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co Recursos para administradores de copropiedades

Acta de recibo de Administración

Fecha:
Conjunto Residencial:
Nombre Administrador(a) Saliente:
Nombre Administrador(a) Entrante:

1. Documentos Legales del Conjunto Residencial

Entrega
Requerimiento Observaciones
SI NO
Relación de planos récord del conjunto
Licencias de construcción

Certificado de personería jurídica, expedido por la alcadía

R.U.T.
Reglamento de Propiedad Horizontal
Reglamento de convivencia
Reglamentos varios: Consejo, Zonas Comunes, Uso de Bienes,
Asambleas, Etc.
Paz y salvo de proveedores

2. Libros Legales
Actas de asamblea con sus respectivos soportes
Audios de asambleas

Actas de consejos de administración con sus soportes

Audios de consejos

Libro de registros de propietarios y residentes - bases de datos

Libros contables

3. Manuales de Procedimientos
Procedimientos de seguridad y vigilancia - protocolos

Procedimientos de manejo de correspondencia

Procedimientos de control vehicular

Manuales de mantenimiento de equipos de zonas comunes

Instructivos de manejo para el personal de aseo y

mantenimiento

Instructivos de manejo para el personal con proveedores

Instructivos de manejo para el personal de mantenimiento de

espacios en zonas comunes
Instructivos de manejo para el personal de mantenimiento de
equipos del conjunto
Manual de plan de emergencia

1----17 552464478.xlsx LIRM

 Manual del SG-SST
Manual de piscina y zonas húmedas
Instructivos de manejo para normas contables

4. Registros de propiedad de los equipos y/o carpeta de mantenimiento

Planta eléctrica
Equipo de eyección (moto bombas)
Citofonía
C.C.T.V.
Teléfonos
Equipos de computo
Extintores
Alarmas
Otros

5. Contratos
Administrador
Asistente
Asesor jurídico y cobros jurídicos
Revisor Fiscal
Contabilidad
Paquete contable
Licenciamiento de equipos
Vigilancia
Aseo y servicios generales
Mantenimiento de equipos de planta eléctrica
Mantenimiento de equipos motobombas
Mantenimiento de equipos ascensores
Líneas telefónicas
TV, cable e internet
Cuentas bancarias
Sistema de seguridad
Fumigación
Reciclaje
Jardinería
6. Seguros de zonas comunes
Avalúo
Póliza
Anexos

7. Archivos
Correspondencia enviada
Correspondencia recibida

2----17 552464478.xlsx LIRM

 Circulares generales
Circularización de cartera
Correspondencia a copropietarios
Correspondencia legal
Cotizaciones
Archivo contable inactivo
Carpetas apartamentos
Otros
8. Contabilidad
Entrega de medios magnéticos DIAN
Formularios de retención en la fuente
Libros
Diario
Mayor y balances
Inventarios
Auxiliares
Presupuesto aprobado para el año

Documentos contables soportes (facturas, egresos, recibos de

caja, extractos, conciliaciones, notas contables, notas bancarias),
mes a mes

Original de estados financieros aprobados desde el inicio de

gestion del conjunto residencial debidamente firmados con sus
respectivos anexos.

Extractos bancarios conciliados

Archivo de las declaraciones de retencion en la fuente con sus

soportes acumulativa de todo el proceso tributario con la DIAN

Carpeta de retencion en la fuente

Declaracion de entrega y recibo de los medios magneticos con
su correspondiente cds.
Paz y salvo de impuestos expedido por la DIAN

Soportes de pago y afiliaciones a la seguridad social del

personal indirecto que trabaja con el conjunto
permanentemente.

9. Inventarios físicos
Llaves

Relación de todos los activos fijos del conjunto y su condicion

actual.

Extintores
Equipos y herramienta
Herramienta menor
Cajilla de seguridad

3----17 552464478.xlsx LIRM

 Relación de todos los activos fijos del conjunto y su condicion
actual.
Relación de insumos de aseo sin consumir
Relación de insumos de cafeteria sin consumir

10. Cartera

Estado de cartera con sus respectivos comentarios

Informe de abogado
Informe administrativo

11. Titulos valores

Documentos
Chequera
Libreta de ahorros
Sellos
Cheques pendientes

12. Claves y accesos

Claves acceso equipo de computo
Claves acceso red inalamrica wifi
Claves acceso banca virtual
Claves de acceso programa contable
Clave de acceso correo electronico

Carta cambio de firmas banco (acceso temporal cambio de

represante legal)

13. Papeleria
Recibos de caja
Comprobantes de egreso
Papeleria membreteada
Directorio de clientes y proveedores
Otros

14. Relacion de cuentas

Caja menor
Por cobrar
Por pagar
Proceso juridicos

Observaciones

4----17 552464478.xlsx LIRM

 FIRMA ADMINSITRADORA SALIENTE NOMBRE
C.C.

FIRMA ADMINISTRADORA ENTRANTE NOMBRE

C.C.

FIRMA PRESIDENTE Y/O MIEMBRO DEL

CONSEJO NOMBRE
C.C.

5----17 552464478.xlsx LIRM

6----17 552464478.xlsx LIRM
 Planos: Nombre del Conjunto
NIT:

Cantidad No. Plano

Planos: Nombre del Conjunto
NIT:

Contenido
 Inventario (Nombre del Conjunto)

Cant.
Recepción

Gimnasio

Salón Comunal

Comedor

Piscina

Cuarto de Bombas

Cuarto Planta Eléctrica

Bodega

Decoración de Navidad

Decoración de Halloween

Sótanos

Cubiertas torres
 Torre 1

Torre 2

Torre 3

Shut de basuras

Plataformas y Perimetrales

Sistemas de seguridad y vigilancia

Oficina de administración

Elementos de cafetería

Llaves

Elementos de Aseo
Inventario (Nombre del Conjunto)

Descripción
Recepción

Gimnasio

Salón Comunal

Comedor

Piscina

Cuarto de Bombas

Cuarto Planta Eléctrica

Bodega

Decoración de Navidad

Decoración de Halloween

Sótanos

Cubiertas torres
 Torre 1

Torre 2

Torre 3

Shut de basuras

Plataformas y Perimetrales

Sistemas de seguridad y vigilancia

Oficina de administración

Elementos de cafetería

Llaves

Elementos de Aseo

ENTREGA:_________________________________ RECIBE: _______________________________

FECHA_______________________________
Estado
 Cuadro de Co
TERMINACION DE
NOMBRE EMPRESA TIPO DE CONTRATO INICIO CONTRATO
CONTRATO
Cuadro de Contratos Vigentes - Nombre del Conjunto (Año)
CLAUSULA DE
VIGENCIA DEL VALOR MENSUAL DEL VALOR ANUAL DEL
TERMINACION DEL
CONTRATO CONTRATO CONTRATO
CONTRATO
 FECHA DEL
% INCREMENTO
INCREMENTO OBSERVACIONES
ANUAL
AUTOMATICO