CUESTIONARIO

REGIONAL PUTUMAYO
CENTRO AGROFORESTAL Y ACUÍCOLA ARAPAIMA
Modelo de mejora
continua

DATOS GENERALES
Código del instrumento: 122115 No. de ficha: 2025432
Programa de formación: TECNOLOGIA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Nombre del Instructor: CARLOS GABRIEL ORTEGA BURGOS
Nombre del aprendiz:
Fase del proyecto: Análisis
Competencia: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización
Resultado de aprendizaje:
 Conservar y preservar los documentos (soporte papel o electrónico) para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología
disponible y la legislación vigente.
Nombre de la evidencia: Respuesta a preguntas
Tipo de evidencia: De conocimiento
Criterios de evaluación:

Objetivo:
Instrucciones: Señor Evaluado:
Este cuestionario ha sido elaborado con el fin de recoger evidencias de conocimiento de la fase de análisis, por lo tanto Usted debe:
* Resolver todo el cuestionario.
* Diligenciar los datos personales de identificación y relacionados con la Titulación.
* Presentar siempre la evaluación en presencia del evaluador, utilizando letra clara y legible y lapicero de tinta negra, recuerde si requiere ayuda para ello solicítela.
* Firmar la evaluación
El escenario en que se aplicará este instrumento es en su centro de formación, aula, laboratorio o taller. Éxitos.

Analice los siguientes enunciados y conteste:

 Conteste las siguientes preguntas según el Contenido del acuerdo 060 del 2000 y lo visto en formación.

1) Se considera comunicaciones oficiales a:

a) La fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
b) El conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del
productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
c) Todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del
medio utilizado
d) Todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No
generan trámites para las instituciones.

2) Se conoce como correspondencia a:

a) La fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
b) El conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del
productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
c) Todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del
medio utilizado
d) Todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No
generan trámites para las instituciones.

3) La Radicación de comunicaciones oficiales es un procedimiento caracterizado por:

a) El ingreso de las comunicaciones a los sistemas manuales o automatizados de correspondencia

b) La transferencia de las comunicaciones a su destino
c) El establecimiento de un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío.
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4) Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y
normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos
contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación

¿A qué se refiere el anterior enunciado cuando nos habla de gestión centralizada y normalizada?

a) Que los procesos y procedimientos implementados en la entidad sean acatos por todos los funcionarios.
b) Que haya independencia en cada una de las dependencias productoras de documentos.
c) Que las actividades de la unidad de correspondencia no deben tener secuencia alguna.

5) ¿Cuándo se debe iniciar la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados?

a) Cada dos años

b) Semestral mente.
c) Trimestral mente
d) Al iniciar un nuevo año

6) las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando
los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos,
manuales o automatizados.

La anterior afirmación corresponde a:

a) ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas.

b) ARTÍCULO OCTAVO: Control de comunicaciones oficiales.
c) ARTÍCULO NOVENO: Conservación documental.

7) Según el ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO “Comunicaciones oficiales por correo electrónico” Las entidades que dispongan de Internet y
servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas
habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las
comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

La anterior afirmación se considera:

a) Falsa
b) Verdadera

 Señor aprendiz conteste las siguientes preguntas según lo visto en formación; ACUERDO No. 049 del 2000

“Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación,
almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos
documentales.”

8) “Conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación – restauración, adoptadas para asegurar la integridad física funcional
de los documentos análogos de archivo” La anterior afirmación hace referencia a:

a) Condiciones Medioambientales.
b) Conservación Documental.
c) Conservación Preventiva.

9) “Se refiere a los agentes ambientales directamente relacionados con la conservación de los documentos tales como la humedad, la luz,
la temperatura y polución” la anterior afirmación hace referencia a:

a) Condiciones Medioambientales.
b) Conservación Documental.
c) Conservación Preventiva.
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10) El lugar o sitio donde se almacenan los documentos no debe presentar riesgo de:

a) Humedad subterránea
b) Inundación
c) Contaminantes industriales
d) Todas las anteriores

11) El archivo general de la nación atreves del acuerdo 049 del 2000 establece unas criterios estándar para los aspectos estructurales entre
ellos:

a) estantería de 1.20 mts de alto y una carga mínima de 1900 k/mt2 de los suelos.
b) estantería de 1.80 mts de alto y una carga mínima de 1200 k/mt2 de los suelos.
c) estantería de 2.20 mts de alto y una carga mínima de 1200 k/mt2 de los suelos.

12) Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y
recubrimiento horneado químicamente estable, cada bandeja debe soportar un peso de:

a) 1000kg/mt lineal
b) 100kg/mt lineal
c) 200kg/mt lineal

13) La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de ______., entre éstos y la estantería. El espacio de
circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de _____., y un corredor central mínimo de ______

Las medidas correctas son:

a) 20 cm, 70 cm, 120 cm Respectivamente

b) 10 cm, 70 cm, 120 cm Respectivamente
c) 70 cm, 20 cm, 120 cm Respectivamente

14) Los contenedores: El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo
con el peso y tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.

La anterior información se considera

a) Falsa
b) Verdadera

15) Las entidades del estado cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación
de los archivos, para los documentos en papel se deben garantizar los siguientes parámetros:

a) Temperatura de 15 a 20° C con una fluctuación diaria de 4°C. Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.
b) Temperatura de 15 a 30° C con una fluctuación diaria de 4°C. Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.
c) Temperatura de 15 a 20° C con una fluctuación diaria de 4°C. Humedad relativa entre 45% y 80% con fluctuación diaria del 5%.

16) El Sistema Integrado de Conservación SIC, tiene como propósito integrar las técnicas, tecnologías y procedimientos archivísticos para
propender a la preservación y conservación de la documentación, los directamente responsables SIC son:

a) Los Jefes de cada dependencia

b) Los contratistas y funcionarios del archivo
c) Los contratistas, desde Directores, Jefes de Oficina y Coordinadores, hasta Profesionales, Técnicos, Administrativos y Auxiliares
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17) “Proteger la documentación: Durante el mantenimiento de pisos, muros, puertas, ventanas, tuberías y tomas eléctricas, puede
levantarse material particulado, por lo que es necesario cubrir las cajas y la documentación suelta con telas impermeables o plástico,
hasta que terminen las operaciones” La anterior actividad hace parte de:

a) El programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas

b) El programa de saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
c) EL programa de monitoreo y control de condiciones ambientales

18) Reducir la exposición y la intensidad lumínica, Evitar la luz natural directa y las lámparas inadecuadas, Evitar la intensidad lumínica
excesiva, Utilizar fuentes de luz con baja emisión de radiación UV, Utilizar pantallas, persianas y difusores de luz. Instalar filtros UV en
las fuentes de luz. Las anteriores actividades corresponden o hacen parte de:

a) El programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas

b) El programa de saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
c) EL programa de monitoreo y control de condiciones ambientales.

19) Clausurar aquellos espacios en la construcción donde puedan posarse las aves y hacer sus nidos. La anterior actividad
hace parte de:

a) El programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas

b) El programa de saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
c) EL programa de monitoreo y control de condiciones ambientales.

 Señor aprendiz conteste las siguientes preguntas según lo visto en formación ACUERDO No. 003 del 2015

20) Se considera medio electrónico a:

a) Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo cualquiera que sea el tipo de
información que contengan.
b) la acreditación por medios electrónicos de la identidad de una persona o autoridad, para elaborar o firmar documentos, o para
adelantar trámites y procedimientos administrativos.
c) Mecanismo tecnológico, óptico, telemático, informático o similar, conocido o por Conocerse que permite producir, almacenar o
transmitir documentos, datos o información

21) En la gestión documental electrónica existe un conjunto de valores que se deben preservar para garantizar la confianza en las
comunicaciones, entre los valores esta la integralidad, la cual hace referencia a:

a) Característica de seguridad de la información que garantiza que los usuarios autorizados tengan acceso a la información
b) Característica técnica de seguridad de la información con la cual se salvaguarda la exactitud y totalidad de la información y los
métodos de procesamiento asociados a la misma.
c) Característica técnica que permite identificar al autor de un mensaje de datos

22) El expediente electrónico tendrá mínimo los siguientes elementos:

a) Documentos e electrónicos de archivo

b) Foliado electrónico.
c) índice electrónico.
d) Firma del índice electrónico.
e) Metadatos o información virtual contenida en ellos. d) Todos las anteriores

23) Son los documentos que han sido producidos desde un principio en medios electrónicos y que permanecen en estos durante su ciclo
vital:

a) Documento Nativo Electrónico

b) Documento digitalizado
c) Ninguna de las anteriores
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24) La Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad
de los mismos se conoce como:

a) Migración
b) Preservación digital
c) Digitalización

25) La Estrategia Refreshing Consiste en:

a) la conversión de un documento creado en un determinado entorno “aplicación o versión de aplicación” y codificado de un formato a
otro
b) La obtención de copias electrónicas de los documentos y sus metadatos en diferentes particiones del disco, o en diferentes discos
dentro de la misma infraestructura
c) la actualización del versionamiento de los soportes lógicos de los documentos electrónicos, ejemplo cambio de WORD 6.0 a WORD
7.0

26) Señor aprendiz enumere las recomendaciones del AGN para la digitalización de las comunicaciones, uso responsable de la tecnología y
medios digitales

Nombre del Aprendiz_________________

Fecha______________________________ Juicio___________________________

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