Capítulo 1. Sistemas de información empresarial.

La información contable
1.1 La actividad económica y las empresas
La actividad económica se realiza mediante transacciones de objetos económicos entre los
individuos económicos.
La propiedad privada de los medios de producción no impide la entrada del Estado en
actividades como la Educación o de orden público.
Las empresas pueden ser con fines lucrativos o no. Las primeras son las que buscan la
maximización de los ingresos, utilidades entre otras cosas y las no lucrativas son las
fundaciones, asociaciones, entre otras.
Los objetos económicos se identifican con los distintos bienes, servicios, derechos y
obligaciones susceptibles de intercambio.
Cada vez son más los estamentos sociales para transparentar las actividades económicas:
Estado, propietarios del capital, administradores, acreedores, trabajadores, consumidores,
etc. La implementación de decisiones racionales por parte de cada uno de estos estamentos
hace necesario disponer de información pertinente sobre la situación económica y
financiera de las empresas y su posible evolución.
La contabilidad elabora y comunica información económico-financiera adecuada para
reducir la incertidumbre relacionada con el proceso de toma de decisiones.

1.1.1 Sujetos económicos

Estas son las personas y agrupaciones de personas que desarrollan una actividad
económica.
Hay que distinguir entre unidades económicas de producción y unidades económicas de
consumo:

a) En las unidades económicas de producción, las empresas tienen como finalidad la

producción y/o distribución de bienes y servicios.
La propiedad de los medios de producción, se distinguen entre:
-Empresas privadas: Creadas por personas que ponen en común capital y trabajo para
desarrollar su actividad, con el propósito de retribuir a todos los factores productivos.
-Empresas públicas: Su capital está mayormente controlado por el Estado u otros
organismos públicos.
b) Las unidades económicas de consumo son las destinatarias finales de los bienes y
servicios producidos por las empresas, siendo las familias los consumidores. Las
administraciones públicas, los distintos organismos dependientes de ellas y las entidades sin
ánimo de lucro también forman parte de este grupo.

1.1.2 Empresa y tipos de empresas

El empresario es la persona que actuando en nombre propio (si hablamos como persona
física) o a través de unos órganos de administración (si se trata de una persona jurídica)
asume la dirección y organización de los factores de producción y el riesgo empresarial, a
cambio de la obtención de un beneficio. Para este individuo, la contabilidad le ayuda a
saber la composición del patrimonio, de los cambios en la posición financiera, de la
actividad realizada y de los beneficios o pérdidas de la empresa.
Nos referiremos a 3 tipos de empresas:
a) Atendiendo a la actividad económica desarrollada:
-Empresas comerciales, su actividad consiste en la compraventa de los bienes elaborados
por otras empresas. Su objetivo es acercar los bienes a los consumidores.
-Empresas industriales o de transformación, en estas se transforma la materia prima,
mediante trabajo y tecnología, en productos finales. Con el fin de venderlo a los
consumidores o a otras empresas.
-Empresas de servicios, estas prestan sus servicios y desarrollan su actividad en sectores
como el turístico, financiero, transporte, etc.
b) Forma jurídica elegida: Se clasifican en empresas individuales, sociedades mercantiles y
empresas sin ánimo de lucro.
-Empresas individuales, estas son unidades económicas de producción en las que la
titularidad del negocio corresponde a una persona física, que asume la propiedad, la
dirección y el riesgo.
-Sociedades mercantiles, estas son entidades jurídica y económicamente independientes de
sus propietarios, creadas con la finalidad de aportar un fondo patrimonial común con el que
emprender mayores inversiones y repartir la responsabilidad del negocio.
Principales tipos de sociedades mercantiles:
1. Sociedades colectivas:
Estas son basadas en la confianza de los socios. Todos los socios partición en la gestión
social. Estos responden personal, subsidiaria y solidariamente con todos sus bienes. Todos
los socios participan en la proporción que establezcan, de los mismos derechos y
obligaciones.
2. Sociedades comanditarias:
Están son sociedades personalistas con dos tipos de socios:
Socios colectivos. Estos responden ilimitadamente de las deudas sociales.
Socios comanditarios. Estos sólo responden con sus aportaciones.
La denominación de la sociedad girará en torno a los nombres de los socios colectivos,
seguido de la expresión “sociedad en comandita”.
3. Sociedad limitada:
Esta es apropiada para empresas no excesivamente grandes. Son sociedades personalistas.
Los socios tienen responsabilidad limitada ya que no responden personalmente de las
deudas sociales. El capital se divide en participaciones indivisibles y acumulables, que no
tienen la consideración de valores, no pueden estar representadas por títulos ni anotaciones
en cuenta, y no pueden denominarse acciones. Su denominación es “Sociedad de
Responsabilidad Limitada.
4. Sociedad anónima:
Sociedad no personalista. Estos tienen una responsabilidad limitada ya que no responden
personalmente de las deudas sociales. El capital se representa por títulos denominados
acciones, que tienen la consideración de valores y pueden ser representadas por títulos o
anotaciones en cuenta. Las acciones son de libre transmisión (entre socios o en la Bolsa).
Se reconoce por la denominación de la sociedad y después SA.

Existen otras formas sociales en las que la toma de decisiones recae sobre los socios como
personas más que sobre el capital que representan:
5. Sociedades cooperativas:
Constituidas por personas físicas (salvo las cooperativas de segundo grado) que se asocian
con el objeto de realizar actividades empresariales para satisfacer necesidades económicas
o sociales de los cooperativistas. Los resultados económicos de la sociedad se imputan a los
socios después de atender los fondos comunitarios.
6. Sociedades anónimas laborales:
Estas tienen responsabilidad limitada y el capital es propiedad de los trabajadores. Ninguno
de los socios podrá poseer acciones que representen más de la tercera parte del capital.
7. Sociedad Limitada Nueva Empresa:
Esta tiene la finalidad de incentivar la creación de empresas con la simplificación de los
trámites burocráticos de constitución y pueta en marcha del negocio y un régimen de
contabilidad simplificada.
c) Por función de su tamaño: Estas se distinguen entre pequeñas, medianas y grandes
empresas.

1.2 Sistemas de información en la empresa

La información es esencial para eliminar o reducir la incertidumbre en la toma de
decisiones empresariales.
La contabilidad es el sistema informativo más certero para transmitir información de
naturaleza económico-financiera acerca de una empresa.
1.2.1 Sistemas de información contable
Un sistema contable debe garantizar una fiabilidad de la información que se elabora,
usando métodos más precisos de medición, organización y distribución de la información,
usando un lenguaje específico.
-Recogida y selección de los datos. Este paso es la identificación y selección de los datos
económicos que sean de interés en el sistema contable. Estos pueden ser facturas, recibos,
cuentas bancarias, escrituras de propiedad, etc.
-Medición y valoración. Es la cuantificación, en unidades monetarias, de los datos que se
introducen en el sistema. A veces es necesario establecer hipótesis y estimaciones para la
obtención de algunos datos.
-Registro. Es la representación sistemática de los datos contables computados. El método
de registro universal aceptado es el de partida doble.
-Resumen y comunicación de la información procesada. Al finalizar un periodo, se tendrá
que resumir la información registrada, esto es, se tendrá que elaborar varios documentos
denominados estados contables, los cuales se presentarán a los interesados. La periodicidad
de estos documentos contables exige semestral, trimestral, mensual o anualmente su
elaboración. La normativa legal vigente exige que anualmente se elaboren y publiquen los
estados contables, denominados cuentas anuales.
-Tomar de decisiones. La información de los estados financieros o contables tienen como
destinatarios a usuarios potenciales que utilizarán la misma para ejercer una toma de
decisiones documentada y respaldada.
1.2.2 Usuarios de la información contable
Los usuarios son aquellos que se pueden ver afectados por la actividad de la entidad
informativa. Estos se distinguen entre internos y externo.
Usuarios externos. No tienen responsabilidades directas en la gestión de la empresa, aunque
si un interés. Estos pueden ser de dos tipos:

Usuarios internos. Estos tienen la capacidad para tomar decisiones relativas a la gestión de
la empresa, estos son los directivos y responsables de la gestión.
La contabilidad puede elaborar distintos tipos de información en función de las necesidades
de los usuarios.
La contabilidad se puede dividir en financiera o en interna, esto dependiendo del usuario
que solicite la información. La contabilidad financiera o externa se dirige a los usuarios
externos y la contabilidad interna, son los costes o de gestión, cuyos destinatarios son los
directivos de la empresa.
La contabilidad financiera debe mostrar la imagen fiel del patrimonio, la situación
financiera y los resultados de la empresa. Las cuentas anuales son:
a) Balance de situación. Este resume la situación económica, financiera y patrimonial de la
empresa en un momento determinado.
b) Cuenta de pérdidas y ganancias. Informa del resultado obtenido en un periodo y cómo se
ha obtenido.
c) Estado de cambios en el patrimonio neto. Recoge todos los movimientos del patrimonio
contable entre dos ejercicios.
d)Estado de flujos de efectivo. Informa el origen y uso del efectivo y otros activos líquidos
equivalentes a efectivo y de su variación en el ejercicio.
e) Memoria. Completa, amplía y comenta la información recogida en los demás
documentos que integran las cuentas anuales.
1.2.3 Objetivos de la información contable
Su objetivo principal es la mejora de las tomas de decisiones. La diversidad de necesidades
generará objetivos diferentes y en última instancia normas contables distintas.
Las distintas necesidades se pueden agrupar en tres categorías:
-Relacionadas con la rendición de cuentas y el control
-Relacionadas con la predicción de situaciones futuras.
-Relacionadas con la política económica del país.
Objetivos relacionados con la rendición de cuentas y el control:
-Guardar o recopilar información sobre la situación económica y financiera de la entidad.
-Proveer información sobre los resultados obtenidos.
-Suministrar información para evaluar la capacidad y responsabilidad de los gestores.
-Proporcionar información de carácter legal.
Objetivos vinculados a la predicción de situaciones financieras:
-Proveer información útil para realizar previsiones acerca del comportamiento futuro de los
beneficios.
-Suministra información adecuada para evaluar flujos de futuros de tesorería.
-Proporcionar información relevante a la dirección.
Objetivos vinculados a la política económica del país:
-Evaluar la función económica y el comportamiento de la entidad en relación con los
intereses nacionales.
-Estimar los costos y beneficios sociales atribuibles a la empresa.
1.2.4 Requisitos de la información contable
La información contable debe cumplir los requisitos de características cualitativas para que
esta información pueda ser útil para la toma de decisiones.
La información es relevante cuando es útil para la toma de decisiones económicas, es decir
cuando ayuda a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien confirmar o corregir
evaluaciones realizadas anteriormente.
La información es fiable cuando está libre de errores materiales y es neutral. Está libre de
sesgos.
También, la información financiera debe cumplir con cualidades de comparabilidad y
claridad. Deben de ser comparables en el tiempo (distintos periodos de la misma entidad) y
en el espacio (entre distintas entidades).
La economicidad, es el coste de obtener, procesar interpretar la información. Esta no debe
superar los beneficios derivados de su utilización.
1.2.5 Principios contables
1. Empresa en funcionamiento. Se considerará, salvo prueba de lo contrario, que la gestión
de la empresa continuará en un futuro previsible, por lo que la aplicación de los principios y
criterios contables no tiene el propósito de determinar el valor del patrimonio neto a efectos
de su transmisión global o parcial, ni el importe resultante en caso de liquidación.
En aquellos casos en que no resulte de aplicación este principio, en los términos que se
determine en las normas de desarrollo del Plan General de Contabilidad, la empresa
aplicará las normas de valoración que resulten más adecuadas para reflejar la imagen fiel de
las operaciones tendentes a realizar el activo, cancelar las deudas y, en su caso, repartir el
patrimonio neto resultante, debiendo suministra en la memoria de las cuentas anuales toda
la información significativa sobre los criterios aplicados.
2. Devengo. Los efectos de las transacciones o hechos económicos se registrarán cuando
ocurran, imputándose al ejercicio al que las cuentas anuales se refieran, los gastos y los
ingresos que afecten al mismo, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro.
3. Uniformidad. Adoptado un criterio dentro de las alternativas que en su caso se permitan,
deberá mantenerse en el tempo y aplicarse de manera uniforme para transacciones, otro
eventos y condiciones que sean similares, en tanto o se alteren los supuestos que motivaron
su elección. De alterarse estos supuestos podrá modificarse el criterio adoptado en su día;
en tal caso, estas circunstancias se harán constar en la memoria, indicando la incidencia
cuantitativa y cualitativa de la valoración sobre las cuentas anuales.
4. Prudencia. Se deberá ser prudente en las estimaciones y valoraciones a realizar en
condiciones de incertidumbre. La prudencia no justifica que la valoración de los elementos
patrimoniales no responda a la imagen fiel que deben reflejar las cuentas anuales.
Asimismo, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 38 bis del Código de Comercio,
únicamente se contabilizarán los beneficios obtenidos hasta la fecha de cierre del ejercicio.
Por el contrario, se deberán tener en cuenta todos los riesgos, con origen en el ejercicio o en
otro anterior, tan pronto sean conocidos, incluso si sólo se conocieran entre la fecha de
cierre de las cuentas anuales y la fecha en que éstas se formulen.
Deberán tenerse en cuenta las amortizaciones y correcciones de valor por deterioro de los
activos, tanto si el ejercicio se salda con beneficio como con pérdida.
5. No compensación. Salvo que una norma disponga de forma expresa lo contrario, no
podrán compensarse las partidas del activo y del pasivo o la de gastos en ingresos, y se
valorarán separadamente los elementos integrantes de las cuentas anuales.
6. Importancia relativa. Se admitirá la no aplicación estricta de algunos de los principios y
criterios contables cuando la importancia relativa, en términos cuantitativos o cualitativos,
de la variación que tal hecho produzca sea escasamente significativa y, en consecuencia, no
altere la expresión de la imagen fiel. Las partidas o importes cuya importancia relativa sea
escasamente significativa podrán aparecer agrupados con otros de similar naturaleza o
función.
1.3 División de la contabilidad