tener los desperdicios en todas estas
etapas de transportación. Estos desperdicios se expresan como un porcentaje
del costo del material; se determinan por experiencias anteriores al análisis
directo de las condiciones particulares de transportación y dependen
fundamentalmente del tipo de material, del tipo de transporte y de las
condiciones en que deban realizarse las operaciones de carga, descarga y
transportación.

2.1 Derechos y regalías

Ocasionalmente y por diversas circunstancias, el costo de un material se ve

afectado del pago de ciertos derechos y regalías, como pueden ser: Derechos
de importación, derecho de pago y regalías de explotación.

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Así por ejemplo habrá que pagar los derechos de importación correspondientes
por la utilización de materiales del extranjero, como en el caso de Mármoles y
Aceros Especiales. En el caso de querer explotar y extraer cierto tipo de
material localizado en una propiedad privada, habrá de pagar "regalías de
explotación" al propietario de dicho predio.

Generalmente el monto de los derechos y regalías está regido por normas o

lineamientos legales

2.2 Almacenamiento de materiales

El costo que origina el concepto "almacenamiento de materiales" debe

aplicarse a los costos indirectos, y dentro de ellos, específicamente al aspecto
"administración de obra" y no ser aplicado al costo del material ya que, el costo
en sí, de almacenes o bodegas, tanto en el caso de que alberguen varios
materiales o inclusive en el caso de almacenar uno solo, tendría que
prorratearse entre todos éstos o afectar a todos los conceptos en que éste o
éstos materiales sean utilizados, lo cual además de muy laborioso, sería
impráctico o inexacto.

Sin embargo cabe mencionar, que podría darse el caso en que por
circunstancias especiales fuese conveniente considerar el costo de
almacenamiento incluido dentro del costo del material. Ejemplo de lo anterior
sería el almacenamiento transitorio e intermedio entre dos etapas de
transportación de ferrocarril o de puerto, en la que el material deba ser
almacenado, mientras es transportado en camión al sitio de la obra. Otro
ejemplo es el de una fosa para asfalto cuyo costo total debe afectar al costo
directo del mismo.

No debemos olvidar que hay ciertos materiales que requieren para su

conservación y correcta utilización condiciones especiales de almacenamiento,
adquiriendo este aspecto importancia capital en estos casos. Ejemplo típico de
estos materiales lo constituyen el cemento y la dinamita.

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2.3 Riesgos

Los diversos materiales que se emplean en una obra están sujetos a distintos
riesgos durante las diferentes etapas, desde su transportación hasta su
utilización. El riesgo generalmente se traduce en un mayor desperdicio que el
normal considerando las condiciones de empleo de un material.

Los riesgos pueden ser clasificados en dos grupos: Normales y Extraordinarios.

Los Riesgos Normales, se reflejan en un desperdicio del material considerado

aceptable y se expresa como un porcentaje del costo del material y de las
condiciones de su utilización. Afectan directamente al costo del mismo.

Los Riesgos Extraordinarios se traducen en un desperdicio mayor que el

considerado como normal como puede ser la pérdida total o parcial o el
deterioro de un material. Son cubiertos generalmente por seguros específicos
cuyo costo debe ser cargado directamente al costo del material. Uno de los
ejemplos más comunes de este tipo de seguro lo constituye el seguro de
transportación.

2.4 El I.V.A. en los Costos de Materiales

En la integración del costo directo por concepto de materiales no se incluyen

los importes acumulados por pago de IVA en las diferentes etapas de dicha
integración (adquisición, fletes, manejos, almacenamientos,).

El importe del IVA pagado por el constructor a sus prestadores de servicios se

maneja contablemente en cuentas especiales que registran: IVA pagado (por
acreditar), IVA trasladado al cliente (adicional al precio unitario pero no
integrado a él), e IVA enterado a Secretaría de Hacienda y Crédito Público, que
viene siendo la diferencia entre el IVA pagado y el IVA trasladado al cliente.

En México, la Construcción de casa Habitación se encuentra exenta de IVA

(Art. 9-II de la Ley del IVA).

En los casos de construcción de obras de este tipo, el IVA sí se integra al

costo.

En los casos de construcción pesada, además del precio unitario y el total del
presupuesto, siempre deberá anotarse el I.V.A

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Es importante tener siempre presente en la elaboración de precios unitarios
que el costo de un material no es solamente aquel que nos cotiza un
determinado proveedor sino que involucra toda una serie de costos adicionales
que si se olvidan se pueden traducir en grandes pérdidas.

A continuación se presenta un ejemplo para la integración del costo directo de

un material.

3. EJEMPLO

Determinar el costo por tonelada de cemento que deberá considerarse para la

integración de costos para el envío mensual en los siguientes frentes de una
presa: vertedor de excedencias (4,000 ton/mes), túneles de desvío (3,000
ton/mes) y obra de toma (2,500 ton/mes), contando con los siguientes datos:

Estas demandas se determinaron por las especificaciones propias de la obra

que señalan que debe tenerse una provisión de material suficiente para un mes
para evitar cualquier problema de escasez o desabasto.

La compañía cuenta con un almacén destinado exclusivamente para el

cemento cuyo costo de operación es de 1,000 UM/día y está ubicado a una
distancia de 10 Km de la presa y a 25 Km de la estación de ferrocarril más
próxima.

Se recurrió a una fábrica que suministra el cemento a un precio de 1,700

UM/ton, el cual incluye la transportación hasta la estación de ferrocarril antes
mencionada, donde se recibe el material en un almacén cuya renta es de 10
UM/ton.día.

Para el transporte local del cemento se cuenta con 4 camiones con capacidad
de 30 ton y 4 más con capacidad de 8 ton, cuyos costos horarios son de 750
UM/hr y 300 UM/hr respectivamente.

Las operaciones de carga y descarga serán realizadas directamente desde las

tolvas de almacenamiento por lo cual sólo se considera por obra de mano a un
operador de las tolvas, cuyo salario esta incluido en el costo de
almacenamiento.

SOLUCIÓN:

Demanda bruta = 4,000 + 3,000 + 2,500 = 9,500 ton/mes

Considerando desperdicios por carga y descarga de 1% por cada movimiento,

tenemos:

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 Desperdicio en almacén de la estación = 2%

Desperdicio en almacén general = 2%

Desperdicio de 1% en cada frente = 3%

Desperdicio total = 7%

Por lo tanto el pedido de cemento total= 9,500 * 1.07 = 10,165 ton/mes

Costo bruto del cemento = 10,165 * 1,700 = 17’280,500 UM

Para reducir el costo por almacenamiento en la estación se debe transportar

todo el material al almacén propiedad de la compañía utilizando la flotilla de
camiones a toda su capacidad, para lo cual se obtienen sus rendimientos de la
manera mas aproximada posible. Una vez que se han calculado los
rendimientos se deban considerar los tiempos muertos y la eficiencia con que
trabajará el equipo, para fines del ejemplo éstos serán los datos:

Rendimiento para camión de 30 ton = 40 ton/hr

Rendimiento para camión de 8 ton = 12 ton/hr

Rendimiento de la flotilla 4 * 40 + 4 * 12 = 208 ton/hr. Trabajando 18 hrs/día en

promedio el rendimiento es 208 * 18 = 3,744 ton/día.

Para determinar el número de días que necesita trabajar la flotilla se realiza la

siguiente operación:

(10,165/3,744) = 2.71 días, es decir, 2.71 * 18 hrs/día = 48.78 = 49 hrs.

Ahora ya podemos considerar en cuanto se incrementa el costo por el

almacenamiento en la estación.

El 1er día: 10,165 ton * 1 día * 10 UM/ton día = 101,650 UM

El 2º día: (10,165 - 3744)* 1 día *10 UM/ton día = 64,210 UM

El 3er día: (6 421 - 3,744)*1 día * 10 UM/ton día = 26,770 UM

Por lo tanto el costo por almacenamiento en estación es:

101,650 + 64,210 + 26,770 = 192,630 UM

El costo de transporte al almacén general

(49 hr * 350 UM/hr * 4) + (49 hr * 140 UM/hr * 3) = 89,180 UM.

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Ahora se debe determinar el costo del transporte del almacén general de la
obra a los diferentes frentes y el costo de almacenamiento. Derivado del
programa de construcción se obtiene la demanda diaria como sigue:

4000 ton / mes

Demanda en el vertedor = 160 ton / día
25 días / mes
3000 ton / mes
Demanda en túneles = 120 ton / día
25 días / mes

Demanda en obra de toma 2500 ton / mes = 100 ton / día

25 días / mes

Demanda Diaria Total = 380 ton/día

Es decir se tienen que transportar a los diferentes frentes 380 ton/día en un

lapso máximo de 2 hrs, con el fin de que las plantas cuenten con el cemento
para la fabricación del concreto antes de iniciar las labores del día.

Debido a que la distancia y las condiciones del camino cambian, se deben

volver a obtener los rendimientos de los camiones disponibles; supongamos:

Rendimiento para camión de 30 ton = 60 ton/hr

Rendimiento para camión de 8 ton = 25 ton/hr

Si consideramos una flotilla compuesta por 2 camiones del 1er grupo y 4

camiones del 2º grupo se tiene:

2 * 2 hr * 60 ton/hr + 4 * 2 hr * 25 ton/hr = 440 ton.

Que cubren el requerimiento diario en el tiempo especificado ya que si a un

mes de 25 días de trabajo le restamos 2.71 (3.00 días) que se toman los
camiones transportando el cemento de la estación ferroviaria a la obra, nos
quedan 22 días.- Necesitamos 380 ton/día x 25 días = 9500 tons y podemos
cubrir 22 días x 440 ton/día = 9680 tons. Un poco mas de lo necesario

Una vez conocido lo anterior podemos determinar el costo de este transporte al

día 2 * 2 hr * 750 UM/hr + 4 * 2 hr * 300 UM/hr = 5,400 UM y el costo por mes
es 5,400 UM/día * 25 días/mes = 135,000 UM.

El costo del almacenaje es 1,000 UM/día * 30 días/mes = 30,000 UM. .

En este último concepto se manejan 30 días/mes debido a que el

almacenamiento también se realiza en domingos.

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Por otra parte, si los camiones tienen tiempos muertos u ociosos, habría que
hacer la siguiente consideración:

Movimiento de materiales en general (acero, madera, etc,) 100%

Movimiento de cemento 18%

Horas ociosas al mes de todos los camiones 120

Imputables al cemento (120 x 0.18) 21.6 horas

Costo horario camión 30 tons. ocioso 210 UM/hora

Costo horario camión 8 tons ocioso 95 UM/hora

Cargo al cemento= (4 x 21.6 x 210) + (4 x 21.6 x 95 ) = 26,352 UM

Así el costo del cemento puesto en plantas en la obra es de:

Costo Bruto 17’280,500 UM

Costo del 1er almacenaje 192,630 UM
Costo por el 1er transporte 89,180 UM
Costo del el 2º transporte 135,000 UM
Costo por el 2º almacenaje 30,000 UM
Costo camiones ociosos 26,352 UM
TOTAL 17’753,662 UM

Por lo tanto el costo total por tonelada que deberá considerarse para el
cemento será:

17’753,662/ 9500 = 1,869 UM/ton

Costo en fabrica 1,700.00 UM/ton

(Incremento = 1,869 / 1700.00 = 1.09)

9 % que es una cifra respetable respecto al valor de adquisición.

10
4.- PROCESO DE PROCURACIÓN. (ADQUISICIONES DEL PROYECTO)

En un sentido amplio, las adquisiciones y las actividades relacionadas con ellas

ocurren durante todas las fases de un proyecto. El hecho de recurrir a
productos tanto de bienes manufacturados como de materia prima y también,
considerando el uso de bases nacionales e internacionales de licitación,
presentan un reto a los profesionales experimentados de la industria de la
construcción.

En un proyecto tradicional se tienen prácticas de adquisición que difieren

significativamente de las de diseño - construcción o paquete “llave en mano” de
empresas nacionales e internacionales involucradas en la fase de un programa
de construcción; sin embargo, ciertos principios básicos son comunes a cada
planteamiento general sobre las adquisiciones en construcción.

En esta parte se explica la práctica general de la industria y se muestra como

las adquisiciones y las actividades relacionadas con las adquisiciones tienen
interfase con otras actividades y control del proyecto a través de su ciclo de
vida.

4.1 Gestión del contrato

La gestión del contrato de suministros debe garantizar que el trabajo se

efectuará de acuerdo con las normas, especificaciones y condiciones
establecidas en éste, además de que los pagos se efectúen en la forma como
se indica en él

Las actividades incluidas para lograr este propósito son:

a) Documentación de inspecciones, cambios, modificaciones, garantías, pagos,

supervisión y otros eventos que afecten el comportamiento de la obra.

b) Coordinación del staff involucrado en la realización del contrato: ingeniería,

legal, administrativa, financiera y directiva.

c) Gestión de políticas y procedimientos que incluyen el mantenimiento de la

siguiente información de avance en la forma requerida:

11
 Programa de la fabricación o producción

Reporte mensual del avance de producción

Reporte de recepción e inspección de materiales

Reporte financiero

Red CPM o PERT

d) Terminación y cierre. Cuando el trabajo es aceptado y se hacen los pagos

correspondientes se termina el ciclo de abastecimiento, debiendo previamente
cumplir con ciertas actividades como:

Embalaje

Transporte

Recibo - almacenamiento

Montaje

e) Pruebas (aceptación, comportamiento). Al término de la obra, se realizan

todas las pruebas necesarias de todos los sistemas para la aceptación final.

Para la realización de las funciones de abastecimientos o adquisiciones se

requiere la utilización de procedimientos y documentos que guíen y soporten a
dichas funciones. Estos documentos y procedimientos incluyen principalmente
los siguientes:

Requisiciones

Autorización de compra o Cuadro Comparativo de costos y calidad

Pedido

Contrato

Permiso de Importación

Estado de suministros e importaciones

4.2 Organización necesaria

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La organización de abastecimientos o adquisiciones debe estructurarse en tal
forma que cumpla eficientemente con las siguientes funciones para lograr sus
objetivos:

Abastecimientos de proyectos

Compras

Convenios de servicios

Expeditación

Tráfico, importaciones y exportaciones

Negociaciones

Mercadotecnia de abastecimiento.

Abastecimiento de Proyectos

Abastecimiento de proyectos: Realiza la función de recepción de requisiciones,

enrutamiento y control, así como la coordinación de las actividades de
abastecimiento para el proyecto para asegurar el suministro de materiales,
equipo, servicios y refacciones con la oportunidad, costo y calidad que se
requiere

Compras

Compras: Es el área que tiene a su cargo la labor de solicitar cotizaciones,

negociar las adquisiciones y adquirir los bienes que los proyectos requieren al
costo, tiempo, localización, calidad y financiamiento adecuado.

Convenios de servicio

Los convenios de servicio tienen a su cargo la labor de solicitar cotizaciones,

negociar la adquisición de servicios y colocar contratos por los servicios
requeridos, cuyo producto terminado es el suministro de los servicios que los
proyectos requieren con costo, tiempo de ejecución, localización, calidad y
financiamiento adecuado.

Mercadotecnia de abastecimiento

La mercadotecnia de abastecimiento realiza la función de captación, validación

y presentación de la información clave para la planeación, control y toma de
decisiones en el abastecimiento.

Su trabajo está enfocado a la creación de estrategias para asegurar el

abastecimiento de insumos y medios de transporte en el mediano y largo plazo,

13
así como el establecimiento de sistemas de control de inventarios que permitan
optimizar el capital en trabajo y que garanticen el buen funcionamiento de los
proyectos.

4.3 El ciclo de adquisiciones

Las adquisiciones de materiales van desde simples compras de provisiones en

el momento que se necesitan, como las que se pueden ir a comprar a la
ferretería como tableros y cajas de clavos hasta las de diseño mayor,
manufacturados en planta y con procedimientos especiales de embarque como
los requeridos para una caldera o una turbina de potencia.

En general, el ciclo involucra todas o algunas de las siguientes etapas.

1. Identificación o reconocimiento de la necesidad durante el diseño del

proyecto

2. Determinación de las características de diseño requeridas para realizar la

función deseada.

3. Cuantificación de los elementos necesarios y preparación de las

especificaciones de compra.

4. Emisión y procesamiento de la requisición interna.

5. Solicitud de propuestas o cotizaciones.

14
6. Recepción y evaluación de propuestas.

7. Emisión de orden de compra, subcontratos o renta.

8. Preparación del vendedor o subcontratistas y sometimiento de planos de

taller o muestras para evaluación

9. Revisión y aprobación de planos de taller por el contratista y el diseñador del

propietario.

10. Fabricación por el vendedor o subcontratista.

11. Rastreo y expeditación.

12. Embarque y tráfico.

13. Envío e inspección.

14. Almacenamiento y manejo en el sitio antes del uso.

15. Operaciones de fabricación en el sitio.

16. Instalaciones y prueba en las áreas de construcción.

17. Aceptación o rechazo del propietario, garantías, correcciones y otros

seguimientos.

No todas estas etapas se requieren para todos los tipos de materiales. Por
ejemplo, un contratista puede tener una orden de compra abierta para un
proveedor de mezclas de concreto y el superintendente de concreto
simplemente telefonea las especificaciones, cantidad y requerimientos de envío
la tarde anterior al día del colado y en la mañana siguiente el concreto se
revuelve, se carga y se envía, se hacen los cilindros de prueba pero no hay
fabricación en el sitio. El proceso se realiza en menos de un día.

4.4 Contrato primario o principal

El contrato primario o principal, es el concedido por el propietario a un

contratista que a su vez es responsable de realizar el trabajo de acuerdo a las
normas y especificaciones señaladas en el mismo.

Bajo el método tradicional de un contrato - único, por lo general solo se

adjudica un contrato primario por el propietario a un contratista primario.

Con los planteamientos de contratos - múltiples, el propietario puede adjudicar

varios contratos primarios.

15
4.5 Orden de compra o pedido

Una orden de compra, es una forma corta de contrato emitida para la

adquisición de materiales, equipo permanente y suministros.

También puede usarse para ciertos servicios profesionales como topografía o

pruebas de laboratorio para concretos y suelos.

4.6 Subcontrato

Un subcontrato es una forma de contrato simple para adquisiciones de trabajos

y servicios a realizarse por otras personas o empresas diferentes al contratista
principal en el sitio de construcción. El subcontratista puede llegar a ser
responsable ante el contratista general de algunos o todos los suministros del
contrato primario.

Bajo el manejo profesional de la construcción, el superintendente puede, como

agente del propietario, adjudicar subcontratos para diferentes trabajos en la
obra.

4.7 Acuerdos y arrendamientos

Acuerdos y arrendamientos son formas de contratos usadas con frecuencia

para la adquisición de servicios técnicos para renta o alquiler de vehículos,
equipo de construcción o de oficina u otras partes temporales no consumibles o
que no se vuelven parte del trabajo terminado.

4.8 Requisiciones

Cuando se mantiene un departamento de compras formal, por lo general los

supervisores o superintendentes inician las compras y subcontrataciones
emitiendo una requisición de forma estándar solicitando al departamento de
compras obtener cotizaciones o propuestas por equipo, materiales, trabajos o

16
servicios como se describe en la requisición y los planos y especificaciones
aplicables adjuntados o referenciados.

4.9 Solicitudes de cotización

Las solicitudes de cotización pueden ir desde un simple anuncio en un

periódico local solicitando propuestas hasta un paquete de compra elaborado
con planos, especificaciones y otros documentos del contrato completamente
delineados en todos los aspectos de una propuesta de compra.

Los paquetes de compra deben conservarse simples y consistentes con los

requerimientos individuales, pero pueden incluir todos o algunos de los
siguientes documentos:

Especificaciones

Planos

Alcance del trabajo

Lista de materiales

Documentos comerciales

Información a concursantes

Formas de propuestas

Formas de contrato

Términos y condiciones

Instrucciones de embarque

Programas

Requerimientos de seguros

Requerimientos especiales

Formas de pago y comportamiento de finanzas

Básicamente existen dos formas de adquisiciones o abastecimientos:

Por concurso

Por negociación directa

17
5. COMPRA DE MATERIALES Y EQUIPO

En términos generales, las funciones y responsabilidades del Departamento de

compras, son las siguientes:

1. Compra de materiales y servicios consistentes con los requerimientos de

calidad y suministro que incluye:

a) Valoración de la habilidad del vendedor de suministrar a tiempo.

b) Determinación de la habilidad del vendedor de suministrar la calidad

correcta, que incluye:

• Capacidad del taller del vendedor

• Programa de aseguramiento y control de calidad del
vendedor
• Experiencia previa

2. Compras al más bajo precio posible, satisfaciendo las condiciones de

cantidad, calidad y tiempo, que incluyen:

a) Coordinación de la selección del vendedor con el cliente

b) Investigación de las fuentes de suministro

c) Investigación financiera de ofertantes

d) Negociación de contratos en la forma requerida

3. Implantación de procedimientos así como términos y condiciones del

proyecto que incluye:

a) Procedimientos internos

b) Procedimientos externos

c) Términos y condiciones generales

18
 d) Términos y condiciones especiales

e) Instrucciones especiales a ofertantes

f) Formas especiales de: órdenes de compra, requerimientos de ofertas

y formatos de reportes.

4. Evaluaciones que incluyen:

a) Cuestionarios e investigaciones de vendedores

b) Evaluaciones comerciales que incluyen:

• Requerimientos de especificaciones
• Propuestas de vendedores
• Negociación de desviaciones
• Oferta más baja aparente contra oferta más baja evaluada

5. Adjudicación, que incluye:

a) Asistencia al cliente y proyecto

b) Juntas de preadjudicación

c) Condiciones de adjudicación

5.1 Compras de campo

Las responsabilidades de compras de campo son las de apoyar oportunamente

los esfuerzos de construcción debiendo contar con la estructura de
organización adecuada; estas responsabilidades incluyen el control de
materiales y las compras que deben definirse de acuerdo con lo siguiente:

a) Control de materiales:

Recibo

Almacenamiento

Protección

Entrega

b) Control de excedentes o sobrantes

c) Inventario

d) Compras:

19
 Tipos de materiales

Tipos de servicios

Requerimientos de emergencia

Renta de equipos y herramientas

d) Los elementos que deben establecerse en un inicio típico de proyecto son

los siguientes:

Controles

Archivos

Reportes

e) Elementos funcionales (arreglo de oficina/almacén, arreglo del área de

almacenamiento exterior, equipos y herramientas manuales para obreros,
equipo y herramientas para el inicio, otras consideraciones únicas para un
proyecto dado, etc.).

6. TEORÍA DE INVENTARIOS

Debido a su potencial para su aplicación práctica en construcción, las técnicas

de investigación en las industrias de manufactura y comerciales, llamadas
colectivamente "teoría del inventario", pueden proveer una buena comprensión
de la economía básica de procuración de materiales para proyectos de
construcción. A continuación se explicarán brevemente sus conceptos y se
expresarán en términos más aplicables a construcción.

6.1 Componentes de costos

El objetivo general de los métodos, de inventario cuantitativo es el de optimizar

los valores entre las siguientes cuatro categorías de costos para optimizar el
total:

20
a) Costos de compra

b) Costos de transportación

c) Costos de ocupación o sostenimiento

d) Costos de déficits

a) Costos de compra. Son aquellos asociados con lo siguiente:

Los empleados en solicitudes, requisiciones, evaluación de cotizaciones

y en la emisión de órdenes de compra.

Los precios reales de materiales obtenidos a través de negociaciones,

variaciones en los costos unitarios de acuerdo a cantidades, el tiempo
transcurrido para tramitar la orden de compra etc.

Los costos asociados con la transportación de materiales al sitio que a

su vez están relacionados con la cantidad, distancia y modo de
transportación.

b) Costos de transportación. El componente de transportación de los costos de

compra puede reducirse sobre una base unitaria conforme las cantidades se
vuelvan más grandes, por ejemplo, el embarque por ferrocarril es mucho más
barato que las tarifas normales de carga carretera.

Por lo general fletar en barco es más barato y asegura entregas más rápidas
que envíos como parte de un cargamento que se envía a varios puertos
diferentes, lo mismo aplica para fletes por camión y por aire.

Con relación a las variaciones en precio con el modo de transporte: agua,

ferrocarril, camión y aire, por lo general se incrementa el precio en ese orden.

c) Costos de ocupación o sostenimiento. Los costos de sostenimiento incluyen:

• Espacio de almacenamiento e indirectos de almacén

• Deterioro y obsolescencia
• Robos
• Colocaciones equivocadas
• Seguros e impuestos
• Re- manejo
• Intereses sobre fondos invertidos en el inventario

Los espacios de almacén aún en sitios remotos y abiertos involucran costos de

operación y capital para construcción, staff, seguridad y servicios. Con
frecuencia estos costos pueden exceder los "ahorros" obtenidos por la compra
de grandes cantidades de materiales antes de que se necesiten.

21
Varios tipos de materiales de construcción son perecederos y por lo tanto no
pueden enviarse con mucha anticipación de cuando se necesitan; el cemento
pórtland es un ejemplo común. De manera similar cambios en las
especificaciones de edificios y en las regulaciones de salud y seguridad
gubernamentales pueden volver a algunas partes obsoletas antes de que se
instalen o bien nuevos productos pueden, algunas veces, realizar el trabajo
mejor y a menor costo que sus predecesores.

d) Costos por carencia (déficit). El corolario de los costos de sostenimiento es

el impacto de carencias sobre los costos de operación de proyectos.

Con frecuencia es el temor a los costos por carencias lo que lleva a programas
conservadores de envíos que afectan adversamente a los costos de
sostenimiento.

En la teoría clásica de inventarios, los costos por carencias son las "pérdidas
de ventas" en el sentido de las ventas al menudeo, que por no tener en stock la
parte que el cliente quiere se compra en otro lugar y así se pierde la venta.
Esto se toma en cuenta en las políticas de inventario en las organizaciones
entre el lado comercial y el lado de suministros.

Los costos por carencias pueden también resultar por interrupción de

producción por falta de entrada de materiales.

Manejo de inventarios justo a tiempo. La teoría de manejo de inventarios justo

a tiempo se ha popularizado por la experiencia de los fabricantes de
automóviles japoneses. Estas compañías han realizado considerables
economías programando sub- ensambles y partes para que lleguen a una
planta ensambladora justo a tiempo para ser incorporados directamente en el
automóvil con un requerimiento mínimo de inventario o bien sin él.

Las formas de mezclas de concreto preparado son un buen ejemplo de justo a

tiempo de un material básico de construcción que por su naturaleza no puede
ser inventariado y debe incorporarse directamente al trabajo.

Las aplicaciones en áreas metropolitanas, donde el espacio para

almacenamiento no existe o es muy caro, han sido desarrolladas formas para

22
suministrar varillas de refuerzo, acero estructural, ensambles de tuberías y
otros materiales básicos, justo a tiempo.

Las ventajas de las oportunidades de justo a tiempo se volverán más

importantes en los contratos competitivos del futuro.

Las operaciones de construcción pesada en sitios de trabajo remotos, han

practicado una forma de control de inventario justo a tiempo a través del uso de
contratos con vendedores que mantienen un stock de pequeñas herramientas,
partes de repuesto u otras necesidades en un almacén o trailer del vendedor,
en el sitio de trabajo o en una localización cercana; el contratista saca de estas
facilidades artículos conforme se necesitan y se facturan mensualmente.

El almacenamiento de cemento en un proyecto hidroeléctrico o un túnel es otro

ejemplo de construcción pesada en donde se conservan silos llenos de
cemento relativamente pequeños por el fabricante para un programa de
suministro continuo diseñado para ajustarse al programa de colados.

La aplicación de los principios de justo a tiempo en otras aplicaciones de

construcción puede esperarse que minimice los costos de sostenimiento
resultantes de materiales enviados demasiado pronto, en orden equivocado y
en cantidades grandes impredecibles.

Los sistemas generados de compras, suministros, procuración de materiales y

equipos para los proyectos de construcción, han sufrido un gran cambio con la
presencia y desarrollo de INTERNET.

A continuación con sus direcciones, se pueden consultar algunos sitios de los

muchos que existen en la red para venta de materiales y servicios; algunos
sueltos y otros amarrados con claves para el acceso directo

Guía de compradores: www.petropages.com

World Construction: http://www.constructworld.com

Mining tech. www.mining-technology.com

Hydrocarbon on Line: www.hydrocarbononline.com

23
7. CONTROL DE MATERIALES

Conocer y manejar correctamente los costos reales de los materiales de todo

tipo en las obras no es suficiente si no se conoce y no se manejan
correctamente los almacenes.

7.1 Administración de recursos físicos (Materiales y maquinaria).

El manejo de las existencias de un almacén es una actividad de gran

importancia dentro de las empresas. Su objetivo es el llevar un control de
existencias y un movimiento detallado en el mismo.

Las actividades más importantes son:

a) Mantener un kardex con el control de existencias valuado.

b) Identificar los artículos y refacciones por clave, descripción, número de parte

o unidad de control y localización física en el almacén.

c) Manejar la existencia de los artículos y refacciones en unidades, saldo en

dinero, existencia máxima, existencia mínima, punto de reorden e índice de
rotación.

d) Generar pólizas contables por entradas de almacén, vales de consumo o

salidas y ajustes de existencia.

e) Controlar los resguardos, traspasos y devoluciones, el consumo de

combustibles y lubricantes de los equipos.

Existen tres métodos diferentes para llevar los inventarios de un almacén: el

PEPS (Primeras Entradas - Primeras Salidas), el UEPS (Últimas Entradas-
Últimas Salidas) y el costo promedio (CP).

El método PEPS es el que tiene el costo menor por lo que repercute en la

mayor utilidad, ya que las primeras compras son más baratas que las ultimas y
por lo mismo este método de valuación de inventarios les da salida a sus
artículos con el costo de las primeras entradas, por lo cual el costo es menor.

El UEPS, es el que mantiene el costo actual de los artículos y genera una

menor utilidad porque valúa sus artículos al costo actual de mercado que en
economía inflacionaria es mayor a los costos antiguos razón por la cual genera
una menor utilidad y mantiene un valor bajo del inventario.

El método más usado en la actualidad en la industria de la construcción es el

costo promedio, ya que por su facilidad de manejo no requiere de personal muy
capacitado para su control debido a que solo va promediando el valor de las
existencias conforme varía el costo de adquisición. Es importante tomar en
cuenta que es el método más aproximado al valor de mercado.

24
7.2 Áreas de almacenamiento y bodegas

Es necesario que con anterioridad al inicio de la obra se definan las áreas de

almacenamiento y bodegas que se utilizarán para guardar y controlar los
artículos que se requieran para la adecuada ejecución de la misma.

Al frente de cada uno de los almacenamientos o bodegas se encontrará un

responsable operativo que deberá contar con el mobiliario y equipo necesario
para un funcionamiento adecuado.

7.3 Catálogo de almacén

Para la identificación de las existencias en almacén e identificación del kardex

para el control de las mismas, se debe utilizar un catálogo de almacén en el
cual se clasifiquen, identifiquen y contabilicen los diversos artículos y equipos
que ingresen para satisfacer las necesidades derivadas de los trabajos que se
realicen en la obra. En la actualidad se manejan programas de cómputo para
llevar un control exacto del almacén.

De manera general se pueden considerar tres grupos de artículos:

1. Materiales y refacciones

2. Resguardo de consumo y herramientas

3. Mobiliario y equipo

1. El grupo de Materiales comprende:

Cemento
Maderas
Cables de acero y accesorios
Material eléctrico
Acero de refuerzo
Aceros y metales
Materiales de construcción en general

Y las Refacciones comprenden:

25
Las que deben utilizar la maquinaria y vehículos que se estén ocupando en la
obra de la marca y modelos correspondientes.

2. Resguardo de consumo y herramientas comprende:

Artículos para transporte, conducción y medición de líquidos.
Herramientas
Equipo de seguridad y protección
Artículos para trabajos técnicos de ingeniería y laboratorio
Artículos para perforación, sondeo e inyecciones

3. Mobiliario y equipo comprende:

De oficina
De ingeniería
De laboratorio
De campamento

7.4 Entradas de almacén

Para todo artículo que ingrese al almacén, es necesario contabilizar su valor y

registrarlo en el kardex; el recepcionista debe producir la "entrada de almacén"
basándose en la información que aparece en la remisión o factura que el
proveedor presenta al entregar la mercancía.

7.5 Salidas de almacén

Las salidas de artículos de almacén se documentan con:

a) Vale de consumo: con este documento se apoyan los consumos de los

departamentos o frentes de trabajo y las entregas solo a resguardo.

b) Cuando se recibe el vale de consumo por concepto de materiales y/o

refacciones se deberá revisar los siguientes requisitos:

b.1) Que tenga el número de cuenta que recibirá el cargo (frente o

departamento) la fecha correspondiente, la relación de los artículos solicitados
con sus respectivas unidades y descripciones y que tenga la firma de
autorización.

b.2) Se registrará el movimiento del almacén descargando en los renglones de

existencia y valor de los artículos surtidos que ampara el vale de consumo al
precio medio de cada uno de ellos.

26
7.6 Artículos de consignación

Definición: Es un convenio que se realiza con los proveedores para la entrega

de mercancías en las obras, la cual irá pagando la empresa de acuerdo a la
respuesta por parte del proveedor y de acuerdo a los consumos que reporte el
almacén en períodos de tiempo determinados.

Toda consignación se basará en una requisición, la cual se formulará de

acuerdo a la necesidad de la obra y se autorizará por la superintendencia.

Firmando el convenio de consignación por empresas y proveedor, este último

procede a surtir según la requisición enviando una remisión debidamente
valorizada.

Para el despacho de artículos en consignación se utilizará vale de consumo el

cual será girado al encargado de consignación para que surta de su existencia.

Surtido el vale y firmado de recibido por el solicitante, se procederá a anotar las

características del artículo, unidad y cantidad suministrada.

7.7 Integración de kardex

El kardex con el que se controlen las existencias de los artículos del almacén y
sus valores, debe integrarse en base a la tarjeta de movimiento donde se
registrarán todas las entradas y salidas de los diferentes artículos.

7.8 Inventarios físicos

Con el objeto de constatar la veracidad de la información de que se dispone en

cuanto a las existencias físicas y contables del almacén, y en cumplimiento a la
obligación legal que existe, es necesario que al cierre del ejercicio fiscal en el
mes de diciembre, se lleve a cabo un levantamiento del inventario físico en el
almacén.

Preparación previa a la toma de inventario.

27
El almacén debe estar preparado y ordenado, es decir debe efectuar una
limpieza general, reacomodar, etiquetar todos los artículos, numerar la
estantería, registrar la localización física del articulo en la tarjeta de movimiento
del almacén, actualizar el resguardo de mobiliario y equipo auxiliar, tener patios
y bodegas ordenadas y poner al corriente los movimientos contables; lo
anterior es con el objeto de que el almacén se encuentre en condiciones
óptimas de modo que se facilite y agilice el recuento físico de los artículos.

Se utilizarán marbetes numerados y llenados de acuerdo a la tarjeta de

movimientos del almacén, conteniendo la descripción del artículo, codificación y
localización.

Para levantar el inventario se formarán dos grupos compuestos por personal de

almacén y de contabilidad y un grupo ajeno al almacén que será un interventor

Se practicará en base a dos conteos de acuerdo a:

Talón 1. Queda en el artículo como comprobante de que ya fue inventariado.

Talón 2. Sirve para el segundo conteo y queda en poder de contabilidad como

constancia así como también para cotejar con el inventario ya relacionado.

Talón 3. Se utiliza para el primer conteo y permanece en el almacén para

vaciarlo en la tarjeta de movimiento. El día de recuento el jefe de almacén
asignará áreas de trabajo a las parejas para el primer conteo.

Toma de inventario físico.

Primer conteo: El inventor deberá cortar el Talón 3 cerciorándose de que

coincida la descripción del artículo y la unidad del mismo. Así mismo anotará
en el talón la cantidad contada y el número de pareja. Una vez terminado de
realizar el primer conteo se entregará al jefe de almacén todos los talones.

Segundo conteo: Se procederá de igual manera que el primer conteo, pero la

pareja que hizo el primer recuento no podrá recontar los mismos artículos y
además desprenderá el talón 2.

Terminación de la toma de inventario: Una vez cumplido el procedimiento, el

jefe del almacén colocará en orden los talones 2 y 3, comparará las cifras para
establecer diferencias. Los talones que muestren diferencias serán recontados
nuevamente por el jefe del almacén. A continuación se formula la cédula por
faltantes y sobrantes en especie y valores. Se formula vale de consumo de
faltantes y entradas de almacén por sobrantes y después se llevan a la
superintendencia para su clasificación de cargo y abono, así como para su
autorización; posteriormente se opera en kardex los vales y las entradas al
almacén y se genera la póliza contable.

Valuación, presentación y distribución del inventario físico.

28
Valuación: Es el costo unitario para la valuación del inventario físico, debe ser
registrado en la tarjeta de movimiento de kardex en la cual se vacía la siguiente
información: fecha, existencia, precio medio y saldo o importe.

29