FI-I-001

Versión 1
INSTRUCTIVO MANEJO CAJA MENOR 18/01/2013
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1. OBJETIVO

Atender necesidades de pago de elementos o servicios de cuantía menor que no se pueden planear, que son
catalogados de carácter urgente, garantizando el cumplimiento de las normas de control que aseguran la
eficiencia en el uso de los recursos financieros cumpliendo con los objetivos de la empresa.

2. RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA MENOR

En todas las sedes estará a cargo del Auxiliar Administrativo y en la Oficina de Cali Asistente Contable.

3. ALCANCE

El fondo de caja menor se crea para:

 Fotocopias
 Refrigerios
 Taxis y buses
 Envío de correspondencia
 Reparaciones urgentes
 Elementos de cafetería y aseo
 Elementos de papelería, tintas y otros suministros
 Combustible para mensajeros y vehículos de la empresa
 Elementos para mantenimientos correctivos Urgentes (Aceites, Herramientas)
 Pago de facturas inferiores a $60.000

4. PAGO MÁXIMO POR ACTIVIDAD O TRANSACCIÓN

Desembolso Máximo por caja Menor: No podrá superar el valor de $60.000 pesos m/c, en caso que sea
necesario un monto superior deberá estar autorizado por la Gerencia o Dirección Administrativa.

5. MONTO

El monto de la caja menor es de Seiscientos mil pesos m/c (600.000).

6. REEMBOLSO

El fondo de caja menor se debe reembolsar cuando:

Se haya utilizado el 50% del monto.

El reembolso se realizará mediante una relación de pagos (CO-R-09 Formato Control Reintegro de Caja
Menor).

7. SOPORTES

Todo egreso de caja menor debe estar respaldado por:

 Un egreso o vale de caja menor donde se detalle la fecha, el beneficiario, el concepto.

 Un soporte representado en una factura o tirilla, emitido por el beneficiario del pago, donde se detallen
los elementos objeto del pago.
 Cuando la compra se realice a una persona perteneciente al régimen simplificado, se deberá adjuntar la
Cuenta de Cobro, en caso de no expedir factura y el Rut. Todo documento debe contener los requisitos
exigidos por la ley así:
 Estar denominada expresamente como factura de venta.
 Apellidos, nombre o razón social y NIT del vendedor o quien presta el servicio.
 Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas.
 Fecha de expedición.
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 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

 Valor total de la operación.
 El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

En todos los casos el soporte, egreso o vale, deben estar firmados, tener número de cédula, NIT o RUT y no se
admiten tachones o cualquier enmendadura en los soportes, los reembolsos que NO CUMPLAN con todos los
requisitos exigidos por la ley, no serán reconocidos y por lo tanto no se tramitara el reembolso respectivo.

8. CONTROL DEL FONDO DE CAJA MENOR

Cuadre del fondo

El fondo de caja menor debe permanecer “cuadrado”, esto es, que la suma de los egresos realizados, más el
dinero disponible siempre debe coincidir con el monto del fondo.
Egresos + Disponible = Monto del fondo

Autorización para Entrega de Dinero

Cualquier desembolso de dinero debitado de la caja menor deberá tener autorización de las personas
relacionadas en el CO-R-12 Listado de firmas Control Caja Menor.

Arqueo del fondo

Periódicamente, se realizarán arqueos que permitan evidenciar el manejo del fondo con relación al presente
reglamento. Estos los debe realizar la Dirección Administrativa, contador o revisor Fiscal, una persona
designada por la Gerencia.

Custodia y manejo

Los dineros de caja menor deben ser manejados y custodiados únicamente por el responsable, cualquier
descuadre o uso por fuera del presente reglamento se carga como un descuadre a nombre del responsable de
caja menor.
El manejo se debe realizar en cofre de uso exclusivo para la caja menor y se guardará en lugar donde el acceso
sea restringido, únicamente al responsable de caja menor.
Se debe garantizar la custodia de caja menor en un sitio de la oficina, en el cual el dinero esté bajo llave, siendo
esta llave de acceso de manejo único y exclusivo del Auxiliar Administrativo, Asistente Contable.

Prohibiciones

Se prohíbe y se consideran actos graves al manejo de la caja menor:

 Realizar préstamos.
 Utilizar los recursos para fines distintos a los señalados en el presente reglamento y que no sean
autorizados por el Gerente o la Dirección Administrativa.
 No legalizar una entrega con su respectivo comprobante y en un plazo máximo del mismo día de
realizada la gestión.
 Atender gastos y pagos personales o a personas que no pertenezcan a la empresa.