UNIDAD VI

CONTROL
Consideraciones generales
 Si el control se estudia como última etapa del proceso administrativo, esto no
significa que la práctica suceda de la misma manera.
 El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa
cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una
dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la
organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van
de acuerdo con los objetivos.
 Tradicionalmente, se ha concebido el control como una serie de procedimientos
complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de
los planes, una vez que ha sucedido. Esta concepción es por demás equivocada, ya
que el control bien aplicado es dinámico, promueve potencialidades de los individuos
y, más que histórico es de carácter preventivo, ya que sirve para medir la
temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa,
siendo su principal propósito, prever, y corregir errores, y no simplemente
registrarlos.
 La planeación y el control están estrechamente relacionados, muchos autores
indican que estas funciones no pueden separarse, podían concebirse como las hojas
de una misma tijera, la tijera no funcionaría sin las dos hojas.

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CONCEPTOS
 Harold Koontz y Heinz Weihrich. Es la medición y corrección del desempeño a fin de
garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados
para alcanzarlos.
 Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Es la regulación de las
actividades, de conformidad con el plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
 Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de
acuerdo con los planes establecidos.
 -Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre en conformidad con el plan
adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene
como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se
produzcan nuevamente.
Elementos del concepto
1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los
objetivos que se establecen en la planeación.
2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las
diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir errores.
 En base a estos elementos podemos definir al control como:
 “Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar
y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias”.
IMPORTANCIA
1) Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los
planes exitosamente.
2) Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
3) Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones,
para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4) Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento que se
establecen medidas correctivas.
5) Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
6) Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7) Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.
PRINCIPIOS DEL CONTROL
PRINCIPIOS
1. Equilibrio ( entre el control y la delegación)
 A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control
correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad
se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos
suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y
que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida
2. De los objetivos
 Se refiere a que el control existe en función a los objetivos, es decir, el control no es
un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será
válido si no se fundamenta en los objetivos y sí, a través de el, no se evalúa el logro
de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas específicas de
actuación o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido,
mismas que se determinan con base en los objetivos. La efectividad del control esta
en relación directa con la precisión de los estándares.
3. De la oportunidad
 El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir debe aplicarse antes
de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas,
con anticipación. Si no es oportuno carece de validez y reduce la consecución los
objetivos.
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4. De las desviaciones (y el costo)
 Todas las variaciones o desviaciones que se presente en relación con los planes
deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las
causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el
futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y no se
establecen medidas preventivas y correctivas.
 Además el control debe justificar el costo que éste representa en tiempo y dinero.
Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica, tomando en cuenta si los
beneficios financieros resulten menores que el costo y el tiempo que implica su
implantación
5. De excepción
 El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales
funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia con métodos
probabilísticos, estadísticos o aleatorios.
6. De la función controlada
 La función controladora por ningún motivo debe comprender la función controlada, de
no ser así el control pierde efectividad. Este principio es básico, ya que señala que la
persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad
a controlar. Ej. La persona que elabora los estados financieros de una empresa no
será la persona más idónea para auditarlos o determinar si son verídicos o no, ya
que en dicha evaluación pueden intervenir aspectos de carácter personal.
PROCESO BÁSICO DEL CONTROL
 Las técnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos trátese de dinero
en efectivo, procedimientos de oficina, moral de los empleados, calidad del producto
o cualquier otra cosa.
 El proceso básico del control implica los siguientes pasos:
A. Establecimiento de normas o estándares
 “Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como
modelo, guía o patrón en base a la cual se efectúa el control”
 Los planes son el punto de referencia para la creación de controles por parte de los
administradores. Y dado que los administradores no pueden vigilarlo todo, es preciso
establecer normas especiales. Las normas son sencillamente criterios de
desempeño. Son puntos señalados en un programa de planeación, en las cuales se
establecen medidas de desempeño para que los administradores reciban señales
de como marchan las cosas, a fin de que no tengan que vigilar cada paso de la
ejecución de los planes.
 Funciones básicas de las normas
1. Rendimiento de beneficios: Es la expresión de los beneficios obtenidos por la
empresa, que resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el capital
empleado en cada una de las funciones.
2. Posición del mercado: Estándares utilizados para determinar la aceptación de
algún producto en el mercado, y la efectividad de las técnicas de mercadotecnia.
3. Productividad: Este tipo de normas debe establecerse no sólo para el área de
producción, sino para todas las áreas de la empresa.
4. Calidad del producto: Este estándar se establece para determinar la primacía en
cuanto a calidad del producto, en relación con la competencia.
5. Desarrollo del personal: Su objetivo es medir los programas de desarrollo de la
gerencia y su efectividad.
6. Evaluación de la actuación: Establece las condiciones que deben existir para que
el trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar los límites de
productividad del personal.
 Tipos de normas
 Normas físicas: Son medidas no monetarias comunes en el nivel operativo, en la
cual se usan materiales, se emplea fuerza de trabajo, se prestan servicios y se
producen bienes. Reflejan cantidades como horas-hombre por unidad de
producción, litros de combustibles, unidades de producción, etc. También pueden
reflejar la calidad, como resistencia, durabilidad de una tela, firmeza de un color, etc.
 Normas de costos: Son medidas monetarias que se atribuyen a aspectos
específicos de las operaciones. Como por ejemplo: costos directos e indirectos por
unidad producida, costos de máquina-hora, costos por reservación de boletos de
avión, etc.
 Normas de capital: Estas tienen que ver con el capital invertido en la empresa más
que con los costos de operación, y por lo tanto se relacionan con el balance general
antes que con el estado de pérdidas y ganancias.
 Normas de ingresos: son el resultado de la atribución de valores monetarios a las
ventas. Como por ejemplo; ingresos por pasajes, ventas promedio por cliente, etc.
 Normas de programas: Estas normas se las establece por la ejecución de un
programa. Como por ejemplo; seguimiento formal del desarrollo de nuevos
productos, elevación de calidad de la fuerza de ventas, etc.
 Normas intangibles: Estas son formuladas no con medidas físicas ni monetarias,
siendo más difícil de establecer. Por Ejemplo; medir la actitud del agente de compras
o del director de personal, la diligencia del personal de oficina, etc.
 Metas como normas: Estas podrían ser cuantitativas como cualitativas, y se
establecen en todos los niveles de la administración. Como por ejemplo; establecer
un programa de capacitación de los vendedores, el plan y sus características nos
brindan normas que tienden a ser objetivas, y por lo tanto “tangibles”.
B. Medición del desempeño
 Aunque no siempre practicable, la medición del desempeño con base en normas
debe realizarse idealmente con fundamento en la previsión, a fin de que las
desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las
acciones apropiadas.
 El administrador alerta y previsor puede predecir en ocasiones probables
incumplimientos de las normas. Pero aún en ausencia de esta posibilidad, todo
incumplimiento debe percibirse lo mas anticipadamente posible.
 Si las normas son adecuadamente trazadas y si se dispone de medios, para
determinar con toda precisión que hacen los subordinados, la evaluación de
desempeño real o esperado se facilita enormemente.
 También hay muchas actividades para las cuales resulta difícil desarrollar normas
exactas, y otras actividades que son difíciles de medir. En tipos de trabajos menos
técnicos no solo es probable que resulte difícil desarrollar normas, sino que
también la evaluación puede dificultarse.
 Tal es el caso cuando se quiere medir el desempeño de los administradores. En
este caso podríamos utilizar los conceptos de eficiencia y eficacia: donde la
eficiencia es una medida normativa de utilización de los recursos en un proceso, en
tanto que la eficacia está dirigida a medir el alcance de resultados.
 A medida que los puestos se alejan de la línea de ensamble, la fabrica o la
calculadora, su control se vuelve mas complejo y a menudo incluso mas
importante.
C. Corrección de la desviaciones
 Las normas deben reflejar los diversos puestos de una estructura organizacional. Si
el desempeño se mide en correspondencia con ellas, es mas fácil corregir
desviaciones.
 En las asignaciones de labores individuales o grupales, los administradores deben
saber exactamente donde aplicar medidas correctivas.
 La corrección de desviaciones es el punto donde el control puede concebirse como
parte del sistema total de administración y ponerse en relación con las demás
funciones administrativas
Los administradores pueden corregir desviaciones:
❖ Rediseñando sus planes o modificando sus metas
❖ Ejerciendo la función de organización (reorganizando), ya sea reasignando o
aclarando deberes.
❖ Realizando una mejor selección y capacitación de sus subordinados o recurriendo a
la reintegración de personal.
❖ Mejorando la dirección, aplicando las funciones o técnicas de liderazgo más eficaces.
D. La retroalimentación
 La retroalimentación, es básica en el proceso de control, ya que a través de la
retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al
correr del tiempo, en las nuevas actividades de planeación.
 El control administrativo suele ser considerado como un sistema de
retroalimentación similar al que opera en el termostato domestico común.
 CARACTERISTICAS DEL CONTROL
 Reflejar la naturaleza de la organización: Un sistema de control debe ajustarse a
las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar. Una
empresa pequeña necesita de un sistema de control distinto al de una empresa de
mayor magnitud.
 Oportunidad: Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las
desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan.
 Accesibilidad: Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de
interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de
los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos.
 Ubicación estratégica: Resulta imposible e incosteable implantar controles para
todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas
áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico. Esta característica se relaciona
con el principio de excepción.
 FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL
 Cantidad: Se aplica en actividades en las que el volumen es importante.
 Tiempo: A través de este factor se controlan las fechas programadas para la
ejecución de los planes.
 Costo: Es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por
medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades.
 Calidad: Se refieren a las especificaciones que debe reunir un determinado
producto o ciertas funciones de la empresa.
 EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD
 Control preliminar: Es aquel que se efectúa antes de realizar o iniciar las
actividades.
 Control concurrente: Es aquel que se ejerce simultáneamente a la realización de
las actividades, como un proceso continuo. Un control esporádico de nada sirve
para la consecución de las metas de la organización.
 Control posterior: Se aplica después de haber realizado las actividades planeadas.
Su objeto es suministrar información para comparar los resultados obtenidos, en
relación con lo preestablecido.
 FIN UNIDAD VI
Y DEL PROGRAMA
ADM 150