Diagnóstico de factores interno y externos para la elaboración del presupuesto

 Diagnóstico externo: se basa en poder precisas los factores del entorno que pueden
incidir sobre el futuro de la organización entre las cuales se puede destacar las
políticas gubernamentales ya sea en los campos monetarios, salarial, fiscal y de
comercio exterior. otros factores que pueden incidir son:
1. las tendencias de los fenómenos económicos (ya sea la inflación, devaluación, y
el costo del dinero).
2. las actitudes que tenga la competencia
3. las políticas de comercialización que estén implantadas por los proveedores.

 Diagnóstico interno: determina las debilidades y fortalezas que tiene una empresa
para competir y estudiar variables como:
1. precio
2. calidad de sus productos o servicios
3. naturaleza del servicio al cliente
4. grado de actualización de tecnología
5. posicionamiento mercantil
6. situación financiera
7. opinión de los inversionistas e instituciones financieras con las cuales podría
manejar posibles operaciones de endeudamiento.

Análisis de datos históricos y elasticidad de la demanda

 Método de Análisis Histórico: se aplica para determinar una serie de estados

financieros de la misma empresa, a fechas o períodos distintos, contempla unos
análisis a través del tiempo de una serie de partidas, indicadores o sus variaciones
que nos permitan definir su tendencia.

 La elasticidad de la demanda: también conocida como la elasticidad-precio de la

demanda, es un concepto que en economía se utiliza para medir la sensibilidad o
capacidad de respuesta de un producto a un cambio en su precio.

 Demanda Inelástica: la demanda de un bien es inelástica cuando la respuesta de los

consumidores ante el cabio de precio no es significativa.

 Demanda elástica: la demanda de un bien es elástica cuando la respuesta de los

consumidores ante el cambio de precio es significativa

Definición de metas para cada estrategia organizacional (cuantitativas)

Específicamente comprende el desarrollo y aplicación de:

1. Objetivos generales y a largo plazo de la empresa.

2. La especificación de las metas de la empresa.
3. Un plan de utilidades a largo plazo desarrollado en términos generales.
 4. Un plan de utilidades a corto plazo detallado por responsabilidades pertinentes
(divisiones, productos, proyectos),
5. Un sistema de informes periódicos de resultados detallados por responsabilidades
asignadas.
6. Procedimientos de seguimiento.

El presupuesto debe: ser ordenado, atender a los objetivos y metas empresariales; tener
personas responsables del proceso; delimitarse en el tiempo; ser alcanzable, medible y
comparable.

Presupuestos, ventajas y desventajas

Ventajas
Entre las muchas ventajas que se tienen al realizar presupuestos se destacan:
1. Se pueden direccionar los planes estratégicos de las empresas en busca de
maximizar el valor de la empresa.
2. Se hace una anticipación al futuro de las actividades de la empresa.
3. Se pueden tomar medidas preventivas con base en los resultados de las cifras
presupuestales.
4. Se pueden replantear permanentemente las políticas, los objetivos, los
procedimientos de la empresa.
5. Se pueden establecer estándares de producción, niveles de inventarios óptimos,
necesidades de inversión y de financiación.
6. Se analizan las alternativas de inversión y de financiación.
7. Se establece un control permanente a todas las áreas de la empresa.
8. Se obtienen mejores resultados de las decisiones tomadas por las altas directivas de
la empresa.
9. Existe una mayor integración de los empleados en los diferentes niveles jerárquicos.
10. Existe mayor responsabilidad de cada uno de los integrantes de la organización en
la consecución de las metas propuestas.

Desventajas
Como todo proceso, el presupuesto también cuenta con aspectos negativos, como:
1. El presupuesto privado no es obligatorio.
2. Su organización e implementación es costosa.
3. Requiere el compromiso de todos los integrantes de la organización, es decir, no
pueden primar intereses particulares de algunos jefes de sección o departamentos.
4. En el presupuesto solo se estiman cifras.
5. Las proyecciones pueden estar afectadas por la subjetividad o la percepción que se
tenga de algún aspecto en particular, al momento de realizar los análisis de los
factores externos e internos.
6. Debe existir una organización para la realización del presupuesto, lo cual implica, no
solo una inversión de recursos sino también tiempo en el cual se logre estabilizar el
proceso

Principios presupuestales

Los principios presupuestales como su nombre lo indica, son ideas fundamentales o

mandatos de orden superior, que se deben observar a fin de efectuar una adecuada gestión
presupuestal en todas sus etapas: Elaboración o programación, aprobación, ejecución
modificación o ajuste y control.

Son parte primordial en la orientación y desarrollo de la formulación, elaboración,

aprobación y ejecución del presupuesto dentro del marco de la gerencia publica, permite
crear un alineamiento lógico y especifico frente a los aspectos relevantes que se deben
tener en cuenta a la hora de concentrar aspectos básicos del presupuesto.

Ciclo presupuestal
El ciclo presupuestal inicia con la Programación Presupuestal, en donde se establecen los
lineamientos, instrumentos y procedimientos para la elaboración, presentación, estudio y
aprobación del presupuesto; posteriormente, en la etapa de Ejecución Presupuestal se
adquieren los compromisos de la vigencia fiscal respectiva, y mediante el Cierre
Presupuestal se determina el recaudo efectivo de los ingresos, la ejecución real de gastos,
el estado de tesorería y los excedentes financieros.

Ventajas y desventajas (ciclo presupuestal)

Ventajas

 La estricta vigilancia y planeación de las operaciones de una entidad que permite

el logro de los objetivos deseados
 Mejor aprovechamiento de sus recursos
 El equilibrio de la estructura financiera
 Medición de la eficiencia de las operaciones
 La delimitación de responsabilidades dando lugar a toma de decisiones
operativas

Desventajas

 En su costo cuando es elevado en relación con las posibilidades de la empresa y

a los beneficios que aporta
 Cuando se ha tenido algún tiempo en ejercicio del control presupuestal se puede
confiar demasiado en el cayendo en errores.

Requisitos
 Recogida de información
Su formalización permite la obtención de información clave para la gestión, tanto general del
negocio como particular de cada una de las áreas de la compañía.

 Planificación de actividades
Su elaboración debe ser el resultado de una planificación detallada de actividades en las
que se definan los objetivos de cada una de ellas y los recursos necesarios para su
implantación.

 Intervención de todas las áreas de la compañía

Cada una de ellas debe aportar sus planes específicos, y colaborar con otras dependencias
en aquella información que pudiera ser relevante para la formulación de las actividades de
las mismas.

 Determinación de los fines para cada una de las áreas

El presupuesto permite concretar cuáles son los objetivos para cada una de las mismas y,
en consecuencia, facilita el seguimiento de los mismos para el periodo definido.

 Herramienta de motivación y seguimiento de los planes

Su formulación posibilita una planificación adecuada de los planes a realizar y,
consecuentemente, establecer incentivos para cada uno de los responsables involucrados.

 Control
Uno de los elementos derivados de la gestión del presupuesto es la posibilidad de
establecer el control sobre las actividades claves de la compañía. Por lo tanto, permite la
toma de decisiones en el caso de desviaciones respecto de los objetivos planteados o o
problemas de impago, contra los cuales poder protegerse con seguros de crédito y caución.

Clasificación de los presupuestos:

● Según su flexibilidad

Rígidos, estáticos, fijos o asignados.

Estos se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado este, no se permiten
los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control
anticipado, sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o
jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al
presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público.

Flexibles o Variables

Son los presupuestos que se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden
adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Estos muestran los
ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o
comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos,
gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.

● Según el periodo que cubran

A corto plazo Se realizan para un periodo de un año, atendiendo básicamente a los

continuos cambios en la economía, en la política y en otros aspectos externos que pueden
llegar a afectar los datos presupuestales.

A largo plazo Generalmente son utilizados por las empresas del sector privado cuando se
hacen proyectos de inversión, estudios de prefactibilidad, proyectos de ampliación de
plantas, apertura de nuevas sedes, entre otras. En Colombia no es fácil realizar este tipo de
proyecciones a largo plazo, ya que la incertidumbre en la economía, en las finanzas, en los
mercados internacionales, entre otros, dificulta el proceso, limitándolo en el tiempo de
proyección. Se aconseja elaborar presupuestos a largo plazo de hasta tres años.

De igual manera, los gobiernos de turno realizan sus planes a largo plazo que por lo general
cubren el periodo presidencial. Los programas se desagregan de acuerdo con las funciones
del Estado y estos a su vez en proyectos.

● Según el campo de aplicabilidad en la empresa

De operación o económicos: De operación o económicos. Incluye el presupuesto de todas

las actividades para el periodo siguiente al cual se elabora y su contenido a menudo se
resume en un estado proyectado de pérdidas y ganancias. En estos presupuestos se
pueden incluir:

Financieros: Se relacionan con el presupuesto de las partidas del balance general,

principalmente por el presupuesto de tesorería que es el que genera movimiento de gran
número de cuentas y el presupuesto de capital.

1. Presupuesto de caja o tesorería: Se formula con las estimaciones de fondos

disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización.

2. Presupuesto de capital: Controla las diferentes inversiones en activos fijos.

Contendrá el importe de las inversiones en adquisiciones de terrenos, construcción o
ampliación de edificios y compra de maquinaria y equipos.

● Según el sector en el cual se utilicen

Públicos: Los que realizan los Gobiernos, Estados, Empresas Descentralizadas, etc. para
controlar las finanzas de sus diferentes dependencias.

Privados: Los que utilizan las Empresas Particulares, como instrumento de su

Administración.

Dentro de esta clasificación también debemos incluir los presupuestos del Tercer sector,
que está integrado por asociaciones u organizaciones sin ánimo de lucro.

● Según su contenido

Principales. Son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares
de un presupuesto de la entidad. Son los presupuestos que informan sobre los puntos más
importantes del conjunto de áreas de la empresa u organización. Incluyen los diferentes
presupuestos auxiliares

Auxiliares: Son los que muestran en forma analítica, las operaciones estimadas por cada
uno de los departamentos que integran la organización de la Compañía

● Según técnica de valuación

Estimados: Son los presupuestos que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras
numéricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan sólo la
probabilidad más o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado.
Estándar: Son aquellos que, por ser formulados sobre bases científicas o casi científicas,
eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a
diferencia de las anteriores, representan los resultados que se deben obtener.

● Según los niveles de responsabilidad y el área

Cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas o niveles de

responsabilidad, en que se divide una organización. Podemos decir que el concepto de
contabilidad por áreas y niveles de responsabilidad (una clasificación más) es un factor
importante del proceso presupuestal.

● Según su finalidad u objetivos que persigue

1. De promoción: Se presenta en forma de Proyecto Financiero y de Expansión; para

su elaboración es necesario estimar los ingresos y los egresos que hayan de
efectuarse en el periodo presupuestal.
2. De aplicación: Normalmente se elaboran para solicitud de créditos. Constituyen
pronósticos generales sobre la distribución de los recursos con que se cuenta, o
habrá de contar la Empresa, según lo proyectado.
3. De fusión: Se emplean para determinar anticipadamente, las operaciones que hayan
de resultar de una conjunción de entidades o compañías filiales.
4. Por áreas o niveles de responsabilidad: Cuando se desea cuantificar la
responsabilidad de los encargados de las áreas o niveles de responsabilidad, en que
se divide una organización.
5. Por programas: Este tipo de presupuestos es preparado normalmente, por
dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc.
Sus cifras expresan el gasto, en relación con los objetivos que se persiguen,
determinando el costo de las actividades concretas que cada dependencia debe
realizar, para llevar a cabo los programas a su cargo.
6. Base cero: Es aquel que se realiza sin tomar en consideración las experiencias
habidas. Es útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, las
exigencias de actualización, de cambio, y por el aumento continuo de los costos en
todos los niveles, básicamente. Resulta ser muy costoso y con información
extemporánea, pero que sirve para evitar vicios, repeticiones, obsolescencia, etc.
7. Tradicional: Es el clásico y normal que generalmente se utiliza, especialmente en la
“Iniciativa Privada”.

Técnicas para hallar pronósticos

Los pronósticos financieros son predicciones de futuro del comportamiento de las

empresas, normalmente a nivel de ingresos por ventas o ganancias (rentabilidad). ... Son
predicciones, no hechos ciertos, pero son una forma muy efectiva de preparar a la empresa
ante determinadas contingencias e imprevistos.

Según el marco de tiempo al que atienden se clasifican en:

 De corto plazo. Se usan para diseñar estrategias inmediatas, son empleados

entre mandos medios y gerencias de primera línea.
  De mediano plazo. Conjunta al corto y al largo plazo, útil para decisiones de
todos los niveles.

Pronósticos de largo plazo. Requeridos para establecer el rumbo general de la

organización, generalmente se hacen para que la alta dirección los use en los procesos de
planeación estratégica.

Según su atención al detalle se clasifican en:

 Micropronósticos. Involucran pequeños detalles e interesan a los niveles medios

y de primera línea.
 Macropronósticos. Se realizan a gran escala y son del interés de la alta
dirección.

Según la intensidad del uso de datos se clasifican en:

 Pronósticos cualitativos. Se basan en el juicio de individuos o grupos de

individuos, se pueden presentar en forma numérica pero generalmente no están
basados en series de datos históricos.
 Pronósticos cuantitativos. Emplean cantidades significativas de datos previos
como base de predicción. Pueden ser:
 Simples (no formales): proyectan datos pasados hacia el futuro sin explicar las
tendencias futuras.
 Causales (explicativos): intentan explicar las relaciones funcionales entre la
variable a ser estimada (variable dependiente) y la variable o variables que
explican los cambios (variables independientes).

Determinación de la capacidad instalada

Es aquella proyección de lo necesario a vender, dependiendo del contexto de la empresa

(sector, dedicación, etc)
Frente a su duración también depende del tipo de presupuesto presentado.

Etapas para la elaboración de los presupuestos (Pre iniciación, elaboración,

ejecución, control y evaluación)

El presupuesto es una visión de una realidad aplicada en valores y, a la vez, una de las
formas sencillas de tener un control futuro sobre las operaciones del negocio.

 Pre-iniciación: En esta etapa –que antecede a la elaboración– se incluyen

herramientas de evaluación y gestión de recolección de información, debido a
que se requiere un conocimiento de la marcha de la empresa y el estado de la
operación durante el período inmediatamente anterior.
 Elaboración: Con base a los planes aprobados por la gerencia para cada nivel
funcional de la empresa se procede a la etapa donde los conceptos adquieren
una dimensión monetaria de la organización.
 Ejecución: La tercera etapa se relaciona directamente con la puesta en marcha
de los planes. El líder de presupuestos tiene una labor fundamental y es la de
 integrar a las diferentes áreas a la consecución de las metas trazadas en el
presupuesto, de manera tal que se pueda trasladar a cada uno de los niveles de
la organización la interrelación existente entre estos y la importancia dentro de la
operación y el cumplimiento del presupuesto; lo anterior a fin de cumplir con las
expectativas gerenciales de la organización.
 Control presupuestal: Para la ejecución de un adecuado control sobre el
presupuesto, lo primero es establecer la realización de informes parciales y por
áreas, de modo que el equipo presupuestal o financiero sea el responsable de la
consolidación y se pueda cotejar de manera oportuna el curso y los resultados
de la operación empresarial con los datos que han sido presupuestados.
 Evaluación: Al culminar el período presupuestado se debe obtener el informe
final en el que se revelen los resultados de la compañía durante el período
indicado; en este se debe evaluar el cumplimiento de las variables
presupuestadas y las gestiones organizacionales para la optimización de los
resultados.

Mecanismo de control presupuestal (variaciones presupuestales)

mecanismo a través del cual se comparan las cifras presupuestadas con las cifras
realmente obtenidas en las finanzas de una empresa, con el objetivo de calcular una serie
de desviaciones o variaciones, analizarlas y establecer acciones correctivas. Una de sus
ventajas es dar lugar a presupuestos más exactos, dado que tendrán en cuenta el nivel de
comportamiento de los factores ante los cambios en el nivel de actividad

Ejecución presupuestal y mecanismos para subsanar inconsistencias

EJECUCION PRESUPUESTAL: Es un proceso de análisis para determinar sobre una base

continua en el tiempo los valores absolutos y relativos de los gastos en un periodo
determinado.

La elaboración del presupuesto es responsabilidad de un equipo integral de la organización

en el que se agrupan los diferentes departamentos, precedidos por la gerencia, el cual
define las expectativas de la operación.

Informe final sobre evaluación del presupuesto

Última etapa de los presupuestos, Una vez finalizada la ejecución presupuestal, con sus
respectivos informes parciales acerca de las variaciones presentadas con sus
correspondientes medidas de control, se procede a elaborar un informe final de la ejecución
presupuestal que servirá de base para el próximo periodo. Este proceso de
retroalimentación abarca todas las etapas del proceso, es decir, desde los análisis del
entorno, el procedimiento para recolectar la información, hasta el seguimiento continuo que
se ejerce a través del control.

Metodología para la proyección de estados financieros y flujo de caja.

 Proyección de estados financieros: Una de las técnicas de planeación

cuantitativa es la proyección de estados financieros o también llamada estados
pro forma. Se debe tener en cuenta conocer cómo se terminará el año para
 efectos fiscales en cuanto a ingresos y deducciones con la finalidad de tomar
decisiones antes del cierre del ejercicio, conocer las necesidades de
financiamiento externo para el período que desea conocer.
El método más común y práctico para proyectar los estados financieros es el
basado en las ventas.
 Una proyección de flujo de efectivo es la cantidad estimada de dinero que se
espera que entre y salga de una empresa dentro de un periodo de tiempo
específico. En otras palabras, es el desglose del capital que fluye a través de
una empresa, incluyendo ingresos, impuestos y gastos. Este valor da a la
gerencia una idea de cuanto capital, o beneficio, se quedará con la empresa
después de un periodo de tiempo específico.