Caso de estudio 1 3
Southeastern University
Planteamiento del problema:

La Southeastern University es una de las universidades más grandes del estado, con una
población de más de 25 000 estudiantes a nivel graduado y pasante y 3 500 empleados.
El departamento de compras era responsable de las negociaciones con los proveedores, de
firmar los contratos con ellos y de supervisar su ejecución. El proceso de compras empezaba
cuando se presentaba una requisición al departamento de adquisiciones; luego, un empleado
la sellaba con la fecha y hora en que se recibía y verificaba la firma de quien autorizaba. En
algunos casos, era necesario enviar el pedido a la sección de investigación contable del
departamento de finanzas para que la cuenta se aprobara.
 Aunque la política de la universidad establecía que se requería la aprobación del departamento
departamento
de compras antes de adquirir compromisos con los proveedores, no era inusual que el
personal estableciera contacto con ellos de manera directa. Cada año había cerca de 275 casos
en los que se firmaban contratos con los proveedores sin la aprobación previa del
departamento.
 A todo esto surge la siguiente pregunta:
¿Cómo evitar que los empleados ignoren las políticas de compras de la universidad a fin de
seguir perdiendo recursos financieros a causa de las compras no aprobadas previamente por
el depto.?
Posibles soluciones:

1.- Analizar y replantear las políticas de compras ya establecidas por la universidad con el fin
de establecer condiciones de cumplimiento para los empleados, implementar sanciones
ejemplares a quienes irrumpan en las políticas de compra.
2.- Análisis del desempeño de los encargados y personal administrativo de las compras y si es
necesario cambiar la estructura organizacional y personal de dichas áreas, así mismo evaluar
los proveedores actuales de la universidad.
Conclusiones:

En este tipo de casos en donde los empleados ignoran las políticas establecidas ya sea de una
escuela o empresa considero que el problema viene de raíz, es decir, que desde la parte
administrativa o superior se presenta incongruencia con el accionar y con lo que se estipula,
por ello si se quiere un cambio racional debe empezar por ese mismo punto donde comienza
el desequilibrio, para ello se puede dar una reestructura organizacional y/o administrativa, así
como el análisis de las condiciones y políticas establecidas por la entidad en beneficio propio
de crecimiento, cuidando los interés de la institución, trabajadores y todo aquello que esté
ligado de alguna manera a ellos, realizar cambios en base al análisis y evaluación a realizar,
aplicación de un sistema de sanciones a quien
qu ien incurran a faltar o no respetar lo estipulado.