PROCEDIMIENTO PARA LA

ELABORACIÓN DEL CUADRO

DE CLASIFICACIÓN

Documento elaborado en el marco del

Proyecto de Modernización del Archivo Nacional
Abril de 2019
Procedimiento para la Elaboración del Cuadro de Clasificación
Versión1.1

Abril 2019

Santiago de Chile

Archivo Nacional de Chile

Programa de Modernización del Sector Público

Proyecto de Modernización del Archivo Nacional
Financiado por Ministerio de Hacienda y el Banco Interamericano de Desarrollo

Elaborado por:

Gabriela Andaur Gómez

Pilar Díaz Ellis
Karin Pereira Contardo

2
ÍNDICE
PRESENTACIÓN 5

INTRODUCCIÓN 6

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS 7

DEFINICIÓN Y ASPECTOS GENERALES _____________________________________________ 7

CARACTERÍSTICAS DE LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS_______________________________ 7
NIVELES DE AGRUPACIÓN DOCUMENTAL ___________________________________________ 7
CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN ___________________________________________________ 9

PROCEDIMIENTO DE CLASIFICACIÓN 11

PASO 1: ESTUDIO DE LA INSTITUCIÓN PRODUCTORA _________________________________ 12

PASO 2: IDENTIFICACIÓN DE FUNCIONES DE LA INSTITUCIÓN PRODUCTORA __________________ 13
PASO 3: IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE TIPOS DOCUMENTALES __________________________ 15
PASO 4: IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES _________________________________ 16
PASO 5: DEFINICIÓN DE NIVELES DE CLASIFICACIÓN __________________________________ 17
PASO 6: ORGANIZACIÓN DE SERIES EN EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN _____________________ 18
PASO 7: CODIFICACIÓN _____________________________________________________ 19
PASO 8: REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN _______________________ 19

BIBLIOGRAFÍA 21

ANEXOS 22

ANEXO 1.- INVENTARIO DE FUNCIONES DE LA INSTITUCIÓN PRODUCTORA____________________ 22

ANEXO 1.1.- FORMA DE COMPLETAR EL INVENTARIO _________________________________ 23
ANEXO 2.- INVENTARIO DE SERIES DOCUMENTALES __________________________________ 25
ANEXO 2.1.- FORMA DE COMPLETAR LA FICHA ______________________________________ 26

3
El Cuadro de Clasificación funcional
ofrece una visión acabada de la
relación entre las funciones de una
institución y los documentos resultantes
de su ejercicio.

Permite que la forma de organización

de los documentos se mantenga
estable en tiempo, aunque la institución
varíe en su estructura orgánica.

4
PRESENTACIÓN

Este documento es el primero de una serie de cinco procedimientos elaborados

por el Archivo Nacional (AN) en el contexto de su Proyecto de Modernización, el
cual forma parte del Programa de Modernización del Sector Público del Ministerio
de Hacienda.

Esta serie recoge buenas prácticas archivísticas a nivel internacional y está

enfocada inicialmente al trabajo con las primeras instituciones que transferirán
documentos electrónicos al Archivo Nacional.

El orden recomendado de lectura y aplicación de estos documentos se grafica en

la siguiente figura:

Adicionalmente, pueden consultarse los documentos Metadatos y Formatos para

la Transferencia y el Glosario Específico para la Transferencia de Documentos
Electrónicos que complementan los procedimientos indicados anteriormente.

5
 se detallan los pasos que cada
INTRODUCCIÓN
institución debe seguir para clasificar

La clasificación es un proceso sus documentos y los resultados que

fundamental dentro de la gestión se esperan de cada actividad. En la

documental que permite identificar parte final se incorpora un anexo con

los documentos que cada institución los formularios que permitirán registrar

posee y cómo se relacionan con sus la información recabada en esta

funciones y actividades. Esta etapa y que serán de gran utilidad

identificación es el punto de partida para la clasificación de los

para todos los procesos que deben documentos y para el desarrollo de

realizarse de forma regular para los procesos archivísticos sucesivos

conseguir que los documentos sean contemplados en esta serie.

gestionados de forma eficiente,

Este documento ha sido elaborado
efectiva y responsable.
teniendo en consideración los
Adicionalmente, es una herramienta
estándares de gestión documental
de control que permite que estos
que se encuentran vigentes, así
recursos puedan ser recuperados
como las mejores prácticas
oportunamente e interpretados a
reconocidas por otras instituciones
partir de su contexto de creación.
archivísticas.

El presente procedimiento tiene por

Este procedimiento aplica a todos los
finalidad entregar orientaciones
organismos que se encuentran
técnicas y metodológicas a las
afectos al DFL N°5.200 de 1929 y que
Instituciones Productoras (IP) para la
están obligadas a transferir sus
organización y clasificación de sus
documentos al Archivo Nacional, así
documentos, específicamente para
como a todas aquellas instituciones
elaborar un Cuadro de Clasificación
públicas que voluntariamente
del fondo institucional. Para ello, este
deseen transferir sus documentos,
documento consta de una primera
según los requerimientos establecidos
sección de corte teórico en la que se
por el AN.
presentan definiciones y
características generales del proceso
de clasificación. En la segunda parte,

6
 actividades registran), asignando
CLASIFICACIÓN DE
metadatos esenciales para su gestión

DOCUMENTOS y oportuna recuperación.

DEFINICIÓN Y ASPECTOS CARACTERÍSTICAS DE LA

GENERALES CLASIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS
La clasificación es el punto de partida
para la gestión eficiente de los La clasificación de documentos es

documentos de una organización. Es una actividad que requiere de

un proceso central en la gestión tiempo y de gran cantidad de

documental que consiste en la información sobre la institución que

identificación y organización de los ha generado y acumulado los

documentos generados por una documentos. Deberá realizarse

institución en el transcurso de su utilizando niveles de agrupación

gestión. Como señala la norma ISO documental y un criterio de

15489, la clasificación es esencial clasificación, como se describe a

para facilitar la descripción, el control continuación.

y el establecimiento de relaciones
NIVELES DE AGRUPACIÓ N
entre documentos que evidencian
DOCUMENTAL
una actividad, y para la asignación
de las acciones de disposición y Al momento de clasificar los
condiciones de acceso documentos, se debe tener en
correspondientes a cada agrupación cuenta que existen distintos tipos y
documental. niveles de agrupación documental.
Estas agrupaciones son la base de
Contar con un sistema de
cualquier sistema de clasificación
clasificación permitirá a las
documental. En el contexto del
instituciones identificar los vínculos
Proyecto de Modernización del
que existen entre los documentos y
Archivo Nacional, pueden
situarlos en su contexto de
entenderse de la siguiente manera:
producción (es decir, establecer bajo
qué función fueron creados y qué

7
Fondo: Conjunto de documentos, Unidad documental compuesta o
con independencia de su tipo Expediente:
documental o soporte, producidos
Conjunto ordenado de documentos
orgánicamente y/o acumulados y
y actuaciones que sirven de
utilizados por una persona física,
antecedente y fundamento a la
familia o entidad en el transcurso de
resolución administrativa. Pueden ser
sus actividades y funciones como
generados por una entidad
productor (ISAD G, 1999).
productora en la resolución de un
Subfondo: División primera del fondo, mismo asunto, trámite o
establecida en virtud de las líneas de procedimiento administrativo o bien
acción de la entidad, que se constituido durante el proceso de
identifica con los órganos y con las organización archivística porque se
funciones productoras de los refiere al mismo tema, actividad o
documentos. asunto. El expediente es
generalmente la unidad básica de la
Serie documental: Conjunto de
serie.
documentos de similares
características que se relacionan Unidad documental simple o
entre sí por haber sido creados, Documento: Corresponde a la
recibidos o utilizados por una unidad archivística más pequeña e
institución en virtud de una función y intelectualmente indivisible. Ejemplos
la ejecución de una misma actividad. son una carta, una memoria, un
Las series se encuentran informe, una fotografía o una
subordinadas a los subfondos, y grabación sonora.
pueden dividirse en nuevas subseries,
La relación jerárquica entre cada
cuando la complejidad de las
uno de estos niveles, pueden
actividades y los documentos
representarse de la siguiente manera:
generados así lo ameriten.

8
 los documentos se agrupan
asociándolos a las funciones y
Fondo
actividades que la institución
realizaba al momento de generar los

Subfondo Subfondo Subfondo documentos.

El criterio mixto, que corresponde a la

Serie Serie combinación de los criterios orgánico
documental documental
y funcional. En este tercer caso, los

Unidad documentos se dividen según la

Subserie documental
documental compuesta o división que les dio origen y, de forma
Expediente
subsecuente, se asocian a la función
Unidad Unidad Unidad
documental documental documental o actividad que realizaba dicha
simple o simple o simple o
documento documento documento división al momento de crear el
documento.

Ilustración 1: Niveles de agrupación En el ámbito de la transferencia de

documental documentos electrónicos al Archivo
Nacional, y del presente instructivo,
CRITERIOS DE CLASIFI CACIÓN deberá utilizarse únicamente el

Para poder definir de la forma en que criterio funcional. La elección de este

los documentos serán organizados, se criterio radica en el amplio consenso

pueden utilizar diferentes criterios: que existe sobre su conveniencia.

Como señala na norma ISO 15489, los
El criterio orgánico, que toma como
sistemas de clasificación basados en
base de la clasificación la estructura
funciones proporcionan un marco
orgánica de la institución. En este
sistemático para la gestión de
caso, los documentos se agrupan
documentos y, adicionalmente, son
según la división u oficina que les
necesarios para garantizar que los
dieron origen.
documentos y sus metadatos reflejen

El criterio funcional, que se desprende fielmente los procesos de negocios

de las funciones y actividades que el que los originaron.

organismo realiza. En este escenario,

9
Uno de los argumentos más interior de una organización
relevantes para preferir la significará la apertura o cierre de
clasificación funcional, es que ofrece agrupaciones documentales, según
un nivel de estabilidad superior a la corresponda, pero no implicará
clasificación orgánica. Esto, debido a modificaciones en otros conjuntos de
que las estructuras orgánicas de las documentos, lo que permitirá
instituciones tienden a variar en el mantener en el tiempo la estructura
tiempo, ya sea por la supresión, por la de organización documental y
creación o como resultado de la facilitar su comprensión y uso.
fusión de entidades orgánicas
Asociar los documentos a funciones y
(oficinas, divisiones, departamentos,
actividades de la institución
etcétera). Si los documentos se
productora también permite
organizan de acuerdo con esta
identificar con precisión aquellos
estructura, entonces la organización
documentos que son vitales para su
documental deberá modificarse
funcionamiento y que requieren ser
cada vez que se realiza un cambio
tratados de forma prioritaria o bajo
dentro de la orgánica institucional,
parámetros distintos a otros conjuntos
dando lugar a sistemas de
documentales. Por otra parte, la
clasificación paralelos que pueden
clasificación funcional permite
dificultar la recuperación de
identificar actividades que son
información.
relevantes para la institución pero
Por el contrario, las funciones de las que no se encuentran debidamente
organizaciones tienden a documentadas. Esta información
permanecer de forma estable en el permitirá realizar acciones que
tiempo. Si los documentos se aseguren la disponibilidad de
organizan de acuerdo con funciones evidencia completa, en la forma de
y actividades, los cambios que documentos, sobre el actuar de la
experimente la estructura orgánica organización.
no tendrá incidencia alguna sobre la
forma en que se organizan los
documentos. Por otra parte, la
creación o supresión de funciones al

10
 con los medios o facilidades
PROCEDIMIENTO DE
necesarias para poder obtener la

CLASIFICACIÓN información requerida.

La realización de la clasificación de El resultado de esta actividad se

documentos es una actividad que materializará en un Cuadro de

requiere la ejecución de un número Clasificación. En él se representará la

extenso de tareas con diverso nivel forma en que se organizan

de dificultad, en las que se debe intelectualmente los documentos

recolectar y sistematizar un amplio generados por la IP, a través de la

rango de información sobre la identificación de las agrupaciones

institución productora (IP), sus documentales que componen el

funciones y los documentos que fondo y la visualización de las

genera. Por este motivo, es esperable relaciones jerárquicas que median

que requiera una cantidad entre ellas, utilizando un sistema de

considerable de tiempo y esfuerzo, códigos únicos generado para dicho

que podrá variar dependiendo de la fin. De acuerdo con las prácticas

complejidad de la producción recomendadas por estándares

documental de la IP. internacionales actuales, esta

clasificación debe realizarse
Por este motivo, es altamente siguiendo un criterio funcional.
recomendable que la clasificación
de los documentos de la IP sea A continuación, se presentan

realizada por más de una persona y secuencialmente los pasos que debe

que sea liderada por el equipo seguir la IP para realizar la

responsable de la gestión de los clasificación de sus documentos,

documentos de la IP, en su calidad desde el estudio inicial de la

de expertos en la materia. Puesto institución hasta la aprobación final

que el equipo responsable deberá de Cuadro de Clasificación por parte

contar con información de tipo más del Archivo Nacional.

amplia, especialmente sobre las

funciones y procedimientos propios
de la IP, es fundamental que cuenten

11
PASO 1: ESTUDIO DE LA incidido en cambios en su estructura,
funciones u otros aspectos relevantes.
INSTITUCIÓN PRODUCTORA
Los antecedentes que se recopilen
Para poder elaborar el cuadro de deben apuntar a lograr una mejor
clasificación es vital conocer a la IP. comprensión del funcionamiento de
Para ello, se deben recabar y analizar la IP, por lo cual es importante
una gran variedad de antecedentes mantener el foco de este estudio en
que permitirán entender a cabalidad aquellos aspectos que ayuden a
los ámbitos que inciden en la forma entender la forma, lógica y cambios
en que la IP funciona y, por lo tanto, en la producción documental
comprender el contexto en que institucional a lo largo de su
genera sus documentos y las desarrollo.
necesidades que estos deben
satisfacer. Contexto normativo: Entendiendo
que todos los documentos emanan
En este sentido, hay tres ámbitos del ejercicio de las funciones de la IP,
principales que nos permitirán será relevante recopilar
abordar el estudio institucional de antecedentes que permitan conocer
forma completa: el origen de dichas funciones y la
forma en que éstas se llevan a cabo.
Historia institucional: Es necesario
Son relevantes las leyes, decretos,
reconocer los hitos relevantes dentro
reglamentos, circulares u otros
de la historia de la IP. En este sentido,
instrumentos a los que la IP se
es importante identificar no solo el
encuentre sujeta, además de normas
momento de su creación, sino
internas que regulen los
también reconocer si existe una
procedimientos de la IP. Dentro de
relación entre esta IP y otras
este ámbito, deben considerarse
predecesoras de las que pueda
también los requerimientos legales
haber heredado funciones de forma
sobre los plazos de retención y
parcial o total. Por otra parte, será
eliminación de documentación. Si la
importante identificar cambios
IP adhiere a estándares o buenas
significativos que pueda haber
prácticas sectoriales o en el ámbito
experimentado la IP en el transcurso
de la gestión, también deberán
de su existencia y que puedan haber

12
considerarse. Es altamente actual de los documentos y su
recomendable contar con el apoyo organización, las necesidades y las
de la división jurídica o su equivalente prácticas que se han instaurado o
dentro de la IP. que son reconocidas dentro del
organismo. Esta información será de
Estructura orgánica: Como los
importancia en la implementación
documentos son producidos y
de un nuevo sistema de clasificación,
gestionados por unidades o divisiones
para asegurar que no solo se ajuste a
específicas dentro de la IP, es
las buenas prácticas, sino que
importante tener certeza sobre la
también pueda ser adoptado de
forma en que estas divisiones se
forma efectiva por las personas.
estructuran. Para ello, deberá
contarse con el organigrama Resultado: Recopilación de
institucional e, idealmente, con documentos con información relativa
organigramas anteriores al actual, si a la historia institucional, contexto
es que existieren. Esto permitirá normativo y organigramas de la IP.
identificar cambios en la estructura
administrativa que podrían ser PASO 2: IDENTIFICACIÓN DE

relevantes para la identificación y FUNCIONES DE LA INSTITUCIÓN

comprensión del contexto de PRODUCTORA
creación de los documentos.
La identificación de las funciones de

Adicionalmente, es recomendable la IP es esencial puesto que éstas

que puedan recabarse constituirán la base del sistema de

antecedentes sobre las prácticas clasificación de documentos.

actuales y pasadas de gestión Deberán consultarse todas las

documental al interior de la IP. Si ya fuentes disponibles que permitan

existen cuadros de clasificación o se identificar con certeza las funciones

dispone de documentación relativa que la IP realiza en el cumplimiento

a la lógica de organización de de su mandato, para lo cual serán de

documentos, deberán examinarse gran utilidad los insumos generados

detalladamente. Estos instrumentos en el paso 1. Si la IP ha realizado

permiten comprender la forma previamente un levantamiento de

funciones o de procesos, estos

13
instrumentos serán de gran utilidad. Si,  Las funciones que permiten el
por el contrario, no existe un trabajo logro de dichos objetivos
previo dentro de este ámbito, puede  Los procesos que constituyen
recurrirse a otros métodos, como la dichas funciones
realización de entrevistas a  Los elementos que
autoridades y responsables de las constituyen cada proceso,
principales divisiones orgánicas, para llevando a la identificación
complementar la información de las operaciones que los
recabada en el paso anterior. componen

En esta etapa, el análisis debe Como señala la norma ISO 15489,

realizarse en un nivel de profundidad este ejercicio puede tener como
mayor al del paso 1, puesto que resultado la documentación de
deberán identificarse tanto las actividades y procesos de negocio
funciones como los distintos de la institución; la elaboración de un
componentes que permiten su Cuadro de Clasificación en el que se
ejercicio, avanzando desde lo desplieguen de forma jerárquica las
general a lo particular. funciones, actividades y
transacciones que se realizan al
Para orientar esta identificación, se
interior del organismo, y un mapa de
recomienda tomar como base la
los procesos de la organización.
jerarquía de términos propuesta por
Como mínimo, el análisis debiese
la norma ISO 26122, que establece
llegar hasta el nivel de las actividades
cuatro niveles: 1) Función; 2)
y deberá analizarse la conveniencia
Conjunto de procesos o Subfunción;
de descender hasta el último nivel de
3) Proceso o Actividad, y 4)
análisis. No obstante, contar con esta
Operación o Transacción. Siguiendo
información más detallada sin duda
el esquema propuesto por esta
ayudará a comprender de mejor
norma, el estudio debiese
forma la producción documental de
contemplar la identificación de:
la IP e identificar necesidades dentro

 Los objetivos y estrategias de de este ámbito.

la IP

14
Para sistematizar la información características estructurales
recabada en este paso, se semejantes y que generalmente se
recomienda crear un repertorio de deriva del ejercicio de una misma
funciones de la IP que, siguiendo las función o competencia
recomendaciones del Modelo de administrativa. Es común que las
Gestión Documental de la Red de características de un tipo
Transparencia Activa (RTA), debiese documental estén dadas por una
identificar para cada caso los determinada norma de
siguientes elementos: procedimiento. En el caso de Chile,
esto puede observarse en los oficios,
 Nombre de la función
cuya forma fue regulada en 1974 por
 Tipo de función
 Descripción de la función el Decreto 291 del Ministerio del
 División orgánica que Interior. No obstante, en las
desarrolla la función
instituciones se generan a diario una
 Fechas de desarrollo de la
función gama de tipos documentales más
 Nombre de funciones amplia, aunque no necesariamente
antecedentes o sucesoras
están reguladas las características
 Nombre de funciones
superiores e inferiores que deben tener.

Resultado: Repertorio con la totalidad En este paso, se deberán identificar

de funciones de la IP. los distintos tipos de documentos que

PASO 3: IDENTIFICACIÓN Y Formulario imprimible en Anexo 1

ANÁLISIS DE TIPOS la IP genera en el ejercicio de sus
DOCUMENTALES distintas funciones y actividades. Al
momento de hacer la compilación
Esta actividad, que puede ser
de estos tipos, será importante
realizada de forma paralela al paso 2,
identificar las características de cada
consiste en la identificación de los
uno de ellos, a fin de determinar
tipos de documentos que genera la
quiénes los generan, de qué forma lo
IP.
hacen, cómo y por quiénes son
Un tipo documental es una clase de utilizados al interior de la IP.
documento que posee

15
Esta información será de gran en otras palabras, identificar la
relevancia para poder normalizar las relación que existe entre el ejercicio
características de cada tipo de una actividad y la creación de
documental, actividad que deberá determinados documentos.
hacerse de forma tan temprana
Debe considerarse que las series
como sea posible. La normalización
pueden componerse de dos formas
de los tipos permitirá que todos los
distintas:
documentos se ajusten a los
parámetros fijados a nivel central o al *Series compuestas por documentos
interior de la IP y asegurará que las que corresponden a un mismo tipo
actuaciones de la administración documental. Esto ocurre en el caso
queden debidamente de actividades regulares que se
documentadas. realizan de forma sostenida en el
tiempo. Ejemplos de ello pueden ser
PASO 4: IDENTIFICACIÓN DE
una serie de Solicitudes, u otra de
SERIES DOCUMENTALES Correspondencia.

Una vez que se han identificado las

*Series compuestas por expedientes,
funciones y los documentos de la IP,
que agrupan documentos que
debe procederse a identificar las
corresponden a distintos tipos
series documentales, entendidas
documentales. Esto ocurre en
como conjuntos de documentos que
aquellos casos en los que existe una
son acumulados en el ejercicio de
actividad que, aunque puede
una misma función o actividad y, por
ejecutarse de forma continua,
lo tanto, son conservadas y
comprende procesos relativos a una
manejadas como una unidad.
situación, caso, tema o persona

Por lo tanto, en este paso debe específica, y que por lo tanto tienen

relacionarse la información un inicio y término definidos en el

recabada en el paso 2 –en el cual se tiempo. Esto puede ocurrir, por

identificaron funciones y actividades– ejemplo, en el caso de una

con aquella correspondiente al paso Expediente judicial, en el cual se

3 – identificación de tipos reunirán antecedentes relativos a un

documentales. Identificar las series es, mismo caso, o en un Expediente de

16
personal, en el cual encontraremos  Sistema de ordenación
reunidos diversos tipos de (cronológico, alfabético u
documentos que evidencian la otro)
historia laboral de una persona al  Series antecesoras
interior de la institución.  Series sucesoras
 Series relacionadas
Al igual que en el caso de las
funciones, la identificación de las Adicionalmente, esta información
series documentales debe quedar podría ser complementada con más
debidamente documentada, ya que información, para lo cual será de
permitirá que se tomen decisiones utilidad la norma de descripción
sobre su clasificación y sobre las archivística ISAD (G), cuya última
acciones que deberán tomarse en versión fue elaborada en 1999 por el
relación con ese conjunto de Consejo Internacional de Archivos
documentos durante su ciclo vital. específicamente para dicho fin.

Siguiendo la recomendación de la Resultado: Inventario completo con

RTA, esta recopilación puede información de la totalidad de series
hacerse en la forma de un Repertorio documentales derivadas de las
de Series documentales, que debe funciones específicas de la IP.
contener, como mínimo, la siguiente
información: Formulario imprimible en Anexo 2

PASO 5: DEFINICIÓN DE
 Nombre de la serie
 Unidad productora NIVELES DE CLASIFICACIÓN

 Función o actividad de la que A continuación, debe definirse el

deriva número de niveles que tendrá el
 Tipo(s) documentales que
Cuadro de Clasificación. Si bien es
contiene
posible que esta decisión surja de
 Fechas extremas (fecha del forma natural durante el proceso de
documento más antiguo y del elaboración del cuadro, es
más nuevo)
importante tener en cuenta que el
 Legislación que afecta al
sistema debe tener un número
trámite de la serie acotado de niveles. Estos deben ser

17
suficientes para representar las Para ello, deberán considerarse los
relaciones entre funciones, niveles de agrupación definidos en la
subfunciones, actividades y sección I.b de este instructivo,
transacciones, pero, a la vez, debe procediendo de lo general a lo
ser lo suficientemente simple para particular e identificando los
facilitar su comprensión y uso. siguientes elementos:

Siguiendo las recomendaciones de la 1. El fondo documental: El nombre

norma ISO 15489-2, la determinación del fondo deberá ser el nombre
del número de niveles estará dada de la IP.
por los siguientes factores, propios de 2. Los subfondos: Cada uno de
cada institución: estos subfondos debe
corresponder a las funciones de
 las responsabilidades;
amplio nivel que realiza la IP. En
 la naturaleza de sus
este nivel, puede distinguirse
actividades;
entre las funciones específicas o
 el tamaño;
sustantivas (aquellas
 la complejidad de su
directamente relacionadas con
estructura;
la misión de la IP) y las funciones
 la evaluación de riesgos
comunes o facilitativas (aquellas
críticos en cuanto a la rapidez
funciones de apoyo, como
y precisión en el control y
pueden ser la administración de
recuperación de los
recursos financieros, la gestión de
documentos;
tecnologías de la información o
 la tecnología implantada.
de recursos humanos). En casos
de gran complejidad de
PASO 6: ORGANIZACIÓN DE
funciones, estos niveles podrían
SERIES EN EL CUADRO DE
subdividirse para representar
CLASIFICACIÓN
sub-funciones de la IP.
A continuación, debe sistematizarse 3. Las series documentales: Al
la información recabada en base a interior de cada sub-fondo
los criterios definidos, para lo cual se deberán individualizarse las series
elaborará el Cuadro de Clasificación. documentales respectivas, cada

18
 una correspondiente a los con las actividades y funciones que
procesos o actividades que la IP les han dado origen.
realiza para dar cumplimiento a
Este código puede ser alfabético,
la respectiva función. En este
numérico o alfanumérico, y deberá
caso, también podría ser
seguir las directrices dadas para este
necesario establecer sub-series, si
fin por el Archivo Nacional. En la
la complejidad de la actividad
práctica, esto implica que deberán
así lo ameritara.
asignarse códigos para cada uno de
El Cuadro de Clasificación debe los niveles del cuadro, siendo estos la
mostrar todos los niveles de base del código único asignado a
agrupación hasta el de las series cada documento.
documentales. Al interior de cada
Resultado: Cuadro de Clasificación
una de estas se encontrarán,
que abarque la totalidad de las series
finalmente, los expedientes y los
generadas por la IP, con sus
documentos de la IP que, gracias a la
respectivos códigos en cada nivel.
realización de este proceso, se
habrán relacionado correctamente
PASO 8: REVISIÓN Y
con su contexto de creación.
APROBACIÓN DEL CUADRO DE
Resultado: Cuadro de Clasificación CLASIFICACIÓN
que abarque la totalidad de las series
Es importante recordar que el
generadas por la IP.
proceso de elaboración del Cuadro
de Clasificación finaliza una vez que
PASO 7: CODIFICACIÓN
se ha obtenido la aprobación por
Si bien el Cuadro de Clasificación ya parte del Archivo Nacional. Para ello,
ha sido elaborado, es indispensable deberán enviarse los siguientes
asignar un código a cada uno de los antecedentes:
niveles establecidos. Este código, que
debe ser único, es lo que permitirá Cuadro de Clasificación

establecer la relación entre cada uno

Repertorio de funciones, con
de los documentos y expedientes
elementos de descripción mínimos
mencionados en este instructivo

19
Inventario de series documentales, plazo máximo de 30 días hábiles,
con elementos de descripción desde que se recibe la notificación
mínimos mencionados en este de las modificaciones necesarias.
instructivo
Por último, debe tenerse en cuenta
Recopilación de fuentes normativas que cualquier modificación posterior
que han sido consideradas en la que se realice al Cuadro de
elaboración del cuadro de Clasificación aprobado, implicará
clasificación una nueva revisión por parte del
Archivo Nacional. Antes de proceder
Una vez que estos antecedentes
a ejecutar acciones en las
sean recibidos, se realizará una
agrupaciones documentales que se
revisión y se procederá a entregar la
han visto modificadas, la IP deberá
aprobación, que autoriza a la IP a
contar con la aprobación de la
utilizar el Cuadro como base de sus
nueva versión del Cuadro de
procesos de gestión documental. En
Clasificación.
caso de requerirse modificaciones,
deberán realizarse dentro de un

20
 15489-2:2006 Información y
documentación – Gestión de
BIBLIOGRAFÍA Documentos – Parte 2
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Documentos – Parte 1
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Generalidades.
Organización Documental.
 International Organization for
Archivo Nacional de Chile.
Standardization. (2006). ISO

21
ANEXOS

ANEXO 1.- INVENTARIO DE FUNCIO NES DE LA INSTITUCIÓ N PRODUCTORA

1. Código
2. Oficina o unidad que ejerce la 3. Fecha 4. Persona responsable
función

5. Nombre de la función

6. Tipo de función (seleccionar)

Común Específica
7. Nivel (seleccionar)
Función Subfunción Proceso/Actividad Operación/Transacción

8. Otro (Especificar)
9. Descripción

10. Fechas de desarrollo de la función

Fecha de inicio Fecha de término
11. Legislación que mandata o regula el ejercicio de la función

12. Función(es) antecedentes 13. Función(es) sucesoras

14. Función(es) superior(es) 15. Función(es) inferior(es)

22
ANEXO 1.1.- FORMA DE COMPLETAR EL INVENTARIO

N° Nombre Descripción
1 Código Código identificador de la función que se está
describiendo en el inventario. El código debe permitir
identificar unívocamente a la función en cuestión.
Puede utilizarse un código numérico, alfabético o
alfanumérico.
2 Oficina o Nombre de la unidad que es responsable del ejercicio
unidad que de la función dentro de la IP. Se recomienda que
ejerce la provenga de un listado que contenga los nombres
función normalizados de las oficinas o unidades de la IP.

3 Fecha Fecha en la que se completó este inventario. Se

recomienda utilizar formato normalizado DD/MM/AAAA

4 Persona Nombre de la persona responsable de la realización del

responsable inventario. Se recomienda utilizar una forma
normalizada para ingresar el nombre. Ejemplo: [Apellido
1] [Apellido 2], [Nombre]

5 Nombre de la Nombre formal de la función que se está describiendo

función en el inventario. Se recomienda crear un listado
normalizado con los nombres de las funciones de la
institución.
6 Tipo de Indica si la función es común o específica. Las funciones
función específicas corresponden a las responsabilidades
(seleccionar) directas asumidas por la institución y que están dentro
de su mandato, mientras que las comunes son aquellas
de tipo administrativo (por ejemplo: gestión de personas,
gestión financiera, asesoría jurídica, etc.)

7 Nivel Nivel jerárquico de la función que se está describiendo

(seleccionar) en el inventario. Seleccionar una opción: Función,
Subfunción, Proceso/actividad, operación/transacción.

8 Otro Nivel jerárquico de la función que se está describiendo

(Especificar) en el inventario, cuando es distinto a los que se indicaron
anteriormente (por ejemplo: tarea)

9 Descripción Descripción general de la función que se está

describiendo. Se puede consignar el propósito u objetivo
de la función y un resumen de las actividades que
comprende.

23
10 Fechas de Indica el periodo durante el cual la institución ha
desarrollo de ejercido la función. Debe consignarse la fecha en que la
la función institución comenzó a ejercer la función y, si se trata de
una función extinta, la fecha en que dicha función cesó.
Si la institución aún la realiza, el campo "Fecha de
término" debe quedar en blanco.

11 Legislación Permite registrar leyes, decretos u otras fuentes legales

que mandata que mandatan a la institución a cumplir dicha función,
o regula el así como toda otra norma que la regule. Se recomienda
ejercicio de la utilizar un formato de referencias normalizado, de modo
función de asegurar que la fuente pueda ser consultada (por
ejemplo, norma APA)
12 Función(es) Si la función en cuestión fue precedida por otra función
antecedentes similar en el pasado, consignar su nombre.

13 Función(es) Si la función en cuestión ha cesado como tal y ha sido

sucesoras absorbida por otra, consignar su nombre.

14 Función(es) Si la función en cuestión está subordinada a otra función,

superior(es) indicar el nombre de la función superior.

15 Función(es) Si la función en cuestión tiene una o más funciones

inferior(es) subordinadas, indicar su(s) nombres.

24
ANEXO 2.- INVENTARIO DE SERIES DOCUMENTALES

1. Código
2. Oficina o unidad 3.Ubicación de 4. Fecha 5.Persona
productora la unidad responsable

6. Nombre de la serie 7. Función o actividad que

documenta

8.Nivel de agrupación que contiene (seleccionar)

Unidad documental simple (documento)
Unidad documental compuesta (expediente)
9.Descripción de la serie

10.Tipo(s)
documental(es) que
contiene
11. Tipo de 12. Ubicación 13. Soporte(s) 14. Formato(s)
documento
Original Papel
Electrónico
Otro (especificar)

Copia(s) Papel
Electrónico
Otro (especificar)
15. Criterio de ordenación de la serie (seleccionar)
Alfabético Numérico Año fiscal Temático
Geográfico Año de Cronológico (día, Alfanumérico
calendario mes, año)
Otro
16. Nivel de
seguridad
17. ¿Corresponde a documentos Si No
vitales?
18. Fechas extremas
Fecha inicio Fecha fin

25
 19. Volumen total a la fecha (metros
lineales)
20. Acumulación anual (metros
lineales)
21. Legislación que afecta el trámite de la serie

22. Serie(s) 23. Serie(s) 24. Serie(s) relacionadas

antecesoras sucesoras

ANEXO 2.1.- FORMA DE COMPLETAR L A FICHA

N° Nombre Descripción
1 Código Código identificador de la serie documental
que se está describiendo en el inventario. El
código debe permitir identificar unívocamente
a la serie en cuestión y debe venir del cuadro
de clasificación.
2 Oficina o unidad Nombre de la oficina generadora de la serie
productora documental en cuestión. Se recomienda que
provenga de un listado que contenga los
nombres normalizados de las oficinas o
unidades de la IP.
3 Fecha Fecha de realización del inventario. Se
recomienda utilizar formato normalizado
DD/MM/AAAA
4 Persona responsable Nombre de la persona responsable de la
realización del inventario. Se recomienda
utilizar una forma normalizada para ingresar el
nombre. Ejemplo: [Apellido 1] [Apellido 2],
[Nombre]
5 Nombre de la serie Nombre formal de la serie que se está
describiendo en el inventario. El nombre debe
permitir identificar unívocamente a la serie en
cuestión y debe venir del cuadro de
clasificación.
6 Función o actividad Nombre formal de la función de la que deriva
que documenta la serie documental en cuestión. El nombre
debe corresponder al consignado en el
inventario de funciones.

26
7 Nivel de agrupación Permite consignar si la serie está compuesta
que contiene por expedientes o por documentos. Debe
(seleccionar) completarse seleccionando una de las dos
opciones: unidad documental simple, unidad
documental compuesta.
8 Descripción de la serie Descripción general del contenido de la serie.
Puede mencionarse el tipo de documentos que
contiene y las actividades que la serie
testimonia, entre otros elementos.
9 Tipo(s) Si es una serie compuesta por un solo tipo de
documental(es) que documento, consignar su nombre (por ejemplo,
contiene resoluciones exentas, oficios, actas, etc.). Si es
una serie compuesta por expedientes,
consignar el nombre de los tipos documentales
que contiene. Si este listado es extenso, pueden
consignarse los principales tipos.
10 Tipo de documento Consignar si se trata de un documento original
o de una copia.
11 Ubicación Ubicación física o lógica de la serie en cuestión,
según se trate de documentos en soporte
papel o electrónicos.

12 Soporte(s) Indicar si se trata de documentos en soporte

papel, electrónico u otro. Para instituciones que
manejan una diversidad mayor de soportes, se
recomienda generar un listado controlado con
los nombres normalizados de los soportes
existentes.
13 Formato(s) Especificar el o los formatos de los documentos
que componen la serie. Para documentos en
papel, se puede consignar el tamaño u otro
elemento que permita distinguir al documento.
Para documentos electrónicos, indicar la
extensión.
14 Criterio de Lógica bajo la cual se han organizado los
ordenación de la serie documentos que integran la serie. Debe
(seleccionar) completarse con alguna de las opciones
indicadas: alfabético, numérico, año fiscal,
temático, geográfico, año de calendario,
cronológico, u otro.

27
15 Fechas extremas Corresponde al rango de fechas que abarcan
los documentos que componen la serie. Para
series compuestas por documentos, debe
consignarse la fecha del documento más
antiguo y la fecha del documento más nuevo.
Para series compuestas por expedientes, debe
consignarse la fecha de apertura del
expediente más antiguo y la fecha de apertura
del expediente más nuevo de la serie. Si se trata
de una serie abierta, la fecha de fin debe
quedar en blanco.
16 Volumen total a la Consignar el volumen total de los documentos
fecha que componen la serie. Cuando son
documentos en soporte papel, consignar el
volumen en metros lineales. Cuando se trata de
documentos electrónicos, consignar el
volumen en kb/mb/gb/tb.
17 Acumulación anual Corresponde al volumen de documentos que
anualmente se genera dentro de esta serie.
Cuando son documentos en soporte papel,
consignar el volumen en metros lineales,
dependiendo del volumen. Cuando se trata de
documentos electrónicos, consignar el
volumen en kb/mb/gb/tb.
18 Legislación que Series que contienen documentos relacionados
afecta el trámite de la con la serie que se está describiendo en este
serie inventario. Puede tratarse, por ejemplo, de
documentos generados como parte de la
misma actividad o de trámites relacionados.
19 Serie(s) antecesoras Si la actividad que es evidenciada por la serie
se ha consignado en una serie diferente en el
pasado, consignar su nombre aquí.
20 Serie(s) sucesoras Si la serie se ha cerrado y la actividad que
evidencia se registra actualmente en una serie
diferente, consignar su nombre aquí.
21 Serie(s) relacionadas Series que contienen documentos relacionados
con la serie que se está describiendo en este
inventario. Puede tratarse, por ejemplo, de
documentos generados como parte de la
misma actividad o de trámites relacionados.

28
Los documentos son un recurso clave que
evidencia el trabajo realizado por las instituciones
de la administración pública, por lo que es
fundamental que sean preservados de forma
continua en el tiempo.

El tránsito desde el documento en papel al

electrónico requiere que nuestras formas de crear
y transferir los documentos cambien, para
asegurar que estos se mantengan auténticos e
íntegros en el largo plazo.

En este camino, uno de los grandes desafíos es

incorporar el documento electrónico a los
procesos de trabajo de manera tal que mantenga
sus atributos y contribuya a un mejor ejercicio de
las actividades de la institución, sin replicar las
lógicas de generación, tramitación y organización
propias del papel.

El avance tecnológico también representa una

gran oportunidad: Garantizar el acceso a los
documentos públicos, al eliminar las barreras
geográficas, reducir los tiempos de búsqueda y
29
simplificar los trámites para su obtención.
30